Catherine BERGAUD, Mazars
David DOGIMONT, Mazars
Christophe RIVAYRAN, DIMO Software
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COM...
SOMMAIRE
 Le cycle P2P
 Pourquoi ce Webinar ?
 Résultat de « notre sondage »
 Les 5 piliers
 Conclusion
 Questions
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Mazars
Présentation générale
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DIMO Software
Présentation générale
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1,2 M utilisateurs
en cloud / SaaS
315 collaborateurs
6000 clients dans
83 pays
CA d...
Cycle Purchase-to-Pay (P2P)
Un périmètre étendu avec un nombre important
de tâches
De la commande…
… au traitement de la f...
Un cycle transverse de l’entreprise
Touchant un grand nombre d’acteurs
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Pourquoi ce cycle
m’impacte ?
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Pourquoi ce Webinar ?
Le P2P un sujet d’actualité
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se convertir à la facturation
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Résultat sondage
La vision des personnes interrogées
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Standardisation /
Uniformisation
Mise en place
de Workflows
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De l’achat au règlement fournisseur
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Référentiel
fournisseurs
Réception
des flux
Rapprochement
comptable
Suivi interne
Su...
Référentiel fournisseurs
Pour fiabiliser les étapes à venir
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Moderniser c’est :
Sécuriser sa base en mettant en place de...
Demande libre
Catalogue
Modèle de panier
Punch out
Affectation
automatique des
centres de coûts
Demande d’achat Workflow d...
Image de la facture
Grille et modèle d’imputation
Données d’entête, piste d’audit
Référentiel fournisseurs
Focus imputatio...
Réception des flux
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FOURNISSEURS
EDI
PDF Signé
Portail de saisie
• Contrôles légaux
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Réception des flux
Rappels réglementaires
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Les principaux textes
• Article 289 VII du Code Général des Impôts
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Réception des flux
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Captures des informations permettant
d’automatiser la saisie de la facture
 Type : facture ou avoir
 Numéro de facture
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Rapprochement comptable
Du rapprochement au paiement via l’automatisation
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Moderniser c’est :
Identifier le processus et...
Module
d’interface
ERP /
Système
comptable /
Système
d’achat
Référentiels
fournisseurs,
plan comptable,
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analytique...
Suivi interne
Un suivi simplifié ?
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Moderniser c’est :
Faciliter l’obtention d’indicateurs
Mettre à disposition les outi...
Pour permettre :
 D’affiner la visibilité de la performance par rapport l’objectif défini
 D’identifier les zones de ris...
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Suivi interne
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Liste des tâches
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Suivi interne
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Suivi interne
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Suivi externe
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La modernisation efficace !
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sécurisé
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Suivi externe
Contrôle, traçabilité, piste d’audit
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Suivi externe
Exemple outils – Portail fournisseurs
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LES 5 PILIERS DE LA MODERNISATION
DU CYCLE P2P
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Conclusion
Des briques fonctionnelles à disposition
32
Numérisation
LAD (lecture automatique de documents)
Saisie
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Modernisez le cycle fournisseurs: comment gagner en efficience et sérénité ?

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Mazars et DIMO Software s’associent autour de la modernisation du cycle fournisseurs. Retrouvez sur ce support les conseils de nos experts autour les 5 piliers de l’optimisation de votre cycle Purchase-to-Pay.
Plus d'informations sur http://maza.rs/ZVpip

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Modernisez le cycle fournisseurs: comment gagner en efficience et sérénité ?

  1. 1. Catherine BERGAUD, Mazars David DOGIMONT, Mazars Christophe RIVAYRAN, DIMO Software MODERNISEZ LE CYCLE FOURNISSEURS : COMMENT GAGNER EN EFFICIENCE ET SÉRÉNITÉ ?
