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Évolution du rôle du Coordinateur Sudoc
Françoise Berthomier / Abes
Raphaëlle Povéda / Abes
Laurent Piquemal / Abes
Session parallèle
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 2
Plan
Le projet
L’évolution de la fonction
La mise en application
L’accompagnement par l’Abes
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 3
Le projet
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 4
Faire évoluer le rôle du coordinateur :
Pourquoi ?
• Réflexions en interne
• Fonction fixée depuis le lancement du Sudoc… ayant peu évolué
• Beaucoup de mouvement : dans les établissements, dans la pratique du métier,
dans les services offerts par l’Abes
• Besoin exprimé par le réseau
• Personnels de direction : souhait d’avoir un correspondant plus proche, mieux
informé
• Coordinateurs : souhait d’un meilleur positionnement, d’une plus grande
reconnaissance
D’où, après prise en compte de ces demandes, lancement d’un « projet »
pour le Service Accompagnement des Réseaux
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 5
Faire évoluer le rôle du coordinateur : quand
et avec qui ?
• Etapes du projet
• Journées Abes 2018 : engagement
• Septembre 2018-janvier 2019 : élaboration et proposition de scénarios
• Février-mars 2019 : choix d’un scénario privilégié
• 26 mars 2019 : présentation à la Journée d’études des coordinateurs
• Avril-mai 2019 : approfondissement des choix et validation par la direction de
l’Abes
• Acteurs du projet
• L’Abes
• Le Service Accompagnement des Réseaux
• La direction et les autres services
• Le réseau Sudoc
• Les coordinateurs Sudoc
• Les personnels de direction des établissements, avec la commission SSI de l’ADBU
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 6
Faire évoluer le rôle du coordinateur :
comment ?
• Trois scénarios
• Correspondant Abes
• Correspondant données
• Binôme de coordinateurs Sudoc
• Consultation du réseau
• Enquête en ligne auprès des coordinateurs
• Relais auprès des directeurs par la SSI-ADBU
• Présentation à la Journée d’études
• Evolution du coordinateur Sudoc vers un profil « données »
• Désignation d’un interlocuteur Abes
• Approfondissement du scénario
• Rédaction de nouvelles fiches de fonction
• Accompagnement à la mise en place
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 7
Faire évoluer sans tout changer
• Le correspondant Abes
• Proche de la direction
• Rôle transversal (tous réseaux Abes)
• Chargé de la diffusion d’informations générales et stratégiques et du suivi
administratif de la participation de son établissement aux réseaux de l’Abes
• Le coordinateur
• Est toujours le coordinateur (pas de « nouveau » correspondant ou de
correspondant « en plus »)
• Reste l’interlocuteur privilégié de l’Abes pour tout ce qui relève du signalement
• Voit ses fonctions évoluer vers un profil « données »
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 8
L’évolution de la fonction
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 9
Les missions du Coordinateur aujourd’hui
Installation Outils
Administration
RCR & Logins
Modifs de masse,
Demandes d’exports
Statistiques
Evolution
format
Convention
Facturation
TR
Formation
Animation équipe
Assistance
1er niveau
Contrôle qualité
Diffusion
de l’information
Enquête
Veille
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 10
Ce qui disparaît
Convention
Facturation
Formation
Animation équipe
Assistance
1er niveau
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 11
Ce qui disparaît
Convention
Facturation
Correspondant Abes
• Interlocuteur de la
direction
• Questions stratégiques
• Toutes les conventions
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 12
Ce qui disparaît
Formation
Animation équipe
Assistance
1er niveau
Correspondant Catalogage
• Responsabilité de la production
catalographique
• Suivi de la formation
• Animation de l’équipe des
catalogueurs
• Assistance de 1er niveau
13
Ce qui est nouveau
Installation Outils
Modifs de masse,
Demandes d’exports
Statistiques Evolution
format
TR
Contrôle qualité
COORDONNER
FLUX
ADMINISTRER
ENV. TRAVAIL
ÊTRE RÉFÉRENT
DONNÉES
ANALYSER INFORMER
VALORISER
Diffusion
de l’information / Enquête / Veille
Administration
RCR & Logins
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 14
Les raisons de cette coloration « données »
• L’établissement appartient à d’autres réseaux que le Sudoc
• D’autres services ont besoin des données
• Services aux chercheurs
• Archives institutionnelles
• Archives ouvertes
• Changement de paradigme
HIER AUJOURD’HUI
signaler = produire signaler = produire, importer,
exporter, exposer,
manipuler, convertir, etc.
• Plateformes pédagogiques
• Référentiels
• etc.
