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Travailler en équipe avec Teams

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Travailler en équipe avec
Microsoft Teams
Conférence Web Grégoire ARIBAUT
3 octobre 2019
1. L’interface de Microsoft Teams
2. Installer Teams sur son ordinateur, son téléphone ou en ligne
3. Créer et gérer un équipe
4. Créer, gérer et suivre les conversations
5. Héberger des fichiers (travail d’équipe ou doc perso)
Travailler en équipe
avec Teams
Faciliter la collaboration à l’aide des
conversations - canaux - réunions et
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Le travail d’équipe
Porte ouverte à plusieurs stratégie d’apprentissage
(social, inversé, etc.)
Participant.s
Animateur
Scribe
Secrétaire
Coopératif
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L’interfaceTeams
1
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Capture écran du canal Conférence Web de l’équipe Formation Teams
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Travailler en équipe avec Teams

  • 1. Travailler en équipe avec Microsoft Teams Conférence Web Grégoire ARIBAUT 3 octobre 2019
  • 2. 1. L’interface de Microsoft Teams 2. Installer Teams sur son ordinateur, son téléphone ou en ligne 3. Créer et gérer un équipe 4. Créer, gérer et suivre les conversations 5. Héberger des fichiers (travail d’équipe ou doc perso) Travailler en équipe avec Teams Faciliter la collaboration à l’aide des conversations - canaux - réunions et l’hébergement de fichiers.
  • 3. Le travail d’équipe Porte ouverte à plusieurs stratégie d’apprentissage (social, inversé, etc.) Participant.s Animateur Scribe Secrétaire Coopératif Collaboratif
  • 4. L’interfaceTeams 1 2 3 4 5 Capture écran du canal Conférence Web de l’équipe Formation Teams 1 2 Actif 1er accès
  • 5. Choisir son environnement Installez Teams sur votre ordinateur ou votre téléphone Télécharger Teams Utiliser l’app. web
  • 6. Vous ne pouvez pas installer Teams? Collaborez en ligne! Mise en route
  • 7. Activer les cookies Ne pas bloquer les cookies tiers pour autoriser les sites internet tiers d'enregistrer et de lire les données des cookies. Pour ouvrir l’application Web, vous devez modifier les paramètres de votre navigateur afin d’autoriser les témoins tiers. Tutoriel
  • 8. Activer son compte sur Teams S’inscrire sur Teams pour activer son compte utilisateur. Vous n'utilisez pas encore Teams, mais vous pouvez le configurer pour votre organisation. Inscrivez-vous gratuitement S’inscrire sur Teams
  • 9. Former son équipe Créer son espace pour le travail en équipe
  • 10. L’équipe Ajouter membre Modification de l’équipe Inviter un nouveau membre Joindre/créer une nouvelle équipe Quitter l’équipe
  • 11. Permet d’ajouter un participant immédiatement au groupe de travail. Propose à vos contacts de rejoindre votre groupe. L’option Demandes en attente vous permet de voir qui a accepté ou qui à refusé votre invitation. Ajouter / inviter un membre Inviter des contacts Ajouter un membre
  • 14. Gérer les demandes ● Si le lien vers une équipe privée est communiqué, les demandes doivent être validées par le propriétaire. ● Attention, dans le cas des liens de canal, il faut déjà faire partie de l’équipe pour que le lien fonctionne.
  • 15. Rejoindre une équipe Donnez le code de votre équipe pour permettre à vos étudiants de la rejoindre avec leur compte personnel sans avoir besoin de les inviter.
  • 19. Gérer les membres de l’équipe Permettre à un membre de l’équipe de modérer et/ou rédiger des messages selon la configuration du canal
  • 20. Création du bloc- note pour l’équipe Une fois que Teams a créé votre bloc- note pour la classe, chaque étudiant a accès à sa version pour sa prise de notes. Configurer les sections dans l’espace privé de chaque étudiant
  • 21. Configurer un bloc-note OneNote Les étudiants ont accès à un espace privé pour les notes et favoriser la collaboration * ● Bloc-note vide ● A partir du contenu d’un bloc-notes existant Attention, le Bloc-note des canaux peut ne pas offrir les mêmes options que celui du canal principal.
