Ce guide fournit des instructions détaillées pour organiser un hackathon, depuis la planification jusqu'à la clôture de l'événement. Il aborde des étapes clés telles que la définition du thème, la constitution d'une équipe, le recrutement de sponsors et de participants, et les stratégies de communication. Des exemples de documents et des outils pratiques sont également fournis pour faciliter le processus d'organisation.

1. 1
GUIDE D’ORGANISATION DU
HACKATHON
Ce guide a été créé pour vous accompagner dans l’organisation de votre hackathon.
Retrouvez tous les documents cités, en annexe.
SOMMAIRE
Préambule : Qu’est-ce qu’un hackathon ? .......................................................................... 2
Comment organiser son hackathon ? .................................................................................. 2
ETAPE 1 : Planification....................................................................................................... 2
ETAPE 2 : Le lancement.................................................................................................... 4
ETAPE 3 : Organisation ..................................................................................................... 7
ETAPE 4 : La logistique.................................................................................................... 14
ETAPE 5 : Préparation jour J........................................................................................... 17
ETAPE 6 : Clôturer le hackathon.................................................................................... 18
Documents et liens utlies.......................................................................................................... 20
Annexes – Exemple de mail d’information MSurvey.......................................................... 21
Annexe – Tuto : comment créer ses invitations Eventbrite.................................................. 22

2. 2
PREAMBULE : QU’EST-CE QU’UN HACKATHON ?
Explications
Un hackathon c’est une ou deux journées d’atelier durant laquelle les participants sont
invités à travailler en équipe, à l’aide des méthodes agiles et design thinking. Dans le but de
créer de nouveaux produits ou services, sur un thème particulier.
Journée type : ici
Temporalités
Pour une organisation « confortable » :
- Sans public jeune : prévoir 3 – 4 mois pour recruter
- Avec un public jeune : prévoir 6 mois pour recruter
Pour information : les durées sont indicatives et à adapter en fonction de votre
calendrier. Retrouvez un calendrier de projet indicatif dans la matrice d’organisation : (cf.
matrice : ici)
COMMENT ORGANISER SON HACKATHON ?
ETAPE 1 : Planification
Durée : Semaine 1 et 2
1.1 Définir son hackathon
 Réfléchir à la portée de votre hackathon.
- Trouvez un thème, fixez vos objectifs : Le thème peut être mis en corrélation avec des
objectifs de recrutement interne, une cause à défendre ou soutenir, une problématique à
résoudre, l'élaboration d'un process, etc.
- Identifiez votre public cible en fonction de vos objectifs.
- Trouvez le message de votre hackathon.
 Concrétisez votre vision avec la charte du hackathon
Modifier la charte du hackathon
Pour information : la charte est obligatoire.

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- Elle a été créée dans le cadre des Hackathons du groupe Orange, sur le thème Women
In Tech, mais elle s’applique à d’autres thématiques en faisant quelques modifications
(le thème, la date, etc.). Vous ne pouvez pas reprendre les visuels qui sont spécifiques
aux hackathons d’Orange, personnalisez là en fonction de votre thème.
- Elle contient le droit à l’image et la propriété intellectuelle.
Vous trouverez une charte classique et une charte spécifique aux mineurs, qui doit être
signée par les parents, et envoyée aux professeurs et au proviseur, avec la liste des élèves.
- Charte classique : ici
- Charte junior : ici
1.2 Préparer sa réunion de lancement
 S’insérer dans la roadmap de l’entreprise
Communiquer sur le sujet avec les équipes en interne pour s'insérer dans la roadmap
Global des événements de l'entreprise. Et collaborez avec les différentes entités qui
pourraient être concernées par le sujet ou le thème.
 Prendre contact avec une personne de l'événementiel en interne pour connaitre
les événements de l'entreprise qui vont mobiliser du temps et des ressources.
 Les documents utiles
En prévision de la réunion de lancement :
- Prendre connaissance du livret participant : ici
- Élaborer un planning (cf. matrice jour j :ici)
Préparer un kit de com
- Pour présenter votre événement, il convient de préparer une présentation PowerPoint à
diffuser en interne et en externe : ici
o Elle contient, le thème et les objectifs, le public visé, la proposition de
valeur, la journée type et la roadmap (uniquement pour l’interne).

