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Formation aux réunions evolutours

  1. 1. Agir RassemblerGestion et Animation des réunions 1
  2. 2. Agir RassemblerGestion et Animation des réunionsLes quatre grandes phases • Préparation • Animation • Evaluation • Compte-rendu 2
  3. 3. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions La préparation physique et matériellePour bien préparer sa réunion, il faut :• Inviter ou convoquer les participants par écrit ou par e-mail,• Indiquer l’objet de la réunion ou l’ordre du jour• Relancer par SMS la veille• Donner la possibilité aux participants de proposer des sujets à l’ordre du jour• Indiquer le genre de réunion (voir page 5)• Préparer les documents nécessaires à l’argumentation• Eviter l’improvisation• Préparer la salle de façon à ce que les participants soient bien installés et si possible dans une ambiance conviviale• Imposer aux participants d’arriver à l’heure• Utiliser les outils informatiques et le vidéo projecteur 3
  4. 4. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions La préparation physique et matérielle• L’animateur doit être impérativement à l’heure et prêt à intervenir• L’animateur accueille ses invités  Il contrôle la présence et l’absence des personnes convoquées  Il s’assure que tout le monde est bien confortablement installé  Tous les participants doivent être autour de la table et se voir  Il doit se protéger de toutes intrusions de l’extérieur  Il fait éteindre les portables et faire respecter une certaine discipline• Le confort des participants est primordial.• Lorsque l’animateur connaît bien les participants, il est impératif qu’il les place lui-même, ce qui a deux effets :  Maîtriser les rebelles, réveiller les endormis, mettre en bonne position les plus timides pour faciliter leur intervention.  Imposer son charisme 4
  5. 5. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions Préparation de la réunion (Identification)La préparation d’une réunion commence par définir le type de réunion que l’onsouhaite tenir à savoir : • Réunion de service • Information montante Si plusieurs types de • Information descendante réunions sont traités dans • Information horizontale un même espace temps, il faut bien marquer les • Créativité (Groupe de travail....) coupures • Recherche de solutions • Commission • Délégués du personnel • Comité d’entrepriseD’une façon générale, les règles du jeu doivent être fixées au départ. Cettedéfinition est très importante car la préparation de la réunion en dépend. 5
  6. 6. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions Préparation des conditions techniques pour l’animateur• Etre clair et transparent car toute réticence, manipulation ou arrière pensée dela part de l’animateur sont détectées par les participants et sont sanctionnéespar une perte de confiance et un désengagement.• Fournir toutes les informations et documents complémentaires, savoir :  Bien expliquer ce que l’animateur attend de chacun,  Obtenir la meilleure production possible du groupe,  Utiliser le langage qui prend en compte des références du groupe.  Ne pas prendre de notes et ne jamais distribuer de documents pendant la réunion mais après  Utilisez un vidéoprojecteur, vous capterez mieux l’attention des participants•. S’aider des participants - Rapporteur - Gardien du temps - logistique• Faire des pauses (1 par demi journée) 6
  7. 7. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions Pa L’animation us e em pa thi eMettez de l’empathie organisée et structurée dans votre réunion 7
  8. 8. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions Pa L’animation us e em pa thi3 avantages de lempathie ? e• Lempathie permet de se syntoniser avec l’interlocuteur(mettre en résonnance)• Lempathie permet de récolter un maximum dinformations• Lempathie nous rend sympathique. Inutile de "surjouer" 8
  9. 9. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions L’animationQuelques conseils supplémentaires :• Approuver le compte rendu de la réunion précédente,• Réitérer l’objet de la réunion,• Afficher l’ordre du jour,• Fixer les tranches d’horaires,• Réglementer la prise de paroles afin d’éviter les discussions « champ de foire »• Argumenter avec des phrases et des mots simples,• Mettre en valeur les participants positifs et être attentif aux perturbateurs,(essayer d’en connaître les raisons le + rapidement possible)• Identifier les personnes qui ne participent et analyser les causes, limiter lesbavards, dégager les oppositions, constater les consensus,• Ne pas dévoiler les sujets induits,• Prévoir les sujets « pétards » pour faire réagir,• Utiliser l’humour, ça décontracte tout le monde, 9
  10. 10. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions L’animation• Mettre en lumière les sujets intéressants proposés par les participants,• L’animateur doit toujours maîtriser sa réunion (ne pas se laisser déborder)• Lorsqu’un participant intervient hors sujet, il faut adroitement lui faireremarquer et noter ostensiblement sa question sur un paper-board parexemple afin d’y revenir au moment propice.• Observer les gestes des personnes. Ils parlent…(Voir 2ème partie) 10
