Ce document présente une formation sur le libre accès à l'information scientifique et technique, avec un focus sur les archives ouvertes et la plateforme HAL. Il couvre les principes du libre accès, les politiques en matière d'archivage, ainsi que des instructions pour le dépôt de documents scientifiques dans HAL. La formation inclut également des ressources et des services disponibles pour le soutien aux chercheurs dans leurs démarches de dépôt et de diffusion de leurs travaux scientifiques.

1. Formation HAL
Aix Marseille Université
Octobre 2014
bester.emma@gmail.com

2. Plan de la formation
Bref rappel sur le Libre accès à l’IST
Les archives ouvertes: monde, France, AMU
HAL
Les services du CCSD pour le libre accès
Les services avancés sur HAL
La v3 de HAL
Tuto: premiers dépôts dans HAL
Ce tutoriel s’appuie, en accord avec leurs auteurs, sur le support de la formation donnée en
février 2012 à la MMSH dans le cadre du LabexMed:
Aurélie Deyrieux, Hélène Gaboriaud, Estelle Théveniaud. « Formation utilisation avancée de
HAL ». http://imageson.hypotheses.org/1553

3. Le libre accès à l’IST
Brefs rappels

4. Le « libre accès » à l’IST
 Est né
 Pour faire face à la
concentration du marché
éditorial et à l’augmentation
des prix
 Pour améliorer les processus de
la communication scientifique
 Pour inscrire le savoir
scientifique en tant que bien
commun de la connaissance
A la faveur d’Internet
Augmentation du coût des ouvrages et des périodiques dans les Bibliothèques de
l'Association of Research Libraries entre 1986-2003 in : ARL, Statistics 2002-03,
Association of Research libraires, Washington D.C., 2004.

5. Le « libre accès » à l’IST
Désigne un mouvement international pour
o Produire
o Diffuser
o Utiliser
 des documents scientifiques
 en accès immédiat sur Internet sans barrière financière,
technique, juridique
BOAI 2002 - http://www.soros.org/openaccess/read

6. Le « libre accès » à l’IST repose sur
 Un protocole technique d’interopérabilité
Open Archive Initiative (1999, Santa Fe)
 OAI-PMH (2001, Protocol Metadata Harvesting)
Deux modèles de publication
Open Access Initiative (2002, Budapest)
 Les revues en libre accès: Gold Open Access
e.g. DOAJ
 Les archives ouvertes: Green Open Access
e.g. OpenDOAR

7. Des appels militants …
http://www.lemonde.fr/sciences/article/2013/03/15/
qui-a-peur-de-l-open-acces_1848930_1650684.html
10/03/14
7
http://thecostofknowledge.com/
http://ibiomagazine.org/issues/march-2011-issue/harold-varmus.html

8. 10/03/14
8
… aux politiques de mandat obligatoire
UK : 2005 Wellcome Trust, 2009 RC, 2012 RCUK OA Policy
USA: 2008 NIH, 2009 FRPAA, 2013 FASTR ..
France: 2006, 2013 avis ANR et CNRS; 2010 mandats Ifremer, Inserm; 2013
mandats INRIA, Angers
Europe: FP7 Europe, Horizon 2020 (2007-2020) – OpenAire
Chine, Brésil …
http://roarmap.eprints.org/

9. Vers des politiques de mandat obligatoire de
la Commission européenne
Des mesures politiques :
Open Access Pilot - FP7 (2007-2012) et Horizon 2020 (2014-
2020) : préconisations pour le libre accès dans les
programmes cadres de financements européens de la
recherche
Pour un mandat de dépôt dans des archives ouvertes des
productions scientifiques financées sur fonds européens,
avec embargo autorisé de 6 mois en STM et 12 mois en SHS
Des infrastructures techniques :
OpenAire: Open Access Infrastructure Research for Europe
est le site de dépôt des pour les publications
https://www.openaire.eu/
OpenAire Plus est le site de dépôt des données primaires
de la recherche

