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Réduire les incompréhensions
pendant les réunions de conception
Corinne Grosse
corinne@monmien.com
World Usability Day
16 novembre 2010
Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 2
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✔ par comparaison avec les retranscriptions
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Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 8
Résultats
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9 10 11 12
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Wud 2010-11-16-corinne grosse

  • 1. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception Corinne Grosse corinne@monmien.com World Usability Day 16 novembre 2010
  • 2. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 2 Contexte de la demande ➢Des conflits liés à des contrats de collaboration mal définis ➢Des relations de confiance et les communications difficiles à maintenir ➢Demande : faire des propositions pour l'amélioration de la communication et de la relation de confiance
  • 3. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 3 Contexte Equipe de conception logicielle 110 Recherche & Développement Marketing Documentation 12 16 82 ➢Ancienneté : 7 ans ➢Age moyen : 35 ans ➢Rapport homme/femme : 80 / 20
  • 4. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 4 Contexte Distribution géographique, linguistique et culturelle ➢ 85 % de télétravailleurs occasionnels et permanents
  • 5. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 5 Objectifs de l'étude ➢Analyse de la demande : déficit de diffusion de l'information ➢Objectif : Etude de la construction de l'inter- compréhension pendant les réunions de conception médiées et multi-métiers – la communication – les comptes-rendus, un moyen de palier aux incompréhensions issues des réunions
  • 6. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 6 Méthodologie (1/2) ➢Analyse de la demande ✗ 21 entretiens individuels semi-dirigés ✔ 1 h d'entretien en moyenne ✔ pour comprendre la situation ✔ par une recherche de thèmes émergents
  • 7. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 7 Méthodologie (2/2) ➢Analyse de l'activité ✗ Recueil et traitement de 19 réunions ✔ 24 h d'enregistrements ✔ pour analyser l'activité ✔ par des retranscriptions et chroniques d'activité ✗ Recueil et traitement des comptes-rendus de 10 réunions ✔ pour analyser les informations sauvegardées ✔ par comparaison avec les retranscriptions ✗ Construction et traitement d'un questionnaire ✔ pour accéder à un plus grand panel ✔ par des statistiques
  • 8. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 8 Résultats ➢Un temps de logistique important non prescrit ➢Des discussions non écoutées et des discussions non entendues ➢Des horaires différents de suivi des réunions ➢Des comptes-rendus trop partiels des réunions ➢Un contexte partagé … non partagé
  • 9. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 9 Résultats ➢En moyenne : 6h30 de réunions par semaine ➢Le prescrit : ➢Le réel : Un temps de logistique non prescrit (1/2) tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique temps moyen en logistique : 11 % de la durée de la réunion
  • 10. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 10 Résultats Un temps de logistique non prescrit (2/2) tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique temps accru avec la multiplication des moyens de communication ● téléphone : 11 % de la réunion ● téléphone et partage d'écran : 18 % de la réunion
  • 11. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 11 Résultats Des discussions non écoutées … (1/3) tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique ➢"si le sujet n'est pas intéressant, je fais autre chose en même temps" ✗ entre 20 % et 100 % des participants avec un PC ✗ 63 % déclare faire autre chose pendant la réunion
  • 12. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 12 Résultats Des discussions non écoutées … (2/3) tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique ➢réalisation de deux tâches de façon simultanée ✗ écouter la réunion ✗ travailler sur un autre sujet, faire des recherches ou discuter charge de travail importante les réunions ne sont pas préparées par messagerie instantanée ou à voix haute ...
  • 13. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 13 Résultats Des discussions non écoutées … (3/3) tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique toute la réunion n'est pas écoutée
  • 14. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 14 Résultats … et des discussions non entendues tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique ➢Déclarations des participants : ✗ en co-présence : ils entendent toute la réunion ✗ à distance : ils entendent presque toute la réunion
  • 15. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 15 Résultats ➢une vigilance et performance différente pour chacun ✗ des rythmes chrono-biologiques différents Des réunions à des horaires différents ZH 9 10 11 12 FR GB US-east US-west 8 13 14 15 16 17 18 197 20 216 22 23 2443 510 2 ZH 9 10 11 12 FR GB US-east US-west 8 13 14 15 16 17 18 197 20 216 22 23 2443 510 2
  • 16. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 16 Résultats ➢entre 1 % et 5 % de la réunion dans les compte-rendus ✗ 5 % sur 30 minutes de réunions = 1 minute 30 Des compte-rendus trop partiels
  • 17. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 17 Résultats ➢des réunions supplémentaires pour gérer les manques Des compte-rendus trop partiels réunion de 2 h “soit je n'ai pas compris soit ce n'était pas suffisamment clair” 25 minutes pour rediscuter le sujet ~ 20 % de la durée de la réunion + une autre réunion de 25 minutes pour régler totalement le sujet
  • 18. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 18 Résultats ➢40 % du temps en construction du contexte Du temps passé à construire le contexte partagé
  • 19. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 19 Résultats Un contexte partagé non partagé Question : Quelles sont pour vous les tâches réalisées par les différents métiers ?
  • 20. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 20 Discussion, conclusion et perspectives réunions . suivi de projet . conception + gestion de l'interaction comptes-renduscomptes-renduscomptes-rendus autre activité suivi 1 à 5 % autre activité tout n'est pas écouté tout n'est pas entendu incompréhensions commencer 10 min plus tard changer le format validation des comptes-rendus impact de la langue et de la culture ? demande initiale sur les relations de confiance : comment les analyser ? objet d'une recherche sur les indices de la confiance interpersonnelle dans les traces de l'activité (la communication) 1h30
  • 21. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 21 Merci de votre attention