  • 22. Grégoire Nom_Etudiant #1 Nom_Etudiant #2 _Espace de collab ... _Bibliothèque de ... Proposer des travaux d’équipe Bienvenue + Espace de collaboration Les notes d’équipe sont stockées ici pour que tout le monde puisse les consulter. Tous les canaux disposent de sections ici. Bibliothèque de contenu Blocs-notes d’étudiant L’enseignant peut modifier le contenu L’étudiant peut modifier le contenu. Bienvenue Nom_Etudiant #3
  • 23. Diffuser des notes de cours, tutoriels et autres instructions pour le projet Espace de collaboration Bibliothèque de contenu Publiez des supports de cours à destination des élèves. Blocs-notes d’étudiant L’enseignant peut modifier le contenu L’étudiant peut uniquement afficher le contenu. Note de réunion Utilisation de l’espace Ressources partagées Initiative _Bibliothèque de ... Bienvenue Conférence web - date
  • 24. Espace de contenu en privé Espace de collaboration Bibliothèque de contenu Blocs-notes d’étudiant Un espace privé pour chaque élève. L’enseignant peut consulter le contenu L’étudiant peut modifier son contenu mais ne peut pas afficher les blocs-notes des autres étudiants. Grégoire Nom_Etudiant #1 Nom_Etudiant #2 _Espace de collab ... _Bibliothèque de ... Bienvenue Nom_Etudiant #3
  • 26. Capture écran de la version web de l’application. Dans l’application locale, l’option de partage d’écran est disponible une fois la réunion ouverte. 1 2 Visioconférence Téléphone Partage d’écran (+visioconférence)
  • 27. Les réunions Le partage d’écran est disponible depuis le fil de conversations ou la réunion une fois ouverte. Réunions et partage d’écran
  • 28. Les formats de communication 1. Format a. Conversation b. Annonce 2. Acteurs (actifs) a. Toute l’équipe b. Les modérateurs Note : Dans tous les cas, toute l’équipe peut lire le message. !
  • 29. Cliquer sur pour afficher les options de mises en forme et l’indicateur qui permet d’identifier un message comme important : Mettre en forme
  • 30. Les notifications Activer les notification permet d’être alerté pour toutes les réponses à ce message. Même si les notifications ne sont pas activées pour ce message, vous recevez une alerte dès qu’un membre du groupe vous @mentionne.
  • 31. Fil des conversations 3 niveaux d’alertes sont disponibles : Equipe > Onglet conversation 2 niveaux, le message est (ou n’est pas) important Les niveaux d’alertes Attention, vérifier dans quel écran vous êtes
  • 32. Les indicateurs de suivi Vous venez de rejoindre l’équipe ! Activité Conversation Equipes Devoirs Calendrier Fichiers Modules... 2 3 @ @ 2 @ 5 1 @ @ @ 2 1 1 @ Indique le nombre d’éléments de communication/collaboration qui vous sont adressés et que vous n’avez pas encore consultés. Indique que vous avez été mentionné dans un ou plusieurs messages. ☛ L’indicateur connexe à l’activité fait la somme de tous les autres.
  • 33. Adobe Connect ou Zoom permettent d’enregistrer le flux vidéo des réunions. La version éducative de Teams ne le permet pas. Les réunions Cliquer ici pour créer une conférence web Cliquer ici pour rejoindre la conférence web
  • 34. Calendrier Créer des réunions dans Teams et inviter les membres du groupe pour mettre à jour leur agenda Outlook. La réunion se retrouve également dans le flux d’activité ● de l’équipe ou ● du canal (si spécifié dans l’événement)
  • 35. Fichiers Modifier dans Teams et Ouvrir dans le navigateur permettent de travailler de manière collaborative en temps réel (simultané). Vous n’avez pas besoin d’installer Office 365 sur votre ordinateur. Ouvrir l’application de bureau permet de continuer à travailler sur le fichier sans connexion internet mais ne permet pas de travailler en simultané. Le fichier mis à jour génère une nouvelle version qui écrase l’ancienne. Au besoin, cliquer sur … permet de ↓ télécharger le fichier pour en faire une nouvelle version sans écraser la précédente. Consulter et/ou modifier tout type de fichier Office 365 Nom_du_fichier Vous pouvez télécharger Office 365 et activer votre compte OneDrive à partir de votre compte UdeM.
