Aligner la gestion des contenus sur les processus métiers

ECM
Aligner la gestion de contenus sur les processus métiers

Chateauform, Paris, 24 novembre 2009

Atos, Atos et le poisson, Atos Origin et le poisson, Atos Consulting ainsi que le poisson seul sont des marques déposées d'Atos Origin SA.
© 2006 Atos Origin. Document exclusivement réservé à usage commercial. Tout ou partie de ce document ne peut être copié, modifié, diffusé ou annoté sans accord écrit d'Atos Origin ou du client.

ECM

Jean-Marc DJIAN, Directeur Développement et Offres ECM, Atos Origin
Stéphane BARBERET, Directeur Commercial ECM, IBM Software Group France


Agenda
» 9h00 – 9h15 Un partenariat Atos Origin et IBM
» Jean-Marc DJIAN, Directeur Développement et Offres ECM, Atos Origin
» Stéphane BARBERET, Directeur Commercial ECM, Software Group, IBM France
» 9h15 – 9h30 Tour d’horizon de l’ECM
» Hervé GIBERT, Associé, Atos Consulting

» 9h30 – 10h00 Dématérialisation et Green IT
» Sophie CHAMBON, Head of Sustainability France, Atos Origin

» 10h00 – 10h30 MMA, programme GED MMA – « EDEN » - Ensemble de Documents
Electroniques Normalisés
» Henri DOUCET, Responsable du Département Etudes Préalables et Organisation, MMA

PAUSE
» 10h45 -11h15 Business Innovation Center ECM
» Mountaha N’DIAYE, Responsable Commercial ECM France, Atos Origin
» Bertrand PINCHON, ECM Tech Sales Team Leader, Division ECM, Software Group, IBM France

» 11h15 -11h45 Retours d’expérience projets d’archivage, domaines Santé & Industrie
» Charlotte FABRE, Consultante ECM, Atos Origin
» Jérôme MONTFORT, Consultant ECM, Atos Origin
» 12h00 – 14h00 Cocktail Déjeunatoire

3 Gestion des contenus, Chateauform, 24/11/09

Atos Origin, un acteur international

L’un des principaux acteurs
internationaux des services » CA de plus de 5,5 milliards
d’euros
informatiques, fournisseur de
services et solutions, de conseil, » 50 000 personnes
intégration de systèmes et » 40 pays
infogérance, qui améliore
l’efficacité de ses clients.


Nous avons une proposition de valeur claire
pour L'Enterprise Content Management
Solutions pour la Gestion des Contenus en Entreprise Notre approche de
l'ECM
» 80% des données d'un SI sont non structurées. Tous les
18 mois, leur volume double
» Accroissement des exigences règlementaires
» Demande booming pour le stockage et l'archivage
» Capacité d'Atos Origin à délivrer en France des solutions
et programmes ECM de bout en bout, depuis la stratégie
jusqu'à l'architecture et l'hébergement
» Forte politique d'alliance avec les acteurs clés du secteur
» Un intérêt grandissant pour un business model alternatif
à délivrer des solutions (par exemple SaaS)

Proposition de Valeur
Les Solutions Atos Origin adressent
globalement les programmes ECM des
entreprises et les délivrent en mode
industriel

Notre approche de l'ECM
Par les demandes métiers et les initiatives de gestion
de contenus
Coûts

Support
Productivité Clients
du Back-
Office Support
Cycle de vie
du Produit

Conformité Collaboration
Respect des Entreprise
règlements
Productivité des
collaborateurs
et Gestion des
Connaissances
Promotion Agilité
Marketing face aux
Publicité changements
du marché

Communication


Technological macro-trends

source:
Atos Origin Group
Innovation &
Business Strategy
Look-out 2009+


Tour d’horizon ECM

Hervé GIBERT, Partner, Practice ECM, Atos Consulting

Atos, Atos and fish symbol, Atos Origin and fish symbol, Atos Consulting, and the fish itself are registered trademarks of Atos Origin SA. November 2008
© 2008 Atos Origin. Confidential information owned by Atos Origin, to be used by the recipient only. This document or any part of it, may not be reproduced, copied,
circulated and/or distributed nor quoted without prior written approval from Atos Origin.

