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LES GUIDES SAGE
POUR LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE




                Votre système d’information
                est-il à la hauteur des ambitions
                de votre entreprise ?
2   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
Sommaire


             L’analyse des écarts : pourquoi ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

             L’analyse des écarts : comment ?                                        ..............................                     5

             Problématique n°1 : être en conformité avec les réglementations
             nationales et internationales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .        6
             Problématique n°2 : rationaliser vos opérations
             afin d’en améliorer la productivité et la rentabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                8
             Problématique n°3 : optimiser la prise de décision . . . . . . . . . . . . . . . . .                                      10
             Problématique n°4 : renforcer la collaboration
             avec votre écosystème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
             Problématique n°5 : adapter et faire évoluer vos activités. . . . . . . . . . .                                           14
             Problématique n°6 : développer votre entreprise à l’international                                                         15

             Conclusion                ...........................................................                                     17

             Test : 40 questions pour faire le point sur votre ERP                                                            ...      18

             À propos de Sage                          ................................................                                22




           Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?                                              3
Introduction
           L’ANALYSE DES ÉCARTS : POURQUOI ?
           Toutes les entreprises ont des priorités et des business models différents, mais toutes
           ou presque sont confrontées aux forces du marché et à des réglementations communes. Les
           systèmes d’information autonomes ou hérités sont souvent insuffisants pour leur apporter
           les bonnes réponses dans certains domaines. Beaucoup d’entre elles s’appuient sur une
           combinaison de workflow manuels et automatisés, d’applications par département et de bases
           de données héritées. Si cette approche éclatée peut suffire dans un premier temps, elle risque
           à terme de freiner la productivité de l’entreprise. Dans la conjoncture économique actuelle,
           dynamique et fortement concurrentielle, un système d’information inefficace peut s’avérer
           contre-productif, baisser la rentabilité et ralentir la croissance.

           Les entreprises qui se trouvent dans une telle situation trouveront avantage à se doter de
           solutions de gestion intégrées. Elles pourront définir de meilleures pratiques et optimiser
           leur activité. En automatisant les processus métiers, l’ERP améliore la pertinence des
           informations, accélère le flux des données et rationalise les tâches quotidiennes, libérant du
           même coup les collaborateurs de l’entreprise qui peuvent consacrer plus de temps à des
           problématiques complexes à valeur ajoutée. L’entreprise augmente ainsi sa productivité
           et réduit considérablement ses coûts d’exploitation.

           De nombreux ERP intègrent, en outre, des fonctions de gestion de la relation clients ou
           CRM (Customer Relationship Management) et de Business Intelligence. Les solutions de
           CRM facilitent le travail des départements vente, marketing et services en fournissant des
           données clients complètes et pertinentes, et en gérant intégralement des processus très ciblés
           qui permettent de réduire nettement les coûts d’acquisition et de fidélisation des clients. En
           consolidant des données issues de sources multiples, les solutions de Business Intelligence
           intégrées mettent à la disposition de chacun des collaborateurs de l’entreprise les informations
           dont il a besoin pour travailler efficacement, avec des indicateurs de performance utiles et
           adaptés.

           Le marché de l’ERP étant particulièrement dynamique, de nouveaux produits et de nouvelles
           fonctionnalités sont régulièrement mis au point. Votre entreprise doit s’interroger pour
           savoir si son système d’information est toujours en phase avec ses besoins ou si elle
           n’aurait pas intérêt à évoluer vers une solution plus moderne. C’est dans cette optique que les
           équipes de direction doivent procéder à une analyse régulière des écarts.




4   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
L’ANALYSE DES ÉCARTS : COMMENT ?
L’analyse des écarts permet de déterminer quelles mesures doivent être prises pour que
l’entreprise passe de son état actuel à un état futur souhaité. La première étape consiste à
décrire la situation actuelle de l’entreprise à partir d’un certain nombre de caractéristiques clés. Il
faut ensuite répertorier les facteurs nécessaires pour atteindre les objectifs fixés, et enfin mettre
en évidence les écarts existants, point par point, afin de les combler. Pour vous y aider, nous
avons listé six problématiques auxquelles votre entreprise est confrontée :

1• Etre en conformité avec les réglementations nationales et internationales
2• Rationaliser vos opérations afin d’en améliorer la productivité et la rentabilité
3• Optimiser votre prise de décision
4• Renforcer la collaboration avec votre écosystème
5• Adapter et faire évoluer vos activités
6• Développer votre entreprise à l’international
Ce livre blanc vous aidera à effectuer une analyse préliminaire des écarts pour chacun de ces
points. Vous pourrez ainsi déterminer précisément si les processus et la technologie que vous
utilisez actuellement sont aptes à répondre à vos besoins ou bien si vous devez faire appel à
des consultants extérieurs pour évaluer les avantages que vous tireriez à mettre en œuvre une
solution mieux adaptée.




                        Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?   5
Problématique n° 1 : être en conformité avec
           les réglementations nationales et internationales
           Les entreprises doivent s’adapter aux obligations légales comme la mise en conformité à la
           norme comptable internationale IAS/IFRS, aux normes SEPA et aux nouveaux protocoles
           bancaires (EBICS, SWIFTNet) ou à la loi Sarbanes-Oxley pour toutes les entreprises cotées
           aux Etats-Unis… Par ailleurs, dans certains secteurs d’activité, les entreprises doivent
           observer des réglementations spécifiques telles que le règlement européen Reach pour les
           entreprises chimiques.
           La gestion et le suivi de ces réglementations sont souvent lourdes et coûteuses. Toute
           entreprise qui décide de gérer seule la mise en application de nouvelles normes ou règles
           s’expose ainsi à le faire mal, souvent trop tard et à payer le prix fort.


            Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ?
            En travaillant avec un ERP qui automatise les processus de mise en conformité, votre
            entreprise peut réduire les coûts, les inexactitudes et les retards. Par exemple, les
            coûts liés au reporting sont limités au maximum grâce à la gestion centralisée des
            données qui garantit que les informations pertinentes seront collectées et suivies.
            Un ERP permet également de supprimer les procédures manuelles dans tous les services
            de l’entreprise : comptabilité, fabrication, services, distribution…
            Les logiciels que vous utilisez actuellement intègrent-ils des fonctionnalités capables de gérer la
            mise en conformité de vos processus avec les réglementations ? Vous le saurez en passant en
            revue les points suivants :
           Traçabilité des lots : indispensable, elle permet aux entreprises exerçant leur activité dans les
           secteurs de la pharmacie, de la chimie ou du médical de répondre sans délai à toute exigence de
           l’administration concernant la provenance et le suivi des lots et des produits.
           • Votre système actuel intègre-t-il complètement tous les processus de planification des articles et
             collecte-t-il les données de traçabilité de manière centralisée ?
           • Prend-il en charge à la fois la traçabilité en aval – depuis les ingrédients jusqu’aux livraisons
             clients - et la traçabilité en amont - livraisons clients, lots fabriqués, articles et composants reçus
             des fournisseurs ?
           • Votre système permet-il de suivre les propriétés des lots, les catégories et les résultats des tests ?
           • Comprend-il des fiches techniques définies par l’utilisateur et des directives opérationnelles
             détaillées ?
           • Propose-t-il un contrôle des lots ou des sous-lots ?

           Pistes d’audit : elles sont essentielles pour répondre aux exigences de mise en conformité ; vous
           devez assurer le suivi des données en termes de collecte, d’utilisation, de gestion et de sécurité.
           • Votre système authentifie-t-il le nom d’utilisateur, la date, l’heure, les données précédentes ?
           • Conserve-t-il un historique des anciennes transactions pour les périodes pluri-annuelles ?




6   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
Signatures électroniques : elles permettent aux entreprises d’optimiser la sécurité de leur
workflow interne automatisé. Elles sont nécessaires pour réussir les audits de gouvernance
d’entreprise et satisfaire aux exigences des différentes réglementations de l’industrie.
• Votre système dispose-t-il d’un logiciel intégré pour les signatures électroniques comprenant
  tables, programmes, actions et objets pour stocker, configurer et collecter des signatures uniques,
  liées de manière définitive aux objets, et qui ne peuvent être ni modifiées ni copiées ?

