Formation pour intermédiaires

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  • - Voici les sujets traités de la formation ce matin. - Nous allons prendre une pause à 10h00 et recommencer à 10h15 précisément. - Vous êtes conviez à vous joindre à ceux de le présentation de cette après-midi pour un diner-conférence animé et commandité par Great West Life, et ce, après la formation de ce matin.
  • - Mot de bienvenue - Présentation de Groupe Financier Abi-Témi Inc. et des formateurs
  • - Présentation des entreprises et organisations présentes ( participants et assureur) - Explication d’un administrateur intermédiaire Pierre 1- Département du collectif 2- 2 nouveaux
  • Ce référer à la feuille de note pour cette section: Noir – Lire définition admissibilité – Adhérer selon période d’attente sinon, retardataire – Faris médicaux obligatoire sauf si preuve d’assurance par le conjoint. Rouge – Transmission à l’assureur en 1 er , nous en 2 e , de tous changements ou mise à pied temporaire Bleu – Obligation de l’adhérent et des personnes à charge. Vert – 2 situations qui ont besoin de preuves d’assurabilité – adhésion retardataire et augmentation de salaire – Façon de procéder pour les preuves et les demandes d’informations supplémentaire(responsabilitée de l’adhérent). Rouge – Paiement toujours pour le mois qui vient(d’avance) – Conséquence du non paiement de prime – Rétro – Charge de l’employé(à partir de quand il commence à payer) – Facturation ou modif(1 er du mois ou non). Mauve – Fin de l’assurance Noir – On va approfondir plus loin dans les particularités ( congés autorisés). Rouge – L’impact de mettre un nom ou héritiers légaux – Révocable – Toujours l’original avec signature sans corrections.
  • Pierre
  • - Lire les 6 points -Conserver au moins 12 mois l’original, si réclamation en ligne, au cas où l’assureur les demandes. -Doit être fait à chaque année, mais selon l’assureur, ça peut être fait en septembre, l’anniversaire de l’enfant ou à chaque session (été-automne-hiver). - Si pas de possibilités en ligne, faire les réclamations papiers. - Paiement rapide ou la règle du remboursement par chèque selon l’assureur( ex: 50$/30 jours). -Inciter le participant à s’inscrire en ligne, juste pour le fait qu’à la fin de l’année, il a accès à son rapport pour ses frais déductibles.
  • Note: Si l’employé a des problèmes de réclamations, dites lui d’appeler lui-même au service à la clientèle des réclamations, car étant donné les renseignements confidentiel, il en est plus simple ainsi, car vous n’obtiendrez jamais de détails pour eux. Par contre, si ça semble ne pas fonctionner ou tarder, dites leur de ne pas attendre 3 mois avant de vous aviser afin que vous puissiez communiquer avec nous(représentante de service), pour vous aider à régler le tout.
  • Pierre
  • -Importance des 3 parties du formulaire et l’envoie à l’assureur, NE PAS ATTENDRE.
  • - Fonctionnement si pas de ICD - Fonctionnement si ICD - Importance des 3 parties du formulaire et l’envoie à l’assureur, NE PAS ATTENDRE.
  • Pierre
  • Si possible , - Même si la personne est en CSST, fournir un formulaire ICD ou ILD. - De un, au cas où il y aurait refus de la CSST et de deux, afin d’obtenir l’exonération des primes.
  • Pierre
  • Important Toujours date de retour, si prolongé, avisez l’assureur Retour progressif, avisez l’assureur EX: L’employé qui était de retour au travail depuis 1 an et demi et ne payait pas de prime ILD, car l’assureur n’était pas au courant. Retour en ILD, mais c’est comme s’il l’était déjà.
