Le document présente un atelier sur les enjeux de la publication en libre accès, en abordant l'importance croissante des archives ouvertes face à la crise du système traditionnel d'abonnements. Il insiste sur le rôle des bibliothécaires et des établissements d'enseignement supérieur, tout en fournissant des statistiques pertinentes et des arguments en faveur du dépôt de publications en accès libre. Enfin, il décrit les étapes nécessaires au dépôt dans le système HAL, ainsi que les droits associés aux publications.

1. Atelier de dépôt dans HAL
Françoise Gouzi
Correspondante HAL UTM
Université Toulouse 2-Le Mirail

2. “Pourquoi publier en Open Access?”:
http://openarchiv.hypotheses.org/705

3. Brève histoire des AO et du libre accès
 Potentiel des nvx supports électroniques
 Crise du système traditionnel
 Augmentation régulière journaux et articles produits
 Coût moyen/revue a dépassé le coût de l'inflation,
 MAIS les budgets des BU stagnent !
Rôle important des bibliothécaires dans le mvt des AO
 alerte du corps enseignant et administrateurs sur la
crise provoquée par la croissance du coût des
abonnements aux revues savantes.

4. Marchandisation de l’information
scientifique
 L’abonnement ne confère plus droit de propriété sur
l’information : droit d’accès temporaire (une année)
 En cas de désabonnement, perte totale
 Et l’information reste archivée sur les serveurs de
l’éditeur

5. Le patrimoine scientifique à l’ère numérique:
tout chez l’éditeur

6. PUBLICATION dans des
revues à accès gratuit
Voie dorée ou Gold Access
 Revues hybrides
AUTOARCHIVAGE : les chercheurs
déposent leurs articles (pré- ou postpublication) dans des réservoirs dediés.
Voie verte ou Green Access

7. Quelques chiffres….HAL
Env. 275.000 documents en texte intégral, dont
51.000 en SHS (soit 18% des dépôts)
40.600 thèses sur TEL
600.000 auteurs référencés
près de 2800 dépôts/mois
 2739 collections
 Env. 100 portails

8. Le portail HAL-UTM
http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/
2978
5243
12 collections/
19 équipes et UMR

9. Engagement des établissements d’enseignement sup.
2006 et 2013 : signature du protocole d’accord interétablissements (26) pour le développement des AO
« se doter de moyens d’identification, de diffusion,
de valorisation et de suivi de la production
scientifique de leurs EC et C. » et de conservation
pérenne !!
Incitation institutionnelle : CNRS, MESR, ANR, Open Access, C.E
Horizon 2020  incitation au dépôt en AO (embargo
max 12 mois / SHS)

10. Visibilité mondiale de HAL
Sur env. 1600 portails
http://repositories.webometrics.info
Ranking web of world repositories

11. Les arguments…pour le chercheur
1 Visibilité nationale et internationale…
1.1 le libre accès…augmente le taux de citation (3 à 5 x plus)
1.2 une meilleure diffusion et visibilité : Google, Google Scholar…
1.3 liens avec la communauté scientifique : dialogue
2 Un dépôt unique et simplifié
2.1 mise en ligne rapide et simple des résultats de la recherche
2.2 une datation des dépôts et donc des travaux
2.3 un archivage à long terme : pérennité et citation stable
3 Des services en plus
3.1 une seule saisie…un gain de temps
3.2 liste de publications…pour un cv, un rapport, un site web
3.3 Statistiques individuelles

12. Les arguments…pour le laboratoire
1 L’utilisation institutionnelle
1.1 Recenser les travaux et les publications du laboratoire et améliorer
leur diffusion
1.2 Augmenter la visibilité du laboratoire : les COLLECTIONS HAL
2 Les services pour l’institution
2.1 Exportation de liste de publication et pages web  alimentation site
web de l’institution
2.2 Le rapport quinquennal : gain de temps, exportation automatique par
type de document, par date et avec plusieurs formats

