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Les outils
collaboratifs en ligne
 Connaître la palette des outils permettant de
   gérer des projets en collaboration : agenda
                   partagé, fichiers partagés….

                           Emmanuel DE SAINT STEBAN



                                   Dimanche 18 Mars
Technologiæ
   Un groupe de travail sur l’Église et les NTIC
       14 membres
       Des compétences diversifiées :
            stratégie, organisation, management
            communication, marketing, médias sociaux
            informatique, systèmes d’information
       un site internet : www.technologiae.org
   Des actions au service de l’Église
       Veille
       Conseil
       Formation




                                               Modèle de présentation Technologiae   2
Emmanuel DE SAINT STEBAN
   Ingénieur etudes et développement
       Ingénieur EFREI
       Actuellement en mission chez TF1
       Développement WEB
   veille permanente sur les nouvelles technologies

   Membres d’association Etudiante
   Usage personnel et quotidien d’outils collaboratifs en ligne

                 facebook.com/emmanueldesaintsteban
                 @manudss




                                           facebook : nouveautés et changements   3
Sommaire: Les outils collaboratifs en ligne



Qu’est-ce qu’un
outil collaboratif
        ?                            Démonstrations




                     Quels outils,                          Questions /
                      pour quels                             réponses
                       usages




                                                 Les outils collaboratifs en ligne   4
Travail et collaboration




                           Modèle de présentation Technologiae   5
Travail et collaboration :
Comprendre le travail réel
     • Ce que l’on                                • Ce que l’on fait
       doit faire                                   « vraiment »




                        Travail    Travail
                        prescrit    réel


                        Travail    Travail
                         vécu      réalisé
     • Ce que l’on                                • Ce que l’on fait
       donne (ou peut                               « finalement »
       pas donner)


                                    Modèle de présentation Technologiae   6
Les Outils collaboratifs ? C’est quoi ?
(idées reçues)

   Des outils faits pour collaborer
   Un truc à la mode
   C’est pour les geeks
   Une lubie des chefs
   Une perte de temps
   Inutile, on collabore déjà efficacement …


                             Modèle de présentation Technologiae   7
Allez, reprenons…
   Un outil collaboratif, c’est un outil qui facilite le
    travail collaboratif, que l’on peut définir comme la
    conjugaison de 3 processus
    (définitions de Serge K. Levan)
      La communication

      La coopération

      La coordination

   En gros, cela permet donc :
       De partager des informations, des données
       De travailler ensemble sur un projet commun
       De répartir les actions, coordonner l’ensemble


                                       Modèle de présentation Technologiae   8
En gros, ça ne sert à rien …
   Ben oui, quoi :
       Je communique par
        mail
       Je coopère par les
        tâches qu’on me dit
        de faire
       On se coordonne en
        réunion
                               Modèle de présentation Technologiae   9
Sauf que ..
   Nulle part il n’y a de conservation de l’ensemble des mails
    échangés, ou des discutions.
   Ce n’est pas facile de trouver quelque chose dans ses mails
   On se retrouve avec 25 versions différentes d’un document
   C’est la galère pour trouver une date commune
   On n’a jamais accès à la bonne information quand on en a
    besoin
   On croule sous le nombre de mails
   On oublie toujours quelque chose
   On refait trois fois la même chose
   …


                                      Modèle de présentation Technologiae   10
Et si on faisait autrement ?


   Ouais… on pourrait collaborer ?




                                      Modèle de présentation Technologiae   11
D’abord, quelques règles
   Il ne suffit pas de dire qu’on va collaborer, encore faut-il être
    prêt à le faire
   Cela marche mieux dans le cadre d’un projet, avec un but
    précis
   Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien … Il y
    aura forcément des hauts et des bas
   Cela implique un changement dans les habitudes, ce n’est pas
    simple à gérer et doit être prévu
   Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en
    compte




                                        Modèle de présentation Technologiae   12
Ensuite, rester modeste

   Vouloir changer le monde, ici, maintenant, c’est voué à
    l’échec
   Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons
    là où cela semble le plus facile, avec le moins d’opposition
   En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut choisir
    les techniques et les outils que l’on souhaite mettre en œuvre
   Il ne faut surtout pas oublier d’animer les échanges….




