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Un nouveau partenariat pour les bibliothèques universitaires du Québec, Loubna GHAOUTI

Les 19 bibliothèques universitaires du Québec (BUQ) ont décidé de se doter d’une nouvelle structure de gouvernance autonome. La présentation en expose les défis. Loubna GHAOUTI

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La création du Partenariat :
un nouveau chapitre des
BUQ s’écrit
AIFBD – 16 août 2023
Loubna Ghaouti, Vice-présidente du PBUQ
Directrice de la Bibliothèque
Université Laval
Bilan des réalisations
et des dossiers en
cours du Partenariat
Collaborer
pour se dépasser
Notre partenariat: des fondements solides!
Valoriser les
engagements
institutionnels
durables
Les usagers
au cœur des
décisions
Réconcilier
l’intérêt
institutionnel et
l’intérêt collectif
Collaboration • Confiance • Audace • Engagement
Projet dans lequel il était esquissé :
• une cartographie de systèmes types;
• une offre de services mutualisée;
• le potentiel d’une stratégie de
conservation partagée;
comme retombées éventuelles
de la réalisation de ce projet.
Un guichet unique
• Bilingue
• Offrant une expérience usager enrichie, conviviale et efficace
Une plateforme partagée
• Reposant sur l’utilisation des technologies émergentes
• Ouvrant la voie à la création d’un environnement
véritablement multilingue
Une infrastructure collective
• Intégrant plusieurs systèmes périphériques
• Permettant une mutualisation progressive de certains
processus et services
Un accès simplifié
• Aux collections imprimées
• À la constitution progressive d’une collection numérique
Plateforme partagée de services :
la vision du projet initial (2015-2017)
Réalisation des trois axes des orientations stratégiques 2017-2020 du Sous-comité des bibliothèques (SCB)
et amorce d’une démarche collective pour identifier les éléments de la cartographie à déployer
2019 2020
2019-2020
Gestion des données
de recherche
Données géospatiales Plateforme partagée de services
GDR – GT sur la gestion
des données de recherche
Comités de gouvernance et de
coordination GéoIndex
Répondants locaux PPS
DEXUS – Interface usager
GTAD – Accès à la documentation
LACÉ – Licences Acquisition Collections Électroniques
Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB
Achat en commun Découvrabilité
DCBU – Développement
des collections Comité de gouvernance RVM
Répondants locaux PPS
DEXUS – Interface usager
Implantation de responsabilité locale
PFAN
Programme francophone
des autorités de noms
Comité directeur
Comité des normes du PFAN
2020-2021
2020 2021
Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB
2020 2022
Développement d’un outil
de visualisation et
d’exploitation des données
statistiques des BUQ
Mise en valeur
des ressources
et services,
collaboration
IPAD – Indicateurs de
performance et les aides
à la décision Implantation de
responsabilité locale
2020-2022
LibGuides
Gestion
de places
et des espaces
Implantation de
responsabilité locale
LibCal
Prêt entre
bibliothèques
(PEB)
Répondants locaux PPS
GTAD – Accès à la documentation
et ses sous-groupes :
Développement, Tipasa et
Implantation
et prêt réseau
Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB
2022 2023
Stratégie de conservation partagée
Groupe d’experts GG
Groupe des répondants GG
2022-2023
Analyse
des collections
Protocole d’entente sur le
Programme de conservation
partagée des collections
imprimées
Analyse d'affaires pour
la conversation partagée
des collections
Groupe de travail sur la
conservation des collections
Groupe de travail sur la
conservation des collections
Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB
2022 2023
Soutien au libre accès et à la science ouverte
2022-2023
Passerelle OJS/Érudit
pour les revues
savantes québécoises
Offre de service pour le
soutien pour les services des
bibliothèques aux revues
savantes
Fonds de soutien à la publication
de monographies savantes en
libre accès avec les presses
universitaires québécoises
Comité de soutien
aux revues savantes
Groupe de travail
Élargissement de l’offre de service mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2022-2023 du SCB
2022 2023
Soutien à l’enseignement et à l’apprentissage
2022-2023
Service d’édition et de diffusion de
manuels de cours et choix d’une
passerelle de diffusion
Demande de financement –
Service partagé de dépôt de ressources
éducatives libres (REL)
Groupe de travail au soutien à la publication
de manuels de cours libres (GT-PML)
Comité de gestion des opérations du PBUQ
Élargissement de l’offre de service mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2022-2023 du SCB
2022 2023
2022-2023
Service de prêt
libre-service hybride
et RFID
Module GéoPhoto et
Numérisation des photographies
aériennes du MERN et de BAnQ
Diffusion en données liées
et RVMFAST
Implantation de
responsabilité locale
Comités de gouvernance et de
coordination GéoIndex Comité de gouvernance RVM
Le Partenariat, c’est 18 bibliothèques
qui s’organisent, qui créent, qui livrent des projets communs novateurs
au bénéfice des usagers
de la communauté universitaire du Québec.
