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stratégie et performance
ISO 9001:2008

L’approvisionnement stratégique,
une affaire d’équipe
Des concepts ...
Testing des équipements de vote

Quel genre de fan musical êtes-vous?
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Rocker dynamique
Heureux pop
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Objectifs de l’atelier

 Démontrer que l’approvisionnement stratégique représente
une approche globale de la réponse aux ...
Une équation qui rapporte

Appro.
Stratégique

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Équipe

Économies

Bénéfices
pour tous

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Approvisionnement stratégique
» Le sourcing, ou gestion stratégique de l’approvisionnement, est
l’approche systématique de...
Approvisionnement stratégique – Activités
clés
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demande

 Analyse
dépenses et
pratiques
d’affaires
 R...
Leviers de l’approvisionnement stratégique

Revoir
les processus
et redéfinir les
relations
interentreprises
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Le potentiel de gains
Standardisation
75 %

Meilleure utilisation
60 %
Élimination
du gaspillage
25 %

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Votons

2 - Selon vous, qui assume les fonctions d’approvisionnement
stratégiques au sein de votre organisation ?
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L’apport responsable

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économiques allant au-delà des critères de coût...
Votons

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et impacts sociaux (notion d’approvisionnement respo...
Les opportunités d’approvisionnement stratégique
de la chaîne logistique collégiale
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d’intervention de la
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Votons

4- Parmi ces catégories d’achats, quelle est la catégorie
ayant le plus gros budget alloué ?
1.
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Votons

1- Selon vous, dans l’ensemble des achats de votre
établissement, quel pourcentage fait l’objet d’une démarche
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Approvisionnement stratégique
Méthodologie par l’exemple
• Pour les équipements d’impression
• Pour le transport

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Contexte des 2 exemples de projets et
cadre méthodologique
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» L’organisation = 4 sites, multi-four...
LES REQUÉRANTS IMPLIQUÉS
ÉQUIPEMENTS
D’IMPRESSION

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Consultant externe
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7 - Quel type de relation le service des approvisionnements a
avec les principaux requérants ?
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Approvisionnement stratégique
Méthodologie par l’exemple
Situation de référence ou Panier d’achats

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Portrait de la situation actuelle – panier d’achats
Équipements d’impression

Scénario actuel
Imprimantes HP
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Portrait de la situation actuelle – panier d’achats
Transport de personnes et de biens
Sommaire des coûts 2011-2012

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Impacts environnementaux
Côté impression
» Réduction des impressions par numérisation dirigée, rectoverso automatique, mon...
Approvisionnement stratégique
Méthodologie par l’exemple
Évaluation des pistes d’optimisation

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Équipements d’impression - Stratégies

Stratégie de base

Approche
d’approvisionnement

Politique

Mesure de
performance

...
Équipements d’impression - Stratégies

Stratégie de base

Approche
d’approvisionnement

Politique

Mesure de
performance

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Équipements d’impression - Stratégies

Stratégie de base

Approche
d’approvisionnement

Politique

Mesure de
performance

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Votons
9 - Sur quelle base de temps réalisez-vous une réévaluation
ou mise à niveau de vos systèmes d’approvisionnement
(c...
Équipements d’impression - Stratégies

Stratégie de base

Approche
d’approvisionnement

Politique

Mesure de
performance

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Équipements d’impression - Stratégies

Stratégie de base

Approche
d’approvisionnement

» Facturation sommaire électroniqu...
Votons

5 - Selon vous, le plus bas coût unitaire acheté est-il
nécessairement la solution la plus rentable ?
1. Oui
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Évaluation des pistes d’optimisation
Économies annuelles – Équipements d’impression (1/ 2)
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Évaluation des pistes d’optimisation
Économies annuelles – Équipements d’impression (2/ 2)

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Évaluation des pistes d’optimisation
Économies globales – Équipements d’impression

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Économies
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l’HML

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Évaluation des pistes d’optimisation
Économies globales – transport de patients

