Efficy CRM Brochure - Présentation Générale

1. Le CRM innovatif
qui vous change la vie
et celle de vos clients

2. Comment vous y prenez-vous
pour satisfaire au mieux votre client ?
Comment lui donnez-vous le sentiment
que vous le connaissez par cœur,
que vous anticipez ses souhaits avant même
qu’il ne les exprime ?
Comment le motivez-vous
pour qu’il vous choisisse à chaque fois ?
Vous comptez sur votre équipe
et sur la bonne volonté de vos collègues ;
peut-être est-il temps de les équiper avec les outils adéquats.
Entrez dans un monde étonnamment nouveau
d’efficacité totale.

3. Pourquoi
vous ne pouvez
plus vous passer
d’un CRM
Pourquoi un CRM (Customer Relationship Mana-
gement - Gestion des Relations Clientèle) est-il si
important ?
Parce qu’il vous aide à construire et à entretenir une
solide relation de confiance avec vos clients
afin de les contenter et de les satisfaire.
Des clients qui vous choisissent encore et encore
car ils savent qu’ils ne seront pas mieux servis
ailleurs.
Vous y gagnerez à n’en pas douter.
En effet, vous en êtes conscient : les clients doivent
être choyés.
Sans clients, votre entreprise est vouée à l’échec.
Mieux : vous économiserez beaucoup de
temps et d’efforts à l’aide du CRM adapté,
et, par la même occasion, gâterez davantage vos
clients.
Nous vous invitons à faire connaissance avec la
notion d’ « efficacité totale », soit la capacité de
produire le maximum de résultats avec les moyens
disponibles. Le moyen que nous vous proposons
afin d’atteindre un résultat maximal se nomme
Efficy CRM.
Soyez prêt : cette solution CRM fait un monde de
différence pour vous, votre entreprise, vos collabo-
rateurs et vos clients.

4. Comment
Efficy CRM
fait-il
la différence ?
Une entreprise se compose d’un ensem-
ble dynamique d’éléments en constante
évolution, reliés entre eux.
En rattachant ces éléments les uns aux
autres à chaque occasion, un noyau
solide et indestructible se crée.
C’est ce que nous appelons
« la mémoire d’entreprise ».
Cela se compare à un atome,
qui se compose d’un petit noyau
à charge positive.
Voyez-vous dans l’illustration
ci-contre comment les différents
éléments, à l’instar d’un nuage d’élec-
trons, sont liés les uns aux autres sans
soudure, pour ainsi constituer un noyau
indivisible ?
C’est ce qui se passe lorsque vous utilisez
Efficy CRM et que tous vos collaborateurs
apportent leurs pierres à l’édifice en enregistrant
toutes leurs informations dans la base de
données centrale.
De cette manière, vous créez votre mémoire
d’entreprise, la mémoire centrale de votre organisa-
tion. Efficy CRM est le ciment qui fait de votre
entreprise un établissement solide et inébranlable.
La raison en est tout simplement qu’Efficy CRM
a été créé à cette fin : il existe pour chaque pierre
de l’édifice un module séparé, et tous ces
modules sont reliés les uns aux autres.
Le fait de pouvoir tout centraliser constitue le plus
bel atout de ce progiciel. En effet, grâce à cette
approche centrale, vos collaborateurs obtiennent
un résultat maximal avec un effort minimal.

