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Vademecum pour dépôt dans HAL
Françoise Gouzi
Correspondante HAL UTM
Université Toulouse 2-Le Mirail
LES ÉTAPES DU DÉPÔT
Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes :
1. Identification/connexion sur HAL SHS
2. Sélection du type de document à déposer
3. Saisie des métadonnées (cad les
informations structurées sur le document)
4. Saisie des auteurs + affiliation laboratoire(s)
5. Transfert des fichiers s’il s’agit d’un dépôt
avec texte intégral
6. Droits et récapitulation des données saisies
LE DEPÔT
Texte déposé sur HAL = travail achevé de
recherche, conforme aux usages scientifiques dans la
discipline (contenu comparable aux manuscrits soumis aux CL
de revues scientifiques, ouvrages collectifs, etc. )
Tout dépôt du texte intégral est définitif dans HAL – système
de versionning, on peut déposer une V1, V2, V3….les versions
de votre dépôt se superposent !!
La « référence bibliographique » sur HAL  peut être
supprimée
Je dépose soit 1 réf. bibliogr.
soit 1 document avec texte intégral
 1er cas : dépôt d’une “référence bibliographique seule”
– Vous pouvez la supprimer
– Y ajouter le pdf de l’article ultérieurement
 2e cas : dépôt d’un document publié ou non publié (un texte
au format PDF ds ts les cas)
– Vous ne pouvez pas le supprimer une fois déposé mais vous
pouvez déposer des versions supérieures de celui-ci (V1, V2…)
– Vous pouvez changer la catégorie du document après dépôt
– Vous pouvez transférer votre dépôt à un collègue (par mail)
“transférer la propriété”
Je dépose un document déjà en libre accès sur
Internet référence bibliogr. seule
 Certaines revues électroniques encouragent seulement le
signalement de l’article, mais pas le dépôt du PDF (pour
Revues.org on peut déposer le PDF, aucun pb!!)
 Pour ces revues, vous utiliserez le champ COMMENTAIRES pour
signaler:
– « Disponible en ligne : URL de l’article »
RAPPEL type de fichiers à déposer
 Fichier auteur, avant soumission il vs appartient
 Version pre-print est celle que l’on envoie à l’éditeur, avant les
corrections du comité de lecture
 Version post-print est la dernière version avant publication
après les corrections du comité de lecture (ou
« épreuves/final draft »)
 Fichier Editeur ou « PDF éditeur » (il comporte la pagination
et mise en page éditoriale) – soumis à embargo éventuel
Pense-bête avant dépôt
 Regarder dans HAL-SHS ou ds ma collection HAL (Consultation
par auteur) si j’ai déjà des dépôts et lesquels (notices /PDF)
 Un dépôt peut être visible ds plusieurs collections ou portails
HAL (les dépôts sont tamponnées automatiquement en
fonction de l’affiliation labo code alphnum UMR ou EA)
 Avertir mes collègues si je fais un dépôt d’articles ou je suis en
co-écriture avec eux
 Me doter de mes références de publi complètes (fenêtre
ouverte pdt le dépôt) et procéder par copier/coller pr éviter
les erreurs de saisie
1. Identification
 Se connecter au portail HAL UTM
http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/
 S’identifier (rubrique “S’authentifier”)
Le portail HAL-UTM
http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/
2. Sélection du type de document
Une fois dans votre
“espace”, cliquer sur
l’onglet “déposer”
Sélectionner dans la
liste le type de doc.
dans les sous-menus
successsifs.
Vademecum depot ha_lv2
3. Les Métadonnées ou champs à remplir
Remplir attentivement le formulaire
= champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SHS) ou bleu (HAL)
Champ titre : saisie libre (“…” ou ital : non pris en charge)
si le document existe déjà ds HAL le titre apparaîtra
automatiquement en menu déroulant, cela veut dire qu’il est
déjà ds HAL. Attention aux doublons !
Champ mots clefs (règle des 5 max) séparés par “;” (non oblig
pr notice et PDF ms recommandé !!)
Champ résumé (non oblig pr dépôt notice ms recommandé !!)
Vous assure un meilleur
référencement sur le web
Où saisir certaines informations de publication ?
