Le document traite des outils collaboratifs en ligne, proposant des définitions et démontrant leur utilité pour faciliter la communication, la coopération et la coordination au sein d'équipes. Il souligne les avantages de leur utilisation, comme le partage et la mise à jour simultanée des informations, tout en prévenant que la transition vers ces outils nécessite un changement d'habitudes et un apprentissage collectif. Enfin, le document met en garde contre les idées reçues selon lesquelles ces outils seraient inutiles ou réservés à des experts.

1. Les outils
collaboratifs en ligne
Connaître la palette des outils permettant de
gérer des projets en collaboration : agenda
partagé, fichiers partagés….
Emmanuel DE SAINT STEBAN
Dimanche 18 Mars

2. Technologiæ
 Un groupe de travail sur l’Église et les NTIC
 14 membres
 Des compétences diversifiées :
 stratégie, organisation, management
 communication, marketing, médias sociaux
 informatique, systèmes d’information
 un site internet : www.technologiae.org
 Des actions au service de l’Église
 Veille
 Conseil
 Formation
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3. Emmanuel DE SAINT STEBAN
 Ingénieur etudes et développement
 Ingénieur EFREI
 Actuellement en mission chez TF1
 Développement WEB
 veille permanente sur les nouvelles technologies
 Membres d’association Etudiante
 Usage personnel et quotidien d’outils collaboratifs en ligne
facebook.com/emmanueldesaintsteban
@manudss
facebook : nouveautés et changements 3

4. Sommaire: Les outils collaboratifs en ligne
Qu’est-ce qu’un
outil collaboratif
? Démonstrations
Quels outils, Questions /
pour quels réponses
usages
Les outils collaboratifs en ligne 4

5. Travail et collaboration
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6. Travail et collaboration :
Comprendre le travail réel
• Ce que l’on • Ce que l’on fait
doit faire « vraiment »
Travail Travail
prescrit réel
Travail Travail
vécu réalisé
• Ce que l’on • Ce que l’on fait
donne (ou peut « finalement »
pas donner)
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7. Les Outils collaboratifs ? C’est quoi ?
(idées reçues)
 Des outils faits pour collaborer
 Un truc à la mode
 C’est pour les geeks
 Une lubie des chefs
 Une perte de temps
 Inutile, on collabore déjà efficacement …
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8. Allez, reprenons…
 Un outil collaboratif, c’est un outil qui facilite le
travail collaboratif, que l’on peut définir comme la
conjugaison de 3 processus
(définitions de Serge K. Levan)
 La communication
 La coopération
 La coordination
 En gros, cela permet donc :
 De partager des informations, des données
 De travailler ensemble sur un projet commun
 De répartir les actions, coordonner l’ensemble
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9. En gros, ça ne sert à rien …
 Ben oui, quoi :
 Je communique par
mail
 Je coopère par les
tâches qu’on me dit
de faire
 On se coordonne en
réunion
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10. Sauf que ..
 Nulle part il n’y a de conservation de l’ensemble des mails
échangés, ou des discutions.
 Ce n’est pas facile de trouver quelque chose dans ses mails
 On se retrouve avec 25 versions différentes d’un document
 C’est la galère pour trouver une date commune
 On n’a jamais accès à la bonne information quand on en a
besoin
 On croule sous le nombre de mails
 On oublie toujours quelque chose
 On refait trois fois la même chose
 …
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11. Et si on faisait autrement ?
 Ouais… on pourrait collaborer ?
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12. D’abord, quelques règles
 Il ne suffit pas de dire qu’on va collaborer, encore faut-il être
prêt à le faire
 Cela marche mieux dans le cadre d’un projet, avec un but
précis
 Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien … Il y
aura forcément des hauts et des bas
 Cela implique un changement dans les habitudes, ce n’est pas
simple à gérer et doit être prévu
 Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en
compte
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13. Ensuite, rester modeste
 Vouloir changer le monde, ici, maintenant, c’est voué à
l’échec
 Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons
là où cela semble le plus facile, avec le moins d’opposition
 En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut choisir
les techniques et les outils que l’on souhaite mettre en œuvre
 Il ne faut surtout pas oublier d’animer les échanges….
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14. Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif en ligne ?
 Un logiciel collaboratif en ligne permet de partager des
fichiers de travail entre les membres. Les supports partagés
peuvent servir à différentes tâches :
 Organisation et suivi d’un planning (agenda partagé)
 Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel)
 Création de formulaires (enquêtes, études de marché)
 Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word)
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15. Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne ?
 Les avantages sont multiples :
 Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont
consultables et modifiables à tout moment
 Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier
simultanément
 Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel
poste internet (ex: à la maison)
 On peut synchroniser les fichiers avec des appareils mobiles (ex:
Iphone, Smarphone)
 Simple d’utilisation
 Partage efficace d’information
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16. Assez philosophé…
 D’abord,
voici quelques exemples …
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17. Les forums
 Il y a des questions et des réponses
 Discussions par thèmes
 Moteur de recherche
 Garde tout l’historique
 Ex: phpBB,
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18. Groupe de discussion
 Tout le monde est au courant
 Les réponses sont visibles par tous
 On oublie personne
 Un historique
 Facebook groupe, google groupe, listes de diffusion
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19. Partage de documents
 Eviter d’envoyer le même document 50 fois par mail
 Les documents sont tous au même endroit
 Avoir toujours la dernière version
 Collaborer
 Google docs, dropbox
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20. Collaboration sur un document
 Google Docs :
 Word, Excel, Powerpoint
 Travail à plusieurs
 Collaboration en temps réel
 Accessible partout
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21. Les moyens de communication
 Téléphones et contact en face à face ne sont pas suffisants
 Besoins de réunions à distance.
 Netmeeting devient facile et abordable
 Google Hang Out
sur Google +
 Skype
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22. Trouver une date, ou voter une idée
 Doodle :
 Trouver la meilleure
date
 Simple
 Facebook sondage :
 permet de poser une
seule question
 Et laisser chacun y
répondre.
 Viralité, buzz
 Formulaire Google
docs :
 si besoin de sondages
plus complets
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23. Inscription en ligne :
 Google docs :
 Formulaire personnalisé
 Envoi direct par mail
 Enregistrement dans un Excel
 Permet un accès à plusieurs
 Automatique
 Evénement Facebook :
 Visibilité
 Viralité, buzz
 Permet de répondre brièvement
(oui, non, peut-être)
 Partage d’infos sur l’événement
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24. Mais n’oublions pas …
 Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les
temps d’apprentissage ne sont pas à négliger.
 Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de
communication, et de collaboration…
 Nous ne savons pas forcément avec qui converser et
collaborer (qui est la bonne personne).
 L’apprentissage collectif n’est pas une règle… Nous avons
plutôt appris à être individualiste !
 Autant de comportement à changer… qui n’ont rien à voir
avec les outils !
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25. Démo
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26. Merci !
Emmanuel DE SAINT STEBAN
photo
Technologiæ
emmanuel@desaintsteban.fr
www.technologiae.org
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