5. 1. CONTACTS ET
ENTREPRISES
Plus rien ne
vous échappe
Combien de fois n’arrive-t-il pas qu’un cour-
rier soit envoyé à la mauvaise personne ?
Ou encore qu’un collaborateur commercial
téléphone à une personne de contact et
apprenne qu’un de ses collègues vient juste
de lui poser la même question ?
Quelle entreprise n’est pas confrontée au
double encodage, travail à moitié fait ou
travail superflu ? Combien de fois devez-
vous appeler pour, une fois de plus, noter le
numéro de TVA d’un client ?
De telles erreurs se produisent sans cesse. Vous
n’y prêtez peut-être pas attention, mais cela nuit à
l’image de votre entreprise et fait perdre un temps
considérable à vos collaborateurs.
Ainsi, si une solution existe pour éviter ce genre de
problèmes, pourquoi hésiter plus longtemps ?
• Imaginez : vous travaillez sur une affaire avec une
société, et votre collègue est en contact avec une
de ses filiales.
Grâce à la relation dynamique, vous pouvez
connecter les deux entités et ainsi rester au
courant du travail de chacun. Ou peut-être avez-
vous une personne de contact qui travaille pour
différentes entreprises ? Aucun problème, vous
faites autant de liens que vous voulez !
• Terminée la recherche de ce post-it ou de cette
carte de visite mystérieusement disparus.
Plus la peine de vous plaindre auprès de vos
collègues parce que vous êtes une fois de plus
tombé sur la mauvaise personne.
Avec Efficy CRM, l’enregistrement de données se
déroule si facilement que cela devient vite un
automatisme. Qu’il s’agisse de clients, de
prospects, de fournisseurs, de distributeurs ou de
partenaires, vous disposez d’un trésor d’infor-
mations grâce à Efficy CRM. Vous pouvez enre-
gistrer tout ce que vous voulez (adresses,
numéros, URL, e-mail,…) et ajouter des
informations pertinentes comme les activités et le
caractère de l’entreprise.
Pratique, non seulement pour vous mais aussi
pour les collègues qui se verront peut-être
à l’avenir attribuer ce client.
• Grâce aux onglets, vous disposez d’une vue
d’ensemble limpide des informations ajoutées
par élément, sans même devoir chercher. Quelque
chose d’important s’est produit avec votre plus
gros client en votre absence ? Efficy CRM vous
apprendra tout clairement. En un clin d’œil.

6. Actuellement, on parle beaucoup de gestion
du temps. Il semblerait que nous souffrions
tous de manque de temps. Nous ne pouvons
pas vous donner plus de temps, mais nous
vous proposons de le gérer et de l’organiser
de la manière la plus efficace possible :
en lui offrant un contexte riche de sens grâce
à la dimension Efficy CRM.
AGENDA
• Insérez vos rendez-vous dans la dimension Efficy
CRM en les liant à un ou plusieurs contacts, entre-
prises, dossiers, publications, opportunités de
vente,… Cette profondeur contextuelle vous
permet d’avoir des données qui « parlent »,
qui ont un sens.
• Vous disposez d’une vue d’ensemble astucieuse
de votre agenda et de celui de vos collègues.
Il est donc facile de planifier des réunions ou
entretiens, de fixer la réservation de projecteurs
ou autres ressources, et de vérifier la disponibilité
de vos collègues.
• Vous devez vous rendre chez un client qui
n’habite pas tout près ? Vous pouvez alors
introduire dans votre agenda le temps de
déplacement, de sorte que vos collègues
connaissent la durée totale de votre absence.
• Bon à savoir : même les collègues qui ne
disposent pas d’Efficy CRM peuvent consulter
l’agenda via Outlook.
• Vous êtes habitué à travailler avec Outlook ou
Lotus Notes ? Pas de panique, ces agendas se
synchronisent aisément avec Efficy CRM.
LISTE DES Tâches
• Finies les listes « to do » interminables que vous
gribouillez encore et encore dans votre carnet.
La liste des tâches d’Efficy CRM vous offre une
vue d’ensemble pratique et vous montre en un clin
d’œil les tâches que vous devez absolument
achever aujourd’hui.
• Vous pouvez définir les priorités, ajouter le niveau
d’urgence et la date limite, associer les tâches aux
contacts, entreprises, projets, documents et
autres. Vous pouvez dénouer votre mouchoir,
vous n’oublierez plus rien !
• Vous devez rappeler bon nombre de prospects
aujourd’hui ? Le CTI vous facilitera la vie : un clic
sur le numéro de téléphone du contact, à partir de
la Liste des tâches, et le numéro se forme. Voilà
qui vous fera gagner du temps !
2. AGENDAS
ET LISTES
DE TÂCHES
S’organiser, c’est se
préparer à gagner

