JABES 2018 - Atelier : Améliorer le circuit de dépôt légal et de signalement des thèses en France

Le dépôt national des thèses en France
Service des Thèses de l’ABES
Etat des lieux

Préambule – rappels
législatifs
2
Le dépôt national des thèses en France –

3
Un établissement habilité à délivrer le diplôme de doctorat est
responsable de l’archivage, du signalement et de la diffusion des
thèses soutenues pour lesquelles il a délivré un diplôme de doctorat.
Arrêté du 25 septembre 1985 : dépôt sous forme imprimée,
signalement et communication des thèses de doctorat obligatoires.
Arrêté du 7 août 2006 : dépôt sous forme imprimée ou électronique,
signalement et communication/diffusion intranet des thèses de doctorat
obligatoires.
=> Création de STAR + archivage au CINES.
Arrêté du 25 mai 2016 (art. 24-25) : dépôt sous forme électronique,
signalement et diffusion intranet des thèses de doctorat obligatoires.
=> Généralisation de l’utilisation de STAR et de l’archivage au CINES.
La thèse de doctorat de 1985 à nos jours

4
Arrêté du 25 septembre 1985 :
• les thèses de doctorat doivent faire l’objet d’un dépôt préalable sous
forme imprimée 3 semaines avant la soutenance.
• si le jury a demandé des corrections au docteur, la thèse doit être
corrigée et redéposée auprès de la bibliothèque dans un délai de
trois mois suivant la soutenance.
• les thèses soutenues sont archivées au sein de la bibliothèque de
l’établissement de soutenance.
• elles sont reproduites sous forme de microfiches par l’ANRT.
• elles sont signalées dans une base de données.
De 1985 à 2006

5
Arrêté du 7 août 2006 :
• les thèses de doctorat doivent faire l’objet d’un dépôt préalable,
sous forme imprimée (archivage dans les bibliothèques) ou sous
forme électronique (archivage au CINES), 3 semaines avant la
soutenance.
• si le jury a demandé des corrections au docteur, la thèse doit être
corrigée et redéposée auprès de la bibliothèque dans un délai de
trois mois suivant la soutenance.
• le dépôt des thèses électroniques se fait via l’application STAR,
créée en 2006 suite à la parution de l’arrêté ministériel.
• les thèses soutenues sont reproduites sous forme de microfiches
par l’ANRT.
• elles doivent être signalées dans le Sudoc et le catalogue de
l’établissement.
• sauf confidentialité, elles sont diffusées à minima dans l’enceinte
de l’établissement (intranet pour les thèses électroniques). La
diffusion des thèses électroniques sur internet est subordonnée à
l’autorisation des auteurs.
De 2006 à 2016

6
Arrêté du 25 mai 2016 (art. 24-25) :
• les thèses de doctorat doivent faire l’objet d’un dépôt préalable 3
semaines avant la soutenance.
• les thèses soutenues à partir du 1er septembre 2016 doivent être
déposées sous forme électronique, via l’application STAR, et
archivées au CINES.
• elles doivent être signalée dans le Sudoc.
• sauf confidentialité, elles doivent être diffusées a minima sur
l’intranet de l’établissement et au sein de la communauté
universitaire.
• La confidentialité est décrétée par le jury. La thèse n’est
consultable nulle part. La période de confidentialité doit prendre
fin dans des délais raisonnables.
• L’embargo est décrété par l’auteur de la thèse. Pendant la période
d’embargo, la thèse doit être consultable sur intranet.
De 2016 à aujourd’hui

7
Ce qui est obligatoire
• l’archivage des thèses de doctorat soutenues en France (sous forme
électronique, au CINES, à partir du 01/09/16).
• l’utilisation de l’application STAR depuis le 01/09/16.
• le signalement des thèses soutenues dans le Sudoc (et dans
theses.fr).
• la diffusion des thèses soutenues, non confidentielles, a minima
dans l’enceinte de l’établissement de soutenance ou sur
l’intranet et au sein de la communauté universitaire.
Ce qui est facultatif
• le signalement des thèses en préparation.
• l’utilisation de l’application STEP.
• la diffusion des thèses soutenues sur internet (sur la plateforme
de l’établissement et/ou sur la plateforme de l’ABES et/ou sur la
plateforme TEL).
En bref

