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Évangéliser le digital dans l'entreprise par Dominique GUICHARD

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Le digital est comme un iceberg : 80 % des processus ne se voient pas ;
ils ont été mis en place pour adapter l’organisation aux clients.

Une étude 2013 montre que les entreprises qui se sont converties au digital sont :
- plus profitables d’environ 26%
- génèrent 9% supplémentaires de revenus
- sont mieux valorisées par les marchés.

Le digital est un vecteur de réinvention de l’entreprise, de ses métiers tous secteurs confondus. Mais il faut qu’elle ait la capacité à fournir des outils de gestion, de collaboration et de partage appropriés.

Une meilleure collaboration, comment ?
- la coordination tout d’abord : le digital permet de synchroniser les acteurs et les actions
- la coopération : on mutualise les ressources pour faire de la co-création
- la communication : les interactions entre les différents acteurs sont facilitées

Le travail collaboratif est un levier de performance efficace :
- d’un point de vue économique : moins de réunions, moins de papier, gain de temps
- d’un point de vue organisationnel : les flots d’information sont fluidifiés, on peut tracer les échanges, le mode projet est favorisé
- d’un point de vue managérial : tous les acteurs sont responsabilisés.

Ce schéma se complique lorsqu’on évoque les fonctionnalités et les outils
On recense une dizaine de familles de fonctionnalités :
- mise en relation
- accès à l’information
- classement des connaissances
- gestion du rendu
- intégration aux systèmes
- communication et éditorialisation
- coédition et gestion de projet
- administration de plate-forme
- partage et gestion de contenus
- internet et extranet

Les évolutions nécessaires de l’organisation :
Il n’est pas facile de passer d’un système de fonctionnement classique au sein d’une entreprise à un système collaboratif. Une implication de tous est indispensable : DG, management, collaborateurs. Il faut une gouvernance transverse, des comités projets ainsi que des comités techniques.

Questions à se poser avant de se lancer dans un tel projet :
- quel sera l’impact qur les process métiers ?
- quelles sont les étapes d’un projet collaboratif réussi ,
- comment valoriser la collaboration, comment l’inciter ?
- quel sera le nouveau rôle du manager ; il doit souvent passer de la fonction de manager à celle de community manager et le périmère de ses responsabilités change. Ce doit être un utilisateur aguerri des outils
- quel mode de licence retenir et quelle type de facturation.

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Évangéliser le digital dans l'entreprise par Dominique GUICHARD