PBUQ
La collaboration
au cœur
de notre succès
Le PBUQ…
ce sont des projets, des activités, mais, avant tout,
des idées mises de l’avant par des personnes!
Participant(e)s à l’atelier de démarrage du projet de plateforme partagée de services
6 septembre 2018
Un « ADN » de collaboration
Dans un écosystème vivant, vibrant et stimulant !
Comment expliquer la formule du succès
du Partenariat ?
PBUQ 2022 = CCED x 18
X (55 ac + 1 500 E + 18 db + 25 GT
+ 10k hrs + 218 M GT + 10.4 M
+ 322 rcp-cgo + 393 r sc-bib + 10 mes)
Ingrédients de cette formule de succès
• 55 ans de collaboration et d’évolution
• 1500 employé(e)s
• 18 directeurs(-trices) de bibliothèques
• 25 groupes de travail formés de volontaires à même les établissements
• + ou - 218 personnes membres des groupes de travail
• 10 000 heures par année de travail de la part des membres de ces groupes
• 10,4 M$ de subvention pour le projet PPS et les projets de la cartographie
• 322 réunions de comité de pilotage/comité de gestion des opérations
• 393 réunions du Sous-comité des bibliothèques du BCI
Des expertises reconnues au sein du Partenariat
• CAPO : Comité d'amélioration des produits OCLC
• CCC : Conseil consultatif du catalogue collectif de BAC
• CGO : Comité de gestion des opérations du PBUQ
• GCP : Groupe sur la conservation partagée des collections
• CTB : Groupe de travail sur les technologies en bibl.
• DCBU : Développement des collections des bibliothèques
universitaires québécoises
• DEXUS : Découverte et expérience usager
• EDS-PBUQ : Équipe de soutien du PBUQ
• FPPS : Forum de la PPS
• FS-ESLA : Fonds de soutien aux éditions savantes en libre accès
• GDR : Groupe de travail sur la gestion des données de recherche
• GéoIndex : Comités de gouvernance et de coordination
• GTAD : Groupe de travail sur l’accès à la documentation
• GTCOM : Groupe de travail Communications
• GTCC : Conservation des collections
• GTDP : Groupe de travail sur le développement des personnels
• GTTRD : Groupe de travail sur le traitement des ressources
documentaires
• IPAD : Indicateurs de performance et les aide à la décision
• LACÉ : Licences Acquisitions Collections électronique
• PFAN : Programme francophone des autorités de noms
• PML : Publication de manuels libres
• RVM : Comités de gouvernance et de coordination
• SBR : Soutien des bibliothèques aux revues savantes
• SCB : Sous-comité des bibliothèques
5
PBUQ – Outils de
collaboration, de gestion
et de communication
1
2
3
4
Fonction 2
Préservation des documents et accessibilité
Fonction 1
Travail en équipe
Fonction 3
Communication spontanée
Fonction 4
Gestion de projet
Fonction 5
Communications internes et externes
Les outils collaboratifs
Conditions de succès du Partenariat
• Alignement de la vision et des valeurs
• Alignement des objectifs d'affaires
• Gouvernance efficace et des résultats mesurables
• Leadership collaboratif
• Création de valeur
• Planification conjointe des dossiers d'affaires
• Confiance et implication visant les gains mutuels
• Flexibilité transformative
• Compétence collaborative
• État d'esprit collaboratif
Une
nouvelle gouvernance
du Partenariat
Été 2020 – Contexte favorable à une grande réflexion sur l’avenir
Fin de la
subvention
en mars 2023
Création du Comité ad hoc sur la gouvernance
Mandat : Proposer une structure de gestion et de gouvernance du Partenariat
des BUQ en mode opérationnel une fois la subvention échue
Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec
1er septembre 2023 -
Mutualisation au-delà
de la PPS
Intensité et volume
d’affaires élevés
Des missions
différentes entre le
PBUQ et le BCI
Un besoin de
simplification dans
la gestion et la
gouvernance
Manque de capacité du
BCI à soutenir les
activités du PBUQ
Un partenariat organisationnel structurel et pérenne, formellement
constitué, sous le contrôle des établissements est devenu nécessaire.