  • Tableau dans la pochette
  • Tableau dans la pochette
  • Julie: - Introduire le cas du 65 ans et plus suite à des situations Pierre
  • Pierre
  • Pierre - Carte de crédit ouverte - Être dirigé
  • Pierre
  • Pierre
  • - Lorsqu’il arrive des situations comme celle-là, communiquez avec nous pour connaître la procédure. - Même si l’employé ne reçoit plus de paie, ayez un politique à l’interne afin de vous faire rembourser, car la facture c’est toujours l’employeur qui la paie au complet. - Si jamais vous vous retrouvez avec un cas qui, suite à votre entente interne, ne paie pas ses primes, n’attendez pas trop longtemps avant d’agir. - Premièrement, envoyez un avis écrit à l’employé de 30 jours pour qu’il vienne payer - S’il ne vient pas, aviser l’assureur qui, à son tour, lui donnera un avis de 30 jours en lui disant qu’il devra en informer la RAMQ s’il ne paie pas - Enfin, si les 30 jours s’écoulent, l’assureur pourra terminer sa couverture de frais médicaux et en informer la RAMQ - Ne jamais mettre fin au régime vous-même si l’employé ne vous paie pas - Si une tel situation vous arrive, communiquez avec nous et nous vous dirigerons dans la procédure à suive.
  • Formation pour intermédiaires

    1. 1. Formation pour administrateurs intermédiaires La gestion d’un régime d’assurance collective
    2. 2. Ordre du jour 1. Mot de bienvenue 2. Obligations contractuelles 3. Demande de règlement en assurance médicaments, maladies et soins dentaires 4. Demande de règlement en invalidité 5. Particularités ( RAMQ, 65 ans +, ass-voyage, Médicaments d’exception, PAC, congés etc ) 6. Fiscalité 7. Questions et évaluation Début 8h30 Pause 10h00
    3. 3. 1-Mot de bienvenue  GFA Inc. est un cabinet de services financiers multidisciplinaire et indépendant;  Nos clients sont des particuliers, des familles, des organisations et des entreprises partout en A.-T. et ailleurs;  Outre l’assurance-vie, protection du vivant, service de planification de retraite et investissements destinés aux propriétaires et personnes clés, nous offrons une vaste gamme de régime d’assurance collective et de régime collectif de retraite;  De plus, nous offrons un service à valeur ajouté qui comprend un encadrement serré des administrateurs de régime, des conférences sur la santé, de la formation et une présence sur internet par l’entremise de notre site web, blogue, nos deux pages Facebook et comptes Twitter.  Les formations pour administrateurs débutants, intermédiaires et avancés ainsi que le dîner-conférence font partie de cette valeur ajouté.
    4. 4. L’avantage GFA
    5. 5. 2-Obligations contractuelles  La gestion de l’admissibilité, l’adhésion et l’entrée en vigueur de l’assurance;  Obligations du preneur de la police;  Normes de participation;  Preuves d’assurabilitées et montant d’assurance;  Paiement de la prime;  Remboursement et ajustement de la prime;  Fin de l’assurance,continuité de l’assurance (congé sans solde et mise-à-pied temporaire) ainsi que remise en vigueur;  Renouvellement;  Bénéficiaires; Mise-en-garde: Veuillez noter que vous êtes responsable de vérifier la façon dont votre assureur fonctionne ainsi que le contenu de votre contrat. Il existe des différences importantes d’une compagnie à l’autre mais nous tenterons de vous donner un aperçu général de la manière dont la plupart fonctionne.
    6. 6. 3-Demande de règlements en assurance médicaments, maladies et soins dentaires  Médicaments ( papiers, différée ou direct )  Maladies ( papiers ou en ligne )  Dentaires ( direct ou papiers )
    7. 7. 3-Demande de règlements en assurance médicaments, maladies et soins dentaires (suite)  Joindre reçus originaux aux formulaires et conserver les copies;  Pour les enfants à charge de plus de 18/21 ans, fournir les renseignements relatifs à la fréquentation scolaire;  Afin d’assurer le traitement des demandes de règlement, il est important que le participant indique ses numéros de contrat et de certificat dans les cases réservées à cet effet sur les formulaires;  Dans la plupart des cas, il vous est possible, à vous et aux participants, de générer des formulaires personnalisés qui incluent ces renseignements à partir du site internet;  En fournissant les renseignements pour le dépôt direct, celui-ci verra son remboursement déposer rapidement (24 à 48 heures);  De plus, le système en ligne, il est habituellement possible d’obtenir un rapport complet des demandes de règlements pour fin d’impôt
    8. 8. 3-Demande de règlements en assurance médicaments, maladies et soins dentaires (suite) En résumé, Mode de remboursement ( autre que direct )  Lors du règlement des frais de soins médicaux ou dentaires engagés par un participant, un dépôt direct est effectué à son compte ou un chèque de remboursement lui est expédié directement.  Habituellement, une explication des prestations est envoyés. Ce document fournit au participant le détail du mode de calcul de son remboursement, la raison du refus de la demande (le cas échéant) ou demande de renseignements supplémentaires nécessaires au traitement de la demande.  Accompagnée des copies des reçus des frais, l’explication des prestations peut aussi servir de preuve pour la déduction des frais médicaux dans la déclaration d’impôt sur le revenu.
