Le guide du déposant HAL UBO fournit des instructions pour l'inscription, le dépôt et la diffusion de publications scientifiques à l'Université de Bretagne Occidentale. Il aborde divers aspects tels que la préparation des fichiers, l'enregistrement des auteurs, la validation du dépôt, ainsi que les statistiques de consultation des documents. Les utilisateurs peuvent également créer des collections et obtenir des informations supplémentaires en contactant le support du CCSD.

1. Guide du déposant HAL UBO
L'archive ouverte pluridisciplinaire HAL est destinée au dépôt et à la diffusion de
publications scientifiques de niveau recherche émanant des établissements
d'enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou
privés.
HAL est gérée par le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe).
HAL-UBO est l’interface de HAL pour l’Université de Bretagne Occidentale.
Catherine Bertignac (SCD UBO-BU Lettres)
6/02/2014

2. Sommaire
1. S'inscrire et se connecter sur HAL …………….……... 3-5
2. Préparer les fichiers ……………….……………………. 6
3. Enregistrer le descriptif de la publication……………… 7-10
4. Enregistrer les auteurs………………………………….. 11-13
5. Déposer le texte intégral………………………………... 14
6. Valider le dépôt…………………..………………………. 15
7. Confirmation de dépôt…………………………….……...16-17
8. Modifier un dépôt …………………………………………18-19
9. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts ….… 20-22
10. Exporter une liste de publications……………………..... 23-24
11. Constituer une collection…………………………….…... 25
12. Obtenir des informations complémentaires………....…. 26
Consultez aussi le guide sur les questions de droit à l’auto-archivage.
2

3. 1. S'inscrire et se connecter sur HAL
• Avant de faire un premier dépôt, il est nécessaire de s'inscrire sur
HAL http://hal.univ-brest.fr/ (ou http://hal.archives-ouvertes.fr/)
Cliquez sur "inscrivez vous"
3

4. 1. S'inscrire et se connecter sur HAL
Remplissez les différents champs requis
Indiquez votre domaine principal
Créez le compte
Vous recevrez un mail de confirmation
4

5. 1. S'inscrire et se connecter sur HAL
• Pour faire un dépôt, il est nécessaire de s'identifier sur HAL
http://hal.univ-brest.fr/ (ou http://hal.archives-ouvertes.fr/)
Identifiez-vous
5

6. 2. Préparer les fichiers
• Privilégiez 1 fichier visualisable (.pdf) de tout le document (le fichier
peut être compressé); vous pouvez déposer le fichier source (.doc,
TeX, …).
• Dans Acrobat, renseignez les propriétés des PDF (Auteur, Titre) et
utilisez l’option « réduire la taille du fichier ».
• Fichiers à transférer dans ArXiv:
– Fichier PDF : pas de font de type 3; fichier unique de taille <3MB ne provenant
pas de TeX ou LaTex
– Fichier TeX ou LaTex: la taille du tar.gz doit être < 3MB (5MB en astro-ph).
La somme des tailles de tous les fichiers est <10MB et chacun doit être <6MB.
– Vous pouvez tester la compilation Tex et LateX à la page suivante:
http://hal.archives-ouvertes.fr/index.php?action_todo=try_compilation
– Résumé en anglais de taille maximale de 15 lignes.
• Assurez-vous de l’accès à vos fichiers lors du dépôt
6

7. 3. Enregistrer le descriptif de la publication
Dans le menu "Dépôt", sélectionnez le type de
dépôt et la nature de la publications
Privilégiez le dépôt d'une référence avec texte
intégral.
Pensez également à déposer les HDR
Il est possible d’enregistrer une référence seule et
de déposer le texte intégral ultérieurement
7

8. 3. Enregistrer le descriptif de la publication
Exemple de dépôt d’un article de revue
Le premier domaine sera considéré
comme le domaine principal de l’article.
L'ordre est modifiable par glissé/déposé
Si l’article est dans Pubmed, collectez
les métadonnées via le PMID
A partir du 10ème caractère, HAL vérifie
que le titre n'a pas déjà été déposé par
une autre personne
Le résumé est obligatoire avec le dépôt
du texte intégral.
Ayez votre publication sous la main pour
remplir facilement les différents champs
8
signale un champ à compléter obligatoirement

9. 3. Enregistrer le descriptif de la publication
Le DOI se trouve généralement dans le
fichier éditeur et commence par 10.xxxx
Il permet de générer un lien vers le fichier
éditeur
Informations sur la revue collectées
automatiquement de Sherpa/Roméo
9

10. 3. Enregistrer le descriptif de la publication
Utilisez ce champ pour mettre les
mentions demandées par l’éditeur
(copyright, etc.)
Indiquez les financements
et projets
Ex: ANR-05-BDIV-001
10

11. 4. Enregistrer les auteurs
Saisissez chaque nom d’auteur
Commencez par saisir le nom du premier
auteur, HAL vérifie s'il le connaît
Une liste des auteurs que vous avez
enregistrés se crée au fil des dépôts
11