13. LE DEPÔT
Texte déposé sur HAL = travail achevé de recherche,
conforme aux usages scientifiques dans la discipline (contenu
comparable aux manuscrits soumis aux CL de revues
scientifiques, ouvrages collectifs, etc. )
Tout dépôt du texte intégral est définitif dans HAL – système
de versionning (V1, V2, V3….) les versions se superposent !!
Notice bibliographique  peut être supprimée

14. Pense-bête avant dépôt
 Regarder dans HAL-SHS ou ds ma collection HAL (Consultation
par auteur) si j’ai déjà des dépôts et lesquels (notices /PDF)
 Un dépôt peut être visible ds plusieurs collections ou portails
HAL (les dépôts sont tamponnées automatiquement en
fonction de l’affiliation labo code alphnum UMR ou EA)
 Avertir mes collègues si je fais un dépôt d’articles ou je suis en
co-écriture avec eux
 Me doter de mes références de publi complètes (fenêtre
ouverte pdt le dépôt) et procéder par copier/coller pr éviter
les erreurs de saisie

15. RAPPEL type de fichiers à déposer
 Fichier auteur, avant soumission il vs appartient
 Version pre-print est celle que l’on envoie à l’éditeur, avant les
corrections du comité de lecture
 Version post-print est la dernière version avant publication
après les corrections du comité de lecture (ou
« épreuves/final draft »)
 Fichier Editeur ou « PDF éditeur » (il comporte la pagination
et mise en page éditoriale) – soumis à embargo éventuel

16. La question des droits (1/3)
Le dépôt en accès libre ne remet pas en cause les droits de
propriété intellectuelle des auteurs.
1. Assurez-vous de l’accord, pour le dépôt dans l’archive, de vos
coauteurs et autres contributeurs (photographes, illustrateurs,
autres auteurs…).
2 . Si votre document n’a pas été confié à un éditeur ou à un
diffuseur :
Vous êtes libre de le déposer mais en cas de projet ultérieur de
publication, pensez à informer votre éditeur de ce dépôt.
Source site web CNRS-Direction des Affaires juridiques
http://www.dgdr.cnrs.fr/daj/propriete/droits/droits7.htm

17. La question des droits (2/3)
3. Si votre document a été confié à un éditeur ou à un
diffuseur :
- Si pas de CONTRAT ECRIT de CESSION avec l’éditeur,
Vous êtes libre de le déposer après la première
publication (préférable d’informer votre éditeur)
- Si le contrat conclu N’A PAS PREVU LA CESSION EXCLUSIVE des
droits pour tous supports ou pour les supports électroniques,
Vous êtes libre de le déposer.

18. La question des droits (3/3)
- Si le contrat a prévu la possibilité de diffuser le document en
accès ouvert APRES UN CERTAIN DELAI,
Vous êtes libre de le déposer passé le délai. (Embargo)
-Si le contrat a prévu la cession de vos droits A TITRE EXCLUSIF
POUR TOUS SUPPORTS, ou pour le seul support électronique,
pour la durée de la protection légale :
Vérifiez la politique actuelle de l’éditeur en matière de libre
accès diffusée sur son site, ou sur les sites dédiés à ces
questions ……

19. Et comment le savoir ?
 SHERPA/ROMEO : http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ : positions sur l’autoarchivage d’éditeurs anglo-saxons (env. 1400 / 22.000 revues)
 HELOISE : http://heloise.ccsd.cnrs.fr/: politique des droits de diffusion des
revues sur différents supports (archives ouvertes, sites perso, intranet) pour
les éditeurs français.
 DULCINEA : http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ les politiques des
revues espagnoles

20. Rien dans Héloïse ni Sherpa-Romeo ?
• Soit, déposez votre fichier auteur !
• Soit, contactez votre référent HAL en lui fournissant une
référence bibliographique complète de l’article à déposer. Il
centralisera les demandes par éditeur.
• http://www.cnrs.fr/dist/ « Je publie, quels sont mes droits ? »

21. LES ÉTAPES DU DÉPÔT
Le dépôt d’un document se fait en 6 étapes :
1. Identification sur HAL SHS
2. Sélection du type de document à déposer
3. Saisie des métadonnées (cad les
informations structurées sur le document)
4. Saisie des auteurs + affiliation laboratoire(s)
5. Transfert des fichiers s’il s’agit d’un dépôt
avec texte intégral
6. Droits et récapitulation des données saisies

22. 1. Identification
 Se connecter au portail HAL UTM
http://hal-univ-tlse2.archives-ouvertes.fr/
 S’identifier (rubrique “S’authentifier”)

23. 2. Sélection du type de document
Une fois dans votre
“espace”, cliquer sur
l’onglet “déposer”
Sélectionner dans la
liste le type de doc.
dans les sous-menus
successsifs.

