6.1 le budget prévisionnel

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6.1 le budget prévisionnel

  1. 1. Le budget prévisionnel
  2. 2. A quoi/à qui sert un budget ?Un budget sert à anticiper les dépenses (coût du matériel ou deslocaux par ex) et les « recettes » (les rentrées d’argent) à venir.Le budget permet également :- d’identifier les besoins financiers nécessitantl’aide de partenaires financiers- de piloter l’activité du projet (permet de faire dechoix sur les actions que l’on mène)Le budget sert :- à l’équipe du projet : pour être sûr d’avoir un projet viable- aux partenaires : pour les assurer de la viabilité du projet et de larigueur des gestionnaires
  3. 3. Comment fait-on un budget ?On liste les dépenses et les recettes que l’on prévoit.On suit au fur et à mesure les dépenses et les recettes.Au fond, le budget est une anticipation dela vie du projet, d’un point de vue financier.C’est la traduction chiffrée de la mise en œuvredu projet.Plus qu’une collection de chiffres, il est unrécapitulatif de toutes les étapes passées et à venir.
  4. 4. Comment fait-on un budget ?Pour faire son premier budget, il suffit de lister les dépenses et lesrecettes en incluant aussi les besoins ou les aides en nature(matériel, salle, formation, etc.) et les besoins humains(intervention de bénévoles le jour d’un événement).On construit ainsi son budget prévisionnel.Élaborer un budget n’est pas qu’une affaire d’argent. C’est aussiune manière d’évaluer ses besoins et donc de récapituler chaqueétape, d’établir une sorte de « check-list » comme un pilote avantle décollage.Cela évitera par exemple d’oublier de prévoir tout le matérielnécessaire pour tenir un stand et le matériel de nettoyage aprèsun événement.
  5. 5. Comment fait-on un budget ? Le budget prévisionnel est un tableau qui évolue et qui doit être continuellement revu en fonction de l’avancée du projet et des contacts avec les partenaires.Toutes les dépenses doivent être chiffrées avec précision etjustifiées. Pour cela, il faut consulter les tarifs des éventuelsfournisseurs, et demander des devis. On peut demander conseilaux professionnels.Il faut classer les dépenses par ordre dimportance : Lesquellessont incontournables ? Lesquelles peut-on réduire ? Lesquellessont facultatives ?
  6. 6. Comment fait-on un budget ? Les recettes doivent être distinguées selon leur provenance : apport personnel, subventions, ventes, etc. Ne pas oublier les apports en nature (prêt d’une salle ou la parution gratuite d’un encart publicitaire dans le journal) et essayer de déterminer leur prix.Il faut distinguer les recettes qui sont sûres de celles que l’on espèreobtenir.Enfin, il ne vaut mieux pas « mettre tous ses œufs dans le même panier » etrechercher la variété des sources de financement :- apports personnels,- aides publiques,- partenariats,- recettes tirées de l’activité du projet (ventes d’objets, de publications, denourriture…)
  7. 7. Exemple du budget prévisionnelLe projet : création d’un local d’initiation à l’informatique pour les jeunes duquartier. Le local est géré par des bénévoles à son démarrage, il n’y a doncpas de frais de personnel. En listant les dépenses et les recettes, il ressort un solde : soit l’argent qui reste en trop, soit l’argent qui manque. Dans cet exemple, on le voit dans la ligne « Reste à trouver ».
  8. 8. Exemple de jeunesChangemakersArnault –Musique pourtousVoici son budgetprévisionnel au début deson projet.
  9. 9. La trésorerie, qu’est-ce que c’est ?C’est l’argent disponible sur le compte bancaire à un moment donné.Par exemple, si un projet remporte un concours, la bourse ne sera remisequ’après le démarrage de l’association. Il faut attendre cet argent pourcommencer à faire des dépenses.La règle d’or est d’an-ti-ci-per !Si un problème de trésorerie est anticipé, on peutenvisager d’emprunter de l’argent le temps que les« recettes » arrivent.Il existe un outil simple pour suivre la trésorerie : Le plan de trésoreriePour chaque mois à venir, il suffit d’écrire les recettes et les dépensesprévues. Ainsi, on sait, mois par mois, si l’argent est disponible pour payerles dépenses.
