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19 & 20 septembre 2023 - Paris, Niort
PARTICIPATORY BUDGETING
dans un comité
de direction métier
MACIF
Tony GILBERT
Jérôme VAUCELLE
PLATINUM SPONSOR
GOLD SPONSOR
SILVER SPONSOR
PARTENAIRE
3
Participatory budgeting dans un comité de direction métier
SOMMAIRE
Nos problématiques / besoins
de départ
Ce que nous avons fait
Le résultat obtenu
La séance de Participatory
Budgeting : Ce qu’on en retient,
retire …
1 an plus tard, premier bilan
5
01 -
02 -
03 -
04 -
05 -
Agile en Seine 2023
Tony
6
Préambule
Agile en Seine 2023
7
Qui sommes-nous ?
Jérôme VAUCELLE
Responsable pilotage projets
et PMO
MACIF
Direction Finance Epargne
Tony GILBERT
Consultant interne
Conseil et appui à la direction
MACIF
Direction Stratégie et Performance
Tony
Agile en Seine 2023
Nos problématiques /
besoins de départ
8
01
Agile en Seine 2023
➔ Un nombre de projets
trop conséquent par
rapport au budget
alloué.
Des choix, des renoncements,
pour l’année à venir.
9
Nos problématiques / besoins
Ce qu’on a cherché à résoudre
➔ Un besoin
d’alignement clair et
une adhésion aux
choix
d’investissement au
plus haut niveau.
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quelque chose, plutôt qu’une
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chacun, impose quelque chose.
➔ Avoir des budgets
plus réalistes et plus
réalisables
Prise en compte de la capacité à
faire ;
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risque de surcharge des équipes IT
/ Métiers,
une meilleure prédictibilité des
plans ;
9
01
Jérôme
Agile en Seine 2023
02
Ce que nous avons
fait
10
Agile en Seine 2023
11
Pour répondre à nos besoins
Issu du Lean Portfolio Management
Un Participatory Budgeting,
un QUOI ?
0
2
Tony
Agile en Seine 2023
● En “politique”, au
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campagne
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Un Budget Participatif : c’est nouveau ? pas vraiment
0
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● Au niveau du
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Le Participatory
Budgeting
12
Tony
Agile en Seine 2023
Pour notre contexte : la préparation (mai-juin 2022) du plan projet 2023
0
2
● Ateliers métier pour la préparation du plan projet 2023
● Pendant 2 mois, des ateliers de 2h par semaine pour se synchroniser, se préparer.
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13
Jérôme
Agile en Seine 2023
● Définir un Budget global 2023 IT/MOA/Stratégique
● Lister les sujets à adresser : 41 lignes projets
■ -9 Projets Stratégiques
■ -6 Projets Réglementaires/Conformité
■ -17 Projets d’amélioration continue (+Techniques/Innovation)
■ -7 Enveloppes
● Estimer les coûts prévisionnels de chaque sujet
● Répartir le budget 2023 pour travailler sur les sujets “phares”
■ -Investissements (59% du Budget) : Instruction des sujets stratégiques
■ -Réserve amélioration continue (20% du Budget)
■ -Sanctuarisation des enveloppes (21% du Budget): Instruction d’enveloppes MCO
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sujets récurrents
● Rappeler les adhérences et pré-requis
■ -Adhérences avec le programme de refonte de SI structurant
■ -Jalons releases 2023
■ -Capacité à faire métier
14
En pratique : le contexte Business
0
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Jérôme
Agile en Seine 2023
Pour notre contexte : la jour J (22 juin 2022)
0
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et concrètement :
● Présentation d’un pitch de quelques minutes par
sujets, on dispose la fiche projet plastifiée sur la table
(Un temps moyen à passer par sujet)
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affecte un degré d’investissement par sujet.
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■ Entre 30 et 100K€
■ Entre 100 et 300K€
■ Plus de 300K€
● Mise à jour visible et en direct du fichier, du sujet pour
savoir si le projet est financé :
■ Insuffisamment
■ Au minimum
■ Au complet
Sur-financé
15
AGENDA
10 min : Introduction / Objectifs de la séance
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Tony
Agile en Seine 2023
16
Investissements souhaités : avant
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Tony
Agile en Seine 2023
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Le résultat obtenu
03
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Avant Après
Budget
Individuel
Investissements
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Jérôme
Agile en Seine 2023
Quelques photos
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pitchs de
présentation
des sujets
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Investissements
retenus
19
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3
Jérôme
Agile en Seine 2023
20
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0
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-En vert foncé, les sujets avec un financement complet
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va donc travailler en mode "MVP"
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Jérôme
Agile en Seine 2023
Mise en avant des écarts de
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total de tout le codir
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réunions qu'on a sur les
plans 21
VERBATIMS
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Tony
Agile en Seine 2023
R.O.T.I
1) Inutile : j’ai perdu mon temps en venant
2) Utile : la rencontre était utile mais j’ai quand même perdu un peu de temps en étant
présent.