7. L’e-mail est un moyen de communication
pratique et fort… à condition qu’il soit utilisé
de façon adéquate. Combien de fois n’avez-
vous pas entendu soupirer quelqu’un disant
que ses e-mails n’ont servi à rien ?
A combien d’e-mails n’avez-vous pas répondu
aujourd’hui ? Avec Efficy CRM, vous pouvez
enregistrer tous vos e-mails de manière
centralisée, y compris les pièces jointes, et
les archiver automatiquement. Quel que soit
le logiciel que vous utilisiez et connaissiez
déjà.
• Vous pouvez facilement et rapidement introduire
dans le programme les actions de suivi, avec
indication du contenu de l’e-mail original.
• Vous centralisez vos messages électroniques
entrants et sortants dans Efficy à partir d’Outlook.
Contrairement au classement linéaire dans les
dossiers Outlook, Efficy CRM encadre vos e-mails
de façon multidimensionnelle grâce aux liens avec
autant de contacts, de sociétés, de dossiers,
d’opportunités etc... que désiré.
• A vrai dire, nous envoyons sans cesse des
e-mails : Efficy en a tenu compte. L’e-mail est
considéré comme une entité indépendante au sein
d’Efficy CRM. Vous trouverez partout un bouton
e-mail instantané grâce auquel vous envoyez un
e-mail à la bonne personne de façon
quasi-automatique.
• Il est agréable de donner une touche personnelle
à vos e-mails. Cela peut se faire à l’aide de
modèles que vous créez vous-même.
Vous pourrez ainsi générer et envoyer des répon-
ses standard à des demandes simples.
Et vous pouvez rédiger autant de modèles
d’e-mail que vous voulez !
3. E-MAIL
Classez vos e-mails
dans la dimension
Efficy CRM

8. Une entreprise n’est jamais au repos.
Des collaborateurs sont promus, quittent
votre entreprise, changent de fonction…
et tous disposent d’une mine d’informations
sous forme de documents.
Dans beaucoup d’entreprises, chacun a sa
méthode pour conserver les documents.
Cela implique aussi que ce trésor
d’informations est souvent perdu, et que bien
des employés doivent faire de longues et
pénibles recherches pour mettre la main sur
un document indispensable qu’ils n’ont pas
préparé eux-mêmes.
C’est du passé grâce à Efficy CRM.
Les documents sont enregistrés de manière
centralisée dans la base de données et sont
toujours consultables.
• Efficy veille à une intégration parfaite avec tous les
programmes Office.
• Fabriquez votre propre modèle ! Vous pourrez
ainsi garantir le style de mise en page de votre
société tout en profitant de toutes les données
stockées dans Efficy CRM (adresses, références,
indications diverses).
• Faites la différence entre différents types de
documents : offres, bons de commande, contrats,
factures… grâce à des numéros de référence
distincts et à des champs spécifiques par type.
• Vos documents sont protégés, et ce, sans faille :
les personnes non autorisées n’ont pas accès aux
informations confidentielles.
• Vous pouvez utiliser les multiples critères de re-
cherche d’Efficy CRM pour une « recherche
instantanée», de façon à repérer les documents
avec une rapidité fulgurante.
• Vous ne vous trouvez pas (physiquement) dans le
même bureau, mais devez quand même travailler
de toute urgence avec quelques collègues sur un
certain document ?
Une seule réponse : Efficy CRM !
4. DOCUMENTS
Fini le monde
des disques durs
et des répertoires
Envoi par
Fax
Envoi par
E-Mail
Conversion
en PDF

9. Vous vendez une quantité importante de
produits, bien trop nombreux pour que vous
les connaissiez tous sur le bout des doigts.
Qu’en est-il de la toute dernière nouveauté,
d’une promotion provisoire, d’une nouvelle
technique ?
Grâce à Efficy CRM, vous pouvez constituer
un vaste catalogue de produits dans lequel
vous retrouvez en un rien de temps tous les
détails : unités, réductions, classes de prix,
mais aussi les caractéristiques de couleurs,
dimensions et autres spécificités.
• Vous pouvez associer les produits aux entreprises,
contacts, documents, dossiers et opportunités, et
en faire l’objet d’une requête ou d’un rapport.
• Le module des produits vous aide à la création de
vos offres ; vous pourrez également retrouver
facilement à quelles entreprises ou personnes tel
produit a été vendu et dans quelles offres le pro-
duit apparaît.
• Tel ou tel produit peut faire l’objet d’une promotion:
liez-le alors au module Marketing correspondant
pour faire profiter tous vos clients de l’Action en
cours.
5. PRODUITS
Un catalogue
complet, à jour
et facile d’accès