    9. 9. 4- Règlement d’invalidité  Lorsqu’un employé est victime d’une invalidité, que ce passe t’il ?  En ICD : 1. assurance-emploi 2. ICD avec l’assureur 3. Régime du gouvernement ( CSST, SAAQ etc )
    10. 10. 4- Règlement d’invalidité ( suite )  En ICD avec l’assurance emploi: 1. Faire la demande en chômage maladie 2. 14 jours d’attente (2 semaines) 3. 15 semaines de prestations i) 55% imposable ii) maximum de 501$/semaine iii) Environ 910$ brut/ semaine ou 47 400$ brut par année
    11. 11. 4- Règlement d’invalidité ( suite )  En ICD avec l’assureur: 1. déclaration de l’employeur 2. déclaration de l’employé 3. déclaration du médecin traitant  Prestation à la semaine  Démarche à faire
    12. 12. 4- Règlement d’invalidité ( suite )  Lorsqu’un employé est victime d’une invalidité, que ce passe t’il ?  En ILD : 1. ILD avec l’assureur 2. Régime du gouvernement ( CSST, SAAQ etc ) 3. Coordination avec la RRQ
    13. 13. 4- Règlement d’invalidité ( suite )  En ILD avec l’assureur: 1. déclaration de l’employeur 2. déclaration de l’employé 3. déclaration du médecin traitant  Prestation mensuelle  Démarche à faire
    14. 14. 4- Règlement d’invalidité ( suite ) Coordination avec la RRQ:  Après 6 mois d’invalidité, les participants doivent présenter une demande d’invalidité en vertu du régime des rentes du Québec ( RRQ ).  Si la demande est accepté, le montant payé par le régime gouvernemental sera alors intégré à la rente d’invalidité versée par l’assureur. La somme des revenus provenant des deux sources ne peut excéder le pourcentage indiqué à la section Sommaires des garanties
    15. 15. 4- Règlement d’invalidité ( suite )  Lorsqu’un employé est victime d’une invalidité, que ce passe t’il ?  Maintient des garanties et exonération des primes: 1. VIE, VIE PAC, MMA 2. ICD & ILD 3. Maladie & Dentaire ( non-éxonérés )
    16. 16. 4- Règlement d’invalidité ( suite ) Exonération des primes 1. Lorsque la demande d’invalidité est accepté par l’assureur, le participant peut maintenir en vigueur certaines de ses garantis d’assurance sans qu’aucune prime ne soit exigible, et ce, jusqu’à la première des dates suivantes: la fin de l’invalidité reconnue ou l’âge maximal assuré en vertu du contrat 2. Dans les situations où le salarié est absent du travail à la suite d’un accident du travail (CSST) ou d’un accident de véhicule motorisé (SAAQ), une demande d’exonération de primes devra être soumise au moyen d’un formulaire prévu à cet effet.
    17. 17. 4- Règlement d’invalidité ( suite )  Pour le maintien des couvertures en maladie et dentaire, les primes demeurent facturable.  Le contrat d’assurance collective standard permet à un employeur de continuer d’offrir des garanties d’assurance maladie et soins dentaires aux employés en invalidité. La seule véritable question est de savoir pendant combien de temps;  La terminaison d’un employé invalide est une décision complexe qui doit prendre en considération les lois et règlements provinciaux ainsi que la situation spécifique de l’employé concerné. On pourrait recommander aux employeurs de terminer les employés invalides afin d’améliorer les résultats financiers de leur régime et d’économiser des primes. Par contre, il faut tenir compte des responsabilités potentielles de l’employeur si ce congédiement était considéré « sans cause juste et suffisante ».  Nous vous référons donc à la Loi sur les normes du travail ainsi que ses règlements, aux articles 122.2 et 124:
    18. 18. 4- Règlement d’invalidité ( suite ) Prolongation de l’invalidité Si l’invalidité se prolonge au-delà de la date prévue du retour au travail du participant ou l’assureur en fait la demande, un nouveau formulaire sera expédié par l’assureur afin de poursuivre l’évaluation de son admissibilité à recevoir des prestations. Le participant devra alors s’assurer de remplir et de signer la section Autorisation du patient et de faire en sorte que la section Déclaration du médecin traitant soit remplie et signée par son médecin. Il devra également le retourner à la date demandée par l’assureur Retour au travail à la suite d’une invalidité Afin d’assurer avec exactitude le traitement du dossier d’un participant invalide de même que les primes dues pour les garanties de ce dernier, il faut aviser l’assureur dans les plus brefs délais de la date exacte du retour au travail du participant.
