Mazars et DIMO Software s’associent autour de la modernisation du cycle fournisseurs. Retrouvez sur ce support les conseils de nos experts autour les 5 piliers de l’optimisation de votre cycle Purchase-to-Pay. Plus d'informations sur http://maza.rs/ZVpip

1. Catherine BERGAUD, Mazars
David DOGIMONT, Mazars
Christophe RIVAYRAN, DIMO Software
MODERNISEZ LE CYCLE FOURNISSEURS :
COMMENT GAGNER EN EFFICIENCE ET SÉRÉNITÉ ?

2. SOMMAIRE
 Le cycle P2P
 Pourquoi ce Webinar ?
 Résultat de « notre sondage »
 Les 5 piliers
 Conclusion
 Questions
2

3. Mazars
Présentation générale
3

4. DIMO Software
Présentation générale
4
1,2 M utilisateurs
en cloud / SaaS
315 collaborateurs
6000 clients dans
83 pays
CA de 30,03M en 2015€
Focus on the essential
 Gestion du cash et crédit client
 Analytics (Reporting, élaboration /
simulation budgétaire,)
 Voyages & frais professionnels
 Gestion fiscale
 Dématérialisation & Processus
20% de croissance sur
3 ans

5. Cycle Purchase-to-Pay (P2P)
Un périmètre étendu avec un nombre important
de tâches
De la commande…
… au traitement de la facture
5
Commande et
validation de
l’engagement
Contrôle de la
livraison / prestation
Recherche et
référencement des
fournisseurs
Réalisation de la
prestation
Rapprochement /
contrôles /
comptabilisation / BAP
Emission et
transmission de la
facture
Mise en règlementTraitement des flux
entrant
Archivage
Expression du
besoin

6. Un cycle transverse de l’entreprise
Touchant un grand nombre d’acteurs
6
??
Pourquoi ce cycle
m’impacte ?
Visualiser les pièces et
les imputations
=
Suivi de mes
prestations
Validation de
dossier complet et
justifié
=
Contrôle vs
l’engagement de
ma responsabilité
Suivi des opérations
de la commande au
paiement
=
Connaissance des
points de blocage
Connaissance des
paiements à venir
=
Gestion de la trésorerie
Opérateur
Ass./Tech gestion
Corr. budgétaires
Connaissance des
factures au plus tôt
=
Prise en compte
dans mon suivi
budgétaire
Pôle Gestion
Finance
Visualiser
instantanément les
pièces
=
Contrôles facilités
Pôle
Comptabilité
Valideur
Pôle Trésorerie
Mes factures sont
payées à échéance
=
Respect LME et
contrat
Fournisseur

7. Pourquoi ce Webinar ?
Le P2P un sujet d’actualité
7
« Les entreprises bientôt obligées de
se convertir à la facturation
électronique » – Les Echos.fr 29/01/2016
« Délais de paiement: les grands
groupes mettent les PME en péril » -
LEXPRESS.fr 21/01/2016
« Cette France moins rigide, moins complexe, plus souple, plus flexible,
plus ouverte, plus moderne, cette France adaptée au monde dans
lequel nous vivons, c’est celle que nous voulons et c’est celle qui,
ensemble, nous fera réussir. » - Discours du 1er ministre 3/02/2016
"Nous avons introduit la lecture
optique de nos factures pour
réduire les temps de transaction" -
Jean-Louis Coudrillier (Air Liquide)
27/01/2016
« Les entreprises françaises peinent encore à
prendre le virage du numérique. En finir avec le
travail dit « cloisonné » pourrait accélérer le
mouvement. » – Les Echos.fr 03/02/016

8. Résultat sondage
La vision des personnes interrogées
8
Standardisation /
Uniformisation
Mise en place
de Workflows
Collaboration au sein
de l’entreprise
Mise en
conformité avec
la réglementation
Dématérialisation
des flux
Suivi et
documentation
de l’ensemble
du processus
Mise en place
des outils
Optimisation
des référentiels
Réduction des
coûts
Fiabilisation de
l’information
Obtention de
visibilité
Formation des
acteurs
Interconnectivité
des réseaux

9. De l’achat au règlement fournisseur
9
Référentiel
fournisseurs
Réception
des flux
Rapprochement
comptable
Suivi interne
Suivi externe
Les 5 piliers de la modernisation du P2P

