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Approvisionnement
et gestion des
stocks

Approvisionnement et gestion des stocks-Module 4 2
Objectifs d’apprentissage
 Décrire les étapes nécessaires pour mettre en
œuvre un programme de contrôle et d’inventaire
des stocks
 Nommer les facteurs à considérer avant
d’acheter des consommables
 Développer un plan de contrôle du système de
gestion des stocks et des inventaires
 Discuter l’importance de la documentation
concernant l’approvisionnement et la gestion de
stock

Scénario
On demande à votre laboratoire de
se préparer en vue d’une épidémie
de grippe potentielle.
 Quels sont les différents facteurs à étudier
en planifiant ce processus?
 Quels problèmes seriez vous susceptibles
de rencontrer lors de la planification et de la
mise en oeuvre?

Le système de gestion de la qualité

Bénéfices d’un programme
de gestion de stock
Fournitures et
réactifs toujours
disponibles
Moins de gaspillage
Budget respecté
Qualité
maintenue

 Équilibre entre disponibilité du stock et
dates de péremption des produits.
 La durée de vie des réactifs
varie:
 Réactifs RIA : 3 à 8 semaines
 Kits API : 4 à 12 mois
 Antisérums : 1 à 4 ans
 Disques antibiotiques : 2 à 3 ans
 Milieu de culture prêt à l’emploi : 1 à 2 mois
 Milieu de culture déshydraté : 3 à 5 ans
Défis de la gestion de stock
En
stock
Date
péremption

Points principaux

Système pour qualifier et
sélectionner des vendeurs
 Définir des critères de sélection pour les
consommables ou réactifs à acheter
 Chercher des informations auprès d’autres
laboratoires
 Évaluer avant l’approvisionnement et
après la réception

Considérations
Déterminer
modalités
de paiement
Négocier les prix
Revoir
contrats
Comprendre les exigences du
gouvernement
Assurer
disponibilité et
livraison

Comment mettre en place un contrôle
de gestion de stock
Contrôle de
gestion de
stock
Assigner
responsabilité
Analyse
des
besoins
Établir les
besoins
minimums
Développer
formulaires et
registres
Établir système
pour recevoir et
stocker
Maintenir
un système de gestion
de stock dans toutes
les zones de stockage

Analyser les besoins
Faire une analyse des besoins en
consommables et réactifs en:
Listant toutes les analyses du
laboratoire
Identifiant les consommables
nécessaires pour chaque analyse
Utilisant l’information disponible
pour estimer la consommation

Analyse des besoins : Information
Requise
Espace
de stockage,
conditions
Temps pour
recevoir
commande
Niveau
de priorité
Consommation/mois
(quantification)
Unité de
conditionnement
Description
d'un article

Qu’est ce que la quantification ?
La quantification est un
processus pour calculer la quantité
requise d’un article pour une
période donnée.

Quantification : quand ?
 Fait partie de la planification annuelle
 Mise en œuvre d’un nouveau
programme de santé
 En préparation à une épidémie
potentielle ou identifiée

Quantification : Comment ?
 Méthode basée sur la consommation
 Méthode basée sur la morbidité

Quantification: basée sur la consommation
 Basée sur la
consommation réelle
 Doit prendre en compte:
Consommables réellement
utilisés
Consommables gaspillés
périmés ou abîmés
Consommables en rupture
de stock plus de 15 jours
sur l’année

Quantification: basée sur la
morbidité
 Basée sur le nombre réel d’épisodes
 Doit prendre en compte :
 Taille population
 Incidence maladie
 Exactitude données
de morbidité
 Lignes de conduite
standardisées de traitement

Maintenir les registres :
 Date de réception
 Numéro de lot
 Critères de refus ou d’acceptation des
produits
 Date d’utilisation/sortis du stock
 Il peut être utile de garder les registres
sur le lieu de stockage.
Contrôle de la gestion
de stock : documentation

Registre de stock
Inclut :
 Nom et signature
 Date de réception
 Quantité
 Date de péremption
 Stock minimum
 Balance du stock
Autre information :
 Numéro étagère
 Destination

Inspecter les commandes au moment de
la livraison
 Vérifier les contenus
 Vérifier l’intégrité
 Enregistrer la date de réception
pour chaque produit
 Enregistrer la date de péremption
 Ranger les nouveaux articles derrière ceux en stock
 Créer ou mettre à jour des registres

Stockage
local
 Propre
 Organisé
 Fermé
 Bien ventilé
 Pas de soleil direct
 Étagères solides
 Articles à portée de main
 Précautions de sécurité
disponible

Rayonnages
Suivre les
précautions de
sécurité
1
2
3

 Évite la “perte” d’un produit
 Économise du temps
 Systématise l’espace
de stockage
Numéroter chambres froides,
réfrigérateurs,
et congélateurs
et étiqueter les rayons
Organisation des rayonnages

Utiliser des étiquettes avec des
dates clairement visibles
 Date d’ouverture
 Date de péremption

Contrôle continu de la gestion de stock

Gestion informatisée
 Avantages:
 État exact du stock, classification des produits
 Gestion des dates de péremption
 Statistiques  planifier les ordres d’achat
 Gestion de la distribution
 Tâches de gestion de stock facilitées
 Inconvénients:
 Ordinateur sur place nécessaire
 Requiert un personnel formé

Résumé
 Un laboratoire bien géré possèdera un
système d’approvisionnement et de gestion
de stock.
 Le système requière de planifier et
contrôler: analyser les besoins, développer
des formulaires et procédures, maintenir un
inventaire. Le laboratoire devra maintenir
un système de gestion de stock pour tous
les réactifs et consommables utilisés au
laboratoire

Messages clefs
La gestion de stock :
 Augmente l’efficience et l’efficacité du
laboratoire
 Répondra aux besoins des patients et
du personnel de soin
 Assure la disponibilité des produits
quand nécessaires

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