Contrôle qualité : un processus de contrôle qualité totalement intégré peut aider votre entreprise
à automatiser et à rationaliser ses processus papier pour une meilleure efficacité et la mise en
conformité avec les réglementations en vigueur.
• Votre système propose-t-il des règles pour faire exécuter des contrôles à des moments clés
  afin de garantir la conformité des éléments par rapport à toutes les caractéristiques produits,
  tolérances opérationnelles ou résultats attendus ?
• Met-il automatiquement en quarantaine les éléments qui ne sont pas conformes aux règles de
  contrôle ainsi que les éléments douteux, et les désigne-t-il de façon à ce qu’ils fassent l’objet
  d’une suppression ou d’un contrôle supplémentaire ?

Signatures de documents : les signatures numériques ou scannées peuvent remplacer les
signatures manuelles pour les documents tels que les certificats d’analyse ou les fiches techniques.
• Chaque document généré par votre système a-t-il une image qui lui est reliée, et la carte de
  numérisation d’images est-elle contrôlée lors de la liaison au profil de l’utilisateur ?

Fonctionnalités de sécurité : le système d’information doit intégrer des fonctions empêchant
toute utilisation non autorisée et protégeant l’entreprise contre des délits extérieurs (espionnage)
ou intérieurs (détournement informatique).
• Votre système propose-t-il une déconnexion automatique suite à une période d’inactivité trop
  longue ou à des échecs de connexion trop nombreux, ainsi que la journalisation de toutes les
  activités des utilisateurs ?

Contrôles des workflow et transparence : un ERP peut aider les entreprises cotées qui
cherchent à se mettre en conformité avec certaines réglementations, comme la loi Sarbanes-Oxley,
à automatiser leurs processus métiers afin de mettre en œuvre les contrôles requis.
• Les workflow prennent-ils en charge les notifications sur les points de contrôle en vue de la gestion
  des transactions basées sur des exceptions, ces flux servant de contrôles pour documenter le
  comportement du système ?
• Les graphiques et les tableaux de bord présentent-ils les informations de surveillance relatives
  aux performances financières et opérationnelles en temps réel ?
• Le système propose-t-il une traçabilité pour l’audit, de l’état financier jusqu’aux pièces d’origine
  légales, et des fonctions de Business Intelligence (décrites pages 10 et 11) ?
• Tous les modules de votre système sont-ils intégrés et utilisent-ils une base de données
  commune unique à laquelle accèdent les utilisateurs pour traiter les mêmes données ?
• Votre système utilise-t-il des flux de processus qui assurent le séquencement logique et piloté
  des activités de chaque procédure et contrôle afin d’éliminer les problèmes d’ordre financier ?




                         Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?   7
Problématique n° 2 : rationaliser vos opérations
           afin d’en augmenter la productivité et la rentabilité
           Pour survivre dans un environnement fortement concurrentiel, les entreprises doivent
           en permanence optimiser leurs opérations et rationaliser leurs processus métiers afin
           d’accroître leur productivité et de réduire leurs coûts. Les procédures manuelles peuvent
           être chronophages et les systèmes autonomes sont souvent source d’inexactitudes, les
           informations devant être saisies dans plusieurs applications.


           Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ?
           En automatisant les processus métiers, ce qui améliore la pertinence des informations et
           accélère le flux de données, un ERP permet de rationaliser les tâches quotidiennes et de libérer
           les collaborateurs pour des problématiques plus complexes nécessitant davantage d’attention.
           Vous pouvez ainsi augmenter votre productivité et réduire considérablement vos coûts
           d’exploitation. Pour pouvoir offrir de tels avantages, votre ERP doit intégrer les éléments suivants :

           Des modules applicatifs entièrement intégrés : un système qui intègre des fonctionnalités
           allant de la gestion de la relation client frontale à l’analyse financière et à la Business Intelligence
           en arrière plan peut permettre aux entreprises de se concentrer sur la prise de décision et les
           ventes plutôt que sur l’infrastructure informatique nécessaire à l’exécution d’applications dispa-
           rates et à la communication entre ces applications.
           • Votre ERP est-il entièrement intégré ?

           Un référentiel commun : un référentiel commun pour toutes les données requises par
           l’ensemble de vos applications et processus donne accès aux informations utiles à vos salariés
           pour travailler plus efficacement.
           • Votre ERP propose-t-il un référentiel commun ?

           Une orientation processus : un ERP orienté processus plutôt qu’axé sur des tâches isolées
           favorise l’évolution naturelle de vos processus dans le temps.
           • Votre ERP est-il orienté processus ?




               Info
                           Près de 50% des entreprises ont constaté une augmentation de leur
                           rentabilité et parmi elles, 3/4 l’attribuent directement à Sage ERP X3.
                           Etude Sage 2009 – Ernst & Young Advisory réalisée auprès de 250 entreprises
                           clientes de Sage ERP X3




8   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
80% des entreprises interrogées estiment que la solution mise
Info   en œuvre leur a procuré une amélioration significative, voire un
       avantage concurrentiel (13%) et dans ¾ des cas les processus
       opérationnels sont mieux pris en charge qu’auparavant.
       Etude Sage 2009 – Ernst & Young Advisory réalisée auprès de 250 entreprises
       clientes de Sage ERP X3




               Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?   9
Problématique n° 3 : optimiser la prise de décision
            Face à la concurrence, vous devez avoir toutes les cartes en main pour assurer la réussite
            de votre entreprise. Cela signifie que vous devez disposer des informations qui guideront
            vos décisions stratégiques. Lorsque les données dont vous avez besoin sont réparties sur
            plusieurs feuilles de calcul et différents systèmes autonomes, il est long et difficile d’obtenir
            des rapports utiles et pertinents permettant de prendre les bonnes décisions.


            Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ?
            La mise en œuvre d’un ERP intégrant tous vos processus et toutes vos informations au sein
            d’un environnement unique et cohérent constitue la première - et la plus importante - étape vers
            l’optimisation de la prise de décision. La Business Intelligence est en outre indispensable pour
            un traitement rapide et une analyse efficace des données.
            Vous devez bénéficier des fonctionnalités de Business Intelligence suivantes :

            Business Intelligence intégrée : un système de BI autonome nécessite une interface avec
            le système de gestion opérationnelle et les données doivent être déplacées de l’un à l’autre.
            Ces opérations de transfert ont un impact sur la rapidité et la précision, qui s’ajoute à
            la complexité de la mise en œuvre et à la formation des utilisateurs.
            • Vos outils de BI sont-ils intégrés à votre système ERP ou sont-ils autonomes ?

            Gestion de la relation clients intégrée : les systèmes de CRM intégrés à l’ERP peuvent vous
            aider à synchroniser vos activités de vente, de marketing et d’assistance à la clientèle dans
            l’ensemble de votre entreprise et vous offrent une vue à 360° de vos clients.
            • Le CRM intégré, dont votre entreprise est équipée, propose-t-il des fonctionnalités de vente,
               de marketing, de service client et des solutions mobiles permettant de gérer les clients actuels,
               de trouver de nouveaux clients, de clôturer des ventes plus rapidement et de créer des relations
               durables et plus rentables entre les différents canaux ?

            Visibilité étendue : les systèmes de BI constituent un moyen de rester à l’avant-garde dans une
            conjoncture économique dynamique.
            • Votre système vous alerte-t-il automatiquement en cas d’événements ou d’activités inhabituels
              afin que vous soyez en mesure de réagir rapidement si besoin ?
            • Les utilisateurs finaux ont-ils la possibilité de définir et de modifier les mesures de performance qui
              leur sont propres et de déclencher des événements, des règles et des conditions pour la saisie
              et la mise à jour d’informations statistiques sans l’aide d’un programmeur ?
            • Les informations présentes dans le système sont-elles mises à jour en temps réel ?
            • Votre système de BI intègre-t-il des tableaux de bord et des indicateurs de performance clés
              générés à partir de la base de données afin de fournir aux utilisateurs des représentations
              graphiques personnalisables leur permettant de prendre les bonnes décisions ?
            • Pouvez-vous consolider sans difficulté les informations commerciales cruciales provenant
              de différentes sources sur un écran ou un portail unique facilement accessible ?
            • Avez-vous la possibilité d’explorer des informations plus détaillées à partir du portail pour obtenir
              des explications supplémentaires ?


10   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
Structure applicative du système :
• Votre système d’information est-il capable de vous donner
  la meilleure visibilité sur l’ensemble de vos activités ?

Facilité d’utilisation :
• Votre ERP offre-t-il des outils d’analyse puissants, faciles à prendre
  en main et personnalisables par n’importe quel utilisateur ?