10. Les dossiers d’Efficy CRM peuvent avoir plu-
sieurs visages; certains servent simplement à
regrouper des informations, d’autres à gérer
des projets complexes. C’est cela aussi, la
force d’Efficy CRM : qui peut le plus, peut le
moins.
Dossiers - Projets
• Vous travaillez sur des « affaires », gérez des
« dossiers », faites avancer des « projets ».
Pour soutenir cette activité, Efficy CRM vous
permet d’ajouter vos propres champs sur les
Dossiers : budget disponible, statut d’avance-
ment, date de début, date de fin, responsable…
• Imaginez un seul Dossier sur lequel travaillent
plusieurs départements : chaque service peut
avoir accès à des champs spécifiques :
informations commerciales, données financières,
avancement du projet…
• Chaque tâche entreprise, chaque courrier entrant
ou sortant peut être sauvegardé dans le cadre
d’un ou de plusieurs Dossiers.
Vous saurez alors en un coup d’œil où en est
chaque projet et qui a fait quoi.
Dossiers - Classeurs
• Les Dossiers peuvent également servir de conte-
neurs thématiques, comme les classeurs. Ainsi,
un dossier « Offres » contiendra toutes les propo-
sitions commerciales sortantes ; un dossier « RH »
regroupera les courriers, e-mails et actions
concernant les Ressources Humaines ; etc.
• Pour une meilleure visualisation de vos dossiers,
vous pouvez créer des dossiers principaux et des
sous-dossiers pour ainsi obtenir une arborescence
comme dans l’Explorateur Windows.
• Combien de documents ne traînent-ils pas dans
l’espace digital de votre entreprise, sans avoir
jamais été retrouvés ou utilisés ? Pensez à les
insérer dans Efficy CRM où vous pourrez les lier à
autant de Dossiers que vous voudrez.
Voilà qui réactivera bien des documents.
6. DOSSIERS
Classeurs ou Projets :
tout se gère,
rien ne se perd

11. A chaque fois, c’est un nouveau défi :
facturer correctement toutes les activités aux
clients.
Surfacturer rend les clients insatisfaits
et sous-facturer met votre entreprise en péril.
Sans parler des tracas causés par l’encodage
des feuilles de temps.
Efficy CRM vous assiste dans cette tâche
fastidieuse.
• L’encodage du temps passé sur chaque dossier/
projet est rapide et néanmoins complet, avec
mention des coûts variables comme les frais de
déplacement et les repas…
• L’importation quotidienne ou hebdomadaire des
actions présentes dans votre Agenda et Liste des
Tâches permet encore plus de gain de temps
(vous évitez de devoir réencoder des prestations
déjà existantes sous forme d’actions) et de pré-
cision à l’encodage (moins de risque d’erreur sur
le dossier concerné, le temps passé etc...).
• Vous indiquez facilement ce qui a déjà été facturé
• Grâce au champ « Budget temps » sur les
dossiers, vous pourrez comparer le temps prévu
au temps réellement passé sur chaque projet.
Un compteur vous indique immédiatement si le
budget a été dépassé.
• Efficy CRM permet également d’envisager des
manières plus poussées d’enregistrer le temps
passé, grâce à des compteurs automatiques
sur les actions et même sur les documents, par
exemple. Une simple importation dans la feuille
de temps en fin de journée et le tour est joué.
7. FEUILLES
DE TEMPS
Les bonnes factures
font les bons amis