 Toute catégories : champ référence interne, vous pouvez
indiquer ces informations
– A paraître
– Communication sur invitation
 Pour indiquer les directions ou coordination de revue, choisir
la catégorie « Directions d’ouvrages » en déposant 1 réf.
bibliogr. seule
– Dans le champ référence interne saisir = Numéro spécial de la revue X
 Pour signaler l’axe thématique ou composante d’un
laboratoire ou d’une équipe choisir le champ équipe :
– saisir le nom en sigles et MAJUSCULES en champ libre ( si
doutes, voir référent HAL pour le libellé utilisé afin d’éviter les
doublons)
4. Les auteurs et leurs laboratoires
 Ajout < Nouvel auteur (champ libre = attention doublons, si vous
êtes déjà dans HAL, vs verrez apparaître votre nom, sinon entrez vos
nom, prénom et affiliation) 
 Si doublon sur votre nom le signaler à votre référent HAL
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la qualité de la mention de la structure.
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votre saisie)
5. Le dépôt des fichiers
Attention l’intitulé du
fichier doit être “court”
Choisir format fichier PDF
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6. Etape « droits »
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déposez un fichier avec mise en page éditeur dont vous avez
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 Vérif. en ligne des politiques d’autoarchivage/éditeurs:
 http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs francophones)
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La question des droits (1/3)
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1. Assurez-vous de l’accord, pour le dépôt dans l’archive, de vos
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2 . Si votre document n’a pas été confié à un éditeur ou à un
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3. Si votre document a été confié à un éditeur ou à un
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- Si pas de CONTRAT ECRIT de CESSION avec l’éditeur,
Vous êtes libre de le déposer après la première
publication (préférable d’informer votre éditeur)
- Si le contrat conclu N’A PAS PREVU LA CESSION EXCLUSIVE des
droits pour tous supports ou pour les supports électroniques,
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- Si le contrat a prévu la possibilité de diffuser le document en
accès ouvert APRES UN CERTAIN DELAI,
Vous êtes libre de le déposer passé le délai. (Embargo)
-Si le contrat a prévu la cession de vos droits A TITRE EXCLUSIF
POUR TOUS SUPPORTS, ou pour le seul support
électronique, pour la durée de la protection légale :
Vérifiez la politique actuelle de l’éditeur en matière de libre
accès diffusée sur son site, ou sur les sites dédiés à ces
questions ……
Et comment le savoir ?
 SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur l’auto-
archivage d’éditeurs anglo-saxons (env. 1400 / 22.000 revues)
 HELOISE : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/: politique des droits de diffusion des
revues sur différents supports (archives ouvertes, sites perso, intranet) pour
les éditeurs français.
 DULCINEA : http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ les politiques des
revues espagnoles
Récapitulation
 Relire attentivement la fiche récapitulative
 Vous pouvez encore faire des modifications en revenant sur les
étapes précédentes
 Déterminez le moment du dépôt (“dépôt différé” si embargo
pratiqué par la revue / max. 2 ans). L’article sera mis en ligne au
bout de 2 ans automatiquement par HAL
 A l’issue de la vérification cliquer sur “Dépôt”
Après le dépôt
• Un dépôt est modéré en général dans la journée, mais le
processus de validation peut parfois prendre plus de temps que
prévu.
• Vous avez déposé vous êtes le « contributeur »
• Vous recevrez par mail l’identifiant hal de votre dépôt + mot de
passe associé (à garder ds vos mails par ex. « MES DEPOTS
HAL »)
• Si vous n'êtes ni contributeur, ni référent laboratoire, il est
possible de modifier avec les identifiants/ mot de passe du
document.
Modifier mon dépôt, ou déposer une nvlle version
• Pour modifier un document dont vous êtes le contributeur, il suffit :
- d'aller dans la rubrique « Mon espace > Mes dépôts »,
- de sélectionner le document
- de cliquer sur le bouton correspondant à l'action que vous souhaitez :
modifier les métadonnées, créer une nouvelle version, ajouter/modifier la
référence de publication, ajouter un domaine, ajouter le fichier pour une
notice, transférer la propriété.