Reporting :
• Avez-vous accès à des rapports prédéfinis ?
• Ces rapports vous permettent-ils de traiter vos données ?
• Pouvez-vous stocker des prévisions et les comparer
  aux données de performance réelles ?

Sécurité :
• Votre ERP inclut-il des contrôles de sécurité destinés à restreindre
  l’accès aux rapports et aux données agrégées et/ou individuelles ?




    Retour
                     Javier LILLO
 d’expérience
                     Responsable Informatique
                     DIAM BOUCHAGE

Nos commerciaux ont accès à des informations très complètes
sur leurs comptes clients. Ils ont aussi une bonne visibilité sur leur
activité, ce qui leur permet d’être plus réactifs. Le configurateur de
ventes nous a beaucoup aidés à améliorer la rapidité et la qualité
de nos prises de commande.
D’une manière plus générale, Sage ERP X3 Premium Edition nous
a permis d’améliorer la satisfaction de nos clients, d’optimiser notre
productivité et de fiabiliser nos livraisons : 98,5 % des commandes
sont livrées dans les temps aujourd’hui. Aujourd’hui, l’entreprise se
porte beaucoup mieux et si elle a renoué avec la croissance depuis
deux ou trois ans, Sage n’y est pas pour rien !




                        Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?   11
Problématique n° 4 :
            mieux collaborer avec votre écosystème
            Face aux fluctuations du marché et à la pression accrue de la concurrence, vous pouvez
            être amené à travailler avec des partenaires implantés loin de chez vous et à faire appel
            à des sous-traitants ou à des prestataires logistiques tiers. Pour satisfaire vos clients, les
            fidéliser tout en restant rentable, vous devez être capable de communiquer rapidement et
            efficacement avec tous ces partenaires.


            Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ?
            Vos processus et solutions informatiques facilitent-ils la collaboration et les échanges avec des
            partenaires extérieurs ? Dans cet objectif, votre système d’information devrait disposer des outils
            collaboratifs suivants :

            Une plateforme Web native : une plateforme SOA (architecture orientée services) permet
            d’accéder à toutes les fonctionnalités de gestion sous forme de services inter-exploitables
            facilement appelés par des applications externes. En outre, un système Web natif met ces fonc-
            tionnalités à disposition en tant que services Web. Vos collaborateurs peuvent ainsi accéder aux
            services et les exécuter via un réseau tel qu’Internet, mais aussi créer de nouvelles applications
            collaboratives pour les partenaires.
            • Votre ERP est-il un système Web natif basé sur une plateforme SOA ?

            Workflow automatisés : gérer efficacement les processus métiers présente de nombreuses
            difficultés en raison des notifications, des investigations, des autorisations et du suivi, qui sont
            autant de tâches manuelles. Un workflow automatisé contrôle le flux d’informations internes
            et externes sur la base de pratiques et de procédures propres à l’entreprise dans le but de traiter
            les événements importants et exceptionnels.
            • Votre ERP offre-t-il contrôle et visibilité grâce à des fonctions de workflow automatisés ?

            Fonctions Web 2.0 : les portails d’accès Web 2.0, les flux RSS, les wikis, les blogs et les
            applications composites facilitent la collaboration entre les partenaires commerciaux et fédèrent
            l’ensemble des acteurs de l’entreprise.
            • Votre système ERP offre-t-il ces fonctionnalités Web 2.0 ?

            Sécurité : les systèmes sécurisés assurent la fiabilité des échanges de données entre
            les partenaires commerciaux.
            • Votre système permet-il aux partenaires commerciaux de protéger leurs informations
              stratégiques ?
            • Gère-t-il rigoureusement les mots de passe des utilisateurs en recourant à différentes
              restrictions, par exemple, pour limiter le nombre de jours de validité d’un mot de passe ?
            • Accepte-t-il une période définie d’inactivité avant une déconnexion automatique ?
            • La sécurité est-elle gérée au niveau du système afin de restreindre l’accès aux fonctions,
              aux actions et aux données par utilisateur, groupe d’utilisateurs ou profil ?
            • L’utilisateur peut-il tracer toutes les transactions et les modifications de données sensibles ?


12   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
Retour         Didier LE CAM
 d’expérience      Responsable du projet
                   sur la partie formation continue
                   Groupe AFT-IFTIM

Nous avons déployé une architecture 100% Web, explique Didier Le
Cam. C’est léger et simple à maintenir. Cela représente un véritable saut
technologique et nous nous rendons compte après coup que cela nous
change la vie. Nous pouvons par exemple éditer tous nos documents au
format Adobe Acrobat® (pdf) et les envoyer par e-mail à ceux qui en ont
besoin. C’est très apprécié des utilisateurs qui peuvent en quelque sorte
se créer leur propre workflow.




                 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?   13
EUROPE
                                                                                   AMÉRIQUE
                                                                                  DU NORD




                                                                                                     AMÉRIQUE

            Problématique n° 5 :
                                                                                                       DU SUD




            adapter et faire évoluer vos activités                                                                AFRIQUE



            Vos solutions doivent être capables de prendre en charge vos activités actuelles,
            mais elles devront également s’adapter à vos besoins futurs, et évoluer au
            rythme de votre entreprise.

            Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ?
            Vos systèmes doivent être souples et évolutifs pour accompagner votre développement.
            Pour vous en assurer, passez en revue les points suivants :

            Workflow configurable :
            • Vos logiciels vous permettent-ils de prendre en charge les processus métiers actuels et futurs
              en facilitant la modification ou la définition rapides de nouveaux flux d’informations et de
              procédures, sans développement supplémentaire ?

            Mise en œuvre sur plusieurs sites :
            • Vos logiciels peuvent-ils s’adapter au développement de l’entreprise sur plusieurs sites ?
            • Permettent-ils une mise en œuvre sur ces différents sites aussi facilement qu’au niveau interne ?

            Evolutions structurelles :
            • Votre système est-il capable d’organiser les données et les flux dans le cadre d’une gestion
              multi-société et/ou multi-site ?

            Personnalisation :
            • Votre système est-il personnalisable facilement, par simple paramétrage et sans modification
              du code source ?
            • Propose-t-il un environnement de développement intégré afin de favoriser le développement
              d’applications personnalisées pour votre entreprise ?




                 Retour
              d’expérience      Vincent PETEAU
                                Responsable Informatique
                                BLANCHON

            Nous avons construit il y a deux ans une nouvelle plateforme logistique, moderne et fortement
            automatisée, située juste en face de l’une de nos usines. Ce choix rationnel nous a permis
            d’absorber sans peine l’augmentation de notre volume d’activité – nous traitons environ 4 500
            commandes par mois, certaines comprenant 300 à 400 lignes. Sage ERP X3 s’est adapté
            très facilement à cette nouvelle configuration. D’une manière générale, nous avons toujours pu
            faire évoluer les modules de Sage ERP X3 en fonction de nos besoins.



14   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
ASIE




        MOYENT ORIENT




                 OCEANIE




Problématique n° 6 :
développer votre entreprise à l’international
La globalisation impacte votre développement et vous pousse à étendre vos
activités sur de nouveaux territoires.

Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ?
Un système d’information peut gérer les activités internationales de l’entreprise s’il dispose des
fonctionnalités suivantes :

Devises étrangères : Si vous ne pouvez pas prendre en compte la devise de votre client à
chaque étape du cycle de traitement d’une commande, vous risquez d’essuyer des pertes
financières dues à la fluctuation des taux de change.
• Votre système actuel traite-t-il des devises telles que la livre, le yen et le dollar ?
• Peut-il stocker et mettre à jour rapidement des tarifs exprimés dans la devise du client ?
• Génère-t-il des rapports consolidés quelle que soit la devise sélectionnée ?

Langues multiples :
• Votre système permet-il à vos salariés de travailler dans la langue de leur choix ?
• Les informations sont-elles disponibles dans la langue de vos partenaires commerciaux ?

Réglementations internationales :
• Votre système répond-il aux exigences de conformité locale des pays dans lesquels votre
  entreprise sera installée ?

Visibilité de l’activité du groupe :
• Votre système est-il capable d’intégrer l’ensemble de vos activités
   afin de permettre un pilotage total du groupe ?
                                                                                     Retour
                                                                                  d’expérience
                                                      Emmanuelle LIEF
                                     Responsable ERP-WMS / L’OCCITANE

Sage ERP X3 Premium Edition est véritablement le cœur de notre système d’information,
pour l’Europe, le Mexique et les Etats-Unis. Notre stratégie consiste aujourd’hui à centraliser
au maximum notre gestion informatique. Dans les filiales européennes et au Mexique, nous
avons déployé le progiciel à partir du serveur central de Manosque.