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transport

Économie

18 ...
Évaluation des pistes d’optimisation
Économies globales – transport de Biens

Circuit
multiproduits

Transport de biens
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Gains environnementaux
Transport des patients et des biens
20,00

Taxi

Émissions de GES du sc. optimisé - sc. de base (t ...
Réussir le changement,
une question d’équipe

38
Les acteurs du changement : enjeux et rôles
déterminants
L’engagement de la haute direction est la plus importante de tout...
Votons

6 - Travaillez-vous avec une équipe multifonctionnelle à
l’interne/externe (employés des secteurs de
l'approvision...
Comment réussir le changement?
En obtenant l’engagement de toute l’équipe
PLANIFIER

METTRE EN ŒUVRE

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Conclusion

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Une équation qui rapporte

Appro.
Stratégique

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Équipe

Économies

Bénéfices
pour tous

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Votons

11 - Selon vous, qui devrait assumer les fonctions
d’approvisionnement stratégiques au sein de votre
organisation ...
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Rencontre annuelle 2013. L'approvisionnement stratégique, un affaire d'équipe.

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Rencontre annuelle 2013. L'approvisionnement stratégique, un affaire d'équipe.

  1. 1. Groupe-conseil stratégie et performance ISO 9001:2008 L’approvisionnement stratégique, une affaire d’équipe Des concepts et des exemples 27 septembre 2013 Rencontre annuelle 2013 du service des achats regroupés du CCSR
  2. 2. Testing des équipements de vote Quel genre de fan musical êtes-vous? 1. 2. 3. 4. 5. Rocker dynamique Heureux pop Classico apaisé Dance branché Country lover 2
  3. 3. Objectifs de l’atelier  Démontrer que l’approvisionnement stratégique représente une approche globale de la réponse aux besoins qui permet de réduire les coûts de fonctionnement substantiellement  Convaincre les participants de l’importance stratégique du rôle de partenaires d’affaires des divisions acquisitions et ressources matérielles 3
  4. 4. Une équation qui rapporte Appro. Stratégique $ Équipe Économies Bénéfices pour tous 4
  5. 5. Approvisionnement stratégique » Le sourcing, ou gestion stratégique de l’approvisionnement, est l’approche systématique de gestion des achats de produits ou de services » L’approvisionnement stratégique permet principalement de :  Réduire le coût total d’acquisition;  Optimiser la chaîne de valeurs et revoir les processus d’approvisionnement;  Optimiser les leviers de négociation avec les stratégies appropriées;  Maximiser la collaboration avec les acteurs internes et externes; 5
  6. 6. Approvisionnement stratégique – Activités clés 1 3 2 Revue de la demande  Analyse dépenses et pratiques d’affaires  Revue des besoins et clients  Identification des opportunités  Objectifs du projet Revue de l’offre  État de l’industrie  Demandes d’information  Identification des fournisseurs potentiels Requête d’information 4 Définition de la stratégie  Qualité  Stratégie d’approvisionnement  Processus contractuel  Économies anticipées 5 Cycle contractuel      Appels d’offres Analyses Visites Négociations Recommandations  Approbations  Signature des contrats Appels d’offres de services 6 Implantation  Politique d’achats  Transformation pratiques d’affaires  Politique externe  Formation Gestion des catégories  Revue de performance des fournisseurs  Monitoring des transactions et économies  Support des requérants  Formation  Service à la clientèle Gestion de l’échéancier Gestion de projet Communication 6