10. Green et Gold Open Access
dans le monde
http://maps.repository66.org/

11. Les archives ouvertes
Monde, France, AMU

12. Plus de 2000 archives ouvertes
dans le monde
Les archives ouvertes sont des bases où les chercheurs peuvent, en auto-archivant,
mettre à la disposition de tous leur production scientifique, en texte
Thématiques
Pluridisciplinaires
Centrales
Institutionnelles
Pour un type de documents
Pour les données primaires
de la Recherche
intégral
10/03/14
12
http://www.opendoar.org
Répertoire d’archives ouvertes

13. Indice de visibilité des archives ouvertes
Top Repositories
http://repositories.webometrics.info/ Top Europe

14. Les archives ouvertes en France
89 AO répertoriées dans OpenDOAR
http://www.opendoar.org/
118 AO indexées dans le RWR
http://repositories.webometrics.info/en/Europe/France
Des AO : centrale (HAL), thématiques (ArchiveSIC),
institutionnelles (Paris-Dauphine, INRIA ..), de documents
(mémoires sur DUMAS, Pétale ..), de « données » (MédiHAL) …
ca 80% des AO sur la plateforme nationale HAL
Avis incitatifs au dépôt en AO de l’ANR et du CNRS (2006,
2013)
AO avec mandat de dépôt : Irstea (1992), Cirad (2009), Ineris,
Ifremer (2010), Inra (2011), Inria, Angers (2013)

15. Les instances d’AMU dans HAL
Plus de 10 000 documents en texte intégral ont été
déposés sur HAL, 77 laboratoires sont référencés dans
HAL, dont 14 sont constitués en collection (en mars
2013)

16. Les dépôts par département AMU
dans HAL (mars 2013)

17. Le projet d’archive ouverte
institutionnelle AMU
Formation d’un GTAO en juin 2013 (DRV, CS, DSI,
SCD)
 Vers une archive ouverte locale
 Portail AMU-HAL, en préprod sur la v3 de HAL à
partir d’octobre 2013
 Vers un mandat incitatif (« bonus » de
recherche; signature harmonisée; janvier 2016)

18. HAL (CCSD)
CCSD et libre accès, services avancés sur HAL.

19. Les services du CCSD (UMS) pour le
libre accès
http://blog.ccsd.cnrs.fr/a-propos/
Septembre 2013

20. Les services HAL
Interconnexions: RePEc, PMC, arXiv, OpenAire
Archivage pérenne des fichiers image et pdf (CINES)
Référentiels: affiliations, noms (en cours ; CAS – IdHAL)
Portails institutionnels, Collections
Page personnelle: liste des dépôts, CV (v3), citabilité (url
pérenne)
Statistiques: timeline, géolocalisation
Exports de références (Excel, Ribac, CRAC, Zotero)
Abonnements (alertes thématiques), enregistrement des
recherches (v3)
Support : Tuto, Blog, Formations, Contact

21. Les instances de HAL
HAL: http://hal.archives-ouvertes.fr/
HAL-SHS: http://halshs.archives-ouvertes.fr/
Espace de test HAL: http://jetestehal.ccsd.cnrs.fr/
Les comptes ne sont pas passés en production
HAL v3 en test: https://halv3-preprod
.archives-ouvertes.fr/
Les données ne seront pas passées en production

22. HAL: interconnexions, archivage
pérenne, portails, collections
ArXiv
PMC
RePEc
Portails institutionnels
Collections
Interconnexions
CINES
Archivage pérenne
OpenAire

23. Les collections dans HAL
http://blog.ccsd.cnrs.fr/2013/05/une-collection-dans-hal-ou-comment-valoriser-les-publications/

