La donnée : le cœur de la trans­for­ma­tion numé­ri­que 31 mai 2018 Organisateurs: la Ville de Nancy en coo­pé­ra­tion avec l’Association des Archivistes Français (AAF)

1. L’archivage électronique
L’expérience du Département de l’AUBE
Philippe RICARD – Directeur Informatique
31 Mai 2018 - Rendez vous de Nancy, ville Numérique

2. Une offre de service d’archivage électronique pragmatique
“
. Construite avec des archivistes en mode agile
. Ne couvre pas encore tout le périmètre fonctionnel
.
. Quelques mots sur SPL-XDEMAT
.

3. Des applications de dématérialisation nécessitant
le recours à une plateforme d’archivage électronique à l’issue du traitement du dossier
Quelques exemples d’applications
Borderaux comptables, éventuellement signés
électroniquement – Liste de PJ – AR de la DGFIP
Transmission des flux comptables
Transmission des actes administratifs
Dossier de consultation, Registre des dépôts,
journal de vie de l’annonce
Plateforme de marchés publics
Parapheur électronique
.
Envoi en recommandé électronique
Actes administratifs parfois signés électroniquement – annexes -
AR de la préfecture
Lettre de notification à des usagers – arrêtés –
délibérations – conventions
Notification aux entreprises ou aux
particuliers – risque de recours juridique

4. XCELIA et XSACHA sont des applications maintenues par SPL-XDEMAT
Chaque application SPL-XDEMAT nécéssitant le recours à de
l’archivage électronique verse dans XCELIA (a pour rôle de
fabriquer les SIP ainsi que le bordereau de versement au format SEDA
Les collectivités (CD, Grande ville, …) peuvent mettre en
oeuvre un SAE XSACHA avec possibilité de prendre en
charge les versements d’autres collectivités issus de XCELIA
Collectivités avec Service Archivage
Collectivités actionnaires
Schéma fonctionnel

5. Les rôles de chaque acteur
Développement et fourniture de la solution XSACHA
Accompagnement à la mise en oeuvre
Service versant pour les données / documents
échangés par les applications SPL-XDEMAT
Contrôle technique et scientifique
conditions de conservation + visa avant élimination
Directeur des Archives Départementales
SPL-XDEMAT
SPL-XDEMAT
Autorité d’archivage pour les services de sa
collectivité et des collectivités ayant conventionnées
Service d’archives

6. Implantation de XSACHA
L’installation de XSACHA est réalisée par la société SPL-XDEMAT
Le SAE fourni correspond à l’applicatif métier. La collectivité a
en charge la mise à disposition d’infrastructures matérielles
pour le stockage et la sauvegarde quotidienne
Fourniture d’une offre de service mutualisé d’archivage
électronique à l’échelle du territoire
Formalisation de l’offre par convention (Conditions d’adhésion
et tarifs sont fixés par délibération de la collectivité qui propose l’offre)

7. Circuit de versement du document
4Production de documents par la collectivité actionnaire en
utilisant les outils de la plateforme SPL-XDEMAT
Versement automatique du document dans XCELIA par
l’application métier
convention entre la collectivité et la société SPL-XDEMAT
pour verser sur un SAE désigné ?
NON
OUI Versement dans le SAE désigné par la convention Autre
Attente d’une convention – Collectivité alertée
Alternative Fabrication d’un DVD avec versements SEDA

8. .
SAE pour les applications SPL-XDEMAT
Dossier Agent dématérialisé
Résultat du laboratoire vétérinaire
Courriers domaine social (RSA, APA, …)
SAE pour des applications internes CD10
SAE pour application ETAT
XSACHA dans l’AUBE
Contrôle de légalité
Flux comptables
Marchés publics.
Matrice cadastrale:
SAE mutualisé pour d’autres collectivités
Conditions de la convention : GRATUITE pour toute
collectivité de moins de 100 000 habitants.

9. Indicateurs concernant
La plateforme mutualisée XSACHA
D’ou la nécessité de prise en charge automatique par le
Service des archives
UN
Chaque plateforme adminsitrée par un service d’archives gère des conventions, du
stockage et des flux.

10. Merci
Philippe.ricard@aube.fr