Communication faite dans le cadre du 4e congrès de l'AIFBD et conférence satellite de l'IFLA à Sierre, Valais (Suisse). Porte sur le projet de numérisation d'une collection partielle de la bibliothèque de l'IDEP (Dakar) qui est une institution panafricaine cinquantenaire. Cette présentation met en avant les réflexions et pratiques instituées dans le cadre du processus de numérisation.

1. Préservation par la numérisation :
Leçons (is)sues du projet de numérisation
des documents « patrimoniaux » de la
bibliothèque de l’IDEP
Antonin Benoît Diouf
Chef des services de bibliothèque, IDEP
Quatrième congrès mondial de l’Association Internationale Francophone des Bibliothécaires et
Documentalistes (AIFBD) et Réunion satellite de la Section Préservation et conservation (P&C) de l’IFLA
Thème : « Les nouveaux enjeux de la conservation du patrimoine documentaire »
Sierre, Valais, Suisse 15-17 août 2017

2. Définition
Document patrimonial
« Document qui peut être soit un support sur
lequel est portée une information intelligible
sous forme de mots, de sons ou d'images,
délimitée et structurée de façon tangible ou
logique, ou cette information elle-même, qui
présente un intérêt pour sa valeur artistique,
emblématique, ethnologique, historique,
scientifique ou technologique, notamment des
archives »
(Québec.Thésaurus de l'activité gouvernementale .-
Fiche du terme - Document patrimonial)
2

3. 3http://www.unidep.org/

4. Objet du projet
Parmi 1100 m2 et
2 kms de linéaires de
documents dans un
sous-sol sujet aux
intempéries, aux agents
de dégradation
biologique, poussière,
humidité, etc.
Mémoire méconnue de
l’histoire économique
de l’Afrique post-
indépendante. =====>
Collection
« souterraine » au sens
propre comme au
figuré, constituée
depuis 1963
4
Documents nationaux conservés

5. 5
Plan du sous-sol
Salle 5 Périodiques. Documents/pays. Archives
institutionnelles.

6. 6

7. Objectifs du projet
Numérisation de la
collection des documents
produits par l’IDEP et ses
pays membres et
constituée depuis la
création de la bibliothèque
de l’institut, dans une
optique d’ archivage et de
diffusion à large échelle
(Web, notamment).
Numérisation qui permet
aussi la préservation des
documents originaux,
notamment en évitant
autant que faire se peut,
leur manipulation
physique et obéit enfin à
un objectif de
conservation prenant en
compte la Fidélité au
document original.
7
Les règles de prise de vue obéissent à ces différents objectifs susmentionnés

8. Phase 1 :
Etape préliminaire
8

9. • Identifier qualitativement et quantitativement (nombre
de titres et de pages) les documents concernés par la
numérisation
• Regrouper les documents selon leur provenance et lieu
de publication (pays, IDEP)
• Conditionner les documents pour la numérisation :
dépoussiérage, nettoyage, remise en forme physique,…
• Pilonner les documents hors d’usage ou en plusieurs
exemplaires pour libérer de l’espace de stockage
• Répertorier les documents dans un bordereau en les
listant par titre, auteur, date de publication, état de
conservation, emplacement physique, etc.
Inventaire
9
06 mois, juillet 2016-janvier 2017

10. Bordereau => Excel
10Excel => data mining manuel => statistiques suivantes
Pour chaque boîte de documents inventoriée

11. Importance matérielle &
Répartition géographique
Zones régionales
couvertes
Nombre de pays Nombre
titres
Nombre
pages
IDEP & Afrique général
(documents
transversaux )
1 400 47 000 p.
Afrique du nord 07 900 94 000 p.
Afrique de l'ouest 14 1 500 64 000 p.
Afrique centrale 07 400 73 500 p.
Afrique de l'est 10 800 46 300 p.
Afrique australe 11 700 191 000 p.
Répartition par titres : environ 5 700 titres & par pages environ 520 000 pages pour 49
pays identifiés, excepté : Cap-Vert, Comores, Guinée équatoriale, Sao Tomé-et-Principe et
Soudan du Sud
11