24. e.g. La collection de la MMSH sur HAL
http://hal.archives-ouvertes.fr/MMSH/

25. Créer une collection
o Une collection regroupe un ensemble de publications (d’un laboratoire,
d’un colloque, d’une institution,…) qui ont été validés par un
administrateur interne.
o L’administrateur valide avec un « tampon » les dépôts soumis.
o Le tamponnage permet de verser le document dans la collection
visible publiquement et imprime l’icône « HAL-SHS » sur chaque
document validé dans la collection.
o La gestion de la collection se fait dans un « espace administrateur »,
où sont centralisés les dépôts avant tamponnage.
o L’url de la collection est personnalisable (e.g. nom du laboratoire)
o Pour créer une collection, il faut demander l’accompagnement de HAL
o qui attribue un nommage et un identifiant uniques à la collection
o qui attribue un compte et un espace administrateur
o Une fois la collection créée, l’affichage est personnalisable
o Texte de présentation et logos, formatage et style de la page

26. « Mon espace » sur HAL-SHS

27. CV dans la v3

28. CV dans la v3

29. CV dans la v3

30. Id HAL dans la v3

31. Id HAL dans la v3

32. Id HAL dans la v3

33. Dépôts: nouveautés dans la v3

34. Les instances de HAL
HAL: http://hal.archives-ouvertes.fr/
HAL-SHS: http://halshs.archives-ouvertes.fr/
Espace de test HAL: http://jetestehal.ccsd.cnrs.fr/
Les comptes ne sont pas passés en production
HAL v3 en test: https://halv3-preprod
.archives-ouvertes.fr/
Les données ne seront pas passées en production

35. Liste des supports HAL
ManuHal :
Pdf à télécharger (2009) :
http://ccsd.cnrs.fr/support/content/PDF/docHAL.pdf
En ligne:
http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html#faq_collection
Blog HAL- CCSD: http://blog.ccsd.cnrs.fr/
Contact HAL-SHS: halshs.support@ccsd.cnrs.fr
Présentation de la v3 de HAL:
http://blog.ccsd.cnrs.fr/2014/06/les-nouveautes-de-hal-v3/

36. Déposer ses productions
scientifiques dans HAL et HAL-SHS
Charte de HAL, types de documents, les droits
Préparer ses documents
Premier dépôt (tuto)

37. La charte de HAL
Pas de retrait autorisé des
dépôts
 Modifications possibles des
fichiers et métadonnées
 Possibilité de déposer des
notices « seules »
Signature d’une décharge de
responsabilité
 Accord de tous les co-auteurs
(v3: « demande de partage
de propriété »)
 Accord de l’éditeur (sur la
version éditorialisée a
minima)
http://halshs.archives-ouvertes.fr/
http://www.ccsd.cnrs.fr/support/content/PDF/docHAL.pdf

38. Typologie des documents dans HAL
http://halshs.archives-ouvertes.fr/
V3: Posters, Datasets

39. Versions de documents (publication) et
questions de droits
Les différents stades de publication d’un article, chapitre:
Preprints
Version auteur avant peer-reviewing
Postprints author version
Version auteur après peer-reviewing mais avant éditorialisation
Postprints editor version
Version auteur après peer-reviewing et après éditorialisation

40. RRééfféérreennttiieellss ddeess ééddiitteeuurrss
Les éditeurs sont de plus en plus nombreux à se déclarer
positivement vis-à-vis de l’auto-archivage. Ils déclarent leur position
dans des référentiels dédiés:
- SHERPA/RoMEO : politique des éditeurs anglophones
- Héloïse: politique des éditeurs français
- Dulcinea: politique des éditeurs espagnols
Les versions autorisées au dépôt varient selon les éditeurs. Certains
demandent qu’une période d’embargo soit appliqué avant de
« libérer » le texte intégral. Les référentiels notifient par un code
couleur 4 positions:
10/03/14
40
http://www.sherpa.ac.uk/romeo/statistics.php?la=en&fIDnum=|&mode=simple

41. Licences CC proposées dans HAL (v3)

42. Préparer ses premiers dépôts sur HAL
Observer
Observation de HAL ou HAL-SHS
Domaines, types de documents, collections, liste des
laboratoires affiliés
Fiches documentaires et métadonnées renseignées
Politique institutionnelle? Pratiques des collègues? Soi-même?
Préparer
Choix du/des documents
Indexation sujet (catégories/domaines, mots-clés et/ou
descripteurs)
Résumé et mots clés en anglais
Autorisations (co-auteurs, éditeur, licence CC)
Fichiers

