Suivi-Evaluation Participatif 
 INTRODUCTION AU SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIFUN GUIDE SIMPLIFIE DU 
FORMATEUR SUIVI EVALU...
ProjetMPER Micro et Petites Entreprises RuralesSAFIR Service d’Appui à la Finance 
Rurale6 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (...
recherche et de la documentation complémentaire qui serait en leur possession. 
SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 7...
jour4. Gestion des travaux de groupe • Réflexion individuelle basée sur l’expérience 
vécue • Mise en commun • Mettre les ...
 SESSION 1 INTRODUCTION A L’ATELIER FICHE DE CONTENU 1CApplicationLa 
dernière étape est celle de l’application pratique ...
participation ? - Quels sont ses principes fondamentaux ? - Quelles conditions sont 
absolument nécessaires pour sa mise e...
projet mais doit être effective à toutes les étapes.Quelques principes à respecter ? • 
L’adoption d’une approche interdis...
La définition retenue est transcrite sur papier padex et affichée dans la salle6. Apport 
d’informations complémentaires d...
Généralement les agents Les populations participent Qui analyse l’information ? du 
projet activement à l’analyse Quels ty...
contributions qui peuvent enrichir les propositions des groupes6. Apport d’information 
par le facilitateurLe facilitateur...
 IMPORTANCE DU SEP POUR SESSION 4 LES PROJETS FIDA FICHE DE 
CONTENU 4Les principaux acteurs du SSE aux échelles Antenne ...
permettent de mesurer les résultats atteints par le projet et leseffets prévus, pendant 
que d’autres indicateurs s’intére...
papier Padex6. Apport d’information par le facilitateurA ce stade, le facilitateur peut 
au besoin apporter un complément ...
pour la mise favorables défavorables réponse, quellesen oeuvre réussie du SEP ? 
mesures faut-il prendre ?Le SEP est perçu...
sur comment utiliser et valoriser la grille dans le cadre de leur travail6. Apport 
d’information par le facilitateur :En ...
de son influence. Bienévidemment, il faudra, au fur et à mesure, donner les raisons 
qui justifient un tel classement. A l...
le rôle des bénéficiaires directs. Il est recommandé de choisir (si possible) des projets 
intervenant dans des secteurs d...
contenter d’un ou de deux objectifs simples; et au fur et à mesure que les populations 
maîtrisent le système, de nouveaux...
intervalle de temps donné par rapport à un objectif de suivipréalablement défini. Etant 
donné que chaque indicateur ne re...
particulier sur les effets.Quelques principes • Éviter d’être dogmatique: on peut 
s’appuyer également sur les critères. •...
utiliser pour cela (nombre de femmes qui participent auxréunions, nombre de femmes 
dans le bureau, nombre de participatio...
Mais quels que soient les types d’outils choisis, on doit tenir compte d’un principe 
important àsavoir l’exigence de simp...
récapitulation des principales étapes. • Ensuite le facilitateur propose aux participants 
d’appliquer la FEC dans l’évalu...
ces focus groups peut varier d’un système de SEP à un autre ; il peut s’agir de critère 
lié au genre, à la résidence, aux...
observations supplémentaires sur le résultat final de l’exercice.• Interface entre 
acteurs. Cette étape est importante. E...
présentation si les populations mettent au point unoutil simple et efficace pour 
mesurer les indicateurs choisis.40 SUIVI...
satisfait fait fait satisfait fait 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 XX X XX XXx Xxx Xxx XXx 
XXx Xx XX XX XX xxx xxx xxx Indi...
Qui ? Comment ? Quand ? Combien et qui Quoi ? paye?46 SUIVI EVALUATION 
PARTICIPATIF (SEP) 2012 
 GESTION ET CONSOLIDATIO...
informé. • Gérer tous les rapports et documents produits dans le cadre du système4. 
Suivre la mise en oeuvre des recomman...
les récupérer et de les afficher (en vrac) sur le tableau ou sur l’espace prévu à cet 
effet • Demander ensuite à la perso...
Mais on peut également combiner la ficheavec d’autres outils comme la grille 
d’analyse SEPO (Succès, échecs, potentialité...
Prochain SlideShare
Chargement dans…5
×

Suivi evaluation participatif

296 vues

Publié le

0 commentaire
0 j’aime
Statistiques
Remarques
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Aucun téléchargement
Vues
Nombre de vues
296
Sur SlideShare
0
Issues des intégrations
0
Intégrations
1
Actions
Partages
0
Téléchargements
7
Commentaires
0
J’aime
0
Intégrations 0
Aucune incorporation

Aucune remarque pour cette diapositive

Suivi evaluation participatif

  1. 1. Suivi-Evaluation Participatif  INTRODUCTION AU SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIFUN GUIDE SIMPLIFIE DU FORMATEUR SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 3  Publié par la Fondation Rurale de l’Afrique de l’Ouest (FRAO) N° 10075, Sacré- Coeur III - VDN - C.P. 13 DAKAR-Fann (SENEGAL) Tél. : (221) 33 865 00 60 – Fax : (221) 33 860 66 89 E-mail : secretary@frao.info - Site web : www.frao.info Remerciements à : tous les projets de l’Afrique de l’Ouest et du Centre financés par le FIDA, toute l’équipe de la FRAO et les consultants. © FRAO/WARF - Dakar, Septembre 2012 Maquette : creatif@orange.sn Cette publication a été faite grâce au Programme d’Appui aux Systèmes de Suivi-Evaluation financé par le FIDA. Son contenu appartient à ses auteurs et ne reflètent pas nécessairement l’opinion du FIDA.4 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  TABLE DES MATIERESSIGLES ET ABREVIATIONS 06AVANT-PROPOS 07SESSION 1 : INTRODUCTION A LʼATELIER : PRINCIPES ET PROTOCOLE 08SESSION 2 : BREF APERCU SUR LʼAPPROCHE PARTICIPATIVE 12SESSION 3 : INTRODUCTION AU SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 15SESSION 4 : IMPORTANCE DU SEP POUR LES PROJETS FIDA 18SESSION 5 : LES ETAPES DU PROCESSUS SEP 22SESSION 6 : MISE EN PLACE DʼUN SYSTEME DE SEP 24SESSION 7 : IDENTIFICATION DES ACTEURS ET ANALYSE DE LEURS BESOINS 26SESSION 8 : DEFINITION DES OBJECTIFS DU SEP 29SESSION 9 : CHOIX DES INDICATEURS DE SEP 31SESSION 10 : CHOIX DES METHODES DE COLLECTE DʼINFORMATION 35SESSION 11 : COLLECTE ET ANALYSE DES INFORMATIONS 37SESSION 12 : MISE EN OEUVRE DES CHANGEMENTS 45SESSION 13 : GESTION ET CONSOLIDATION DU SYSTEME SEP 47SESSION 14 : SUIVI ET EVALUATION DE LA MISE EN OEUVRE DU SEP 49 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 5  SIGLES ET ABREVIATIONSFEC Fiche d’Evaluation par la CommunautéFIDA Fonds International de Développement AgricoleFRAO Fondation Rurale de l’Afrique de l’OuestIED Afrique Innovation, Environnement et Développement en AfriqueIMF Institution de Micro-FinanceINDH Initiative Nationale de Développement HumainIOV Indicateur Objectivement VérifiableMARP Méthode Active de Recherche et de Planification ParticipativeMPER Micro et Petites Entreprises RuralesOP Organisation de ProducteursPIS Prestataires en Information et SensibilisationPROMER Projet de promotion des Micro-Entreprises RuralesSEP Suivi-Evaluation ParticipatifSEPO Succès, Echecs, Potentialités, ObstaclesSSE Système de Suivi-EvaluationSYGRI Système de Gestion des Résultats et de l’ImpactUGP Unité de Gestion du
  2. 2. ProjetMPER Micro et Petites Entreprises RuralesSAFIR Service d’Appui à la Finance Rurale6 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  AVANT PROPOSC e guide simplifié est destiné aux facilitateurs ayant suivi la formation de formateurs tenue à Toubab Dialao, Sénégal en Avril 2008. Ces formateurs seront appelés ensuite à former certains responsables de Suivi- Evaluation des projets FIDA dans le Suivi-Evaluation Participatif (SEP).Ces compétences devraient ensuite permettre à ces derniers d’appuyer les bénéficiaires de leursinterventions à mettre en place un système de Suivi-Evaluation participatif. Il en résulte ainsi que cesont les communautés à la base qui constituent les bénéficiaires ultimes de ce processus derenforcement de capacité. C’est la raison pour laquelle, le contenu de ce guide a été simplifié ; l’accentétant essentiellement mis sur les aspects qui présentent un intérêt pratique pour la mise en place dusystème SEP au niveau local. Bien évidemment les facilitateurs sont fortement encouragés à l’enrichiren puisant dans leurs propres expériences ou à travers la recherche documentaire.Par ailleurs, la conception du contenu de la formation et du guide s’appuie sur deux postulats de base.Le premier est que les formateurs sélectionnés disposent d’une bonne maîtrise des outils de rechercheparticipative (MARP, Diagnostic Participatif) pour pouvoir adapter et/ou enrichir les outils proposés. Ledeuxième postulat est que les formateurs ont une certaine expérience dans l’animation pédagogique.Le document permet aux formateurs d’avoir des éléments de base pour préparer le personnel desprojets concernés à accompagner les communautés dans la mise en place d’un système SEP.Le document est organisé de manière à donner des orientations (pédagogiques) sur la conduite dessessions de formation et de contenu sur le processus de mise en oeuvre du système SEP. Ainsi chaquesession est structurée autour de deux fiches.La première fiche (appelée, par convention, fiche pédagogique) propose une démarche pédagogiquepour l’animation de la session. Pour bien appliquer ces indications pédagogiques il faut s’assurer quetoute la logistique nécessaire (y compris la disponibilité des salles pour les travaux de groupe) est réunie.Les propositions pédagogiques sont indicatives. Les facilitateurs peuvent les modifier pour les adapterau contexte de chaque session. Ils peuvent également les remplacer par d’autres techniques jugéesplus opportunes. Chaque session porte un numéro.La deuxième fiche (appelée fiche de contenu) propose un résumé de contenu auquel peut se référer lefacilitateur pour apporter des compléments d’information. Bien évidemment, ces fiches n’ont pas laprétention d’être exhaustives. Il est donc fortement recommandé aux facilitateurs de les enrichir à partirde leur propre
  3. 3. recherche et de la documentation complémentaire qui serait en leur possession. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 7  SESSION 1 INTRODUCTION A L’ATELIER FICHE PEDAGOGIQUE 1 PRINCIPES ET PROTOCOLE PEDAGOGIQUE1. Objectifs de la session • Informer les participants du contexte de l’atelier • Décliner l’identité des participants • Déterminer les objectifs de l’atelier • Définir les principes de gestion de l’atelier • Définir les règles de travail (contrat de groupe)2. Technique proposée : Interaction, brainstorming3. Matériel et équipement nécessaires :Papier padex, tableau padex, marqueurs de différentes couleurs, scotch mural, fiches cartonnées dedifférentes couleurs4. Durée totale de la session : 60 mn5. Progression pédagogiqueIntroduction : présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Avant l’arrivée et l’installation des participants, le facilitateur doit vérifier l’état de préparation de la salle, le dispositif pédagogique d’animation et les équipements installés la veille. • La salle doit être disposée en U ou en quinconce selon l’espace disponible. • Les tables doivent être mobiles pour l’organisation de travaux de groupes. • L’ordre des interventions est précisé avant l’ouverture. Expression des attentes : • Donner trois fiches cartonnées à chaque participant pour qu’il exprime ses attentes vis-à-vis de l’atelier (ex : acquis à consolider, contraintes/difficultés à lever, besoins à combler. • Puis, les fiches sont ramassées, analysées et classées par catégorie. • Ces attentes sont analysées au regard des objectifs prédéfinis par les organisateurs. • L’agenda de l’atelier est soumis aux participants, discuté et adopté. • Le projet de contrat de groupe est présenté aux participants, amendé et validé (Fiche de contenu 1a)6. Apport d’information par le facilitateurLe facilitateur présente l’approche de l’apprentissage basé sur l’expérience qui va guider la démarchepédagogique d’animation (Fiche de contenu 1b). La synthèse de la session est faite8 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  SESSION 1 INTRODUCTION A L’ATELIER FICHE DE CONTENU 1A1. Contrat de groupe • Eteindre ou mettre les portables sous mode vibreur • Répondre aux appels téléphoniques à l’extérieur de la salle • Solliciter la parole avant d’intervenir • S’écouter mutuellement • Eviter de répéter ce que les autres ont dit • Rester concis pour une gestion efficace du temps • Limiter les mouvements de sortie et d’entrée2. Principe de l’atelier • Apprentissage basé sur l’expérience • Laisser s’exprimer l’expertise des participants • Diversifier les interventions • Progresser ensemble dans un cadre consensuel3. Organisation des séances de discussion • Echanges et discussions sur des points saillants • Diversifier les techniques pédagogiques • Production d’idées ou formation d’expériences à mettre sur fiche cartonnée • Plénière pour présentation des résultats et analyse collective • Désignation d’un rapporteur par
