Dimensionner un projet GED, les erreurs à eviter, les risques, les fonctions, les enjeux et les facteurs clés de succès

1. Dimensionner un Projet GED

2. Les erreurs à ne pas commettre !
● Démarrer le projet sans impliquer les utilisateurs.
● Mettre en place un système de GED différent dans chaque
service de l'entreprise.
● Vouloir tout faire, en même temps (numérisation,
indexation, 'workflow', archivage, etc.
● Se reposer uniquement sur le logiciel sans prendre en
compte l'impact organisationnel sur l'entreprise.
● Ouvrir le système à l'ensemble des utilisateurs sans faire de
tests préalables.
● Sous-dimensionner le réseau, car la GED peut rapidement
être victime de son succès.

3. Les risques
Les sources potentielles de risques d'un projet GED :
● Mauvaise détermination des objectifs du projet.
● Mauvaise interface graphique
● Sous évaluation de la dimension humaine
● Sur évaluation de la dimension technique
● Sous évaluation de la charge de travail
● Absence de vision objective de l'investissement humain,
financier, ...

4. Les enjeux de la GED
● Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques
reçus dans les entreprises ;
● Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps
consacré au traitement des processus ;
● Améliorer la traçabilité des documents et leur contenu lors
du traitement ;
● Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des
documents ;
● Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage ;
● Répondre aux exigences des normes de qualité ;
● Développer, pour chaque entreprise, un système de
traitement de l'information paramétrable aux besoins réels
et à la sécurité des traitements.

5. Les Principales fonctions d'une GED
● Numériser des documents
● Import des documents existants dans le système pur éviter
un double système d'indexation
● Les métadonnées associées aux documents (titre, auteur,
source, type de fichier, etc...)
● Indexation manuelle ou automatique
● Recherche en texte intégral ou en full texte
● Sauvegarde régulière et fiable du dépôt de documents
● La gestion des droits d'accès
● Workflow regroupant les étapes du cycle de vie d'un
document

6. Les facteurs clés de succès d'un projet GED
Un projet de GED, comme tout projet informatique, nécessite
une gestion efficace et adaptée.
● Volonté politique
● Implication des acteurs
● Découpage du projet
● Coordination entre les intervenants
● Mise en place de retour d'expérience
● Un choix judicieux de solution
● Anticiper les éventuels écueils
● Bien étudier les besoins actuels et les besoins futurs pour
faciliter les éventuelles évolutions
● Une méthodologie adaptée