Digital Meeting : la Digital Workplace appliquée aux réunions.
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"Les réunions professionnelles occupent une place importante dans l’agenda des cadres. Malgré leur sur-sollicitation, les réunions restent selon 62% des interrogés le format le plus adapté pour prendre des décisions importantes et faire avancer les projets (enquête IFOP, 2015). Pourtant, 25% d’entre eux déclarent venir à une réunion sans en connaître l’ordre du jour. Et 27% de ces cadres reconnaissent qu’il leur arrive de sortir de réunion en ne sachant pas précisément ce qu’ils doivent faire par la suite. Alors, comment rendre plus efficace la collaboration et rationaliser le processus de préparation, de gestion et de restitution des réunions ? Niveau d’information, centralisation et sécurité de la documentation, programmation, répartition des tâches… sont autant de points clés pour préparer une rencontre et en restituer les avancées. Avec Gfi, découvrez Digital Meeting ! Une application multi-support agrégeant toutes les informations d’Office 365 (agendas, participants, tâches, documents) pour faciliter la tenue de vos réunions, rendre transparent l’accès aux données et la répartition des tâches. Venez échanger avec nous autour de cette problématique qui nous concerne tous et appréhender notre solution avec un use case Digital Meeting by Gfi, une application de dématérialisation des réunions mise en place pour la Française des Jeux."
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- 1. DIGITAL MEETING LA DIGITAL WORKPLACE APPLIQUÉE AUX RÉUNIONS
- 2. Frédéric Belloc Guillaume Déprez Manager Digital Platform @freddy81_fr Manager Digital Workplace @hobee1
- 4. DIVISION DIGITAL N° 4 De chiffre d’affaires 47 millions € + 150 Références 8 Pays France, Espagne, Portugal, Belgique, Suisse, Luxembourg, Maroc, Côte d’Ivoire Des partenariats Forts et solides, 1 Agence digitale, Awak’IT et 1 FabLab Sur Lisbonne, Rabat, Alicante 3 Centres de services dédiés Déployées en 5 ans D’expérience cumulée 4800 Années Une courbe d’expérience sur Niveau international +410 Collaborateurs € 1 ans D’existence effective Mais +10 ans exp dans Digital Qui s’inscrivent dans la durée Liferay, Magento, Microsoft, Oracle, SAP, Talend,…
- 6. DIGITAL/WORKPLACE CLÉ DE VOUTE DE LA TRANSFORMATION DIGITALE POURQUOI EN PARLE-T-ON ? N° 6
- 7. THINK COLLAB LE COLLABORATEUR EST LE PREMIER LEVIER DE PERFORMANCE N° 7 NOMADISME ATAWADAC* / BYOD* / CYOD* / COPE* CENTRÉ EFFICACITÉ PERSOPERSO & PRO *Any Time, Anywhere, Any Device, Any Content / *Bring Your Own Device *Choose Your Own Device / *Corporate Owned Personally Enable 40% des employés nomades en 2016 (source Gartner) Dans un an, 50% des entreprises demanderont à leurs employés d’utiliser leurs téléphones personnels dans un but professionnel
- 8. LE COLLABORATEUR EST EXPOSÉ À 4 PROBLÈMES N° 8 L’INFOBÉSITÉ Comment ne pas se noyer dans la donnée ? L’OUTILBÉSITÉ Comment ne pas se perdre dans les méandres de l’écosystème ? L’ADHÉSION Comment accélérer la transformation digitale et embarquer vos experts métiers et vos collaborateurs ? LE DÉCALAGE TECHNOLOGIQUE Comment aligner les expériences sur les outils professionnels, plus anciens, sur la performance des outils personnels ?
- 9. L’HEURE EST À LA SIMPLIFICATION L’ÈRE EST À LA DIGITAL/WORKPLACE N° 9 PERSONNALISÉE > AFFINITÉ PAR L’USAGE OPEN > FLUIDITÉ AGILE > AMÉLIORATION CONTINUE COLLABORATIVE > CONTRIBUTION PARTICIPATIVE DIGITAL/ WORKPLACE ONE > SIMPLIFICATION & ÉCONOMIE
- 10. LA DIGITAL/WORKPLACE COMMUNIQUER Newsletter Intranet statique Portail 2.0 Intranet Next Gen Messagerie instantanée Email Visio conférence Téléphone Réseau social Communautés ÉCHANGER COLLABORER Dossier partagé Espaces collaboratifs Intra/Extra Coédition Elaboration GERER Stockage Recherche Cycle de vie Organisation documentaire DIGITAL/ WORKPLACE
- 11. DIGITAL MEETING
- 12. LES RÉUNIONS PROFESSIONNELLES OCCUPENT UNE PLACE IMPORTANTE DANS L’AGENDA DES CADRES PROBLÉMATIQUE N° 12 Niveau international 62 % Affirment que les réunions restent le format le plus adapté pour prendre des décisions importantes et faire avancer les projets d’entre eux déclarent venir à une réunion sans en connaître l’ordre du jour 25 % Niveau international 27 % reconnaissent qu’ils leur arrivent de sortir de réunion en ne sachant pas précisément ce qu’ils doivent faire par la suite ???
