Enterprise Ressource Planning (ERP) et gestion électronique des documents (GED): le duo gagnant pour une digitalisation réussie des processus logistiques et comptables

1. ERP et GED : le duo gagnant
Olivier Rajzman, directeur commercial France & Benelux
Frédéric Chaminade, directeur régional, Sud Ouest
26 Janvier 2021

2. • Présentation DocuWare
• Les cas d‘usages
• Les outils d‘intégration disponibles
• Les évolutions attendues : IpaaS
GED et ERP : le duo gagnant !

3. Le succès de DocuWare
18 000
Clients*
* 700 en France
70
Pays
500 000
Utilisateurs
600
Partenaires
32 ans
de savoir faire
320
salariés
54 M€
de CA
(2019)

4. 1 archive documentaire centrale pour tous les types de documents
4
Papier E-mail Fichier ERP / PGI
Le concept d’armoire numérique (GED)

5. Les documents papier sont
numérisés à partir d’un scanner
individuel ou d’un multifonctions
(entrants).
Les documents issus de
l’ERP ou des autres
applications de l’entreprise
sont indexés et archivés
automatiquement (sortants).
Les documents électroniques
produits dans l’Entreprise sont
archivés par les utilisateurs
à partir de leurs applications
(MS Office - Word, Excel, …)
Les Emails et les pièces
jointes sont classés
automatiquement ou
manuellement à partir de la
messagerie (entrants et
sortants).
La capture de documents
Scan mobile
(paperscan)
Formulaire Web
(entrant)

6. Workflow graphique
Gestion des absences, des suppléants,
routage automatique, escalades,
relances, tâches parallèles, gestion des
conditions…
Forte intégration avec les ERP : Web
services, connexion directe aux bases
de données de l’ERP, requête SQL pour
appeler une information nécessaire au
sein du Workflow……

7. DocuWare pour tous vos processus
7
Sécurité. Accessibilité. Mobilité. Conformité.
Dans le cloud ou sur site.
Traitement des factures
Suivi des litiges
Gestion des contrats
Et plus encore...
Comptabilité
Bons de livraison
Gestion des documents pour
les expéditions
Gestion des documents pour
les douanes
Et bien plus...
Suivi des offres
Renouvellement de contrats
Gestion des demandes
clients
Et bien plus...
Commerce
Recrutement
Gestion de l’arrivée et
du départ des employés
Évaluation des performances
Et bien plus...
RH
Publication et vérification de
la documentation
Gestion de la qualité
Et plus encore...
R&D Service logistique
Gestion des contrats
Conformité
Et bien plus...
Service juridique
Demandes d’achat
Bon de commande, BL
Gestion des contrats
Planification et budgétisation
Et bien plus...
Achats
Stratégie
Budget
Préparation aux audits
Et bien plus...
Direction

8. La GED, complément fonctionnel de l’ERP au sein
des processus « métiers »

9. GED, complément fonctionnel de l’ERP - Achats
1. Efficacité : numérisation
 Gestion des documents de la chaîne Achats
 Traitement du BAP de la facture fournisseur
 La gestion des contrats Fournisseurs
 La gestion des frais généraux – Notes de frais
 Gestion des litiges
 Dossier contentieux
 Mise à disposition des BL/BR par le service logistique à l’intention de l’ADV ou du
service Achats
 On boarding Fournisseur

10. Le processus Achats
Réception
Marchandise
Facture
Fournisseur
Bon de
commande
Règlement
Document sortant de la Gestion / Email au
fournisseur : stocké dans l’armoire ACHATS
Document entrant : BL Fournisseur stocké dans
l’armoire ACHATS
Document entrant : Facture reconnue et stockée
dans l’armoire
Document sortant : envoyé par email et stocké
dans l’armoire ACHATS

11. GED, complément fonctionnel de l’ERP – Ventes
1. Efficacité : numérisation
Gestion de la chaîne des documents Ventes
Envoi numérique des factures clients – Chorus, Facture X,
conservation et partage du document
La gestion des contrats Clients avec signature électronique
Gestion des litiges / réclamations clients
Contentieux clients : dossier de recouvrement
On Boarding Client