4 tendances structurantes pour 2010-2012

Processus
As a service
Web 2.0

Green IT

9

WEB2.0 / ECM : Demain le sens

« Le Web 2.0 est un ensemble de tendances économiques, sociales et technologiques
à l'origine d'un Internet plus mature caractérisé par la participation des utilisateurs,
l'ouverture et des pratiques en réseau. » Tom O’Reilly
Processus
Web 2. As a service

Green IT Ø User generated content
Ø Diversification des média
Ø Communautés virtuelles et collaboratif

Ø Multiplication des acteurs « producteurs » de contenus
Ø Des contenus de plus en plus nombreux et riches

Ø Architectures et réseau renforcés
Ø Interfaces adaptées
Ø Ergonomie « comme à la maison »
Ø Puissance de recherche classification catégorisation
Ø Metadata ++++++
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WEB2.0 / ECM : Demain le sens

« Le Web 2.0 est un ensemble de tendances économiques, sociales et technologiques
à l'origine d'un Internet plus mature caractérisé par la participation des utilisateurs,
l'ouverture et des pratiques en réseau. » Tom O’Reilly
Processus
Web 2. As a service

Green IT Ø User generated content
Ø Diversification des média
Ø Communautés virtuelles et collaboratif

Ø Multiplication des acteurs « producteurs » de contenus
Ø Des contenus de plus en plus nombreux et riches
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Ø Interfaces adaptées
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et Ø Ergonomie « comme à la maison »
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Ø Puissance de recherche classification catégorisation
Ø Metadata ++++++
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ECM / Green IT: la dématérialisation levier du
developpement durable : une utopie en devenir

Processus
Web 2. As a service « Utopie: Représentation d’ne réalité idéale, sans
Green IT défaut mais difficilement atteignable » Wikipedia

Une réalité idéale

Ø L’espoir de diminuer l’empreinte écologique du L’espoir d’un nouveau modèle de société
d’ modè socié
papier:
Ø Gains en déplacement ( émission CO2)
Ø 80% des forêts primaires ont disparu,
Ø Densification du lien sociétal
Ø 42% du bois exploité sert à fabriquer du (communautés, collaboratif,..)
papier.
Ø Nouvel écosystème d’entreprise
Ø impressions bureautiques : 850 MT CO2 en (employés, clients, agents, partenaires,
2020 commerciaux, auditeurs
Ø second rang des plus gros
consommateurs d’eau douce en Europe
…encore lointaine

Ø Quid du transfert de l’empreinte des documents physiques aux documents numériques:
numérisation stockage et conservation?
Ø Quid de l’effet de rebond, c’est-à-dire des impression décentralisées
Ø Quid des traces informatiques?
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ECM / Green IT: la dématérialisation levier du
developpement durable : une utopie en devenir

Processus
Web 2. As a service « Utopie: Représentation d’ne réalité idéale, sans
e défaut mais difficilement atteignable » Wikipedia
Green IT
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Ø Nouvel écosystème d’entreprise
Ø impressions bureautiques : 850 MT CO2 en (employés, clients, agents, partenaires,
2020 commerciaux, auditeurs
Ø second rang des plus gros
consommateurs d’eau douce en Europe
…encore lointaine

Ø Quid du transfert de l’empreinte des documents physiques aux documents numériques:
numérisation stockage et conservation?
Ø Quid de l’effet de rebond, c’est-à-dire des impression décentralisées
Ø Quid des traces informatiques?
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SAAS / As a service

Processus « Ressources informatiques distribuées sur
Web 2. As a service internet et proposées sous la forme de services
Green IT à de multiples utilisateurs » Luc Bretones.

Déjà observé:
observé Les questions à se poser
Ø 5% du marché des SI en croissance à Ø Pérennité des fournisseurs,
30%
Ø Capacité à maintenir les tarifs à terme,
Ø Une capacité ECM « au bout du web » ou à son caractère externalisé,
Ø TCO réduit Ø Confidentialité des données et
Ø Dosage de la demande documents,

Ø Risque réduit Ø Disponibilité,

Ø Centrage de l’investissement et du coût Ø Intégration avec le SI interne.
de fonctionnement sur cœur de métier » Changement de paradigme pour les
Ø Personnalisation sur les process éditeurs, transition de modèle
métiers économique « éditeur »

Ø => 1/ 3 des acteurs de la GED » Repositionnement des directions
s’engagent, mais « pure players » informatiques assembleurs de services
encore rares internes et externes

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SAAS / As a service

Processus « Ressources informatiques distribuées sur
Web 2. As a service internet et proposées sous la forme de services
Green IT à de multiples utilisateurs » Luc Bretones.

