Le document présente un système de mesure de rendement et un tableau de bord de gestion pour le conseil d'administration, soulignant l'importance de la collecte et de la présentation des données pour évaluer l'efficacité du conseil. Il aborde les objectifs du système, la nécessité d'un mandat clair et les limites systémiques potentielles de l'outil. Enfin, il mentionne les pratiques essentielles pour assurer une gouvernance autonome, de représentation et opérationnelle, avec des indicateurs de performance associés.

1. Système de mesure de rendement et Tableau de bord de gestion Le conseil d’administration

2. Contenu Pourquoi un Tableau de bord? Le Tableau de bord : ses limites systémiques Principes de la préparation du système de mesure de rendement Limites présentes de l’outil Objectif du système de mesure de rendement Tableau de bord du C. A. Concept de structure Présentation des données : application graphique Cueillette des données : exemples de moyens

3. Mandat du Conseil d’administration « Le Conseil d’administration a le mandat de gouverner avec efficience, représenter les membres, prendre les meilleures décisions, exercer un leadership dans la Francophonie, et assumer la pleine redevabilité de l’administration de l’organisme. »

4. Mandat (suite) La responsabilité de gouverner avec efficience comprend : Faire l’évaluation annuelle du fonctionnement du Conseil et des administratrices et des administrateurs au Conseil.

5. Pourquoi un Tableau de bord? Création de la convergence dans le diagnostic dans la problématique dans l’état d’une situation dans l’action Création de l’unité d’action dans la démarche dans les opérations, activités de suivi Création de la (plus grande) prise en compte de la mesure des résultats obtenus

6. Le Tableau de bord : ses limites systémiques Forte dépendance en ce qui concerne : la disponibilité des données (accès, coût) actualisation des données Forte dépendance en ce qui concerne : les ressources financières les ressources technologiques S’adresse à une clientèle précise niveau d’intervention nature de l’information d’analyse de stratégie

7. Principes de la préparation du système de mesure de rendement Approche globale : à l’état de concept Simplicité des choix, simplicité de la présentation Économie des moyens Utilisation d’outils de mesure de rendement déjà créés et utilisés par le CLÉ Fondés sur des besoins perçus Présuppose une amélioration prédéfinie

8. Limites présentes de l’outil L’exercice reste à compléter par le C. A. Les outils présentés sont des variantes de modèles créés par le CLÉ et utilisés au CLÉ Le produit présenté est un modèle : il a donc valeur d’exemple

9. Objectif du système de mesure de rendement En appui au mandat, le système fournit des renseignements sur le Conseil 1) comme groupe représentatif 2) comme groupe de vision et d’orientation 3) comme groupe efficace 4) comme groupe de supervision générale 5) comme groupe de gestion de crises dans le but de renforcer les capacités d’agir comme groupe d’influence et comme groupe d’action.

10. Objectif du système de mesure de rendement (suite) Fournit des renseignements pertinents sur la conduite des activités du Conseil d’administration - pour mesurer les progrès accomplis; - pour permettre des corrections, ajustements, le cas échéant.

11. Premier exemple

16. Deuxième exemple

17. SOMMAIRE POUR L'ENSEMBLE DU C. A. GOUVERNANCE DU CADRE Pratiques essentielles Sans objet Totalement en d é saccord En d é saccord En accord Totalement en accord Je ne sais pas V é rif. Le conseil a une compr é hension commune de la raison d ’ être de l ’ organisme 1 1 1 0 1 0 4 Le conseil conna î t et respecte les statuts et r è glements de l ’ organisme 0 2 1 1 0 0 4 Le conseil a une vision strat é gique qu ’ il a traduite en r é sultats mesurables 1 0 2 0 1 0 4 Le conseil a adopt é un cadre de responsabilit é (Vision, mission, valeurs et r é sultats strat é giques) 1 0 0 3 0 0 4 Le conseil a adopt é un plan strat é gique 0 1 1 0 2 0 4 Le conseil a adopt é un cadre de collaboration 0 0 1 2 1 0 4 Le conseil a adopt é un cadre d ’é valuation 0 0 0 3 1 1 5 Le conseil surveille la mise en œ uvre du plan strat é gique en se concentrant sur les r é sultats plutôt que les moyens 0 0 1 1 2 0 4 Le conseil a mis en place une strat é gie pour augmenter sa connaissance des besoins de la communaut é 0 1 0 2 1 0 4 Total 3 5 7 12 9 1