3) Juste moyenne : je n’ai pas perdu mon temps mais je n’ai pas trouvé un véritable
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6 notes de 5/5
2 notes de 4/5
22
0
3
Tony
Agile en Seine 2023
23
La séance de
Participatory Budgeting :
Ce qu’on en retient
04
Agile en Seine 2023
24
Ce qu’on en retient
Atelier efficace et utile, avec, au préalable, beaucoup de préparation :
- Nécessité d’élaborer des fiches projet complètes, claires.. Beaucoup
de parties prenantes à impliquer pour avoir les éléments au plus
juste.
- Importance du pitch de chaque projet (Transversalité de la
connaissance)
- Élaboration de l’acculturation, sensibilisation des participants pour
s’assurer qu’ils viennent, (intérêt de la séance, objectifs, …) On n’en fait
jamais assez
- Mise en place de la logistique (salle, billets physiques, fiches projets
plastifiées, une répétition), le temps étant suffisamment contraint
04
Tony
Agile en Seine 2023
25
Ce qu’on en retient / retire
L’exercice est vertueux :
- Aucun projet finançable par une seule personne : ce qui conduisait forcément
à la discussion d’alignement
- Des projets parfois intégralement financés par des acteurs non parties
prenantes
- Affirmation d’un collectif partageant l’importance relative des sujets, pas
juste par rapport au “business” de chacun
- Mise en lumière des quelques écarts de perception stratégique
- Une notion budgétaire prétexte à une discussion d'alignement
- Des billets physiques rendant la démarche plus concrète, tangible
04
Tony
Agile en Seine 2023
26
Ce qu’on en retient / retire
Les axes d’amélioration / remarques / interrogations :
- La bienveillance affichée des acteurs a influé sur le résultat positif.
Comment celà se passerait dans un contexte moins favorable ?
- Anticiper et fiabiliser la fourchette budgétaire
- S’assurer que le résultat ne soit pas challengé / remis en cause ensuite !
- Le nom de la réunion “Participatory Budgeting”, de plus, en Anglais, n’était
pas clairement pas vendeur
04
Tony
Agile en Seine 2023
27
Un an plus tard…
Le Bilan
05
Agile en Seine 2023
28
Les réussites…
● Un plan projet 2023 validé et partagé
🡺 Une feuille de route claire
● 95% des sujets engagés (25% en étude et 30% en réalisation, 40% livrés au moins
partiellement)
🡺 Forte mobilisation collective
● Mise en place des enveloppes métiers grâce à cette feuille de route
🡺 Optimisation du délai de réalisation pour les besoins à “faible développement”
mais à forte valeur ajoutée
● Budget maîtrisé
🡺 Maîtrise des axes Métiers / IT / Stratégique
05
Jérôme
Agile en Seine 2023
29
…les axes d’amélioration
● Forte concentration des sujets à étudier post validation du comité de direction
métier
🡺 Nécessiter d’étaler et prioriser les études
● Macro chiffrage peu partagé avec les parties prenantes
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🡺 Mettre en place une révision trimestrielle pour le prochain Plan projet
05
Jérôme
Agile en Seine 2023
30
On prend les mêmes…
05
Jérôme
Agile en Seine 2023
● Plan Projet 2024 Budget participatif
🡺 Budget participatif prévu le 20/09/2023
● Macro-chiffrage de sujets
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🡺 Prise en compte des contraintes de l’entreprise en 2024 (changement de SI)
Tony GILBERT
Jérôme VAUCELLE
31
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MACIF
N’hésitez pas
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Agile en seine 2023

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Participatory budgeting dans un comité de direction métier

  • 1. 19 & 20 septembre 2023 - Paris, Niort PARTICIPATORY BUDGETING dans un comité de direction métier MACIF Tony GILBERT Jérôme VAUCELLE
  • 3. 3
  • 5. SOMMAIRE Nos problématiques / besoins de départ Ce que nous avons fait Le résultat obtenu La séance de Participatory Budgeting : Ce qu’on en retient, retire … 1 an plus tard, premier bilan 5 01 - 02 - 03 - 04 - 05 - Agile en Seine 2023 Tony
  • 7. 7 Qui sommes-nous ? Jérôme VAUCELLE Responsable pilotage projets et PMO MACIF Direction Finance Epargne Tony GILBERT Consultant interne Conseil et appui à la direction MACIF Direction Stratégie et Performance Tony Agile en Seine 2023