                                       Modèle de présentation Technologiae   13
Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif en ligne ?
   Un logiciel collaboratif en ligne permet de partager des
    fichiers de travail entre les membres. Les supports partagés
    peuvent servir à différentes tâches :

       Organisation et suivi d’un planning (agenda partagé)
       Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel)
       Création de formulaires (enquêtes, études de marché)
       Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word)




                                           Modèle de présentation Technologiae   14
Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne ?
   Les avantages sont multiples :
       Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont
        consultables et modifiables à tout moment
       Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier
        simultanément
       Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel
        poste internet (ex: à la maison)
       On peut synchroniser les fichiers avec des appareils mobiles (ex:
        Iphone, Smarphone)
       Simple d’utilisation
       Partage efficace d’information




                                              Modèle de présentation Technologiae   15
Assez philosophé…
   D’abord,
    voici quelques exemples …




                                Modèle de présentation Technologiae   16
Les forums
   Il y a des questions et des réponses
   Discussions par thèmes
   Moteur de recherche
   Garde tout l’historique



   Ex: phpBB,




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Groupe de discussion
   Tout le monde est au courant
   Les réponses sont visibles par tous
   On oublie personne
   Un historique




   Facebook groupe, google groupe, listes de diffusion
                                          Modèle de présentation Technologiae   18
Partage de documents
   Eviter d’envoyer le même document 50 fois par mail
   Les documents sont tous au même endroit
   Avoir toujours la dernière version
   Collaborer




   Google docs, dropbox
                                     Modèle de présentation Technologiae   19
Collaboration sur un document
   Google Docs :
       Word, Excel, Powerpoint
       Travail à plusieurs
       Collaboration en temps réel
       Accessible partout




                                      Modèle de présentation Technologiae   20
Les moyens de communication
   Téléphones et contact en face à face ne sont pas suffisants
   Besoins de réunions à distance.
   Netmeeting devient facile et abordable

   Google Hang Out
    sur Google +
   Skype




                                      Modèle de présentation Technologiae   21
Trouver une date, ou voter une idée
   Doodle :
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        date
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                                Modèle de présentation Technologiae   22
Inscription en ligne :
   Google docs :
       Formulaire personnalisé
       Envoi direct par mail
       Enregistrement dans un Excel
       Permet un accès à plusieurs
       Automatique


   Evénement Facebook :
       Visibilité
       Viralité, buzz
       Permet de répondre brièvement
        (oui, non, peut-être)
       Partage d’infos sur l’événement


                                          Modèle de présentation Technologiae   23
Mais n’oublions pas …
   Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les
    temps d’apprentissage ne sont pas à négliger.
   Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de
    communication, et de collaboration…
   Nous ne savons pas forcément avec qui converser et
    collaborer (qui est la bonne personne).
   L’apprentissage collectif n’est pas une règle… Nous avons
    plutôt appris à être individualiste !
   Autant de comportement à changer… qui n’ont rien à voir
    avec les outils !




                                       Modèle de présentation Technologiae   24
Démo




       Modèle de présentation Technologiae   25
Merci !



     Emmanuel DE SAINT STEBAN
                                                photo
     Technologiæ

     emmanuel@desaintsteban.fr



     www.technologiae.org




                                 Modèle de présentation Technologiae   26

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Outils collaboratifs en ligne

