Devoirs, obligations et responsabilités

Devoirs, obligations et
responsabilités de
l’administrateur
La gestion d’un regime d’assurance collective

Les objectifs d'apprentissage
 Fournir aux participants une meilleure compréhension
des devoirs, obligations et responsabilités de
l'administrateur d'avantages sociaux
 Permettre aux participants d'identifier les risques dans
l'administration du plan et leur permettra de mettre en
vigueur des stratégies effectives pour gérer ces risques
 Aider les participants à naviguer le cadre complexe de
la conformité législative
 Fournir aux participants une compréhension
approfondie des dommages et de la répartition de
responsabilité

Mot de bienvenue
 GFA Inc. est un cabinet de services financiers multidisciplinaires et
indépendant;
 Nos clients sont des particuliers, des familles, des organisations et
des entreprises partout en A.-T. et ailleurs;
 Outre l’assurance-vie, protection du vivant, service de
planification de retraite et investissements destinés aux
propriétaires et personnes clés, nous offrons une vaste gamme de
régimes d’assurance collective et de régimes collectifs de retraite;
 De plus, nous offrons un service à valeur ajoutée qui comprend un
encadrement serré des administrateurs de régime, des conférences
sur la santé, de la formation et une présence sur Internet par
l’entremise de notre site web, blogue, nos deux pages Facebook et
notre compte Twitter.
 Les formations pour administrateurs auxquelles vous assistez
aujourd’hui font partie de cette valeur ajoutée.

L’avantage GFA
Assurance collective
 175 clients dans plus de 16 domaines d’activités
 Entreprise de 2 à 500+ employés
 4 300 employés assurés sou 13 assureurs
 Plus de 11M$ de primes annuelles sous gestion
 Gestion des avantages imposables de tous vos employés
 Portail informatique pour vos avantages sociaux
 Deux représentantes de service pour vous répondre
 Un conseiller en actuariat
(unique en Abitibi-Témiscamingue)
 Expertise unique dans la mise en place de Compte de soins de
santé (CSS-GFA)
Régime collectif de retraite
 125 clients répartis à travers l’Abitibi-Témiscamingue
 Entreprises de 2 à 500+ employés
 1 500 employés inscrits aux RRS, REER collectif et RPDB
 Plus de 25M$ d’actif sous gestion
 Deux représentantes de service pour vous répondre

Devoirs, obligations et responsabilités
de l’administrateur
1. L’assurance collective en milieu de travail;
2. La définition de l’assurance collective;
3. Le cadre légal de l’assurance collective de personne;
4. L’obligation d’informer et la documentation précise;
5. L’assurance médicament;
6. L’administration effective du plan;
7. La gestion de la prime et facturation;
8. L’importance du rôle de l’administrateur;
9. S’assurer de la conformité avec la loi;
10. Comprendre les dommages et la répartition de la responsabilité;
11. Période de question;
12. Évaluation

1 - L’assurance collective en milieu de travail

1- L’assurance collective en milieu de travail
 Le terme avantages sociaux est né au début du siècle dernier alors
que l’industrialisation battant son plein. Les avantages sociaux ont
été introduits en compléments à la rémunération du travail.
 Le salaire d’un employé constitue une forme de rémunération directe
parce qu’il est relié directement au rendement de son emploi. Quant
aux avantages sociaux, ils constituent une forme de rémunération
indirecte parce qu’ils sont reliés indirectement au seul fait d’occuper
un poste dans une entreprise.
 On parle aussi d’avantages sociaux lorsqu’il est questions des régimes
publics comme la RAMQ, la CSST ou la SAAQ et dont l’admissibilité
n’est plus reliées au fait d’occuper un poste, mais à des conditions de
résidence et de citoyenneté.
 L’assurance collective, qu’elle provienne du milieu de travail ou du
milieu civil, est un sous-ensemble de la grande famille des avantages
sociaux.