  7. 7. Leviers de l’approvisionnement stratégique Revoir les processus et redéfinir les relations interentreprises Standardiser les produits et revoir les spécifications Gestion stratégique de l’approvisionnement Comprendre les structures de prix et les influences économiques Augmenter son pouvoir d’achat en concentrant les volumes 7
  8. 8. Le potentiel de gains Standardisation 75 % Meilleure utilisation 60 % Élimination du gaspillage 25 %  Standardisation des protocoles de soins  Campagne de sensibilisation  Substitution  Réduction des vols  Contrôle aux points d’utilisation Économies en approvisionnement 95 % Consolidation 54 % Économies potentielles totales 100 % Réduction de prix 40 % Économies en logistique 5% Copyright © Beaulieu, Roy et Landry, 2012  Gestion en juste à temps  Consignation  Transfert électronique de fonds Meilleure négociation 46 %  Certification des fournisseurs  Réduction du nombre de fournisseurs  Réduction du nombre de codes de produits  Recours à un groupe d’achats  Comparatif de prix Source : Governance Committee, Richest Sources of Savings, 1997, 66 p. 8 8
  9. 9. Votons 2 - Selon vous, qui assume les fonctions d’approvisionnement stratégiques au sein de votre organisation ? 1. 2. 3. 4. 5. Les services utilisateurs (requérants) Le service des approvisionnements Le CCSR Aucun service Tous et chacun 9
  10. 10. L’apport responsable Intégration de critères environnementaux, sociaux et économiques allant au-delà des critères de coût et de qualité usuellement considérés dans le processus d’acquisition des biens et servics Deux approches en approvisionnement responsable qui vont de pair » Approche produit Sélection de produits favorisant les trois pôles du développement durable » Approche fournisseur Choix de fournisseurs présentant une démarche de responsabilité sociétale 10
  11. 11. Votons 10 - Intégrez-vous des critères liés au développement durable et impacts sociaux (notion d’approvisionnement responsable, fournisseurs locaux, produits recyclés, etc.) dans vos grilles d’analyse d’achat? 1. 2. 3. 4. Systématiquement sur tous les produits et services Sur certains produits et services ciblés Oui, mais de manière non standardisée Jamais 11
  12. 12. Les opportunités d’approvisionnement stratégique de la chaîne logistique collégiale Les sphères d’intervention de la logistique collégiale Opération  Cours et services administratifs  Entretien ménager et immobilier  Alimentation  Imprimerie  Exploitation des bâtiments Approvisionnement  Achats  Gestion des stocks  Entreposage Transport/distribution  Matériel  Messagerie  Déchets Services éducationnels & administratifs La nature des produits traités dans un établissement collégial  Mobiliers de bureau et de classe  Fournitures de bureau , de laboratoire, téléphoniques, électriques, sportives, récréatives , d’entretien et spécialisées  Équipements audiovisuels, réseautiques, informatiques, imprimantes, multifonctions et spécialisés  Produits alimentaires, d’entretien et de nettoyage biotechnologiques  Déchets, recyclage, récupération  Services externes 12
  13. 13. Votons 4- Parmi ces catégories d’achats, quelle est la catégorie ayant le plus gros budget alloué ? 1. 2. 3. 4. 5. Nourriture Matériel TI (ordinateurs, imprimantes, etc.) Transport Énergie Fournitures de bureau (papier, crayons, etc.) 13
  14. 14. Votons 1- Selon vous, dans l’ensemble des achats de votre établissement, quel pourcentage fait l’objet d’une démarche d’achats stratégiques: 1. 2. 3. 4. < à 20 % De 20 % à 50 % De 50 à 75 % > à 75 % 14
  15. 15. Approvisionnement stratégique Méthodologie par l’exemple • Pour les équipements d’impression • Pour le transport 15