  4. 4. jour4. Gestion des travaux de groupe • Réflexion individuelle basée sur l’expérience vécue • Mise en commun • Mettre les idées retenues sur fiche cartonnée • Une idée par fiche • Ecrire gros de préférence, en caractère d’imprimerie SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 9  SESSION 1 INTRODUCTION A L’ATELIER FICHE DE CONTENU 1BEtape 1 : Partage de l’expérience du participant ( ou d’une expérience similaire)Le facilitateur peut utiliser différents outils ou techniques comme les études de cas, la simulation ou lesjeux de rôles, les travaux de groupes, la projection d’un documentaire pédagogique, le brainstormingdurant lequel les participants parlent de leurs expériences, etc. Il faut toutefois souligner que quelquesoit la technique qui sera utilisée par le facilitateur une préparation préalable est indispensable.Celle-ci peut prendre beaucoup de temps. Par exemple si le facilitateur veut utiliser des études de cas,il doit collecter les informations et les organiser bien avant la formation. Il peut utiliser des études decas déjà préparés mais il doit lui-même bien les étudier pour être en mesure de répondre aux questionsque les participants lui poseraient éventuellement. S’il veut introduire un exercice de jeux de rôles, ildoit préparer à l’avance son scénario avec une bonne définition des différents rôles, la définition desprofils adaptés pour jouer les différents rôles, etc.Etape 2 : Réflexion, conceptualisationAprès la présentation de l’expérience, le facilitateur amène les participants à partager leurs réflexionssur cette expérience. Pour bien organiser les discussions, le facilitateur prépare au préalable un certainnombre de questions clés ? Par exemple : quelles sont les principales observations ? Comment lesexpliquent-ils ? quelles sont les leçons ? etc. Toutes les idées sont notées au fur et à mesure sur untableau ou dans des fiches à coller sur un panneau préalablement préparé.Etape 3 : Conclusions, généralisationC’est durant cette troisième étape que le facilitateur établit le lien entre les analyses faites par lesparticipants et les concepts ou la théorie qu’il veut introduire. Il profitera de ce moment pour introduiretoute autre idée ou concept qui n’ont pas été évoqués par les participants. On se rendra compte quel’essentiel des concepts que le facilitateur veut introduire dans cette session auront été mentionnés parles participants. Cette étape constitue donc une occasion pour le facilitateur pour montrer auxparticipants qu’ils ont déjà un vécu et une expérience par rapport à ces concepts ; le rôle du facilitateurayant surtout été de les appuyer afin qu’ils extériorisent ce savoir. En somme les aider à découvrir lesavoir qui est caché en chacun d’entre eux. Cette approche a un autre avantage car elle permet demettre en confiance le participant, car peu de place est donnée aux exposés théoriques.10 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012
  5. 5.  SESSION 1 INTRODUCTION A L’ATELIER FICHE DE CONTENU 1CApplicationLa dernière étape est celle de l’application pratique de ces nouveaux concepts. Généralement cetteapplication se fait après la formation lorsque le participant retournera dans son environnement de travail.On voit donc toute l’importance de l’évaluation de l’application de la formation. Cette évaluation estgénéralement effectuée par la structure d’appartenance de la personne formée. Mais l’introduction d’uneétape d’application pratique dans la formation permet aux participants de tester certains conceptsintroduits. Expérience Application Réflexion Conclusion Générale SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 11  BREF APERCU SUR L’APPROCHE SESSION 2 PARTICIPATIVE FICHE PEDAGOGIQUE 21. Objectifs de la session • S’assurer que tous les participants ont une connaissance de base des principes, techniques, outils et conditions d’une approche participative • Donner éventuellement des informations complémentaires aux participants2. Technique proposée : • Projection de film sur les méthodes participatives • Brainstorming ou autre technique3. Matériel et équipement : Matériel de projection audio-visuelle, tableau et papier padex4. Durée de la session : 60 minutes5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Pour les participants • Après la discussion sur la participation, faire remplir la grille sur l’effectivité de la participation (fiche de contenu 2A) pour échanger • Avant la projection du film, le facilitateur informe les participants qu’ils doivent prendre note sur les différentes parties (les principes, les outils, les recommandations, etc.) • Projeter la première partie du film sur les principes de la communication et l’introduction à la MARP • Après la projection, ouvrir une discussion en plénière pour demander aux participants de partager les points essentiels qu’ils ont retenus. Il faudra procéder par thème abordé pour faciliter les discussions et l’organisation de l’information • Demander à un des participants de noter sur le tableau padex les idées au fur et à mesure qu’elles sont données • Lorsque la discussion portera sur les outils, demander aux participants s’ils ont tous une bonne connaissance de ces outils et/ou s’ils en connaissent d’autres (à noter sur le tableau) • A la fin de la discussion, le facilitateur pourra indiquer des sources de documentation pour es participants qui ont besoin d’un complément de formation. Pour cela, il serait utile, qu’il prépare avant l’atelier, une petite documentation à distribuer. • Après la discussion sur la participation, faire remplir la grille sur l’effectivité de la participation (fiche de contenu 2A) pour échanger.6. Apport d’information par le facilitateurSi le facilitateur ne dispose pas de film, il peut utiliser une autre technique pédagogique. Par exemple,il peut organiser une session de brainstorming autour des questions clés suivantes : - Qu’est ce que la
  6. 6. participation ? - Quels sont ses principes fondamentaux ? - Quelles conditions sont absolument nécessaires pour sa mise en oeuvre ?. - Quels sont les outils participatifs que vous connaissez ? - Quelles sont les contraintes et difficultés liées à la mise en oeuvre de la participation ? Nota : Cette session n’est pas destinée à faire une formation détaillée sur la recherche participative ; la maîtrise des principes, techniques et des outils de l’approche participative faisant normalement partie des critères de sélection des formateurs. La session a donc pour but le rappel de ces principes, techniques et outils.12 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  BREF APERCU SUR L’APPROCHE SESSION 2 PARTICIPATIVE FICHE DE CONTENU 2A SUR LA PARTICIPATIONQu’est ce que la participation ?La participation renvoie à un processus actif dans lequel l’initiative est prise ou «co-prise » par lapopulation, guidée par sa propre pensée et en utilisant des moyens et processus sur lesquels elle n’aaucun contrôle effectif (Guèye,1999).Par conséquent participer signifie prendre une part active et décisive dans les décisions concernant cequi doit être fait, comment il est fait, le partage des bénéfices, le suivi et l’évaluation.Sur l’effectivité de la participation dans les projets de développementDifférents projets appliquent différemment les principes de la participation. Certains associent fortementles populations au moment de l’identification des problèmes et de la planification des actions, maisretournent rapidement dans leurs anciennes pratiques au moment de la mise en oeuvre.D’autres projets définissent leurs priorités et choisissent les actions sans la participation des populationset essaient de se « rattraper » en donnant quelques responsabilités aux bénéficiaires.D’autres encore se limitent à l’implication des populations dans la phase de suivi et l’évaluation.Bien évidemment aucune de ces trois situations n’est à encourager car la participation des bénéficiairesdoit être continue à toutes les étapes du cycle de vie d’un programme.Question : Comment appréciez-vous l’effectivité de la participation dans votre projet ? Facteurs internes au Contraintes et limites projet favorisant la internes au projet et Faible Moyenne Elevée participation des limitant la participation populations des populations Planification Mise en oeuvre Suivi-évaluation SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 13  BREF APERCU SUR L’APPROCHE SESSION 2 PARTICIPATIVE FICHE DE CONTENU 2BConditions de la participationPour qu’il y ait participation effective, les trois conditions suivantes doivent être simultanément remplies: 1. Tous les groupes en particulier ceux dits vulnérables doivent être présents 2. Cette participation ne doit pas se limiter à une présence physique au moment où les décisions sont prises ; elle doit plutôt se traduire par une influence effective sur les décisions et sur le contrôle de leur mise en oeuvre 3. Elle ne doit pas se limiter à une étape donnée du cycle du
  7. 7. projet mais doit être effective à toutes les étapes.Quelques principes à respecter ? • L’adoption d’une approche interdisciplinaire pour une meilleure prise en compte de la diversité des situations et des perspectives dans l’analyse des situations locales. Mais l’interdisciplinarité suppose l’intégration dans l’équipe de personnes ressources issues de la communauté. • La valorisation du savoir et des capacités locales dans l’analyse des problèmes et le choix des solutions. La mise en place du SEP offre une bonne opportunité de mise en application de ce principe car les bénéficiaires deviennent les principaux acteurs du système tandis que l’animateur joue plutôt le rôle de facilitateur. • L’adoption d’une démarche itérative, ce qui permet de mieux articuler la réflexion et l’action et d’appliquer immédiatement sur le terrain les idées générées par la réflexion collective et la recherche action. • L’adoption par les agents des projets d’attitudes et de comportements qui reconnaissent la position centrale des populations dans le processus d’analyse, de planification, de mise en oeuvre et suivi et évaluation, et être disposés à entrer dans une relation de partenariat et d’apprentissage mutuel avec les populations. • L’accent à mettre sur les outils de visualisation qui facilitent la communication et la participation de tout le monde y compris ceux qui ne peuvent pas lire et écrire.14 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  INTRODUCTION AU SESSION 3 SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIF FICHE PEDAGOGIQUE 31. Objectifs de la session • Définir les notions de suivi, évaluation et suivi-évaluation participatif • Identifier les principales caractéristiques du suivi-évaluation participatif • Analyser les différences entre le SEP et le suivi-évaluation conventionnel2. Technique proposée : Travaux de groupes3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant,fiches de différentes couleurs4. Durée de la session : 70 minutes5. Progression pédagogiqueIntroduction :Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étape ou séquence • Constituer des groupes de 5 à 7 personnes • Donner à chaque groupe 5 fiches de même couleur • Poser la question focale suivante : «Quelles sont les principales caractéristiques du suivi- évaluation participatif ?» • Donner 10 minutes aux groupes pour identifier les principales caractéristiques du suivi et de l’évaluation participatifs • Préparer un espace (papier kraft collé sur le mur, tableaux, etc.). • Demander aux rapporteurs des différents groupes de présenter les résultats de leur réflexion • Procéder au classement des fiches en regroupant celles se rapportant à la même idée pour avoir des nuages d’idées forces (demander à un participant de faire ce classement) • Tirer une synthèse sur les principales caractéristiques du suivi et évaluation participatifs • Amener les participants à identifier les similitudes et les différences dans les définitions et à proposer une définition de synthèse (5 minutes). •