2- La définition de l’assurance collective

 Art. 2392 du Code civil du Québec
 L'assurance de personnes porte sur la vie, l'intégrité physique ou
la santé de l'assuré.
 L'assurance collective de personnes couvre, en vertu d'un contrat
cadre, les personnes adhérant à un groupe déterminé et, dans
certains cas, leur famille ou les personnes à leur charge.
 Art. 3119 al. 2 du Code civil du Québec
 Malgré toute convention contraire, le contrat d'assurance qui porte
sur un bien ou un intérêt situé au Québec ou qui est souscrit au
Québec par une personne qui y réside, est régi par la loi du
Québec dès lors que le preneur en fait la demande au Québec ou
que l'assureur y signe ou y délivre la police

 La définition de l’assurance collective prend naissance dans le
Règlement d’application de la Loi sur les assurances du Québec
(RALA):
 Une assurance collective (i.e. convention de prêt automobile,
assurance hypothécaire, etc.) est le fruit d’un contrat unique qui
confère des avantages personnels à des catégories de personnes
selon les conditions d’un programme ou régime préétabli, de
propriété publique ou privée, et auquel l’adhésion est obligatoire
ou facultative en fonction de critères d’admissibilité basée
uniquement sur l’appartenance à un groupe légalement déterminé.
 Les avantages personnels font référence à des biens et à des services
assurés, ou « prestations d’assurance collective », qui renvoient à
« une somme versée à l’assuré par l’assureur dans le cadre d’un
contrat » si un sinistre se produit et dont une personne pourra un jour
bénéficier.

3- La cadre légal de l’assurance collective

 Les régimes d’assurance collective sont de propriété publique ou
privée (SAAQ vs Assurance voyage VISA). La source du financement
détermine le plus souvent le propriétaire du régime;
 Les régimes publics sont assurés par des organismes d’État constitués
en assureurs publics, tandis que les régimes privés utilisent
habituellement les assureurs privés pour assurer leurs régimes.
 L’adhésion obligatoire ou facultative à l’assurance collective offre
plus ou moins de flexibilité. Elle est déterminées par diverses lois, par
règlements ou par le contrat collectif de travail.
 Enfin, l’admissibilité à un régime d’assurance collective repose
toujours sur des critères d’appartenance à un groupe légalement
déterminé. Il peut s’agir d’un lien de citoyenneté, d’un lien
d’appartenance à une entreprise ou à une association donnée.

 Le contrat individuel de travail, le contrat collectif de travail et le contrat-
cadre donnent naissance au droit ou au devoir d’adhérer à l’assurance
collective
 Pour la gestion de l’assurance collective, le contrat individuel de travail est
l’occasion unique de déterminer la catégorie d’emploi d’un employé
(cadre, col bleu, etc.) ou d’un travailleur qui donnera accès ou pas au
régime, au début de l’emploi ou par la suite, si le statut d’emploi change en
cours d’emploi
 À la suite du contrat individuel de travail, c’est le contrat collectif de travail
qui vient préciser les catégories admissibles à tel ou tel régime ou garantie
 Le but du contrat collectif de travail, en ce qui touche l’assurance
collective, est d’établir les règles de fonctionnement claires du régime. Il
vient jouer un rôle essentiel dans la gestion des mouvements des assurés, soit
en ce qui à trait à la circulation des personnes entrantes et sortantes du
régime
 Une fois que l’employé s’est vu confirmer sa catégorie d’emploi admissible
pas son contrat individuel de travail, le contrat d’assurance collective, ou
contrat-cadre, prend la relève.