Déjà observé:
observé Les questions à se poser
Ø 5% du marché des SI en croissance à Ø Pérennité des fournisseurs,
30%
Ø Capacité à maintenir les tarifs à terme,
Ø Une capacité ECM « au bout du web » ou à son caractère externalisé,
Ø TCO réduit Ø Confidentialité des données et
Ø Dosage de la demande documents,
le Ø Disponibilité,
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encore rares internes et externes

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Processus / ECM

Processus
Web 2. As a service
Green IT

Dans le schéma actuel d’application ECM résidentes
Ø Améliorer l’insertion des contenus et leur exploitation dans le process métiers
Ø Gérer l’explosion des contenus documents, image, mail et aussi wiki, billet blog,
instant message, Twit, avatars(?), qui suit la vaque collaboratif et réseaux
sociaux.
Ø Fournir indifféremment au processus métier des contenus structurés et non
structurés ((EIM)
Ø Effacer la complexité d’usage de la gestion des contenus et optimiser la recherche
Ø Plus les volumes et la sophistication de contenus augmenteront, plus
l’indexation et la classification seront des opérations couteuse
Ø -- Linguistique automatique, ontologies, thésaurus .

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Processus / ECM

Processus
Web 2. As a service
Green IT

Dans le schéma actuel d’application ECM résidentes
Ø Améliorer l’insertion des contenus et leur exploitation dans le process métiers
Ø Gérer l’explosion des contenus documents, image, mail et aussi wiki, billet blog,
instant message, Twit, avatars(?), qui suit la vaque collaboratif et réseaux
sociaux.
Ø Fournir indifféremment au processus métier des contenus structurés et non
structurés ((EIM)
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Ø Effacer em complexité d’usage de la gestion des contenus et optimiser la recherche
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Dématérialisation et Green IT

Sophie CHAMBON, Head of Sustainability France, Atos Origin



» Réchauffement climatique: les TIC
sous les projecteurs
En France, la consommation électrique annuelle des TIC
représenterait 13,5% (58,5 twh) de la consommation électrique
nationale. Elle augmenterait de 10% par an depuis 10 ans…
Source: rapport TIC et développement durable, 2009

Mais les TIC représenteraient aussi un potentiel d’économie de
7800 millions de tonnes de CO2 à horizon 2020, soit près de 30%
des émissions totales de CO2.
Source: Smart 2020, Gesi


» Dématerialisation: Green washing ou
green IT ?
En France, la dématérialisation permettrait de réduire l’empreinte
environnementale de 20,7 millions de tonnes de CO2 (460 Mt CO2
dans le monde)

Pour mémoire, un français émet en moyenne 8,8 tonnes
équivalent CO2/an. Il faudrait qu’il émette 1,8 tonnes au maximum
pour réduire l’accroissement de l’effet de serre.


» Dématérialisation, un levier de
développement durable ?

Sociétal Dématérialisation Environnement

Economique


» Dématerialisation et Green IT: freins
et leviers, les points à considérer.

Source: Markess International, 2008

» Passer d’un projet de
dématérialisation à un projet
Green IT
ROI et indicateurs de performance: intégrer le Développement
Durable à tous les stades du projet


Le livre Vert
« Dématérialisation,
levier de développement
Durable » est disponible
sur le site
http://www.syntec-
informatique.fr


Programme GED MMA – « EDEN »
Evénement IBM-Atos Origin - 24 novembre 2009
ECM et impact sur les processus métiers

DCSI – Henri DOUCET

Programme GED MMA – présentation Evénement IBM / Atos Origin - ECM et impact sur les processus métiers– 24 novembre 2009 25

Sommaire

Contexte MMA

Enjeux

Attentes des métiers

Résultats

Annexe - illustration


Programme GED MMA – Contexte général MMA

Un assureur généraliste [CA 2008 : 5,7 Mds € - 3ème compagnie à
réseau d’agents]
3 210 000 clients - 7 100 000 contrats – Forte notoriété

IARD / Epargne

Grand public / Entreprise

Modèle Agent général et distributions spécifiques en complément sur
l’épargne et l’entreprise

Des filiales spécialisées et des partenariats, notamment au sein du groupe
Covéa (GMF-MAAF-MMA)
Flottes – Covéa Fleet

Protection Juridique (PJ) – DAS

Assurances collectives – Quatrem


Programme GED MMA – Contexte général MMA

Une organisation multisite
2000 points de vente d’Agences

Sites régionaux, principalement en support du réseau

Centres d’appels sinistres, BO et plateformes diverses sur plusieurs sites
principaux
Le Mans, Chartres, Strasbourg, Paris, Lyon, Nantes