• Sélectionner le dépôt dans votre espace puis cliquer sur le bouton « créer
une nouvelle version ». Lors du dépôt d'une version suppl. d'un
document, le serveur Hal propose par défaut la récupération de toutes les
informations de la version précédente.
• Les versions précédentes seront conservées sur le serveur, mais les
utilisateurs seront redirigés par défaut vers la dernière version.
Le cas des thèses et HDR
Depuis 09/2011, le service thèses de la BU dépose les thèses
soutenues à l’UTM dans STAR (dépôt officiel ABES) + TEL avec
accord du déposant
Les thèses seront rattachées automatiquement à la collection
HAL du labo et marquées du tampon
Doivent donc être versées à titre individuel dans HAL :
les thèses du labo antérieures à 2011
Les HDR du labo à ce jour
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(Sélection du type de document)
Vous serez basculé sur la plateforme TEL (thèses en
ligne)
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Vademecum depot ha_lv2
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Guide du déposant dans Hal - Collection Cresson
Guide du déposant dans Hal - Collection CressonGuide du déposant dans Hal - Collection Cresson
Guide du déposant dans Hal - Collection Cresson
 

Vademecum depot ha_lv2

  • 1. Vademecum pour dépôt dans HAL Françoise Gouzi Correspondante HAL UTM Université Toulouse 2-Le Mirail
  • 2. LES ÉTAPES DU DÉPÔT Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes : 1. Identification/connexion sur HAL SHS 2. Sélection du type de document à déposer 3. Saisie des métadonnées (cad les informations structurées sur le document) 4. Saisie des auteurs + affiliation laboratoire(s) 5. Transfert des fichiers s’il s’agit d’un dépôt avec texte intégral 6. Droits et récapitulation des données saisies
  • 3. LE DEPÔT Texte déposé sur HAL = travail achevé de recherche, conforme aux usages scientifiques dans la discipline (contenu comparable aux manuscrits soumis aux CL de revues scientifiques, ouvrages collectifs, etc. ) Tout dépôt du texte intégral est définitif dans HAL – système de versionning, on peut déposer une V1, V2, V3….les versions de votre dépôt se superposent !! La « référence bibliographique » sur HAL  peut être supprimée
  • 4. Je dépose soit 1 réf. bibliogr. soit 1 document avec texte intégral  1er cas : dépôt d’une “référence bibliographique seule” – Vous pouvez la supprimer – Y ajouter le pdf de l’article ultérieurement  2e cas : dépôt d’un document publié ou non publié (un texte au format PDF ds ts les cas) – Vous ne pouvez pas le supprimer une fois déposé mais vous pouvez déposer des versions supérieures de celui-ci (V1, V2…) – Vous pouvez changer la catégorie du document après dépôt – Vous pouvez transférer votre dépôt à un collègue (par mail) “transférer la propriété”
  • 5. Je dépose un document déjà en libre accès sur Internet référence bibliogr. seule  Certaines revues électroniques encouragent seulement le signalement de l’article, mais pas le dépôt du PDF (pour Revues.org on peut déposer le PDF, aucun pb!!)  Pour ces revues, vous utiliserez le champ COMMENTAIRES pour signaler: – « Disponible en ligne : URL de l’article »
  • 6. RAPPEL type de fichiers à déposer  Fichier auteur, avant soumission il vs appartient  Version pre-print est celle que l’on envoie à l’éditeur, avant les corrections du comité de lecture  Version post-print est la dernière version avant publication après les corrections du comité de lecture (ou « épreuves/final draft »)  Fichier Editeur ou « PDF éditeur » (il comporte la pagination et mise en page éditoriale) – soumis à embargo éventuel
  • 7. Pense-bête avant dépôt  Regarder dans HAL-SHS ou ds ma collection HAL (Consultation par auteur) si j’ai déjà des dépôts et lesquels (notices /PDF)  Un dépôt peut être visible ds plusieurs collections ou portails HAL (les dépôts sont tamponnées automatiquement en fonction de l’affiliation labo code alphnum UMR ou EA)  Avertir mes collègues si je fais un dépôt d’articles ou je suis en co-écriture avec eux  Me doter de mes références de publi complètes (fenêtre ouverte pdt le dépôt) et procéder par copier/coller pr éviter les erreurs de saisie
  • 8. 1. Identification  Se connecter au portail HAL UTM http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/  S’identifier (rubrique “S’authentifier”)
  • 10. 2. Sélection du type de document Une fois dans votre “espace”, cliquer sur l’onglet “déposer” Sélectionner dans la liste le type de doc. dans les sous-menus successsifs.