  • 36. Google Drive Teams est connecté à OneDrive, mais au besoin vous pouvez intégrer Google Drive et n’importe quelle autre solution dans votre équipe Teams : Les onglets : OneDrive vs Google Drive
  • 37. L’analytique Récapitulatif 10 400 Nombre total Nombre total de d’utilisateurs messages L’activité dans son équipe*
  • 38. Merci ! Avez-vous des questions? Pour aller plus loin, 1. Rejoignez l’équipe Gr - Formation Teams 2. Inscrivez-vous à l’atelier (en salle)

Notes de l'éditeur

  1. Dans cet atelier nous allons voir comment faciliter le travail en équipe des étudiants avec Tim point nous allons voir dans les écrans qui suivent 5 outils que nous propose teens : le fil des conversations virgule les canaux virgule les réunions qu'il est possible d'organiser directement avec la plate-forme et l'hébergement de fichiers point thymus fait partie du pack Microsoft et s'appuie donc sur onedrive mais nous allons voir qu'il est également possible de connecter n'importe quel autre plate-forme Cloud et notamment Google Drive pour ceux qui ont l'habitude de travailler avec eux qui ne peuvent pas travailler avec onedrive. la science va se décomposer en quatre temps : nous allons tout d'abord découvrir et nous familiariser avec interface, je vais également abordé quelques points en lien avec l'installation de Sims sur l'ordinateur et notamment la distinction entre la version logiciel qui s'installe sur l'ordinateur est la version en ligne avec laquelle il est également possible de travailler nous allons ensuite voir comment créer et gérer une équipe avant de poursuivre sur les conversations et toutes les astuces et bonnes pratiques pour favoriser les échanges en ligne nous terminerons avec la gestion des fichiers pour favoriser le travail en équipe mais également permettre de créer des espaces personnels pour permettre à l'étudiant de suivre un projet
  2. Comme vous allez le voir, Teams est un facilitateur certain pour les pédagogies actives comme l’Apprentissage par groupe ; il est possible d’aller jusqu’à penser à la classe inversée ou encore les modèles d’apprentissage social. Dans cette séance, nous allons nous limiter au travail d’équipe que doivent réaliser vos étudiants. Vos actions pédagogiques mettent alors l'accent sur le groupe et son fonctionnement ; pour cela, les travaux d’équipe avec Teams ont besoin : un objectif précis, une structure bien définie une implication de l’enseignant (optionnel selon le contexte), Teams permet plusieurs niveaux d’autonomie : plus ou moins forte jusqu’à l'autogestion le groupe peut définir lui-même : ses objectifs les moyens de les atteindre, la stratégie à adopter, les rôles et responsabilités de chacun = mode de fonctionnement participant animateur (gardien du temps, de l’ordre du jour) secrétaire (retranscrit la pensée des participants, note les mot-clés etc.) scribe (fait les compte-rendu à partir des notes du secrétaire) >>> scribe et secrétaire peuvent être le même étudiant jusqu’à identifier le champion (leader) qui sera le porte parole du groupe > le scribe Le rôle de l’enseignant est moins axées sur le contenu et plus sur les mécanismes et les comportements à développer à travers le travail d’équipe qui se traduit par la production d’un rendu (eg. un devoir à remettre dans Studium). Pour aller plus loin… Le travail d’équipe réalisé avec Teams peut donner lieu à une séance de conclusion = "debriefing" qui permet d’extérioriser le ressenti des étudiants et d'en tirer des enseignements pour la suite - pour les étudiants eux-même et pour l’enseignant qui pourra alors ajuster l’organisation des prochains travaux d’équipe.