  1. 1. 01 48 07 40 40 armania@armania.com http://www.armania.com/ http://www.socialmania.fr http://www.facebook.com/armaniasocialmania http://twitter.com/socialmaniaFR 01 48 07 40 40 armania@armania.com http://www.armania.com/ http://www.socialmania.fr http://www.facebook.com/armaniasocialmania http://twitter.com/socialmaniaFR «  Évangéliser  le  digital     dans  l’entreprise  »     Enregistrement  de  Web  –  Conférence   Minutes  Academy     Par  Dominique  Guichard  
  2. 2. 01 48 07 40 40 armania@armania.com http://www.armania.com/ http://www.socialmania.fr http://www.facebook.com/armaniasocialmania http://twitter.com/socialmaniaFR 01 48 07 40 40 armania@armania.com http://www.armania.com/ http://www.socialmania.fr http://www.facebook.com/armaniasocialmania http://twitter.com/socialmaniaFR      Dominique  Guichard       Ø  Président  MINUTES  ACADEMY  BFA   Ø  Ex  directeur  digital  NaDxis  Assurances      
  3. 3. armania          socialmania        INfluencia   Pourquoi  lancer  le  digitalisa8on  de  son  entreprise  ?   à   20%  de  front  office     à   80%  de  la  parDe  digitale  est  invisible    
  4. 4. armania          socialmania        INfluencia   D’après une étude réalisée en 2013 par CAP GEMINI auprès de 400 dirigeants d’entreprise, les entreprises qui font preuve d’une maturité digitale : Pourquoi digitaliser votre entreprise ? Ø sont plus profitables Ø génèrent plus de revenus par employé Ø sont mieux valorisées par les marchés   à Facteur de performance pour l’entreprise
  5. 5. armania          socialmania        INfluencia   Quand le digital réinvente l’entreprise … L’entreprise  digitale  :  capacité  de  l’organisaDon  à  fournir   des  ouDls  de  gesDon,  de  collaboraDon  et  de  partage  des   connaissances  efficaces  avec  ses  clients,  ses  fournisseurs  et   en  interne.  
  6. 6. armania          socialmania        INfluencia   Sommaire 1.  Les outils adaptés à une meilleure collaboration 2.  Les évolutions à apporter à l'organisation 3.  Les règles d’or
  7. 7. armania          socialmania        INfluencia   Collaboration COLLABORATION COOPERATION COORDINATION COMMUNICATION 1   2   3  
  8. 8. armania          socialmania        INfluencia   Le travail collaboratif interne : un levier de performance efficace ! ... Nature d’enjeux Enjeux Economique n  Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacement n  Suppression d’activités à non valeur ajouté n  Economiser les coûts « papier » n  Favoriser l’innovation Organisationnel n  Décloisonner l’organisation n  Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit d’informations n  Favoriser la traçabilité des échanges n  Favoriser le mode projet Managérial n  Favoriser la responsabilisation des acteurs
  9. 9. armania          socialmania        INfluencia   … mais qui se complique quand on évoque les fonctionnalités et les outils ! Gestion électronique documentaire Réseaux social d’entrepriseLocalisationd’expertise Groupe de discussion Web / Visio conférence MOOC Partage d’application
  10. 10. armania          socialmania        INfluencia   Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (1/2) Fonctionnalités / famille d’usage Description Mise en relation Cette famille d’usages permet d’évaluer la solution sur sa capacité à mettre en oeuvre un réseau d’experts dans lequel il est facile d’identifier des compétences et des expertises. Accès à l’information Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter l’accès aux informations. Ces informations sont par exemple accessibles pour l’utilisateur, au travers d’un fil d’actualités. Classement des connaissances Pour cette famille d’usage, la solution est évaluée sur sa capacité à pouvoir mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à gérer leur cycle. Gestion du rendu La gestion du rendu comprend toutes les fonctionnalités permettant à un administrateur de personnaliser graphiquement son site et de l’adapter en fonction du mobile. Intégration au SI Cette famille représente la capacité de l'outil à s'intégrer à un système d'information existant. Source : référentiel lecko
  11. 11. armania          socialmania        INfluencia   Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (2/2) Fonctionnalités / famille d’usage Description Communication et editorialisation Cette famille d’usages comprend toutes les actions qui vont permettre à un administrateur d’agencer des pages, de publier des articles, de modérer, et de mettre en avant des contenus. Coédition et gestion de projet Cette famille regroupe les usages liés à la collaboration autour d’un projet ou de la réalisation d’un livrable. Administration de la plateforme Comme la mise en relation, la conversation est un élément important pour un outil voulant avoir une dimension sociale... Partage et gestion de contenus Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter, pour un utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de visibilité souhaitée et sa provenance. Conversation La conversation comprend tous les usages liés aux échanges interpersonnels. Ces échanges peuvent s’opérer au travers de différents canaux. Source : référentiel lecko