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 15
Évolution qui répond aux besoins des établissements
• MISE EN PLACE D’UNE POLITIQUE GLOBALE DES DONNÉES
« S'organiser en fonction d'une vision d'ensemble sur les données aiderait en interne la
direction à prioriser des projets (ou des chantiers) sur les données, selon une stratégie cohérente.
VALORISATION DU ROLE DE COORDINATEUR
« Ce scénario rassemble des fonctions actuellement dispersées entre différentes personnes.
Il structure et clarifie les activités. »
Bibliothèque de Clermont Université
« Une personne dédiée à l'évolution des formats de données, la politique de signalement des
données de l'établissement et surtout la mise en place de relations avec les services aux
chercheurs, Hal, l'archive institutionnelle, ISTEX...
Un véritable atout pour notre fonctionnement ! »
SCD Université Technologique de Belfort-Montbelliard
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 16
Évolution qui répond aux besoins de l’Abes
• CONTRIBUER À LA MISE EN PLACE DE CETTE POLITIQUE
GLOBALE
• COMMUNIQUER AVEC DES SERVICES AVEC LESQUELS L’ABES
N’EST PAS EN CONTACT DIRECT :
• Les services d’informatique documentaire
• Les services aux chercheurs
• Les services de documentation électronique
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 17
Les missions du Coordinateur demain
COORDONNER
FLUX
ADMINISTRER
ENV. TRAVAIL
ÊTRE RÉFÉRENT
DONNÉES
ANALYSER INFORMER VALORISER
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 18
Administrer l’environnement de travail
• Installer et maintenir des outils de production
WinIBW :: Colodus :: IdRef :: Cidemis
• Administrer les RCR de l’ILN
• Administrer les logins
• Administrer les données (traitements par lots)
• Taux de recouvrement
• Exemplarisations automatiques
• Modifications par lots
• Demander des exports bibliographiques
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 19
S’informer et informer
• Pratiquer une veille sur les actualités de l’Abes
Blogs :: L’actu des réseaux :: Arabesques :: JABES :: Journée d’étude :: Listes
• Coordonner les réponses aux enquêtes de l’Abes
• Transmettre des informations aux services qui ne sont pas en contact
direct avec l’Abes
• Administrateur SIGB
• Responsable des achats ressources électroniques
• Responsable des formations aux usagers
• Responsables des services aux publics
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 20
Être le référent sur les données
• Coordonner l’application des évolutions de formats, avec les experts
Unimarc :: TEF :: EAD :: DublinCore
• Faire remonter les besoins sur les évolutions de formats, émanant
d’autres services
• Etre le référent des données de l’établissement
• Évaluer l’activité de l’établissement (statistiques)
Ex : NumaHOP
NOUVEAU
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 21
Coordonner les fluxNOUVEAU
• Mettre en place et suivre les TR
• Collaborer à la mise en place des flux
entre les différents réservoirs
• Participer aux opérations de signalement
et de gestion des accès
aux ressources électroniques
Exemples :
lien entre HAL et IdRef
lien avec les AO
Exemples :
lien avec ISTEX
lien avec informatique
lien avec DocElec
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 22
Coordonner les flux (verbatim)NOUVEAU
• « Ce 2ème scénario nous semble le plus intéressant car il met en avant la production de
métadonnées provenant de différentes sources (Sudoc, Star, archives ouvertes dont HAL)
et la nécessité de coordonner tous ces flux. »
SCD Université Polytechnique Hauts-de-France
• « Par son expertise et sa technicité sur les formats de données, [le coordinateur]
permettrait de gérer les échanges de données entre réservoirs, et ainsi d'éviter les écueils
actuels : doublons, résultats opaques ou manquants dans des outils de découverte par
exemple... »
BU Sorbonne Université
• « Cela permettrait d'avoir une personne spécialiste de tous les formats, de leurs échanges.