12. 4. Enregistrer les auteurs
Pour un nouvel auteur, indiquez
intégralement nom et prénom (évitez les
initiales). Respectez les accents s'il y en a.
Indiquez éventuellement le code équipe
des co-auteurs :
S'il y a plusieurs équipes, séparez les codes par des ";"
Tapez le début du nom du laboratoire,
HAL vous propose sa référence exacte 
sélectionnez-la
Un auteur peut être rattaché à plusieurs
laboratoires
12

13. 4. Enregistrer les auteurs
L'ordre des auteurs est modifiable à
l'aide de la flèche ↨ Il doit être celui
de la publication éditeur
13

14. 5. Déposer le texte intégral
Sélectionnez le format du fichier à
déposer
Sélectionnez le fichier à déposer
Puis cliquez sur "Transférer"
Indiquez l'origine du fichier
14

15. 6. Valider le dépôt
Vérifier les données
Certifiez que vous détenez la
propriété intellectuelle sur le contenu
du document déposé et que vous
donnez l’accord de mise en ligne au
CCSD
Précisez la période d’embargo, s’il
est imposé par l’éditeur
Cliquez sur "Dépôt" pour valider
15

16. 7. Confirmation de dépôt
•
Vous recevez un courriel confirmant votre dépôt.
Il comporte l’identifiant Hal de votre dépôt et un mot de passe donnant
accès à la modification des métadonnées pour les co-auteurs.
Diffusez ce mail aux co-auteurs.
• Avant mise en ligne, le CCSD effectue :
- une vérification technique du fichier
- une vérification scientifique du contenu
- une vérification du droit à déposer s’il s’agit du PDF de l’éditeur
16

17. 7. Confirmation de dépôt
Fiche détaillée dans HAL
Fiche concise dans HAL
17

18. 8. Modifier un dépôt
Modifier ses dépôts
Il est toujours possible de venir modifier
certaines métadonnées d'une référence
que vous avez déposée
Il est possible de déposer une nouvelle
version du texte intégral. Une version
déposée ne peut pas être retirée
Il est possible d’ajouter le fichier texte
intégral à une référence bibliographique
18

19. 8. Modifier un dépôt
Modifier les dépôts de tiers
Votre publication peut avoir été déposée par un co-auteur ou une
tierce personne.
Si vous souhaitez apporter des modifications et que vous n’avez
pas été destinataire du mot de passe, vous pouvez :
- contacter directement le déposant (son e-mail est indiqué sur
la notice déposée)
- contacter le CCSD : hal.support@ccsd.cnrs.fr
19

20. 9. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts
• Il est possible d’obtenir les statistiques de consultation
-de ses dépôts (Mon Espace / Mes statistiques)
-des dépôts d’une collection par le tamponneur
(Mes Privilèges/Tamponner/Mes Statistiques)
• Pour favoriser la consultation de vos
documents, n’hésitez pas à mettre le lien
vers Hal dans vos listes de publications.
Telescu, M., Bréhonnet, P., Tanguy, N., Vilbé P. Stable model order
reduction method using Kautz functions: application to VLSI circuits. In:
Proceedings of the 11th IEEE Workshop on Signal Propagating on
Interconnects, Camogli, Italie, 13-16 May 2007, pp.81-84.
http://hal.univ-brest.fr/hal-00438757/fr/
20

21. 9. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts
Choisissez « Services/ Créer une page Web »
pour générer l’url dynamique de la page web de
vos publications dans HAL
21

22. 9. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts
Sur une page web (laboratoire, page personnelle, etc.) :
lien vers l’url dynamique
Génération d’une liste
actualisée des publications
dans HAL
22

23. 10. Exporter une liste de publications
Choisissez le critère de recherche
Sélectionnez de préférence
un type de publication par exportation
23

24. 10. Exporter une liste de publications
Sélectionnez les références à
exporter
Sélectionnez une à une, et dans
l’ordre, les métadonnées à exporter.
L'ordre est modifiable à l'aide de la
flèche ↨
Choisissez le format d’exportation
Cliquez sur « Exporter cette liste
de publications ». Le fichier sera
accessible en cliquant sur
Télécharger le fichier créé ici.
24

25. 11. Constituer une collection
• Une collection est une vitrine de documents électroniques pour un auteur, un
laboratoire, une revue ou des actes de colloque…
• Le tamponnage est manuel ou automatique
Une adresse URL stable
Des modules de consultation,
recherche, exportation et des liens
Une page d’accueil personnalisable
Pour créer une collection, contacter
25
archive.ouverte@univ-brest.fr

26. 12. Obtenir des informations complémentaires
•
Pour plus d'informations sur les dépôts vous pouvez consulter le
support du CCSD :
http://www.ccsd.cnrs.fr/spip.php?rubrique30
•
Pour toute question : archive.ouverte@univ-brest.fr
26