  • 12. 3. Les Métadonnées ou champs à remplir Remplir attentivement le formulaire = champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SHS) ou bleu (HAL) Champ titre : saisie libre (“…” ou ital : non pris en charge) si le document existe déjà ds HAL le titre apparaîtra automatiquement en menu déroulant, cela veut dire qu’il est déjà ds HAL. Attention aux doublons ! Champ mots clefs (règle des 5 max) séparés par “;” (non oblig pr notice et PDF ms recommandé !!) Champ résumé (non oblig pr dépôt notice ms recommandé !!) Vous assure un meilleur référencement sur le web
  • 13. Où saisir certaines informations de publication ?  Toute catégories : champ référence interne, vous pouvez indiquer ces informations – A paraître – Communication sur invitation  Pour indiquer les directions ou coordination de revue, choisir la catégorie « Directions d’ouvrages » en déposant 1 réf. bibliogr. seule – Dans le champ référence interne saisir = Numéro spécial de la revue X  Pour signaler l’axe thématique ou composante d’un laboratoire ou d’une équipe choisir le champ équipe : – saisir le nom en sigles et MAJUSCULES en champ libre ( si doutes, voir référent HAL pour le libellé utilisé afin d’éviter les doublons)
  • 14. 4. Les auteurs et leurs laboratoires  Ajout < Nouvel auteur (champ libre = attention doublons, si vous êtes déjà dans HAL, vs verrez apparaître votre nom, sinon entrez vos nom, prénom et affiliation)   Si doublon sur votre nom le signaler à votre référent HAL  Sélectionnez votre laboratoire dans liste des labo (liste déroulante contrôlée !!) tapez les premières lettres, cliquez puis validez  Si le labo n’est pas dans la liste il faut le créer. Un auteur ne peut pas être sans affiliation. "liste des laboratoires connus de Hal", ce qui assure automatiquement la qualité de la mention de la structure.
  • 15. Attention l’inversion nom/prénom est fréquente (contrôlez votre saisie)
  • 16. 5. Le dépôt des fichiers Attention l’intitulé du fichier doit être “court” Choisir format fichier PDF (si possible ADOBE PRO /fichier protégé) “Parcourir” =télécharger le fichier depuis clef USB ou ordinateur Cliquer sur “Transférer”
  • 17. 6. Etape « droits »  Renseigner obligatoirement la rubrique “origine des fichiers déposés”  Soit vous déposez un fichier “auteur” (c’est le vôtre) soit vous déposez un fichier avec mise en page éditeur dont vous avez obtenu l’autorisation de dépôt sur HAL  Vérif. en ligne des politiques d’autoarchivage/éditeurs:  http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs francophones)  http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ (éditeurs anglosaxons)  http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ (revues espagnoles)
  • 18. La question des droits (1/3) Le dépôt en accès libre ne remet pas en cause les droits de propriété intellectuelle des auteurs. 1. Assurez-vous de l’accord, pour le dépôt dans l’archive, de vos coauteurs et autres contributeurs (photographes, illustrateurs, autres auteurs…). 2 . Si votre document n’a pas été confié à un éditeur ou à un diffuseur : Vous êtes libre de le déposer mais en cas de projet ultérieur de publication, pensez à informer votre éditeur de ce dépôt. Source site web CNRS-Direction des Affaires juridiques http://www.dgdr.cnrs.fr/daj/propriete/droits/droits7.htm
  • 19. La question des droits (2/3) 3. Si votre document a été confié à un éditeur ou à un diffuseur : - Si pas de CONTRAT ECRIT de CESSION avec l’éditeur, Vous êtes libre de le déposer après la première publication (préférable d’informer votre éditeur) - Si le contrat conclu N’A PAS PREVU LA CESSION EXCLUSIVE des droits pour tous supports ou pour les supports électroniques, Vous êtes libre de le déposer.