    19. 19. 5- Particularités - RAMQ Prime annuelle maximale ( 1er juillet 2012 au 30 juin 2013 ) 579$ Franchise mensuelle ( montant annualisé ) 16,25$ 195$ Coassurance 32% Contribution mensuelle maximale ( montant annualisé ) 82,66$ 992$ Comparaison avec la RAMQ: -Le régime public est obligatoire pour les résidents non admissibles à un régime privé. -Liste de médicament de la RAMQ: au 1er janvier 2013, cette liste comprenait 7100 DIN incluant les médicaments d’exception
    20. 20. 5- Particularités (suite) – RAMQ Garanties offertes RAMQ Assureur Médicaments Oui Oui ( et + ) Assurance-vie, PAC et DMA Non Oui Ambulance Non Oui Assurance et assistance voyage Non Oui Diagnostiques et analyses Labo Non (Sauf à l’hôpital) Oui Hospitalisation Salle commune Oui Deuxième avis médical Non Oui PAE Non Oui Fournitures et équipements médicaux Non Oui Soins infirmiers particuliers Non Oui Soins dentaires à la suite d’un accident Non Oui Paramédicaux Non Oui Prothèse auditives Non Oui
    21. 21. 5- Particularité (suite) – 65 ans & plus  Premièrement, à 65 ans, les personnes sont automatiquement couvert par la RAMQ pour leurs médicaments.  Par défaut chez la majorité des assureurs, la couverture sera donc 2e payeur pour les médicaments et demeure couvert pour toutes les autres couvertures.  Étant donné que la RAMQ ne couvre que 68% après une franchise de 16,25$ par mois, l'assureur demeure un payeur important.  Donc, lorsqu‘un employé va à la pharmacie, il ne le voit peut-être pas car ça se fait de façon informatique ( si carte ) mais il a 2 réclamations faite par le pharmacien. Une première vers la RAMQ et une seconde à l’assureur.
    22. 22. 5- Particularité (suite) – 65 ans & plus  La loi 33 de la RAMQ oblige la couverture des médicaments sous un régime collective pour les employés de moins de 65 ans.  La loi n’oblige pas de couverture après 65 ans car elle va couvrir ces travailleurs sous leur propre régime. ( RAMQ )  Les assureurs par contre demandent une participation obligatoire, peut importe l'âge. C'est contractuel. L'assurance collective n'est pas facultatif. Si un employé se qualifie en tant qu'employé, il doit y participer.
    23. 23. 5- Particularité (suite) – 65 ans & plus  Il y a quelques assureurs qui seront plus flexible et offriront deux options à ces travailleurs.  Par contre, ça doit passer en 1er lieu par l'employeur car c'est ce dernier qui est le propriétaire du contrat.  Pour la majorité de nos clients, c'est la seule option offerte.  Voici 2 autres options possible, en collaboration avec l'employeur.
    24. 24. 5- Particularité (suite) – 65 ans & plus  1- laisser tomber la RAMQ et être couvert par l'assureur comme 1er payeur. C'est une option qui coûte cher car l'assureur demandera une surprime variant de 100$ à 350$ par mois pour prendre ce risque. Aussi, il faut se rappeler que votre tarification est basée sur vos réclamations donc ce n'est pas toujours une bonne idée économique de prendre cet option. *** techniquement, on le voit presque seulement chez les propriétaires d'entreprise qui ont 65 ans et plus ou dans les dossiers de plus grande envergure où les surprimes peuvent être enlevées )
    25. 25. 5- Particularité (suite) – 65 ans & plus  2- laisser tomber l'assurance maladie-médicament avec l'assureur et être couvert que par la RAMQ pour les médicaments. Plusieurs employeurs ne veulent pas offrir cet option car dans leur politique, si tu travaille pour nous, tu es couvert à 100%. ( VIE, INVALIDÉ, MALADIE & MÉDICAMENT ) Il faut que l'employeur protège ses employés équitablement. Pourquoi ne pas couvrir de la même façon un employé de 30, 50 ou 67 ans ? Donc, ce n'est pas seulement de donner le choix à nos employés de 65 ans et plus.... Techniquement, ils sont maintenant plus à risque donc pourquoi réduire leur couverture ?