12. Faites-vous du marketing ?
Bien évidemment.
Mais faites-vous aussi du marketing
efficace et de qualité ? Vous adressez-vous
au bon public, au bon moment ? Récoltez-
vous le maximum de votre investissement ?
Tentez le coup avec Efficy CRM.
Vous remarquerez immédiatement
la différence. En voici les raisons :
• Une communication urgente ? Un nouveau
produit, une newsletter ou un conseil important ?
Définissez votre public cible à l’aide des requê-
tes sur la base de données Efficy CRM. Ensuite,
avec le module Marketing, vous pouvez aisément
envoyer des e-mails ou des lettres aux destinatai-
res sélectionnés.
• Efficy CRM peut être intégré à un outil de mailing
externe afin d’afficher les analyses sur l’efficacité
de vos mailings (nombre d’e-mails lus, nombre de
clics sur les hyperliens etc.).
• En combinaison avec un Extranet, le module Mar-
keting vous permet de placer en ligne des
formulaires d’inscription ou des enquêtes, dont les
résultats peuvent être directement sauvegardés
dans la base de données Efficy CRM.
• Pas de marketing efficace sans données exactes
et à jour : via l’Extranet, les personnes contactées
pourront corriger leurs coordonnées pour que
votre base de données Efficy CRM soit toujours
bien renseignée.
• La gestion de vos publications se déroule sans
accroc : abonnements et désabonnements en
ligne, envois des publications papier ou
électroniques,…
• Gérez également vos évènements de A à Z avec
le module Marketing; de l’invitation jusqu’au mot
de remerciement en passant par l’inscription,
la confirmation, le rappel…
8. MARKETING
A partir de
maintenant,
vous tirez à balles
réelles

13. C’est bien connu, les vendeurs veulent l’im-
possible. Grâce à Efficy CRM, ils l’auront !
Vos vendeurs disposent d’un accès online
ou offline à la base de données détaillée des
clients et des produits, qu’ils soient sur la
route, au bureau ou à la maison.
Des occasions de vente illimitées... c’est ce
dont tous les commerciaux rêvent ! Regardez
donc ce qu’Efficy CRM peut faire pour eux :
• Un client ou un prospect en ligne ? En un rien de
temps, ils peuvent retrouver et gérer toutes les
activités et documents qui ont un rapport avec
l’entreprise en question. « Je vous rappelle plus
tard car je n’ai pas votre dossier sous la main » est
une phrase qu’ils pourront dorénavant rayer et
remplacer par : « Je vous aide immédiatement ».
Encore mieux : votre vendeur peut immédiatement
encoder les nouvelles informations d’une commu-
nication téléphonique, sans devoir d’abord les
noter et retourner au bureau…
Vendre en temps réel !
• Ils peuvent aussi avoir accès à ces informations
à partir d’un PDA, de Microsoft Outlook ou de la
version offline d’Efficy.
• Il devient vraiment très facile de gérer le proces-
sus complet de vente : les leads se transforment
en opportunités et arrivent automatiquement chez
le bon vendeur. Vous pouvez ainsi automatiser les
différents niveaux du processus de vente.
En d’autres mots, vous êtes « sûr de votre coup ».
• Pas de ventes sans chiffres. Les rapports Efficy
CRM vous montrent à tout moment où en est le
pipeline des ventes, quel est votre vendeur le plus
performant, quel chiffre espérer pour le dernier
trimestre, etc.
• Comment faire correspondre les prestations de
votre vendeur aux chiffres à atteindre que vous
aviez prévus ? Utilisez Efficy CRM pour améliorer
les résultats !
9. VENTES
Contentez
vos vendeurs
autant que vos clients

14. 10. HELPDESK
Une réclamation :
une excellente
façon pour vous
de gagner un client
Des réclamations, il y en aura toujours.
Il faut les mettre à profit et en tirer les
leçons. Si vous les abordez de la bonne
manière, que vous distillez les informations
nécessaires et communiquez ensuite votre
connaissance dans la pratique, les réclama-
tions peuvent rapporter énormément.
• Efficy CRM dispose d’un Helpdesk en ligne qui
gère automatiquement les questions ou réclama-
tions. Le client se connecte à l’extranet de support
et peut suivre toutes les actions en rapport avec sa
réclamation.
• Efficy CRM veille à ce que chaque requête de
support soit immédiatement redirigée vers la
per sonne ou le département approprié. De même,
lorsqu’il s’agit d’une question urgente, Efficy CRM
saura comment il convient de la traiter pour
qu’aucune demande ne reste sans réponse.
De cette manière, vous améliorez considérable-
ment votre service aux clients.
Et un client satisfait est un client qui revient…
• Pour chaque incident ou question, le client pourra
laisser une évaluation : l’aide apportée fut-elle
efficace ? le responsable était-il courtois ? etc...
• Les réclamations sont gardées sur la fiche du
client et accessibles à tous vos collaborateurs.
Cela évitera à votre collègue du département mar-
keting d’en prendre pour son grade lorsqu’il
contactera le client pour une enquête de
satisfaction.
• Enfin et surtout : grâce à l’historique des interven-
tions, questions et réponses et évaluations liées à
chaque demande de support, des rapports précis
pourront être établis quant à la performance de
votre équipe de support.
Vous verrez donc immédiatement où le bât blesse
et comment améliorer encore votre service à la
clientèle.