  12. 12. armania          socialmania        INfluencia   Les outils de travail collaboratif sont au cœur du système d’information
  13. 13. armania          socialmania        INfluencia   Les 5 principales solutions du marché
  14. 14. armania          socialmania        INfluencia   Google apps : le meilleur rapport qualité prix •  Google propose un ensemble d’applications collaboratives (messagerie, agenda, espaces projets, gestion documentaire, réseau social) composant une brique d’infrastructure proposée aux entreprises de toutes tailles (y compris de très grandes entreprises). •  La solution est complète, économique (moins de 4€/ mois/utilisateur) et très ergonomique, les fonctionnalités pro ayant souvent été testées en premier sur le grand public. •  Une offre adaptée au besoin des TPE PME Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  15. 15. armania          socialmania        INfluencia   Alfresco : un leader open source de la gestion électronique documentaire •  Alfresco a décidé de ne pas se lancer à la course au social et de se concentrer sur son cœur de métier, à savoir la gestion de contenus et documents, domaine sur lequel l’avance technologique prise leur permet de proposer une alternative crédible à des outils spécialisés comme Sharepoint, Documentum, etc… en ajoutant une bonne dose d’interopérabilité et de respect des normes. •  Un positionnement clair qui leur ouvre les portes d’entreprises de toutes tailles. Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  16. 16. armania          socialmania        INfluencia   BlueKiwi : Le réseau social d’entreprise de référence qui a pour objectif le « 0 mail » •  Bluekiwi est positionné aujourd’hui sur le créneau du « 0 mail », à savoir viser la réduction du nombre de mails envoyés dans les entreprises clientes, en proposant un portail social à l’utilisateur final. Cette stratégie, plutôt généraliste, place Bluekiwi au centre du SI Social des organisations clients. •  Bluekiwi est une solution de réseau social généraliste, permettant d’outiller une large gamme d’usages collaboratifs et KM au sein d’une interface simple à administrer. •  Acteur français historique racheté par Atos en 2012, l’outil se destine à des structures de tailles moyennes ou grandes, et peut outiller la collaboration à l’interne mais aussi à l’externe. •  Solution précurseur à l’échelle mondiale sur de nombreux sujets, Bluekiwi continue d’innover. Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  17. 17. armania          socialmania        INfluencia   Microsoft Sharepoint 2013: Le leader « all inclusive » •  Sharepoint est la solution collaborative historique de Microsoft, leader sur le marché en France. Centrée sur la mise en ligne d’espaces projets, les sites, finement paramétrables et centrés initialement autour de bibliothèques de document, la solution dispose maintenant d’espaces conversationnels, les communautés, d’une brique sociale, le Newsfeed, et d’un outil de gestion de documents personnels, Skydrive, renommé OneDrive en 2014. •  Sharepoint 2013 est un outil aujourd’hui adapté au besoin des entreprises dont le nombre de salariés est supérieur à 200. •  Coût de la licence environ 200 euros par an par utilisateur auquel s’ajoute des prestations d’intégration complémentaires (environ 800 euros par jour) Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  18. 18. armania          socialmania        INfluencia   IBM Connections : Le challenger •  IBM est un précurseur du social, mais a longtemps eu un temps d’avance trop important par rapport à la maturité des clients français. A l’aise sur le cloud et en mobilité (point faible de Microsoft), IBM possède une belle carte à jouer dans le SI Social de demain. •  IBM Connections est la solution de réseau social d’IBM, qui est progressivement en passe de devenir la solution collaborative poussée par l’éditeur (auparavant IBM poussait QuickR). •  La solution est centrée sur l’utilisateur et sur des communautés, qui peuvent être paramétrées selon l’usage souhaité (entraide, innovation, documents…). •  L’outil propose également des fonctionnalités documentaires de plus en plus étendues. Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  19. 19. armania          socialmania        INfluencia   Sommaire 1.  Les outils adaptés à une meilleure collaboration 2.  Les évolutions à apporter à l'organisation 3.  Les règles d’or
  20. 20. armania          socialmania        INfluencia   Les solutions numériques de travail collaboratif … ne sont (malheureusement) que des outils