    26. 26. 5- Particularités (suite) – Assurance voyage Une garantie d’assurance voyage prévoit une protection d’urgence en cas de maladies soudaines et inattendues: « Les frais usuels et raisonnables décrits dans garantie sont admissibles s’ils sont engagés à la suite d’une situation d’urgence résultant d’un accident ou d’une maladie soudaine et inattendue. » L’assureur Croix Bleue Afin de préciser la couverture des maladies préexistantes, les assureurs instaure habituellement une clause de stabilité de 90 jours ainsi qu’une définition « d’urgence » dans tous ses régimes. Urgence ou situation d’urgence: une situation qui nécessite au traitement médical immédiat en lien avec:  Une blessure qui résulte d’un accident;  Une nouvelle condition médicale qui débute au cours du voyage;  Une condition médicale qui existait avant le voyage qui est stable
    27. 27. 5- Particularités (suite) – Assurance voyage  Quelques recommandations 1. appeler l’assureur avant le départ si vous avez des doutes avec la clause de stabilité, problème de santé ou conditions particulières. ( ex: femme enceinte ) 2. apporter la preuve d’assurance en voyage et les coordonnées de la ligne d’urgence 3. se rappeler que cette couverture est pour l’extérieur de la province de résidence (ex: québécois travaillant en ontario) 4. 1er réflexe à faire lors d’un sinistre, appeler l’assureur.
    28. 28. 5- Particularités (suite) - Médicaments Selon la loi, les assureurs sont tenus d’offrir tous les médicaments couvert par la RAMQ incluant les médicaments d’exception À des fins de contrôle des coûts, les assureurs exigent une autorisation préalable de certains médicaments De plus, de nouvelles exigences relatives au traitement des réclamations pour des médicaments d’origine qui pourrait être substitué par un générique ont été mis en place par certains assureurs.
    29. 29. 5- Particularités (suite) – Médicaments d’exception  Un médicament d’exception est un médicament qui sera couvert par la RAMQ ou l’assureur, avec de l’informations supplémentaires du médecin pour la raison de la prescription, le détail du traitement et les justifications de ce traitement spécifique.  Ex: lait alimentum, botox, remicade  Fonctionnement
    30. 30. 5- Particularité (suite) – personnes à charge  La RAMQ à modifier la définition des personnes à charge admissibles à un régime privé le 1er octobre 2007.  Ces changements touchent principalement les enfants à charge qui doivent être assurés par votre régime d’assurance collective  Voici un résumé de la définition des enfants à charge admissibles telle que décrite dans la loi (texte complet disponible sur internet, section assurance médicament « info assurance médicament »
    31. 31. 5- Particularité (suite) – personnes à charge Enfant à charge a) Être âgé de moins de dix-huit (18) ans; ou b) Être âgé de dix-huit (18) ans à vingt-cinq (25) ans et fréquenter une maison d’enseignement reconnue où il est inscrit à titre d’étudiant à temps plein; ou c) Quel que soit son âge, avoir été frappé d’invalidité totale avant son dix-huitième (18e) anniversaire de naissance et demeurer totalement invalide depuis.
    32. 32. 5- Particularité (suite) – personnes à charge De plus, les règles suivantes s’appliqueront relativement aux enfants admissibles:  Lorsque le père et la mère n’ont pas de domicile commun, le parent avec lequel l’enfant est domicilié doit pourvoir à la couverture de celle-ci;  Lorsque le parent avec lequel l’enfant est domicilié n’a pas accès à un régime privé et que l’autre parent est admissible à un régime privé, ce dernier doit pourvoir à la couverture de l’enfant. Si ce parent s’est exempté du régime de son employeur afin d’être couvert en tant que personne à charge de son nouveau conjoint, il devra alors renoncer à être couvert par son nouveau conjoint et adhérer au régime de son employeur afin de pourvoir à la couverture de l’enfant;  Lorsque le père et la mère n’ont pas accès à un régime privé d’assurance collective et que le conjoint du parent avec lequel l’enfant est domicilié est tenu de pourvoir à la couverture de ce parent, cette couverture s’étend également à l’enfant.