  8. 8. La définition retenue est transcrite sur papier padex et affichée dans la salle6. Apport d’informations complémentaires du facilitateurLe facilitateur peut, au besoin, apporter un complément d’information, mais si les définitions proposéesprennent en compte l’essentiel des éléments contenus dans la Fiche de contenu N° 3, il est recommandéqu’il mette l’accent sur la qualité des définitions proposées SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 15  INTRODUCTION AU SESSION 3 SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIF FICHE DE CONTENU 3A INTRODUCTION AU SEP : DEFINITION DE CONCEPTSIntroduction au SEP : Définition de conceptsLes Concepts de base (quelques définitions tirées de la formation)Le Suivi : • Examen exhaustif et régulier de ressources, réalisations et résultats de l’intervention. Démarche consistant à s’assurer que les activités planifiées ont été réalisées, • Processus systématique et continu de collecte d’informations sur un programme ou une activité pour observer les changements intervenus et proposer des mesures pour guider les décisions à prendreL’Evaluation : • Jugement ponctuel sur les processus de programme, • Appréciation du niveau d’atteinte des résultats en fin de projet, • Jugement sur la valeur d’une intervention par référence à des critères et normes, • Réflexion autour de l’adéquation entre actions menées et objectifs de départ • Action de porter un jugement tel que le degré d’atteinte des objectifs (efficacité) d’un programme ou d’une activité, la comparaison entre les résultats et les coûts (efficience), ou les changements durables produits (impact). L’objectif de départ peut être formatif pour aider le programme à améliorer ses performances. Par contre d’autres évaluations peuvent conduire à prendre des décisions plus radicales : continuer ou arrêter (évaluation sommative)Le suivi-évaluation Participatif • Processus continu et régulier qui implique activement les parties prenantes dans toutes les étapes de collecte, d’analyse et d’utilisation de l’information sur une intervention en vue d’en apprécier les processus et les résultats et de formuler des recommandations (renseigner sur la prise des décisions). • C’est un processus d’accompagnement de l’exécution d’un projet/programme de développement par les communautés de base et les parties prenantes qui renforce l’appropriation, la responsabilité mutuelle, la transparence et la connaissance des interrelations entre les résultats, les facteurs de mise en oeuvre et l’environnement. Différences entre suivi-évaluation conventionnel et SEP SUIVI-EVALUATION SUIVI-EVALUATION CONVENTIONNEL (SEC) PARTICIPATIF (SEP) Généralement les projets Les bénéficiaires avec les agents des projets Qui conçoit le système ? ou programmes ou du programme et les autres acteurs Indicateurs souvent choisis Plus souvent des critères que des Quand sélectionner les indicateurs ? audépart du projet et indicateurs et qui sont revus au restent généralement fixes fur et à mesure
  9. 9. Généralement les agents Les populations participent Qui analyse l’information ? du projet activement à l’analyse Quels types d’informations ? Essentiellement quantitatives Rôle central de l’analyse qualitative Prise en compte des différentes La diversité des points de vue est Faible, uniformisation perspectives mise en exergue Faible, indicateurs et outils Degré de flexibilité Processus itératif de collecte standardisés Source : Guèye, B16 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  INTRODUCTION AU SESSION 3 SUIVI-EVALUATION PARTICIPATIF FICHE DE CONTENU 3B INTRODUCTION AU SEP : DEFINITION DE CONCEPTSImportance du SEP • Le SEP contribue à l’amélioration de la transparence dans la gestion des programmes appuyés grâce au contrôle direct et continu effectué par les bénéficiaires sur les décisions prises concernant l’allocation des ressources et la définition des priorités. • Parallèlement, il contribue à créer le réflexe de rendre compte et le sentiment de responsabilité envers les bénéficiaires • Il renforce la pertinence des programmes et la performance des actions initiées grâce à une plus forte participation des populations dans la définition des priorités et dans le suivi de leur mise en oeuvre. • Il renforce, chez les bénéficiaires le sentiment d’appropriation des actions initiées ; ce qui peut stimuler leur plus grande participation. • Grâce à l’amélioration de la transparence dans les décisions, la confiance entre bénéficiaires et agents chargés de mettre en oeuvre les programmes est renforcée • Il renforce les capacités de négociation, de planification et d’organisation des populations.La mise en oeuvre effective du SEP permet d’améliorer considérablement la performance desprogrammes et la création d’impacts plus durables. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 17  IMPORTANCE DU SEP POUR SESSION 4 LES PROJETS FIDA FICHE PEDAGOGIQUE 41. Objectifs de la sessionMontrer l’importance du Suivi-Evaluation Participatif pour les projets FIDA2. Technique proposée : travaux de groupes, plénières3. Matériel et équipement nécessaires :papier et tableau padex, scotch, marqueurs, vidéo-projecteur, ordinateurs portables, salle bienéclairée, salles de travaux de groupes4. Durée de la session : 90 mn5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Le facilitateur introduit les travaux de groupes : • Diviser les participants en 2 groupes ; • Présenter la question focale ci-dessous à laquelle les participants doivent apporter une réponse: «Quelles améliorations l’adoption du SEP pourrait-elle apporter au système de suivi-évaluation actuelle ment mis en oeuvre par les projets FIDA»? • Accorder 40 min aux groupes • Demander aux différents groupes de présenter les résultats de leurs réflexions ; • Ouvrir les discussions en demandant aux intervenants de mettre l’accent sur les
  10. 10. contributions qui peuvent enrichir les propositions des groupes6. Apport d’information par le facilitateurLe facilitateur tire les principales leçons en s’inspirant de la Fiche de contenu N° 4.18 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  IMPORTANCE DU SEP POUR SESSION 4 LES PROJETS FIDA FICHE DE CONTENU 41. ObjectifsLe SEP contribue à satisfaire les besoins relatifs aux fonctions essentielles dans la vie d’un projet : • une bonne planification des activités, • un suivi des résultats et, • une mesure de l’impact du projet.Ces trois fonctions structurent l’architecture du système : • La planification • Le suivi des résultats • La mesure de l’impactLa mise en oeuvre de ces fonctions facilite la supervision, l’évaluation à mi-parcours et l’évaluation finaledu projet.2. Cas pratiques du PROMERPourquoi donc un Système de Suivi Evaluation Participatif (SEP) ?L’objectif de l’approche participative dans un système de suivi-évaluation est de garantir : • L’appropriation des résultats par l’ensemble des acteurs du projet, et particulièrement les bénéficiaires directs pour donner plus d’effets et d’impacts • Impliquer ces acteurs (les MPER, prestataires de services non financiers d’appui, les partenaires privilégiés) autant que les autres acteurs dans la collecte et l’analyse des résultats. • Faciliter l’interaction, le développement de la synergie et de la cohérence dans la mise en oeuvre des activités de l’ensemble du programme du FIDA. Elle tiendra donc compte des niveaux acteurs, projets et programme FIDA au Sénégal. • Prendre en compte la spécificité des résultats et de leurs indicateurs pour les différentes catégories d’acteurs • Permettre aux bénéficiaires directs de générer et de participer à la collecte des données et informations sur l’avancement du projet et la réalisation des résultats.La mise en oeuvre de l’approche participative dans le système de suivi-évaluationAu regard du besoin de collecte des données relatives aux indicateurs, les acteurs du système peuventêtre classés en deux grands groupes ci-après : • les analphabètes (la majorité des responsables de MER, les porteurs d’initiatives individuelles); • les alphabétisés (les autres acteurs)Le système de collecte doit donc être adapté à la situation spécifique des acteurs, voire différencié entenant compte de la cible analphabète, notamment au niveau des MPER, sans altérer la qualité desdonnées.Il est donc important que des supports de collecte des données appropriées soient mis à la dispositiondes bénéficiaires analphabètes pour leur permettre de suivre et d’évaluer leurs activités et résultats.Ce système, quelle que soit sa simplicité, est à soutenir par un processus de renforcement de capacitésdans la collecte et l’analyse des résultats. Ce processus de renforcement de capacités sera continu etitératif afin de mieux s’adapter au système de suivi évaluation. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 19
  11. 11.  IMPORTANCE DU SEP POUR SESSION 4 LES PROJETS FIDA FICHE DE CONTENU 4Les principaux acteurs du SSE aux échelles Antenne et Locale.A l’échelle antenneDeux acteurs du SSE sont présents à cette échelle : les organisations professionnelles et les chambresconsulaires.L’antenne représente l’UGP et, à ce titre, constitue un niveau de pilotage opérationnel du projet.Pour ce faire, elle est fortement impliquée dans la conception et la mise en oeuvre du SSE à travers : • la validation des supports et méthodes du SSE ; • la collecte, la consolidation des données du SSE ; • l’exploitation des produits du SSE pour le pilotage (Tableaux de bord) ; • la transmission des données au niveau de l’UGP ; • l’appui aux acteurs du SSE à l’échelle de l’antenne.Ce sont les mêmes activités qui seront exécutées par le SAFIR pour ce qui concerne la composante B.Les OP et Chambres consulairesLes organisations professionnelles (OP) et les chambres consulaires dont les MPER sont membres,fourniront les données sur les appuis reçus et fournis aux MPER dans le cadre du projet.A l’échelle localeA cette échelle, deux acteurs principaux sont présents, les prestataires d’appui et les MPER qui sontles principales cibles du projetLes prestataires d’appuiDeux catégories de prestataires sont présentes dans le projet : les prestataires en information etsensibilisation (PIS), les prestataires de services non financiers, généralistes ou spécialisés.Ces prestataires de services aux MPER sont impliqués dans la collecte, l’analyse et l’exploitation desdonnées relatives aux services qu’ils fournissent aux MPER ; ces données sont ensuite transmises viales antennes au responsable suivi-évaluation de l’UGP.Les MPER (micro, et petites entreprises), AGR et PIE en milieu rural,Ces MPER expriment leurs besoins en appui qu’elles reçoivent des différents prestataires d’appui etdes IMF ; elles fournissent les données relatives à ces appuis par le biais de ces différents prestataires.A ce niveau, la nature des bénéficiaires (entreprise) rend fondamentaux la collecte, le traitement etl’exploitation des données aux fins d’une meilleure gestion afin de maximiser les bénéfices.Le cadre logiqueLe cadre logique constitue la principale source pour les indicateurs du système de suivi-évaluation. Ilaide à définir plus clairement les objectifs du projet, et à déterminer les liens de causalité escomptés -la « logique du programme » - entre les divers éléments de la chaîne des évènements devant conduireà l’obtention des résultats : Apports des ressources, modalités de mise en oeuvre, produits, résultats etimpact.20 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  IMPORTANCE DU SEP POUR SESSION 4 LES PROJETS FIDA FICHE DE CONTENU 4Dans ce cadre logique, les indicateurs objectivement vérifiables sont les principaux outils de suivi duprogrès réalisés dans le sens de l’accomplissement des objectifs. La hiérarchie des indicateurs suitcelle des objectifs : quelques indicateurs
