Mieux piloter la performance grâce à l’optimisation des processus et des contenus entrants - Hélène Mouiche, Markess International

1. PerceptiveLive
14 novembre 2013
Mieux piloter la performance grâce à l’optimisation
des processus et des contenus entrants
Extraits d’analyses publiées par MARKESS International
Hélène Mouiche  hmouiche@markess.com
Analyste Senior
Novembre 2013
© Source MARKESS International
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2. A PROPOS DE MARKESS INTERNATIONAL
ETUDES

Cabinet spécialisé dans l’analyse de la modernisation
des organisations avec les technologies du numérique

Des études, des services opérationnels et stratégiques
pour des clients entreprises utilisatrices et prestataires

Plus de 5 000 interviews de décideurs par an
MOA, DSI, directeurs de projets, directions métiers

Une connaissance des offreurs
Un monitoring des prestataires : éditeurs, SSII, opérateurs…
ANALYSES
INTERVENTIONS
RECOMMANDATIONS
BENCHMARKS
Des expertises
dédiées
GESTION DE
l’INFORMATION
DÉMATÉRIALISATION
& ARCHIVAGE
RESSOURCES HUMAINES
CONFIANCE
NUMÉRIQUE
MARKETING VENTE
RELATION CLIENT
ENTREPRISES PME/ETI À CAC 40
Novembre 2013
COLLABORATION
RESEAUX SOCIAUX
FINANCE
MOBILE
CLOUD
COMPUTING
INFORMATIQUE
ADMINISTRATIONS CENTRALES/LOCALES
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3. Des organisations confrontées à des enjeux
multiples en termes de gestion de l’information
France, 2012 (multi-réponses, liste suggérée)
Echantillon : 164 décideurs
L’EXPLOITATION ET L’UTILISATION DES DONNÉES
++++
LES PROCESSUS DE TRAITEMENT ET DE QUALITÉ DES DONNÉES
+++
L’INTÉGRATION DE L’INFORMATION AU SEIN DES PROCESSUS MÉTIERS
+++
LA GESTION DES SOURCES MULTIPLES DE DONNÉES
++
LA GESTION DES DONNÉES EN TEMPS RÉEL
++
LA RECHERCHE DE L’INFORMATION
++
Extrait étude « De l'information à la prise de décision : nouveaux modes d'accès et d'analyse pour la performance du business »
Novembre 2013
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4. Une optimisation nécessaire de la gestion
des processus documentaires entrants
France, 2012 (en % de décideurs – multi-réponses)
Echantillon : 115 décideurs
La gestion de vos processus
documentaires entrants est-elle effective ?
Ne sait
pas
3%
Pas du
tout
22%
Tout à
fait
3%
Assez
10%
Raisons de l’absence d’optimisation
Culture papier encore forte
Nouvelles formes
de dématérialisation
Dématérialisation
à vocation probatoire
Tâches / processus
partiellement automatisés
Absence de workflows
Pas
assez
62%
Organisation en silos
> 50%
25% à 49%
< 25%
Extrait étude « Optimisation des processus documentaires entrants / circulants »
Novembre 2013
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5. Une automatisation encore partielle de la chaîne
de gestion documentaire entrante
France, 2012
Echantillon : 115 décideurs
<25%
25%-32%
33%-50%
>50%
% de décideurs concernés
Réception
ouverture
Tri par
destinataire
Distribution
diffusion
Activation de
workflows
Stockage
Préparation
Identification
classification
Indexation
lecture
automatique
Intégration
des données
au SI
Archivage
Horodatage
Reconnaissance
d’écriture
manuscrite
Extraction
des données
Destruction
Numérisation
Extrait étude « Optimisation des processus documentaires entrants / circulants »
Novembre 2013
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6. Des traitements variés
selon le type de documents et courriers entrants
France, 2012 (multi-réponses, liste suggérée)
Echantillon : 80 décideurs
Reçus au format papier
et numérisés
Directement reçus au format
électronique
Réclamations
clients
70%
Demande d'informations clients
Factures
fournisseurs
69%
Réclamations
clients
Courriers clients
manuscrits
Demande
de congés
65%
80%
75%
63%
CV
53%
Facture
fournisseurs
59%
Contrats et
justificatifs clients
52%
CV
58%