15. 11. RAPPORTS
Mesurez,
analysez ...
et gagnez !
Pour assurer votre réussite, vous devez
constamment vous remettre en question.
Comment s’en est sortie votre entreprise ce
trimestre, cette année ?
Quelles tendances se sont distinguées ?
Lesquelles se sont esquissées ?
Avez-vous enregistré de bons résultats de
vente ?
Grâce à Efficy CRM, vous obtenez facilement
et rapidement toutes ces réponses.
• Efficy CRM vous aide à minutieusement examiner
les résultats de votre entreprise et à faire des
prévisions. Dorénavant, vous réalisez les
analyses, rapports et graphiques sans peine.
• Laissez-vous chouchouter par cette fonction
résolument unique : abonnez-vous à un rapport
et recevez par exemple chaque lundi matin dans
votre boîte d’e-mails les derniers chiffres pour
votre réunion de vente. Voilà une façon efficace de
commencer la semaine !
• En créant vos rapports avec Crystal Reports,
vous offrez à votre organisation une visualisation
graphique claire des données clés pour votre bu-
siness. En outre, ces rapports sont aisément
modifiables pour vraiment coller à vos besoins du
moment.

16. 12. EFFICY CRM
ON-DEMAND
La solution
anti-tracas
Pas de place sur vos propres serveurs ?
Pas envie de vous occuper de l’installation,
de la mise à niveau du logiciel ?
Vous pouvez louer Efficy CRM en mode
hébergé (ASP). Une solution idéale qui vous
libère de pas mal de tracas et vous garantit
l’accessibilité de vos données 24/24
et depuis n’importe où, la fiabilité,
et un coût de maintenance réduit.
• Hébergement complet sur nos serveurs
• Backup de vos données
• Monitoring des serveurs 24h/24 - 7j/7
Software as a service
Que vous choisissiez d’acquérir Efficy CRM ou de le
louer On-demand, notre équipe vous soutiendra tout
au long du projet d’implémentation.
• Analyse des processus business
• Configuration de la base de données
• Importation de données
• Formation utilisateur continue
• Support téléphonique
• Assistance pour vos requêtes sur la base de
données

17. L’efficacité
totale :
8 raisons
de choisir
Efficy CRM
1. Efficy CRM vous offre un cadre dont vous êtes le patron : vous pouvez adapter
le logiciel aux besoins et exigences de votre entreprise et personnaliser
formulaires, listes et paramètres. Vous pouvez vous-même créer des champs
pour chaque écran !
2. L’architecture zéro maintenance garantit un coût total de possession faible.
3. Efficy CRM est rapide et simple à implémenter, facile à entretenir et à mettre à
jour.
4. Efficy CRM est un logiciel web accessible aussi bien via un Intranet que sur
Internet.
5. Le logiciel est simple à intégrer avec d’autres programmes existants (Word,
Excel, Outlook, Lotus Notes) mais aussi votre progiciel comptable, système ERP
et autres.
6. Le produit est entièrement multilingue, y compris les champs de recherche.
7. Grâce à la recherche à la Google par module et à l’intérieur des listes à l’écran,
vous retrouvez rapidement l’information nécessaire.
8. Efficy CRM se fait fort de respecter le principe KISS ; grâce à l’interface web
limpide et à sa facilité d’utilisation, vos collaborateurs seront très vite
opérationnels. Le retour sur investissement est donc rapide.

18. info@efficy.comwww.efficy.com