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  • 2. TIANA RAOILISON Entrepreneur et General Manager Smartelia
  • 3. SMARTELIA Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME
  • 4. Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à votre place des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel
  • 5. Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité
  • 6. Aider les dirigeants et chefs d’entreprise à se concentrer sur leur expertise : développer le business et la stratégie de leur entreprise « Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »
  • 8. Pour vous qu’est-ce qu’un entrepreneur ?
  • 9. 1. Fondateur 2. Entrepreneur 3. CEO
  • 10. Entrepreneur Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière
  • 11. ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un technicien
  • 12. ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un Manager
  • 13. MANAGER DANS LE PASSE Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé et trouve des solutions TECHNICIEN Dans le PRESENT EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise VISIONNAIRE Dans le FUTUR Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations
  • 14. ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
  • 15. 1. Créateur 2. Entrepreneur 3. CEO
  • 16. 1. FONDATEUR « Un jour, je serai CEO »
  • 17. FONDATEUR Innove, saisit des opportunités…
  • 18. 2. Entrepreneur « UN jour je serai grand et je déléguerai »
  • 19. ENTREPRENEUR DANS LE PASSE, PRESENT…Mais aussi dans le FUTUR…
  • 20. 3. CEO à la tête d’un SYSTEME - BUSINESS MODEL
  • 21. "Un jour je serai CEO"
  • 22. CEO 3 rôles : Il est entrepreneur, technicien et Manager… A la fois et à la tête d’un système durable, pérenne et solide.
  • 23. Objectif : Passer du stade de fondateur à CEO, en passant par le stade de l’entrepreneur
  • 24. ECUEIL / ECHEC SE CREER SON PROPRE EMPLOI ET ÊTRE SALARIE DE SA PROPRE BOÎTE
  • 25. PRINCIPALE CAUSE D’ECHEC ABSENCE DE RENTABILITE RESSOURCES SOLLICITEES (temps) > RESULTATS
  • 26. LE CREATEUR N’ASSUME PAS SA POSTURE D’ENTREPRENEUR - Futur CEO …et reste (trop longtemps) au stade seul de Fondateur-Entrepreneur
  • 28. EPUISEMENT - BURN OUT ! ABSENCE DE RENTABILITE JOURNEE DE 15H ! LA RESSOURCE « TEMPS » > RESULTATS
  • 29. MAIS COMMENT PREPARER SON FUTUR DE CEO ?
  • 30. Votre objectif : Adopter la posture d’un véritable CEO dès les premiers pas de fondateur tout en gardant l’âme d’un entrepreneur
  • 31. Votre objectif sur le long-terme DIRIGER UNE ENTREPRISE SOLIDE, PERENNE, DURABLE
  • 32. Entrepreneur Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière
  • 33. A terme, il Travaille SUR son entreprise et non DANS son Entreprise
  • 36. un système d’entreprise fondé sur un système solide, durable et rentable
  • 38. Essentiel de votre offre Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Les coulisses de production de votre offre Front office Mise à disposition de votre offre FOCUS
  • 39. Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Les coulisses de la production de votre offre 20% de mon temps ? Front office Mise à disposition de votre offre 60% de mon temps ? 20% de mon temps ?
  • 40. Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Les Coulisses de la production de votre offre 60% de mon temps Front office Mise à disposition de votre offre 20% de mon temps ? 20% de mon temps ?
  • 41. 10% de mon temps 10% de mon temps Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Coulisse de la production de votre offre Front office Mise à disposition de votre offre 80% de mon temps
  • 42. Vous concentrer uniquement sur votre expertise et votre mission d’entrepreneur
  • 44. 1er ennemi LE TEMPS
  • 46. Pouvez-vous Allonger la durée d’une journée ?
  • 48. faîtes en un allié
  • 49. Le temps Dépenser ou l’investir ?
  • 50. L’investir comme une ressource !
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  • 53. 1. un jour, je serai Ceo… 2. un jour je serai grand et je déléguerai 3. dès aujourd’hui, j’investis et optimise mon temps
  • 54. PREPAREZ VOTRE CROISSANCE et VOS FUTURES DELEGATIONS
  • 55. PENSEZ KIT DE PROCESS Clé en MAIN
  • 58. VOUS CONCENTRER SUR LES TÂCHES CREATRICES DE VALEUR
  • 59. CONSTRUIRE LE « PILOTAGE AUTOMATIQUE » DES TÂCHES ROUTINIERES
  • 60. CONSTRUIRE UN FUTUR SYSTEME NE REPOSANT PAS UNIQUEMENT SUR VOUS
  • 61. COMMENT SAVOIR CE QUE JE VAIS DELEGUER ?