  16. 16. Contexte des 2 exemples de projets et cadre méthodologique ÉQUIPEMENTS D’IMPRESSION » L’organisation = 4 sites, multi-fournisseurs, mutli-équipements , 225 équipements Objectif : réduire les coûts et le nombre d’équipements, harmoniser le parc et optimiser l’utilisation TRANSPORT » L’organisation = 5 installations (60 km entre les 2 principales) Objectif : optimiser la logistique du transport de biens et de personnes Facteur clé de succès TRAVAIL EN ÉQUIPE POUR L’ENSEMBLE DES ÉTAPES Cadre méthodologique Étape 1 Étape 2 Étape 3 Élaboration Démarrage du Élaboration du portrait de projet des pistes la situation d’optimisation actuelle 16
  17. 17. LES REQUÉRANTS IMPLIQUÉS ÉQUIPEMENTS D’IMPRESSION Tous les services +-40 Approvisionnement Consultant externe Support Technique Finance Opérations Projets Speciaux / Services Generaux Représentants des divers services clients TRANSPORT Comité des usagers Commissaire locale aux plaintes et à la qualité des services Direction des ressources financières Direction des ressources informationnelles et services techniques Direction des services professionnels et hospitaliers Direction des soins infirmiers Direction Programme perte d'autonomie liée au vieillissement Direction Programme santé mentale Direction Programme santé physique Total Étapes: visite des sites, partage des informations, élaboration des constats et des pistes d’optimisation et validation des analyses Nombre d'entrevues 1 2 4 6 4 3 6 5 12 43 17
  18. 18. Votons 7 - Quel type de relation le service des approvisionnements a avec les principaux requérants ? 1. Relation de proximité : communication fréquente et planification concertée des achats 2. Relation standard : communication uniquement lors des transactions 18
  19. 19. Approvisionnement stratégique Méthodologie par l’exemple Situation de référence ou Panier d’achats 19
  20. 20. Portrait de la situation actuelle – panier d’achats Équipements d’impression Scénario actuel Imprimantes HP FAX Photocopieurs Xerox Photocopieurs Canon Toner - imprimantes Total Site principal 43 15 5 5 Entrepôt 72 14 7 0 68 93 Usine TO 47 6 2 3 2 2 1 1 58 6 Total qté Coût annuel 164 108 464,00 $ 37 15 9 205 692,00 $ 91 200,00 $ 225 405 356,00 $ Traité par analyse 20
  21. 21. Portrait de la situation actuelle – panier d’achats Transport de personnes et de biens Sommaire des coûts 2011-2012 Traité par analyse 21
  22. 22. Impacts environnementaux Côté impression » Réduction des impressions par numérisation dirigée, rectoverso automatique, monitoring des impressions couleur, impression sur demande Côté transport » Consommation moyenne de carburant des véhicules pour le transport des personnes  Ambulance : 39,2 l de diesel / 100 km  Transport adapté : 16,8 l de diesel / 100 km  Taxi : 9 l d’essence / 100 km » Il y a donc possibilité de gains environnementaux (réduction de GES) dans le choix du type de transport pour les patients 22
  23. 23. Approvisionnement stratégique Méthodologie par l’exemple Évaluation des pistes d’optimisation 23
  24. 24. Équipements d’impression - Stratégies Stratégie de base Approche d’approvisionnement Politique Mesure de performance Paiement » » » » » » » » » » Exploiter les forces concurrentielles du marché Migrer vers un fournisseur unique Rationaliser la gamme de produits Exploiter la technologie multifonctionnelle et les avancements technologiques Réduire les coûts opérationnels Réduire la consommation de matière Demander coût / copie détaillé par service Offrir la copie sécurisée / confidentielle Avoir une équipe de transition dédiée pour le plan de mise en œuvre Appel d’offres ouvertes – laisser les fournisseurs proposer des idées pour optimiser le service 24
  25. 25. Équipements d’impression - Stratégies Stratégie de base Approche d’approvisionnement Politique Mesure de performance » Développer des appels d’offres compréhensibles et complets » Inviter les fournisseurs de niveau 1 (Tier 1) et actuels » Négocier des réductions globales de coûts » Négocier un accord de partenariat à long terme » Négocier des mesures de performances adaptées » Exiger un représentant dédié du fournisseur » Suivre, rapporter et analyser les mesures de performances avec les principaux intervenants Paiement 25