  • 20. La question des droits (3/3) - Si le contrat a prévu la possibilité de diffuser le document en accès ouvert APRES UN CERTAIN DELAI, Vous êtes libre de le déposer passé le délai. (Embargo) -Si le contrat a prévu la cession de vos droits A TITRE EXCLUSIF POUR TOUS SUPPORTS, ou pour le seul support électronique, pour la durée de la protection légale : Vérifiez la politique actuelle de l’éditeur en matière de libre accès diffusée sur son site, ou sur les sites dédiés à ces questions ……
  • 21. Et comment le savoir ?  SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur l’auto- archivage d’éditeurs anglo-saxons (env. 1400 / 22.000 revues)  HELOISE : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/: politique des droits de diffusion des revues sur différents supports (archives ouvertes, sites perso, intranet) pour les éditeurs français.  DULCINEA : http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ les politiques des revues espagnoles
  • 22. Récapitulation  Relire attentivement la fiche récapitulative  Vous pouvez encore faire des modifications en revenant sur les étapes précédentes  Déterminez le moment du dépôt (“dépôt différé” si embargo pratiqué par la revue / max. 2 ans). L’article sera mis en ligne au bout de 2 ans automatiquement par HAL  A l’issue de la vérification cliquer sur “Dépôt”
  • 23. Après le dépôt • Un dépôt est modéré en général dans la journée, mais le processus de validation peut parfois prendre plus de temps que prévu. • Vous avez déposé vous êtes le « contributeur » • Vous recevrez par mail l’identifiant hal de votre dépôt + mot de passe associé (à garder ds vos mails par ex. « MES DEPOTS HAL ») • Si vous n'êtes ni contributeur, ni référent laboratoire, il est possible de modifier avec les identifiants/ mot de passe du document.
  • 24. Modifier mon dépôt, ou déposer une nvlle version • Pour modifier un document dont vous êtes le contributeur, il suffit : - d'aller dans la rubrique « Mon espace > Mes dépôts », - de sélectionner le document - de cliquer sur le bouton correspondant à l'action que vous souhaitez : modifier les métadonnées, créer une nouvelle version, ajouter/modifier la référence de publication, ajouter un domaine, ajouter le fichier pour une notice, transférer la propriété. • Sélectionner le dépôt dans votre espace puis cliquer sur le bouton « créer une nouvelle version ». Lors du dépôt d'une version suppl. d'un document, le serveur Hal propose par défaut la récupération de toutes les informations de la version précédente. • Les versions précédentes seront conservées sur le serveur, mais les utilisateurs seront redirigés par défaut vers la dernière version.
  • 25. Le cas des thèses et HDR Depuis 09/2011, le service thèses de la BU dépose les thèses soutenues à l’UTM dans STAR (dépôt officiel ABES) + TEL avec accord du déposant Les thèses seront rattachées automatiquement à la collection HAL du labo et marquées du tampon Doivent donc être versées à titre individuel dans HAL : les thèses du labo antérieures à 2011 Les HDR du labo à ce jour
  • 26. Le cas des thèses et HDR (suite) Choisir “Thèse ou HDR sur TEL” dans l’étape 2 (Sélection du type de document) Vous serez basculé sur la plateforme TEL (thèses en ligne) Renseigner les mêmes étapes : Métadonnées, Auteurs et Dépôt Puis Valider
  • 27. Exporter une liste de publication • Onglet Services < exporter une liste de publications • Faire la recherche sur le labo ou l’équipe • Choix des champs pour votre export • Choix du format • On peut retravailler un export HAL (pour améliorer la mise en forme par ex. sur les titres)
  • 30. Documentation en ligne http://ccsd.cnrs.fr/support.html#support_ccsd Les tutoriels de HAL • Le manuHAL, manuel complet de l’utilisateur • Le guide du dépôt et du bon usage de HAL • « Je publie, quels sont mes droits ? » http://www.cnrs.fr/dist/