10. Référentiel fournisseurs
Pour fiabiliser les étapes à venir
10
Moderniser c’est :
Sécuriser sa base en mettant en place des contrôles instantanés
Permettre l’externalisation auprès d’acteurs spécialisés (solvabilité des entreprises)
Uniformiser les pratiques et assurer une base solide aux contrôles et à la piste d’audit
Introduire dès le référencement des pistes d’efficience (catalogue produits)
Partager en temps réels des informations capitales
Afin de s’assurer que le fournisseur est fiable
Pour initier les étapes à venir et contractualiser sur
de bonnes bases

11. Demande libre
Catalogue
Modèle de panier
Punch out
Affectation
automatique des
centres de coûts
Demande d’achat Workflow de
validation
Emission de la
commande
Réception
Complète ou
partielle
Notation
qualitative
Focus solution / Gestion des achats non
stockés
11
Référentiel fournisseurs
Emission
commande par
email ou
électronique
Multi-Niveaux
Notification/
rappel
Traçabilité

12. Image de la facture
Grille et modèle d’imputation
Données d’entête, piste d’audit
Référentiel fournisseurs
Focus imputation automatique
12

13. Réception des flux
Des flux multi-canaux
13
FOURNISSEURS
EDI
PDF Signé
Portail de saisie
• Contrôles légaux
• Contrôles métier
• Signature électronique
• Archivage légal
• Correction données
métier
• Publication des statuts
d’intégration
FLUX EN DÉMATÉRIALISATION FISCALE
Factures papiers
Numérisation
LAD
Vidéocodage
PDF Simple

14. Réception des flux
Rappels réglementaires
14
Les principaux textes
• Article 289 VII du Code Général des Impôts
• Directive 2010/45/UE, effective depuis le 24 et
le 25 avril 2013
• Article 41 septies de l’annexe IV
du CGI
• L’ordonnance du 26 juin 2014
1
2017 – 2020 les grands enjeux
(L’ordonnance du 26 juin 2014)
D'ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées
2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
2020 : obligation pour les micros entreprises.
2
Les fondamentaux
 Obligation de mettre en place des contrôles documentés et
permanents
 Garantir l’authenticité, l’intégrité du contenu, et la lisibilité de la facture de
l’émission de cette dernière jusqu’à la fin de sa période de conservation (tant pour le
vendeur et l que pour l’acheteur)
3

15. Réception des flux
Gestion multicanal
15
DestinatairePortail fournisseur
Factures
électroniques
Numérisation-LAD
vidéocodage
COMPTABILITÉFOURNISSEUR
COMPTABILITÉCLIENT
• Connectivité illimitée
• Routage des documents
• Conversion des formats
• Conformité
• Sécurité de la transaction
• Validation de la facture
électronique
• Validation de la signature
numérique
• Archivage électronique
• Activation des fournisseurs
Expéditeur
Expéditeur
Expéditeur
Factures
électroniques

16. Scanner
Multi-fonction
Gestion des lots
Numérisation
Free-form
Full text
Auto-apprentissage
Reconnaissance
des données
Réception des flux
Numérisation – LAD des factures
16
Vidéocodage
Contrôle des
données
PDF + XML
Export

17. Captures des informations permettant
d’automatiser la saisie de la facture
 Type : facture ou avoir
 Numéro de facture
 Date de facture
 Numéro de commande
 Taux TVA
 Montant HT
 Montant TVA
 Montant TTC
 Devise
Identification du fournisseur et de la société facturée
 N° TVA intracommunautaire
 SIRET / SIREN ou équivalent
 Coordonnées bancaires
 Adresse
Scan FullText
Réception des flux
Focus solution / Capture automatique
17

18. Rapprochement comptable
Du rapprochement au paiement via l’automatisation
18
Moderniser c’est :
Identifier le processus et formaliser les procédures
Introduire de l’automatisation pour les tâches à faible valeur ajoutée
Repositionner le comptable au cœur du métier
S’assurer de la traçabilité des opérations et les anticiper
Enrichir successivement sans refaire des opérations déjà effectuées
Gagner en sérénité et efficience
Rapprocher les différents éléments nécessaires à la mise
en paiement de la prestation
Comptabiliser au plus tôt pour obtenir une image fidèle et
sincère et afin de respecter les contraintes légales

19. Module
d’interface
ERP /
Système
comptable /
Système
d’achat
Référentiels
fournisseurs,
plan comptable,
centres
analytiques,
commandes,
réceptions,
Factures
imputées, BAP,
informations
de règlements
Rapprochement
automatique
Commande/réception
/contrats
1
Autoflow
Attribution de la facture
à une personne
Détection automatique
du schéma de
validation
2
Workflow
Sélection manuelle du
circuit ou du valideur
3
Factures
électroniques
Numérisation
des factures
Rapprochement comptable
Gestion de la facture
19