Balisage
Comment les regroupements
similaires se gouvernent-ils
et fonctionnent-ils?
Septembre 2021 – Rapport d’étape
Scénario 1 : PBUQ formalisé avec un Contrat de service avec le BCI
Scénario 2 : OBNL avec Contrat de service avec un établissement
Scénario 3 : PBUQ formalisé par une Entente avec un établissement mandataire
Sondage
Vision, identité et perspectives
Que souhaitent les directions
des BUQ pour le Partenariat?
Atelier
Directions des BUQ
Quels sont les scénarios
de gouvernance et de
fonctionnement possibles?
Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec
1er septembre 2023 -
Printemps 2021 – Qui sommes-nous? Quelle gouvernance souhaite-t-on?
Comment veut-on fonctionner?
Analyse des possibilités d’avenir – Printemps 2021
1 – BCI+Bulle 2 – OBNL 3 – Entente
• Les BUQ sont liées par une entente.
• Le PBUQ a un lien de gouvernance formel
avec le BCI.
• Les procédures du BCI doivent être en
phase avec les modalités opérationnelles et
permettre d’atteindre les objectifs du
PBUQ.
• Les services administratifs sont fournis par
le BCI.
• Les membres de l’équipe de soutien
(incluant le directeur ou la directrice) ont
un lien d’emploi avec le BCI.
• Le PBUQ a une existence juridique.
• Le PBUQ est autonome dans sa
gouvernance.
• Les modalités opérationnelles sont définies
par les établissements membres (GOO) de
manière autonome.
• Les services administratifs sont fournis par
un établissement ou des entreprises
privées.
• Les membres de l’équipe de soutien
(incluant le directeur ou la directrice) ont
un lien d’emploi avec le PBUQ (l’OBNL).
• Les BUQ sont liées par une entente.
• Le PBUQ a un lien de gouvernance formel
avec un établissement.
• Les modalités opérationnelles doivent être
en conformité avec celles de
l’établissement mandataire.
• Les services administratifs sont fournis par
l’établissement mandataire.
• Les membres de l’équipe de soutien
(incluant le directeur ou la directrice) ont
un lien d’emploi avec l’établissement
mandataire.
3 scénarios possibles
Scénario 2 (OBNL)
• Gouvernance souple et autonome
• Opportunités de développement
• Coûts très raisonnables
Scénario 3 (Entente) – SCENARIO RETENU
• Appui de l’établissement mandataire –L’Université de Montréal (UdeM)
Le scénario 1 (BCI+Bulle) s’écarte des ambitions du PBUQ
• Différence de mission et d’échelle
• Difficulté à se développer
• Nombreux risques
Chantier 1 – Entente avec le mandataire
Pourquoi? Formaliser la relation entre le PBUQ et l’établissement mandataire, l’Université
de Montréal (UdeM)
Quoi? Une entente formelle, signée d’une part par l’UdeM et d’autre part par les
19 membres du PBUQ, qui précise:
- La nature des services offerts par l’UdeM
- Les coûts de ces services
- Les responsabilités prises par l’UdeM au nom du PBUQ
Vers le futur PBUQ : une importante transition
Chantier 2 – Constitution du PBUQ
Pourquoi? Formaliser le PBUQ, sa gouvernance, son fonctionnement.