12. Demande
entrante
Formulaire web : stockage dans l’armoire VENTE
et gestion de actions
Offre - Devis Document sortant (Fichier ou du BAC) : stockage
dans l’armoire VENTE et envoyé par email
Commande
Acceptée
Document entrant (email ou BAC) : stockage dans
l’armoire VENTE et confirmation de commande
par email
BL C.
Emmargé
Document entrant (BAC): stockage dans l’armoire
VENTE
Facture Document sortant (Fichier ou du BAC): envoyé par
email et stocké dans l’armoire VENTE
Le processus Ventes / Relation Clients

13. GED, Processus transverses
1. Efficacité : numérisation
Suivi des courriers
Gestion de la qualité – non-conformité, procédures internes
Audit interne ou externe (contrôle fiscal, Urssaf, Groupe)
Respect des règles RGPD sur les documents
Gérer la confidentialité sur certains documents
…

14. Les solutions d’intégration proposées par DW

15. Quels sont les liens entre Docuware et les ERP ?
1. Efficacité : numérisation
Accéder
contextuellement aux
documents depuis
votre ERP
L’intégration
comptable
Partager le même
référentiel
Echanger des
données et des
documents

16. Des outils simples et paramétrables
DocuWare
URL Creator
Imprimante
Virtuelle
Smart Connect
Liaison Base
de Données
Externes

17. L‘imprimante virtuelle

18. Smart connect
1. Efficacité : numérisation

19. Liaison avec des bases de données externes
• Configurable dans une tâche du workflow avec une requête SQL
(type “SELECT”).
• Local Data connector (Cloud) pour accéder à des SGBD
externes
• Autoindex pour mettre à jour une base de données externes

20. Liaison avec une SGBD : via des requêtes SQL

21. URL Creator pour vos ERP, CRM, Portail, SI RH…
• Multiples choix d’interfaces
• Avec ou sans authentification
• Intégrable en mode web

22. DocuWare live

23. Des outils d‘intégration avancés
DocuWare
Outil
DocuWare
Export
Webservice
API REST
SDK .NET
Modules
spécifiques

24. DocuWare Export
• Export des écritures comptables dans un format de fichier personnalisé
• Création d’un nouveau fournisseur dans le logiciel de comptabilité
• Export des lignes articles d’une commande client avec un workflow de vérification vers l’ERP client
• Génération des absences/heures vers la gestion de la paie

25. Connecteurs pour les ERP – Connect to Sage
 Les contextes mono ou multi sociétés.
 3 montants/comptes HT associés à une analytique
Chacun.
 Une ventilation des montants HT en mode tableau
contenant, le montant, le compte de charge, une
ventilation analytique, la quantité et le libellé
d’écriture associé à chaque ligne.
 3 montants/comptes de TVA
 Types de documents facture / avoir
 Gestion TVA intra communautaire ou auto
liquidation
 Gestion des retenus de garantie
 Contrôle de cohérence de la pièce
 Valeurs par défaut automatiquement reprises

26. Module externe de comptabilisation analytique multi-axes
 Interface dédiée avec un bloc : En-tête,
comptable et analytique.
 Mémorisation de la dernière ventilation
analytique/sélection de clés analytiques.
 Montants/comptes HT associées à 5
analytiques chacun.
 Si rapprochement Commande/BR, pour
chaque ligne le compte générale est affecté
automatiquement.
 Synchronisation des statuts des paiements.
 En production avec Sage ligne100, Sage
ligne 1000, CEGID, …

27. Web services
 Plateform Service est la passerelle
centrale et l’API qui vous permet
d’accéder à DocuWare et de
l’intégrer par programmation
 Indépendant, Rapide, réutilisable et
sécurisé
 Exemples : integration d’une liste
de tâches, modification du statut
d’un document et utilisation de votre
proper service de validation.

28. DocuWare live

29. Les évolutions : Platforme IpaaS
Avec l’essor du Cloud, l’intégration est devenue essentielle au
sein des entreprises. Les anciennes applications et données sur
site doivent être intégrées avec les nouvelles solutions Cloud.
Dans ce contexte, les iPaaS ou plateformes d’intégration en
tant que service sont de plus en plus utilisées.

30. Merci.
docuware.com