  2. 2. SOMMAIRE  Le cycle P2P  Pourquoi ce Webinar ?  Résultat de « notre sondage »  Les 5 piliers  Conclusion  Questions 2
  3. 3. Mazars Présentation générale 3
  4. 4. DIMO Software Présentation générale 4 1,2 M utilisateurs en cloud / SaaS 315 collaborateurs 6000 clients dans 83 pays CA de 30,03M en 2015€ Focus on the essential  Gestion du cash et crédit client  Analytics (Reporting, élaboration / simulation budgétaire,)  Voyages & frais professionnels  Gestion fiscale  Dématérialisation & Processus 20% de croissance sur 3 ans
  5. 5. Cycle Purchase-to-Pay (P2P) Un périmètre étendu avec un nombre important de tâches De la commande… … au traitement de la facture 5 Commande et validation de l’engagement Contrôle de la livraison / prestation Recherche et référencement des fournisseurs Réalisation de la prestation Rapprochement / contrôles / comptabilisation / BAP Emission et transmission de la facture Mise en règlementTraitement des flux entrant Archivage Expression du besoin
  6. 6. Un cycle transverse de l’entreprise Touchant un grand nombre d’acteurs 6 ?? Pourquoi ce cycle m’impacte ? Visualiser les pièces et les imputations = Suivi de mes prestations Validation de dossier complet et justifié = Contrôle vs l’engagement de ma responsabilité Suivi des opérations de la commande au paiement = Connaissance des points de blocage Connaissance des paiements à venir = Gestion de la trésorerie Opérateur Ass./Tech gestion Corr. budgétaires Connaissance des factures au plus tôt = Prise en compte dans mon suivi budgétaire Pôle Gestion Finance Visualiser instantanément les pièces = Contrôles facilités Pôle Comptabilité Valideur Pôle Trésorerie Mes factures sont payées à échéance = Respect LME et contrat Fournisseur
  7. 7. Pourquoi ce Webinar ? Le P2P un sujet d’actualité 7 « Les entreprises bientôt obligées de se convertir à la facturation électronique » – Les Echos.fr 29/01/2016 « Délais de paiement: les grands groupes mettent les PME en péril » - LEXPRESS.fr 21/01/2016 « Cette France moins rigide, moins complexe, plus souple, plus flexible, plus ouverte, plus moderne, cette France adaptée au monde dans lequel nous vivons, c’est celle que nous voulons et c’est celle qui, ensemble, nous fera réussir. » - Discours du 1er ministre 3/02/2016 "Nous avons introduit la lecture optique de nos factures pour réduire les temps de transaction" - Jean-Louis Coudrillier (Air Liquide) 27/01/2016 « Les entreprises françaises peinent encore à prendre le virage du numérique. En finir avec le travail dit « cloisonné » pourrait accélérer le mouvement. » – Les Echos.fr 03/02/016
  8. 8. Résultat sondage La vision des personnes interrogées 8 Standardisation / Uniformisation Mise en place de Workflows Collaboration au sein de l’entreprise Mise en conformité avec la réglementation Dématérialisation des flux Suivi et documentation de l’ensemble du processus Mise en place des outils Optimisation des référentiels Réduction des coûts Fiabilisation de l’information Obtention de visibilité Formation des acteurs Interconnectivité des réseaux
  9. 9. De l’achat au règlement fournisseur 9 Référentiel fournisseurs Réception des flux Rapprochement comptable Suivi interne Suivi externe Les 5 piliers de la modernisation du P2P
  10. 10. Référentiel fournisseurs Pour fiabiliser les étapes à venir 10 Moderniser c’est : Sécuriser sa base en mettant en place des contrôles instantanés Permettre l’externalisation auprès d’acteurs spécialisés (solvabilité des entreprises) Uniformiser les pratiques et assurer une base solide aux contrôles et à la piste d’audit Introduire dès le référencement des pistes d’efficience (catalogue produits) Partager en temps réels des informations capitales Afin de s’assurer que le fournisseur est fiable Pour initier les étapes à venir et contractualiser sur de bonnes bases
  11. 11. Demande libre Catalogue Modèle de panier Punch out Affectation automatique des centres de coûts Demande d’achat Workflow de validation Emission de la commande Réception Complète ou partielle Notation qualitative Focus solution / Gestion des achats non stockés 11 Référentiel fournisseurs Emission commande par email ou électronique Multi-Niveaux Notification/ rappel Traçabilité