 Le contrat-cadre se concentre sur les garanties offertes aux personnes
admissibles. Toutes les couvertures y sont présentées en détail.
 L’adhésion à un régime se fait la plupart du temps sans avoir à fournir
de preuves d’assurabilité, et ce, jusqu’à concurrence d’un certain
maximum de prestations prévu au contrat. L’assureur présume que, si
l’assuré est au travail, c’est que son état de santé est satisfaisant.
 Dans tous les régimes d’assurance collective établis au Québec, une
participation minimale de 25% de la prime totale est généralement
exigé par l’assureur. Non seulement cette exigence favorise le
maintien du régime à long terme, mais elle légitime l’employeur dans
son rôle de titulaire et de gestionnaire, puisque c’est lui qui veille au
respect des règles à suivre pour assurer la bonne marche du régime.

 La Loi sur l’assurance médicaments astreint au respect de ses
dispositions d’exception les contrats d’assurance et régimes
d’avantages sociaux, garantissant le paiement du coûts des
services pharmaceutiques et des médicaments couverts pas
régime général qu’elle édicte.
 Un régime privé doit couvrir un minimum ce que la RAMQ paye.
 L’adoption par le législateur québécois de la Loi sur la
distribution de produits et services financiers et des
règlements adoptés sous son égide fournit désormais un cadre
normatif à l’offre de produits d’assurance collective par
l’intermédiaire de représentant en assurance
 Vous ne pouvez pas négocier votre contrat directement avec
l’assureur.

 Assureur, preneur et adhérents participent directement à la relation
tripartite générée par le contrat d’assurance collective.
 Le contrat est aussi susceptible de profiter également aux personnes à
charge des adhérents ainsi qu’aux bénéficiaires nommés par eux;
 Le preneur est celui qui s’entend avec l’assureur sur les termes du
contrat-cadre;
 Le preneur le plus fréquemment rencontré est l’employeur qui
souscrit un contrat d’assurance collective pour le compte de ses
employés (adhérents);
 Lorsque le contrat comporte des garanties d’assurance-vie*, le
preneur doit avoir la capacité de « pourvoir » à l’administration du
contrat-cadre ainsi qu’à la perception et à la remise des primes;

4- L’obligation d’informer et la documentation
précise

4- L’obligation d’informer et la documentation précise
 Lorsque le preneur est investi du pouvoir de représenter
les membres du groupe (les employés) aux fins de la
négociation et de la conclusion du contrat-cadre, l’accord
de volonté du preneur emporte (présume) celui des
membres du groupe, en application des règles du mandat;
 Le mandataire (l’entreprise) est donc tenu, en vertu du
Code civil du Québec, à un certain nombre d’obligation
contraignantes envers le mandant (les employés);
 Ces obligations sont de nature à permettre aux employés
de disposer d’une connaissance effective de l’entente (du
contrat) conclue par l’employeur en son nom;

 Art. 2401 al. 1 du Code Civil du Québec
 L'assureur délivre la police d'assurance collective au preneur et il
lui remet également les attestations d'assurance que ce dernier
doit distribuer aux adhérents.
 Art. 2401 al. 2 du Code Civil du Québec
 L'adhérant et le bénéficiaire ont le droit de consulter la police à
l'établissement du preneur et d'en prendre copie et, en cas de
divergence entre la police et l'attestation d'assurance, ils peuvent
invoquer l'une ou l'autre, selon leur intérêt.
 Art. 32, Loi sur la Protection des renseignements personnels
 La personne détenant le dossier qui fait l'objet d’une demande
d'accès ou de rectification par la personne concernée doit donner
suite à cette demande avec diligence et au plus tard dans les 30
jours de la date de réception de la demande.

 Le mandataire (employeur) doit tenir le mandant (employé) informé de
l’état d’exécution du mandat (tout ce qui a trait à l’administration du
contrat) « à la demande du mandant (employé) ou lorsque les
circonstances le justifient »;
 Cette obligation d’information imposée au mandataire (employeur)
découle de la position privilégié qu’il occupe, par rapport au mandant
(employé);
 À ce titre, elle s’inscrit dans la continuité de l’obligation générale d’agir
de bonne foi;
 Toute discussion sur les avantages liés aux offres d'emploi, sur les
contrats de travail, les livrets de régime, ou toute autre communication
avec les employés doivent être conformes au contenu de la police
d'assurance.
 Les employeurs peuvent être tenus personnellement responsables des
promesses allant au-delà de la couverture fournie par leur assureur.