20. Suivi interne
Un suivi simplifié ?
20
Moderniser c’est :
Faciliter l’obtention d’indicateurs
Mettre à disposition les outils de suivi et de contrôle
Prioriser l’information et adapter les outils en fonction des besoins
Contrôler que les obligations réglementaires, légales ou contractuelles sont respectées
Encadrer l’activité et permettre un suivi approprié
Mettre en place des indicateurs permettant d’intervenir au
plus tôt
Simplifier la mise en place d’actions correctives

21. Pour permettre :
 D’affiner la visibilité de la performance par rapport l’objectif défini
 D’identifier les zones de risques
 D’accélérer la prise de décision
 De permettre le pilotage du processus en fonction des résultats…
Suivi interne
A condition de bien choisir ses indicateurs
21
Le KPI doit être S.M.A.R.T :
 Specific : Clair, concis et compréhensible
 Measurable : Qualitatif ou quantitatif et non contestable
 Achievable : Réaliste et réalisable
 Relevant : Pertinent et important
 Time phased : Comparable sur une période pour analyser son
évolution

22. Les bannettes Les factures par échéance, temps de traitement,
par origine, par type…
Suivi interne
Focus solution / L’outil des comptables : le
tableau de bord
22

23. Liste des tâches
Image de la facture
Grille d’imputation
Suivi interne
Focus solution /L’outil des approbateurs -
workflow
23

24. Suivi interne
Focus solution /L’outil des acheteurs
24
• La page « welcome » de l’utilisateur
• La recherche des produits multi-
critères
• La comparaison des produits
• La création de la demande d’achat
en « 3 clics »
• Une seule demande d’achat multi-
fournisseurs
• La gestion des modèles de demande

25. • Echéancier des factures à payer
• Volumes factures traitées par centre de
coût, par fournisseur, par pays/entité, etc
• Taux de rapprochement (automatique, etc)
• Les exceptions et les motifs, anomalies, du
manque de rapprochement
• Cycle de vie de traitement des factures,
(moyen, par entité, les exceptions, etc)
• Temps d’approbation des factures
• Typologie et origine des documents traités
• Etc
Suivi interne
Focus solution / KPI
25

26. Suivi interne
Focus solution / KPI
26
Côté Achat…
• Analyse volume fournisseurs,
• Ranking fournisseurs,
• Analyse dépenses par période,
organisation, par catégories, par
zone géographique, centre de
coûts…
• Adhérence aux contrats et aux
catalogues
• Volumes factures traitées par centre
de coût, par fournisseur, par
pays/entité…

27. Suivi externe
Pour une efficience et un contrôle optimal
27
Permettre à l’ensemble des acteurs internes ou externes de communiquer
rapidement
S’assurer que les points de blocage / goulots d’étranglement sont maîtrisés et font
l’objet d’un suivi
Identifier les nouveaux outils pouvant contribuer à augmenter la productivité
Moderniser c’est :
Mettre en place une piste d’audit fiabilisée répondant aux obligations
légales et réglementaires
S’assurer que les contrôles mis en place sont efficients
Permettre aux différents organes de contrôle d’effectuer les travaux de
leurs périmètres
Comptabiliser au plus tôt pour obtenir une image fidèle et sincère et
respecter les contraintes légales

28. Suivi externe
La modernisation efficace !
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Fournisseur Client
Intervention humaine
Archivage légale
sécurisé
Référentiels partagés
Intervention humaine
Portail collaboratif
Commande
Informations, contacts, produits
Facturation
Accusé livraison / réception
Information paiement, litige
Portail d’auto-facturation
Gestion des litiges
Gestion des référentielsPassage des engagements
Enrichissement des bases

29. Suivi externe
Contrôle, traçabilité, piste d’audit
29

30. Suivi externe
Exemple outils – Portail fournisseurs
30

31. LES 5 PILIERS DE LA MODERNISATION
DU CYCLE P2P
31

32. Conclusion
Des briques fonctionnelles à disposition
32
Numérisation
LAD (lecture automatique de documents)
Saisie
manuelle
Vidéocodage
Auto-
facturati
on
Rapprochements comptables
Comptabilisation
Tri manuel
Flux Papier Flux électronique*
RAD (reconnaissance automatique de documents - tri automatique)
Vidéocodage (fournisseurs)
GED
Aiguillage
Workflow
Env
.
BI
Portail fournisseursMail
RéceptiondesfacturesComptabilisation
Gestion
des
litiges
EDI
Ref.
fourn
.
Archivage papier Archivage des contrôlesArchivage électronique Contrôle des mentions légales