Ce document est un guide pour le dépôt et la diffusion de publications scientifiques sur la plateforme HAL (Hyper Articles en Ligne) de l'Université de Bretagne Occidentale. Il décrit les étapes d'inscription, de dépôt, de gestion des fichiers, ainsi que des conseils sur la présentation des métadonnées et l'exportation des publications. Enfin, il fournit des informations supplémentaires sur les plateformes complémentaires et le support disponible.

1. Guide du déposant HAL UBO
Catherine Bertignac (SCD UBO)
12/01/2015
L'archive ouverte pluridisciplinaire HAL est destinée au dépôt et à la diffusion de
publications scientifiques de niveau recherche émanant des établissements
d'enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou
privés.
HAL est gérée par le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe).
HAL-UBO est l’interface de HAL pour l’Université de Bretagne Occidentale.

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Sommaire
1. S'inscrire et se connecter sur HAL …………….……... 3-5
2. Préparer les fichiers ……………….………………….….6
3. Déposer sa publication…………………..……………….7
3.1 Choisir le type de publication.……………………...8
3.2 Déposer le(s) fichier(s) associé(s) ………………..9-12
3.3 Saisir les métadonnées…………………………….13-18
3.4 Enregistrer les auteurs……………………………..19-21
3.5 Valider le dépôt……………..……………………….22-23
4. Modifier un dépôt …………………………………………24-27
5. Partager la propriété du dépôt ……………………….…28
6. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts……...29-33
7. Exporter une liste de publications…………………....... 34-36
8. Constituer une collection…………………………….…..37
9. Les plateformes complémentaires de HAL…………….38-39
10. Obtenir des informations complémentaires………....…40
Consultez aussi le guide sur les questions de droit à l’auto-archivage.

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1. S'inscrire et se connecter sur HAL
Avant de faire un premier dépôt, il est nécessaire de s'inscrire sur HAL
http://hal.univ-brest.fr/ (ou http://hal.archives-ouvertes.fr/)
Cliquer sur "inscrivez vous"

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1. S'inscrire et se connecter sur HAL
Remplir les différents champs
obligatoires *
Créer le compte.
Vous recevrez un mail de
confirmation à valider
Choisir un login (non modifiable !)

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1. Se connecter sur HAL
Pour faire un dépôt ou accéder à son espace personnel, il est nécessaire de
s’identifier sur HAL.
S’identifier

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2. Préparer les fichiers
• Privilégiez 1 fichier visualisable (.pdf) de tout le document (max. 1 Go.)
Dans Acrobat, renseignez les propriétés des PDF (Auteur, Titre) et
utilisez l’option « réduire la taille du fichier ».
• Il est aussi conseillé de déposer le fichier source (.doc, TeX, …).
• Vous pouvez déposer des fichiers annexes (image, vidéo, poster,
présentation, …)
• Pour tout dépôt de texte intégral, il faut un résumé.
• Pour les fichiers à transférer dans l’archive ArXiv : le résumé doit être
en anglais (15 lignes max.). Le format TeX est déposé si celui-ci est le
format natif du document.
• Tout dépôt de document est définitif : aucun retrait ne peut être
effectué après la mise en ligne.

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3. Déposer sa publication
Le dépôt se fait en 5 étapes :
• Choix du type de document à déposer
• Dépôt du (des) fichier(s) associé(s) au dépôt
• Saisie du descriptif de la publication (métadonnées)
• Enregistrement des auteurs et de leur(s) affiliation(s)
• Validation du récapitulatif

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3.1 Choisir le type de publication
Sélectionner le type de publication à déposer.
Exemple : un article publié dans une revue.

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3.2 Déposer le(s) fichiers associés
Sélectionner les fichiers à déposer ou entrer l’URL où ils sont disponibles.
Il est possible de déposer le texte intégral ultérieurement s’il n’est pas prêt ou de se
limiter à une notice s’il n’est pas diffusable.
Des données confidentielles ne doivent en aucun cas être déposées dans Hal.

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3.2 Déposer le(s) fichiers associés
Apporter des informations sur le type de fichier qui a été déposé.

