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Gouvernance de l'information RSD (petit déjeuner expert Aproged)
- 1. 2014-‐ © RSD -‐ 1 Gouvernance de l’Informa<on Comment ca marche ? 4 clés à découvrir! Pe<t Déjeuner Aproged – 4 Novembre 2014 Francois Chazalon Directeur Marke<ng Europe RSD
- 2. 22001144-‐-‐ © RRSSDD -‐-‐ 22 RSD Editeur de Logiciels Bureaux à Paris, Genève, New York, Boston, Londres, Madrid, Singapore, Sydney Partenaires dans le monde Siège et R&D à Genève Domaines d’ac4vités Gouvernance de l’Informa<on Archivage électronique Ges<on des rapports (Outputs)
- 3. 2014-‐ © RSD -‐ 3 Informa<on Governance Aligner la valeur, le coût et les risques avec les objec<fs de l’entreprise Programme de gouvernance de l’Informa5on Mesurer et Maximiser la valeur de l’Informa<on Mesurer et Réduire le risque de l’Informa<on Mesurer et Minimiser le coût de l’Informa<on Direc<on Juridique Générale Département Informa<que mé<ers Conformité et Record Manager Ne pas conserver l’informa<on plus longtemps que necessaire Mul<plicité des formats Conformité aux réglementa<ons Différentes selon les pays, les domaines etc. Le stockage n’est pas gratuit Le “cloud” a ses + et ses – Grande diversité des environnements informa<ques Volumes exponen<els L’informa<on est un ac<f: sa valeur se gère comme tel Valeur intrinsèque Valeur manifestée dans les “processus” Ne pas prendre de décision sur des informa<ons obsolètes
- 4. 2014-‐ © RSD -‐ 4 Gouvernance de l’Informa<on
- 5. 22001144-‐-‐ © RRSSDD -‐-‐ 55 Les acteurs de la Gouvernance Département Informa5que : • Assurer le traitement des mandats de conformité et réduire les coûts de stockage Business Managers : • Rendre la gouvernance de l'informa<on transparente pour les u<lisateurs finaux • Faciliter la recherche et la diffusion de l'informa<on Records Managers : • Définir des poli<ques uniformes et globales • Diminuer les risques en appliquant automa<quement des règles de conserva<on sur des contenus électroniques et physiques. Département Juridique : • Gèrer les lois et les réglementa<ons dans un environnement mul< juridic<onnel en réduisant les risques et les couts ou les li<ges Business Manager Juridique Records Mgr Informa<que
- 6. 22001144-‐-‐ © RRSSDD -‐-‐ 66 Clé Numéro 1 Ma poli<que d’archivage Mes règles de conserva<on Mon plan de classement Mes Records
- 7. 2014-‐ © RSD -‐ 7 Plan de classement, Métadonnées, Indexa<on Trois ingrédients majeurs d’un projet de gouvernance : • Plan de classement § Noeuds d’une arborescence auxquels on définit les poli<ques, les métadonnées etc. § Quelques centaines de rubriques • Avec des variantes locales • Métadonnées § Extraites du contexte du document § Pour gérer son cycle de vie § Pour faciliter les recherche • Indexa<on § Moteur de recherche § Appliqué aux métadonnées § Ou indexa<on du contenu («full text ») – puissant, mais consommateur de ressources
- 8. 2014-‐ © RSD -‐ 8 (Engageants – Poten<ellement Engageants) • Informa<on Informa<on – Documents élémentaire § N° de client • Documents (plus ou moins structurés) § Facture, contrat • Processus mé<er générant des documents § Associe des systèmes et des gens § Plus ou moins automa<sé § Documents unitaires, ou en masse • Engageant § Par<cipe d’une rela<on entre des par<es § Nécessite une ges<on par<culière (« record », cycle de vie) • Poten<ellement engageant E Poten<ellement E Autres § Une fron<ère un peu floue, de plus en plus cri<que (où commence le cycle de vie?) § Une variété croissante de contenus § Des volumes en croissance rapide
- 9. 22001144-‐-‐ © RRSSDD -‐-‐ 99 Clé Numéro 2 Transformer mon éxistant en solu<on Détecter les manques Enrichir le programme