Le « Réseau Thèses »
8

9
Dans STEP
• 82 établissements habilités à délivrer le diplôme de doctorat et
toujours actifs
• 63 établissements inactifs, qui n’ont plus d’habilitation à délivrer le
diplôme de doctorat.
Dans STAR
• 90 établissements habilités à délivrer le diplôme de doctorat
• 51 établissements qui n’ont plus d’habilitation mais achèvent le
traitement des thèses soutenues en leur sein et ont à charge la
maintenance ainsi que la veille sur le passif (mise à jour des données,
changement de scénario de diffusion, réception parfois très tardive
de certaines thèses, etc).
Les réseaux STEP et STAR en 2017

10
Parmi les 90 établissements habilités à délivrer le diplôme de doctorat
en 2017 on trouvait :
• 9 COMUE ;
• 52 universités ;
• 23 écoles (INSA, ENS de Chimie, IMT, etc.) ;
• 5 instituts et d’organismes de recherche ;
• 2 grands établissements (Museum, CNAM).
Une mosaïque institutionnelle

11
Délai de traitement moyen d’une thèse de doctorat en 2017 :
323 jours (entre la soutenance et la validation dans STAR)
Un constat : des délais de traitement des
thèses très variables
0
50
100
150
200
250
300
350
2014 2015 2016 2017
Délai de traitement moyen d'une thèse
ATTENTION
Les délais de
traitement sont très
variables d’un
établissement à un
autre : de 68 jours à
2322 jours…

12
• Des docteurs et des enseignants-chercheurs (directeurs de thèse,
membre du jury) mécontents.
• Plus les délais de traitement sont longs et plus les docteurs préfèrent
effectuer eux-mêmes le dépôt de leur thèse sur TEL, ResearchGate,
etc, et ne passent plus par le circuit de dépôt officiel, ce qui aggrave
encore les dysfonctionnements du circuit.
• Une visibilité asynchrone de la production scientifique de
l’établissement.
• Des réclamations sur l’assistance déportée de theses.fr
• Moins de chance de récupérer les thèses non déposées.
Conséquences

Pourquoi de tels délais de
traitement ?
Echanges et discussions
13

14
• Pas de mesures prévues dans les différents arrêtés ministériels
pour contraindre les doctorants à déposer leur thèse après leur
soutenance.
• Il est obligatoire de délivrer au nouveau docteur une attestation
stipulant qu’il a obtenu son diplôme de doctorat
=> la plupart du temps, cette attestation suffit aux docteurs pour
justifier de leur diplôme auprès des employeurs.
Des difficultés à faire appliquer l’obligation
légale de dépôt des thèses

15
• Les établissements connaissent des évolutions : fusions, inclusion
dans une COMUE, transferts de compétences à une COMUE,
scissions, etc.
=> au cours de ces évolutions, l’habilitation à délivrer le diplôme de
doctorat change de mains.
• Pendant les périodes de transformation et de transition
institutionnelle, qui durent plusieurs mois, le traitement des thèses
est ralenti, voire complètement arrêté :
• le nouvel établissement doit obtenir une habilitation à délivrer le
diplôme de doctorat ;
• de nouveau environnements STAR et STEP sont mis en place ;
• les acteurs et les services mobilisés changent, ainsi que les outils
de gestion ;
• le circuit de dépôt des thèses est revu.
Des évolutions institutionnelles successives

16
• Pas de dépôt national centralisé
• chaque établissement est responsable de l’archivage, du
signalement et de la diffusion de ses thèses
• chaque établissement définit son propre circuit de dépôt des
thèses.
• Des circuits qui n’évoluent pas et ne s’adaptent pas.
• Un nombre de thèses soutenues à traiter variable.
• Un nombre de personnes et de services mobilisés (services
administratifs, écoles doctorales, bibliothèque) variable
également
chaque établissement détermine les moyens humains qu’il
souhaite allouer au traitement des thèses.
les moyens humains ne sont pas toujours proportionnés au
nombre de thèses à traiter.
Des circuits de dépôt hétérogènes

17
• Les outils utilisés pour alimenter STAR et STEP diffèrent d’un
établissement à un autre :
• saisie manuelle ;
• imports de données depuis un logiciel de gestion développé en
interne par l’établissement ;
• imports de données depuis le logiciel de gestion de l’AMUE :
Apogée ;
• imports de données depuis l’ADUM…
• Les données importées à partir de ces outils sont plus ou moins
complètes => plus les données sont complètes et plus le traitement
est rapide.
Des outils de travail hétérogènes