  11. 11. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions L’animationPosition de lanimateur• L’animateur doit se placer à un endroit stratégique qui ne permet aucune ambiguïté sur son rôle,• Si l’animateur n’est pas en forme, il doit le dire simplement (et demander de l’aide)• Si l’animateur est hiérarchique, toute réunion aura une répercussion sur son image et en particulier en terme de :  Sécurité  Maîtrise des évènements, prévision  Organisation  Prise de décision  Maîtrise de soi en fonction des agressions  Etc… 11
  12. 12. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions L’animationPosition des participants• Placer les participants à forte personnalité à côté de vous• Placer les personnes ayant du mal à s’exprimer face à vous• Dans une réunion tout le monde se place toujours à lamême place. Pourquoi ? 12
  13. 13. Agir RassemblerGestion et Animation des réunions L’animation Conditions psychologiques pour l’animateur • Etre à l’écoute • Etre disponible • Etre patient et tolérant 13
  14. 14. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions L’animation La conclusion • Rappeler les étapesQuand on ne se connaît • Les accords réaliséspas un tour de table de • Les désaccords éventuelsprésentation s’imposeL’intro de la réunion doit La conclusion doit préciserinclure l’approbation du la date de mise à dispositionprécédent compte-rendu du compte-rendu et la date de la prochaine réunion 14
  15. 15. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions L’animationConditions psychologiques pour l’animateur et pour le groupe • Certains viennent avec un intérêt différent /objet de la réunion, • Les motivations peuvent être divergentes, • Attention aux antagonismes sous jacents (clan), • Craintes de s’exprimer devant certaines personnes, • Différence de niveau et de culture entre les personnes, 15
  16. 16. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions L’animation La meilleure évaluation que vous pourrez faire de votre réunion se résume en deux points• Le rapporteur et le gardien du temps (les deux complices)• Les participants eux-mêmes (une fiche d’évaluation) 16
  17. 17. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions Le compte-rendu de la réunion• Prise de notes• Maquette de compte-rendu type• Compte-rendu• Technique de rédaction de compte-rendu• Technique de rédaction informatique 17
  18. 18. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions Le compte-rendu de la réunionDE QUOI PARLE T-ON : Faites bien la distinction entre les différents termes : La dialectique, c’est l’art de la discussion. La rhétorique, c’est un ensemble de procédés constituant l’art de bien parler. La rédaction, c’est l’art et la manière de rédiger La syntaxe, c’est la partie de la grammaire qui étudie les rapports entre lesgroupes de termes constituant la phrase et entre les membres de ces groupesou entre les phrases La sémantique, c’est l’étude du sens ou du contenu des mots et des énoncés La morphologie, c’est l’étude de la forme des mots et de groupes de mots."Faites attention, les mots et expressions utilisés par l’animateur c’est de ladialectique." 18
  19. 19. Agir RassemblerGestion et Animation des réunions Le compte-rendu de la réunion 19
  20. 20. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions Le compte-rendu de la réunion AMELIORATION DE LA REDACTION DU COMPTE-RENDULaisser passer une nuit puis revenez sur votre compte-rendu en essayant de le relireet lors de cet exercice, essayez de penser au lecteur présent mais aussi absent. Ilfaut donc être précis tout en étant synthétique. Il est conseillé d’éviter les adverbes,les conjonctions, les locutions (groupe de mots équivalent à un mot) et les locutionsconjonctives.Il faut aussi éviter les expressions complexes qui ne donnent satisfaction qu’aurédacteur, les expressions latines, les expressions et mots anglais (il faut aussirespecter ceux qui n’ont pas eu la chance ou l’opportunité d’apprendre la langue).Surtout ne pas utiliser les expressions sophistiquées et les mots complexesafin de SE METTRE A LA PORTÉE DE TOUS LES LECTEURS.Lorsque vous considérez qu’une phrase est trop lourde, faite l’exercice d’en inverserles termes. Dans bien des cas, vous vous simplifierez la tâche et la compréhension.Faites des phrases courtes. Contrôler bien lors de la relecture de votre compte-rendu 20qu’il n’y ait pas trop de répétitions.
  21. 21. Agir Rassembler Gestion et Animation des réunions Le compte-rendu de la réunion« Ce qui se conçoit bien sénonce clairement et les mots pour le dire viennent aisément » Nicolas Boileau 21
  22. 22. Agir RassemblerGestion et Animation des réunions Le compte-rendu de la réunion Une réunion c’est un cocktail et il faut : • Des ingrédients judicieusement choisis, • Un bon dosage, • Bien mélanger, • Soigner la présentation, • Le servir frais, avec soin et attention, • Lui donner beaucoup de goût, • Donner l’envie d’en reprendre, • Ne pas vouloir souler, • Laisser un bon souvenir, • Donner la recette, 22
  23. 23. Agir RassemblerGestion et Animation des réunions 23
  24. 24. Agir RassemblerGestion et Animation des réunions Fin de la première partie 24

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