  12. 12. Image de la facture Grille et modèle d’imputation Données d’entête, piste d’audit Référentiel fournisseurs Focus imputation automatique 12
  13. 13. Réception des flux Des flux multi-canaux 13 FOURNISSEURS EDI PDF Signé Portail de saisie • Contrôles légaux • Contrôles métier • Signature électronique • Archivage légal • Correction données métier • Publication des statuts d’intégration FLUX EN DÉMATÉRIALISATION FISCALE Factures papiers Numérisation LAD Vidéocodage PDF Simple
  14. 14. Réception des flux Rappels réglementaires 14 Les principaux textes • Article 289 VII du Code Général des Impôts • Directive 2010/45/UE, effective depuis le 24 et le 25 avril 2013 • Article 41 septies de l’annexe IV du CGI • L’ordonnance du 26 juin 2014 1 2017 – 2020 les grands enjeux (L’ordonnance du 26 juin 2014) D'ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ; 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ; 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ; 2020 : obligation pour les micros entreprises. 2 Les fondamentaux  Obligation de mettre en place des contrôles documentés et permanents  Garantir l’authenticité, l’intégrité du contenu, et la lisibilité de la facture de l’émission de cette dernière jusqu’à la fin de sa période de conservation (tant pour le vendeur et l que pour l’acheteur) 3
  15. 15. Réception des flux Gestion multicanal 15 DestinatairePortail fournisseur Factures électroniques Numérisation-LAD vidéocodage COMPTABILITÉFOURNISSEUR COMPTABILITÉCLIENT • Connectivité illimitée • Routage des documents • Conversion des formats • Conformité • Sécurité de la transaction • Validation de la facture électronique • Validation de la signature numérique • Archivage électronique • Activation des fournisseurs Expéditeur Expéditeur Expéditeur Factures électroniques
  16. 16. Scanner Multi-fonction Gestion des lots Numérisation Free-form Full text Auto-apprentissage Reconnaissance des données Réception des flux Numérisation – LAD des factures 16 Vidéocodage Contrôle des données PDF + XML Export
  17. 17. Captures des informations permettant d’automatiser la saisie de la facture  Type : facture ou avoir  Numéro de facture  Date de facture  Numéro de commande  Taux TVA  Montant HT  Montant TVA  Montant TTC  Devise Identification du fournisseur et de la société facturée  N° TVA intracommunautaire  SIRET / SIREN ou équivalent  Coordonnées bancaires  Adresse Scan FullText Réception des flux Focus solution / Capture automatique 17
  18. 18. Rapprochement comptable Du rapprochement au paiement via l’automatisation 18 Moderniser c’est : Identifier le processus et formaliser les procédures Introduire de l’automatisation pour les tâches à faible valeur ajoutée Repositionner le comptable au cœur du métier S’assurer de la traçabilité des opérations et les anticiper Enrichir successivement sans refaire des opérations déjà effectuées Gagner en sérénité et efficience Rapprocher les différents éléments nécessaires à la mise en paiement de la prestation Comptabiliser au plus tôt pour obtenir une image fidèle et sincère et afin de respecter les contraintes légales
  19. 19. Module d’interface ERP / Système comptable / Système d’achat Référentiels fournisseurs, plan comptable, centres analytiques, commandes, réceptions, Factures imputées, BAP, informations de règlements Rapprochement automatique Commande/réception /contrats 1 Autoflow Attribution de la facture à une personne Détection automatique du schéma de validation 2 Workflow Sélection manuelle du circuit ou du valideur 3 Factures électroniques Numérisation des factures Rapprochement comptable Gestion de la facture 19
  20. 20. Suivi interne Un suivi simplifié ? 20 Moderniser c’est : Faciliter l’obtention d’indicateurs Mettre à disposition les outils de suivi et de contrôle Prioriser l’information et adapter les outils en fonction des besoins Contrôler que les obligations réglementaires, légales ou contractuelles sont respectées Encadrer l’activité et permettre un suivi approprié Mettre en place des indicateurs permettant d’intervenir au plus tôt Simplifier la mise en place d’actions correctives