18
• Les fichiers de thèse remis par les doctorants/docteurs ne passent
pas toujours le contrôle de FACILE.
=> il faut les reformater, ce qui peut s’avérer compliqué et rallonge le
délais de traitement.
• ATTENTION : plus le temps s’écoule entre le dépôt remis par le
docteur et le contrôle FACILE dans STAR (> 1 an), plus les chances que
le format du fichier soit accepté par FACILE diminuent.
=> le format est obsolète. Le fichier, qui aurait passé le contrôle FACILE
s’il avait été traité dans un délai court, doit être reformaté pour
répondre aux nouvelles exigences du CINES.
Des fichiers à retravailler

Quelles mesures prendre ?
19

20
• Instaurer un dépôt préalable, 3 semaines avant la soutenance (prévu
dans l’arrêté et dans STAR, mais tous les établissements ne le font
pas).
• La soutenance ne peut avoir lieu si le docteur n’a pas procédé au
dépôt préalable de sa thèse (système effectif dans certains
établissements).
• La compatibilité du fichier de thèse avec FACILE peut être testée en
amont : cela laisse davantage de temps pour demander un fichier
reformaté au doctorant, ou pour effectuer le reformatage.
• Si le jury ne demande pas de corrections, le dépôt préalable devient
le dépôt définitif => il n’y a pas de pertes, toutes les thèses sont
récupérées.
• Si le jury demande des corrections, le docteur doit déposer un
nouveau fichier => il peut y avoir des pertes => si ce second dépôt
n’est pas effectué, certains établissements utilisent, après plusieurs
relances infructueuses et après avoir prévenu le docteur, le premier
dépôt.
Faire appliquer l’obligation légale de dépôt
des thèses – le dépôt préalable

21
• Conditionner la délivrance du diplôme de doctorat au dépôt
conforme du fichier de thèse :
• le diplôme est remis une fois le fichier de thèse valide déposé par
le docteur.
• ATTENTION :
• Il est obligatoire de délivrer au nouveau docteur une
attestation stipulant qu’il a obtenu son diplôme de doctorat.
• si le doctorant insiste pour obtenir son diplôme,
l’établissement n’a pas le droit de le lui refuser.
Faire appliquer l’obligation légale de dépôt
des thèses – la délivrance du diplôme

22
• Demander au docteur de saisir le plus d’informations possibles
dans STEP ou dans son compte ADUM (titres, résumés et mots-clés
en anglais et en français).
• Le travail de traitement côté bibliothèque est réduit.
• Demander au doctorant de vérifier si son fichier passe l’outil
FACILE avant de le déposer à la bibliothèque.
• C’est au doctorant que revient la responsabilité de fournir à
l’établissement un fichier valide du point de vue du CINES et à le
reformater avec FACILE si besoin.
• L’établissement peut également demander au docteur de lui
fournir son fichier de thèse en .pdf ET en .doc ou .odt, afin de
pouvoir le reformater plus facilement en cas de problème (ex :
Lyon 3).
•
Impliquer davantage les doctorants

23
• Des établissements sont en train de dématérialiser la procédure de
dépôt des thèses.
• Ces procédures dématérialisées permettent de ne pas perdre de
thèses, de fluidifier et de simplifier le circuit de dépôt, et donc de
gagner en efficience.
• Ex :
• Aix-Marseille
• Paris Descartes
• Caen/Normandie Université
• Lyon 1
Moderniser les outils et simplifier le circuit de
dépôt

24
• Interface de dépôt = https://depot-theses.univ-amu.fr/guichet
• https://hs.hypotheses.org/359
• La page d’accueil informe les doctorants et leur rappelle leurs
obligations.
• L’interface est alimentée par Apogée pour les infos administratives.
• Il existe un formulaire pour les demandes de corrections.
• Le doctorant fournit : les résumés, titres et mots-clés en 2 langues
+ les fichiers de thèse (contrôlés par FACILE) + son choix de
diffusion.
• Le directeur vérifie le dépôt et valide.
• Il peut demander des corrections => la thèse est renvoyée au
docteur.
• Le gestionnaire envoie le tout vers STAR.
Exemple 1 : Aix-Marseille