  • 8. Nos problématiques / besoins de départ 8 01 Agile en Seine 2023
  • 9. ➔ Un nombre de projets trop conséquent par rapport au budget alloué. Des choix, des renoncements, pour l’année à venir. 9 Nos problématiques / besoins Ce qu’on a cherché à résoudre ➔ Un besoin d’alignement clair et une adhésion aux choix d’investissement au plus haut niveau. Former un collectif qui propose quelque chose, plutôt qu’une collection d’individus qui, chacun, impose quelque chose. ➔ Avoir des budgets plus réalistes et plus réalisables Prise en compte de la capacité à faire ; Tendre vers une réduction du risque de surcharge des équipes IT / Métiers, une meilleure prédictibilité des plans ; 9 01 Jérôme Agile en Seine 2023
  • 10. 02 Ce que nous avons fait 10 Agile en Seine 2023
  • 11. 11 Pour répondre à nos besoins Issu du Lean Portfolio Management Un Participatory Budgeting, un QUOI ? 0 2 Tony Agile en Seine 2023
  • 12. ● En “politique”, au niveau des régions, des collectivités et même dans des programmes de campagne électorale. Un Budget Participatif : c’est nouveau ? pas vraiment 0 2 ● Dans les créations de concepts / produits / services : issu de la méthode “Buy a feature” ● Au niveau du portefeuille entreprise, pour prioriser les choix d’investissements dans les initiatives : Le Participatory Budgeting 12 Tony Agile en Seine 2023
  • 13. Pour notre contexte : la préparation (mai-juin 2022) du plan projet 2023 0 2 ● Ateliers métier pour la préparation du plan projet 2023 ● Pendant 2 mois, des ateliers de 2h par semaine pour se synchroniser, se préparer. ● Des fiches projets à remplir et à afficher. ● Une répétition dans la salle. 13 Jérôme Agile en Seine 2023
  • 14. ● Définir un Budget global 2023 IT/MOA/Stratégique ● Lister les sujets à adresser : 41 lignes projets ■ -9 Projets Stratégiques ■ -6 Projets Réglementaires/Conformité ■ -17 Projets d’amélioration continue (+Techniques/Innovation) ■ -7 Enveloppes ● Estimer les coûts prévisionnels de chaque sujet ● Répartir le budget 2023 pour travailler sur les sujets “phares” ■ -Investissements (59% du Budget) : Instruction des sujets stratégiques ■ -Réserve amélioration continue (20% du Budget) ■ -Sanctuarisation des enveloppes (21% du Budget): Instruction d’enveloppes MCO (Maintien en Condition Opérationnelle) / Réglementaires éditiques en mode quick win, sujets récurrents ● Rappeler les adhérences et pré-requis ■ -Adhérences avec le programme de refonte de SI structurant ■ -Jalons releases 2023 ■ -Capacité à faire métier 14 En pratique : le contexte Business 0 2 Jérôme Agile en Seine 2023
  • 15. Pour notre contexte : la jour J (22 juin 2022) 0 2 et concrètement : ● Présentation d’un pitch de quelques minutes par sujets, on dispose la fiche projet plastifiée sur la table (Un temps moyen à passer par sujet) ● Chaque participant a la même somme de départ et affecte un degré d’investissement par sujet. ● Nous avions 3 fourchettes financières : ■ Entre 30 et 100K€ ■ Entre 100 et 300K€ ■ Plus de 300K€ ● Mise à jour visible et en direct du fichier, du sujet pour savoir si le projet est financé : ■ Insuffisamment ■ Au minimum ■ Au complet Sur-financé 15 AGENDA 10 min : Introduction / Objectifs de la séance 10 min : Contexte business 35 min : Introduction (3 parties) & brief projets 10 min : Présentation de ce qu’on va faire par l’exemple 10 min : Pause 80 min : FORUM 10 min : Présentation du résultat 10 min : R.O.T.I. & feedback participants 5 min : Prochaines étapes Tony Agile en Seine 2023
  • 16. 16 Investissements souhaités : avant 0 3 Tony Agile en Seine 2023
  • 19. Quelques photos A l’écoute des pitchs de présentation des sujets Brainstorming Investissements retenus 19 0 3 Jérôme Agile en Seine 2023
  • 20. 20 Investissements souhaités : après 0 3 -En vert foncé, les sujets avec un financement complet -En vert clair, ceux dont le financement n'est pas complet et pour lesquels on va donc travailler en mode "MVP" -En orange, ceux pour lesquels nous nous nous limiterons à une étude -En jaune, ceux qui passent en BaU -En rouge, ceux que nous ne ferons pas en 2023 Jérôme Agile en Seine 2023