12. IDEP & Afrique
général
9% Afrique de l'est
13%
Afrique australe
14%
Afrique
centrale
9%
Afrique du nord
18%
Afrique de l'ouest
37%
520 000 pages
IDEP & Afrique
général
24%
Afrique du nord
16%
Afrique de
l'ouest
27%
Afrique centrale
7%
Afrique de l'est
13%
Afrique australe
13%
5 700 titres
Pages & Titres à numériser par
région en pourcentage
12

13. 0
100
200
300
400 Annéedepublication
1922
1947
1949
1951
1953
1955
1957
1959
1961
1963
1965
1967
1969
1971
1973
1975
1977
1979
1981
1983
1985
1987
1989
1991
1993
1995
1997
1999
2001
2003
2005
2007
2009
Nombre de titres par année de publication
(1922 – 2009)
13

14. 1801
478 422 383 295 267 257 192 188 156 77 20
Nombre de titres par sujet
Economie
40%
Agriculture
11%
Population
9%
Planification
8%
Statistiques
7%
Education
6%
Industrie
6%
Finances
4%
Commerce
4%
Emploi &
Travail
3%
Administration
2%
14

15. • Ce sont des documents qui, vu leur âge, leur forme de
brochage et de reliage, leur format, et/ou leur condition
de conservation qui a engendré un certain nombre de
dégradations,… nécessitent une préparation préalable
en vue de faciliter et d’optimiser leur numérisation.
• Leur numérisation se fait à part après que ces
procédures soient édictées et appliquées au besoin au
cas par cas.
• Ne concerne pas la totalité du fonds documentaire qui
est en majorité bien conservée et « facile » à être
numérisée.
Procédures et consignes édictées
pour une partie des documents
15
en fonction de leurs spécificités physiques et de leur état de conservation

16. Documents cornés ou courbés
Solution possible : aplatir les documents en les
pressant après avec un matériel lourd par-dessus
ou s’il s’agit d’un rangement vertical, les presser
en étau après les avoir fixé dans un contenant
solide et rigide. Il devra aussi être préalablement
désagrafé. Se posera alors la question du
reconditionnement à terme. 16
Problème :
document tordu ou corné en plus
d’être. De plus, ce document est
agrafé de multiples fois sur le côté
vertical. Avec les courbures
importantes, il est impossible de
tourner les pages sans les déchirer

17. Documents volumineux
Solution en cas d’épaisseur de volume trop importante :
débrochage ou déliage et scannage par feuille. S’il y a un double du document, tant
mieux on peut sacrifier cet exemplaire double.
Si exemplaire unique : il faudra le numériser avec un scanner de livre patrimonial
avec balance permettant de le numériser sans le dérelier. (Diapo 35 & 38)
17

18. 18
Documents à reliure
spéciales
Ce livre rare fait 8 cm d’épaisseur et les
pages sont maintenues par une dizaine
d’axes en plastique maintenue entre eux
par une barre en plastique
Solution possible : Dégrafer le
document et numériser feuilles
volantes et refaire la reliure à la
fin.
Ou utiliser un scanner
patrimonial avec plateaux de
type Roberval
Problème : l’aplatissement du document
risque de détruire le document

19. Documents agrafés (1)
Problème : Agrafes rouillées avec
l’âge portent atteinte à l’intégrité
du document. A manipuler avec
précaution au moment du
scannage. Feuilles risquent de se
détacher ou déchirer en tournant
les pages.
De fait 2 options pour la solution :
- Dégrafer et utiliser un scanner à
défilement
- Laisser en l’état et numériser
manuellement avec scanner
patrimonial
19

20. Documents agrafés (2)
Problème : Agrafes rouillées avec
l’âge portent atteintes à l’intégrité
du document. Ici nombre assez
élevé d’agrafes qui se suivent
Solution possible : Vu que le
document n’est pas volumineux,
essayer de plier la couverture avec
précaution au-delà de la bordure
droite des agrafes pour pouvoir
mettre le document sous le capot
ou la vitre du scanner
20