25
• 80% des directeurs vérifient les dépôts.
• En cas de corrections demandées par le jury :
• corrections mineures : le docteur a 1 mois pour fournir le
nouveau fichier de sa thèse.
• corrections majeures : le docteur a 3 mois pour fournir le
nouveau fichier de sa thèse.
• Le contrôle anti-plagiat n’est pas encore mis en place.
• L’interface de gestion permet de suivre les dépôts et de relancer les
docteurs.
• L’export des métadonnées et des fichiers se fait à la fois vers
l’application STAR et vers l’intranet d’Aix-Marseille.
• Cette solution « maison », développée en interne, va faire l’objet d’une
revue de code par Limoges. Une documentation doit également
être rédigée.
Exemple 1 : Aix-Marseille - commentaires

26
• http://thesesenligne.parisdescartes.fr/Deposer/Deposer-sa-these
• Création et mise à jour des fiches STEP + création des fiches STAR via
Apogée.
• Mise à jour et enrichissement des fiches STAR via DEMAT.
• Une seule application pour tous les services concernés par le
traitement des thèses.
• Le docteur fournit : les métadonnées descriptives de sa thèse + les
fichiers (avec contrôle FACILE) + son choix de diffusion
• Possibilité de déposer un nouveau fichier après la soutenance si
le jury a demandé des corrections.
• La BU vérifie et valide le dépôt + envoie les métadonnées vers
STAR + dépose le fichier dans STAR.
Exemple 2 : Paris Descartes – DEMAT

27
• Beaucoup d’opérations ont été reportées sur les docteurs : saisie
des métadonnées descriptives, contrôle FACILE, contrat de diffusion.
• L’accompagnement est donc important au moment du dépôt et
se traduit par de nombreux échanges de mails.
• Si le jury n’a pas demandé de corrections, il n’y a pas de second
dépôt possible, même pour corriger des coquilles et des fautes
d’orthographe (au contraire, Paris Saclay rend le 2nd dépôt
obligatoire).
Exemple 2 : Paris Descartes – DEMAT -
commentaires

28
• https://sodoct.unicaen.fr/
• http://recherche.unicaen.fr/etudes-doctorales/soutenir-sa-these/sodoct-
821367.kjsp?RH=1275467239552
• https://www.youtube.com/watch?v=G3jBl1iM-2k
• L’application est alimentée par Apogée.
• Le docteur fournit : les résumés, titres et mots-clés en 2 langues +
les fichiers de thèse (contrôlés par FACILE) + son choix de diffusion.
• Il peut effectuer un second dépôt si le jury a demandé des
corrections.
• Le directeur valide le second dépôt
• Le « service thèses » de la BU : finalise le dépôt avec le docteur +
vérifie le dépôt et valide + complète le dossier après soutenance +
stocke les infos à envoyer à STAR + dépose le fichier dans STAR.
Exemple 3 : Normandie Université –
SODOCT/SYGAL

29
• https://portaildoc.univ-lyon1.fr/les-services/deposer-sa-these-ou-son-
memoire/procedure-de-depot-des-theses-de-doctorat-bu-sciences--
812042.kjsp
• https://portaildoc.univ-lyon1.fr/les-services/deposer-sa-these-ou-son-
memoire/deposer-812254.kjsp?RH=1464682223786
• L’application WebDev est alimentée par Apogée.
• Le docteur fournit : les résumés, titres et mots-clés + les fichiers de
thèse + son choix de diffusion.
• Les documents administratifs sont déposés dans l’application :
contrat de diffusion, confidentialité, etc.
• Le 2nd dépôt est possible => en cas de 2e dépôt, le docteur doit
remplir et signer une attestation de dépôt, signée par le président du
jury et/ou le directeur de thèse.
• Pas de versement de Nuxéo dans STAR.
Exemple 4 : Lyon 1 – WebDev et Nuxéo

30
• 100% des thèses font l’objet d’un dépôt préalable, ce qui permet
de récupérer 100% des thèses pour lesquelles aucune correction n’a
été demandée.
• Dans 80% des cas, des corrections ont été demandées au docteur :
• le docteur doit effectuer un second dépôt.
• si le docteur ne respecte pas le délai qui lui est imparti (3 mois) : il
reçoit des relances.
• Si le docteur ne s’est toujours pas manifesté après les relances :
l’établissement lui notifie que le dépôt préalable (avant
soutenance et donc avant corrections) fera office de dépôt
définitif.
Exemple 4 : Lyon 1 – WebDev et Nuxéo