                        Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?   15
16   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
Conclusion
Les entreprises d’aujourd’hui doivent constamment se remettre
à niveau, sans cesser d’améliorer leur organisation. Si toutes
les entreprises sont différentes, elles sont toutes confrontées
à un certain nombre de problématiques récurrentes. Les points que
nous venons de passer en revue peuvent vous aider à situer votre
entreprise dans chacun des domaines évoqués. Ils vous permettront
de déterminer si les processus et systèmes d’information actuellement
en place au sein de votre entreprise sont les plus à même de
répondre aux besoins de votre entreprise et si une mise à niveau de
vos solutions de gestion permettrait d’atteindre vos objectifs futurs.



 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?   17
QUESTIONNAIRE
              • Votre système d’information est-il à la hauteur
                des ambitions de votre entreprise ?
              • Permet-il de répondre à vos besoins présents
                et futurs ?
                 40 questions pour faire le point sur votre ERP.
                                                                                                Oui   Non

               1. Votre système authentifie-t-il le nom d’utilisateur, la date, l’heure,
                  les données précédentes et nouvelles, et les motifs de la modification ?

               2. Votre système propose-t-il une déconnexion automatique suite à une
                  période d’inactivité trop longue ou à des échecs de connexion trop
                  nombreux ?

               3. Signale-t-il automatiquement les éléments non conformes aux règles
                  de contrôle pour qu’ils fassent l’objet d’une suppression ou d’un
                  contrôle supplémentaire ?

               4. Votre système actuel intègre-t-il tous les processus de planification des
                  articles et collecte-t-il les données de traçabilité de façon centralisée ?

               5. Comprend-il   des fiches techniques définies par l’utilisateur et des
                  directives opérationnelles détaillées ?

               6. Conserve-t-il  un historique des anciennes transactions pour les
                  périodes pluriannuelles ?

               7. Le système propose-t-il une traçabilité pour l’audit, de l’état financier
                  jusqu’aux pièces d’origine légale ?

               8. Votre système propose-t-il des règles pour faire exécuter des contrôles
                  à des moments clés ?

               9. Votre  système utilise-t-il des flux de processus qui assurent
                  le séquencement logique et piloté des activités de chaque procédure
                  et contrôle pour éliminer les problèmes d’ordre financier ?

               10. Votre système dispose-t-il d’un logiciel intégré pour les signatures
                    électroniques comprenant tables, programmes, actions et objets
                    pour stocker, configurer et collecter des signatures uniques, liées de
                    manière définitive aux objets, et qui ne peuvent être ni modifiées ni
                    copiées ?

               11. Le   CRM intégré, dont votre entreprise est équipée, propose-t-il
                    des fonctionnalités de vente, de marketing, de service client et des
                    solutions mobiles ?




18   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
Oui    Non

12. Les    graphiques et les tableaux de bord présentent-ils les
     informations de surveillance relatives aux performances financières
     et opérationnelles en temps réel ?

13. Les utilisateurs finaux ont-ils la possibilité de définir et de modifier les
     mesures de performance qui leur sont propres et de déclencher des
     événements, des règles et des conditions pour la saisie et la mise à
     jour d’informations statistiques sans l’aide d’un programmeur ?

14. Votre ERP propose-t-il un référentiel commun ?
15. Votre ERP est-il entièrement intégré ?
16. Est-il orienté processus ?
17. Les informations présentes dans le système sont-elles mises à jour
     en temps réel ?

18. Vos outils de BI sont-ils intégrés à votre système ERP ?
19. Votre   système de BI intègre-t-il des tableaux de bord et des
     indicateurs de performance clés générés à partir de la base
     de données afin de fournir aux utilisateurs des représentations
     graphiques personnalisables ?

20. Pouvez-vous consolider sans difficulté les informations commerciales
     cruciales provenant de différentes sources sur un écran ou un portail
     unique facilement accessible ?

21. Avez-vous la possibilité d’explorer des informations plus détaillées
     à partir du portail pour obtenir des explications supplémentaires ?

22. Votre ERP offre-t-il des outils d’analyse puissants faciles à prendre
     en main et personnalisables par n’importe quel utilisateur ?

23. Avez-vous accès à des rapports prédéfinis ?
24. Votre ERP est-il un système Web natif basé sur une plateforme SOA ?
25. Votre  ERP offre-t-il contrôle et visibilité grâce à des fonctions de
     workflow automatisés ?

26. Votre système ERP offre-t-il des fonctionnalités Web 2.0 ?
27. Votre système permet-il à vos partenaires commerciaux de protéger
     leurs informations stratégiques ?

28. La sécurité est-elle gérée au niveau du système afin de restreindre
     l’accès aux données par utilisateur, groupe d’utilisateurs ou profil ?




                       Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?   19
Oui   Non
               29. Vos logiciels vous permettent-ils de prendre en charge les processus
                    métiers actuels et futurs en facilitant la modification ou la définition
                    rapides de nouveaux flux d’informations et de procédures, sans
                    développement supplémentaire ?

               30. Vos logiciels peuvent-ils s’adapter au développement de l’entreprise
                    sur plusieurs sites ?

               31. Permettent-ils une mise en œuvre sur différents sites aussi facilement
                    qu’au niveau interne ?

               32. Votre  système est-il capable d’organiser les données et les flux
                    dans le cadre d’une gestion multi-société et/ou multi-site ?

               33. Votre  système est-il personnalisable facilement, par simple
                    paramétrage et sans modification du code source ?

               34. Propose-t-il   un environnement de développement intégré afin de
                    favoriser le développement d’applications personnalisées pour votre
                    entreprise ?

               35. Votre système actuel traite-t-il des devises multiples ?
               36. Peut-il stocker et mettre à jour rapidement des tarifs exprimés dans
                    la devise du client ?

               37. Génère-t-il  des rapports consolidés quelle que soit la devise
                    sélectionnée ?

               38. Votre système permet-il à vos salariés de travailler dans la langue
                    de leur choix ?

               39. Les   informations sont-elles disponibles dans la langue de vos
                    partenaires commerciaux ?

               40. Votre système est-il capable d’intégrer toutes vos activités pour
                    permettre un pilotage total du groupe ?




20   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
RÉPONSES
Vous avez répondu un maximum de ‘‘ Oui ’’ :

votre système d’information est en adéquation avec les besoins et les attentes de votre
entreprise, et va vous permettre de soutenir son développement futur, en France comme
à l’international. Cependant, restez attentif à votre environnement et n’hésitez pas à
renouveler ce test d’ici quelques mois.



Vous avez répondu un maximum de ‘‘ Non ’’ :

votre système d’information n’est plus adapté à vos enjeux. Une mise à niveau s’impose
donc ! Il vous faut dès aujourd’hui préparer le passage vers un système d’information plus
en phase avec vos ambitions. Les équipes de la Division Moyennes et Grandes Entreprises
de Sage vous aideront à mener à bien votre migration. A l’aide d’une méthodologie
éprouvée, elles vous permettront de définir le périmètre de votre projet.




                     Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?   21
Avec Sage, choisissez un logiciel à votre mesure.
            Avec 10 000 entreprises clientes de plus de 100 salariés, Sage est le premier éditeur de
            solutions de gestion d’entreprises en France (Source IDC- 2009). Les 800 collaborateurs
            de sa Division Moyennes et Grandes Entreprises forment la première organisation dédiée
            à ce marché. 35% d’entre eux se consacrent à la Recherche & Développement pour vous
            proposer des solutions simples, évolutives et innovantes.


            Sage propose une gamme de solutions de gestion qui couvre l’ensemble des métiers
            de l’entreprise et toutes les typologies de projets.
            • Nos solutions ERP (Enterprise Resource Planning) permettent d’intégrer tous les processus
              de gestion dans un système d’information unique et cohérent.
            • Nos solutions FRP (Finance Resource Planning) couvrent tous les domaines de la performance
              financière (Comptabilité, Trésorerie, Immobilisations, Consolidation, Recouvrement…).
            • Nos solutions HR (Human Resources) libèrent les DRH des contraintes administratives
              et financières, leur permettant de se concentrer sur leurs missions plus qualitatives : gestion
              des compétences et fidélisation des salariés.
            • Nos solutions WMS (Warehouse Management System) apportent une réponse en matière
              de maîtrise des flux et d’optimisation des processus à toutes les entreprises.
            • Nos solutions CRM permettent aux équipes commerciales, marketing et services d’optimiser
              la gestion de leurs relations avec leurs clients et prospects.
            Ces solutions intégrées et modulaires vous permettent de bâtir votre système d’information
            en adéquation avec vos exigences et de l’étendre au fur et à mesure de la croissance
            de vos besoins.




