Colloque, Sciences de l’information, Shippagan, Canada. Présentation de deux réseaux professionnels centrés sur l'étude des archives électroniques et des facteurs clés conditionnant le bon fonctionnement de ces réseaux et l'aboutissement de leurs travaux.

1. LES BASES D UN
RESEAUTAGE REUSSI
Etude comparative de deux
groupes de travail
Clarisse Holik
Archives départementales de
Seine Maritime
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2. QUELQUES PRECISIONS
• La tendance archives en France et au Canada
• Les associations professionnelles
• Incontournables dans le domaine du traitement
de l information
• Travail bénévole
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3. RESEAU
• Au XIIème siècle, le mot désignait un « filet pour
prendre des animaux »
• Télévision ou téléphone
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4. CONTEXTE
• Avec l’avènement du numérique se pose la question
suivante : comment préserver de manière pérenne
des documents stockés sur un support éphémère ?
• La notion de Cycle de vie du document apparaît
• Toutefois, elle est rarement prise en compte dans les
organisations
• Enfin, des métiers différents interviennent tout au
long de ce cycle de vie sans avoir de culture
commune
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6. LE GROUPE PIN
• En 2000 à l’issue d’un colloque des archivistes, des
ingénieurs et des informaticiens désirent continuer à
travailler ensemble et constituent un groupe de travail :
le groupe PIN comme Pérennisation des Informations
Numériques. Il s’appuie sur l’association Aristote qui
regroupe de grandes écoles de formation d’ingénieurs,
les Archives Nationales, la Bibliothèque nationale de
France et le Commissariat à l’énergie atomique.
• Plus de 40 personnes issues des grands comptes cités
plus haut y participent. Les compétences sont également
très diverses. Claude Huc, du centre national d’études
spatiales en est l’âme et la cheville ouvrière.
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7. OBJECTIFS
• Echange de savoirs, savoir-faire et expérience dans
le domaine de la pérennisation.
• Contribuer à l'émergence de solutions pratiques et
fiables pour la pérennisation des informations.
• Méthodes : veille informative et retours
d’expériences, publication de manuels pratiques
(Dhérent, 2002 ; Poivre, 2004 ; Banat-Berger, 2009),
animation de session de formation et organisation
de formation dont une formation universitaire de
niveau BAC + 5
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8. FONCTIONNEMENT
• Un site (http://pin.association.aristote.fr) sur
lequel les comptes rendus de réunion et les
présentations des intervenants, classées par
thème, sont disponibles.
• Un forum de messageries par internet
• Réunion une fois par trimestre avec l’ensemble
des participants ; au siège social du Centre
National d’Etudes Spatiales à Paris.
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9. THEMATIQUES PIN
• Evaluation de format de données et des supports
de restitution
• Les normes (OAIS, MoReq2, ISADG)
• La politique d’archivage
• Les métadonnées, le plan de classement
• La cinétique du versement
• Retours d’ expériences BNF INA CINES
• Les Systèmes d’ information géographiques
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10. LA CULTURE PIN
• Chaque participant a conscience du caractère stratégique
de la pérennisation, pérennisation qu’il tentera de mettre
en place dans son institution.
• Lieu non-marchand et non concurrentiel, lieu d’échanges
des savoirs et des expériences, le groupe PIN rappelle
parfois les débuts d’Internet.
• C’est un lieu d’action où l’on cherche des solutions.
• Cette expérience n'a pas de précédent en France. Mais
elle a une fille : la Commission Archives Electroniques
de l'Association des archivistes français.
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11. LA COMMISSION ARCHIVES
ELECTRONIQUES AAF
• En 2004, lancement du groupe
• Au sein de la section Archives d’entreprise de
l’Association des Archivistes Français, partant du
constat que les informaticiens et les prestataires
redécouvraient les bases du métier d’archiviste, des
archivistes, des informaticiens travaillant pour un
service d’ Archives décident de créer un groupe de
travail pour :
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12. OBJECTIFS
• Élaborer et diffuser sur l’espace adhérent du
site Internet de l'AAF des fiches conseils et des
fiches de synthèse sur l'archivage électronique ;
• Faire du lobbying auprès des différents acteurs
du monde de l’archivage électronique ;
• Être force de proposition au sein de l'AAF pour
tous les sujets liés à l'archivage électronique.