  21. 21. armania          socialmania        INfluencia   Pas  facile  de  passer  de  la  théorie     à  la  praDque  du  travail  collaboraDf   Stratégie Organisation, processus, management Outils Approche théorique Approche technophile Quelques verbatims illustratives Les résultats Pas d’usages Par oùcommencer ? Pourquoi ça ne prend pas ? Pas  de  résultats   opéraDonnels   • «  Il  faut  développer  les   synergies  »   • «  Il  faut  développer  la   transversalité  »   • «  Il  faut  mutualiser  la   connaissance  et  les   compétences  »   • «  Il  faut  diffuser  la  stratégie   de  manière  homogène  »   • «  Sharepoint  a  la  meilleure   couverture  foncDonnelle  »   • «  Il  manque  une  GED  à  l’état   de  l’art  »   • «  Il  faut  meYre  en  place  un   RSE  à  court  terme  »  
  22. 22. armania          socialmania        INfluencia   Quelques questions à se poser Quel est le nouveau rôle du manager ? Quelles étapes pour un projet collaboratif réussi ? Quels impacts sur les processus métiers ? Comment valoriser la collaboration / Comment inciter?
  23. 23. armania          socialmania        INfluencia     Ils sont conséquents !!!   La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions entre les membres d’une communauté :   Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie d’une notification aux membres du groupe   La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du support en amont de la réunion et la diffusion systématique du compte rendu sur l’espace dédié   La communication interne doit être multicanale   Les espaces de capitalisation des productions sont transformés Quels impacts sur les processus métiers ?
  24. 24. armania          socialmania        INfluencia   Comment valoriser la collaboration ? Comment inciter ?   Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos collaborateurs pour valoriser la culture du partage   Mettre en place un système de mesure de la collaboration   Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne
  25. 25. armania          socialmania        INfluencia     Avec les Outil de travail collaboratif, le manager devient un community manager   La modification des processus d’interaction redessine le contour de son périmètre d’intervention et de ses responsabilités   Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en validation systématique des productions de ses équipes !!! En revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et contributions de ses équipes   Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de travail collaboratif Quel est le nouveau rôle du manager ?
  26. 26. armania          socialmania        INfluencia   Sommaire 1.  Les outils adaptés à une meilleure collaboration 2.  Les évolutions à apporter à l'organisation 3.  Les règles d’or
  27. 27. armania          socialmania        INfluencia   Multitude d’outils, mais quel besoin ?
  28. 28. armania          socialmania        INfluencia     Quelques questions à se poser ?   Quelle couverture fonctionnelle de la solution ?   (dé)limitée, ouverte, étendue, inter-opérabilité   Nombre d’utilisateurs et de profils différents (i.e. groupes d’utilisateurs)   Quel mode de licensing : Open source / Propriétaire ?   Quel modèle économique de facturation / architecture : licences, SaaS (Cloud) ?   Avantages / inconvénients, culture de l’entreprise ?   Culture d’investissement ou de frais de fonctionnement « pay-per-use » Nécessité de bien réfléchir sur le besoin … à  La  définiDon  du  besoin  est  le  principal  facteur     de  réducDon  des  coûts  d’accession  à  LA  soluDon  
  29. 29. armania          socialmania        INfluencia   Accompagner et poursuivre le changement : une démarche continue –  Analyser et communiquer •  Analyse de l’exécution •  Test, Validation et Recette •  Analyse des résultats / communication interne / feed back •  Correctifs éventuels / communication interne / feed back –  Ajuster •  Les écarts arrivent plus souvent pour des raisons managériales ou défaillances de communication que par des défaillances d’outils à  Pas  de  conduite  du  changement  =  pas  d’usages  =   projet  de  mise  en  œuvre  de  soluDon  collaboraDve  inuDle  
  30. 30. armania          socialmania        INfluencia   Facteurs-clés de succès Ø  Implication forte de la Direction Générale = sponsor Ø  Mise en place d’une gouvernance transverse Ø  Implication forte de tous les collaborateurs de l’entreprise
  31. 31. 01 48 07 40 40 armania@armania.com http://www.armania.com/ http://www.socialmania.fr http://www.facebook.com/armaniasocialmania http://twitter.com/socialmaniaFR 01 48 07 40 40 armania@armania.com http://www.armania.com/ http://www.socialmania.fr http://www.facebook.com/armaniasocialmania http://twitter.com/socialmaniaFR Merci  d’avoir  suivi  ces       Minutes  Academy  

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