Le document fournit un guide étape par étape sur l'ouverture et l'utilisation d'un compte pour déposer des références bibliographiques et des documents sur la plateforme HAL-SHS. Il décrit les procédures pour soumettre des métadonnées, ajouter des auteurs, modifier des informations et déposer des textes intégrals, avec des précautions concernant les droits d'auteur. Des conseils spécifiques sont également donnés pour les cas particuliers tels que les working papers et la politique d'archivage des éditeurs.

1. • P. 2 Ouvrir un compte • P. 4 Se loguer – Aller dans ‘son compte’ • P. 5 Déposer une référence bibliographique • P. 6 Saisie des métadonnées (données descriptives) • P. 8 Saisie des auteurs de la publication • P. 12 Modifier une référence bibliographique ajout de mots-clés, ajout de résumés… • P. 13 Déposer le texte intégral associé à une référence • P. 16 Cas particuliers : Working papers - Rapports • P. 17 Mémo droits : quel(s) droit(s) pour quel(s) dépôt(s) • P. 21 Clause Archives Ouvertes (Dir. affaires juridiques du CNRS) M é m o H A L - S H S C. Boulai - C. Laube UMR5206 Triangle mars 2012

2. Dans l’onglet « Déposer », choisir « S’inscrire ». HAL-SHS : s’incrire Aller sur le site : http://halshs.archives-ouvertes.fr/

3. Remplir les champs obligatoires (flèches oranges) URL personnel : (facultatif) par défaut, indiquer l’adresse de votre page web sur le site de Triangle. Langue et discipline préférées pourront être modifiées à chaque dépôt. Aide contextuelle Cliquer sur Créer pour valider. Une fenêtre apparaît pour confirmer la création du compte. Activer son compte : Cliquer sur le lien dans le message de confirmation envoyé par e-mail. La page « Mes dépôts » s’ouvre alors.

4. Si l’on est déjà inscrit : Aller sur le site : http://halshs.archives-ouvertes.fr/ Dans le cadre « S’authentifier », indiquer son identifiant et son mot de passe, cliquer sur OK. En cas d’oubli de l’identifiant, contacter Cécile Laube En cas d’oubli du mot de passe, cliquer sur « retrouver son mot de passe ».

5. Déposer une référence bibliographique seule : Choisir l’onglet « Déposer » puis « référence bibliographique seule ». Sélectionner ensuite le type de document qui sera référencé. Pour les communications à colloque : Possibilité de déposer des références de communications sans actes Ne pas déposer des références de publications à paraître

6. Exemple d’un article dans une revue à comité de lecture : Saisie des métadonnées [écran 1] Les champs obligatoires sont précédés d’une flèche orange . Date de production/écriture : ne pas remplir La discipline choisie au moment de l’inscription est indiquée ici par défaut. Pour la modifier, cliquer sur la croix rouge pour la supprimer et choisir une autre discipline en cliquant sur la liste. Pour ajouter une autre discipline, cliquer sur Interdisciplinarité. Commencer à saisir le titre de la revue et le choisir dans la liste déroulante. Pagination à indiquer sous la forme : 5-10

7. Mots-clés libres, séparés par des ; Il est conseillé d’indiquer des mots-clés en anglais également. Cliquer sur étape suivante.

8. Saisie du (des) auteur(s) [écran 2] Votre nom est indiqué par défaut. Si vous n’êtes pas l’auteur, cliquer sur la croix rouge, puis ajouter le ou les auteur(s) un par un en cliquant sur « ajouter un nouvel auteur ». Commencer à saisir son nom pour le trouver dans la liste. Ajouter le laboratoire d’appartenance si nécessaire en cliquant sur le crayon à côté du nom de l’auteur.

