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Améliorez l’efficacité de vos cérémonies agiles


             Véronique Messager

                6 décembre 2011



09/12/2011         at2011.agiletour.org      1
Merci à nos partenaires
                       France
       Prestige                                 World




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                      Gold




09/12/2011        at2011.agiletour.org                  2
La posture du scrumMaster

                             Puissance
  Les 3 P




                Permission                       Protection


                        Facilitateur
Véronique Messager            at2011.agiletour.org            3
De quelles cérémonies parle t’on ?
Le process agile




   Roadmap                                                       Daily Stand-up
    Review                     Iteration Planning
                                     Meeting                         Meeting

                                                                                  Retrospective
           Release Planning
               Meeting                                          Product Backlog
                                    Ready/Done
                                     Meeting                        Review              ….

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Une bonne préparation
                              Fixer l’Objectif


Identifier les Participants                            Préparer l’Agenda



                              P A
                              E V
                                                       Lister les critères
  Préparer l’environnement                                de Validation

   Véronique Messager           at2011.agiletour.org                         5
Un objectif unique


                        • Diffusion d’information
                        • Echanges, brainstorming,
                            discussion
                        •   Point d’avancement
       Objectif         •   Résolution de problème
                        •   Prise de décision
        (un seul !)
                        •   Production
                        •   …




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Qui participe ?




                                                 Le timekeeper
  L’animateur




                                          L’observateur
  Le pousse-décision
                                              Source : Les réunions déléguées, A. Cardon


Véronique Messager     at2011.agiletour.org                                                7
Préparer l’agenda
• L’agenda détaille les thèmes
    abordés ou les étapes de la
    démarche, à partir de l’objectif
• Il en précise la durée
• Il est affiché dans la salle de la
    réunion
• Il induit les actions préparatoires
    pour les participants




Véronique Messager           at2011.agiletour.org                   8
Lister les critères de validation

• Quel est le résultat attendu ?
     o Quels outputs ?
     o Quelles réponses ?
     o Quelles décisions ?


• Comment évaluer le succès de la réunion ?
• Pour quelle suite ? Quelle perspective ?




Véronique Messager           at2011.agiletour.org        9
Préparer l’environnement

• Dans quelle(s) salle(s) ?
• Dans quelle disposition ?
• Avec quel matériel ?
• Avec quelle(s) technique(s)
  d’animation ?
• Des pauses ?




Véronique Messager     at2011.agiletour.org    10
Accueillir : se synchroniser


                     • Mettre en confiance
                     • S’apprivoiser
                     • Se mettre au diapason des
                       autres
                     • Etre sur la même longueur
                       d’onde




Véronique Messager   at2011.agiletour.org          11
Faire respecter la discipline




                     Convenir de ou rappeler les règles


Véronique Messager      at2011.agiletour.org          12
Accueillir : créer un cadre protecteur
                                           Je suis +
      Je me survalorise,
      je dévalorise les                                                Je m’accepte,
      autres                                                           j’accepte les autres


                               Domination              Coopération
L’autre est -                                                                   L’autre est +
                                 Retrait              Dévalorisation

       Je suis nul, les                                                Je me dévalorise, les
       autres sont nuls : il                                           autres sont meilleurs
       n’y a rien à faire                                              que moi




                                           Je suis -
                                                                     Source : L’analyse transactionnelle
Véronique Messager                         at2011.agiletour.org                                       13
Animer : développer l’écoute créative



                                        Ecouter
                     Questionner



                            Reformuler




                           Animer
Véronique Messager          at2011.agiletour.org   14
Repérer les attitudes « écoutricides »

                      Le monologue
Les jugements                                              La tendance à penser la
péremptoires                                             réponse pendant que l’autre
                                                                    parle



 L’impatience                                                 La tendance à interpréter



 Les a priori

                                                               L’absence de questions
     Couper la                                                        ouvertes
     parole
                             La tendance à faire les
                            questions et les réponses
          L’absence de                                          L’attitude défensive ou
          curiosité                                                     négative

                                                                 Source : Le Manager à l’écoute, Yves Blanc, Dunod
 Véronique Messager               at2011.agiletour.org                                                15
Adapter son style d’écoute