  3. Avant de commencer, nous allons commencer par une visite rapide de l’écran marge de gauche : Activité > consulter les flux Conversation > suivre les échanges de groupe et privés Equipe > consulter tout ce qui se passe dans l’équipe : conversations de groupe - fichiers - etc. (ref. onglets) Calendrier > consulter votre calendrier et créer des réunions pour inviter les membres de l’équipe (mise à jour de leur agenda) Fichiers > stockage des documents de l’équipe Gestion de l'équipe Les canaux Les onglets Les conversations à la première connexion, personnalisez comment les autres membres de l’équipe vous voient dans Teams : nom photo
  4. Tim c'est un outil qui peut être aussi bien installé sur un ordinateur en ligne mais il est également possible de travailler avec une tablette ou un téléphone. pour tous qui est utilisation sur un appareil il suffit de télécharger le logiciel ou l'application sur les plates-formes dédiées. Pour ceux qui veulent installer sur un appareil comme l'ordinateur une tablette ou un téléphone rappelez-vous que Microsoft teams fait partie de Microsoft Office j'ai donc offert à tous les employés et tous les étudiants de l'Université de Montréal. pour le télécharger il suffit d'aller sur le site de la Logitech de l'université.
  5. pour l'utilisation de l'application Web aucune installation n'est requise on va voir dans l'écran suivant il y a toutefois quelques réglages à configurer pour pouvoir travailler. la plus-value de travailler sur la version en ligne et qu'il est possible de récupérer ses espaces tahdir cd key steam de n'importe où qu'on soit sur son ordinateur son téléphone ou même un ordinateur qui ne sera pas le sien.
  6. Une précision pour l'utilisation de la version en ligne votre navigateur Internet va vous demander d'activer les cookies et notamment les cookies tiers ta de Microsoft teams. les cookies sont en réalité des données qui permettent aux navigateurs de se souvenir qui vous êtes, ils sont indispensables pour travailler avec la plate-forme car ils vont lui permettre de retenir si vous êtes et surtout les réglages de configuration que vous aurez saisie en ligne.
  7. Team c'est fourni avec le pack Microsoft Office qui est offert à tous les employés tous les étudiants de l'université mais pour une 1re connexion il va être indispensable de s'inscrire pour activer son compte.
  8. Qui dit travail en équipe d'y travailler à plusieurs cela implique qu'une fois que vous avez activé votre comptine vous allez devoir inviter des personnes à collaborer dans votre équipe. dès que vous avez terminé l'installation de Steam où que vous vous êtes connecté en ligne la 1re fois un des 1er écran qui vous est proposé et celui affiché ici qui vous donne le lien de votre équipe team. tout ce qui cliqueront sur le lien seront automatiquement rajouter à votre équipe et vous pourrez commencer à travailler ensemble.
  9. note : les étudiants ont 9 mois pour utiliser une équipe, si inactive les TI efface l’équipe.
  10. Lorsque vous cliquez sur le bouton gérer votre équipe l'écran central change pour afficher les onglet membre canaux paramètres et applications point c'est le 1re anglais membre qui va vous permettre de gérer les personnes actives dans votre équipe comme en ajouter de nouvelles leur attribuer un rôle propriétaire ou participant.
  11. Teens propose plusieurs options pour créer des équipes. j'ai tout d'abord possible en créer des privés où seules les personnes que vous avez invités sont capable de rejoindre l'équipe mais il y a également des équipes publiques qu'il est possible de rejoindre uniquement si on possède le lien URL de l'équipe point pour créer des équipes il y a deux scénarios possibles : soit je créer une équipe à partir de rien soit j'ai déjà créé une équipe pour laquelle j'ai configurer plusieurs affaires que je souhaite pouvoir dupliquer dans une nouvelle équipe. ce 2e scénario est très intéressant lorsqu'on a créé une équipe avec une structure et un modèle d'affaires qui fonctionne très bien qu'on soit pouvoir dupliquer pour un nouveau projet c’est à dire nouveau travail d'équipe. vous le verrez lorsqu'on abordera les onglets et notamment les canaux être en mesure de dupliquer une équipe peut s'avérer être un vrai gain de temps par la suite.
  12. cet écran connexe à l'anglais membre également vous permettre de suivre ce qu'ils se sont déjà connecté dans votre équipe et ceux qui ne l'ont pas encore fait vous pourrez ainsi être en mesure de les relancer pour qu'il rejoigne votre équipe.
  13. Il est peu probable que vous ayez un jour à faire à 7 écrans mais si vous avez crée une équipe privée et que quelqu'un a pu récupérer le lien URL de votre équipe il ne pourra pas tout de suite se connecter à votre équipe vous allez tout d'abord recevoir une notification pour vous demander de l'accepter dans l'équipe.