Un SI complexe issu de plusieurs générations d’applicatifs
Des portails fédérateurs : « P9 » Agence, portail sinistre

Des postes de travail spécifiques adaptés aux différents métiers


Programme GED MMA – Enjeux : « pourquoi un socle GED »

Une orientation de mutualisation de la GED pour l’ensemble des
métiers
Pour assurer la cohérence du SI sur les fonctions nouvelles transverses aux
process de nos métiers

Parce que l’option de mutualiser de briques techniques uniquement aurait été
insuffisante
Infrastructures choisies avec MAAF dès 2004 : ECM IBM Filenet + un outil de
Démat + un outil de Cold

La volonté de piloter la gestion des documents par les logiques métier
En assurant un fonctionnement commun, tant en agence qu’à la société, de la
gestion des documents et des logiques de classement, pour ne pas « ré-
inventer » les habilitations et isolations de données


Programme GED MMA – Enjeux : « pourquoi un socle GED »

Des opportunités fortes identifiées en 2005 :
Le besoin de fédérer des pratiques documentaires Agences, lors de la fusion
Azur – MMA
Les échanges et partages d’activités Agence – BO et Centres d’appels sont favorisés

Une volonté de dématérialiser tirée par le métier Sinistres : enjeu de
productivité et de flexibilité
Le besoin de dimensionner et de repositionner l’activité Logistique en « usine de
dématérialisation » est alors identifié

Des besoins d’avancées commerciales pour l’activité Protection Juridique

Une perspective à moyen terme de partage de documents avec le client

La contribution à des économies de suppression du papier : doubles et éditions
diverses Agence


Programme GED MMA – Les attentes des métiers MMA

Une trajectoire d’ensemble sous forme de projets pilotes (sur un
périmètre de souscription ou de portefeuille ou de sinistres + un
Un processus générique de dématérialisation Courrier
sous-ensemble de processus), puis de déploiements progressifs
centralisée avec diverses « filières » comportant des
recherches de références (n° sinistre…) et des contrôles / aides
à l’orientation à partir des bases des SI métier

L’alimentation de workflows des métiers (dont un socle
transverse à plusieurs métiers en cours de construction)

Des fonctions génériques d’injection à partir des chaînes
éditiques (restant à fédérer au sein d’un socle Editique)


Programme GED MMA – Les attentes des métiers MMA

Des possibilités de paramétrage de plans de classement adaptés à chaque
métier, autour des principaux « dossiers » (client-personne ; contrats ;
sinistres ; agence, etc.)

Des fonctionnalités génériques disponibles sous forme d’IHM (constituant
en quelque sorte un portail GED « appelé » par divers portails métier) :
Consultation / fonction de « classeur GED » (agrégats de dossiers et documents
selon les besoins)

Insertion libre de documents (selon habilitations ; selon les plans de classement
autorisés pour un contexte)

Insertion pilotée de certains documents (essentiellement pour les fonctions de
contrôle de souscription)

Validation des documents d’un pli issu de la dématérialisation (et à terme de
serveurs fax et mails)


Programme GED MMA - Résultats

Un coût globalement réparti pour moitié entre le socle et les
intégrations au sein des différents ensembles applicatifs des métiers
Une orientation de départ comportant un périmètre complexe : lotissements
nécessaires, assemblages et mises au point délicates, impacts sur le planning
initial
Appel d’offres au 1er semestre 2006 pour réalisation du socle GED ; sélection
d’un consortium Atos Origin – SWORD
Pilote de consultation de relevés d’épargne mi-2007
Pilote Agences fin 2007 – déploiement mi-2008
Pilote centre d’appels sinistres, connexe à un projet de nouveau portail, début
2008 – déploiement mi - 2009

Gains d’efficacité réels en BO, après une période de stabilisation
Déploiements complets à fin 2009 sur l’activité Sinistres IRD, DAS PJ et
bientôt Sinistres Corporel Auto
Effet de levier sur les évolutions ultérieures en matière de dématérialisation
et de mutualisation
Organisation industrielle de la plateforme de Dématérialilsation courrier : une
aventure qui se poursuit…


Programme GED MMA - Résultats

Très bonne réception réseau Agents moyennant un accompagnement
fort, l’apport d’une vue globale du dossier électronique client, et des
« plus » concernant l’administratif agence
Déploiement complet à mi-2009 sur les produits IARD grand public, des
fonctions de consultation épargne, la gestion des documents clients reçus / émis
par l’Agence, et la consultation des documents de la comptabilité de mandat