J'ai le sentiment que cette fonction est entre le catalogueur et l'informaticien. Cela va
certainement dans le sens de l'évolution du métier. »
SCD Université Cergy Pontoise
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 23
Analyser les donnéesNOUVEAU
• Conduire ou participer à des chantiers qualité
• Contribuer à la priorisation
des chantiers, en fournissant des outils
d’aide à la décision
• Administrer les données en cas de
réinformatisation ou de mise en place
d’outils de découverte
Exemple :
Migration des données
(SGBm)
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 24
Analyser les données (verbatim)NOUVEAU
• « Ce scénario met en avant la nécessité de faire très attention à la qualité des
métadonnées produites. »
SCD Université Polytechnique Hauts-de-France
• « S'organiser en fonction d'une vision d'ensemble sur les données aiderait en interne la
direction à prioriser des projets (ou des chantiers) sur les données, selon une stratégie
cohérente. »
SCD de l’Université Panthéon Sorbonne
• « Ce scénario permet de valoriser le rôle du coordinateur au sein de l’établissement. Il a en
main les éléments d’aide à la décision. »
Abes
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 25
Contribuer à la valorisation des donnéesNOUVEAU
• Contribuer à la visibilité de la
production scientifique en prenant part
à des actions de valorisation des données
• Participer à la promotion des données par des actions
d’information auprès des publics universitaires
• Collaborer à des actions de valorisation
des données avec les équipes
en charge des outils locaux
• Faire connaître les possibilités d’exports
des données Sudoc
Lien avec les archives
institutionnelles
Lien avec les données
de la recherche
Ex : intitulé d’un champ
sur une interface publique
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 26
La mise en application
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 27
Un exemple d’organisation
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 28
Un autre exemple d’organisation
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 29
À adapter au contexte local
AU CHOIX
Toutes ces missions assurées par le Coordinateur
Toutes ces missions réparties entre le Coordinateur & un adjoint
Toutes ces missions réparties au sein d’une équipe, portée par le
Coordinateur
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 30
À adapter au contexte local
AU CHOIX
TRAVAIL
INFO
FLUX
VALORISATIONANALYSE
FORMAT
Missions pertinentes assurées,
Missions non pertinentes laissées de côté.
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 31
L’accompagnement de l’Abes
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 32
Une identification renforcée
NOM
Changement du Qualificatif ?
•Coordinateur Sudoc
•Coordinateur Données
 VOTRE AVIS ? vote en direct
Post session : résultat du vote en direct
33
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 34
Une communication partagée
• Liste de diffusion
[SUCOORDI] coordinateurs@listes.abes.fr
NOTRE CONSEIL :
créer une liste de diffusion interne (adresse collective) pour
diffuser plus largement les annonces de la liste « Coordinateurs »
à tous les acteurs de l’établissement (administrateur SIGB,
responsable documentation électronique, responsable de
l’archive ouverte, etc.)
Avantages :
• Reconnaissance du rôle central du coordinateur
• Création d’un esprit d’équipe par le partage des informations
• Stimulation autour de solutions communes
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 35
Une documentation ciblée
• Par profil : le Guide méthodologique et ses pages « portail »
pour chaque correspondant
• Par usage : des documentations « adaptées »
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 36
Pour une pédagogie « évolutive »
• Formation d’adaptation : sessions en ligne
• Formation initiale en présentiel : adaptation
du programme (2 sessions/an)
• Formation continue : J.e-cours
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 37
Pour une pédagogie « évolutive »
• Co-construction : s’appuyer sur votre expertise
pour construire la formation « adaptée » au
nouveau profil
Proposition : organisation d’un COORDIcamp
• Oui/Non
• À distance / En présentiel
 VOTRE AVIS ? vote en direct
38
Post session : résultat du vote en direct
39
Post session : résultat du vote en direct
Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 40
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Jabes 2019 - Session parallèle "Evolution de la fonction de Coordinateur Sudoc"

  • 1. Évolution du rôle du Coordinateur Sudoc Françoise Berthomier / Abes Raphaëlle Povéda / Abes Laurent Piquemal / Abes Session parallèle
  • 2. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 2 Plan Le projet L’évolution de la fonction La mise en application L’accompagnement par l’Abes
  • 3. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 3 Le projet
  • 4. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 4 Faire évoluer le rôle du coordinateur : Pourquoi ? • Réflexions en interne • Fonction fixée depuis le lancement du Sudoc… ayant peu évolué • Beaucoup de mouvement : dans les établissements, dans la pratique du métier, dans les services offerts par l’Abes • Besoin exprimé par le réseau • Personnels de direction : souhait d’avoir un correspondant plus proche, mieux informé • Coordinateurs : souhait d’un meilleur positionnement, d’une plus grande reconnaissance D’où, après prise en compte de ces demandes, lancement d’un « projet » pour le Service Accompagnement des Réseaux