Quoi? Rédiger et approuver les statuts et règlements du PBUQ, qui contiennent notamment:
- La vision, la mission, les valeurs, les principes directeurs
- Les membres
- Les instances, leur rôle
- Les mécanismes de prise de décision et de financement
Chantier 3 – Fonctionnement
Pourquoi? Établir l’équipe de soutien et le budget de fonctionnement du PBUQ
Quoi? - Descriptions de fonctions des membres de l’équipe de soutien au 1er mai 2023
- Directeur ou directrice du PBUQ
- Budget de fonctionnement 2023-2024
Vers le futur PBUQ: une importante transition
Chantier 4 – Migration
Pourquoi? Transférer les activités et le personnel du PBUQ du BCI vers l’UdeM
Quoi? - Ressources humaines
- Contrats, licences, ententes
- Comptabilité
- Informatique et outils de travail
- Documentation
Quand ? - Migration à terminer pour septembre 2023
Assemblée des membres
Vice-recteurs(-trices) responsables des bibliothèques
Prise de décision
Opérations
Vers le futur PBUQ : une nouvelle gouvernance
Comité de direction
Directeurs(-trices) des bibliothèques
Comité de gestion des opérations
Quelques directeurs(-trices) des BUQ et directeur(-trice) PBUQ
Équipe de soutien
Direction du PBUQ
Comités et Groupes de travail Inter-établissements
Directeur(-trice) du PBUQ
Technicien(ne)
en
documentation
Technicien(ne)
en
administration
Coordonnateur
(-trice) de
projets
Responsable
des achats
en commun
Analyste
d’affaire/
Gestionnaire
de projets
Gestionnaire
de produits
Comité de direction
du PBUQ
Responsable
administratif
Le futur PBUQ : une solide équipe de soutien
Coordonnateur(-trice)
principal(e)
Transition, héritage du BCI, gestion de changement
• Enjeux légaux et humains du transfert des activités, services et ressources au
mandataire (l’UdeM)
• Taille et diversité des établissements –Processus de prise de décision et poids des
établissements
• Gouvernance en partie imposée
• Risque de la double ligne hiérarchique (PBUQ – BCI)
• Gestion de changement avec les équipes locales pour s’assurer du confort de tous à
suivre un véhicule rapide qui a bouleversé les façons de faire
• Capacité d’accepter de parler aux différentes instances d’une seule voix en priorisant
l’intérêt commun
Des défis de transition…
En adéquation avec les besoins du PBUQ :
• Mise en place d’une nouvelle équipe de soutien permanente avec une direction générale
• Nouvelles orientations stratégiques 2024-2027
• Plus de marge de manœuvre pour le développement du partenariat
• Une plus grande agilité opérationnelle et administrative permettant de se centrer sur les services
• Un contexte favorable à la croissance et à l’évolution des activités et services mutualisés
• Une plus grande capacité à prendre des décisions et à initier des projets pour des services
mutualisés
• Une gestion matricielle, avec une approche décentralisée, misant sur les expertises dans les
établissements
• Une meilleure gestion du risque par la mise en commun, la collaboration et le partage
Le PBUQ, une position commune, une seule voix, qui a offert à la tribune des BUQ de
démontrer que toute action de concertation comme la nôtre, est une forme singulière et
engageante de plaidoyer pour les bibliothèques, en démontrant leur pertinence, leur efficacité
et leur impact.
Des leviers de développement à haut potentiel
Merci de votre attention.
Questions?

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Un nouveau partenariat pour les bibliothèques universitaires du Québec, Loubna GHAOUTI

  • 1. La création du Partenariat : un nouveau chapitre des BUQ s’écrit AIFBD – 16 août 2023 Loubna Ghaouti, Vice-présidente du PBUQ Directrice de la Bibliothèque Université Laval
  • 2. Bilan des réalisations et des dossiers en cours du Partenariat
  • 3. Collaborer pour se dépasser Notre partenariat: des fondements solides! Valoriser les engagements institutionnels durables Les usagers au cœur des décisions Réconcilier l’intérêt institutionnel et l’intérêt collectif Collaboration • Confiance • Audace • Engagement