  26. 26. Équipements d’impression - Stratégies Stratégie de base Approche d’approvisionnement Politique Mesure de performance » Département des achats assume la responsabilité totale de la gestion des fournisseurs » Obligation de revues semestrielles de performance » Fournisseurs mesure et rapporte l’ensemble des mesures de performance » Adopter des processus responsables:  Réduire les copies couleurs  Utiliser du papier recyclé  Imprimer recto-verso Paiement 26
  27. 27. Votons 9 - Sur quelle base de temps réalisez-vous une réévaluation ou mise à niveau de vos systèmes d’approvisionnement (catégorie de produit, standardisation ou rationalisation des produits achetés, bases de données)? 1. 2. 3. 4. 5. Une fois par mois Au moins deux fois par année Une fois par année Une fois tous les deux-trois ans Presque jamais 27
  28. 28. Équipements d’impression - Stratégies Stratégie de base Approche d’approvisionnement Politique Mesure de performance » » » » » » » Réduction des coûts (YTD) vs coût actuel Appels de service / machines (clause de citron) Temps de réponse des fournisseurs Disponibilité de fonctionnement des équipements Précision de la facturation Nombre de pannes et temps de réparation Nombre total de copies et coût / copie (pour les N & B et couleur) » Réduction des impressions sur les imprimantes autonomes » Nombre de copies recto-verso N & B Paiement 28
  29. 29. Équipements d’impression - Stratégies Stratégie de base Approche d’approvisionnement » Facturation sommaire électronique mensuel » Facturation par centre de coûts, selon les besoins » Centralisation, suivi et examen du total des paiements trimestriels Politique Mesure de performance Paiement 29
  30. 30. Votons 5 - Selon vous, le plus bas coût unitaire acheté est-il nécessairement la solution la plus rentable ? 1. Oui 2. Non 30
  31. 31. Évaluation des pistes d’optimisation Économies annuelles – Équipements d’impression (1/ 2) Canon Konica Minolta Ricoh HP Xerox 315 189 60% 126 40% 315 158 50% 157 50% 315 187 59% 128 41% 315 220 70% 95 30% 315 168 53% 147 47% Canon Konica Minolta Ricoh HP Xerox 420.4 205.7 214.7 51% 420.4 174.7 245.7 58% 420.4 203.7 216.7 52% 420.4 236.7 183.7 44% 423.5 184.7 238.8 56% Canon Konica Minolta Ricoh HP Xerox SUB-TOTAL - Other Cost ($K) 16.5 10 53.6 0.5 9.89 90.49 16.5 10 53.6 0.5 9.89 90.49 16.5 10 53.6 0.5 9.89 90.49 16.5 10 53.6 0.5 9.89 90.49 16.5 10 53.6 0.5 9.89 90.49 Annual Cost + Other Cost ($K) 296.19 265.19 294.19 327.19 275.19 Projected Annual Savings ($K) 124.21 29.5% 155.21 36.9% 126.21 30.0% 93.21 22.2% 148.31 35.0% Cost per Year Current Costs ($K) * Proposed Annual Cost ($K) Proposed Annual Cost (%) Projected Annual Savings ($K) Projected Annual Savings (%) Cost per Year - Revised Current Costs ($K) ** Proposed Annual Cost ($K) Projected Annual Savings ($K) Projected Annual Savings (%) Other Cost to Consider Rollover Cost HP ($K) Rollover Cost MDF ($K) Printers to keep. ($K) Rollover Cost MDF Toronto ($K) Equipment to keep Toronto ($K) Projected Annual Savings (%) Notes: * - Including Toronto ** - Based on total revised annual volumes of all existing copiers and 154 standalone printers 31