  • 5. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 5 Faire évoluer le rôle du coordinateur : quand et avec qui ? • Etapes du projet • Journées Abes 2018 : engagement • Septembre 2018-janvier 2019 : élaboration et proposition de scénarios • Février-mars 2019 : choix d’un scénario privilégié • 26 mars 2019 : présentation à la Journée d’études des coordinateurs • Avril-mai 2019 : approfondissement des choix et validation par la direction de l’Abes • Acteurs du projet • L’Abes • Le Service Accompagnement des Réseaux • La direction et les autres services • Le réseau Sudoc • Les coordinateurs Sudoc • Les personnels de direction des établissements, avec la commission SSI de l’ADBU
  • 6. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 6 Faire évoluer le rôle du coordinateur : comment ? • Trois scénarios • Correspondant Abes • Correspondant données • Binôme de coordinateurs Sudoc • Consultation du réseau • Enquête en ligne auprès des coordinateurs • Relais auprès des directeurs par la SSI-ADBU • Présentation à la Journée d’études • Evolution du coordinateur Sudoc vers un profil « données » • Désignation d’un interlocuteur Abes • Approfondissement du scénario • Rédaction de nouvelles fiches de fonction • Accompagnement à la mise en place
  • 7. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 7 Faire évoluer sans tout changer • Le correspondant Abes • Proche de la direction • Rôle transversal (tous réseaux Abes) • Chargé de la diffusion d’informations générales et stratégiques et du suivi administratif de la participation de son établissement aux réseaux de l’Abes • Le coordinateur • Est toujours le coordinateur (pas de « nouveau » correspondant ou de correspondant « en plus ») • Reste l’interlocuteur privilégié de l’Abes pour tout ce qui relève du signalement • Voit ses fonctions évoluer vers un profil « données »
  • 8. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 8 L’évolution de la fonction
  • 9. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 9 Les missions du Coordinateur aujourd’hui Installation Outils Administration RCR & Logins Modifs de masse, Demandes d’exports Statistiques Evolution format Convention Facturation TR Formation Animation équipe Assistance 1er niveau Contrôle qualité Diffusion de l’information Enquête Veille
  • 10. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 10 Ce qui disparaît Convention Facturation Formation Animation équipe Assistance 1er niveau
  • 11. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 11 Ce qui disparaît Convention Facturation Correspondant Abes • Interlocuteur de la direction • Questions stratégiques • Toutes les conventions
  • 12. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 12 Ce qui disparaît Formation Animation équipe Assistance 1er niveau Correspondant Catalogage • Responsabilité de la production catalographique • Suivi de la formation • Animation de l’équipe des catalogueurs • Assistance de 1er niveau
  • 13. 13 Ce qui est nouveau Installation Outils Modifs de masse, Demandes d’exports Statistiques Evolution format TR Contrôle qualité COORDONNER FLUX ADMINISTRER ENV. TRAVAIL ÊTRE RÉFÉRENT DONNÉES ANALYSER INFORMER VALORISER Diffusion de l’information / Enquête / Veille Administration RCR & Logins
  • 14. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 14 Les raisons de cette coloration « données » • L’établissement appartient à d’autres réseaux que le Sudoc • D’autres services ont besoin des données • Services aux chercheurs • Archives institutionnelles • Archives ouvertes • Changement de paradigme HIER AUJOURD’HUI signaler = produire signaler = produire, importer, exporter, exposer, manipuler, convertir, etc. • Plateformes pédagogiques • Référentiels • etc.
  • 15. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 15 Évolution qui répond aux besoins des établissements • MISE EN PLACE D’UNE POLITIQUE GLOBALE DES DONNÉES « S'organiser en fonction d'une vision d'ensemble sur les données aiderait en interne la direction à prioriser des projets (ou des chantiers) sur les données, selon une stratégie cohérente. VALORISATION DU ROLE DE COORDINATEUR « Ce scénario rassemble des fonctions actuellement dispersées entre différentes personnes. Il structure et clarifie les activités. » Bibliothèque de Clermont Université « Une personne dédiée à l'évolution des formats de données, la politique de signalement des données de l'établissement et surtout la mise en place de relations avec les services aux chercheurs, Hal, l'archive institutionnelle, ISTEX... Un véritable atout pour notre fonctionnement ! » SCD Université Technologique de Belfort-Montbelliard
  • 16. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 16 Évolution qui répond aux besoins de l’Abes • CONTRIBUER À LA MISE EN PLACE DE CETTE POLITIQUE GLOBALE • COMMUNIQUER AVEC DES SERVICES AVEC LESQUELS L’ABES N’EST PAS EN CONTACT DIRECT : • Les services d’informatique documentaire • Les services aux chercheurs • Les services de documentation électronique