22   Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?   23
Sage
                                                                                                                                                                                                                                                                                          10, rue Fructidor

                                                                                                                                                                                                                                                                        www.sage.fr/mge




Fax : 01 41 66 25 55
                                                                                                                                                                                                                                                                                          75834 Paris Cedex 17




                              Informations commerciales
                              Informations Export
                                                                                                                                                                    • Vous souhaitez présenter




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                                                                                                                                       0 825 007 017
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  • 2. 2 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 3. Sommaire L’analyse des écarts : pourquoi ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 L’analyse des écarts : comment ? .............................. 5 Problématique n°1 : être en conformité avec les réglementations nationales et internationales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Problématique n°2 : rationaliser vos opérations afin d’en améliorer la productivité et la rentabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Problématique n°3 : optimiser la prise de décision . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Problématique n°4 : renforcer la collaboration avec votre écosystème . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Problématique n°5 : adapter et faire évoluer vos activités. . . . . . . . . . . 14 Problématique n°6 : développer votre entreprise à l’international 15 Conclusion ........................................................... 17 Test : 40 questions pour faire le point sur votre ERP ... 18 À propos de Sage ................................................ 22 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 3
  • 4. Introduction L’ANALYSE DES ÉCARTS : POURQUOI ? Toutes les entreprises ont des priorités et des business models différents, mais toutes ou presque sont confrontées aux forces du marché et à des réglementations communes. Les systèmes d’information autonomes ou hérités sont souvent insuffisants pour leur apporter les bonnes réponses dans certains domaines. Beaucoup d’entre elles s’appuient sur une combinaison de workflow manuels et automatisés, d’applications par département et de bases de données héritées. Si cette approche éclatée peut suffire dans un premier temps, elle risque à terme de freiner la productivité de l’entreprise. Dans la conjoncture économique actuelle, dynamique et fortement concurrentielle, un système d’information inefficace peut s’avérer contre-productif, baisser la rentabilité et ralentir la croissance. Les entreprises qui se trouvent dans une telle situation trouveront avantage à se doter de solutions de gestion intégrées. Elles pourront définir de meilleures pratiques et optimiser leur activité. En automatisant les processus métiers, l’ERP améliore la pertinence des informations, accélère le flux des données et rationalise les tâches quotidiennes, libérant du même coup les collaborateurs de l’entreprise qui peuvent consacrer plus de temps à des problématiques complexes à valeur ajoutée. L’entreprise augmente ainsi sa productivité et réduit considérablement ses coûts d’exploitation. De nombreux ERP intègrent, en outre, des fonctions de gestion de la relation clients ou CRM (Customer Relationship Management) et de Business Intelligence. Les solutions de CRM facilitent le travail des départements vente, marketing et services en fournissant des données clients complètes et pertinentes, et en gérant intégralement des processus très ciblés qui permettent de réduire nettement les coûts d’acquisition et de fidélisation des clients. En consolidant des données issues de sources multiples, les solutions de Business Intelligence intégrées mettent à la disposition de chacun des collaborateurs de l’entreprise les informations dont il a besoin pour travailler efficacement, avec des indicateurs de performance utiles et adaptés. Le marché de l’ERP étant particulièrement dynamique, de nouveaux produits et de nouvelles fonctionnalités sont régulièrement mis au point. Votre entreprise doit s’interroger pour savoir si son système d’information est toujours en phase avec ses besoins ou si elle n’aurait pas intérêt à évoluer vers une solution plus moderne. C’est dans cette optique que les équipes de direction doivent procéder à une analyse régulière des écarts. 4 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 5. L’ANALYSE DES ÉCARTS : COMMENT ? L’analyse des écarts permet de déterminer quelles mesures doivent être prises pour que l’entreprise passe de son état actuel à un état futur souhaité. La première étape consiste à décrire la situation actuelle de l’entreprise à partir d’un certain nombre de caractéristiques clés. Il faut ensuite répertorier les facteurs nécessaires pour atteindre les objectifs fixés, et enfin mettre en évidence les écarts existants, point par point, afin de les combler. Pour vous y aider, nous avons listé six problématiques auxquelles votre entreprise est confrontée : 1• Etre en conformité avec les réglementations nationales et internationales 2• Rationaliser vos opérations afin d’en améliorer la productivité et la rentabilité 3• Optimiser votre prise de décision 4• Renforcer la collaboration avec votre écosystème 5• Adapter et faire évoluer vos activités 6• Développer votre entreprise à l’international Ce livre blanc vous aidera à effectuer une analyse préliminaire des écarts pour chacun de ces points. Vous pourrez ainsi déterminer précisément si les processus et la technologie que vous utilisez actuellement sont aptes à répondre à vos besoins ou bien si vous devez faire appel à des consultants extérieurs pour évaluer les avantages que vous tireriez à mettre en œuvre une solution mieux adaptée. Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 5
  • 6. Problématique n° 1 : être en conformité avec les réglementations nationales et internationales Les entreprises doivent s’adapter aux obligations légales comme la mise en conformité à la norme comptable internationale IAS/IFRS, aux normes SEPA et aux nouveaux protocoles bancaires (EBICS, SWIFTNet) ou à la loi Sarbanes-Oxley pour toutes les entreprises cotées aux Etats-Unis… Par ailleurs, dans certains secteurs d’activité, les entreprises doivent observer des réglementations spécifiques telles que le règlement européen Reach pour les entreprises chimiques. La gestion et le suivi de ces réglementations sont souvent lourdes et coûteuses. Toute entreprise qui décide de gérer seule la mise en application de nouvelles normes ou règles s’expose ainsi à le faire mal, souvent trop tard et à payer le prix fort. Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ? En travaillant avec un ERP qui automatise les processus de mise en conformité, votre entreprise peut réduire les coûts, les inexactitudes et les retards. Par exemple, les coûts liés au reporting sont limités au maximum grâce à la gestion centralisée des données qui garantit que les informations pertinentes seront collectées et suivies. Un ERP permet également de supprimer les procédures manuelles dans tous les services de l’entreprise : comptabilité, fabrication, services, distribution… Les logiciels que vous utilisez actuellement intègrent-ils des fonctionnalités capables de gérer la mise en conformité de vos processus avec les réglementations ? Vous le saurez en passant en revue les points suivants : Traçabilité des lots : indispensable, elle permet aux entreprises exerçant leur activité dans les secteurs de la pharmacie, de la chimie ou du médical de répondre sans délai à toute exigence de l’administration concernant la provenance et le suivi des lots et des produits. • Votre système actuel intègre-t-il complètement tous les processus de planification des articles et collecte-t-il les données de traçabilité de manière centralisée ? • Prend-il en charge à la fois la traçabilité en aval – depuis les ingrédients jusqu’aux livraisons clients - et la traçabilité en amont - livraisons clients, lots fabriqués, articles et composants reçus des fournisseurs ? • Votre système permet-il de suivre les propriétés des lots, les catégories et les résultats des tests ? • Comprend-il des fiches techniques définies par l’utilisateur et des directives opérationnelles détaillées ? • Propose-t-il un contrôle des lots ou des sous-lots ? Pistes d’audit : elles sont essentielles pour répondre aux exigences de mise en conformité ; vous devez assurer le suivi des données en termes de collecte, d’utilisation, de gestion et de sécurité. • Votre système authentifie-t-il le nom d’utilisateur, la date, l’heure, les données précédentes ? • Conserve-t-il un historique des anciennes transactions pour les périodes pluri-annuelles ? 