                 Ecoute analytique                         Ecoute stratégique

             Logique et cohérence du                      Vision, exploration,
              discours, rigueur dans                    imagination, stratégies
              l’analyse, clarification,                       et nouvelles
                    explications                             perspectives


                     Ecoute pragmatique                   Ecoute empathique

               Action et organisation,                  Qualité de la relation,
               recherche de solutions,                  partage de ressentis,
                de modes opératoires,                   sensibilité et chaleur
                    expérimentés                              humaine




                                                                        Source : Le Manager à l’écoute, Yves Blanc, Dunod
Véronique Messager                        at2011.agiletour.org                                               16
« Pourquoi les enfants posent des
                     questions ouvertes ?
                Parce qu’ils veulent tout savoir !


        Pourquoi les adultes posent des
              questions fermées ?
             Parce qu’ils pensent tout savoir ! »

                                                  Source : Le Manager à l’écoute, Yves Blanc, Dunod
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L’art de questionner

                                        Qu’est-ce que je
                                          veux obtenir
                                            comme
                                         information ?




  Questions            Questions                           Questions
  ouvertes            alternatives                          fermées


 Explorer             Contraindre                             Valider
  Clarifier            Orienter                              Confirmer
Comprendre             Proposer                               Vérifier




 Véronique Messager   at2011.agiletour.org                             18
Reformuler

• Reformuler : ce n’est pas répéter
    mais redire en d’autres mots ce que
    l’interlocuteur a dit.
     o Améliorer l’écoute
     o Vérifier la bonne compréhension
     o Encourager la parole et la met en valeur
     o Renvoyer à la personne son image (miroir)
     o Faire progresser la réflexion
     o Rectifier avec nuance
     o Dédramatiser



Véronique Messager             at2011.agiletour.org           19
La prise de décision par consentement

                     • Protocole
                      1.   Un membre fait une proposition
                      2.   Les autres posent des questions
                      3.   Chacun exprime son opinion
                      4.   Le membre qui a proposé une décision
                           revoit éventuellement sa proposition
                      5.   Un tour de table permet de lister les
L’apport de la             objections
 sociocratie
                      6.   On traite toutes les objections une à une
                      7.   On vote pour prendre la décision ou
                           reporter la prise de décision




Véronique Messager            at2011.agiletour.org                     20
Gérer les situations ou personnes difficiles (1)

      L’équipe       Reprendre le contrôle en reformulant les échanges et
     perd de vue     en posant des questions de recentrage
      l’objectif



                     Pourquoi ?
                     o Stratégie 1 : relancer avec des questions simples et
     L’équipe est    directes
       passive       o Stratégie 2 : changer le rythme
                     o Stratégie 3 : laisser le silence faire son travail




          La         Veiller à la bienveillance des échanges.
      discussion     Vous n’êtes pas nécessairement personnellement remis
      est animée     en cause !
                     La contradiction est positive : noter les points d’accord
                     et les points de divergence


Véronique Messager           at2011.agiletour.org                             21
Gérer les situations ou personnes difficiles (2)

                     Interrompre et demander que le sujet soit partagé avec
     Des apartés     tous.
                     Si le sujet n’a pas d’intérêt général, préciser que la
                     présence et l’avis de tous sont indispensables.



      Celui qui      Remercier et valoriser, mais interrompre.
     monopolise      Relancer les échanges en sollicitant le groupe, en
      la parole      évitant son regard




     Celui qui ne    Pourquoi ?
      s’exprime      Ne pas l’obliger à participer.
        jamais       Aller vers lui et le mettre en confiance
                     Le solliciter « doucement »




Véronique Messager            at2011.agiletour.org                        22
Attention aux jeux psychologiques !