43. Créer son compte sur HAL
Création du compte CAS
HAL ou HAL-SHS > Déposer > S’inscrire / S’authentifier
Identifiant – Mot de passe > mail à valider
Création du profil HAL
Saisie des informations complémentaires CAS : titre de
civilité, complément de nom, téléphone, fax, URL, photo
(optionnel)
profil HAL : nom dans HAL, domaine(s) par défaut, auteur
par défaut, laboratoire d’appartenance, langue par défaut
Le profil est consultable et modifiable dans Mon espace/
Mon profil

44. Se créer un compte
Espace de TEST:
http://jetestehal.ccsd.cnrs.fr/
https://halv3-preprod.archives-ouvertes.fr
Renseignez toutes les
informations concernant
votre compte puis cliquez
sur « Créer »

45. S’authentifier
A chaque connexion,
authentifiez-vous avec
vos paramètres de
connexion

46. Dépôt d’un document avec texte intégral
Détection de doublon sur le titre
Détection de doublon sur le doi
Liste des journaux proposée par autocomplétion

47. 47
Le dépôt : auteur-laboratoire
- Consulter le référentiel des laboratoires
- Le référentiel auteur est en cours. Vérifier les noms (homonymie, graphie)

48. 48
Le dépôt : ajouter un auteur déjà référencé
Ajouter un auteur déjà connu dans la base :
-Commencer à saisir le nom de l’auteur
-Cliquer sur l’auteur dans la liste proposée
Supprimer le laboratoire
Ajouter le laboratoire à tous
les autres auteurs
Obtenir les informations sur
le laboratoire

49. 49
Le dépôt : ajouter un nouvel auteur
Ajouter un nouvel auteur :
-Commencer à saisir le nom de l’auteur
-Cliquer sur « nouvel auteur… »
-Renseigner les informations de l’auteur
-Renseigner son laboratoire
Important : Chaque laboratoire
créé doit être obligatoirement
affilié à une institution et/ou
partenaire privé et/ou université
et/ou grande-école

50. 50
Dépôt du fichier
Indiquez le type de fichier à télécharger, ensuite
indiquez son emplacement sur votre disque à l’aide du
bouton « Parcourir... ».
Enfin cliquez sur "Transférer" pour le télécharger.
Confirmez l’origine des documents déposés avant
de passer à l’étape suivante

51. 51
Synthèse du dépôt
Pour les domaines présents sur
arxiv, le transfert est proposé.
Il est possible de différer le dépôt

52. Modifier le fichier déposé
Si vous souhaitez modifier le fichier de votre dépôt, il faut
déposer une nouvelle version (à partir de « Mon espace > Mes
dépôts »).
Lors du dépôt d’une nouvelle version d’un document, le
serveur récupère par défaut toutes les informations de la
version précédente : métadonnées et fichiers. Le
contributeur peut aussi modifier les métadonnées.
Pour le remplacement des fichiers, il suffit de télécharger de
nouvelles versions portant les mêmes noms que les fichiers à
remplacer ; Hal remplacera les anciens par les nouveaux.
Les versions précédentes seront conservées sur le serveur,
mais les utilisateurs seront redirigés par défaut vers la
dernière version.

53. Au-delà du dépôt
Signaler une page de publications (url pérenne)
Formater et/ou Exporter une référence, une liste de
publication
Créer une page web personnalisée de publications
Ouvrir une collection
Se créer une alerte mail
Enregistrer ses requêtes (v3)

54. Rechercher et signaler une liste de publications:
url stable
Recherche simple ou avancée en choisissant un auteur, un laboratoire,
un titre ou une année…