  • 62. Préparez la délégation des tâches à faible valeur ajoutée
  • 63. Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business ! ET Concentrez-vous sur ces tâches !
  • 64. Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois Préparez votre délégation
  • 65. ENTREPRENEUR Wonder délégator - aime déléguer ! La Boutique doit tourner même en son absence
  • 66. ENTREPRENEUR Un Wonder délégator qui aime déléguer !
  • 67. COMMENT PRepARER LES FUTURES DELEGATIONS ?
  • 68. Grâce à des procédures testées, écrites, claires, précises et définies dans le temps
  • 69. Pour disposer d’une lecture claire du fonctionnement de votre entreprise (pour vous et pour les investisseurs)
  • 70. 1. identifiez les tâches a déléguer 2. traduisez les tâches en procédureS 3. briefez ces tâches et mesurez les résultats
  • 71. première étape 1. identifiez les tâches a déléguer
  • 72. COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?
  • 73. Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire en procédure impersonnelle
  • 74. 1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise 1 tâche récurrente 1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise X X
  • 75. 3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée (réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise) LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER Traduisible en PROCEDURE
  • 76. Identifier les tâches à déléguer Votre expertise haute valeur ajoutée Back office Les coulisses de production de votre offre Front office Mise à disposition de votre offre FOCUS
  • 77. Seconde étape 2. traduisez les tâches en procédure
  • 78. Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
  • 79. ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)
  • 80. Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente, en passant par l’après-vente de vos produits
  • 82. Exemple d’une PROCEDURE Les moyens Succession de tâches
  • 83. Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise » « Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »
  • 84. Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement : Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber
  • 85. Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de votre premier KIT de délégation
  • 86. Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre
  • 88. Suivi lead & Prospect Webinar Inbox ZERO Tableaux de bords O Agenda prise de RDV Recherche Internet Stratégie - Vision Relation Client Marketing - Commerciale RDV New biz Finance Comptabilité
  • 89. “Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries « This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them. How did they do it? With a playbook. » So now they just execute, like turning a key.
  • 90. Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main
  • 91. Kit de procédures clé en main Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »
  • 92. troisième étape 3. archivez en brief toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)
  • 93. Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour mesurer, tester et avancer Feuille de route datée : planning de délégation
  • 94. PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous) Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessaire Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine Indiquez un futur planning de délégation X X X X X concrètement ? X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)
  • 96. UN BRIEF NEGLIGE Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation de la mission générale : contexte, activité, objectif…
  • 97. Des procédures peu claires Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité
  • 98. Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ? Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel
  • 99. Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre
  • 100. un conseil regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)
  • 101. ASPECT ORGANISATION / GESTION DE SON AGENDA 3. INVESTIR ET OPTIMISER SON TEMPS
  • 102. « Alors dès aujourd'hui, j'investis et j’optimise mon temps au quotidien ! »
  • 103. working smarter, not HARDER, not LONGER
  • 104. 1. Lois du TEMPS Des lois à connaître pour optimiser et investir son temps
  • 105. La loi de Murphy Prévoir un temps pour l’imprévu….
  • 106. La loi de Carlson Limitez les interruptions il faut 3 minutes pour se RE concentrer
  • 107. La loi de Carlson Stop Au multitasking Coupez toutes les sollicitations off / online
  • 108. Loi de Pareto « focalisez-vous sur l’essentiel » 20% du travail effectué produit 80% des résultats. Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats.
  • 109. Loi de Parkinson Cyril Northcote Parkinson : un travail tend à se « dilater » pour occuper tout le temps disponible Sans délai, la tâche s’éternise…Fixez-vous des délais réalistes.
  • 110. Loi d’Illich Des pauses toutes les 25 à 45mn Ivan Illich : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir contre-productif ». La concentration optimale dure en moyenne 45 minutes. Faites des pauses hors du contexte du « bureau »
  • 111. Loi de Laborit Le biologiste Henri Laborit : l’homme est doté d’un programme biologique de survie qui lui fait fuir le stress et chercher en priorité le plaisir. Le danger : repousser sans cesse les tâches ennuyeuses et de les expédier en dernière minute. Commencez votre journée par une tâche difficile pour vous. Accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante …) une fois la tâche terminée.
  • 112. 2. Se connaître pour ajuster son organisation
  • 113. Mesurez le temps passé à certaines tâches et Challengez-vous !
  • 114. Mesurez le temps passé à certaines tâches et Challengez-vous ! RESCUETIME
  • 115. Quand suis-je le plus productif(ve) ? Regroupez un certain type de tâches au moment de la journée, le plus opportun
  • 116. DES QUESTIONS ? tiana@smartelia.com