  • 17. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 17 Les missions du Coordinateur demain COORDONNER FLUX ADMINISTRER ENV. TRAVAIL ÊTRE RÉFÉRENT DONNÉES ANALYSER INFORMER VALORISER
  • 18. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 18 Administrer l’environnement de travail • Installer et maintenir des outils de production WinIBW :: Colodus :: IdRef :: Cidemis • Administrer les RCR de l’ILN • Administrer les logins • Administrer les données (traitements par lots) • Taux de recouvrement • Exemplarisations automatiques • Modifications par lots • Demander des exports bibliographiques
  • 19. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 19 S’informer et informer • Pratiquer une veille sur les actualités de l’Abes Blogs :: L’actu des réseaux :: Arabesques :: JABES :: Journée d’étude :: Listes • Coordonner les réponses aux enquêtes de l’Abes • Transmettre des informations aux services qui ne sont pas en contact direct avec l’Abes • Administrateur SIGB • Responsable des achats ressources électroniques • Responsable des formations aux usagers • Responsables des services aux publics
  • 20. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 20 Être le référent sur les données • Coordonner l’application des évolutions de formats, avec les experts Unimarc :: TEF :: EAD :: DublinCore • Faire remonter les besoins sur les évolutions de formats, émanant d’autres services • Etre le référent des données de l’établissement • Évaluer l’activité de l’établissement (statistiques) Ex : NumaHOP NOUVEAU
  • 21. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 21 Coordonner les fluxNOUVEAU • Mettre en place et suivre les TR • Collaborer à la mise en place des flux entre les différents réservoirs • Participer aux opérations de signalement et de gestion des accès aux ressources électroniques Exemples : lien entre HAL et IdRef lien avec les AO Exemples : lien avec ISTEX lien avec informatique lien avec DocElec
  • 22. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 22 Coordonner les flux (verbatim)NOUVEAU • « Ce 2ème scénario nous semble le plus intéressant car il met en avant la production de métadonnées provenant de différentes sources (Sudoc, Star, archives ouvertes dont HAL) et la nécessité de coordonner tous ces flux. » SCD Université Polytechnique Hauts-de-France • « Par son expertise et sa technicité sur les formats de données, [le coordinateur] permettrait de gérer les échanges de données entre réservoirs, et ainsi d'éviter les écueils actuels : doublons, résultats opaques ou manquants dans des outils de découverte par exemple... » BU Sorbonne Université • « Cela permettrait d'avoir une personne spécialiste de tous les formats, de leurs échanges. J'ai le sentiment que cette fonction est entre le catalogueur et l'informaticien. Cela va certainement dans le sens de l'évolution du métier. » SCD Université Cergy Pontoise
  • 23. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 23 Analyser les donnéesNOUVEAU • Conduire ou participer à des chantiers qualité • Contribuer à la priorisation des chantiers, en fournissant des outils d’aide à la décision • Administrer les données en cas de réinformatisation ou de mise en place d’outils de découverte Exemple : Migration des données (SGBm)
  • 24. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 24 Analyser les données (verbatim)NOUVEAU • « Ce scénario met en avant la nécessité de faire très attention à la qualité des métadonnées produites. » SCD Université Polytechnique Hauts-de-France • « S'organiser en fonction d'une vision d'ensemble sur les données aiderait en interne la direction à prioriser des projets (ou des chantiers) sur les données, selon une stratégie cohérente. » SCD de l’Université Panthéon Sorbonne • « Ce scénario permet de valoriser le rôle du coordinateur au sein de l’établissement. Il a en main les éléments d’aide à la décision. » Abes
  • 25. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 25 Contribuer à la valorisation des donnéesNOUVEAU • Contribuer à la visibilité de la production scientifique en prenant part à des actions de valorisation des données • Participer à la promotion des données par des actions d’information auprès des publics universitaires • Collaborer à des actions de valorisation des données avec les équipes en charge des outils locaux • Faire connaître les possibilités d’exports des données Sudoc Lien avec les archives institutionnelles Lien avec les données de la recherche Ex : intitulé d’un champ sur une interface publique
  • 26. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 26 La mise en application
  • 27. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 27 Un exemple d’organisation
  • 28. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 28 Un autre exemple d’organisation
  • 29. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 29 À adapter au contexte local AU CHOIX Toutes ces missions assurées par le Coordinateur Toutes ces missions réparties entre le Coordinateur & un adjoint Toutes ces missions réparties au sein d’une équipe, portée par le Coordinateur
  • 30. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 30 À adapter au contexte local AU CHOIX TRAVAIL INFO FLUX VALORISATIONANALYSE FORMAT Missions pertinentes assurées, Missions non pertinentes laissées de côté.