- 13. COMMENT ÊTRE PLUS EFFICACE … … EN COLLABORATION ET RATIONALISER NOS RÉUNIONS ? N° 13 AVEC GFI, DÉCOUVREZ DIGITAL MEETING ! > Faciliter la tenue de vos réunions Interface utilisateur unique et simplifiée > Agréger des informations d’Office 365 Agendas, contacts, tâches, documents > Disposer d’une application multi-support Ordinateur, tablette, smartphone > Rendre transparent l’accès aux données et la répartition des tâches SharePoint as a Service
- 14. DIGITAL/MEETING COMMUNIQUER Newsletter Intranet statique Portail 2.0 Intranet Next Gen Messagerie instantanée Email Visio conférence Téléphone Réseau social Communautés ÉCHANGER COLLABORER Dossier partagé Espaces collaboratifs Intra/Extra Coédition Elaboration GERER Stockage Recherche Cycle de vie Organisation documentaire DIGITAL/ MEETING
- 16. Enjeux MÉTIERS & DÉCIDEURS N° 16 RÉPONDRE AUX ATTENTES D’ERGONOMIE ET DE FONCTIONNALITÉS PERMETTRE DE DÉMATÉRIALISER LES PROCESSUS EXISTANTS MESURER LA FACILITÉ D’ADOPTION DE LA SOLUTION PROMOUVOIR DE NOUVEAUX USAGES COLLABORATIFS ET EN MOBILITÉ
- 17. LES CAS D’USAGE
- 18. DIGITAL MEETING LES PRINCIPAUX CAS D’USAGE N° 18 Consulter une réunion Avoir un aperçu rapide de mes dernières réunions et celles à venir Revoir l’ordre du jour de ma prochaine réunion, les documents joints, les informations pratiques des participants, les notes… Collaborer avec les participants Définir le plan d’actions au cours de la réunion grâce à « DIGITAL MEETING » Saisir mes notes personnelles pendant la réunion Saisir une tâche et l’affecter à un participant Suivre les tâches Suivre et saisir l’avancement de mes tâches directement sur mon application tablette Piloter l’avancement par les tâches Créer une réunion Créer une réunion directement depuis Outlook en cliquant sur l’onglet « DIGITAL MEETING » Inviter les personnes participant à la réunion Saisir l’objet de la réunion
- 19. L’ARCHITECTURE
- 20. DIGITAL MEETING CROSS-PLATEFORMES PAR NATURE MICROSOFT GRAPH API SHAREPOINT ONLINE EXCHANGE ONLINE IPAD WINDOWS 10 ANGULARJS 2XAMARIN NAVIGATEUR OFFICE 365 OUTLOOK ADD-IN ACCÈS MULTI DEVICES SHAREPOINT REST API
- 21. Ce qui est accessible : • Informations utilisateurs • Office Groups • Calendrier Outlook • Tâches Planner OFFICE 365 EXPLOITER L’API MICROSOFT GRAPH N° 21 Ce qui n’est pas accessible : • Listes
- 22. LA DÉMONSTRATION
- 23. Création d’une réunion DIGITAL MEETING • Utilisation du plugin Outlook Animation d’une réunion DIGITAL MEETING • Parcours des réunions et tâches de l’accueil • Prendre connaissance de l’ordre du jour • Accès aux pièces jointes • Affecter des actions DÉMONSTRATION CAS D’USAGES N° 23
- 26. DES QUESTIONS ?
- 27. N° 27 RETROUVEZ NOUS AU STAND P15
Notes de l'éditeur
- Avant d’aller plus loin, nous allons démystifier le terme DW. Ceci est important car Digital Meeting est une DW mais dédiée à un usage particulier
- DW permet de rendre l'entreprise souple sur plusieurs points : - RH & organisationnel pour se mettre en capacité de travailler sur un sujet disruptif et donc créer un climat permettant de faire émerger l'innovation - Aider les DSI à se transformer à l'heure de la montée dans le cloud et à retrouver ou prouver la valeur des équipes
- A l’heure où chacun concentre ses efforts sur l’expérience client, il est nécessaire de pas oublier l’essentiel, à savoir le collaborateur ! Être à l'intérieur à la hauteur de ce que l'entreprise propose à l'extérieur. Aujourd’hui, il faut créer une culture de partage et d’échange donc une culture du changement pour favoriser l’innovation et disposer d’une identification de ses talents en interne. La Digital Workplkace doit être centrée sur l’efficacité personnelle car chacun, et notamment les jeunes générations, cherche le même niveau d’efficacité dans l’entreprise qu’à l’extérieur de celle-ci.
- La performance du collaborateur est exposée à 2 problèmes principaux : - Saturation au niveau de l'information à disposition Ajout de nouveaux outils sans rationalisation ni politique d'adoption provoque un désintérêt L’adhésion autour des nouveaux
- 1_Une convergence technologique et une rationalisation de toutes les données et de tous les outils 2_Pensée pour répondre aux usages de chaque typologie de collaborateur. Il n’y a donc pas une mais des DWP. Lookée Portail & Apps, elle permet une personnalisation servicielle. 3_On casse les silos, on facilite la collaboration avec l’ensemble des parties prenantes (fournisseurs, partenaires, client,…) 4_Rien n’est figé, tout évolue. Dans un monde disruptif qui s’accélère, adoptons une logique d’amélioration continue à la fois technologique et fonctionnelle. 5_Un minimum de gouvernance pour un maximum d’innovations. Laissons libre cours aux idées des collaborateurs pour qu’ils puissent développer leurs propres usages au sein de la DWP. Non au cahier des charges !
- Afin d’aider les DSI à se réformer et à retrouver de la valeur face à la montée du cloud mais également de la crédibilité face à leurs métiers. DW est finalement programme qui va permettre d’adopter de nouveaux usages et une nouvelle culture de travail, simplifier la communication, les échanges, la gestion et la collaboration
- Présentation de digital meeting au sein du scope digital workplace