       Le triangle dramatique de Karpman




                                Victime




     Persécuteur                                     Sauveteur



Véronique Messager            at2011.agiletour.org               23
Dresser une synthèse
   •   Un objectif clair et précis
   •   Une bonne préparation
   •   Un agenda structuré
   •   Un état d’esprit positif
   •   De la discipline
   •   Des rôles définis et répartis
   •   Des techniques d’animation variées
   •   Une synthèse
   •   Une évaluation
   •   … et beaucoup d’écoute

Véronique Messager        at2011.agiletour.org        24
Evaluer

                     • Avons-nous atteint notre objectif ?
                     • Comment l’avons-nous atteint ?
                     • Quelle était la qualité des échanges ?
                     • Comment avons-nous géré les
                       divergences ?
                     • Comment pouvons-nous améliorer le
                       déroulement de cette cérémonie ?



                                Et si on faisait un ROTI ?



Véronique Messager             at2011.agiletour.org               25
• Merci pour votre participation

• Pour me joindre,
     o Veronique.messager@yahoo.fr
     o www.ici-et-demain.fr




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  • 2. Merci à nos partenaires France Prestige World Platinium Gold 09/12/2011 at2011.agiletour.org 2
  • 3. La posture du scrumMaster Puissance Les 3 P Permission Protection Facilitateur Véronique Messager at2011.agiletour.org 3
  • 4. De quelles cérémonies parle t’on ? Le process agile Roadmap Daily Stand-up Review Iteration Planning Meeting Meeting Retrospective Release Planning Meeting Product Backlog Ready/Done Meeting Review …. Véronique Messager at2011.agiletour.org 4
  • 5. Une bonne préparation Fixer l’Objectif Identifier les Participants Préparer l’Agenda P A E V Lister les critères Préparer l’environnement de Validation Véronique Messager at2011.agiletour.org 5
  • 6. Un objectif unique • Diffusion d’information • Echanges, brainstorming, discussion • Point d’avancement Objectif • Résolution de problème • Prise de décision (un seul !) • Production • … Véronique Messager at2011.agiletour.org 6
  • 7. Qui participe ? Le timekeeper L’animateur L’observateur Le pousse-décision Source : Les réunions déléguées, A. Cardon Véronique Messager at2011.agiletour.org 7
  • 8. Préparer l’agenda • L’agenda détaille les thèmes abordés ou les étapes de la démarche, à partir de l’objectif • Il en précise la durée • Il est affiché dans la salle de la réunion • Il induit les actions préparatoires pour les participants Véronique Messager at2011.agiletour.org 8
  • 9. Lister les critères de validation • Quel est le résultat attendu ? o Quels outputs ? o Quelles réponses ? o Quelles décisions ? • Comment évaluer le succès de la réunion ? • Pour quelle suite ? Quelle perspective ? Véronique Messager at2011.agiletour.org 9
  • 10. Préparer l’environnement • Dans quelle(s) salle(s) ? • Dans quelle disposition ? • Avec quel matériel ? • Avec quelle(s) technique(s) d’animation ? • Des pauses ? Véronique Messager at2011.agiletour.org 10
  • 11. Accueillir : se synchroniser • Mettre en confiance • S’apprivoiser • Se mettre au diapason des autres • Etre sur la même longueur d’onde Véronique Messager at2011.agiletour.org 11
  • 12. Faire respecter la discipline Convenir de ou rappeler les règles Véronique Messager at2011.agiletour.org 12
  • 13. Accueillir : créer un cadre protecteur Je suis + Je me survalorise, je dévalorise les Je m’accepte, autres j’accepte les autres Domination Coopération L’autre est - L’autre est + Retrait Dévalorisation Je suis nul, les Je me dévalorise, les autres sont nuls : il autres sont meilleurs n’y a rien à faire que moi Je suis - Source : L’analyse transactionnelle Véronique Messager at2011.agiletour.org 13
  • 14. Animer : développer l’écoute créative Ecouter Questionner Reformuler Animer Véronique Messager at2011.agiletour.org 14
  • 15. Repérer les attitudes « écoutricides » Le monologue Les jugements La tendance à penser la péremptoires réponse pendant que l’autre parle L’impatience La tendance à interpréter Les a priori L’absence de questions Couper la ouvertes parole La tendance à faire les questions et les réponses L’absence de L’attitude défensive ou curiosité négative Source : Le Manager à l’écoute, Yves Blanc, Dunod Véronique Messager at2011.agiletour.org 15