  • 4. Projet dans lequel il était esquissé : • une cartographie de systèmes types; • une offre de services mutualisée; • le potentiel d’une stratégie de conservation partagée; comme retombées éventuelles de la réalisation de ce projet. Un guichet unique • Bilingue • Offrant une expérience usager enrichie, conviviale et efficace Une plateforme partagée • Reposant sur l’utilisation des technologies émergentes • Ouvrant la voie à la création d’un environnement véritablement multilingue Une infrastructure collective • Intégrant plusieurs systèmes périphériques • Permettant une mutualisation progressive de certains processus et services Un accès simplifié • Aux collections imprimées • À la constitution progressive d’une collection numérique Plateforme partagée de services : la vision du projet initial (2015-2017)
  • 5. Réalisation des trois axes des orientations stratégiques 2017-2020 du Sous-comité des bibliothèques (SCB) et amorce d’une démarche collective pour identifier les éléments de la cartographie à déployer 2019 2020 2019-2020 Gestion des données de recherche Données géospatiales Plateforme partagée de services GDR – GT sur la gestion des données de recherche Comités de gouvernance et de coordination GéoIndex Répondants locaux PPS DEXUS – Interface usager GTAD – Accès à la documentation LACÉ – Licences Acquisition Collections Électroniques
  • 6. Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB Achat en commun Découvrabilité DCBU – Développement des collections Comité de gouvernance RVM Répondants locaux PPS DEXUS – Interface usager Implantation de responsabilité locale PFAN Programme francophone des autorités de noms Comité directeur Comité des normes du PFAN 2020-2021 2020 2021
  • 7. Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB 2020 2022 Développement d’un outil de visualisation et d’exploitation des données statistiques des BUQ Mise en valeur des ressources et services, collaboration IPAD – Indicateurs de performance et les aides à la décision Implantation de responsabilité locale 2020-2022 LibGuides Gestion de places et des espaces Implantation de responsabilité locale LibCal Prêt entre bibliothèques (PEB) Répondants locaux PPS GTAD – Accès à la documentation et ses sous-groupes : Développement, Tipasa et Implantation et prêt réseau
  • 8. Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB 2022 2023 Stratégie de conservation partagée Groupe d’experts GG Groupe des répondants GG 2022-2023 Analyse des collections Protocole d’entente sur le Programme de conservation partagée des collections imprimées Analyse d'affaires pour la conversation partagée des collections Groupe de travail sur la conservation des collections Groupe de travail sur la conservation des collections
  • 9. Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB 2022 2023 Soutien au libre accès et à la science ouverte 2022-2023 Passerelle OJS/Érudit pour les revues savantes québécoises Offre de service pour le soutien pour les services des bibliothèques aux revues savantes Fonds de soutien à la publication de monographies savantes en libre accès avec les presses universitaires québécoises Comité de soutien aux revues savantes Groupe de travail
  • 10. Élargissement de l’offre de service mutualisée en concordance avec les orientations stratégiques 2022-2023 du SCB 2022 2023 Soutien à l’enseignement et à l’apprentissage 2022-2023 Service d’édition et de diffusion de manuels de cours et choix d’une passerelle de diffusion Demande de financement – Service partagé de dépôt de ressources éducatives libres (REL) Groupe de travail au soutien à la publication de manuels de cours libres (GT-PML) Comité de gestion des opérations du PBUQ
  • 11. Élargissement de l’offre de service mutualisée en concordance avec les orientations stratégiques 2022-2023 du SCB 2022 2023 2022-2023 Service de prêt libre-service hybride et RFID Module GéoPhoto et Numérisation des photographies aériennes du MERN et de BAnQ Diffusion en données liées et RVMFAST Implantation de responsabilité locale Comités de gouvernance et de coordination GéoIndex Comité de gouvernance RVM
  • 12. Le Partenariat, c’est 18 bibliothèques qui s’organisent, qui créent, qui livrent des projets communs novateurs au bénéfice des usagers de la communauté universitaire du Québec. PBUQ
  • 14. Le PBUQ… ce sont des projets, des activités, mais, avant tout, des idées mises de l’avant par des personnes! Participant(e)s à l’atelier de démarrage du projet de plateforme partagée de services 6 septembre 2018
  • 15. Un « ADN » de collaboration Dans un écosystème vivant, vibrant et stimulant !