  • 31. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 31 L’accompagnement de l’Abes
  • 32. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 32 Une identification renforcée NOM Changement du Qualificatif ? •Coordinateur Sudoc •Coordinateur Données  VOTRE AVIS ? vote en direct
  • 33. Post session : résultat du vote en direct 33
  • 34. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 34 Une communication partagée • Liste de diffusion [SUCOORDI] coordinateurs@listes.abes.fr NOTRE CONSEIL : créer une liste de diffusion interne (adresse collective) pour diffuser plus largement les annonces de la liste « Coordinateurs » à tous les acteurs de l’établissement (administrateur SIGB, responsable documentation électronique, responsable de l’archive ouverte, etc.) Avantages : • Reconnaissance du rôle central du coordinateur • Création d’un esprit d’équipe par le partage des informations • Stimulation autour de solutions communes
  • 35. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 35 Une documentation ciblée • Par profil : le Guide méthodologique et ses pages « portail » pour chaque correspondant • Par usage : des documentations « adaptées »
  • 36. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 36 Pour une pédagogie « évolutive » • Formation d’adaptation : sessions en ligne • Formation initiale en présentiel : adaptation du programme (2 sessions/an) • Formation continue : J.e-cours
  • 37. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 37 Pour une pédagogie « évolutive » • Co-construction : s’appuyer sur votre expertise pour construire la formation « adaptée » au nouveau profil Proposition : organisation d’un COORDIcamp • Oui/Non • À distance / En présentiel  VOTRE AVIS ? vote en direct
  • 38. 38 Post session : résultat du vote en direct
  • 39. 39 Post session : résultat du vote en direct
  • 40. Evolution du rôle du Coordinateur Sudoc 40 Merci de votre attention

Notes de l'éditeur

  1. Voici les missions du Coordinateur Sudoc aujourd’hui : au centre : - les activités d’administration de l’environnement de travail de l’ILN (installation de WinIBW, gestion des logins) et d’administration de données (modifs de masse) - les activités d’information et de diffusion de l’information à droite : - les transferts réguliers - le suivi des formations et l’assistance de 1er niveau À gauche : - le suivi des statistiques - le suivi des évolutions de format Unimarc - les activités de contrôle qualité - le suivi des conventions et de la facturation
  2. De toutes ces activités, nous proposons de faire disparaître de la fiche de fonction du coordinateur les activités de suivi des formation et de suivi administratif
  3. Le suivi administratif sera proposé au « Correspondant Abes », en lien avec la direction, qui gèrera ces questions administratives pour tous les réseaux
  4. Le suivi des formations, l’animation de l’équipe des catalogueurs en général et l’assistance de 1er niveau seront assurées par le Correspondant Catalogage. C’est déjà lui qui assurait souvent l’assistance de 1er niveau, en tant que responsable de la production catalographique de l’établissement. Parfois, il animait également l’équipe. En lui ajoutant le suivi des formations (c’est-à-dire : - le contrôle des pré-requis et le repérage des besoins - le suivi des inscriptions aux formations initiales assurées par les formateurs-relais - le suivi des inscriptions aux J.e-cours - la diffusion en interne des formations et des documentations) … on souhaite renforcer le rôle d’expert « catalogage » du corcat, et sa visibilité auprès de ses collègues.
  5. CLIC Ces tâches sont conservées, mais elles sont complétées par d’autres, pour colorer la mission du Coordinateur Sudoc d’un profil « données » : CLIC : - administrer l’environnement de travail des données - informer sur les données Coordonner les flux de données en lien avec le Sudoc Etre référent sur les données de l’établissement Analyser les données Valoriser les données de l’ établissement
  6. BESOIN DE TRANSVERSALITÉ
  7. Ce besoin de transversalité a été exprimé par les établissements eux-mêmes. Comme le signale un collègue du SCD de l’université Panthéon Sorbonne : « s’organiser en fonction d’une vision d’ensemble sur les données » répond à un besoin. Cette organisation transversale, on le pense, valorisera le rôle du coordinateur, car la réussite d’une organisation transversale réside dans la présence d’un bon coordinateur (celui qui met ensemble, qui fait le lien, qui facilite, qui a une vision d’ensemble). Certains établissements ont perçu cette opportunité de valoriser le rôle du coordinateur, comme le SCD de l’UTBM : « une personne dédiée… serait un véritable atout pour notre fonctionnement ».
  8. Le rôle transversal du Coordinateur permettra également à l’Abes de communiquer avec des services tels que les services informatiques, les services aux chercheurs, les services de doc elec.