21. Documents avec pages intercalées
- La page intercalée ne fait pas partie de la pagination du document. La copie
numérique doit être conforme à l’original donc ===> Vérifier si le support volant est
placé au bon endroit ou vérifier si sa numérisation est sans intérêt !
- S’il est bien placé, se réfère-t-il à la page de gauche ou droite ? En fonction, il faut
donner les instructions au prestataire quant à l’ordre des vues (ici 3 vues mono
page seront constituées)
- L’ordre des vues devra respecter les consignes que nous avons données en tant
que client (fichier de récolement)
21

22. Documents avec planche grand format
La surface à numériser est
supérieure à la zone de capture du
scanner (ex : format double A3 si
scanner patrimonial de type
Copibook)
Numériser en plusieurs prises de vues (en Z)
en suivant le sens de la lecture du document
et reconstituer la vue d’ensemble après.
Laisser une zone de recouvrement à chaque
prise de vue de façon à reconstituer
facilement la vue d’ensemble.
22

23. 23
Documents avec images transparentes
Problème : Lorsque les
papiers sont très fins,
l’image constituée restituera
les encres du verso ou celles
de la page adjacente.
Solution : Insérer un support opaque coloré sous la page à numériser
(canson de couleur neutre mat, gris, blanc ou noir) pour annihiler cet effet.
La phase préalable de tests avec différents cansons permettra de retenir le
choix définitif.

24. 24
Documents altérés
Problème : documents ayant
subi un dégât des eaux ou de
l’humidité
Solution : même si le document a juste été imprimé avec quelques nuances de
couleurs (grisés, bleutés), la numérisation en couleurs de cette couverture
permettra de restituer un strict « fac-similé » de cet orignal très altéré. La
numérisation en couleurs permettra au futur internaute de discerner au mieux les
informations occultées par les tâches d’humidité et outrages du temps.

25. 25
Colorimétrie : pourquoi une numérisation en 256
niveaux de gris et pas en mode binaire ?
25
D’un strict point de vue «esthétique»,
on privilégie souvent le mode binaire
(ci-dessous) au mode niveaux de gris
(ci-dessus). On peut retenir ce mode
colorimétrique lorsque l’on numérise
des documents très récents constitués
avec une impression de qualité sur un
papier bien conservé depuis son
origine.
Si le document comprend des illustrations en
nuances de gris ou à fortiori en couleurs, le
mode binaire doit être proscrit car on perd
dans ce cas toutes les nuances de gris. Ci-
dessous, que l’on constitue une conversion en
mode « binaire » avec un niveau de seuillage
bas ou haut, le résultat ne sera pas
satisfaisant car on aura perdu des
informations essentielles.

26. 26
Documents avec photos en nuances de gris
Comme vu précédemment, le mode
colorimétrique « binaire » devra être proscrit
dès qu’il y aura des illustrations (photos,
schémas à traits fins qui risquent de
disparaitre lors de la conversion en « binaire).
Pour un même document, si toutes les
illustrations sont en nuances de gris ou
certaines en couleurs, plusieurs choix
pourront être retenus :
- Numériser tout le document en couleurs :
 Avantage : cela sera plus « esthétique »,
plus proche de l’original car cela restituera
le jaunissement du papier et les moindres
annotations en couleurs (ajouts
manuscrits en rouge, etc…)
 Inconvénient : poids total des images
- Numériser certaines pages en nuances de
gris et d’autres en couleurs :
 Avantage : poids total des images optimisé
 Inconvénient : il n’y aura pas de cohérence
« esthétique » lors de la future consultation
de tous les PDF sur internet
26
Mode « Niveaux de gris »
Mode « Binaire »
Image originale

27. Pages de couverture
Scanner les couvertures en couleur pour
un rendu de leur teinte d’origine, même
si le contenu textuel est numérisé en
niveau de gris
27

28. En résumé
But de la préparation 28

29. 29
Phase 2 :
Etape de numérisation

30. 30

31. Cahier des charges
Cahier des
charges en
07 points
31

32. Outsourcing & choix du prestataire
• 17 soumissionnaires
• 3 présélectionnés ; 1 final
En fonction des offres
techniques & financières.
***
Trouver un prestataire assurant
l’équilibre entre meilleure qualité de
prestation et moindre coût.
32