Le partage de documents Agence – Compagnie est une réalité, tant pour les
process nécessitant contrôle que pour les fonctionnements davantage
« collaboratifs »

Le partage avec le client au travers du site mma.fr se met en place
progressivement (ex. décomptes santé)


Programme GED MMA – Annexe / Illustration : un poste GED


PAUSE


BUSINESS INNOVATION CENTER

Mountaha N’DIAYE – ECM Sales manager, Atos Origin
Bertrand PINCHON - ECM Tech-Sales Team Leader, IBM


Le Business Innovation Center ECM

» Sophia : Centre d’Excellence ECM depuis 2004

» Le BIC - Business Innovation Centre - inauguré en 2008

» Un outil de construction
» Show room
» Think tank et brain storming

» Un outil de présentation & Accueil personnalisé
» Espace configurable en réunion ou salon
» Equipements multimédia
» Ecrans panoramiques 180 °
» Lounge & Bar
» Salle de conférence


Catalogue de Services


Prenez le contrôle de votre information avec Agile ECM
Connaitre, gérer and utiliser ses contenus d'entreprise

Connaitre Gérer Utiliser

• Organiser, gérer et
• Découvrir, Analyser, utiliser • Optimiser
évaluer, et décider • Activer, Processer and • Analyser, décider et
• Collecter ou Collaborer prédire
Décommissioner • Archiver
• Confiance et respect des
normes et régulations


L’offre IBM ECM s’attache à offrir
la plus grande couverture possible

● Prise en compte de toutes les
formes de contenus
● Optimisation des processus
métiers associés
● Mise en oeuvre de la Conformité
● Collecte et recherche
d’informations et de contenus
non contrôlés

IBM ECM : une infrastructure intégrée
de
Gestion de l’Information


IBM Cognos Content Analytics
Une nouvelle dimension pour les outils d'analyse

• IBM Cognos Content Analytics fournit
une nouvelle et meilleure
compréhension de votre activité grâce
à l'analyse des contenus non
structurés
• Détection des tendances et modèles
puis mise en lumière des anomalies
• Modèle d'extraction et de
visualisation d'entités
• Combine l'accès aux contenus,
l'extraction de contextes et d'entités,
leur analyse et leur catégorisation,
avec des fonctions de mining et de
reporting


Catalogue de services


Solutions verticales

Financial
Insurance Manufacturing

Government Cross-Industry

44 Gestion des contenus, Chateauform, 24/11/09 44

Catalogues de services


WEBCONF EN DIRECT AVEC
SOPHIA


Le Business Innovation Center
est à votre disposition :


Impacts des processus métier sur les projets d’archivage
Retours d’expérience dans la Santé et l’Industrie

Charlotte FABRE – Consultante ECM, Atos Origin
Jérôme MONTFORT – Consultant ECM, Atos Origin


Principes fonctionnels d’un SAE
Le système d’archivage électronique (SAE) doit répondre et mettre
en œuvre les exigences fonctionnelles des « métiers »
Données structurées
Données non structurées

Documents
Documents produits
bureautiques
Emails par les applications Bases de Données
(vs stockage papier)
[Factures, Relevés,..] (DB, ERP)
Contraintes
Réglementaires Connecteurs Connecteurs Connecteurs Connecteurs
/ Formats / Formats / Formats / Formats
Normes

Politique
d’archivage

Tableaux de Fonctionnalités du Système d’Archivage Electronique :
gestion Versement, Gestion des métadonnées, Gestion des durées de
conservation, Administration, Consultation, Stockage, gestion des
destruction, Horodatage, Authentification

Archivage : Interne et/ou externe (Tiers de confiance)


Secteur de la Santé : dossier patient, ICTD,
dossier administratif…

Personnel Autorités de santé
Patient Experts, personnels médicaux
administratif Auditeurs

Contraintes
Réglementaires

Normes
SAE
Politique
d’archivage
Pérennité, intégrité,
authenticité, traçabilité
Tableaux de
gestion


Secteur de l’industrie : dossier sécurité,
dossier de brevets, données de test…

Direction générale Service qualité Ingénieurs Auditeurs, juge…

Contraintes
Réglementaires

Normes
SAE
Politique
d’archivage
Pérennité, intégrité,
authenticité, traçabilité
Tableaux de
gestion


Notre accompagnement

Politique
Organisation

Architecture


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