Dimension ged

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Dimensionner un projet GED, les erreurs à eviter, les risques, les fonctions, les enjeux et les facteurs clés de succès

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Dimension ged

  1. 1. Dimensionner un Projet GED
  2. 2. Les erreurs à ne pas commettre ! ● Démarrer le projet sans impliquer les utilisateurs. ● Mettre en place un système de GED différent dans chaque service de lentreprise. ● Vouloir tout faire, en même temps (numérisation, indexation, workflow, archivage, etc. ● Se reposer uniquement sur le logiciel sans prendre en compte limpact organisationnel sur lentreprise. ● Ouvrir le système à lensemble des utilisateurs sans faire de tests préalables. ● Sous-dimensionner le réseau, car la GED peut rapidement être victime de son succès.
  3. 3. Les risquesLes sources potentielles de risques dun projet GED : ● Mauvaise détermination des objectifs du projet. ● Mauvaise interface graphique ● Sous évaluation de la dimension humaine ● Sur évaluation de la dimension technique ● Sous évaluation de la charge de travail ● Absence de vision objective de linvestissement humain, financier, ...
  4. 4. Les enjeux de la GED ● Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques reçus dans les entreprises ; ● Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus ; ● Améliorer la traçabilité des documents et leur contenu lors du traitement ; ● Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents ; ● Répondre aux contraintes légales en matière darchivage ; ● Répondre aux exigences des normes de qualité ; ● Développer, pour chaque entreprise, un système de traitement de linformation paramétrable aux besoins réels et à la sécurité des traitements.
  5. 5. Les Principales fonctions dune GED ● Numériser des documents ● Import des documents existants dans le système pur éviter un double système dindexation ● Les métadonnées associées aux documents (titre, auteur, source, type de fichier, etc...) ● Indexation manuelle ou automatique ● Recherche en texte intégral ou en full texte ● Sauvegarde régulière et fiable du dépôt de documents ● La gestion des droits daccès ● Workflow regroupant les étapes du cycle de vie dun document
  6. 6. Les facteurs clés de succès dun projet GED Un projet de GED, comme tout projet informatique, nécessite une gestion efficace et adaptée. ● Volonté politique ● Implication des acteurs ● Découpage du projet ● Coordination entre les intervenants ● Mise en place de retour dexpérience ● Un choix judicieux de solution ● Anticiper les éventuels écueils ● Bien étudier les besoins actuels et les besoins futurs pour faciliter les éventuelles évolutions ● Une méthodologie adaptée

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