19. GOUVERNANCE AUTONOME Pratiques essentielles Sans objet Totalement en d é saccord En d é saccord En accord Totalement en accord Je ne sais pas V é rif. Le conseil a un cahier de politiques qui est à jour 1 2 0 0 1 0 4 Le conseil utilise des politiques pour encadrer son propre fonctionnement et celui de la direction g é n é rale 0 0 3 0 1 0 4 Le conseil a adopt é une politique en mati è re de conflits d ’ int é rêt 0 1 0 1 1 0 3 Le conseil a adopt é un code d ’é thique des administrateurs 0 0 2 1 1 0 4 Le conseil a mis en place la structure du conseil d ’ administration et en assure le bon fonctionnement 0 1 1 2 1 0 5 Le conseil a mis en place une strat é gie de perfectionnement des administrateurs 1 0 2 0 1 0 4 Le conseil a mis en place une strat é gie d ’ am é lioration continue du rendement du conseil 0 2 0 1 1 0 4 Le conseil a d é velopp é un manuel de l ’ administrateur 0 1 1 1 1 0 4 Le conseil a adopt é un m é canisme d ’é valuation du rendement du conseil d ’ administration 1 0 1 1 1 0 4 Le conseil a adopt é un processus d é cisionnel inclusif, d é mocratique et participatif 1 0 0 2 1 0 4 Les administrateurs sont engag é s envers les objectifs de l ’ organisme et solidaires par rapport aux d é cisions collectives du conseil 0 0 2 2 0 0 4 Le conseil a é tabli un é quilibre dans l ’ exercice de ses quatre (4) rôles compl é mentaires 0 1 1 0 1 1 4 Total 4 8 13 11 11 1

21. GOUVERNANCE DE REPRÉSENTATION Pratiques essentielles Sans objet Totalement en d é saccord En d é saccord En accord Totalement en accord Je ne sais pas V é rif. Le conseil fait conna î tre et valorise l ’ organisme dans la communaut é . 1 0 2 1 0 0 4 Le conseil fait la promotion de partenariats productifs avec les organismes et institutions de la communaut é 1 0 0 3 0 0 4 Le conseil assure une pr é sence du conseil et de l ’ organisme dans la communaut é (renforcement des liens) 0 2 0 1 1 0 4 Le conseil s ’ assure d ’ avoir acc è s à une diversit é de repr é sentation, de points de vue et d ’ int é rêts pour enrichir ses r é flexions et ses d é cisions 1 0 1 1 1 0 4 Total 3 2 3 6 2 0

23. GOUVERNANCE OPÉRATIONNELLE Pratiques essentielles Sans objet Totalement en d é saccord En d é saccord En accord Totalement en accord Je ne sais pas V é rif. Le conseil a d é l é gu é l ’ autorit é , la responsabilit é et les pouvoirs de gestion à la direction g é n é rale 2 0 0 2 0 0 4 Le conseil a mis en place les m é canismes qui lui permettent de juger de la pertinence des programmes pour la communaut é 1 1 1 1 0 0 4 Le conseil a adopt é et a assur é la mise en place d ’ une politique de gestion des ressources humaines, 1 1 1 1 0 0 4 Le conseil a adopt é un cadre de r é mun é ration, un r é gime d ’ assurances et d ’ avantages sociaux et un processus de griefs. 0 1 0 1 1 1 4 Le conseil a adopt é et mis en place une politique de responsabilit é financi è re , de contrôle des d é penses et de budg é tisation 1 1 0 1 1 0 4 Le conseil a mis en place une strat é gie de recrutement, de r é tention et de succession pour la direction g é n é rale de l ’ organisme. 1 1 0 1 1 0 4 Le conseil a adopt é une politique de gestion du risque int é gr é e 0 1 1 0 1 1 4 Total 6 6 3 7 4 2

25. GOUVERNANCE EFFICACE Pratiques essentielles Sans objet Totalement en d é saccord En d é saccord En accord Totalement en accord Je ne sais pas V é rif. GOUVERNANCE DU CADRE 3 5 7 12 9 1 GOUVERNANCE AUTONOME 4 8 13 11 11 1 GOUVERNANCE DE REPR É SENTATION 3 2 3 6 2 0 GOUVERNANCE OP É RATIONNELLE 6 6 3 7 4 2 Grand Total 16 21 26 36 26 4 4,0313