5-L’assurance médicament
 La loi sur l’assurance médicament contient également
des règles d’ordre public auxquelles le contrat ne
peut déroger.
 Plus spécifiquement, cette loi impose un certain
nombre d’obligations:
 Participation à l’assurance (adhésion obligatoire),
 L’étendue de la couverture offerte par le contrat
(minimum RAMQ)
 Règles visant à favoriser la continuité de la couverture
d’assurance médicament (pas de conditions
préexistantes);

5-L’assurance médicament
 Rappelons qu’au Québec, depuis 1997, l’assurance médicament est
obligatoire;
 Il existe deux régimes:
 Le régime privé
 Le régime public de la Régie d’assurance maladie du Québec (RAMQ)
 Si une personne est admissible à un régime privé, elle doit obligatoirement y
adhérer, ainsi que son conjoint et ses enfants, à moins que ceux-ci ne soient
déjà assurés par un autre régime privé.
 On peut donc avoir accès à un régime privé de deux façons:
1-Dans le cadre de son emploi ou de sa profession
2-Par l’intermédiaire de son conjoint
 À défaut de preuves qu’un employé détient une assurance
ailleurs, l’employeurs à l’obligation de déduire, à la source, la contribution
de l’employés prévue au régime collectif (Loi 130)

6-L'administration effective du plan

Laflamme c. Acier Bouchard Inc. 2004 CanLII 15682 (OC CO)
 « l'employeur a la responsabilité de prendre les mesures pour que
l'employé bénéficie, dans les faits, de l'assurance collective dès qu'il y
est admissible, notamment par la formation adéquate du personnel
chargé de le faire, et d'une saine gestion du régime et d'un suivi
régulier. L'employeur doit éviter que par ses actes ou omissions,
l'employé se trouve injustement privé de la prestation à laquelle il
aurait eu droit; auquel cas, il peut être appelé à répondre
personnellement du paiement de la prestation. [...] »
 Parmi les obligations auxquelles est légalement tenu le mandataire
envers le mandant mentionnons entre autres l’obligation générale du
mandataire d’agir avec loyauté, qui impose à ce dernier le devoir de
faire passer l’intérêt de son mandant avant son propre intérêt
personnel;

 La bonne marche du contrat du contrat d’assurance collective nécessite une
gestion quotidienne;
 L’assureur doit être avisé promptement de la survenance d’événement
susceptibles d’avoir une incidence sur les protections d’assurance
(changement de salaire, mise-en-pied, retraite, début d’invalidité, etc.)
 Ces facteurs militent en faveur d’une gestion centralisée qui, le plus souvent,
est assumée par l’employeur, compte tenu de sa position privilégiée à cet
égard;
 Le caractère fondamental du droit au respect de la vie privée commande la
recherche d’un équilibre entre les intérêts respectifs de l’adhérent et de
l’assureur, mais également entre ceux de l’employeur et du salarié.

7-Gestion de la prime et facturation

 L’article 258 du Règlement d’application de la Loi sur les assurances édicte
que « le preneur d’un contrat d’assurance collective sur la vie doit être en
mesure de pourvoir… à la perception et à la remise des primes »;
 En milieu de travail, c’est l’employeur qui sera chargé de verser à l’assureur
la totalité de la prime;
 Lorsque les salariés contribuent en vertu de leur contrat de travail aux
protections d’assurance, l’employeur, par commodité administrative, prélève
leur quote-part à la source;
 La loi sur les normes du travail autorise d’ailleurs une telle retenue à la
source par l’employeur et, notons qu’au Québec, l’employeur est désormais
tenu de prélever à la source le montant de la prime et d’en faire remise à
l’assureur en rapport avec la garantie d’assurance médicament sans
consentement préalable;
 Le prélèvement par l’employeur de la contribution des salariés est de nature
à générer des obligations incombant à l’employeur car les salariés sont en
droit de s’attendre à ce que les sommes prélevées à la source soient
affectées à cette fin spécifique. (Conséquence d’une erreur de facturation)