6 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 7. Signatures électroniques : elles permettent aux entreprises d’optimiser la sécurité de leur workflow interne automatisé. Elles sont nécessaires pour réussir les audits de gouvernance d’entreprise et satisfaire aux exigences des différentes réglementations de l’industrie. • Votre système dispose-t-il d’un logiciel intégré pour les signatures électroniques comprenant tables, programmes, actions et objets pour stocker, configurer et collecter des signatures uniques, liées de manière définitive aux objets, et qui ne peuvent être ni modifiées ni copiées ? Contrôle qualité : un processus de contrôle qualité totalement intégré peut aider votre entreprise à automatiser et à rationaliser ses processus papier pour une meilleure efficacité et la mise en conformité avec les réglementations en vigueur. • Votre système propose-t-il des règles pour faire exécuter des contrôles à des moments clés afin de garantir la conformité des éléments par rapport à toutes les caractéristiques produits, tolérances opérationnelles ou résultats attendus ? • Met-il automatiquement en quarantaine les éléments qui ne sont pas conformes aux règles de contrôle ainsi que les éléments douteux, et les désigne-t-il de façon à ce qu’ils fassent l’objet d’une suppression ou d’un contrôle supplémentaire ? Signatures de documents : les signatures numériques ou scannées peuvent remplacer les signatures manuelles pour les documents tels que les certificats d’analyse ou les fiches techniques. • Chaque document généré par votre système a-t-il une image qui lui est reliée, et la carte de numérisation d’images est-elle contrôlée lors de la liaison au profil de l’utilisateur ? Fonctionnalités de sécurité : le système d’information doit intégrer des fonctions empêchant toute utilisation non autorisée et protégeant l’entreprise contre des délits extérieurs (espionnage) ou intérieurs (détournement informatique). • Votre système propose-t-il une déconnexion automatique suite à une période d’inactivité trop longue ou à des échecs de connexion trop nombreux, ainsi que la journalisation de toutes les activités des utilisateurs ? Contrôles des workflow et transparence : un ERP peut aider les entreprises cotées qui cherchent à se mettre en conformité avec certaines réglementations, comme la loi Sarbanes-Oxley, à automatiser leurs processus métiers afin de mettre en œuvre les contrôles requis. • Les workflow prennent-ils en charge les notifications sur les points de contrôle en vue de la gestion des transactions basées sur des exceptions, ces flux servant de contrôles pour documenter le comportement du système ? • Les graphiques et les tableaux de bord présentent-ils les informations de surveillance relatives aux performances financières et opérationnelles en temps réel ? • Le système propose-t-il une traçabilité pour l’audit, de l’état financier jusqu’aux pièces d’origine légales, et des fonctions de Business Intelligence (décrites pages 10 et 11) ? • Tous les modules de votre système sont-ils intégrés et utilisent-ils une base de données commune unique à laquelle accèdent les utilisateurs pour traiter les mêmes données ? • Votre système utilise-t-il des flux de processus qui assurent le séquencement logique et piloté des activités de chaque procédure et contrôle afin d’éliminer les problèmes d’ordre financier ? Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 7
  • 8. Problématique n° 2 : rationaliser vos opérations afin d’en augmenter la productivité et la rentabilité Pour survivre dans un environnement fortement concurrentiel, les entreprises doivent en permanence optimiser leurs opérations et rationaliser leurs processus métiers afin d’accroître leur productivité et de réduire leurs coûts. Les procédures manuelles peuvent être chronophages et les systèmes autonomes sont souvent source d’inexactitudes, les informations devant être saisies dans plusieurs applications. Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ? En automatisant les processus métiers, ce qui améliore la pertinence des informations et accélère le flux de données, un ERP permet de rationaliser les tâches quotidiennes et de libérer les collaborateurs pour des problématiques plus complexes nécessitant davantage d’attention. Vous pouvez ainsi augmenter votre productivité et réduire considérablement vos coûts d’exploitation. Pour pouvoir offrir de tels avantages, votre ERP doit intégrer les éléments suivants : Des modules applicatifs entièrement intégrés : un système qui intègre des fonctionnalités allant de la gestion de la relation client frontale à l’analyse financière et à la Business Intelligence en arrière plan peut permettre aux entreprises de se concentrer sur la prise de décision et les ventes plutôt que sur l’infrastructure informatique nécessaire à l’exécution d’applications dispa- rates et à la communication entre ces applications. • Votre ERP est-il entièrement intégré ? Un référentiel commun : un référentiel commun pour toutes les données requises par l’ensemble de vos applications et processus donne accès aux informations utiles à vos salariés pour travailler plus efficacement. • Votre ERP propose-t-il un référentiel commun ? Une orientation processus : un ERP orienté processus plutôt qu’axé sur des tâches isolées favorise l’évolution naturelle de vos processus dans le temps. • Votre ERP est-il orienté processus ? Info Près de 50% des entreprises ont constaté une augmentation de leur rentabilité et parmi elles, 3/4 l’attribuent directement à Sage ERP X3. Etude Sage 2009 – Ernst & Young Advisory réalisée auprès de 250 entreprises clientes de Sage ERP X3 8 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 9. 80% des entreprises interrogées estiment que la solution mise Info en œuvre leur a procuré une amélioration significative, voire un avantage concurrentiel (13%) et dans ¾ des cas les processus opérationnels sont mieux pris en charge qu’auparavant. Etude Sage 2009 – Ernst & Young Advisory réalisée auprès de 250 entreprises clientes de Sage ERP X3 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 9
  • 10. Problématique n° 3 : optimiser la prise de décision Face à la concurrence, vous devez avoir toutes les cartes en main pour assurer la réussite de votre entreprise. Cela signifie que vous devez disposer des informations qui guideront vos décisions stratégiques. Lorsque les données dont vous avez besoin sont réparties sur plusieurs feuilles de calcul et différents systèmes autonomes, il est long et difficile d’obtenir des rapports utiles et pertinents permettant de prendre les bonnes décisions. Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ? La mise en œuvre d’un ERP intégrant tous vos processus et toutes vos informations au sein d’un environnement unique et cohérent constitue la première - et la plus importante - étape vers l’optimisation de la prise de décision. La Business Intelligence est en outre indispensable pour un traitement rapide et une analyse efficace des données. Vous devez bénéficier des fonctionnalités de Business Intelligence suivantes : Business Intelligence intégrée : un système de BI autonome nécessite une interface avec le système de gestion opérationnelle et les données doivent être déplacées de l’un à l’autre. Ces opérations de transfert ont un impact sur la rapidité et la précision, qui s’ajoute à la complexité de la mise en œuvre et à la formation des utilisateurs. • Vos outils de BI sont-ils intégrés à votre système ERP ou sont-ils autonomes ? Gestion de la relation clients intégrée : les systèmes de CRM intégrés à l’ERP peuvent vous aider à synchroniser vos activités de vente, de marketing et d’assistance à la clientèle dans l’ensemble de votre entreprise et vous offrent une vue à 360° de vos clients. • Le CRM intégré, dont votre entreprise est équipée, propose-t-il des fonctionnalités de vente, de marketing, de service client et des solutions mobiles permettant de gérer les clients actuels, de trouver de nouveaux clients, de clôturer des ventes plus rapidement et de créer des relations durables et plus rentables entre les différents canaux ? Visibilité étendue : les systèmes de BI constituent un moyen de rester à l’avant-garde dans une conjoncture économique dynamique. • Votre système vous alerte-t-il automatiquement en cas d’événements ou d’activités inhabituels afin que vous soyez en mesure de réagir rapidement si besoin ? • Les utilisateurs finaux ont-ils la possibilité de définir et de modifier les mesures de performance qui leur sont propres et de déclencher des événements, des règles et des conditions pour la saisie et la mise à jour d’informations statistiques sans l’aide d’un programmeur ? • Les informations présentes dans le système sont-elles mises à jour en temps réel ? • Votre système de BI intègre-t-il des tableaux de bord et des indicateurs de performance clés générés à partir de la base de données afin de fournir aux utilisateurs des représentations graphiques personnalisables leur permettant de prendre les bonnes décisions ? • Pouvez-vous consolider sans difficulté les informations commerciales cruciales provenant de différentes sources sur un écran ou un portail unique facilement accessible ? • Avez-vous la possibilité d’explorer des informations plus détaillées à partir du portail pour obtenir des explications supplémentaires ? 