  14. Si vous allez consulter la documentation de Microsoft teams en ligne vous verrez qu'il existe 4 formats d'équipe : la classe la communauté de formation les membres du personnel et en format autre. à l'université nous travaillons avec le format membre du personnel, les autres formats ne sont pas particulièrement pertinent dans la mesure où il se distingue surtout par la possibilité de créer des devoirs dans une équipe team ce qui n'est absolument pas notre besoin pour le travail en équipe en effet les devoirs vont être gérés par studium et on pourra voir tout à l'heure qu'il est possible de connecter studium à son équipe team. Attention, ces formats ne sont pas disponibles pour les étudiants. * par défaut lorsque le CPU crée une équipe.
  15. Toutefois si vous êtes enseignant et que vous souhaitez pouvoir créer une équipe qui gère ses propres devoirs il faudrait utiliser le format classe ce format permet à l'enseignant d'ajouter des autant d'étudiants qu'ils le souhaitent dans une équipe de modérer les conversations et de gérer les droits d'écriture dans les différents canaux. ce qui distingue ce format et donc la création de devoir qu'il n'est pas possible de créer dans les autres format d'équipes. permettre donc devoir en affectant les étudiants il va vous permettre de créer des quiz je l'ai noté en ligne et de produire un rapport de notes. mais attention allez devoir créer dans teams ne sont absolument pas connecté à studium et donc au carnet de notes studium.
  16. Les cadeaux vont vous permettre de structurer votre équipe vous allez pouvoir faire des cadeaux par thèmes ou par groupe d'étudiants je suis étudiant et que je me sers de teens pour un travail d'équipe les canaux vont permettre de structurer l'architecture de mon projet c’est à dire de mon travail d'équipe. si le projet fait intervenir plusieurs groupes d'étudiants je peux alors créer autant de canaux que j'ai de groupe à gérer. les canaux ne sont pas des équipes mais ils permettent de créer comme des sous équipe à l'intérieur de l'équipe principale on va voir tout à l'heure ça aura toute son importance au moment de la création et de la gestion des onglets mais aussi du fils de conversation car chaque canal à son propre fil de conversation.
  17. comme vous le voyez à l'écran mais également dans l'interface de l'équipe dans laquelle je vais vous faire évoluer pendant cet atelier vous voyez que j'ai créé de canal pour le format des conférences web et un autre pour les ateliers en salle. pour chaque canal je vais être capable de gérer le contenu des files de navigation les fichiers et les onglets, c'est-à-dire les sites internet que je vais connecter à mon équipe et dans certains cas des applications externes. comme chaque canal à son fils de navigation la gestion du canal va vous permettre de définir si un modérateur est désigné pour modérer et valider le contenu des sites de navigation, voire dans certains cas si seul le modérateur est en mesure de saisir des messages dans ce fil, ou si tous les membres sont capables de saisir des messages dans le fil navigation.
  18. Le canal principale reste toutefois un canal un peu différent on voit qu'il est possible de le gérer bien entendu mais aussi d'obtenir l'adresse mail pour envoyer un message directement dans le canal depuis un courriel également possible d'obtenir le lien pour rejoindre canal. mets les canaux secondaires propose d'autres options comme par exemple la possibilité de masquer ce canal secondaire ce qui peut être utile lorsque vous préparez l'activité de votre travail d'équipe mais que vous ne voulez pas que les membres puissent tout de suite accéder à ce canal point il est également possible de modifier ce canal pour le configurer de manière un peu différente du Canada si pâle et vous avez la possibilité de le supprimer ce qui n'est pas possible pour le canal principale car une équipe team doit obligatoirement avoir un canal pour fonctionner.
  19. Note que vous avez créé votre équipe et que vous vous connecter à votre canal pour la 1re fois teens va vous proposer de charger des fichiers et de configurer le bloc-note point nous allons voir dans les écrans qui suivent ce qu'est exactement le bloc-note qui est en réalité un fichier OneNote intégré à team car n'oubliez pas qui fait partie du pack Microsoft Office et s'appuie sur onedrive.