  • 16. Adapter son style d’écoute Ecoute analytique Ecoute stratégique Logique et cohérence du Vision, exploration, discours, rigueur dans imagination, stratégies l’analyse, clarification, et nouvelles explications perspectives Ecoute pragmatique Ecoute empathique Action et organisation, Qualité de la relation, recherche de solutions, partage de ressentis, de modes opératoires, sensibilité et chaleur expérimentés humaine Source : Le Manager à l’écoute, Yves Blanc, Dunod Véronique Messager at2011.agiletour.org 16
  • 17. « Pourquoi les enfants posent des questions ouvertes ? Parce qu’ils veulent tout savoir ! Pourquoi les adultes posent des questions fermées ? Parce qu’ils pensent tout savoir ! » Source : Le Manager à l’écoute, Yves Blanc, Dunod Véronique Messager at2011.agiletour.org 17
  • 18. L’art de questionner Qu’est-ce que je veux obtenir comme information ? Questions Questions Questions ouvertes alternatives fermées Explorer Contraindre Valider Clarifier Orienter Confirmer Comprendre Proposer Vérifier Véronique Messager at2011.agiletour.org 18
  • 19. Reformuler • Reformuler : ce n’est pas répéter mais redire en d’autres mots ce que l’interlocuteur a dit. o Améliorer l’écoute o Vérifier la bonne compréhension o Encourager la parole et la met en valeur o Renvoyer à la personne son image (miroir) o Faire progresser la réflexion o Rectifier avec nuance o Dédramatiser Véronique Messager at2011.agiletour.org 19
  • 20. La prise de décision par consentement • Protocole 1. Un membre fait une proposition 2. Les autres posent des questions 3. Chacun exprime son opinion 4. Le membre qui a proposé une décision revoit éventuellement sa proposition 5. Un tour de table permet de lister les L’apport de la objections sociocratie 6. On traite toutes les objections une à une 7. On vote pour prendre la décision ou reporter la prise de décision Véronique Messager at2011.agiletour.org 20
  • 21. Gérer les situations ou personnes difficiles (1) L’équipe Reprendre le contrôle en reformulant les échanges et perd de vue en posant des questions de recentrage l’objectif Pourquoi ? o Stratégie 1 : relancer avec des questions simples et L’équipe est directes passive o Stratégie 2 : changer le rythme o Stratégie 3 : laisser le silence faire son travail La Veiller à la bienveillance des échanges. discussion Vous n’êtes pas nécessairement personnellement remis est animée en cause ! La contradiction est positive : noter les points d’accord et les points de divergence Véronique Messager at2011.agiletour.org 21
  • 22. Gérer les situations ou personnes difficiles (2) Interrompre et demander que le sujet soit partagé avec Des apartés tous. Si le sujet n’a pas d’intérêt général, préciser que la présence et l’avis de tous sont indispensables. Celui qui Remercier et valoriser, mais interrompre. monopolise Relancer les échanges en sollicitant le groupe, en la parole évitant son regard Celui qui ne Pourquoi ? s’exprime Ne pas l’obliger à participer. jamais Aller vers lui et le mettre en confiance Le solliciter « doucement » Véronique Messager at2011.agiletour.org 22
  • 23. Attention aux jeux psychologiques ! Le triangle dramatique de Karpman Victime Persécuteur Sauveteur Véronique Messager at2011.agiletour.org 23
  • 24. Dresser une synthèse • Un objectif clair et précis • Une bonne préparation • Un agenda structuré • Un état d’esprit positif • De la discipline • Des rôles définis et répartis • Des techniques d’animation variées • Une synthèse • Une évaluation • … et beaucoup d’écoute Véronique Messager at2011.agiletour.org 24
  • 25. Evaluer • Avons-nous atteint notre objectif ? • Comment l’avons-nous atteint ? • Quelle était la qualité des échanges ? • Comment avons-nous géré les divergences ? • Comment pouvons-nous améliorer le déroulement de cette cérémonie ? Et si on faisait un ROTI ? Véronique Messager at2011.agiletour.org 25
  • 26. • Merci pour votre participation • Pour me joindre, o Veronique.messager@yahoo.fr o www.ici-et-demain.fr Véronique Messager at2011.agiletour.org 26