33. Matériel : typologie & performances
33

34. 34
Matériel : typologie & performances

35. 35
Matériel : typologie & performances

36. Préparation des documents
36

37. 37
Numérisation pratique

38. 38
Numérisation avec scanner patrimonial
38
Sur un scanner patrimonial, le document reste
immobile durant la prise de vue (pas de traction ou de
défilement dans un chargeur automatique) et les
pages sont tournées manuellement.
Il dispose d’une vitre patrimoniale qui n’est pas
utilisée systématiquement. Dans le cas présent ci-
contre, ce document ne doit pas être désagrafé (pages
non numérotées et risque de perdre l’ordre des pages
et donc l’intégrité, exemplaire unique, etc…), il suffit à
l’opérateur de soulever les pages vers la haut sans
dégrafer avant de numériser la page suivante !
En utilisant la vitre patrimoniale, il sera aisé de
numériser tous les documents reliés en les maintenant
immobiles durant la prise de vue

39. Nommage de fichiers
• "Des règles de nommage précises sont nécessaires pour
repérer et identifier plus facilement les documents recherchés,
éviter les problèmes lors de transfert et de partage
et permettre leur conservation à moyen et long terme.
• Un nom doit être unique et significatif. Des règles doivent donc
s'appliquer pour permettre à un document d'être reconnu dans
les différents environnements existants et d'être identifiable
(ce qui signifie qu'il n'est pas nécessaire d'ouvrir un document
pour savoir de quoi il s'agit)." (Gonzenbach, 2013)
• S’inspire des spécifications normatives en la matière : Norme
ISO 9660 (fichiers et répertoires avec des noms qui sont lisibles par de
nombreux systèmes d'exploitation. C'est particulièrement utile pour
éviter les surprises désagréables lorsque l'on s'échange des fichiers sans
connaître la machine de destination ou quand on veut graver un CD
lisible sur Mac et PC)
39

40. 40
Nommage de fichiers
40
Comme le montre le cas ci-contre (collection du Nigéria), cette boîte possède
un identifiant unique : « S5023 »
Si dans cette boîte se trouvent 15 documents, AVANT LA NUMERISATION,
chacun d’entre eux est identifié physiquement au crayon à papier par un
numéro séquentiel sur 3 digits (Ex : S5023_012 pour le 12ème document).
Remarque : 3 digits suffisent car il ne peut y avoir plus de 999 documents
distincts (objets documentaires) dans cette boite.
Les images seront donc nommées :
NIG_S5023_001_001.TIF à NIG_S5023_001_032.TIF pour le premier
document (revue de 32 pages)
NIG_S5023_002_001.TIF à NIG_S5023_002_450.TIF pour le second
document (livre épais de 450 pages)
EN CONCLUSION : si chaque document (OBJET) est bien identifié de
manière unique, il ne pourra pas y avoir 2 fichiers image portant le
même nom !
Jusqu’à présent, la majeure partie des documents relatifs à un pays ont été conditionnés dans des boîtes
d’archives

41. 41

42. 42
Famille de fichiers
• Pour archivage à long terme :
TIFF non compressé en niveau de gris
Via JPEG
compressé
• Pour consultation : PDF avec OCR
(indexation plain-texte).
Restitution des images JPEG en une unité logique et documentaire
en les transformant en un PDF.

43. 43
43
………
Famille de fichiers
Famille de fichiers d’ARCHIVAGE
TIFF non compressé
300 dpi, RVB ou NG
100 fichiers « image » livrés
Poids total de 2,54 Go si num en RVB
Famille de fichiers de CONSULTATION
JPEG échelle 7
300 dpi, RVB ou NG
100 fichiers « image » livrés
Poids total de 250 Mo si num en RVB
Famille de fichiers de CONSULTATION
JPEG échelle 7
Résolution réduite à 200 dpi
PDF = 1 fichier unique comprenant 100 JPEG
Poids total < 250 Mo si on réduit résolution et si
on augmente la compression des JPEG
………
Exemple d’une revue constituée de 100 pages