  • 16. Comment expliquer la formule du succès du Partenariat ? PBUQ 2022 = CCED x 18 X (55 ac + 1 500 E + 18 db + 25 GT + 10k hrs + 218 M GT + 10.4 M + 322 rcp-cgo + 393 r sc-bib + 10 mes)
  • 17. Ingrédients de cette formule de succès • 55 ans de collaboration et d’évolution • 1500 employé(e)s • 18 directeurs(-trices) de bibliothèques • 25 groupes de travail formés de volontaires à même les établissements • + ou - 218 personnes membres des groupes de travail • 10 000 heures par année de travail de la part des membres de ces groupes • 10,4 M$ de subvention pour le projet PPS et les projets de la cartographie • 322 réunions de comité de pilotage/comité de gestion des opérations • 393 réunions du Sous-comité des bibliothèques du BCI
  • 18. Des expertises reconnues au sein du Partenariat • CAPO : Comité d'amélioration des produits OCLC • CCC : Conseil consultatif du catalogue collectif de BAC • CGO : Comité de gestion des opérations du PBUQ • GCP : Groupe sur la conservation partagée des collections • CTB : Groupe de travail sur les technologies en bibl. • DCBU : Développement des collections des bibliothèques universitaires québécoises • DEXUS : Découverte et expérience usager • EDS-PBUQ : Équipe de soutien du PBUQ • FPPS : Forum de la PPS • FS-ESLA : Fonds de soutien aux éditions savantes en libre accès • GDR : Groupe de travail sur la gestion des données de recherche • GéoIndex : Comités de gouvernance et de coordination • GTAD : Groupe de travail sur l’accès à la documentation • GTCOM : Groupe de travail Communications • GTCC : Conservation des collections • GTDP : Groupe de travail sur le développement des personnels • GTTRD : Groupe de travail sur le traitement des ressources documentaires • IPAD : Indicateurs de performance et les aide à la décision • LACÉ : Licences Acquisitions Collections électronique • PFAN : Programme francophone des autorités de noms • PML : Publication de manuels libres • RVM : Comités de gouvernance et de coordination • SBR : Soutien des bibliothèques aux revues savantes • SCB : Sous-comité des bibliothèques
  • 19. 5 PBUQ – Outils de collaboration, de gestion et de communication 1 2 3 4 Fonction 2 Préservation des documents et accessibilité Fonction 1 Travail en équipe Fonction 3 Communication spontanée Fonction 4 Gestion de projet Fonction 5 Communications internes et externes Les outils collaboratifs
  • 20. Conditions de succès du Partenariat • Alignement de la vision et des valeurs • Alignement des objectifs d'affaires • Gouvernance efficace et des résultats mesurables • Leadership collaboratif • Création de valeur • Planification conjointe des dossiers d'affaires • Confiance et implication visant les gains mutuels • Flexibilité transformative • Compétence collaborative • État d'esprit collaboratif
  • 22. Été 2020 – Contexte favorable à une grande réflexion sur l’avenir Fin de la subvention en mars 2023 Création du Comité ad hoc sur la gouvernance Mandat : Proposer une structure de gestion et de gouvernance du Partenariat des BUQ en mode opérationnel une fois la subvention échue Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec 1er septembre 2023 - Mutualisation au-delà de la PPS Intensité et volume d’affaires élevés Des missions différentes entre le PBUQ et le BCI Un besoin de simplification dans la gestion et la gouvernance Manque de capacité du BCI à soutenir les activités du PBUQ Un partenariat organisationnel structurel et pérenne, formellement constitué, sous le contrôle des établissements est devenu nécessaire.
  • 23. Balisage Comment les regroupements similaires se gouvernent-ils et fonctionnent-ils? Septembre 2021 – Rapport d’étape Scénario 1 : PBUQ formalisé avec un Contrat de service avec le BCI Scénario 2 : OBNL avec Contrat de service avec un établissement Scénario 3 : PBUQ formalisé par une Entente avec un établissement mandataire Sondage Vision, identité et perspectives Que souhaitent les directions des BUQ pour le Partenariat? Atelier Directions des BUQ Quels sont les scénarios de gouvernance et de fonctionnement possibles? Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec 1er septembre 2023 - Printemps 2021 – Qui sommes-nous? Quelle gouvernance souhaite-t-on? Comment veut-on fonctionner?
  • 24. Analyse des possibilités d’avenir – Printemps 2021 1 – BCI+Bulle 2 – OBNL 3 – Entente • Les BUQ sont liées par une entente. • Le PBUQ a un lien de gouvernance formel avec le BCI. • Les procédures du BCI doivent être en phase avec les modalités opérationnelles et permettre d’atteindre les objectifs du PBUQ. • Les services administratifs sont fournis par le BCI. • Les membres de l’équipe de soutien (incluant le directeur ou la directrice) ont un lien d’emploi avec le BCI. • Le PBUQ a une existence juridique. • Le PBUQ est autonome dans sa gouvernance. • Les modalités opérationnelles sont définies par les établissements membres (GOO) de manière autonome. • Les services administratifs sont fournis par un établissement ou des entreprises privées. • Les membres de l’équipe de soutien (incluant le directeur ou la directrice) ont un lien d’emploi avec le PBUQ (l’OBNL). • Les BUQ sont liées par une entente. • Le PBUQ a un lien de gouvernance formel avec un établissement. • Les modalités opérationnelles doivent être en conformité avec celles de l’établissement mandataire. • Les services administratifs sont fournis par l’établissement mandataire. • Les membres de l’équipe de soutien (incluant le directeur ou la directrice) ont un lien d’emploi avec l’établissement mandataire.