55. 55
Consultation d’un document et export de la
référence
Url courte

56. Exporter une liste de publications
de HAL-SHS
HAL-SHS > Services > Exporter une liste de publication
Rechercher

57. 57
Vous pouvez sélectionner les documents à
exporter, en cochant/décochant
Sélectionner les métadonnées que vous
souhaitez récupérer et les ordonner
• Formater
Ajouter une métadonnée
Retirer une métadonnée
Modifier l’ordre dans lequel apparaîtront
les métadonnées avec les flèches
monter/descendre
Choisir le format d'export
• Exporter

58. Vers une autre application
http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html#faq_export
CRAC
RIBAC
Zotero
Excel

59. Créer une page web
Pour valoriser les publications de
un chercheur donné
une ou plusieurs EPI ou laboratoires
une collection (CR Inria, congrès, ...)
une ou plusieurs conférences, etc.
Une page web
avec une URL pérenne et/ou intégrée dans un autre site
Avec une feuille de style préformatée et/ou personnalisée
HAL-SHS > Services > Créer sa page web
Tutoriel de l’INRIA:
http://seism.inria.fr/hal/aide/spip.php?rubrique59

60. Créer sa page Web :
Formulaire de requête et affichage du rendu
url construite permettant d’afficher
le résultat. Cette url peut être
insérée dans une frame, dans un
lien (href) ou un widget.
Possibilité de récupérer les pdf et de
voir le bibtex
Affichage du rendu dans une frame
 Remarques:
 Possibilité de personnaliser l’affichage en
modifiant la feuille css par défaut
 Possibilité de modifier la requête directement
dans l’url

61. Attention aux noms requêtés (doublons,
homonymie, graphies multiples …)
Page web Chercheur
 Auteur(s) : Nom ou
Prénom,Nom
 jean,dupont
 J.,dupont;jean,dupont
 J*,dupont
 En cas d’homonyme, ajouter
d’autres critères:
 Laboratoire(s)
 Collection/Tampon(s)
 Equipe de recherche
Exemple :
 Auteur(s)=prénom1,nom1;prénom2,no
m2
et
 Laboratoire(s) = labo1;labo2
Page web Laboratoire
 Consulter le référentiel de
laboratoire
 Renseigner le champ
« laboratoire(s) »:
 Identifiant du laboratoire (160)
 Sigle du laboratoire (LORIA)
 Code du laboratoire (UMR7503)
 En cas d’homonyme, ajouter
d’autres critères:
 Collection/Tampon(s) (LORIA)
 Tutelle du laboratoire (INRIA;CNRS)
Tutoriel (Inria):
http://seism.inria.fr/hal/aide/spip.php?article146
http://seism.inria.fr/hal/aide/spip.php?article61&lang=fr

62. Requête php
Se voit dans l’url détaillé:
http://halshs.archives-ouvertes.
fr/Public/afficheRequetePubli.php?
labos_exp=Dispositifs d'Information et de Communication à
l'Ère du
Numérique&CB_auteur=oui&CB_titre=oui&CB_article=oui&CB_
Resume_court=oui&langue=Francais&tri_exp=annee_publi&tri_
exp2=typdoc&tri_exp3=date_publi&ordre_aff=TA&Fen=Aff&css
=../css/VisuRubriqueEncadre.css
Possibilité de modifier les arguments de la requête
directement dans l’url
Tutoriel détaillé (Inria):
http://seism.inria.fr/hal/aide/spip.php?article156&lang=

63. HTML et CSS
Html et CSS sont des langages descriptifs, compris par les
navigateurs.
 HTML permet de décrire la structure du document
 CSS permet de décrire le style du document
 Et le XML?
 http://www.lehtml.com/xml/html.html
 http://sebsauvage.net/comprendre/xml/
Débuter avec HTLM et CSS, tutoriel du W3C (7. CSS externe):
 http://www.w3.org/Style/Examples/011/firstcss.fr.html
Pour aller plus loin
 http://fr.html.net/
Le tutoriel HAL-CSS de l’Inria:
http://seism.inria.fr/hal/aide/spip.php?article152