 Il est donc impératif, de faire la communication à l’assureur à chaque fois
qu’un changement qui concerne un employé pourrait affecter sa couverture
et, par défaut, la prime., y ;
 Ceci inclut les changements de salaires, du statut d’assurance, la réduction des
heures travaillé, le départ, la mise à pied temporaire, l’invalidité ou tout autre
congé avec ou sans solde etc….
 Faire la vérification de la facture afin de s’assurer que les changement ont
bel et bien été effectué suite à une modification et à un renouvellement.
 Faire les changements sur la paye en rapport avec les déductions à la source
et avantages imposables, le cas échéant.
Communiqué avec Mme Karine Veilleux de GFA Inc. pour obtenir les nouveaux
calculs ou les obtenir avec votre accès en ligne C-Surance.

8-L’importance du rôle de l’administrateur

 L’employeur qui s’engage à souscrire un contrat d’assurance collective
en faveur de ses salariés indique par là qu’il n’entend pas répondre
personnellement du paiement de la prestation;
 Néanmoins, en pratique, rares sont les cas où l’engagement de
l’employeur est ainsi limité;
 Nous avons vu que la position privilégiée de l’employeur est
fréquemment mise à contribution par l’assureur aux fins de
l’administration du contrat d’assurance collective;
 Sous réserve de dispositions contraires au contrat de travail ou à la
convention collective, l’engagement de l’employeur de souscrire un
contrat d’assurance collective est susceptible d’accompagner du
respect d’un certain nombre d’autres obligations implicites.

Exemples:
1. L’obligation de faire valoir la réclamation auprès de l’assureur, lorsqu’elle est
transmise par l’intermédiaire de l’employeur;
2. L’obligation, pour l’employeur, de décrire correctement à l’assureur l’emploi
habituel du salarié, lorsque la définition d’invalidité totale se rapporte à
l’incapacité d’effectuer la travail habituel;
3. L’obligation pour l’employeur, plus généralement, d’éviter que, par ses actes
ou omissions, le salarié se trouve injustement privé de la prestation à laquelle
il aurait autrement eu droit en vertu du contrat d’assurance;
Auquel cas l’employeur pourrait être appelé à répondre personnellement du
paiement de la prestation au salarié ou à ses ayants droit (voir Laflamme c.
Acier Bouchard Inc./T.E.S.I. Saguenay c. Michaud/Société immobilière Trans-
Québec inc. c. Colard)

 Le travail occasionné par la gestion du régime est
rarement inscrit dans le mandat initial et dans la
description de tâches de l’administrateur;
 Au meilleur de nos connaissances, aucun cours
d’administration de régime n’est offert soit à
l’Université, au Cégep, ou aux Études Professionnels;
 Pourtant, le fardeau administratif de la gestion des
mouvements d’employés dans le cadre d’un contrat
d’assurance collective est non-négligeable selon la taille
et le type d’entreprise ou d’organisation;
 C’est pourquoi, en tant que courtier, GFA offre la
formation et l’encadrement des administrateurs de
régime

 L’administrateur de régime d’assurance collective doit s’assurer de la
bonne gestion du régime afin d’éviter que les employés ne puissent
profiter de la couverture d’assurance au moment où ils en ont besoin
(i.e. retardataire);
 L’administrateur de régime agit au nom de l’employeur et doit
s’assurer d’inscrire les employés admissibles au régime d’assurance et
de retirer ceux qui ne le sont plus et de vérifier la facture pour
confirmer que les changements ont été effectué;
 L’administrateur veille à faire les modifications de sorte que tous
changements aillant une incidence sur la prime et la couverture soient
communiqué à l’assureur;
 L’administrateur s’assure que l’employé paye sa juste part sous forme
de déductions à la source et avantages imposables;
 En cas de manquement, l’employeur pourrait être tenu imputable
d’une prestation ou d’une indemnité dans la mesure où il y aurait
erreur ou omission de la part de l’administrateur.