  21. 21. Pour permettre :  D’affiner la visibilité de la performance par rapport l’objectif défini  D’identifier les zones de risques  D’accélérer la prise de décision  De permettre le pilotage du processus en fonction des résultats… Suivi interne A condition de bien choisir ses indicateurs 21 Le KPI doit être S.M.A.R.T :  Specific : Clair, concis et compréhensible  Measurable : Qualitatif ou quantitatif et non contestable  Achievable : Réaliste et réalisable  Relevant : Pertinent et important  Time phased : Comparable sur une période pour analyser son évolution
  22. 22. Les bannettes Les factures par échéance, temps de traitement, par origine, par type… Suivi interne Focus solution / L’outil des comptables : le tableau de bord 22
  23. 23. Liste des tâches Image de la facture Grille d’imputation Suivi interne Focus solution /L’outil des approbateurs - workflow 23
  24. 24. Suivi interne Focus solution /L’outil des acheteurs 24 • La page « welcome » de l’utilisateur • La recherche des produits multi- critères • La comparaison des produits • La création de la demande d’achat en « 3 clics » • Une seule demande d’achat multi- fournisseurs • La gestion des modèles de demande
  25. 25. • Echéancier des factures à payer • Volumes factures traitées par centre de coût, par fournisseur, par pays/entité, etc • Taux de rapprochement (automatique, etc) • Les exceptions et les motifs, anomalies, du manque de rapprochement • Cycle de vie de traitement des factures, (moyen, par entité, les exceptions, etc) • Temps d’approbation des factures • Typologie et origine des documents traités • Etc Suivi interne Focus solution / KPI 25
  26. 26. Suivi interne Focus solution / KPI 26 Côté Achat… • Analyse volume fournisseurs, • Ranking fournisseurs, • Analyse dépenses par période, organisation, par catégories, par zone géographique, centre de coûts… • Adhérence aux contrats et aux catalogues • Volumes factures traitées par centre de coût, par fournisseur, par pays/entité…
  27. 27. Suivi externe Pour une efficience et un contrôle optimal 27 Permettre à l’ensemble des acteurs internes ou externes de communiquer rapidement S’assurer que les points de blocage / goulots d’étranglement sont maîtrisés et font l’objet d’un suivi Identifier les nouveaux outils pouvant contribuer à augmenter la productivité Moderniser c’est : Mettre en place une piste d’audit fiabilisée répondant aux obligations légales et réglementaires S’assurer que les contrôles mis en place sont efficients Permettre aux différents organes de contrôle d’effectuer les travaux de leurs périmètres Comptabiliser au plus tôt pour obtenir une image fidèle et sincère et respecter les contraintes légales
  28. 28. Suivi externe La modernisation efficace ! 28 Fournisseur Client Intervention humaine Archivage légale sécurisé Référentiels partagés Intervention humaine Portail collaboratif Commande Informations, contacts, produits Facturation Accusé livraison / réception Information paiement, litige Portail d’auto-facturation Gestion des litiges Gestion des référentielsPassage des engagements Enrichissement des bases
  29. 29. Suivi externe Contrôle, traçabilité, piste d’audit 29
  30. 30. Suivi externe Exemple outils – Portail fournisseurs 30
  31. 31. LES 5 PILIERS DE LA MODERNISATION DU CYCLE P2P 31
  32. 32. Conclusion Des briques fonctionnelles à disposition 32 Numérisation LAD (lecture automatique de documents) Saisie manuelle Vidéocodage Auto- facturati on Rapprochements comptables Comptabilisation Tri manuel Flux Papier Flux électronique* RAD (reconnaissance automatique de documents - tri automatique) Vidéocodage (fournisseurs) GED Aiguillage Workflow Env . BI Portail fournisseursMail RéceptiondesfacturesComptabilisation Gestion des litiges EDI Ref. fourn . Archivage papier Archivage des contrôlesArchivage électronique Contrôle des mentions légales

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