    33. 33. 5- particularité (suite) – congés autorisés  Congé sans solde  Mise à pied temporaire  Congé de maternité  Congé de paternité  Continuité de paiements des primes
    34. 34. 6-Fiscalité  Fiches de calcul DAS  DAS et avantages imposables  Frais déductibles  T4 et relevé 1
    35. 35. 6-Fiscalité (suite) Déductions à la source et avantages imposables Au Québec, les « primes patronales », soit les primes d’assurance collective payées par l’employeur pour le compte de son employé, représentent, dans certains cas, des avantages imposables reliés à l’emploi. Pour l’employeur, les avantages imposables ont pour effet d’augmenter sa masse salariale cotisable aux régimes publics, tandis que pour l’employé, ces avantages imposables créent un impôt indirect que l’employeur doit retenir sur chaque paye à titre de retenue à la source. Les règles du fisc canadien n’étant pas les mêmes que celles du fisc québécois, le traitement fiscal des primes patronales diffère, comme le démontre le tableau suivant:
    36. 36. Garanties d’assurance collective Fisc canadien Fisc québécois Assurance vie de base * et assurance vie des personnes à charge Prime Imposable Imposable Taxe sur l’assurance collective (TAC) de 9% Imposabe Imposable Assurance mort accidentelle et mutilation (MAM), assurance maladies redoutées Prime Imposable Imposable TAC de 9% Imposable Imposable Assurance salaire Prime Non imposable Non imposable TAC de 9% Non imposable Non imposable Assurance frais médicaux, soins dentaires, soins de la vue et comptes de soins de santé ** Prime Non imposable Imposable TAC de 9% Non imposable Imposable Programme d’aide aux employés (PAE)*** Coût (service non assuré Non imposable Non imposable TPS de 5% et TVQ de 9,975 Non imposable Non imposable
    37. 37. 6-Fiscalité (suite) Revenu Canada et Revenu Québec publient chaque année une liste des frais admissibles qui se résume aux rubriques suivantes:  Services dentaires, médicaux ou paramédicaux;  Médicaments, produits pharmaceutiques et autres substances;  Analyse de laboratoire, examens radiologique et autres méthodes de diagnostic;  Divers produits, dispositifs ou appareils;  Frais de déménagement;  Frais de transport ou de déplacement;  Construction ou transformation d’une résidence;  Rémunération versée à un préposé;  Frais de séjour dans un maison de santé  Etc….
    38. 38. 6-Fiscalité (suite) a) des avantages imposables des garanties d’assurance-vie de base, décès et mutilation accidentelle et d’assurance vie des personnes à charge et reporter le résultat obtenu à la case 14 (revenu d’emploi) et à la case 40 (autres allocations et avantages imposables ) du T-4 de chaque employés; b) des avantages imposables des garanties d’assurance-vie de base, décès et mutilation accidentelle et d’assurance vie des personnes à charge et du PAE, et reporter le résultat obtenu à la case A (revenu d’emploi) et à la case L (autres avantages) du Relevé 1 de chaque employés; c) des avantages imposables (part des primes payées l’employeur) des garanties d’assurance maladie et soins dentaires, et reporter le résultat obtenu à la case A (revenu d’emploi) et à la case J (régime privé d’assurance maladie) du Relevé 1 de chaque employé; d) des primes payées par l’employé (part de l’employé) pour les mêmes garanties énumérées au point précédent et reporter le résultat obtenu à la case 85 du T-4 et à la case 235 du relevé 1; e) des primes payées par l’employé pour la garantie d’assurance salaire dont les prestations sont imposables et reporter le résultat obtenu au bas du T4 et du Relevé 1 sous la mention dactylographiée « Primes d’assurance salaire imposable payées par l’employé (avantage déductible) ».
    39. 39. 7-Questions et évaluation MERCI de nous faire confiance!

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