- 10. 2014-‐ © RSD -‐ 10 • La Les Poli<ques et leur Ges<on fonda<on d’une gouvernance: des poli<ques (ou règles), globales/locales • Poli<ques de § Cycle de vie § Confiden<alité § Protec<on des données personnelles § Op<misa<on des coûts § Stratégie d’évolu<on vers le “cloud” • Définir et faire évoluer des poli<ques § Un travail collabora<f et itéra<f • Des rôles, des processus d’approba<on, des “versions” § On ne part pas de zéro § Ce peut être “boosté” par des sources appropriées § Ne pas oublier les variantes locales (mul<juridic<on) Travaux antérieurs Sources juridiques (ex FONTIS) Méthodes Disponibles Poli<ques
- 11. 2014-‐ © RSD -‐ 11 Principales fonc<ons d’une solu<on • Interface collabora<ve de ges<on des programmes prenant en compte les obliga<ons légales à travers différentes lois et réglementa<ons (internes/externes) • Reprise des référen<els existants • Procédure de souscrip<on ou d’interfaçage avec les sources de contenu légal/règlementaires interne ou externe § Service en temps réel ou à la demande § Mises à jour régulières § Rela<on du contenu légal avec les règles de réten<on § U<lisa<on d’une zone d’analyse du contenu légal/règlementaire • Traçabilité de la défini<on des règles
- 12. 22001144-‐-‐ © RRSSDD -‐-‐ 1122 Clé Numéro 3 Mise en conformité de la poli<que d’archivage au sein de l’entreprise Propaga<on et Applica<on des règles
- 13. 2014-‐ © RSD -‐ 13 Poli<ques, Leur Applica<on (non op<onnelle) • Les poli<ques doivent être appliquées § Partout (en étapes) • En<té • Pays • Système informa<que § Le plus automa<quement possible • Format “machine” § Par déléga<on § Par applica<on “sur place”
- 14. 2014-‐ © RSD -‐ 14 Propaga<on & Applica<on des Poli<ques Ges0on des Poli0ques Risque-‐Coût-‐Valeur Administrateurs Locaux Applica4on des Poli4ques Opéra<ons Nord Américaines Comité de Programme Applica4on des Poli4ques Opéra<ons Européennes Applica4on des Poli4ques t Opéra<ons Asie Pacifique û Une approche en étapes selon les objec<fs fixés
- 15. 2014-‐ © RSD -‐ 15 Les Services d’une solu<on de Gouvernance Connecteurs pour les systèmes d’archivage et de GED Applica<on des règles à travers les diverses fonc<ons et juridic<ons, plateformes et applica<ons, entrepôts de données Définir les règles au niveau global pour une applica<on locale Disques partagés
- 16. 22001144-‐-‐ © RRSSDD -‐-‐ 1166 Clé Numéro 4 : Suivre la mise en oeuvre et l’applica<on
- 17. 2014-‐ © RSD -‐ 17 • Le Audit, Repor<ng, Dashboards cycle de vie d’un document doit être auditable, pour que sa destruc<on soit “opposable” • Le repor<ng (tableaux de bord) est essen<el : § Suivre la progression du programme à travers l’organisa<on § Comprendre l’impact sur la maîtrise des coûts § Envisager les améliora<ons possibles • Plus globalement capturer les éléments du ROI Boucler la Boucle
- 18. 2014-‐ © RSD -‐ 18 • Structure Intérêt d’une Plateforme de Gouvernance de l’Informa<on et facilite le travail de ges<on des poli<ques § Rôles, processus d’approba<on, versions etc. • Propage les poli<ques vers leurs point d’applica<on • Automa<se l’applica<on des poli<ques § Rend possible des processus d’approba<on lors d’ac<ons cri<ques • Gère le classement, les métadonnées, les index de recherche • Fournit des accès à l’informa<on, où qu’elle soit. • Rend compte sous différents angles • Par<cipe de l’améliora<on con<nue • Et de la méthode du “nénuphar” • En fait elle rend le programme « faisable et effec<f »
- 19. 2014-‐ © RSD -‐ 19 www.rsd.com LinkedIn Blog Merci Francois Chazalon – Directeur Marke<ng Europe , RSD – f.chazalon@rsd.com
- 20. 2014-‐ © RSD -‐ 20 Chantier Gouvernance de l’information Présentation 5 Novembre 2014
- 21. 2014-‐ © RSD -‐ 21 Notre groupe de Travail Membres Aproged engagés : • Myriel BROULAND et Philippe CHANTIN (OUROUK) • Lionel HUSSON (KLEE GROUP) • Jean-‐Luc PIQUEMAL (BJC Consultants) • Jean MOURAIN et Francois CHAZALON (RSD) Partenaires Aproged engagés : • Cigref : Regis Delayat -‐ DSI Scor • ADBS : Karine Cuney -‐ Déleguée Générale ADBS Leurs contribu4ons permet d’affiner notre approche et apportent un angle de vue propre à leur fonc4on.