  9. Voyons maintenant le détail de ces missions. On va commencer par celles qui ne changent pas (au centre de la diapo)
  10. Intitulé exact de la fonction : Administrer l’environnement de travail de l’établissement dans le Sudoc
  11. Intitulé exact de la fonction « S’informer et informer » Le coordinateur veille à retransmettre l’information aux services qui ne sont pas en lien direct avec l’Abes : - tout ce qui concerne les évolutions de format, aux administrateurs SIGB - tout ce qui concerne les ressources électroniques, aux responsables des achats - tout ce qui concerne les applications, les changements d’interface, les services d’export (Zotero et theses.fr), aux responsables de la formation et de l’accueil
  12. Intitulé de la fonction « Etre le référent sur les données de l’établissement » Avec cette mission, on aborde la question des formats de données. Et pour la première fois, on évoque d’autres formats que celui du Sudoc, le format Unimarc. Le coordinateur travaille en équipe, avec les Correspondants Calames et Star et toute autre personne experte, pour appliquer les décisions prises au niveau national sur l’évolution des formats de données. Et en retour, il fait remonter à l’Abes les besoins des services de l’établissement concernant les formats de données (par exemple le service aux chercheurs, qui souhaiterait voir figurer dans le format Unimarc Autorités une donnée qui n’y a pas encore sa place, ou le service des TICE qui souhaiterait signaler les ressources pédagogiques et voudrait faire évoluer le format Unimarc bibliographique). Il est identifié comme un référent sur les données produites : prenons l’exemple de l’application NumaHOP, qui permet de gérer les projets de numérisation. Les documents numérisés sont parfois signalés dans Calames, parfois dans le Sudoc : les chefs de projet ont alors du s’intéresser aux métadonnées issues de Calames (en format EAD) et aux métadonnées issues du Sudoc (en format Unimarc). Plutôt que d’aller voir d’un côté le correspondant Calames, puis le Correspondant catalogage, ce qui accentue la charge de travail, ces chefs de projets auraient pu n’avoir qu’un seul interlocuteur, le coordinateur « profilé Données ». Enfin, il est celui qui est en charge de l’évaluation de l’activité, en relevant les statistiques sur Webstats
  13. Intitulé exact : « Coordonner, en collaboration avec les services informatiques et les prestataires, les activités concernant les flux de données en lien avec le Sudoc L’activité autour des transferts réguliers reste dans son escarcelle Mais, comme on l’a dit précédemment, il n’a pas que le Sudoc désormais, et de nouveaux flux apparaissent, entre les différents réservoirs de données utilisés par l’établissement. Par exemple : - entre les données des chercheurs dans HAL et dans IdRef - entre les données bibliographiques dans le Sudoc et dans les archives ouvertes Le coordinateur participe aux opérations de signalement et de gestion des accès aux ressources électroniques. Par exemple, dans le cadre du signalement des ressources ISTEX acquises en licence nationale, il peut être amené à établir des relations avec : - le service informatique : pour paramétrer les résolveurs de liens, ou pour gérer les URL proxifiées à signaler dans les notices - le service DocElec : pour déclarer les adresses IP habilitées. Les liens entre ces équipes sont de plus en plus importants, notamment dans les établissements ayant opté pour un SGBm, qui est une solution « tout en 1 », dans laquelle les questions d’URL, d’accès et de signalement sont mêlées. Le coordinateur sera tout à fait dans son rôle de « coordination », avec ces équipes multiples.
  14. Cette nécessité de coordination des flux était un besoin, comme le signalent nos collègues de Valenciennes. Certes, on peut prendre peur face au niveau de technicité d’un tel profil : connaître tous les formats ! Quelle ambition ! Certains y voient la garantie de qualité des données (Sorbonne Université : permettra d’éviter les doublons, les résultats opaques dans les Outils de découverte) D’autres y voient une opportunité pour monter en compétences, « entre le catalogueur et l’informaticien » nous dit Cergy. Il ne s’agit pas tant d’être experts de tous les formats que d’être celui qui connait les experts et coordonne leurs actions.
  15. Intitulé exact « Analyser les données de l’établissement » Dans ce volet, les missions sont : - conduire ou participer à des chantiers qualité autour des données de l’établissement - Veiller à la priorisation des chantiers qualité entrepris dans l’établissement, être personne-ressource en fournissant des outils d’aide à la décision. Sa connaissance de la mise en place d’une plateforme pédagogique aidera le coordinateur à renseigner la direction ou le responsable du service du signalement et lui permettre de privilégier un chantier autour des données d’autorités des enseignants, plutôt qu’un autre chantier. On renforce ainsi la visibilité et le rôle du Coordinateur. - Administrer les données en cas d’une réinformatisation ou de la mise en place d’outils de découverte