  12. 12. permettent de mesurer les résultats atteints par le projet et leseffets prévus, pendant que d’autres indicateurs s’intéressent à la mesure des objectifs spécifiques.Les mécanismes de suivi précisent les sources de données et les systèmes de publication qui serontutilisés pour vérifier l’état de chaque indicateur. Ils doivent montrer ce qui est accompli en termesd’intrants, de résultats, des objectifs spécifiques et de l’objectif global. Les mécanismes de suivi et lesystème d’information doivent fournir la preuve que les objectifs ont été atteints.Le cadre directeur pour un système de gestion des résultats et de l’impact (SYGRI) fait obligation auxsystèmes de suivi-évaluation des projets financés par le FIDA de renseigner un certain nombred’indicateurs clefs ; ceux-ci ne sont cependant pas exclusifs, une gamme plus large d’indicateurs (IOVdu cadre logique) continue d’être renseignée par les SSE, gamme dans laquelle, les indicateurs derésultats de premier, second niveau et d’impact du SYGRI prennent une place importante.Le rapport d’identification présente le cadre logique avec les indicateurs par niveau d’objectifs (Objectifgénéral, objectifs spécifiques) mais également les indicateurs de résultat par composante. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 21  SESSION 5 LES ETAPES DU PROCESSUS SEP FICHE PEDAGOGIQUE 51. Objectifs de la sessionIdentifier les principales étapes à suivre pour mettre en place un système de SEP axé sur les résultats.2. Technique proposée : travaux de groupes, jeux de rôles, plénière3. Matériel et équipement nécessaires: Papier et tableau padex, scotch, markers, video-projecteur,ordinateurs portables, salle bien éclairée, salles de travaux de groupes4. Durée de la session : 90min5. Progression pédagogique Introduction Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étape ou séquence • Diviser les participants en groupes de 5 à 6 personnes, tout en veillant à faire tourner la composition des groupes de sorte à éviter d’avoir tout le temps les mêmes personnes dans les mêmes groupes • Donner à chaque groupe un jeu de 10 fiches • Expliquer aux groupes qu’ils auront à identifier les principales étapes qui, selon eux, doivent être suivies pour mettre en place un système de suivi-évaluation participatif. Ils disposent d’un maximum de 10 fiches. Le nombre d’étapes ne doit pas dépasser 10 mais peut être inférieur à 10. • Ils disposent de 15 minutes pour discuter et identifier les principales étapes du SEP • Préparer un espace (papier kraft collé sur le mur, tableaux ZOPP, etc.). • Au terme du temps imparti, demander aux rapporteurs des différents groupes de présenter les fiches sur les étapes du SEP • Choisir un participant volontaire pour procéder au classement des fiches en regroupant celles se rapportant à la même étape pour avoir des nuages d’idées forces • Ouvrir une discussion pour permettre aux participants de tirer une synthèse sur les principales étapes • Les principales étapes sont transcrites sur un
  13. 13. papier Padex6. Apport d’information par le facilitateurA ce stade, le facilitateur peut au besoin apporter un complément d’information. Sur la base de la Fichede contenu N° 5, il doit voir s’il y a des étapes clés manquantes. Le cas échéant, il peut encore susciterune réflexion par les participants pour les amener à identifier l’étape ou les étapes manquantes.22 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  SESSION 5 LES ETAPES DU PROCESSUS SEP FICHE DE CONTENU 5 LES ETAPES DU PROCESSUS SEP 1 Décider de mettre en place le système 2 Mettre en oeuvre les 7 Identifier actions de changement les acteurs GESTION ET CONSOLIDATION Définir les Attentes et objectifs 3 DU SYSTÈME SEP Collecter et 6 analyser les données Identifier les Critères et indicateurs 4 5 Choisir les méthodes et outils de collecte des informations Bara Guèye : Introduction au suivi-évaluation participatif SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 23  MISE EN PLACE D’UN SESSION 6 SYSTEME DE SEP FICHE PEDAGOGIQUE 61. Objectifs de la session • Donner aux participants des informations, suggestions relatives à la mise en place d’un SEP • Partager des outils d’analyse dans le processus de mise en place d’un système de suivi évaluation • Donner éventuellement des orientations méthodologiques complémentaires aux participants2. Technique proposée : brainstorming3. Matériel et équipement nécessaires : fiches, papier et tableaux padex, markers, scotch,4. Durée de la session : 60 mn5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Organiser un brainstorming à partir des questions focales suivantes : Dans le contexte spécifique de votre projet ou organisation, quels sont les raisons ou facteurs qui ont motivé la décision de mettre en place un système SEP ? Quelles sont les contraintes et opportunités à la mise en place du SEP dans vos projets • Les réponses sont notées sur fiches cartonnées puis organisées et discutées • Puis, le facilitateur présente la fiche de contenu N° 7 • Il demande aux représentants des différents projets participant à l’atelier de remplir la fiche aide- mémoire 7 (si un projet est représenté par plusieurs personnes, elles constituent un groupe). • A la fin de cet exercice, les groupes présentent leurs résultats. • Ces résultats sont discutés6. Apport d’information par le facilitateurA la fin des discussions, le facilitateur invite les participants à faire des suggestions et à tirer desconclusions en se référant à la Fiche de contenu N° 6.24 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  MISE EN PLACE D’UN SESSION 6 SYSTEME DE SEP FICHE DE CONTINU 6 Etape 1 : DECIDER DE METTRE EN PLACE LE SYSTEME DE SUIVI FICHE D’ANALYSE DES CONDITIONS DU SEP DANS LES PROJETS FIDAQuelles conditions/préalables Facteurs Facteurs En fonction de lainstitutionnelles nécessaires
  14. 14. pour la mise favorables défavorables réponse, quellesen oeuvre réussie du SEP ? mesures faut-il prendre ?Le SEP est perçu comme un besoinorganisationnel par le projetAu sein du projet FIDA concerné, il existe unsystème décentralisé de décisions quipermettra une prise en compte des résultatsissus de l’application du SEP par lescommunautésTous les membres du projet ont uneperception claire des changements d’attitudesqu’implique le SEP et sont prêts à ceschangementsLa participation est perçue comme unprocessus démocratique et non extractifUne bonne identification des groupes qui ontle plus besoin du système a été faiteIl existe un contexte institutionnel qui facilite laparticipation communautaireIl existe de bons facilitateurs au sein du projet,qui peuvent accompagner les communautésExistence dans la communauté de personnes(animateurs, facilitateurs communautaires) quipourront à terme assurer l’animation duprocessus SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 25  IDENTIFICATION DES ACTEURS SESSION 7 ET ANALYSE DE LEURS BESOINS FICHE PEDAGOGIQUE 71. Objectifs de la session • Doter les participants des outils et des aptitudes nécessaires pour l’identification des acteurs2. Technique proposée : jeu de rôles, brainstorming, exposé, travaux de groupe,3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, markers en nombre suffisant, fiches dedifférentes couleurs4. Durée de la session : 90mn5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Diviser les participants en groupes de 5 à 6 personnes, tout en veillant à faire tourner la composition des groupes de sorte à éviter d’avoir tout le temps les mêmes personnes dans les mêmes groupes • Donner à chaque groupe un jeu de 10 fiches • Choisir 2 à 3 projets FIDA dont les représentants à la formation joueront le rôle de personnes ressources. Il est recommandé de choisir (si possible) des projets intervenant dans des secteurs différents ou ayant des composantes différentes. • Répartir équitablement le reste du groupe entre les projets choisis (travaux de groupe) • L’exercice consiste à identifier les acteurs clés qui affectent ou sont affectés par le projet : La question focale « quels sont les différents acteurs qui sont affectés par le projet ou qui ont une influence directe ou indirecte sur son fonctionnement ? » (brainstorming) • Donner 10 minutes pour établir la liste des acteurs • A ce stade, le facilitateur introduit la grille d’analyse des acteurs (voir Fiche de contenu N°7) • Après la présentation de l’outil, il est demandé aux groupes de poursuivre l’exercice en remplissant la grille sur la base de la liste des acteurs identifiés. Durée : 20 minutes • Au terme du temps imparti, demander à chaque rapporteur de groupe de présenter les résultats de son groupe • Ouvrir une discussion sur les différentes présentations. Durée : les 50 mn restantes. • Le facilitateur donne des recommandations conseils
  15. 15. sur comment utiliser et valoriser la grille dans le cadre de leur travail6. Apport d’information par le facilitateur :En se basant sur la fiche de contenu N° 7, le facilitateur précise qu’il existe d’autres outils d’analysedes acteurs. Il peut ainsi demander aux participants de proposer éventuellement des outils. Ces dernierspeuvent être listés sur un papier padex. Le facilitateur peut demander à ceux qui font des propositionsde préparer des fiches synthétiques de présentation de la démarche d’application de ces outils.Ces fiches pourront être améliorées ou non et distribuées aux participantsLe facilitateur peut aussi présenter la grille intérêt-pouvoir en précisant qu’elle est complémentaire dela grille d’analyse des acteurs présentée. En général, la grille intérêt-pouvoir est appliquée en premierpour classer les acteurs en fonction de leur intérêt et pouvoir. La grille d’analyse des acteurs pourraensuite être appliquée pour mieux comprendre la nature de ces intérêts et pouvoirs.26 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  IDENTIFICATION DES ACTEURS SESSION 7 ET ANALYSE DE LEURS BESOINS FICHE DE CONTENU 7 Etape 2 : IDENTIFICATION ET ANALYSE DES ACTEURSQui sont les acteurs ?Les acteurs sont ceux qui affectent ou sont affectés par le projet ou le programme sur lequel porte lesuivi-évaluation participatif.L’identification et l’analyse des acteurs sont une étape importante dans la mise en place du systèmeSEP.Le SEP est mis en place pour répondre aux préoccupations de ces acteurs, en particulier ceux qui sontdirectement affectés par l’intervention du projet ou programme (bénéficiaires directs et indirects,).Certains acteurs sont plus visibles du fait des positions et rôles qu’ils occupent dans la communauté oudans le projet. Mais, il existe également des acteurs moins visibles, appartenant généralement auxgroupes dits vulnérables et qui sont les plus affectés par les activités mises en oeuvre. Ces groupes,qui constituent les bénéficiaires primaires du projet, doivent jouer un rôle central dans la conception etla gestion du système de SEP.Il est donc important d’avoir une approche et des outils appropriés pour les identifier et analyser leursintérêts et les attentes qu’ils nourrissent par rapport au projet, le type d’influence qu’ils peuvent exercersur les activités du projet, et les modalités à mettre en place.Comment conduire l’analyse des acteurs ?Plusieurs outils existent à cet effet. Parmi ceux-ci, on peut mentionner : • La grille Intérêt pouvoirElle permet de faire une cartographie simple des acteurs en prenant en compte l’intérêt que chacund’eux peut avoir pour le système SEP à mettre en place, ainsi que les influences (positives ou négatives)qu’il peut exercer sur le système. Pour l’appliquer, il s’agit dans un premier temps d’identifier tous lesacteurs du projet et de procéder, dans un deuxième temps, à une typologie en plaçant chaque acteurdans une des 4 cases de la grille, correspondant à son intérêt et l’importance
