optimiser ses compétences être plus productif apprendre à organiser son travail

1. Sylvie Lecoq AD2 avril 2017 08/06/17
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Cinq conseils pour être efficace au travail
Par Marie-Pierre Noguès-Ledru publié le 25/09/2014
Vous avez l’impression de ne pas travailler de manière suffisamment productive et concentrée ?
Cinq idées d’expert pour réviser vos méthodes en profondeur.
Rester concentré sur les tâches essentielles de votre travail et éviter la procrastination nécessitent un effort sur soi.
Passer une grande partie de son temps professionnel à gérer des tâches accessoires, sans parvenir à dégager plus
de temps pour le cœur de son métier, avoir des problèmes de concentration, voire une tendance à la
procrastination1
… Nombre de salariés ressentent ces difficultés, sans toujours parvenir à les résoudre.
« La réponse tient sans doute à une mauvaise organisation, analyse Ronan Berthelot, consultant, qui a décidé
de se consacrerà l’efficacitéprofessionnelle aprèsavoirété victime d’un burn-out2
.Notre capacitéde concentration
et notre énergie sont limitées : il nous incombe de reprendre la main sur nos journées de travail si nous voulons
être efficaces et productifs sans y laisser notre santé ou sacrifier notre vie privée ».
1. Séparer les tâches courantes des objectifs de fond
C’est le point le plus important : il faut différencier les tâches courantes des dossiers de fond et programmer le
travail sur ces derniers en priorité absolue dans le planning de la semaine.
« Nous avons tendance à intégrer les tâches courantes dans notre emploi du temps sans nous demander s’il y a un
intérêt réel à les exécuter, pointe Ronan Berthelot. On peut donc les lister dans un planning à part pour les trier
plus tard, le vendredi par exemple. »
Commencez par faire une liste des missions essentielles de votre travail, vos objectifs annuels ou ceux qui sont
inclus dans votre fiche de poste.
Et répondez à la question : « Quels sont les 20 % de votre activité qui génèrent 80 % d’impact sur vos objectifs ? »
Cette liste constituera votre feuille de route et votre priorité absolue, au menu de votre matinée de travail.
« Attention, prévient le consultant : les objectifs principaux sont peu nombreux. Si vous en listez dix, c’est qu’il y a
un problème dans votre manière d’évaluer vos priorités. »
1 Reporter à plus tard
2 Syndrome d’épuisement professionnel caractérisépar une fatigue physiqueet psychiqueintense, générée par des
sentiments d’impuissanceet de désespoir.

2. Sylvie Lecoq AD2 avril 2017 08/06/17
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2. Se ménager des pages de travail sans interruption extérieure
Les tâches essentielles demandent de la concentration, et donc du temps disponible sans perturbation.
« Quand nous sommes concentrés et que nous sommes interrompus dans notre tâche, il faut environ 20 minutes
avant de retrouver notre niveau de concentration initial, prévient Ronan Berthelot. Pour ne pas s’éparpiller, il
convient de ne pas consulter ses mails au fur et à mesure, mais de choisir une plage dédiée pour les traiter. »
Il faut aussi se garantir des créneaux sans être dérangé. Vous pouvez mettre votre téléphone sur messagerie ou
prévenir votre assistant qu’il ne vous passe aucun appel. Il faut aussi avertir vos collègues
que vous êtes « off ». Au besoin, isolez-vous dans une salle de réunion si vous travaillez en
open space3
ou négociez un jour de télétravail 4
dans la semaine si cela vous aide. Cela vous
paraît contraignant, voir asocial ? « Le gain de temps et les résultats obtenus aident à
rester ferme », assure Ronan Berthelot.
3. Organiser rigoureusement sa semaine
Les études scientifiques montrent que l’on est plus productif le matin que l’après-midi, et très peu le vendredi. Il
s’agit donc de consacrer sa matinée aux missions clés, du lundi au jeudi. L’après-midi sera consacré à des tâches
plus créatives, des rendez-vous, de la veille ou de l’anticipation de votre activité.
Et le vendredi ? C’est le jour des tâches courantes, répétitives et sans valeur ajoutée : tri, reporting et statistiques,
organisation du planning de la semaine suivante, travail sur des bases de données, de saisie, archivage…
« Il sera plus efficace de concentrer ses tâches sur une journée et de les enchaîner plutôt que de les disséminer sur
toute la semaine », assure le consultant.
4. Simplifier et élaguer
Avez-vous une idée précise de la répartition de votre temps au travail ? Astreignez-vous, pendant plusieurs jours,
à noter rigoureusement le temps passé à chaque tâche. «Quelles sont celles qui ont un impact réel sur la réussite
de l’entreprise ou la satisfaction de vos clients ? », questionne Ronan Berthelot.
En toute honnêteté : lesquelles pourriez-vous laisser tomber sans dommage collatéral ? Lesquelles pourriez-vous
déléguer et à qui ? Lesquelles, enfin, pourriez-vous faire de manière moins perfectionniste, sans y ajouter la
« dernière touche » qui, au final, ne changera rien ?
3 espace de travail où les bureaux ne sont pas séparés par des cloisons
4 activitéprofessionnelle,en tout ou en partieà distance

3. Sylvie Lecoq AD2 avril 2017 08/06/17
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5. Utiliser des outils pour vous aider
De nombreux outils peuvent vous aider pour travailler de manière plus efficace. Ronan Berthelot recommande
l’utilisation d’un logiciel type Evernotes5
qui vous permettra d’y noter vos idées en les classant directement dans le
bon dossier, afin qu’elles soient directement utilisables le moment venu, ou de logiciels de mind mapping6
qui
permettentd’avoirune vue synthétique,et non linéaire,dessujets sur lesquels on travaille.
« Savoir bien utiliser les logiciels existants permet déjà de gagner beaucoup de temps,
ajoute le consultant. Se former à leur utilisation est un investissement qui sera
vite rentable. »
Vous pensez qu’il est difficile d’appliquer ces conseils au quotidien ?
« Cela demande un changement profond dans sa manière de travailler, puisqu’il s’agit de faire de l’essentiel son
centre de gravité et d’assumer de reléguer le reste au second plan, reconnaît Ronan Berthelot. Cela implique aussi
d’oser prendre du recul par rapport aux coutumes de l’entreprise et d’apprendre à dire non pour maintenir son
cap. Mais au fil des semaines, le gain de temps et d’efficacité observé vous donnera la motivation pour poursuivre
dans cette voie. »
5 logiciel qui permet d’enregistrer des informations,sous forme de notes, images, vidéos,ou pages web
6 Il s'agitd'uneméthode créativeet logiquepour prendre des notes et consigner des idées, qui consistelittéralementà
"cartographier"votre réflexion sur un thème.