  • 25. 3 scénarios possibles Scénario 2 (OBNL) • Gouvernance souple et autonome • Opportunités de développement • Coûts très raisonnables Scénario 3 (Entente) – SCENARIO RETENU • Appui de l’établissement mandataire –L’Université de Montréal (UdeM) Le scénario 1 (BCI+Bulle) s’écarte des ambitions du PBUQ • Différence de mission et d’échelle • Difficulté à se développer • Nombreux risques
  • 26. Chantier 1 – Entente avec le mandataire Pourquoi? Formaliser la relation entre le PBUQ et l’établissement mandataire, l’Université de Montréal (UdeM) Quoi? Une entente formelle, signée d’une part par l’UdeM et d’autre part par les 19 membres du PBUQ, qui précise: - La nature des services offerts par l’UdeM - Les coûts de ces services - Les responsabilités prises par l’UdeM au nom du PBUQ Vers le futur PBUQ : une importante transition Chantier 2 – Constitution du PBUQ Pourquoi? Formaliser le PBUQ, sa gouvernance, son fonctionnement. Quoi? Rédiger et approuver les statuts et règlements du PBUQ, qui contiennent notamment: - La vision, la mission, les valeurs, les principes directeurs - Les membres - Les instances, leur rôle - Les mécanismes de prise de décision et de financement
  • 27. Chantier 3 – Fonctionnement Pourquoi? Établir l’équipe de soutien et le budget de fonctionnement du PBUQ Quoi? - Descriptions de fonctions des membres de l’équipe de soutien au 1er mai 2023 - Directeur ou directrice du PBUQ - Budget de fonctionnement 2023-2024 Vers le futur PBUQ: une importante transition Chantier 4 – Migration Pourquoi? Transférer les activités et le personnel du PBUQ du BCI vers l’UdeM Quoi? - Ressources humaines - Contrats, licences, ententes - Comptabilité - Informatique et outils de travail - Documentation Quand ? - Migration à terminer pour septembre 2023
  • 28. Assemblée des membres Vice-recteurs(-trices) responsables des bibliothèques Prise de décision Opérations Vers le futur PBUQ : une nouvelle gouvernance Comité de direction Directeurs(-trices) des bibliothèques Comité de gestion des opérations Quelques directeurs(-trices) des BUQ et directeur(-trice) PBUQ Équipe de soutien Direction du PBUQ Comités et Groupes de travail Inter-établissements
  • 29. Directeur(-trice) du PBUQ Technicien(ne) en documentation Technicien(ne) en administration Coordonnateur (-trice) de projets Responsable des achats en commun Analyste d’affaire/ Gestionnaire de projets Gestionnaire de produits Comité de direction du PBUQ Responsable administratif Le futur PBUQ : une solide équipe de soutien Coordonnateur(-trice) principal(e)
  • 30. Transition, héritage du BCI, gestion de changement • Enjeux légaux et humains du transfert des activités, services et ressources au mandataire (l’UdeM) • Taille et diversité des établissements –Processus de prise de décision et poids des établissements • Gouvernance en partie imposée • Risque de la double ligne hiérarchique (PBUQ – BCI) • Gestion de changement avec les équipes locales pour s’assurer du confort de tous à suivre un véhicule rapide qui a bouleversé les façons de faire • Capacité d’accepter de parler aux différentes instances d’une seule voix en priorisant l’intérêt commun Des défis de transition…
  • 31. En adéquation avec les besoins du PBUQ : • Mise en place d’une nouvelle équipe de soutien permanente avec une direction générale • Nouvelles orientations stratégiques 2024-2027 • Plus de marge de manœuvre pour le développement du partenariat • Une plus grande agilité opérationnelle et administrative permettant de se centrer sur les services • Un contexte favorable à la croissance et à l’évolution des activités et services mutualisés • Une plus grande capacité à prendre des décisions et à initier des projets pour des services mutualisés • Une gestion matricielle, avec une approche décentralisée, misant sur les expertises dans les établissements • Une meilleure gestion du risque par la mise en commun, la collaboration et le partage Le PBUQ, une position commune, une seule voix, qui a offert à la tribune des BUQ de démontrer que toute action de concertation comme la nôtre, est une forme singulière et engageante de plaidoyer pour les bibliothèques, en démontrant leur pertinence, leur efficacité et leur impact. Des leviers de développement à haut potentiel
  • 32. Merci de votre attention. Questions?