  16. 16. de son influence. Bienévidemment, il faudra, au fur et à mesure, donner les raisons qui justifient un tel classement. A la fin duclassement, il s’agira de réfléchir sur les actions à mener à l’endroit de chacune des 4 catégoriesd’acteurs identifiés pour la réussite du système de SEP à mettre en place. • La grille d’analyse des acteursElle permet d’identifier les différents acteurs, leur intérêt pour le système, l’influence qu’ils peuvent avoirsur le système, et les actions à prendre pour améliorer leur participation. Comme on le voit, cette grillepermet de produire les mêmes types d’informations que ceux générés par la grille intérêt-pouvoir, laseule différenceétant que la première permet une classification des acteurs.Les deux grilles se complètent également dans la mesure où la grille d’analyse des acteurs peut êtreutilisée comme support pour organiser l’information générée par la réflexion qui accompagnel’élaboration de la grille intérêt-pouvoir. Mais, pour des besoins de simplicité, on peut également selimiter à l’une des grilles. Car il ne faut pas perdre de vue le fait que ce processus est avant tout destinéaux populations locales et qu’il faut, par conséquent, éviter d’utiliser une batterie d’outils qui rendent leprocessus plus complexe. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 27  IDENTIFICATION DES ACTEURS SESSION 7 ET ANALYSE DE LEURS BESOINS FICHE DE CONTENU 7 GRILLE INTERET-POUVOIR ÉLEVÉ Des acteurs importants!! Les maintenir informés du Tout faire pour maintenir ce déroulement du programme groupe dans le processus POUVOIR Personnes ou groupes vivant dans la communauté mais pas Généralement les bénéficiaires clés. directement touchés par le Renforcer leur niveau programme. S’ils sont des d’information et de formation. bénéficiaires potentiels, il faut, si Besoin de capacité de possible, les associer à certaines négociation. actions pour les préparer Faible INTERET Faible ÉLEVÉ Grille d’analyse des acteurs Quelles influences Quelles influences Comment Quel est l’intérêt positives ce négatives ce renforcer Acteurs du SEP pour ce groupe groupe peut-il la participation groupe d’acteur ? peut-il avoir sur le avoir sur le de ce groupe système SEP ? système SEP ? d’acteurs28 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  SESSION 8 DEFINITION DES OBJECTIFS DU SEP FICHE PEDAGOGIQUE 81. Objectifs de la sessionAméliorer la connaissance du SEP des participants pour qu’ils soient mieux aptes à aider les populationsà identifier les objectifs du SEP2. Technique proposée : Etude de cas, jeux de rôles3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant, fiches dedifférentes couleurs4. Durée de la session : 90 mn5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Choisir 2 projets FIDA dont les représentants à la formation vont simuler
  17. 17. le rôle des bénéficiaires directs. Il est recommandé de choisir (si possible) des projets intervenant dans des secteurs différents ou ayant des composantes différentes. • Former autant de groupes que de projets choisis si le nombre de participant le permet. • Expliquer que l’exercice consiste à se mettre à la place des bénéficiaires pour identifier les objectifs de suivi évaluation dans le projet choisi. Les autres membres du groupe doivent veiller à une formulation claire de l’objectif. Poser la question focale suivante « Que cherche-on à savoir ou suivre à travers notre système de suivi-évaluation participatif ? » • Demander à chaque groupe de formuler deux (2) objectifs au maximum • Donner à chaque groupe un papier padex pour inscrire les objectifs • Au terme du temps imparti, demander à chaque rapporteur de groupe de présenter les objectifs retenus pour le projet FIDA qu’il représente • Ouvrir une discussion sur les différentes présentations. Questions focales pour orienter les discussions : - Est-ce que les objectifs sont bien formulés ? - S’agit-il effectivement d’objectifs de SEP ? - Si non, quelles autres reformulations proposer ?6. Apport d’information par le facilitateur : En s’inspirant de la Fiche de contenu N° 8 le facilitateurapporte toute information complémentaire nécessaire sur la formulation des objectifs. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 29  SESSION 8 DEFINITION DES OBJECTIFS DU SEP FICHE DE CONTENU 8 Etape 3 : DEFINITION DES OBJECTIFS DU SYSTEME SEP A METTRE EN PLACEDéfinir l’objectif de suivi.Pour simplifier, l’objectif du SEP précise ce que les principaux bénéficiaires veulent suivre et évaluer.Qui définit les objectifs de SEP ?Dans le cadre du SEP, les objectifs sont ceux des principaux bénéficiaires. Le rôle du projet est d’aiderces derniers à identifier les objectifs qu’ils veulent assigner à leur système SEP. Le facilitateur doits’appuyer sur l’analyse des acteurs précédemment menée pour identifier l’ensemble des personnes ougroupes qui doivent participer à l’identification des objectifs. Quelques règles • Puisqu’il s’agit d’un système SEP destiné principalement aux communautés, il faut éviter d’être dogmatique dans la manière dont les objectifs sont formulés. • Il s’agit plutôt d’amener les populations à présenter clairement leur idée (objectif), peu importe la formule qu’elles utilisent. Par exemple, les populations peuvent formuler leurs objectifs de SEP ainsi: - nous voulons savoir si les femmes participent effectivement aux réunions de notre groupement; - nous voulons voir si les décisions prises concernant la gestion des ressources financières allouées au projet sont transparentes, - nous voulons voir si la qualité des services fournis par le projet répond effectivement à nos attentes. • Veiller à ce que les populations ne choisissent pas beaucoup d’objectifs de SEP. Plus il y a d’objectifs, plus il y’aura d’indicateurs à suivre. Cela rend le système plus complexe et plus difficile à gérer. • Quand on démarre le SEP pour la première fois, il faut se
  18. 18. contenter d’un ou de deux objectifs simples; et au fur et à mesure que les populations maîtrisent le système, de nouveaux objectifs peuvent être ajoutés. • Par exemple, étant donné la situation actuelle du projet est-ce le suivi de la qualité de service qui est le plus important? Ou alors le SEP de la participation des différents acteurs? Ou encore le SEP de l’atteinte des objectifs du projet?30 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  SESSION 9 CHOIX DES INDICATEURS DE SEP FICHE PEDAGOGIQUE 91. Objectifs de la session • Permettre aux participants de comprendre ce qu’est un indicateur de suivi-évaluation • Définir les principales caractéristiques de l’indicateur • Décrire le processus de définition participative des indicateurs avec les groupes cibles2. Technique proposée : Brainstorming, Travaux de groupes3. Matériel et équipement nécessaires : Padex, papier Padex, marqueurs, fiches, vidéo projecteur,ordinateur4. Durée totale de la session : 90 minutes5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Demander aux participants de se mettre en paire. • Donner 3 fiches à chaque groupe et leur demander de mettre sur chaque fiche un mot clé que décrit l’indicateur. • En plénière demander à chaque groupe de désigner un rapporteur pour présenter leurs résultats. • Les fiches sont affichées au fur et à mesure sur un panneau ou sur une large feuille de papier Kraft. • Le facilitateur demande à un participant de regrouper les fiches en grappes homogènes ; chaque grappe correspondra à un mot clé ou une idée force. • La liste des mots clés est transcrite sur un papier padex. • En se basant sur la Fiche de contenu N° 9, le facilitateur complète au besoin les résultats produits.Après cela le facilitateur demande de reconstituer les groupes de travail autour des objectifs SEP définisdans la session précédente (session 8). • Demander aux groupes de définir des indicateurs en relation avec les objectifs définis 9. Demander aux groupes de présenter leurs résultats. • Demander aux participants de discuter les résultats : question pour guider la discussion : les indicateurs sont-ils clairement définis ? • Noter les différents commentaires sur papier. • Ensuite demander en plénière : quelles sont les caractéristiques communes aux différents critères définis? • Les réponses sont notées sur papier padex.6. Apport d’information par le facilitateurLe facilitateur tire une conclusion sur les principales caractéristiques de l’indicateur SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 31  SESSION 9 CHOIX DES INDICATEURS DU SEP FICHE DE CONTENU 9 Etape 4 : CHOIX DES INDICATEURS DE SUIVIQu’est ce qu’un indicateur ? • Un révélateur, • Un marqueur, • Une unité de mesure, • Un descripteur, • Un simplificateur d’une réalité plus complexeA quoi sert-il ?A mesurer les progrès réalisés au cours d’un
  19. 19. intervalle de temps donné par rapport à un objectif de suivipréalablement défini. Etant donné que chaque indicateur ne renseigne que sur une partie de l’objectifà suivre, il faudra naturellement plusieurs indicateurs pour chaque objectif. Par exemple, si on veut voirsi les membres d’un groupement participent régulièrement aux réunions, il faudra identifier différentsindicateurs.Quels sont les types d’indicateurs Les indicateurs de ressources : concernent le budget alloué à chaque niveau de l’intervention, les ressources humaines mobilisées, etc. La mesure de ces indicateurs nous renseigne sur l’efficience de l’intervention du projet. Exemple : • Subventions • Budget annuel • emprunts • Main d’oeuvre • Dépenses d’intrants • Etc. Les indicateurs d’activités : pour réaliser les objectifs du projet, un certain nombre d’activités sont mises en oeuvre. Le système de suivi peut s’intéresser au degré de réalisation de ces activités : • Réunions • Formations • Visites • Etc. Les indicateurs de processus : ils portent sur le processus de prise de décisions et permettent de mesurer par exemple l’inclusion et/ou la participation des acteurs, la régularité de la tenue des réunions, la régularité des comptes rendus, etc. • Existence de règles pour rendre compte • Degré de participation des femmes dans les décisions • Fréquence des réunions de compte rendu • Etc. Les indicateurs de produits : en général, lorsqu’on mène une activité, celle-ci génère un produit tangible ou non tangible. Par exemple, à l’issue d’une formation, on peut mesurer le nombre de personnes formées (produit). Le produit est le résultat immédiat et tangible de la combinaison d’une ressource (dépense) et d’une activité (formation) : produit : nombre de personnes formées • Personnes formées • Nombre de manuels produits • Nombre de crédits accordés • Etc.32 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  SESSION 9 CHOIX DES INDICATEURS DU SEP FICHE DE CONTENU 9 Etape 4 : CHOIX DES INDICATEURS DE SUIVI • Les indicateurs de résultat renvoient plutôt au comportement. Par exemple quelques mois après la formation on pourra mesurer combien de participants ont mis en application ce qu’ils ont appris. Ou si un projet distribue un équipement (produit) on peut mesurer combien de bénéficiaires utilisent cet équipement.Des indicateurs de résultats mesurent également la réduction du temps de travail des femmesconsécutive à l’introduction d’une nouvelle activité ou d’un équipement. • Nombre de personnes qui ont appliqué la formation reçue • Utilisation du crédit obtenu • Nombre de personnes qui utilisent les manuels • Etc. • Les indicateurs d’impact mesurent les conséquences à long terme d’une intervention, au-delà des effets immédiats. Toutefois, il est très difficile de mesurer un impact et d’en affecter la cause à un projet donné.En effet, les impacts sont généralement le produit de plusieurs interventions non liées dans l’espace etdans le temps. C’est la raison pour laquelle, dans le SEP, l’accent est surtout sur les autres niveaux, eten