10 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 11. Structure applicative du système : • Votre système d’information est-il capable de vous donner la meilleure visibilité sur l’ensemble de vos activités ? Facilité d’utilisation : • Votre ERP offre-t-il des outils d’analyse puissants, faciles à prendre en main et personnalisables par n’importe quel utilisateur ? Reporting : • Avez-vous accès à des rapports prédéfinis ? • Ces rapports vous permettent-ils de traiter vos données ? • Pouvez-vous stocker des prévisions et les comparer aux données de performance réelles ? Sécurité : • Votre ERP inclut-il des contrôles de sécurité destinés à restreindre l’accès aux rapports et aux données agrégées et/ou individuelles ? Retour Javier LILLO d’expérience Responsable Informatique DIAM BOUCHAGE Nos commerciaux ont accès à des informations très complètes sur leurs comptes clients. Ils ont aussi une bonne visibilité sur leur activité, ce qui leur permet d’être plus réactifs. Le configurateur de ventes nous a beaucoup aidés à améliorer la rapidité et la qualité de nos prises de commande. D’une manière plus générale, Sage ERP X3 Premium Edition nous a permis d’améliorer la satisfaction de nos clients, d’optimiser notre productivité et de fiabiliser nos livraisons : 98,5 % des commandes sont livrées dans les temps aujourd’hui. Aujourd’hui, l’entreprise se porte beaucoup mieux et si elle a renoué avec la croissance depuis deux ou trois ans, Sage n’y est pas pour rien ! Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 11
  • 12. Problématique n° 4 : mieux collaborer avec votre écosystème Face aux fluctuations du marché et à la pression accrue de la concurrence, vous pouvez être amené à travailler avec des partenaires implantés loin de chez vous et à faire appel à des sous-traitants ou à des prestataires logistiques tiers. Pour satisfaire vos clients, les fidéliser tout en restant rentable, vous devez être capable de communiquer rapidement et efficacement avec tous ces partenaires. Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ? Vos processus et solutions informatiques facilitent-ils la collaboration et les échanges avec des partenaires extérieurs ? Dans cet objectif, votre système d’information devrait disposer des outils collaboratifs suivants : Une plateforme Web native : une plateforme SOA (architecture orientée services) permet d’accéder à toutes les fonctionnalités de gestion sous forme de services inter-exploitables facilement appelés par des applications externes. En outre, un système Web natif met ces fonc- tionnalités à disposition en tant que services Web. Vos collaborateurs peuvent ainsi accéder aux services et les exécuter via un réseau tel qu’Internet, mais aussi créer de nouvelles applications collaboratives pour les partenaires. • Votre ERP est-il un système Web natif basé sur une plateforme SOA ? Workflow automatisés : gérer efficacement les processus métiers présente de nombreuses difficultés en raison des notifications, des investigations, des autorisations et du suivi, qui sont autant de tâches manuelles. Un workflow automatisé contrôle le flux d’informations internes et externes sur la base de pratiques et de procédures propres à l’entreprise dans le but de traiter les événements importants et exceptionnels. • Votre ERP offre-t-il contrôle et visibilité grâce à des fonctions de workflow automatisés ? Fonctions Web 2.0 : les portails d’accès Web 2.0, les flux RSS, les wikis, les blogs et les applications composites facilitent la collaboration entre les partenaires commerciaux et fédèrent l’ensemble des acteurs de l’entreprise. • Votre système ERP offre-t-il ces fonctionnalités Web 2.0 ? Sécurité : les systèmes sécurisés assurent la fiabilité des échanges de données entre les partenaires commerciaux. • Votre système permet-il aux partenaires commerciaux de protéger leurs informations stratégiques ? • Gère-t-il rigoureusement les mots de passe des utilisateurs en recourant à différentes restrictions, par exemple, pour limiter le nombre de jours de validité d’un mot de passe ? • Accepte-t-il une période définie d’inactivité avant une déconnexion automatique ? • La sécurité est-elle gérée au niveau du système afin de restreindre l’accès aux fonctions, aux actions et aux données par utilisateur, groupe d’utilisateurs ou profil ? • L’utilisateur peut-il tracer toutes les transactions et les modifications de données sensibles ? 12 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 13. Retour Didier LE CAM d’expérience Responsable du projet sur la partie formation continue Groupe AFT-IFTIM Nous avons déployé une architecture 100% Web, explique Didier Le Cam. C’est léger et simple à maintenir. Cela représente un véritable saut technologique et nous nous rendons compte après coup que cela nous change la vie. Nous pouvons par exemple éditer tous nos documents au format Adobe Acrobat® (pdf) et les envoyer par e-mail à ceux qui en ont besoin. C’est très apprécié des utilisateurs qui peuvent en quelque sorte se créer leur propre workflow. Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 13
  • 14. EUROPE AMÉRIQUE DU NORD AMÉRIQUE Problématique n° 5 : DU SUD adapter et faire évoluer vos activités AFRIQUE Vos solutions doivent être capables de prendre en charge vos activités actuelles, mais elles devront également s’adapter à vos besoins futurs, et évoluer au rythme de votre entreprise. Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ? Vos systèmes doivent être souples et évolutifs pour accompagner votre développement. Pour vous en assurer, passez en revue les points suivants : Workflow configurable : • Vos logiciels vous permettent-ils de prendre en charge les processus métiers actuels et futurs en facilitant la modification ou la définition rapides de nouveaux flux d’informations et de procédures, sans développement supplémentaire ? Mise en œuvre sur plusieurs sites : • Vos logiciels peuvent-ils s’adapter au développement de l’entreprise sur plusieurs sites ? • Permettent-ils une mise en œuvre sur ces différents sites aussi facilement qu’au niveau interne ? Evolutions structurelles : • Votre système est-il capable d’organiser les données et les flux dans le cadre d’une gestion multi-société et/ou multi-site ? Personnalisation : • Votre système est-il personnalisable facilement, par simple paramétrage et sans modification du code source ? • Propose-t-il un environnement de développement intégré afin de favoriser le développement d’applications personnalisées pour votre entreprise ? Retour d’expérience Vincent PETEAU Responsable Informatique BLANCHON Nous avons construit il y a deux ans une nouvelle plateforme logistique, moderne et fortement automatisée, située juste en face de l’une de nos usines. Ce choix rationnel nous a permis d’absorber sans peine l’augmentation de notre volume d’activité – nous traitons environ 4 500 commandes par mois, certaines comprenant 300 à 400 lignes. Sage ERP X3 s’est adapté très facilement à cette nouvelle configuration. D’une manière générale, nous avons toujours pu faire évoluer les modules de Sage ERP X3 en fonction de nos besoins. 14 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 15. ASIE MOYENT ORIENT OCEANIE Problématique n° 6 : développer votre entreprise à l’international La globalisation impacte votre développement et vous pousse à étendre vos activités sur de nouveaux territoires. Combler les écarts : quels éléments prendre en considération ? Un système d’information peut gérer les activités internationales de l’entreprise s’il dispose des fonctionnalités suivantes : Devises étrangères : Si vous ne pouvez pas prendre en compte la devise de votre client à chaque étape du cycle de traitement d’une commande, vous risquez d’essuyer des pertes financières dues à la fluctuation des taux de change. • Votre système actuel traite-t-il des devises telles que la livre, le yen et le dollar ? • Peut-il stocker et mettre à jour rapidement des tarifs exprimés dans la devise du client ? • Génère-t-il des rapports consolidés quelle que soit la devise sélectionnée ? Langues multiples : • Votre système permet-il à vos salariés de travailler dans la langue de leur choix ? • Les informations sont-elles disponibles dans la langue de vos partenaires commerciaux ? Réglementations internationales : • Votre système répond-il aux exigences de conformité locale des pays dans lesquels votre entreprise sera installée ? Visibilité de l’activité du groupe : • Votre système est-il capable d’intégrer l’ensemble de vos activités afin de permettre un pilotage total du groupe ? Retour d’expérience Emmanuelle LIEF Responsable ERP-WMS / L’OCCITANE Sage ERP X3 Premium Edition est véritablement le cœur de notre système d’information, pour l’Europe, le Mexique et les Etats-Unis. Notre stratégie consiste aujourd’hui à centraliser au maximum notre gestion informatique. Dans les filiales européennes et au Mexique, nous avons déployé le progiciel à partir du serveur central de Manosque. Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 15
  • 16. 16 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 17. Conclusion Les entreprises d’aujourd’hui doivent constamment se remettre à niveau, sans cesser d’améliorer leur organisation. Si toutes les entreprises sont différentes, elles sont toutes confrontées à un certain nombre de problématiques récurrentes. Les points que nous venons de passer en revue peuvent vous aider à situer votre entreprise dans chacun des domaines évoqués. Ils vous permettront de déterminer si les processus et systèmes d’information actuellement en place au sein de votre entreprise sont les plus à même de répondre aux besoins de votre entreprise et si une mise à niveau de vos solutions de gestion permettrait d’atteindre vos objectifs futurs. Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 17