  32. 32. Évaluation des pistes d’optimisation Économies annuelles – Équipements d’impression (2/ 2) OPTION: Fully Managed Services Annual Cost + Other Cost + Option ($K) Canon Konica Minolta Ricoh HP Xerox 45.6 No info 56.1 No info 31.2 341.79 No info 350.29 No info 306.39 Savings include New Proposed Cost + Rollover + Option. Projected Annual Savings ($K) Projected Annual Savings (%) Print-Anywhere / Secure print (ID card recognition) SUB-TOTAL - Option ($K) Annual Cost + Other Cost + Option ($K) 78.61 18.7% No info No info 70.11 16.7% No info No info 114.01 27.1% 11.9 57.5 No info No info 40.2 96.3 15.6 No info 26.9 58.1 353.69 No info 390.49 No info 333.29 Savings include New Proposed Cost + Rollover + Option. Projected Annual Savings ($K) Projected Annual Savings (%) 66.71 15.9% No info No info 29.91 7.1% No info No info 90.21 21.3% *Current Cost in the RFP= Excluding Toronto + Personnel printers / Based on 104 HP Printers + 59 MFD 45 MFD + 44 Printer to keep 32
  33. 33. Évaluation des pistes d’optimisation Économies globales – Équipements d’impression Fournisseur unique / coût par page 225 équipements 0,42 M$ Économie 27 % Après optimisation 0,31 M$ 33
  34. 34. $ $ $ $ Économies évaluées Gestion du transport Centralisation des activités de stérilisation à l’HML Processus de vérification des factures Encadrement des communications Transport de biens Politique de transport Coordination centralisée par fournisseur Structure organisationnelle Transport de personnes Établissement de routes Changement de fournisseurs Choix du type d’escorte Choix du mode de transport Évaluation des pistes d’optimisation Transport de personnes et de biens Opportunités d’optimisation Autres $ 34
  35. 35. Évaluation des pistes d’optimisation Économies globales – transport de patients Choix du mode de transport Économie 18 % Combinaison des transports Transport de patients Coût 2012 1,49 M$ Après optimisation 1,22 M$ 35
  36. 36. Évaluation des pistes d’optimisation Économies globales – transport de Biens Circuit multiproduits Transport de biens Coût 2012 0,32 M$ Économie 11 % Après optimisation 0,28 M$ 36
  37. 37. Gains environnementaux Transport des patients et des biens 20,00 Taxi Émissions de GES du sc. optimisé - sc. de base (t eCO2) Transport adapté Ambulance 10,00 - (10,00) - 9,2 t eCO2 (20,00) - 18,8 t eCO2 (30,00) - 28,3 t eCO2 (40,00) (50,00) -38,0 t eCO2 (60,00) 5% 10% 15% 20% Taux de transfert d'un mode de déplacement vers un autre 37
  38. 38. Réussir le changement, une question d’équipe 38
  39. 39. Les acteurs du changement : enjeux et rôles déterminants L’engagement de la haute direction est la plus importante de toutes les conditions de succès Haute direction Destinataires  Donne l’orientation stratégique  Maintient la pression quotidienne en vue du changement  Assure les ajustements systémiques  Toutes les personnes touchées directement ou indirectement par le changement  Reconnaître et considérer leurs enjeux  Les impliquer tout au long du processus de changement Champions  Doivent être très crédibles  Ils déclenchent et provoquent le changement à tous les niveaux Équipes porteuses  Appuient les champions : elles sont tout aussi crédibles  Soutiennent les activités d’encadrement, les systèmes de gestion (niveau fonctionnel) et les activités (niveau opératoire) 39
  40. 40. Votons 6 - Travaillez-vous avec une équipe multifonctionnelle à l’interne/externe (employés des secteurs de l'approvisionnement, des services requérants et des services afférents (TI, finances, RH et des fournisseurs) pour vos approvisionnements stratégiques ? 1. Oui 2. Non 3. Parfois 40
  41. 41. Comment réussir le changement? En obtenant l’engagement de toute l’équipe PLANIFIER METTRE EN ŒUVRE 41
  42. 42. Conclusion 42
  43. 43. Une équation qui rapporte Appro. Stratégique $ Équipe Économies Bénéfices pour tous 43
  44. 44. Votons 11 - Selon vous, qui devrait assumer les fonctions d’approvisionnement stratégiques au sein de votre organisation ? 1. 2. 3. 4. 5. Les services utilisateurs (requérants) Le service des approvisionnements Le CCRS Aucun service Tous et chacun 44

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