D’autres difficultés ?
31

32
• Certains docteurs déposent un grand nombre d’annexes (parfois
plusieurs dizaines) avec le fichier de leur thèse. Les formats de ces
annexes peuvent être particuliers et ne pas passer le contrôle FACILE.
• Faut-il archiver toutes ces annexes ?
• STAR ne limite pas le nombre de fichiers déposés.
• Si l’annexe n’a pas été présentée pendant la soutenance, il s’agit
plutôt du matériau de recherche du docteur : l’annexe
n’apporte pas de plus-value à la thèse
=> à voir avec le docteur si l’archivage de l’annexe est pertinent.
• Une plateforme de dépôt permet de filtrer le nombre
d’annexes déposées => le docteur est contraint par la plateforme
et opère lui-même une sélection dans les annexes qu’il dépose
(ou les regroupe).
Gérer les annexes multiples (1)

33
• La question de la mise en place, par l’ABES, d’un Data Management
Plan pour les thèses (gestion du matériel de recherche des docteurs
et des données produites pendant la rédaction de la thèse :
entretiens, statistiques, bases de données, logiciels, calculs, etc) a été
évoquée pendant la préparation du projet d’établissement
• Cette proposition n’a pas été retenue par le Conseil
d’Administration de l’ABES.

34
• Que faire lorsque le format de ces documents annexes n’est pas
accepté par le CINES ?
• Le CINES peut accepter de nouveaux formats, après examen
d’une demande motivée et à condition que l’utilisation du format
ne soit pas un fait isolé.
• ATTENTION : l’acceptation d’un format peut se faire au
détriment d’un autre.
• L’établissement peut demander aux docteurs de regrouper et
de convertir les fichiers annexes dans des formats acceptés par
le CINES.
• Le CINES peut aider les docteurs et les établissements à effectuer
cette conversion.

35
• D’après l’arrêté du 25 mai 2016, les thèses dont la diffusion est
restreinte doivent être diffusables au sein de la communauté
universitaire => elles doivent pouvoir faire l’objet d’un PEB.
• Comment procéder sans intranet national ?
• Les établissements peuvent utiliser le réseau Rénater pour
échanger entre eux des fichiers.
• Comment assurer une diffusion sécurisée, protégée des thèses en
accès restreint, pour éviter qu’elles ne soient diffusées sur internet ?
• Certains établissements impriment les thèses en accès restreint
pour pouvoir les prêter.
• Certains établissements envoient des PDF chrono-dégradables.
• Paris Descartes a mis en place un système de jetons => le
demandeur doit disposer d’une adresse institutionnelle, le jeton
qui lui est envoyé par mail lui permet d’accéder pendant
quelques jours à la thèse.
Prêter des thèses en accès restreint

36
• Les demandes de retrait auprès du CCSD :
• Normalement, le CCSD n’accepte pas les demandes de retraits.
• L’ABES étant un très gros contributeur sur TEL, elle peut formuler
une demande de retrait ou de mise à jour d’un fichier déposé
sur TEL via STAR => les établissements doivent en faire la
demande sur ABESstp et l’ABES sert d’intermédiaire avec le
CCSD.
• [remarque hors atelier, reçue sur la liste de diffusion] : AgroParisTech
souhaiterait pouvoir importer dans STAR, via ADUM, les fichiers de
thèses.
• Actuellement, ADUM n’importe que les métadonnées des thèses
dans STAR => la question de l’import des fichiers a été évoquée
lors d’une réunion avec l’ABES, en avril 2018.
• Aix-Marseille est le seul établissement à importer les
métadonnées et les fichiers de ses thèses dans STAR.
Autres difficultés

Et l’Abes dans tout ça ?
37

38
• Certains membres du réseau pensent que l’ABES, opérateur
national, est l’organisme le mieux placé pour mettre en place un
intranet national, accessible à l’ensemble de la communauté
universitaire => la demande du réseau en ce sens est forte.
• L’ABES envisage-t-elle de mettre en place un intranet national ?
• Pour l’instant, aucune décision n’a été prise en ce sens.
• L’ABES encourage pour l’instant les établissements à utiliser le
réseau Rénater pour échanger entre eux des fichiers.
• L’idée a été évoquée aux journées ISTEX et en Conseil Scientifique
de l’ABES de déposer sur la plateforme ISTEX l’ensemble des
thèses de doctorat :
 le périmètre de diffusion d’ISTEX est justement la
communauté universitaire.
 l’accès à ISTEX se fait sur authentification.
Mettre à disposition un intranet national

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