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3.2 Déposer le(s) fichiers associés
S’il s’agit d’un fichier auteur, choisir la licence de diffusion du fichier.

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3.2 Déposer le(s) fichiers associés
Paramétrer un embargo pour différer la mise en ligne du texte intégral (de 15 jours à 2 ans) si
l’éditeur l’exige ou s’il y a un projet de publication.

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3.3 Saisir les métadonnées
Il est possible de récupérer les métadonnées déjà déposées sur le site éditeur (dans le
fichier éditeur, le DOI commence par 10.xxxx), ou via l’identifiant ArXiv, Pubmed ou ADS.
Les informations principales (titre, résumé…) sont automatiquement affichées.
Certains champs seront quand même à compléter et à vérifier, en particulier les
informations sur les auteurs et leur(s) affiliation(s).

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3.3 Saisir les métadonnées
Le premier domaine sera considéré
comme le domaine principal de l’article.
L'ordre est modifiable par glissé/déposé
HAL vérifie que le document n'a pas déjà
été déposé par un autre « contributeur »
* signale un champ à compléter obligatoirement

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3.3 Saisir les métadonnées
Le résumé est obligatoire pour un dépôt
en texte intégral; il est conseillé dans les
autres cas.
Il est possible d’ajouter un mot-clé Mesh (domaine médical)
en cliquant sur le +
Les mots-clés peuvent être séparés par une virgule ou un point-virgule

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3.3 Saisir les métadonnées
S’il n’y a qu’un chiffre (Vol. ou N°) le noter dans
le champs « Volume »
Une liste de revues s’affiche le plus souvent à la saisie.
Sinon il est possible d’ajouter un titre via Nouveau.

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3.3 Saisir les métadonnées
L’URL de l’article en ligne est souvent requise par les
éditeurs.
Utiliser le champ Commentaire pour compléter le descriptif ou ajouter
la mention de « copyright », souvent exigée par les éditeurs, ou
ajouter une mention du type "mis en ligne avec l’aimable autorisation
de l’éditeur XXX".

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3.3 Saisir les métadonnées
Certains financeurs exige le dépôt en archive ouverte des
publications issues des recherches qu’ils auront financées.
Saisir le descriptif du programme (Nom, N°, etc.)
Une liste de projets ANR et Européen, déjà entrés dans
HAL, est proposée lors de la saisie.
Il est possible d’entrer le descriptif d’un nouveau projet.

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3.4 Enregistrer les auteurs
Saisir le nom du premier auteur et choisir le nom dans la liste proposée ou cliquer
sur « nouvel auteur » pour le créer.
Les informations sur l’auteur peuvent être
modifiées (ex: ajout auteur correspondant).
Son affiliation ou ses affiliations sont aussi
modifiables

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3.4 Enregistrer les auteurs
Nouveaux auteurs
Si le nom n’apparaît pas dans la liste, c’est qu’il n’a jamais été saisi dans HAL. Il faut
alors le créer (minimum un nom et un prénom).

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3.4 Enregistrer les auteurs
Tous les auteurs sont entrés dans l’ordre affiché dans la publication. L’affiliation est celle
indiquée sur la publication; elle peut-être complétée si nécessaire.

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3.5 Valider le dépôt
Vérifier toutes les données. Il est possible de revenir à une étape antérieure pour
modifier les informations.

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3.5 Valider le dépôt
Lier éventuellement la publication à une autre ressource déjà
déposée dans HAL (images, poster, enregistrement sonore, etc.)
Accepter les conditions de dépôt dans HAL
Une fois le dépôt validé, un courriel de confirmation de dépôt est envoyé au
contributeur.
Il contient l’identifiant Hal du dépôt et un mot de passe donnant accès à la
modification des métadonnées pour les co-auteurs.

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4. Modifier le dépôt
Une fois le dépôt effectué, il apparaît «en attente» dans la rubrique «Mon espace/Mes dépôts »
Avant la mise en ligne, le CCSD effectue :
- une vérification technique du fichier
- une vérification scientifique du contenu
- une vérification du droit à déposer s’il s’agit du PDF de l’éditeur
Il est possible de le modifier ou de le supprimer.
Un message du CCSD peut signaler des modifications
à apporter avant la mise en ligne. Un espace de
réponse est prévu.