24. 3. Les Métadonnées ou champs à remplir
Remplir attentivement le formulaire
= champ obligatoire avec flèche orange (HAL-SHS) ou bleu (HAL)
Champ titre : saisie libre (“…” ou ital : non pris en charge)
si le document existe déjà ds HAL le titre apparaîtra
automatiquement en menu déroulant, cela veut dire qu’il est
déjà ds HAL. Attention aux doublons !
Vous assure un meilleur
référencement sur le web
Champ mots clefs (règle des 5 max) séparés par “;” (non oblig
pr notice et PDF ms recommandé !!)
Champ résumé (non oblig pr dépôt notice ms recommandé !!)

25. 4. Les auteurs et leurs laboratoires
 Ajout < Nouvel auteur (champ libre = attention doublons, si vous
êtes déjà ds HAL, vs verrez apparaître votre nom) 
 Si doublon sur votre nom le signaler à votre référent HAL
 Sélectionnez votre laboratoire dans liste des labo (liste déroulante
contrôlée !!) tapez les premières lettres, cliquez puis validez
"liste des laboratoires connus de Hal", ce qui assure
automatiquement la qualité de la mention de la structure.
 Champ “Equipe” = en champ libre pour signaler les axes ou équipes
thématiques d’un laboratoire ( voir référent HAL pour le libellé
utilisé afin d’éviter doublons)

26. 5. Le dépôt des fichiers
Attention l’intitulé du
fichier doit être “court”
Choisir format fichier PDF
(si possible ADOBE PRO
/fichier protégé)
“Parcourir” =télécharger
le fichier depuis clef USB
ou ordinateur
Cliquer sur “Transférer”

27. 6. Etape « droits »
 Renseigner obligatoirement la rubrique “origine des fichiers
déposés”
 Soit vous déposez un fichier “auteur” (c’est le vôtre) soit vous
déposez un fichier avec mise en page éditeur dont vous avez
obtenu l’autorisation de dépôt sur HAL
 Vérif. en ligne des politiques d’autoarchivage/éditeurs:
 http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs francophones)
 http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ (éditeurs anglosaxons)
 http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ (revues
espagnoles)

28. Récapitulation
Relire attentivement la fiche récapitulative
Vous pouvez encore faire des modifications en
revenant sur les étapes précédentes
Déterminez le moment du dépôt (embargo si
besoin max. 2 ans)
A l’issue de la vérification cliquer sur “Dépôt”

29. Le cas des notices bibliographiques
 Certaines revues électroniques encouragent
seulement le signalement de l’article, mais pas le
dépôt du PDF. (pour revues.org OK dépôt PDF!!)
 Pour ces titres, vous utiliserez le champ
COMMENTAIRES pour signaler :
 « Disponible en ligne : URL de l’article » et ne
déposerez donc qu’une notice bibliographique de
l’article.

30. Les services : les alertes mail
Dans la rubrique Mon Espace<Mes alertes, vous avez la
possibilité de vous abonner pour recevoir les nouvelles
publications déposées en choisissant des critères : la
fréquence, le type, le domaine, mots clefs.

31. Les services : Statistiques par chercheur/ par labo

32. Entre mars 2012 et avril 2013

35. Documentation en ligne
L’aide à l’utilisation de HAL :
• Les tutoriels de HAL
• Le manuHAL, manuel complet de l’utilisateur.
• Le guide du dépôt et du bon usage de HAL.
Ces documents sont tous accessibles en ligne
directement sur le site du CCSD.
ManuHAL http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html