44. Famille de fichiers numériques
Points à prendre en compte dans le choix des formats de
fichiers :
• Toujours dissocier la livraison des fichiers d’archivage
avec ceux de consultation
• L’estimation des poids de fichiers vue avant
• Taux de compression : si trop élevé, l’image devient
dégradée visuellement et fait apparaitre des artefacts liés à
la compression (voir visuels Diapo suivante)
• L’ensemble de ces aspects doit être étudié en amont du
projet pour bien mesurer les impacts financiers. Il faut
notamment dissocier les problématiques de sauvegarde
des fichiers d’archivage avec la problématique de
l’hébergement des fichiers de consultation qui devront être
accessibles 24h /24, 7 jours/7 44

45. 45
Compression JPEG
45
Compression minimum
Compression moyenne
Compression excessive

46. Calcul taille des fichiers numériques
46
1 page A4 en TIFF non
compressé = 25Mo

47. 47
Calcul taille des fichiers numériques
1 page A4 en TIFF non
compressé = 08Mo

48. Supports de stockage
48
• Disques durs externes en Téraoctets (3 disques
au minimum pour le projet) pour l’archivage en
format TIFF non compressé.
• Option de Disques Solid State Drive (SSD ou
disques électroniques) si possible. Beaucoup plus
performants en termes de rapidité et de réactivité
que les disques mécaniques classiques.
• Suivant l’environnement dont nous disposons en
interne, l’évaluation est faite avec notre Service
informatique pour les supports de stockage à
employer

49. 49
Traitement OCR
49
Lorsque l’on applique un traitement OCR sur des fichiers RVB ou NG (niveaux de gris), la première
phase du logiciel OCR consiste à convertir l’image en binaire avant d’essayer de reconnaitre les
caractères d’imprimerie initialement employés lors de l’impression du livre original.
Les logiciels référents (Fine Reader, Omnipage, …) disposent d’algorithmes sophistiqués qui
évoluent au fil des années.
taux de reconnaissance OCR très variable.
• Dans le premier cas ci-dessus  scan et conversion en binaire de qualité = 100% du texte a été
reconnu
• Dans le second bas, conversion en binaire « trop contrastée », trop peu de mots ont été reconnus
!!!

50. • Plateforme dédiée fournie par le prestataire
• Accord sur un minimum de métadonnées de
base : titre, auteurs, date, sujets, pays :
(Format Dublin Core)
• Export des documents PDF vers notre dépôt
institutionnel sous DSpace avec
enrichissement de la description des notices à
ce niveau (Dublin Core) 50

51. Contrôle de qualité
• Prise de vue : résolution (>= 300 dpi), mode (NG & RVB),
formats, cadrage (marge & inclinaison)
• Respect pagination
• Respect de la quantité de titres et pages prévus pour chaque
lot (Pays)
• Nomenclature de nommage des fichiers
• Pages particulières (illustrations, intercalaires, dépliants,
etc.)
• Famille des fichiers
contrôle visuel par échantillon de la qualité des images, de
l’indexation et de la cohérence du document numérique par
rapport au document original  logiciel XnView pour ce
visionnage (par vignettes)
Importance de la fiche de récolement indispensable ici
51

52. 52
Contrôle de qualité :
fiche de récolement sous Excel

53. 53
Phase 3 :
Diffusion &
Dissémination

54. • Constitution d’une collection de documents
numériques en guise de mémoire continentale
et conservée pour les générations futures de
décideurs africains
• Présentation de la collection dans les espaces
de discussion scientifiques appropriés
(conférences, revues professionnelles et
scientifiques)
54
Finalité

55. Bibliothèque numérique portable via des supports
électroniques physiques (DVD, Clefs USB, liseuses…)
• pour chaque pays membres de l’institut avec les
documents de ce pays (relais de diffusion :
bibliothèques nationales et structures assimilées
ou bibliothèques universitaires et de recherche)
• pour les Partenaires de l’institut, etc.
55
Hors-ligne
The African Economic
Development & Planning
Library

56. 56
En ligne

57. Valorisation
• Communication scientifique : congrès,
conférences,…
• Publication de documents secondaires
sur cette collection
• Articles de revues
• Expositions virtuelles dans des espaces
dédiés y compris les médias sociaux
• …
une Histoire socio-économique africaine à raconter et à proposer
comme référentiel de plus pour accompagner l’agenda de Développement
57

58. 58
Merci de
votre
attention !
@tonnyben
http://antoninbenoitdiouf.com Août 2017