  • 21. Mise en avant des écarts de perception stratégique Alignement quasi- total de tout le codir Atelier très bien mené: plus efficace que les réunions qu'on a sur les plans 21 VERBATIMS 0 3 Tony Agile en Seine 2023
  • 22. R.O.T.I 1) Inutile : j’ai perdu mon temps en venant 2) Utile : la rencontre était utile mais j’ai quand même perdu un peu de temps en étant présent. 3) Juste moyenne : je n’ai pas perdu mon temps mais je n’ai pas trouvé un véritable intérêt à venir. 4) Bonne : c’était plutôt pas mal, je ne suis pas venu perdre mon temps en venant bien au contraire. 5) Excellent : c’était un grand moment et j’aurais clairement regretté de ne pas avoir participé. Sur 8 Participants: 6 notes de 5/5 2 notes de 4/5 22 0 3 Tony Agile en Seine 2023
  • 23. 23 La séance de Participatory Budgeting : Ce qu’on en retient 04 Agile en Seine 2023
  • 24. 24 Ce qu’on en retient Atelier efficace et utile, avec, au préalable, beaucoup de préparation : - Nécessité d’élaborer des fiches projet complètes, claires.. Beaucoup de parties prenantes à impliquer pour avoir les éléments au plus juste. - Importance du pitch de chaque projet (Transversalité de la connaissance) - Élaboration de l’acculturation, sensibilisation des participants pour s’assurer qu’ils viennent, (intérêt de la séance, objectifs, …) On n’en fait jamais assez - Mise en place de la logistique (salle, billets physiques, fiches projets plastifiées, une répétition), le temps étant suffisamment contraint 04 Tony Agile en Seine 2023
  • 25. 25 Ce qu’on en retient / retire L’exercice est vertueux : - Aucun projet finançable par une seule personne : ce qui conduisait forcément à la discussion d’alignement - Des projets parfois intégralement financés par des acteurs non parties prenantes - Affirmation d’un collectif partageant l’importance relative des sujets, pas juste par rapport au “business” de chacun - Mise en lumière des quelques écarts de perception stratégique - Une notion budgétaire prétexte à une discussion d'alignement - Des billets physiques rendant la démarche plus concrète, tangible 04 Tony Agile en Seine 2023
  • 26. 26 Ce qu’on en retient / retire Les axes d’amélioration / remarques / interrogations : - La bienveillance affichée des acteurs a influé sur le résultat positif. Comment celà se passerait dans un contexte moins favorable ? - Anticiper et fiabiliser la fourchette budgétaire - S’assurer que le résultat ne soit pas challengé / remis en cause ensuite ! - Le nom de la réunion “Participatory Budgeting”, de plus, en Anglais, n’était pas clairement pas vendeur 04 Tony Agile en Seine 2023
  • 27. 27 Un an plus tard… Le Bilan 05 Agile en Seine 2023
  • 28. 28 Les réussites… ● Un plan projet 2023 validé et partagé 🡺 Une feuille de route claire ● 95% des sujets engagés (25% en étude et 30% en réalisation, 40% livrés au moins partiellement) 🡺 Forte mobilisation collective ● Mise en place des enveloppes métiers grâce à cette feuille de route 🡺 Optimisation du délai de réalisation pour les besoins à “faible développement” mais à forte valeur ajoutée ● Budget maîtrisé 🡺 Maîtrise des axes Métiers / IT / Stratégique 05 Jérôme Agile en Seine 2023
  • 29. 29 …les axes d’amélioration ● Forte concentration des sujets à étudier post validation du comité de direction métier 🡺 Nécessiter d’étaler et prioriser les études ● Macro chiffrage peu partagé avec les parties prenantes 🡺 Fiabiliser les chiffrages (séance de Poker planning à mettre en place) ● Manque de souplesse avec une feuille de route figée très tôt (Arbitrages à prévoir dès T1 2023) 🡺 Mettre en place une révision trimestrielle pour le prochain Plan projet 05 Jérôme Agile en Seine 2023
  • 30. 30 On prend les mêmes… 05 Jérôme Agile en Seine 2023 ● Plan Projet 2024 Budget participatif 🡺 Budget participatif prévu le 20/09/2023 ● Macro-chiffrage de sujets 🡺 Séance collective de Poker Planning réalisée le 03/07/2023 ● Adaptation du format 🡺 Prise en compte des contraintes de l’entreprise en 2024 (changement de SI)
  • 31. Tony GILBERT Jérôme VAUCELLE 31 Merci MACIF N’hésitez pas si vous avez des questions, commentaires, feedbacks, remarques… par l’intermédiaire de nos profils LinkedIn Agile en seine 2023