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4. Modifier le dépôt
Le partage de la propriété, avec une autre personne
inscrite sur HAL, lui permet de visualiser le dépôt dans
sa rubrique «Mon espace/Mes dépôts ».
Quand un document est mis en ligne dans HAL, des modifications
sont toujours possibles.
Il est possible de modifier toutes les métadonnées,
d’ajouter une version corrigée du document déposé.

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4. Modifier le dépôt
Une référence sans texte intégral joint peut être
supprimée.
Il est possible d’ajouter le texte intégral à une référence
bibliographique.

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La publication peut avoir été déposée par un co-auteur ou une tierce
personne.
Pour apporter des modifications sur les métadonnées, plusieurs solutions :
- connaître l’identifiant et le mot de passe du dépôt
- demander un partage de propriété (cf. diapo suivante)
- contacter directement le déposant ( mail sur la notice déposée)
- contacter l’administrateur du portail HAL UBO :
archive.ouverte@univ-brest.fr
4. Modifier le dépôt
Modifier les dépôts de tiers

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Pour permettre à une autre personne inscrite sur HAL
de modifier les métadonnées du dépôt :
5. Partager la propriété du dépôt
Commencer à saisir le nom ou le mail
Pour demander la propriété d’un dépôt :
Pour accepter ou refuser de partager la propriété d’un dépôt :
Saisir l’identifiant du dépôt. Ex : hal-01099066

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6. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts

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6. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts
Pour voir les statistiques d’un dépôt à partir de la notice :
Statistiques de consultation et
de téléchargement dans HAL

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6. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts
Pour favoriser la consultation des documents,
- mettre le lien vers Hal dans les listes de publications.
- partager sur les réseaux sociaux
CAVAILLES, A., BRINCHAULT-RABIN, G., DIXMIER, A.[et al.], « Comorbidities of
COPD », European Respiratory Review, vol. 22 / 130, décembre 2013, p. 454-475,
[En ligne : http://hal.univ-brest.fr/hal-01099066v1].

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6. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts
Se créer un IdHAL :
- Identifiant unique d’un auteur dans HAL, du type prénom-nom
- Avoir déposé au moins 1 publication et être connecté
- Rassemble les différentes formes auteur (pas de fusion possible)
- Permet ajout d’autres liens (ArXiv, Orcid, ResearcherId)
- Elément de l’identité numérique

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6. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts
Se créer une URL dynamique vers ses publications
Génère une liste actualisée
des publications dans HAL
Affichage du nuage des mots-clés
associés aux publications

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7. Exporter une liste de publications
Par défaut seule la recherche de documents
est sélectionnée. Ajouter les Notices
Lancer une recherche simple ou avancée dans HAL :
Choisissez le critère de recherche

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7. Exporter une liste de publications
Affiner éventuellement les résultats, puis sélectionner les références et
exporter via les outils.
+ capture possible des références dans Zotero

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7. Exporter une liste de publications
Mettre en place un Flux RSS à partir d’une recherche.

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8. Constituer une collection
• Une collection est une vitrine de documents électroniques pour un auteur, un
laboratoire, une revue ou des actes de colloque…
• Le tamponnage est manuel ou automatique
Pour créer une collection, contacter
archive.ouverte@univ-brest.fr
Une adresse URL stable
Des modules de consultation et de
recherche, des liens
Une page d’accueil personnalisable

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9. Les plateformes complémentaires de HAL
Une plateforme de relecture de publications en vue de produire des « épi-revues »
(revues électroniques en libre accès) à partir de HAL.

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9. Les plateformes complémentaires de HAL
Une plateforme Web ouverte à tous les organisateurs de colloques, workshops ou
réunions scientifiques, permettant l’édition directe des communications sur HAL.

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10. Obtenir des informations complémentaires
• Pour plus d'informations sur les dépôts vous pouvez consulter le
support du CCSD :
https://hal.archives-ouvertes.fr/folder/list10
• Pour toute question : archive.ouverte@univ-brest.fr