  16. Nous croyons fortement à cette mission de data-analyst, pour valoriser le rôle du coordinateur.
  17. Intitulé exact : « Contribuer à la valorisation des données de l’établissement » Il s’agit de : Contribuer à la visibilité de la production scientifique de l’établissement en prenant part à des actions de valorisation des données, avec les équipes en charge des archives institutionnelles ou en charge des données de la recherche. C’est le projet du Service aux chercheurs du SCD Paris Descartes, qui souhaite créer une base de données et d’analyse bibliographiques et bibliométriques, qui serait la 1ère brique d’un SI Recherche : les services à la recherche n’ont hélas pas de données normalisées ; les SCD en ont. La collaboration est souhaitable. Exemples : générer des CV de chercheurs, alimenté par IdRef, entre autres. aider les services aux chercheurs à structurer leurs jeux de données, en vue d’une publication Participer à la promotion des données produites par des actions de formation, de communication, d’information auprès de tous les publics universitaires : montrer à quel point IdRef valorise la visibilité d’un laboratoire, montrer à quel point theses.fr valorise la visibilité d’une ED) Collaborer à des actions de valorisation des données avec les équipes en charge des outils de signalement locaux : cela peut être en réfléchissant avec eux au meilleur intitulé d’un champ sur l’interface publique du catalogue. Faire connaître les possibilités d’export des données du Sudoc : les microwebservices, les données en RDF, les exports vers les logiciels de gestion bibliographique)
  18. ANGERS http://bu.univ-angers.fr/page/vos-interlocuteurs Voir l’organigramme fonctionnel : lien avec les AO, avec les thèses et lien avec la Direction de la Recherche, de l’innovation et des études doctorales lien avec les ressources électroniques lien avec les archives Verbatim : voici le fonctionnement à la BUA : coordinatrice Sudoc, je aussi correspondante catalogage et autorités. Je fais partie d'un groupe de travail métadonnées qui réunit les fonctions AO (2 autres collègues), thèses (la coordinatrice thèses, STEP et STAR), catalogage (moi-même), archivage (les collègues archivistes - la fonction archives de l'université est rattachée à la BU), coordonné par un membre de l'équipe de direction. Le groupe de travail "Métadonnées" a été constitué pour permettre aux différents producteurs de données et de métadonnées bibliographiques de l'université d'Angers d'avoir une vision globale de cette production et d'échanger sur leurs pratiques et les actualités dans leur domaine. Coordonné par le conservateur responsable du pôle "Services documentaires" de la BUA, ce GT regroupe les collègues chargés des dépôts universitaires (dans OKINA et DUNE), les correspondants des réseaux de l'Abes (Sudoc, Thèses, Calames), et les archivistes de l'université. Ses objectifs sont la centralisation, la mise en cohérence (par la normalisation et l'harmonisation), la conservation (sur papier et sous format numérique) et la valorisation des données (mémoires, thèse, HDR, articles...) et métadonnées produites à l'université d'Angers. Ce groupe de travail existe depuis la rentrée 2017. S'ouvrir aux autres services producteurs de données était devenu indispensable et apprendre à connaître les autres environnements de travail a été le fil conducteur de nos premières réunions. L'orientation du GT métadonnées est plutôt politique, stratégique, dans le sens où il permet de faire circuler des préconisations, des orientations, en réponse aux besoins d'harmonisation et à la mise en place de nouveaux outils. Il existe à la BUA un autre groupe qui a plus "les mains dans le cambouis", si l'on peut dire : le groupe "Mission numérique" qui travaille à l'évolution de tous les services en ligne. Coordonné par le conservateur responsable du pôle "Infrastructures, prospective et qualité", ce GT-là regroupe la collègue chargée de la documentation électronique, la collègue chargée de la fluidité des accès (qui est aussi la coordinatrice Abes pour les thèses), l'administratrice du SIGB, la coordinatrice Sudoc et notre webmestre BU, informaticien de la DDN. Comme vous pouvez le constater, les deux personnes font le lien entre les deux groupes sont des correspondantes Abes : la coordinatrice Sudoc et la coordinatrice Thèses.
  19. NICE https://bu.univ-cotedazur.fr/fr/contents/files/nous-connaitre/organigramme-scd Département Transversal dédié aux Système d’information documentaire (Sudoc + Thèses), transversal, rattaché à la Direction du SCD : lien avec l’informatique lien avec les thèses lien avec les services aux chercheurs Travaille sur toutes les métadonnées
  20. Si l’établissement souhaite activer toutes ces missions , le coordinateur le fait, CLIC : s’il y a une mission – ou plusieurs - qui ne sont pas pertinentes pour l’établissement, il va sans dire que le coordinateur la (ou les) laissera de côté.
  21. Le choix est conserve t on le même nom ou ajout de Données
  22. Ce nouveau profil fait peur car plus technique : L’Abes en a conscience, et prépare l’accompagnement, même si celui-ci sera progressif.
  23. Autoformation avec portail documentaire, Création de cours en ligne (à terme) / Formation continue : Plateforme d’autoformation, J.e-cours.
  24. Webinaire : intro + outil collaboratif Presentiel : à l’Abes