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13. COMPOSITION
• 13 membres permanents, archivistes ou
informaticiens issus du monde de l'entreprise et
du secteur public : recherche, monde médical,
avocats d’affaires, prestataire en archivage
• Des experts sont ponctuellement associés
• Deux sous-groupes « Archives Municipales,
Archives Electroniques « et « animer un projet
d’e-archivage dans la sphère publique »
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14. FONCTIONNEMENT
• Réunions mensuelles avenue des Champs Elysées à
PARIS mise en commun et synthèse des travaux
individuels
• Travaux individuels : un binôme référent par thème
• Echanges par courriel
• Participation à des salons ( FAN Club) et
conférences (Genève 2010)
• Décisionnaires : Frédérique Fleisch (animation
intellectuelle) et Anita Frieh (logistique)
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15. Les publications
8 fiches
• Les règles de nommage des fichiers 2011
• Le plan de classement
• Les facteurs de coûts pour la mise en place d’un système
d’archivage électronique
• Conseils pour rédiger le cahier des charges du SAE ainsi
que la liste des attentes des archivistes vis à vis du SAE
• L’archivage des e-mails
• Qu’est-ce que l’archivage électronique ?
• Le rôle du tiers archiveur
• Le rôle des différents acteurs d’un projet d’archivage
électronique 2005
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16. ENSEIGNEMENT
• Participation à l’élaboration de stages
professionnels sur l archivage électronique avec
le centre de formation de l’AAF et le centre de
formation du Service Interministériel des
Archives de France
• Et dispense de cet enseignement
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17. POINTS COMMUNS
• Nés de l’absence d’expériences concrètes dans
leur domaine le groupe PIN et la Commission
Archives Electroniques présentent tous les deux
un mode d'organisation rigoureux centré sur un
animateur énergique, et demandent une réelle
discipline de travail
• Les participants sont motivés et tentent de
mettre en place une stratégie « Archives
Electroniques » dans leurs établissements
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18. POINTS COMMUNS
suite
• Les buts sont clairement identifiés : trouver des
solutions pratiques et fiables pour la
pérennisation des informations et mettre au
point de fiches techniques utiles prouvant le rôle
primordial de l'archiviste dans l'édification de
solutions,
• Mais peut-on en tirer des principes pour établir
les bases d’un bon fonctionnement ?
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19. Bases du réseautage
• Des règles de conduite précises : une gestion de
projet, un partage des tâches, une scission entre
organisation matérielle et organisation
intellectuelle, un appel collaboratif aux réseaux
de chaque participant et des réunions
périodiques dans des lieux prestigieux
nécessitant un déplacement physique
• Les participants ont plaisir à travailler ensemble
ce qui renforce le sentiment d’appartenance
• Le facteur humain ?
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20. Pour chaque participant
• Les réseaux professionnels existent depuis
longtemps. La nouveauté vient de
l’interdisciplinarité qui offre la possibilité
d’établir des ponts entre les catégories
différentes et de réorganiser l’information.
• Appartenir à un groupe de travail actif dans un
domaine transdisciplinaire donne le pouvoir
d’être informé plus vite, mutualise les efforts et
améliore la reconnaissance.
• Comment s’inscrire dans la durée ?
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21. CONCLUSION
Les liens entre les deux groupes de travail
s’officialisent de même que les liens avec d’autres
institutions comme le service « Formation » de la
Direction des Archives de France. La force de ces
groupes de travail qui tenait à la motivation des
participants, à la réflexivité de l’organisation en
réseau et à l’absence presque totale d’expériences
de terrain dans leur domaine d’étude, va-t-elle
perdurer ? Ces groupes de travail seront-ils aussi
pérennes que l’objet de leurs études ?
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22. MERCI
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