64. Créer une collection
 Une collection regroupe un ensemble de publications (d’un laboratoire,
d’un colloque, d’une institution,…)
 qui ont été validés par un administrateur interne.
 L’administrateur valide avec un « tampon » les dépôts soumis.
 Le tamponnage permet de verser le document dans la collection
visible publiquement et imprime l’icône « HAL-SHS » sur chaque
document validé dans la collection.
 La gestion de la collection se fait dans un « espace administrateur »,
où sont centralisés les dépôts avant tamponnage.
 L’url de la collection est personnalisable (e.g. nom du laboratoire)
 Pour créer une collection, il faut demander l’accompagnement de HAL
 qui attribue un nommage et un identifiant uniques à la collection
 qui attribue un compte et espace administrateur
 Une fois la collection créée, l’affichage est personnalisable
 Texte de présentation et logos, formatage et style de la page

65. Avant de créer une collection de
laboratoire
 Avoir réfléchi à:
La politique documentaire: typologie des documents
L’indexation, catégorisation (de 1er et 2d niveau)
Systématisation - exhaustivité des dépôts:
calendrier?
Responsable de la collection?
Personnalisation
Valorisation – Communication (charte graphique)
Documentation – explicitation (charte éditoriale, politique)
Administrateurs?
Qualité de l’indexation, harmonisation
Support, contact, lien intermédiaire HAL/Laboratoire

66. Pour aller plus loin
Sur le libre accès
 Mounier Pierre. Le Libre accès, entre idéal et nécessité, Hermès 57 2010.
 Francesca Di Donato. Les enjeux politiques de l’Open Access et le système
de pouvoir scientifique. trad. M. Rampazzo Bazzan, EuroPhilosophie 2011,
Bibliothèque de Philosophie Sociale et Politique.
http://www.europhilosophie-editions.eu
 Peter Suber, Open Access Overview.
http://legacy.earlham.edu/~peters/fos/overview.htm
 Hélène Bosc, Hans Dillaerts. Open Access to Scientific Communication.
http://open-access.infodocs.eu/
 Thérèse Hammeau. Libre accès à l’IST. INIST. http://openaccess.inist.fr/
 Liste « accesouvert » (s’inscrire):
https://groupes.renater.fr/sympa/info/accesouvert
 Bester Emma. Le libre accès à l’IST. Formation des doctorants SCD-AMU, 30
mai 2012. http://fr.slideshare.net/SCDAMU/le-libre-accs-list

67. Pour aller plus loin
Sur les droits d’auteur
 Martin DANTANT. Droit d’auteur des chercheurs, Logiciels,
Bases de Données et Archives Ouvertes. CNRS / Direction
des affaires juridiques, 31 janvier 2013, BMVR Nice, pp.
33-47. http://mistral.cnrs.fr/IMG/pdf
Droit_d_auteur_des_chercheurs_Logiciels_Bases_de_Donne
_es_et_Archives_Ouvertes_-_Nice_-_Vssc.pdf
Sylvie Fayet. Droit d’auteur. Journées Agropolis 17 juin
2013. http://www.agropolis.fr/pdf/ist/jeoa2013/droit-d-auteur-
Sylvie-Fayet-Agropolis-JEOA2013-17juin2013.pdf

68. Liste des supports HAL
ManuHal :
Pdf à télécharger (2009) :
http://ccsd.cnrs.fr/support/content/PDF/docHAL.pdf
En ligne:
http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html#faq_collection
Blog HAL- CCSD: http://blog.ccsd.cnrs.fr/
Contact HAL-SHS: halshs.support@ccsd.cnrs.fr
Présentation de la v3 de HAL:
http://blog.ccsd.cnrs.fr/2014/06/les-nouveautes-de-hal-v3/

69. Les instances de HAL
HAL: http://hal.archives-ouvertes.fr/
HAL-SHS: http://halshs.archives-ouvertes.fr/
Espace de test HAL: http://jetestehal.ccsd.cnrs.fr/
Les comptes ne sont pas passés en production
HAL v3 en test: https://halv3-preprod.archives-ouvertes.
fr/
Les données ne seront pas passées en production