En résumé le rôle de l’administrateur est:
1. La gestion de l’admissibilité des employés;
2. La gestion des mouvements de personnel;
3. La gestion de la facture et des retenues salariales;
4. La gestion des prestations;
5. La gestion des renouvellements;
6. La gestion des changements d’assureur;
7. La gestion des changements apportés au contrat-cadre;
8. La gestion de la communication continue auprès des employés.

9-S'assurer de la conformité avec la loi

 Code Civil du Québec
 Charte des droits et libertés de la personne
 Loi sur les normes du travail
 Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles
 Loi sur la Protection des renseignements personnels dans le secteur privé
 Loi sur les assurances
 Règlement d application de la Loi sur les assurances
 Loi sur la distribution des produits et services financiers;
 Loi sur le régime d’assurance maladie du Québec (RAMQ);
 Loi sur le régime général d’assurance médicaments du Québec;
 Loi sur l’impôt sur le revenu du Québec
 Loi sur l’impôt sur le revenu du Canada

Les stratégies pour gérer les risques :
 Maintenir une surveillance étroite sur l'administration
du régime d'avantages sociaux.
 Vérifiez que les demandes de couverture des employés
sont complètes et exemptes d'erreurs.
 S’assurer que tous les employés admissibles sont bien
inscrit. (Obligation contractuelle)
 Transmettre les demandes à l'assureur à temps.

 Communiquer aux employés les conséquences
potentielles qui pourraient résulter de la non-
soumission d'une demande à temps et / ou de
soumettre des demandes incomplètes.
 Vérifiez si le libellé figurant dans les livrets de
régime, les offres d'emploi, les contrats de travail, et
tout autre document transmis aux employés actuels et
potentiels est conforme au régime d'avantages sociaux
offert par l'assureur (ni plus, ni moins).

 Créer et maintenir à jour des politiques pertinentes de
la compagnie (Contrat collectif de travail);
 Éduquer vos employés à l’égard des politiques internes
et la conformité avec la loi (assurance médicaments)
 Assurer-vous que vous ayez l'information disponible la
plus à jour possible avant de prendre une décision (i.e.
dans le doute, appelez GFA)
 Savoir quand demander pour de l’assistance de votre
fournisseur d'assurance et de vos conseillers juridiques

10-Comprendre les dommages et la
répartition de la responsabilité

 Les divers types de dommages :
 Dommages matériels
 Par ex., perte d'argent ou coût des frais médicaux
 Dommages personnels (y compris les dommages moraux)
 Par ex., atteinte à la réputation ou à la dignité
 Dommages et intérêts punitifs (exceptionnel)
 Par ex.. en cas d'atteinte illicite et intentionnelle à un droit ou à une liberté reconnu par
la Charte des droits et libertés de la personne (art. 49 al. 2. Charte des droits et libertés
de la personne)

 Répartir la responsabilité :
 • Art. 1480 du Code Civil du Québec
 Lorsque plusieurs personnes ont participé à un fait collectif fautif qui entraîne un
préjudice ou qu'elles ont commis des fautes distinctes dont chacune est susceptible
d'avoir causé le préjudice, sans qu'il soit possible, dans l'un ou l'autre cas, de
déterminer laquelle l'a effectivement causé, elles sont tenues solidairement à la
réparation du préjudice.
 Grams Estate c. Maple Leaf Metal Industries Ltd. 2006 ABQB 146
« Je trouve qu'il n'est pas possible d'établir différents degrés de faute entre Cory
et Maple Leaf et, par conséquent , [..] la responsabilité doit être imputée à parts
égales.

Devoirs, obligations et responsabilités

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