9. Cliquer sur « étape suivante ». Saisir lentement les premières lettres du nom du laboratoire et le sélectionner dans la liste déroulante qui s’affiche (zone en surbrillance). Valider. Ajouter un laboratoire d’affiliation

10. Pour ajouter rapidement un auteur avec son affiliation Passer par « sélectionner des auteurs d’un laboratoire », en saisissant les premières lettres du nom du labo. Le sélectionner dans la liste qui s’affiche (cliquer sur la zone en surbrillance) ou Cliquer sur « sélectionner depuis mes auteurs », cocher le nom de l’auteur et cliquer sur « ajouter »

11. Pour modifier ces informations, cliquer sur « étape précédente » ou directement sur « métadonnées » ou « auteurs » Lorsque vous avez vérifié les données , cliquez sur « Déposer ». . Cliquer ici pour se déconnecter La page « Récapitulation » reprend toutes les données saisies précédemment et présente la référence bibliographique telle qu’elle apparaîtra dans HAL-SHS dans la fiche détaillée

12. Modifier une référence Ajouter un résumé Il sera possible de modifier la référence (y compris pour modifier ou ajouter un résumé ) en la sélectionnant sur la page « Mes dépôts » rubrique « Mes notices », (bien penser à cliquer sur « Tout afficher » pour voir toutes les références) puis en cliquant sur « modifier les métadonnées » ou « modifier la référence de publication » (type de doc.) .

13. Déposer un document (texte intégral) avec référence bibliographique : si la référence bibliographique a déjà été déposée dans HAL-SHS (pour le vérifier, voir par exemple le lien « publications » à partir de votre page personnelle sur le site web du labo) : Sur la page « Mes dépôts », rubrique « Mes notices bibliographiques », sélectionner la référence et cliquer sur « Ajouter le fichier ». Attention, le résumé devient alors obligatoire . : si la référence bibliographique n’a pas été déposée dans HAL-SHS: choisir l’onglet « Déposer », puis « Un document avec texte intégral et référence bibliographique » et sélectionner le type de document à déposer (possibilité de déposer le texte d’une communication) Pour les 2 premiers écrans (métadonnées et auteurs), la procédure est la même que pour une référence bibliographique seule, à une exception près : le résumé est obligatoire (procéder par copier/coller).

14. Sur la page « fichiers » [écran 3], sélectionner le format du document déposé (pdf, rtf…). Cliquer sur « parcourir » pour indiquer le chemin du fichier à déposer, puis « Transférer » (ce n’est pas le dépôt, il sera possible de l’effacer) Pour supprimer un fichier à ce niveau-ci, il suffit de cliquer sur la poubelle à côté de l’icône. Dans le cadre grisé intitulé « Origine des fichiers déposés », cocher « fichiers auteurs » si c’est le cas. Pour la question des droits , voir aussi page 16 et suivantes, ou consulter Cécile Laube Transférer le fichier vers HAL

15. Cet écran permet de vérifier les données. Des modifications sur les métadonnées, auteurs ou fichiers peuvent encore être apportées en cliquant sur l’intitulé correspondant dans la barre de menu. Lire le contenu de la licence, cocher « j’accepte ces conditions ». Attention, une fois votre document modéré, il ne pourra plus être retiré du site . Cependant, une autre version pourra être ajoutée. Vous pouvez choisir une mise en ligne différée de votre document (jusqu’à 2 ANS) Pour achever le dépôt, cliquer sur « Déposer ». Vous recevrez un e-mail pour vous informer de l’état de votre dépôt.

16. Cas particuliers : Working Papers - Rapports choisir l’onglet « Déposer », puis « Document non publié ou non soumis à publication » et sélectionner le type de document à déposer Voir aussi pages 14 et 15. Penser à anonymiser les rapports !

17. Droits – Politique d’archivage des éditeurs Le portail Héloïse http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ affiche les politiques éditoriales de revues françaises Sont distingués trois niveaux : - les fichiers « auteurs » (soumis) - les fichiers « validés » (postprint auteur) - les fichiers « éditeurs »

18. Vérifier également Héloïse cf page 18

19. Vérifier également Héloïse cf page 18

20. Déposer la version « validée » (si différente de la version « auteur », également appelée « postprint auteur) Vérifier également Héloïse cf page 18

21. Clause Archives Ouvertes La direction des affaires juridiques du CNRS recommande aux auteurs l’ajout de la clause suivante dans leurs contrats : « L’auteur cède à titre exclusif le droit d’exploitation commerciale sur support imprimé …. mais conserve le droit d’archivage numérique de l’œuvre, en libre accès [immédiat / différé de … mois après publication], pour un usage non commercial, ce droit [incluant / n’incluant pas] le dépôt du PDF de l’éditeur. »