  • 18. QUESTIONNAIRE • Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? • Permet-il de répondre à vos besoins présents et futurs ? 40 questions pour faire le point sur votre ERP. Oui Non 1. Votre système authentifie-t-il le nom d’utilisateur, la date, l’heure, les données précédentes et nouvelles, et les motifs de la modification ? 2. Votre système propose-t-il une déconnexion automatique suite à une période d’inactivité trop longue ou à des échecs de connexion trop nombreux ? 3. Signale-t-il automatiquement les éléments non conformes aux règles de contrôle pour qu’ils fassent l’objet d’une suppression ou d’un contrôle supplémentaire ? 4. Votre système actuel intègre-t-il tous les processus de planification des articles et collecte-t-il les données de traçabilité de façon centralisée ? 5. Comprend-il des fiches techniques définies par l’utilisateur et des directives opérationnelles détaillées ? 6. Conserve-t-il un historique des anciennes transactions pour les périodes pluriannuelles ? 7. Le système propose-t-il une traçabilité pour l’audit, de l’état financier jusqu’aux pièces d’origine légale ? 8. Votre système propose-t-il des règles pour faire exécuter des contrôles à des moments clés ? 9. Votre système utilise-t-il des flux de processus qui assurent le séquencement logique et piloté des activités de chaque procédure et contrôle pour éliminer les problèmes d’ordre financier ? 10. Votre système dispose-t-il d’un logiciel intégré pour les signatures électroniques comprenant tables, programmes, actions et objets pour stocker, configurer et collecter des signatures uniques, liées de manière définitive aux objets, et qui ne peuvent être ni modifiées ni copiées ? 11. Le CRM intégré, dont votre entreprise est équipée, propose-t-il des fonctionnalités de vente, de marketing, de service client et des solutions mobiles ? 18 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 19. Oui Non 12. Les graphiques et les tableaux de bord présentent-ils les informations de surveillance relatives aux performances financières et opérationnelles en temps réel ? 13. Les utilisateurs finaux ont-ils la possibilité de définir et de modifier les mesures de performance qui leur sont propres et de déclencher des événements, des règles et des conditions pour la saisie et la mise à jour d’informations statistiques sans l’aide d’un programmeur ? 14. Votre ERP propose-t-il un référentiel commun ? 15. Votre ERP est-il entièrement intégré ? 16. Est-il orienté processus ? 17. Les informations présentes dans le système sont-elles mises à jour en temps réel ? 18. Vos outils de BI sont-ils intégrés à votre système ERP ? 19. Votre système de BI intègre-t-il des tableaux de bord et des indicateurs de performance clés générés à partir de la base de données afin de fournir aux utilisateurs des représentations graphiques personnalisables ? 20. Pouvez-vous consolider sans difficulté les informations commerciales cruciales provenant de différentes sources sur un écran ou un portail unique facilement accessible ? 21. Avez-vous la possibilité d’explorer des informations plus détaillées à partir du portail pour obtenir des explications supplémentaires ? 22. Votre ERP offre-t-il des outils d’analyse puissants faciles à prendre en main et personnalisables par n’importe quel utilisateur ? 23. Avez-vous accès à des rapports prédéfinis ? 24. Votre ERP est-il un système Web natif basé sur une plateforme SOA ? 25. Votre ERP offre-t-il contrôle et visibilité grâce à des fonctions de workflow automatisés ? 26. Votre système ERP offre-t-il des fonctionnalités Web 2.0 ? 27. Votre système permet-il à vos partenaires commerciaux de protéger leurs informations stratégiques ? 28. La sécurité est-elle gérée au niveau du système afin de restreindre l’accès aux données par utilisateur, groupe d’utilisateurs ou profil ? Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 19
  • 20. Oui Non 29. Vos logiciels vous permettent-ils de prendre en charge les processus métiers actuels et futurs en facilitant la modification ou la définition rapides de nouveaux flux d’informations et de procédures, sans développement supplémentaire ? 30. Vos logiciels peuvent-ils s’adapter au développement de l’entreprise sur plusieurs sites ? 31. Permettent-ils une mise en œuvre sur différents sites aussi facilement qu’au niveau interne ? 32. Votre système est-il capable d’organiser les données et les flux dans le cadre d’une gestion multi-société et/ou multi-site ? 33. Votre système est-il personnalisable facilement, par simple paramétrage et sans modification du code source ? 34. Propose-t-il un environnement de développement intégré afin de favoriser le développement d’applications personnalisées pour votre entreprise ? 35. Votre système actuel traite-t-il des devises multiples ? 36. Peut-il stocker et mettre à jour rapidement des tarifs exprimés dans la devise du client ? 37. Génère-t-il des rapports consolidés quelle que soit la devise sélectionnée ? 38. Votre système permet-il à vos salariés de travailler dans la langue de leur choix ? 39. Les informations sont-elles disponibles dans la langue de vos partenaires commerciaux ? 40. Votre système est-il capable d’intégrer toutes vos activités pour permettre un pilotage total du groupe ? 20 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 21. RÉPONSES Vous avez répondu un maximum de ‘‘ Oui ’’ : votre système d’information est en adéquation avec les besoins et les attentes de votre entreprise, et va vous permettre de soutenir son développement futur, en France comme à l’international. Cependant, restez attentif à votre environnement et n’hésitez pas à renouveler ce test d’ici quelques mois. Vous avez répondu un maximum de ‘‘ Non ’’ : votre système d’information n’est plus adapté à vos enjeux. Une mise à niveau s’impose donc ! Il vous faut dès aujourd’hui préparer le passage vers un système d’information plus en phase avec vos ambitions. Les équipes de la Division Moyennes et Grandes Entreprises de Sage vous aideront à mener à bien votre migration. A l’aide d’une méthodologie éprouvée, elles vous permettront de définir le périmètre de votre projet. Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 21
  • 22. Avec Sage, choisissez un logiciel à votre mesure. Avec 10 000 entreprises clientes de plus de 100 salariés, Sage est le premier éditeur de solutions de gestion d’entreprises en France (Source IDC- 2009). Les 800 collaborateurs de sa Division Moyennes et Grandes Entreprises forment la première organisation dédiée à ce marché. 35% d’entre eux se consacrent à la Recherche & Développement pour vous proposer des solutions simples, évolutives et innovantes. Sage propose une gamme de solutions de gestion qui couvre l’ensemble des métiers de l’entreprise et toutes les typologies de projets. • Nos solutions ERP (Enterprise Resource Planning) permettent d’intégrer tous les processus de gestion dans un système d’information unique et cohérent. • Nos solutions FRP (Finance Resource Planning) couvrent tous les domaines de la performance financière (Comptabilité, Trésorerie, Immobilisations, Consolidation, Recouvrement…). • Nos solutions HR (Human Resources) libèrent les DRH des contraintes administratives et financières, leur permettant de se concentrer sur leurs missions plus qualitatives : gestion des compétences et fidélisation des salariés. • Nos solutions WMS (Warehouse Management System) apportent une réponse en matière de maîtrise des flux et d’optimisation des processus à toutes les entreprises. • Nos solutions CRM permettent aux équipes commerciales, marketing et services d’optimiser la gestion de leurs relations avec leurs clients et prospects. Ces solutions intégrées et modulaires vous permettent de bâtir votre système d’information en adéquation avec vos exigences et de l’étendre au fur et à mesure de la croissance de vos besoins. 22 Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ?
  • 23. Votre système d’information est-il à la hauteur des ambitions de votre entreprise ? 23
  • 24. Sage 10, rue Fructidor www.sage.fr/mge Fax : 01 41 66 25 55 75834 Paris Cedex 17 Informations commerciales Informations Export • Vous souhaitez présenter Appelez-nous au Fax : +33 (0)5 56 18 01 48 Tél. : +33 (0)5 56 18 01 34 (N° INDIGO : 0,15 e TTC/min) 0 825 007 017 avec l’un de nos consultants ? • Vous souhaitez plus d’informations votre cahier des charges et échanger sur notre offre de solutions de gestion ? Sage© 2011 - Tous droits réservés - SAS au capital de 500.000 e - Siège social : 10 rue Fructidor 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129 - Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable. Les logos, noms de produits ou de sociétés n’appartenant pas à Sage, mentionnés dans ce document, ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaire respectif - Crédits photos : Ivan Bothemine - Fotolia - DIV000PL330 - 423ditipi-03-11 Année et mois de création : Février 2011 - Dépôt légal : en cours - Parution gratuite - Toute représentation, traduction, adaptation ou reproduction, même partielle, par tous procédés, en tous pays, faite sans autorisation préalable est illicite et exposerait le contrevenant à des poursuite judiciaires.