  20. 20. particulier sur les effets.Quelques principes • Éviter d’être dogmatique: on peut s’appuyer également sur les critères. • Différents groupes peuvent avoir différents critères ou indicateurs de suivi. • Le processus étant itératif, le nombre et le type d’indicateurs peuvent être réajustés au fur et à mesure. • Au départ, choisir un nombre limité d’indicateurs pertinents pour favoriser l’apprentissage • C’est important d’avoir un certain équilibre entre les différents niveaux de critères/ indicateurs (associer les critères liés aux activités et d’autres liés au processus). EXEMPLE Nous voulons savoir si les • Nombre de réunions tenues femmes participent • Nombre de personnes qui participent effectivement aux réunions de • Nombre de femmes notre groupement • Nombre de décisions prises • Types de services offerts • Nombre total de personnes bénéficiaires • Nombre de femmes bénéficiaires Nous voulons voir si la qualité • Nombre de quartiers ou village des services fournis par le • Nombre de bénéficiaires femmes par quartier/village projet répond effectivement à nos attentes • Nbre de personnes qui déclarent être satisfaites • Nombre de personnes qui déclarent être non satisfaites • Etc. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 33  SESSION 9 CHOIX DES INDICATEURS DU SEP FICHE DE CONTENU 9 Etape 4 : CHOIX DES INDICATEURS DE SUIVIQuelles caractéristiques ces différents indicateurs partagent-ils ?Ils sont : Simples : chaque indicateur renvoie à une seule chose et ne prête pas à ambiguïté Mesurables : ces indicateurs sont formulés de sorte à les rendre mesurables : ainsi d’une session de suivi-évaluation participative à un autre, on peut mesurer les changements opérés Atteignables/accessibles : Les populations peuvent accéder aux informations nécessaires pour mesurer les changements Renvoient effectivement à l’objectif (pertinent) : l’indicateur doit mesurer ce qu’il est supposé mesurer et non une autre réalité Temporellement mesurable : lorsqu’on définit une périodicité de suivi, on doit s’assurer qu’elle permet de constater les évolutions attendues dans la mesure des indicateurs.Une remarque : la notion de mesure ne renvoie pas nécessairement à des nombres et des quantités.On peut également mesurer des indicateurs moins tangibles comme la perception en utilisant des outilsde mesure adaptés. Attention : Faire la différence entre le critère et l’indicateurLe critère renvoie à des valeurs générales acceptées par la communauté et servant de repère aujugement : ex, participation des femmes à la prise de décision, accès des pauvres aux services. Le plussouvent, dans les exercices de SEP, les populations mentionnent d’abord les critères. Le facilitateurdoit pouvoir, à partir de questions d’approfondissement les amener à identifier des indicateurs. Parexemple si le groupe dit qu’il veut évaluer la participation des femmes, le facilitateur peut leur demanderquels sont les éléments de mesure qu’il va
  21. 21. utiliser pour cela (nombre de femmes qui participent auxréunions, nombre de femmes dans le bureau, nombre de participations aux réunions, etc.) et quirenvoient aux indicateurs Quelques étapes pour la définition participative des indicateurs : • Réunir tous les groupes dont la participation au suivi est nécessaire • Identifier ce que signifie pour chaque groupe, une réussite de l’initiative, ce qui aboutit à des critères • A partir des critères construire des indicateurs soit en plénière, soit en petits groupes • Définir les unités d’analyse et la procédure d’échantillonnage • Les indicateurs sont susceptibles de changer en fonction de l’évolution du projet, du contexte, des partenaires34 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  CHOIX DES METHODESSESSION 10 DE COLLECTE D’INFORMATION FICHE PEDAGOGIQUE 101. Objectifs de la sessionFamiliariser les participants avec les outils et techniques participatifs de collecte de données de SEPaxé sur les résultats2. Technique proposée : brainstorming, travaux de groupe, exposé, étude de cas3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, papier padex, marqueurs en nombre suffisant,fiches de différentes couleurs4. Durée : 65 mn5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Brainstorming sur les outils d’analyse de données en suivi évaluation participatif au niveau des projets (15mn) « Quels sont les outils d’analyse de données que vous utilisez au niveau des projets? ». • La liste des outils est complétée si nécessaire par le formateur/facilitateur (5 mn). • Les participants sont divisés en petits groupes de 3 à 4 personnes et le facilitateur affecte à chaque groupe 1 ou 2 outils connus des participants. • Les outils recensés sont analysés du point de vue de leurs conditions d’utilisation (conditions favorables, limites) 30mn. • Les groupes présentent les résultats de leur réflexion (15 mn).6. Apport d’information par le facilitateur • Insister sur le fait que dans un processus participatif, la collecte et l’analyse des données se font simultanément. • En se basant sur la fiche de contenu n° 10 le facilitateur apporte les compléments d’informations nécessaires.Avant de clôturer cette séance, et si disponible, il annonce la présentation de la vidéo sur l’applicationde la Fiche d’Evaluation par la Communauté comme exemple d’outil SEP très adapté pour le suivi desindicateurs qualitatifs. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 35  CHOIX DES METHODES SESSION 10 DE COLLECTE D’INFORMATION FICHE DE CONTENU 10 ETAPE 5 : CHOIX DES METHODES ET OUTILS DE COLLECTE DES INFORMATIONSIl existe plusieurs outils participatifs qui peuvent être utilisés dans le cadre du SEP. Toutefois le choixd’un outil spécifique dépend du système mis en place. En effet l’échelle d’application du SEP, les typesd’acteurs impliqués, les objectifs visés de même que les indicateurs de SEP influencent le choix desoutils.
  22. 22. Mais quels que soient les types d’outils choisis, on doit tenir compte d’un principe important àsavoir l’exigence de simplicité du SEP. Dans cette perspective, quelques règles sont à respecter : • le choix des outils doit être fait en étroite collaboration avec les acteurs locaux chargés de gérer le système à mettre en place ; • autant que possible, limiter le nombre d’outils. Plus ils sont nombreux, plus complexe sera le système SEP ; • pour faciliter la participation de tout le monde, et rendre l’outil SEP plus convivial, il faut, autant que possible, favoriser la visualisation. Ce serait une erreur de croire que le recours à la visualisation est uniquement fait pour faciliter l’accès à l’information pour les personnes analphabètes. La visualisation est aujourd’hui devenue une dimension clé de la communication moderne, et elle est de plus en plus privilégiée pour faciliter l’apprentissage; • pour la visualisation, le choix des illustrations doit être fait par/avec les acteurs eux-mêmes (éviter que ce soit le consultant qui décide des formes d’illustrations) ; • nécessité de traduire les concepts clés en langues locales.Outil proposé : la Fiche d’Evaluation par la Communauté (FEC). Avantages de la FEC • C’est un outil qui permet de prendre en compte de façon intégrée les différentes étapes du SEP • Son application repose sur la participation de tous les groupes • Son application fournit un feedback instantané aux responsables du projet FIDA sur les perceptions des bénéficiaires sur la qualité des services ainsi que sur les mesures à prendre • Les actions à mettre en oeuvre sont le produit d’une réflexion collective prenant en compte l’avis de tous les acteurs • Elle est simple et accessible à tout le monde car elle s’appuie sur la visualisation • Les informations sont générées à travers des focus groups, ce qui facilite la participation de groupes qui ont des difficultés à s’exprimer dans les discussions de groupes mixtes Source : Guèye, B (INDh, 2008) La Fiche de contenu N° 11 décrit le processus d’application de la FEC36 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  COLLECTE ET ANALYSE SESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE PEDAGOGIQUE 111 .Objectifs de la sessionDoter les participants des aptitudes nécessaires à la collecte des données2. Technique proposée : Projection de vidéo, travaux de groupes3. Matériel et équipement nécessaires : vidéo sur l’application de la fiche d’évaluation par lacommunauté, papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant, fiches de différentes couleurs4. Durée de la session : 90 minutes5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Introduire le contexte d’application de la vidéo. • Avant de démarrer la projection, demander aux participants, de bien noter les différentes étapes de l’application de la FEC (Fiche d’Evaluation par la Communauté). • Après la présentation, ouvrir une session de discussion pour une
  23. 23. récapitulation des principales étapes. • Ensuite le facilitateur propose aux participants d’appliquer la FEC dans l’évaluation de l’application de l’approche participative au sein des projets FIDA. • Pour cela, il est proposé de diviser les participants en 2 groupes représentant les agents de terrain des projets FIDA (groupe d’acteurs 1) et les populations bénéficiaires des projets FIDA (groupe d’acteurs 2) Choisir un projet FIDA. • Les deux groupes se réunissent dans un premier temps pour identifier les indicateurs qui leur permettront d’apprécier l’effectivité et la qualité de l’application de l’approche participative par les projets FIDA. • Limiter le nombre de critères à 5 au maximum (il s’agit d’un exercice pédagogique). • Suivre les étapes décrites dans la fiche pour la suite de l’exercice. • Après la présentation des résultats les observations méthodologiques sont notées (difficultés, questions, etc.).6. Apport d’information du facilitateur • En se basant sur la Fiche de contenu N° 11, le facilitateur essaie d’apporter des réponses aux questions posées. Il apporte également toutes autres informations nécessaires sur l’application de la fiche, • Il doit toutefois préciser que la FEC a été privilégiée dans le cadre de cette formation, mais il existe d’autres outils. Il présente ainsi les exemples d’outils de suivi qui figurent dans la fiche de contenu 11. Il peut également demander aux participants de partager d’autres outils qu’ils connaissent ou appliquent. Le facilitateur les liste sur un papier padex SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 37  COLLECTE ET ANALYSE SESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE DE CONTENU 11 A ETAPE 6 : COLLECTE ET ANALYSE DES INFORMATIONS Collecte des informations Présentation du processus d’application de la fiche d’évaluation par la communauté (FEC)Processus d’application de la FEC • Séance de prise de contact, de connaissance mutuelle, de présentation des objectifs de la visite et du déroulement de la session. Dans la séance de présentation, insister sur l’importance de l’engagement des acteurs locaux comme approche émergente pour renforcer les performances des programmes publics mais surtout sur le fait qu’il est important pour les acteurs locaux de se doter de capacités nécessaires pour pouvoir assurer le suivi et l’évaluation. Un tel mécanisme doit être positivement perçu car, la perception des bénéficiaires des services fournis par le programme permet à ses responsables et représentants à la base de disposer des signaux leur permettant d’améliorer chaque jour la qualité et la performance de leurs services. • Identifier les principaux groupes d’acteurs clés. Ces groupes sont ceux qui bénéficient des actions du programme, ceux chargés de fournir ces services, ou encore ceux chargés de contrôler l’exécution, etc. En réalité cette identification a été déjà faite (voir session 8); • Focus groups : division des membres de l’équipe en sous -groupes homogènes dont le nombre est égal à celui des groupes d’acteurs. Le critère de composition de