  20. Lorsque vous activez donc votre bloc-notes pour la 1re fois Microsoft teams va vous demander de configurer les pages qui vont le composer. il vous propose ainsi une liste de départ que vous pouvez modifier supprimer voir ajouter de nouvelles sections.
  21. Nous allons voir dans les écrans qui suivent plus en détail le bloc-notes. nous allons mettre l'accent sur les sections collaborative et celle qui peuvent proposer aux étudiants un espace privé de prise de notes. Les trois premières sections bienvenue bibliothèque espace de collaboration sont les espaces publics dans lesquels les étudiants vont pouvoir consulter et selon la configuration mise saisir du contenu alors que les dernières sections c'est-à-dire celle qu'indique le prénom des membres de l'équipe sont des sections privées que seule l'étudiant et l'enseignant peut voir. donc si je suis étudiant et que j'ai créer une équipe team désactive le bloc-notes je serai en mesure de voir tous les écrans ce point de détail est très important car il faut bien retenir que les sections privées sont visibles par la personne qui a créé l'équipe qu'Artemis considère qu'elle a un rôle enseignant. Attention, si l’équipe est créée par un étudiant, ce dernier aura accès à toutes les pages - y compris les espaces privés. Le bloc note reste un espace collaboratif mais perd sa pertinence d'espace privé.
  22. Dans cette 1re section on voit que l'étudiant et l'enseignant peuvent modifier du contenu réel espace de collaboration.
  23. La section des bibliothèques évolué un peu dans le sens que l'enseignant peut bien entendu saisir du contenu qui est rendu disponible à tous les membres de l'équipe mais ces derniers ne peuvent pas le modifier ni en saisir du nouveau c'est plus un espace de diffusion verticale ouvert aux échanges en dehors du bloc-notes. les fils de conversations seront donc très utiles dans ce cas.
  24. Les sections dédiées aux étudiants un espace privé pour chaque élève l'enseignant on va pouvoir les consulter mets les différents membres de l'équipe ne pourront pas consulter la page d'un autre membre. mais rappelez-vous que si un étudiant créer une équipe team pour un projet il sera en mesure de voir toutes les pages et compris celles des membres de l'équipe. L’objectif est de permettre à l’étudiant de partager ses notes pour que l’enseignant puisse les valider et au besoin corriger l’étudiant. Il peut également s’en servir dans une approche inversée pour ajuster son contenu de formation.
  25. Lorsque vous connecter la 1re fois vous allez voir comme crosoft il va vous demander l'autorisation d'activer les notifications. il notifications pour une équipe mais aussi par canal mais il sera quand même nécessaire d'autoriser Teams données générer comme vous l'aurez fait avec les cookies plutôt.
  26. Communiquer avec son équipe n'est pas un acte facile dans la vie de tous les jours mets teens vous facilitent quand même beaucoup la vie il y a toutefois quelques détails à bien identifier pour se servir de Steam comme il faut et surtout selon vos besoins. Participer à une conversation déjà active. On voit par exemple dans l'écran dans la partie de gauche un fil de navigation et comment il est possible de communiquer dans ce fil mais on voit aussi que dans cet écran les manières de communiquer sont limités à 4 choix : les messages texte pour la conversation les courriels les appels vidéos ou téléphone mais attention l'option du téléphone n'est pas active dans les équipe team ce que propose l'université. Débuter une nouvelle conversation si maintenant je décide d’ouvrir une nouvelle conversation, j'ai 2 nouvelles options (ici en haut à droite de la capture d’écran) qui s'affichent qui est le partage d'écran et la possibilité d'inviter d'autres membres de mon équipe à faire partie du fil de navigation pour créer une conversation à plusieurs.
  27. Attention, la version de Teams que nous avons à l’université ne permet pas d’enregistrer les conférences. C’est pourquoi je dois planifier une conférence Web avec Zoom ou Adobe Connect si je souhaite pouvoir récupérer le flux vidéo pour en donner accès par la suite. Notez la présence de l’outils de prise de notes, parfait pour permettre au scribe de jouer son rôle. Dans le contexte du travail d’équipe, cette option n’est pas importante et Teams répond parfaitement aux besoins de collaboration.
  28. * les versions business proposent des indicateurs supplémentaires