A l'occasion de l'Université des Achats 2018, organisé par le Conseil National des Achats, Anthony Poirier (Partner Axys Odyssey), Hélène Arnaud (Consultante senior Axys Odyssey) et Olivier Gauwin (CPO Dassault Système) ont partagé, à l'occasion d'un atelier, leurs visions du futur du Travel Management.

1. Les Nouveaux Usages du Travel Management1 | 14/05/2018 |
LES NOUVEAUX USAGES DU TRAVEL MANAGEMENT
Universités des Achats 2018
14/05/2018

2. Les Nouveaux Usages du Travel Management2 | 14/05/2018 |
Olivier Gauwin
CPO - Dassault Systèmes
INTERVENANTS
Anthony Poirier
Partner - Axys Odyssey
Hélène Arnaud
Consultante Senior -Axys Odyssey

3. Les Nouveaux Usages du Travel Management3 | 14/05/2018 |
Sommaire
1. Evolution de la fonction deTravel Manager
2. De nouveaux usages pour répondre aux besoins des “clients”
internes
3. Les leviers pour répondre à ces usages
4. Retour d’experiences par Olivier Gauwin – CPO Dassault
Systèmes

4. Les Nouveaux Usages du Travel Management5 | 14/05/2018 |
EVOLUTION DE LA FONCTION DE TRAVEL MANAGER

5. Les Nouveaux Usages du Travel Management6 | 14/05/2018 |
Historique du poste
EVOLUTION DE LA FONCTION DE TRAVEL MANAGER
Années 80
Apparition du poste
Au départ la fonction est
essentiellement basée
sur la réservation de
voyages
Années 90
Structuration de la
fonction
Durant ces années là, on
voit apparaitre les
premières politiques
voyages au sein des
entreprises
Années 2000
Maturation
technologique
Apparition des outils et
prise en considération de
l’importance de ce poste
de dépenses
2014
Officialisation de la
fonction
Intégration de la
profession à l’annuaire
des métiers APEC
2018…
Vers du Mobility
Management?

6. Les Nouveaux Usages du Travel Management7 | 14/05/2018 |
Les spécificités duTravel Management
EVOLUTION DE LA FONCTION DE TRAVEL MANAGER
Un marché de
niche avec un
niveau de
maturité faible et
des
changements
perpétuels
Un milieu de
sachants
Une thématique
transverse au
sein de
l’entreprise
Une population
concernée large
et hétérogène
Des enjeux de
réduction des
coûts mais aussi
d’amélioration
de productivité

7. Les Nouveaux Usages du Travel Management8 | 14/05/2018 |
Pilotage du budget voyages
Les principales missions duTravel Manager
EVOLUTION DE LA FONCTION DE TRAVEL MANAGER
Co-construction des règles en
matière de voyages et
déplacements
Diffusion en interne des règles
et procédures de la politique
voyages
Achats de prestations de
voyages Implémentation de prestataires
et/ou des solutionsOnline
Travel & Expense

8. Les Nouveaux Usages du Travel Management9 | 14/05/2018 |
Les interactions dans l’entreprise
EVOLUTION DE LA FONCTION DE TRAVEL MANAGER
Direction
Générale
Direction des
Ressources
Humaines
Direction
Juridique
Direction
Financière
Direction des
Achats
Direction de la
Communication
Direction de la
Sûreté
Direction des
Systèmes
d’Information

9. Les Nouveaux Usages du Travel Management10 | 14/05/2018 |
Futur du poste
EVOLUTION DE LA FONCTION DE TRAVEL MANAGER
DeTRAVEL MANAGER…
Voyages Notes de frais
Flotte de
véhicules
Flotte de device
Visio
conférence
… À MOBILITY MANAGER
Direction desAchats
Direction des
Ressources Humaines
Services GénérauxDirection Financière
Voyages Notes de frais

10. Les Nouveaux Usages du Travel Management11 | 14/05/2018 |
DE NOUVEAUX USAGES POUR RÉPONDRE
AUX BESOINS DES “CLIENTS” INTERNES

11. Les Nouveaux Usages du Travel Management12 | 14/05/2018 |
Côté Entreprise
LES BESOINS DES “CLIENTS” INTERNES DES TRAVEL MANAGERS
•Obtenir une visibilité globale en
matière de data
•Comprendre les comportements
d’achats et de dépenses
•Optimiser les dépenses T&E en
activant les bons leviers
AchatsFinances
•Assurer le bien-être des
collaborateurs de l’entreprise
•Garantir la sécurité des
voyageurs en déplacements
•S’assurer que les accords
d’entreprise soient respectés
dans les procédures voyages
RH
•S’assurer du respect des normes
de data privacy (GDPR…)
•Veiller au bon fonctionnement
des outils
•S’assurer de la cohérence de
l’éco-système IT de l’entreprise
IT