  24. 24. ces focus groups peut varier d’un système de SEP à un autre ; il peut s’agir de critère lié au genre, à la résidence, aux types de services reçus, etc. • Veiller à une bonne répartition des aptitudes, profils et sexes. Un facilitateur sera affecté à chaque groupe pour aider ce dernier à conduire l’évaluation des indicateurs qui seront identifiés. Il est important de s’organiser pour une gestion optimale du temps (modération, rapportage en particulier). • Organiser une session de brainstorming regroupant tous les groupes d’acteurs pour discuter et choisir les indicateurs de suivi-évaluation les plus pertinents. Veiller à ne pas avoir un trop grand nombre d’indicateurs. Dans certains cas, le choix des indicateurs est fait séparément par chaque groupe d’acteurs. Mais l’avantage d’avoir les mêmes critères réside dans le fait que cela facilite les comparaisons, les évaluations conduites par les différents portant sur les mêmes aspects ; • Avant le démarrage de l’étape suivante, et dans le cas où le processus est appliqué pour la première fois, le facilitateur aide le groupe à concevoir le support de suivi-évaluation. Celui-ci est constitué d’une grille adaptée pour les indicateurs de type qualitatif. La grille permet de mesurer des niveaux de satisfaction par rapport à des services reçus/rendus, la participation des acteurs, la transparence dans la gestion, etc. Ci-dessous, un modèle de fiche d’évaluation.38 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  COLLECTE ET ANALYSESESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE DE CONTENU 11 B Village ou Zone de Projet : Nature de la composante suivie : Groupe d’acteur : Commentaires : noterIndicateur les raisons qui justifient les scores affectés 1. Pas 2. peu 3.moyenne - 4.satisfait 5. très satisfait satisfait satisfait ment satisfait Oooooooo Ooooooo Oooooooooooo Ooooooooooo OoooooooooooIndicateur (16%) (14%) (24%) (22%) (24%)IndicateurIndicateurIndicateurIndicateurEtc.• Sur la base des indicateurs choisis, les différents groupes travaillent séparément pour fairel’évaluation en utilisant la fiche d’évaluation. Au niveau de chaque groupe, bien expliquer leprincipe de l’exercice et les résultats attendus : - transcription de la grille d’évaluation sur papier padex ; - explication du principe de remplissage de la grille, en particulier, le fait que le vote est individuel (chaque participant devra donner une note pour chaque critère). Il est même préférable que chaque participant enregistre son vote directement dans la grille ; - quel que soit le score affecté, les raisons qui expliquent un tel choix doivent être bien argumentées et notées au fur et à mesure dans la colonne «commentaires» par le facilitateur ; - lorsque tous les scores individuels auront été reportés aux critères correspondants, il faudra transformer ces scores en pourcentage. Les observations les plus importantes sont enregistrées dans la case correspondante (commentaire).• A la fin du recueil des scores pour l’ensemble des critères d’évaluation, ouvrir une discussionpour recueillir toutes
  25. 25. observations supplémentaires sur le résultat final de l’exercice.• Interface entre acteurs. Cette étape est importante. Elle consiste à réunir les différents groupesd’acteurs pour comparer les analyses respectives. L’exercice ne consiste pas à trouver unconsensus mais à comprendre les facteurs qui expliquent les différences de perception. Il peutêtre articulé autour de questions clés telles que : quelles sont les différences/les similitudesconstatées dans les perceptions et les analyses par les différents groupes ? Comment le groupeélargi interprète-t-il ces différences et/ou similitudes ? Quelles sont les causes de ces différences?Quels sont les changements à introduire? Toutes ces informations devront être soigneusementnotées sur papier padex. Le facilitateur devra ensuite aider le groupe à organiser ces informationsen axes ou thèmes clés.• Négociation : Sur la base des résultats issus de la session d’interface, les acteurs identifient lesdifférentes actions à mettre en oeuvre pour améliorer la situation. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 39  COLLECTE ET ANALYSE SESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE DE CONTENU 11 CPasser de l’évaluation au suiviPour simplifier, on peut dire que le suivi est une succession régulière de sessions d’évaluation portantsur les mêmes objectifs et indicateurs. Donc dans le processus de suivi, il s’agit de répéter à intervallesréguliers les sessions pour mesurer les différents indicateurs identifiés. Après chaque session, il s’agitd’enregistrer les résultats dans le tableau de suivi (voir modèle ci-dessous). Toutefois, après avoireffectué le report des résultats dans le tableau de suivi, le facilitateur doit amener le groupe à comparerces résultats avec ceux obtenus au cours de la session de suivi précédente. La grille d’analyse deschangements intervenus entre deux sessions peut être utilisée pour collecter les différentes informationsissues de cette analyse.Suivi-évaluation des indicateurs quantitatifsIl existe une gamme variée d’outils simples qui peuvent être utilisés dans le suivi des indicateursquantitatifs. Mais étant donné la situation spécifique de chaque système de suivi-évaluation participatif,c’est la créativité et l’innovation des acteurs locaux qui sont sollicitées pour développer des outilsadaptés. Cela présente également l’avantage de faciliter l’appropriation des outils par les populations.C’est pourquoi, il est toujours fortement recommandé aux facilitateurs travaillant avec les communautés,après l’identification des indicateurs d’inviter les acteurs du système à un exercice de création d’outilssimples pour mesurer ces indicateurs en tenant compte de certains principes évoqués précédemmentà savoir la simplicité et le recours à la visualisation pour représenter les indicateurs et les quantités.Ainsi le facilitateur doit éviter dès le départ de proposer ses propres outils. Il doit d’abord amener lespopulations à explorer leur propre potentiel de créativité avant de leur présenter le ou les outils dont ildispose. En effet, il pourrait se passer d’une telle
  26. 26. présentation si les populations mettent au point unoutil simple et efficace pour mesurer les indicateurs choisis.40 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  COLLECTE ET ANALYSESESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE DE CONTENU 11 D Une sélection de quelques exemples d’outils SEP Exemple 1 : Fiche de suivi développée par PROMER SénégalType de bénéficiaire Période Période Période MER porteur d’initiativeNombre d’emplois créés Nombre d’apprentis Formations reçues Composante B Nombre de prêts reçus Montant des prêts Montant remboursé Composante C SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 41  COLLECTE ET ANALYSE SESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE DE CONTENU 11 E Exemple 2 : Fiche de suivi de l’utilisation de la main-d’oeuvre Programme CES 2, Burkina Faso. Cet outil peut être adapté pour servir de support de suivi-évaluation. Pour cela, à la place d’intervalles journaliers, on peut avoir des intervalles plus en conformité avec les indicateurs choisis (suivi mensuel, trimestriel, etc.). Activité agricole Charge de Charge de Charge de Dépense en Jours de la Durée du Charge de espèces pour semaine travail travail travail travail travail travail homme femme enfant externe rémunéré Jour 1 1 symbole Jour 1 1 symbole Jour 1 1 symbole Jour 1 1 symbole Jour 1 1 symbole Jour 1 1 symbole Jour 1 1 symbole LEGENDE Jours de Demi journée Jour de la Monnaie X semaine W travail plein de travail localeSource : Hien, Fidèle et Ouédraogo, Ali42 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  COLLECTE ET ANALYSE SESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE DE CONTENU 11 FExemple 3 : La roue de l’évaluation appliquée à l’évaluation de la gouvernance locale à Fissel (Sénégal).L’application de cet outil à intervalle régulier pourra permettre au Conseil Rural et aux autres participantsde voir comment évolue l’appréciation des citoyens suite aux actions prises après chaque session deSEP. Cet outil peut être appliqué dans le cadre de n’importe quel projet FIDA pour suivre et évaluerd’autres indicateurs qualitatifs. DOXINU CONSEY RIIRAL 10 10 10 Limu jëf yi Caytub alal ji Japandik tënku 10 kaayi dogal yi 10 Jaapandik jumtu kaayi tétëlin Jaapandik tasu Xeeti kom-kom yi kaayi xabaar yi10 10 Dayoob jumtukaay yi Bookiinu ndaw 10 ci dogal yi Limu way Limu ndaje yi japalé yi Téewayu 10 ndaw yi ci 10 ndaje yi Limu dogal yi 10 10 10Source : Guèye, B (2005) SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 43  COLLECTE ET ANALYSE SESSION 11 DES INFORMATIONS FICHE DE CONTENU 11 G MODELE DE TABLEAU DE SUIVI Session de suivi du : Session de suivi du………. Session de suivi du………. Pas Peu Moyen - satisfait Très Pas Peu Moyen satis- - Très Pas Peu Moyen - satis- Très Critère satisfait satis- nement satis-satis- satis- nement fait satisfait satis- satis- nement fait satis- fait satisfait fait fait fait