  10. 10. ExempleDans cet exemple, unesubvention arrive seulementau mois d’avril. Il faut doncnécessairement attendre cemoment-là pour acheter legros matériel à 1500€…Par contre, comme lescotisations ont déjà étéencaissées en janvier, del’argent est disponible pourpayer des déplacements aumois de mars….
  11. 11. Où trouver de laide pour faire son budget ?Il existe de nombreuses solutions pour trouver des conseils ou du soutienpour faire ton budget. Par exemple :• LES MAISONS DES ASSOCIATIONSSi tu constitues une association, saches que la plupart des départementspossèdent une Maison des Associations, ou un point d’appui auxassociations.Tu pourras y consulter gratuitement un expert-comptable qui t’assistera aumoins au démarrage.• LES CENTRES INFORMATIONS JEUNESSEDans chaque centre régional d’information jeunesse (CRIJ) tu trouveras desclasseurs thématiques à consulter, qui t’aideront à réaliser un budget, tedonneront des modèles de tableaux, ou te fourniront des adresses utiles. Tupeux aussi y rencontrer des conseillers pour t’orienter de façon générale autout début de votre projet.
  12. 12. Que faut-il faire pour bien gérer sonargent au quotidien dans le cadre d’un projet ?
  13. 13. Ouvrir un compte bancaireQui dit gestion d’argent, dit compte bancaire.Pour toute association, il lui faut son compte propre.Pour ouvrir un compte bancaire, il suffit de fournir un certain nombred’informations au banquier. Il faut expliquer la démarche de projet etindiquer les sources de financement, ainsi que le nom des partenaires. Celafacilitera les relations par la suite, notamment en cas de problèmes detrésorerie.
  14. 14. Vigilance, vigilance ! Gérer son budget correctementPour éviter toute mauvaise surprise, prendre l’habitude de vérifiersoigneusement les relevés de compte que la banque envoie chaque mois.C’est la seule manière de savoir si un chèque émis a été débité ou non, ou siune subvention attendue a été versée, et cela permet de garder un œilvigilant sur la trésorerie.Entre deux relevés, en cas de doute, consulter le relevé de compte en ligneou s’adresser à la banque.Bien tenir son budget n’est pas seulement une façon d’avoir les idées clairessur l’aspect financier du projet. C’est aussi une nécessité pour répondre auxobligations légales : les services fiscaux peuvent un jour ou l’autres’intéresser aux comptes d’association et il faudra pouvoir expliquer d’oùvient l’argent. Ne pas oublier non plus les partenaires, qui apprécieront desavoir comment est utilisé leur argent !
  15. 15. La règle d’or, c’est la précisionNoter absolument toutes les dépenses et conserver les justificatifs(demande systématiquement une facture, même pour les petites sommes).Idem pour les recettes, surtout si elles proviennent de la vente au détail.Ainsi, il faudra tenir un cahier de comptes (ou fichier Excel), où il y auraplusieurs colonnes : la date, la nature de l’opération, son montant, laréférence de la pièce justificative (numéro de chèque, numéro de facture,etc). Si vous utilisez une caisse (pour la gestion quotidienne de ton association ou pour un événement), prévoir également un livre de caisse, dédié aux mouvements d’argent liquide. Prévoir enfin un classeur pour ranger les documents justificatifs (notamment les factures, reçus de cotisations ou de dons), que l’on peut identifier par des numéros pour mieux les retrouver. Conserver aussi les relevés bancaires.
  16. 16. Désigner un trésorierDans le cadre d’une association, le nom du trésorier est écritdans les statuts de l’association. Mais dans tous les cas, il estimportant d’avoir une personne référente qui centralise toutesles questions d’argent.Le trésorier sera en charge de : • Tenir le budget au quotidien (archivage des justificatifs, tenu du cahier de comptes et comparaison avec le relevé mensuel de la banque) • Elaborer le « compte de résultats » annuel (il reprend l’ensemble des dépenses et des recettes de l’année) • Prévenir tout problème de trésorerie (payer les factures au bon moment, relancer les personnes pour les rentrées d’argent, etc…) • Signer les chèques pour payer les facturesMalgré tout, le trésorier n’est pas seul pour décider des grosses dépenses,faire face aux imprévus, faire le budget prévisionnel de l’association ou d’unévénement. Toute l’équipe doit être présente pour l’aider et donner sonavis.

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