  • 1. Les outils collaboratifs en ligne Connaître la palette des outils permettant de gérer des projets en collaboration : agenda partagé, fichiers partagés…. Emmanuel DE SAINT STEBAN Dimanche 18 Mars
  • 2. Technologiæ  Un groupe de travail sur l’Église et les NTIC  14 membres  Des compétences diversifiées :  stratégie, organisation, management  communication, marketing, médias sociaux  informatique, systèmes d’information  un site internet : www.technologiae.org  Des actions au service de l’Église  Veille  Conseil  Formation Modèle de présentation Technologiae 2
  • 3. Emmanuel DE SAINT STEBAN  Ingénieur etudes et développement  Ingénieur EFREI  Actuellement en mission chez TF1  Développement WEB  veille permanente sur les nouvelles technologies  Membres d’association Etudiante  Usage personnel et quotidien d’outils collaboratifs en ligne facebook.com/emmanueldesaintsteban @manudss facebook : nouveautés et changements 3
  • 4. Sommaire: Les outils collaboratifs en ligne Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ? Démonstrations Quels outils, Questions / pour quels réponses usages Les outils collaboratifs en ligne 4
  • 5. Travail et collaboration Modèle de présentation Technologiae 5
  • 6. Travail et collaboration : Comprendre le travail réel • Ce que l’on • Ce que l’on fait doit faire « vraiment » Travail Travail prescrit réel Travail Travail vécu réalisé • Ce que l’on • Ce que l’on fait donne (ou peut « finalement » pas donner) Modèle de présentation Technologiae 6
  • 7. Les Outils collaboratifs ? C’est quoi ? (idées reçues)  Des outils faits pour collaborer  Un truc à la mode  C’est pour les geeks  Une lubie des chefs  Une perte de temps  Inutile, on collabore déjà efficacement … Modèle de présentation Technologiae 7
  • 8. Allez, reprenons…  Un outil collaboratif, c’est un outil qui facilite le travail collaboratif, que l’on peut définir comme la conjugaison de 3 processus (définitions de Serge K. Levan)  La communication  La coopération  La coordination  En gros, cela permet donc :  De partager des informations, des données  De travailler ensemble sur un projet commun  De répartir les actions, coordonner l’ensemble Modèle de présentation Technologiae 8
  • 9. En gros, ça ne sert à rien …  Ben oui, quoi :  Je communique par mail  Je coopère par les tâches qu’on me dit de faire  On se coordonne en réunion Modèle de présentation Technologiae 9
  • 10. Sauf que ..  Nulle part il n’y a de conservation de l’ensemble des mails échangés, ou des discutions.  Ce n’est pas facile de trouver quelque chose dans ses mails  On se retrouve avec 25 versions différentes d’un document  C’est la galère pour trouver une date commune  On n’a jamais accès à la bonne information quand on en a besoin  On croule sous le nombre de mails  On oublie toujours quelque chose  On refait trois fois la même chose  … Modèle de présentation Technologiae 10
  • 11. Et si on faisait autrement ?  Ouais… on pourrait collaborer ? Modèle de présentation Technologiae 11
  • 12. D’abord, quelques règles  Il ne suffit pas de dire qu’on va collaborer, encore faut-il être prêt à le faire  Cela marche mieux dans le cadre d’un projet, avec un but précis  Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien … Il y aura forcément des hauts et des bas  Cela implique un changement dans les habitudes, ce n’est pas simple à gérer et doit être prévu  Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en compte Modèle de présentation Technologiae 12
  • 13. Ensuite, rester modeste  Vouloir changer le monde, ici, maintenant, c’est voué à l’échec  Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons là où cela semble le plus facile, avec le moins d’opposition  En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut choisir les techniques et les outils que l’on souhaite mettre en œuvre  Il ne faut surtout pas oublier d’animer les échanges…. Modèle de présentation Technologiae 13
  • 14. Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif en ligne ?  Un logiciel collaboratif en ligne permet de partager des fichiers de travail entre les membres. Les supports partagés peuvent servir à différentes tâches :  Organisation et suivi d’un planning (agenda partagé)  Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel)  Création de formulaires (enquêtes, études de marché)  Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word) Modèle de présentation Technologiae 14
  • 15. Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne ?  Les avantages sont multiples :  Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont consultables et modifiables à tout moment  Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier simultanément  Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel poste internet (ex: à la maison)  On peut synchroniser les fichiers avec des appareils mobiles (ex: Iphone, Smarphone)  Simple d’utilisation  Partage efficace d’information Modèle de présentation Technologiae 15
  • 16. Assez philosophé…  D’abord, voici quelques exemples … Modèle de présentation Technologiae 16
  • 17. Les forums  Il y a des questions et des réponses  Discussions par thèmes  Moteur de recherche  Garde tout l’historique  Ex: phpBB, Modèle de présentation Technologiae 17
  • 18. Groupe de discussion  Tout le monde est au courant  Les réponses sont visibles par tous  On oublie personne  Un historique  Facebook groupe, google groupe, listes de diffusion Modèle de présentation Technologiae 18
  • 19. Partage de documents  Eviter d’envoyer le même document 50 fois par mail  Les documents sont tous au même endroit  Avoir toujours la dernière version  Collaborer  Google docs, dropbox Modèle de présentation Technologiae 19
  • 20. Collaboration sur un document  Google Docs :  Word, Excel, Powerpoint  Travail à plusieurs  Collaboration en temps réel  Accessible partout Modèle de présentation Technologiae 20
  • 21. Les moyens de communication  Téléphones et contact en face à face ne sont pas suffisants  Besoins de réunions à distance.  Netmeeting devient facile et abordable  Google Hang Out sur Google +  Skype Modèle de présentation Technologiae 21
  • 22. Trouver une date, ou voter une idée  Doodle :  Trouver la meilleure date  Simple  Facebook sondage :  permet de poser une seule question  Et laisser chacun y répondre.  Viralité, buzz  Formulaire Google docs :  si besoin de sondages plus complets Modèle de présentation Technologiae 22
  • 23. Inscription en ligne :  Google docs :  Formulaire personnalisé  Envoi direct par mail  Enregistrement dans un Excel  Permet un accès à plusieurs  Automatique  Evénement Facebook :  Visibilité  Viralité, buzz  Permet de répondre brièvement (oui, non, peut-être)  Partage d’infos sur l’événement Modèle de présentation Technologiae 23
  • 24. Mais n’oublions pas …  Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les temps d’apprentissage ne sont pas à négliger.  Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de communication, et de collaboration…  Nous ne savons pas forcément avec qui converser et collaborer (qui est la bonne personne).  L’apprentissage collectif n’est pas une règle… Nous avons plutôt appris à être individualiste !  Autant de comportement à changer… qui n’ont rien à voir avec les outils ! Modèle de présentation Technologiae 24
  • 25. Démo Modèle de présentation Technologiae 25
  • 26. Merci ! Emmanuel DE SAINT STEBAN photo Technologiæ emmanuel@desaintsteban.fr www.technologiae.org Modèle de présentation Technologiae 26