  27. 27. satisfait fait fait satisfait fait 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 XX X XX XXx Xxx Xxx XXx XXx Xx XX XX XX xxx xxx xxx Indicateur XX X 0% 15% 15% X X 30% 30% 30% 10% 35% 20% 15% Indicateur Indicateur Indicateur Indicateur GRILLE D’ANALYSE DES CHANGEMENTS INTERVENUS ENTRE DEUX SESSIONS DE SUIVI Indicateurs Comparativement à la ses- Eléments d’explica- Eléments d’explica- Quelles actions ? sion de suivi précédente, tion de l’évolution tion de l’évolution l’évaluation de l’indicateur positive dans l’éva- négative dans à-t-elle révélé (1) une luation du critère l’évaluation du évolution positive, (2) une critère évolution négative ou (3) une absence de changement? Indicateurs Indicateurs Indicateurs Indicateurs Indicateurs44 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  MISE EN OEUVRE SESSION 12 DES CHANGEMENTS FICHE PEDAGOGIQUE 121. Objectifs • Informer sur le processus de mise en place des changements • Echanger avec les participants sur les outils et techniques d’introduction des changements2. Technique proposée : Travaux de groupe, jeux de rôles3. Matériel et équipement nécessaires : Padex, papier padex, scotch mural, marqueurs,4. Durée de la session : 30mn5. Progression pédagogiqueIntroduction : Présenter le thème de la session et donner une durée indicative de chaque étapeou séquence • Garder les mêmes groupes que ceux de la session précédente • leur demander de poursuivre l’exercice en identifiant et en planifiant, sur la base des résultats de l’évaluation, les actions à mettre en oeuvre pour renforcer le degré de prise en compte de l’approche participative au sein du projet FIDA • Présenter l’outil (tableau de planification ci-dessous) qui sera utilisé pour organiser l’information: Quoi ? Par Qui ? Comment ? Quand ? Qui paye? • Chaque groupe trace son tableau, le traite et le met sur papier padex • Les résultats des travaux sont présentés et discutés en plénière • Le facilitateur apporte au besoin d’autres clarifications ou précisions nécessaires (adopter une appellation)6 Apport d’informations du facilitateur :Le facilitateur s’inspire du contenu de la Fiche de contenu N° 12 pour conclure la session SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 45  MISE EN OEUVRE SESSION 12 DES CHANGEMENTS FICHE DE CONTENU 12MISE EN OEUVRE DES CHANGEMENTSPasser en revue les différentes actions proposées dans les fiches dans l’étape précédente surl’évaluation des indicateurs. Le facilitateur doit toutefois veiller à ce que les actions retenues répondentà un certain nombre de critères : • elles doivent être réalistes et réalisables dans des limites de temps raisonnables • les capacités et les moyens nécessaires pour les réaliser doivent être disponibles • il existe un engagement ferme des acteurs à les réaliser. Le tableau suivant pourra être utilisé pour planifier la mise en oeuvre des actions Par
  28. 28. Qui ? Comment ? Quand ? Combien et qui Quoi ? paye?46 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  GESTION ET CONSOLIDATION SESSION 13 DU SYSTEME SEP FICHE PEDAGOGIQUE 131. Objectifs de la session • Identifier les éléments clés de la gestion du système SEP axé sur les résultats • Déterminer les mesures et ac tions à prendre pour la pérennisation du système2. Démarche pédagogique : Travaux de groupes, brainstorming3. Durée : 60 minutes4. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant, fiches dedifférentes couleurs.5. Progression pédagogique • Demander aux participants de se répartir en groupes de 6 à 8 personnes. • Expliquer le but de l’exercice : Il consiste à identifier les éléments clés à prendre en compte dans la gestion d’un système SEP. • Donner 5 fiches bristol à chaque groupe et leur demander de consigner les résultats en met tant sur chaque carte une seule idée. • Au terme du temps alloué, demander aux rapporteurs des groupes de restituer à tour de rôle les résultats de leurs travaux. • Les cartes sont collées au fur et à mesure sur un tableau ou une surface appropriée préalablement préparée. • Demander à un participant volontaire d’organiser les différentes fiches en mettant ensemble celles qui renvoient à la même idée. • Au terme de ce travail, écrire sur une feuille padex, les éléments clés de la gestion du système SEP tels qu’ils ressortent des travaux de groupes6. Apport d’information par le facilitateurSur la base de la Fiche de contenu N° 13, le facilitateur apporte tout autre complément d’information etles clarifications nécessaires SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 47  GESTION ET CONSOLIDATION SESSION 13 DU SYSTEME SEP FICHE DE CONTENU 13La gestion d’un système SEP consiste à1. Mobiliser les acteurs • Informer les populations sur les différentes activités liées au système SEP • Les sensibiliser sur l’importance du système et sur la nécessité de leur participation • Organiser des sessions de restitution des résultats des sessions de suivi et collecter leur feedback • Veiller à ce que tous les groupes, en particulier les groupes vulnérables participent régulièrement2. Faciliter les sessions de SEP (Animation, Appropriation et Durabilité du système) • Planifier et organiser les différentes sessions de SEP • Préparer les supports pédagogiques • Organiser les différents focus groups • Animer les sessions de suivi et évaluation • Organiser l’information issue des sessions de suivi • Préparer les rapports • Diffuser les informations auprès des différents acteurs3. Gérer les ressources (supports et autres ressources) • Gérer le support de SEP. Il est suggéré de reproduire la grille de SEP sur un support solide et amovible (tableau en bois par exemple) et le disposer dans un lieu accessible (siège du comité de suivi) pour permettre à tout le monde d’être tenu régulièrement
  29. 29. informé. • Gérer tous les rapports et documents produits dans le cadre du système4. Suivre la mise en oeuvre des recommandations issues des sessions de SEP • Etre en contact avec le projet et autres acteurs pour veiller à la mise en oeuvre des recommandations issues des sessions de SEP • Evaluer la mise en oeuvre du système SEP lui-même. Pour mener à bien ces différents rôles, il est nécessaire de mettre en place un dispositif organisationnel simple, souple mais efficace. Généralement un organe de gestion ou de coordination du système de SEP est mis en place à cet effet. Peu importe l’appellation (comité de suivi, comité de coordination du système SEP, etc.), l’essentiel est que la mise en place de cet organe réponde à un certain nombre de critères : • Il doit être représentatif des groupes d’acteurs clés concernés par le programme sur lequel porte le SEP. • Il doit avoir une taille raisonnable (entre 5 et 8 personnes) pour éviter les problèmes de lourdeur. • Le profil de ses membres doit être en conformité avec les rôles mentionnés plus haut qui lui sont assignés. Il s’agit donc d’avoir des personnes avec des profils complémentaires : certains membres ont des aptitudes pour la mobilisation et/ou l’animation, d’autres sont plus doués pour la gestion et l’organisation logistique, d’autres encore se sentent plus à l’aise dans le suivi des activités, etc. • Même si des représentants du projet peuvent figurer dans l’organe chargé de coordonner le processus, il est important de garder à l’esprit qu’il s’agit avant tout d’un système SEP.Ce sont les principaux bénéficiaires qui doivent être au centre du dispositif et doivent prendre en chargeles différentes fonctions de mobilisation, d’animation, de facilitation.Bien évidemment au début du processus, le staff du projet peut jouer un rôle relativement plus importantmais celui-ci doit progressivement se réduire au fur et à mesure que les bénéficiaires acquièrent lesaptitudes nécessaire.48 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  SUIVI ET EVALUATION DE LA SESSION 14 MISE EN OEUVRE DU SEP FICHE PEDAGOGIQUE 141. Objectifs de la sessionDéfinir une démarche simple pour suivre et évaluer la mise en oeuvre du système SEP2. Technique proposée : travail individuel mais si le groupe est large (plus de 15 personnes, on peutmettre les participants 2 à 2 ou 3 à 3.3. Matériel et équipement nécessaires : papier Kraft, marqueurs en nombre suffisant, fiches dedifférentes couleurs4. Durée : 45 minutes5. Progression pédagogique • Remettre 3 fiches à chaque participant. • Demander aux participants de proposer chacun 3 indicateurs de suivi du système SEP à partir de la question focale suivante : quels sont les indicateurs qui peuvent nous renseigner sur le fonctionnement et la qualité de notre système SEP ? • Donner 5 minutes pour remplir les fiches. La règle est connue: une carte, un critère ou indicateur. • Lorsque tous les participants auront fini de remplir leurs fiches, demander à un volontaire de
  30. 30. les récupérer et de les afficher (en vrac) sur le tableau ou sur l’espace prévu à cet effet • Demander ensuite à la personne volontaire de regrouper les différentes cartes en fonction des idées forces. • Transcrire ces idées sur une feuille Padex.6. Apport d’information par le facilitateurEn se basant sur la Fiche de contenu N° 14, le facilitateur peut penser à d’autres critères. Il peut lesproposer en soulignant que les critères définis par les principaux acteurs eux-mêmes sont plusimportants. Pour mémoire, le facilitateur doit être préparé à orienter et alimenter éventuellement ladiscussion sur les indicateurs de succès ou d’échec du SEP.La fiche d’évaluation par la communauté peut également être utilisée dans le cadre de l’évaluation dela mise en oeuvre du SEP axé sur les résultats. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 49  SUIVI ET EVALUATION DE LA SESSION 14 MISE EN OEUVRE DU SEP FICHE DE CONTENU 14 SUIVI-EVALUATION DU SYSTEME SEPLa mise en place du système SEP doit lui-même faire l’objet d’un suivi continu et régulier. Ceci estd’autant plus important qu’il s’agit d’un processus d’apprentissage portant sur un outil nouveau pour laplupart des acteurs.Des difficultés méthodologiques et institutionnelles apparaîtront au début et accompagneront le système.Il faut donc mettre en place un mécanisme de suivi pour pouvoir corriger ces difficultés au fur et àmesure. Le Suivi- Evaluation du système pourra porter sur plusieurs aspects parmi lesquels :La gouvernance du système SEP: • Quels sont les acteurs qui participent ? • Quel est le degré de leur participation ? • Comment sont prises les décisions ? • Les sessions se tiennent-elles régulièrement ? • L’information générée est-elle partagée entre le projet et les autres acteurs ?Maîtrise Technique du Système • Tous les groupes de bénéficiaires ont-ils une bonne compréhension du système ? • Quelles appréciations sur la qualité de la facilitation des sessions ? • Les informations générées au cours des sessions sont-elles correctement recueillies ? • Existe-t-il un support de suivi accessible pour tout le monde ?Effets du système • Les recommandations issues des différentes sessions sont-elles mises en oeuvre ? • Le projet appuie-t-il correctement la prise en charge de ces recommandations ? • Le système a-t-il amélioré la participation des populations (les groupes vulnérables en particulier)? • Le rôle des populations dans le suivi des activités s’est-il effectivement renforcé ?Quelques indicateurs quantitatifs • Nombre de sessions SEP organisées • Actions de changements initiées • Fréquence des sessions • Nombre de participants par session (par sexe, village ou quartier, etc.) • Durée des sessions de suivi • Montants/coûts des sessions de SEP • Montants/coûts des actions de changements initiés • Etc.OutilsLa Fiche d’évaluation par la Communauté peut être également utilisée pour l’évaluation des indicateursrelatifs à certaines des questions (d’évaluation) soulevées.
  31. 31. Mais on peut également combiner la ficheavec d’autres outils comme la grille d’analyse SEPO (Succès, échecs, potentialités, obstacles) ou lamatrice de critères qui peuvent être utilisées sous forme de focus group pour voir les différences deperspectives entre les différents acteurs (y compris le staff du projet). Mais encore une fois, il appartientau facilitateur d’aider les bénéficiaires à créer ou à trouver les outils d’évaluation les plus adaptés.50 SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012  SUIVI ET EVALUATION DE LA SESSION 14 MISE EN OEUVRE DU SEP FICHE DE CONTENU 14 SEPO DU SEP (exemple appliqué à l’approche) SUCCES ECHECS-Bati à partir dindicateurs locaux ; - Prend beaucoup de temps à mettre en place ;- encourage la participation ; - rapports de pouvoirs souvent défavorables- focalisé sur les besoins des bénéficiaires ; aux groupes faibles ;- ceux qui génèrent linformation en sont les - mise à léchelle difficile ; utilisateurs. - subjectivisme? - Souvent perçu comme un simple exercice. POTENTIALITES OBSTACLES- Option plus marquée vers la participation et le - Rigidité bureaucratique pour une application contrôle citoyen ; à grande échelle ;- développement des approches. - résistances diverses ; - cycle court de planification trop court. SUIVI EVALUATION PARTICIPATIF (SEP) 2012 51

×