12. Les Nouveaux Usages du Travel Management13 | 14/05/2018 |
Côté Collaborateurs
LES BESOINS DES “CLIENTS” INTERNES DES TRAVEL MANAGERS
Offre alternative
Mobilité
Paiement
Simplification
des procédures
Exhaustivité
de l’offre
Bleisure

13. Les Nouveaux Usages du Travel Management14 | 14/05/2018 |
LES LEVIERS POUR RÉPONDRE À CES USAGES

14. Les Nouveaux Usages du Travel Management15 | 14/05/2018 |
Paiement
LES DIFFÉRENTS LEVIERS
- Pas d’avance de frais du
collaborateur
- Relevé intégré dans les
systèmes comptables
- Réduction des notes de
frais
- Meilleur maitrise de la
donnée (data L3)
- Meilleure couverture de
l’ensemble des
prestations (hôtellerie,
restauration..)
- Satisfaction du
collaborateur
- Meilleur pilotage sur
l’ensemble du scope
- « Responsabilisation »
du collaborateur
- Avance de trésorerie par
le collaborateur
- Importante RFA dans le
cadre de programme de
cartesCorporate
Moyens de paiement
traditionnels
CB personnelle
CB Corporate
Moyen de paiement
centralisé
Carte logée
Moyen de paiement
innovants
Paiement virtuel
Paiement mobile
Limitation de la
dépense affichée
Maîtrise de la
donnée
L’évolution des moyens de paiement T&E

15. Les Nouveaux Usages du Travel Management16 | 14/05/2018 |
Outils
LES DIFFÉRENTS LEVIERS
Les avantages des outilsTravel & Expense
• Gain de temps
• Simplification pour
l’utilisateur
• Administration
allégée
Outil unique
• Meilleure visibilité
• Meilleur pilotage
Centralisation des
réservations • Instantanéité
(réservation, NDF…)
• Meilleure réactivité en
cas de besoin (alertes
voyageurs)
Mobilité
• Concept end2end
• Door2Door
• Open Booking
Tendance orientée
parcours utilisateur

16. Les Nouveaux Usages du Travel Management17 | 14/05/2018 |
Sécurité
LES DIFFÉRENTS LEVIERS
Les outils permettant d’adapter son organisation à la sécurité de ses collaborateurs
L’entreprise
Editeurs outils
T&E
TMC
Prestataire
Sûreté/Sécurité
Fiches pays
Formations
Workflow spécifique
Géolocalisation
Communication
messages/alertes
Assistance/Rapatrie
ment

17. Les Nouveaux Usages du Travel Management18 | 14/05/2018 |
DATA
LES DIFFÉRENTS LEVIERS
Une large palette d’accès à la donnée
Via les moyens de
paiement
Données payées par
carte logée + carte
corpo
Les paiements
liquides ou carte
personnelle
Via l’outilT&E
Les réservations et
les notes de frais
Les
modifications/annulations
ou réservation off*
Consolidation via la
TMC
L’intégralité du
voyage + les ndf*
* En fonction de laTMC et de la configuration
Via laTMC
(classique)
Données voyages
L’open booking, les
notes de frais

18. Les Nouveaux Usages du Travel Management19 | 14/05/2018 |
Des leviers de simplification en terme de processus
Procédures
LES DIFFÉRENTS LEVIERS
LeTravel
Manager comme
chef d’orchestre
Selfbooking
versus
assistante/TMC
Paramétrage des
PVE dans les
outils
Maturité des
voyageurs et
décideurs
Allègement des
circuits
d’approbation
Mise en place du
Delayed
Ticketing
Des PVE de plus
en plus
complètes
Intégration du
Bleisure dans les
PVE

19. Les Nouveaux Usages du Travel Management20 | 14/05/2018 |
Nouveaux prestataires
LES DIFFÉRENTS LEVIERS
HBT TAXI/VTC Restauration VISA
Vers une exhaustivité de l’offre

20. Les Nouveaux Usages du Travel Management21 | 14/05/2018 |
RETOURS D’EXPERIENCES DASSAULT SYSTÈMES

21. Les Nouveaux Usages du Travel Management22 | 14/05/2018 |
RETOURS D’EXPERIENCES DASSAULT SYSTÈMES
• Quelques retours d’expériences récents chez Dassault Systèmes
 Mise en place d’unGBSTravel and Expenses
 Simplification des processus et des outilsTravel et Expenses
 Harmonisation des politiques Expenses locales (notamment repas)
 Extension du domaine d’intervention des HA et du voyage aux events, transports terrestres…
 Discussion avec la DSI sur l’emplacement des salles de visio-conférence

22. Les Nouveaux Usages du Travel Management23 | 14/05/2018 |
CONTACT
141 rue Jules Guesde
92300 Levallois-Perret
contact@axys-odyssey.com
www.axys-odyssey.com