Extrait étude « Optimisation des processus documentaires entrants / circulants »
Novembre 2013
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7. L’exemple de la fonction RH : les actions pour
contribuer à la performance de l’entreprise…
France, 2013 (en % de décideurs - multi-réponses)
Echantillon : 130 décideurs
Pour 60%
des décideurs interrogés, leur DG attend une forte
contribution de la fonction RH à la performance globale
VECTEURS D’OPTIMISATION DES PROCESSUS RH
Harmonisation des pratiques RH
Automatisation de processus RH
Collaboration / partage d'informations
Consolidation des données RH
Transversalité des processus
Délégation de processus RH auprès des managers
Modélisation des processus RH
Extrait étude « Optimiser la gestion des processus RH pour contribuer à la performance de l'entreprise »
Novembre 2013
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8. Les solutions favorisant l’optimisation de la gestion
des processus RH pour une meilleure performance
France, 2013 (en % de décideurs, liste suggérée - multi-réponses)
Echantillon : 130 décideurs
97% des décideurs interrogés
estiment avoir besoin de
solutions technologiques pour
optimiser la gestion des
processus RH
Dématérialisation de documents
et processus RH
Reporting et tableaux de bord
Portail RH / intranet
Analyse de données
(décisionnelle, prédictive…)
Workflow
(pour décision, autorisation, validation...)
Archivage de documents RH numériques
(conservation, coffre-fort...)
Consolidation / d'agrégation de données
RH (vue globale à 360°)
Extrait étude « Optimiser la gestion des processus RH pour contribuer à la performance de l'entreprise »
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9. L’exemple de la fonction finance : la dématérialisation
progressive du processus « procure-to-pay »
France, 2010 (en % de décideurs, liste suggérée - multi-réponses)
Echantillon : 89 décideurs
Commande d’achat
44%
AR commande
15%
Facture
67%
Demande d’avoir
FOURNISSEUR
25%
AR livraison
24%
21%
Bon de livraison
Demande
d’achat
8%
CLIENT
Bon à payer
Avis de paiement
18%
31%
Extrait étude « Des demandes d’achat aux avis de paiement : Opportunités de la dématérialisation au-delà des factures fournisseurs »
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10. Des motivations fortes pour optimiser le processus
« procure-to-pay » grâce à la dématérialisation
France, 2010 (en % de décideurs, liste suggérée - multi-réponses)
Echantillon : 89 décideurs
Réduction des coûts de traitement
71%
Réduction des échanges administratifs avec les fournisseurs
53%
Automatisation du rapprochement commande / facture
49%
Amélioration du contrôle interne
49%
Amélioration de la qualité et de la fiabilité des informations
46%
Automatisation du rapprochement bon de commande / BL
45%
Extrait étude « Des demandes d’achat aux avis de paiement : Opportunités de la dématérialisation au-delà des factures fournisseurs »
Novembre 2013
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11. Des bénéfices opérationnels et business
France, 2012 (en % de décideurs)
Echantillon : 115 décideurs
Pour plus d’1 décideur sur 2, l'optimisation
des processus documentaires entrants apporte…
75%
L’amélioration
de la traçabilité
des documents
63%
L’accélération
des processus
PERFORMANCE
50%
56%
L’amélioration
de la qualité
de service fourni
L’amélioration
de la qualité
des processus
58%
Le partage
du suivi
des documents
58%
L’amélioration
de la maîtrise
et du respect
des délais de réponse
Extrait étude « Optimisation des processus documentaires entrants / circulants »
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12. Pour tout complément d’information
Sylvie Chauvin
schauvin@markess.com
SITE : www.markess.fr
BLOG : blog.markess.fr
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