Notes de l'éditeur

  1. Calculé jusqu’au mois de mai
  2. Une gestion matricielle, avec une approche décentralisée, misant sur les expertises dans les établissements;
  3. Après 55 ans, le sous-comité des bibliothèques quitte le BCI et forme le Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec (PBUQ) ELEMENTS DECLENCHEURS Plusieurs éléments déclencheurs ont pavé le chemin de la réflexion vers cette révision de la structure de gestion et de gouvernance du PBUQ. De manière globale, la situation actuelle ne répond plus aux besoins présents et futurs du partenariat. Le PBUQ d’aujourd’hui est à l’étroit au sein de la structure intégrée au BCI, avec une capacité limitée en regard de l'augmentation de son volume d’activités, des procédures inadaptées pour ses besoins et une gouvernance double compte tenu de son évolution stratégique et opérationnelle.   INTENSITE Les activités du PBUQ sont sur une lancée fulgurante, des développements majeurs ont eu lieu depuis les 5 dernières années. Le total de la valeur financière des activités et services collaboratifs du PBUQ a crû significativement, il s’élève aujourd’hui à plus de 18 millions de dollars par année, un budget provenant des  cotisations des bibliothèques et de la subvention du MES qui prendra fin en 2023.  Le PBUQ continuera à progresser avec des projets de  mutualisation d’achats, de services et de développements technologiques, qui donneront  lieu à une offre de services pérenne. Il ne s’agit donc pas d’une évolution éphémère, mais d'une vision de développement et de déploiement à long terme.  Avec l’intensité et le volume d'affaires élevés du PBUQ et le degré sans précédent de mise en commun,  les moyens de soutien du BCI sont de plus en  plus limités et il devient nécessaire de revoir la structure de gestion et de gouvernance afin de se doter des moyens et des leviers nécessaires pour réaliser cette vision d’avenir.  Des missions différentes entre le PBUQ et le BCI Il apparaît assez rapidement au partenariat une certaine inadéquation de mission entre le PBUQ et le BCI. Fondamentalement, leurs missions diffèrent et cette différence a été fortement mise en exergue, encore plus, depuis les dernières années avec l'augmentation du volume des activités. Concertation, est le maître mot du BCI, mutualisation est celui du PBUQ : le PBUQ est une unité très opérationnelle dans un univers consultatif et d'échange. Il permet la mutualisation de services des bibliothèques universitaires du Québec. Il a donc un important volet opérationnel, alors que le BCI est organisme centré sur la concertation, un forum d’échanges, avec  un volet opérationnel mineur par rapport à sa mission première. Étant imputable des services rendus à la communauté universitaire du Québec, le niveau de collaboration et de mutualisation du PBUQ commande une structure formelle, pérenne et plus autonome. Les BUQ doivent pouvoir compter sur un niveau d’autonomie équivalent à celui qu’ils occupent dans leurs établissements étant donné que ce mandat de livraison de services fait déjà partie de leurs responsabilités et de la délégation qu’il leur ait octroyée dans leur institution. Le PBUQ devient cet organe stratégique de développement et le bras opératoire pour les services mutualisés. Il est ainsi nécessaire de se doter des moyens conséquents et faire évoluer la structure qui permettra aux directions des bibliothèques d'opérer avec agilité et reddition dans le cadre légitime de leurs responsabilités. Un besoin de simplification dans la gestion et la gouvernance  Dans cet écosystème où les BUQ ont un volume d'affaires imposant de 18 millions de dollars, une offre opérationnelle délocalisée et régulière, des projets de développement, la gestion d’une équipe à temps complet, la concertation avec 19 directions de bibliothèques et plus de 200 membres impliqués dans les comités et groupes de travail, un des facteurs de succès sine qua none de cette entreprise réside en la mise en place d’une direction forte et claire du PBUQ. De par la structure organisationnelle et décisionnelle du BCI, le SCB maintient des liens avec plusieurs tables et comités. Ces liens étroits et soutenus se sont certes avérés déterminants et nécessaires dans le cheminement du projet et du partenariat, mais énergivores en termes de charge de travail et de délais. Le circuit de prise de décisions étant plus plus long, le SCB  doit faire des présentations plus fréquentes à plusieurs instances (affaires académiques, recherche, affaires administratives, comité exécutif et conseil d’administration), impliquant plusieurs validations. Ce contexte de double hiérarchie et de structures parallèles nécessite le déploiement d’importants efforts répétés par les directions des BUQ, au sein de leur établissement et du BCI.