- 22. 2014-‐ © RSD -‐ 22 Pourquoi un chan<er Gouvernance ? Le constat Beaucoup de points de vues sur la gouvernance mais peu homogènes Une discipline qui se développe et répond à de vrais ques<ons. Affirmer notre posi<on par la contribu<on des membres Aproged Donner plus de clarté sur les bénéfices et opportunités pour les entreprises. Aborder les différents mé5ers de l'entreprise. Le contenu , l'informa<on est l'affaire de tous. Mais parlons-‐nous le même langage ? Quel Vocabulaire employer ? § Comment favoriser la compréhension des besoins et objec<fs de chaque en<té ou département. è La gouvernance est avant tout un projet collabora<f S’ouvrir aux associa5ons et à l’interna5onal Comprendre ou en sont nos voisins dans leur projet de gouvernance. La loi Européennes sur les données personnelles pourraient nous donner ce‚e opportunité. Echanger et contribuer avec des associa<ons professionnelles autour des mé<ers clé : ADBS, CIGREF è Posi<onner l’Aproged comme un fédérateur d'opinion sur la Gouvernance de l'Informa<on
- 23. 2014-‐ © RSD -‐ 23 Nos 4 poles de réflexions Pôle 1 : Cartographie et dimension interna5onale : Qui fait quoi ? Iden<fier les acteurs clés auquel nous pourrions faire référence et solliciter au travers de différents secteurs d’ac<vité réglementés. Dimension Interna<onale : On se doit d'aborder cet angle car les entreprises sont interna<onales. Et la gouvernance ne s'arrête pas aux fron<ères. Que font nos voisins ? Quelles bonnes pra<ques réplicables ? Pôle 2 : Défini5on & Vocabulaire : Comment s'exprimer ? Notre objec<f n'est pas de rechercher un espéranto mais au moins une trame en terme de concept couverts, en u<lisant un vocabulaire partageable et ouverts aux mé<ers. Notre volonté d'ouverture interna<onale devrait aussi nous perme‚re de créer des passerelles vers ce que font nos voisins européens en la ma<ère. A intégrer également le souhait d'être force de proposi<on et contributeur auprès des direc<ons générales. Nous devons être capable dans notre formula<on d'être accessible aux direc<ons générales et mé<ers Pôle 3 : Règles, rôles, acteurs et usages de la gouvernance • Tout d’abord, un réel travail doit être fait sur les enjeux, les objec<fs et le bénéfices que peuvent en a‚endre les mé<ers : donner des exemples concrets. • Les Règles de gouvernance : donner des exemples !! Des règles sur les données, sur les documents, en intégrant bien une réflexion sur comment éliminer les données et les documents non u<les en fin de vie. • Quels impacts organisa<onnels : qui mène le projet et qui doit en être le garant ? • Comment met-‐on la gouvernance de l'informa<on en ac<on et comment la gère-‐t-‐on ? Bref, les bonnes pra<ques et les usages de la Gouvernance. Pôle 4 : méthodes et ou5ls pour meZre en place et pour gérer la gouvernance • Quelles méthodologies existent et doit-‐on les suivre ? • Quelles sont les fonc<onnalités « logicielles » a‚endues ? • Par quels types de solu<ons ces fonc<onnalités sont-‐elles remplies (aujourd’hui, demain, …) ? Un peu de prospec0ve ?? : Gouvernance et Big Data, Gouvernance et Cloud, Gouvernance et la transi4on numérique ….
- 24. 2014-‐ © RSD -‐ 24 MERCI ! Francois Chazalon f.chazalon@rsd.com 06 85 70 16 03