4. 4
o Vous l’alimenterez au fur et à mesure, en ajoutant les indications sur la
date, le lieu, les liens d’inscription.
o Pensez à ajouter un plan d’accès, une description du public cible, et ajouter
une slide avec vos besoins :
o « Si vous voulez être sponsors de notre événement et offrir des
lots tel que … contactez-nous»
o « Si vous voulez être partenaires et tenir un stand d’information
ou de démonstration sur le thème… contactez-nous »
 Laissez vos coordonnées de contact.
 Identifier vos besoins
- Lister les personnes qui pourront vous aider dans l’organisation : les personnes
potentiellement ou directement impliquées/ intéressées par le projet. Dressez la liste
de tous les contacts qui pourraient participer à l'organisation, collaborer pour
l'évènement, aider, en parler ... (cf. matrice contacts : ici)/ cf. Error! Reference source
not found.Error! Reference source not found.).
- Définissez le budget global
- Identifiez des sponsors potentiels (qui pourrait financer le repas, financer la location
du lieu, par exemple, ou offrir des lots gratuitement)
- Identifier des partenaires potentiels (animateurs, stands, Guest)
ETAPE 2 : Le lancement
Durée : A partir de la semaine 2
2.1 Recruter votre équipe cœur
Programmer une réunion de lancement, dans laquelle vous invitez tous les contacts
susceptibles d’aider pour l’organisation et recrutez votre équipe cœur lors du kick off.
Conseil : Servez-vous du kit de com pour présenter le projet.
Idéalement, dans votre équipe :
- Quelqu'un de la COM
- Quelqu'un qui a un réseau large
- Quelqu'un chargé de l'organisation : participants, listes, réservation de salle, traiteur (deux
personnes à minima sont recommandées pour ces tâches)

5. 5
- Des gens motivées vers qui vous pouvez vous tourner régulièrement pour avancer sur le
projet.
Si l’événement se fait sur un site interne :
- Une personne chargée de l’événementiel
2.1 Collaborer avec votre équipe cœur
 Les réunions :
- Programmer des réunions hebdomadaires (cf. matrice équipe : ici)
- A chaque réunion : pensez à faire un récapitulatif des avancements, des choses qu’il reste
à faire et des actions précises des prochaines semaines.
- N’hésitez pas à partager les tâches entre les membres de l’équipe pour une organisation
plus efficace.
 Les outils :
- Mettez en place un canal de discussion (ex : teams), dans lequel vous pourrez partager
vos documents, visuels, afficher les comptes-rendus des réunions, un tableau récapitulatif
des besoins que l’équipe peut modifier, et toutes autres informations utiles.
- Ce tableau pourra servir de support à toute l’équipe pour toujours avoir un œil sur les
choses qu’il reste à faire. Cela évite de mobiliser du temps et des ressources pour des
tâches qui ont déjà été effectuées.
2.2. La date et le lieu (semaine 5 à 6)
 La date :
Trouver la date (idéalement avec l'équipe)
- En fonction de l’équipe : quand est-ce que l'équipe est disponible, quels événements et
autres contraintes (jours fériés, congés, fêtes, potentielles grèves…)
- En fonction de la cible : déterminer les contraintes. Ex : pour les étudiants, pensez aux
zones de vacances, aux examens…
 Le lieu et la salle :
Trouver le lieu (idéalement en équipe)

6. 6
En fonction de ses disponibilités, des commodités du site, des commodités et transports à
proximité, de son accessibilité, etc.
- Vérifiez la capacité d’accueil des salles :
o Où peut-on faire les plénières (auditorium) ?
o Où peut-on faire les ateliers en groupe (grande salle unique, plusieurs salles
attenantes, plusieurs salles séparer1
…) ?
- Vérifiez la disponibilité du matériel sur place :
o Le nombre de table, et sont-elles câblées ?
o Le nombre de chaises
o La disponibilité de micros mobiles + un pupitre avec des micros fixes, pour
les pitchs
o De quoi projeter (écran, projecteurs, adaptateurs d’ordinateurs)
o Tables pliantes pour le jury
o Un amplificateur de son
o Des paperboards
o L’accès WIFI
- Vérifiez la présence de commodités et la facilité d’accès :
o Les endroits pour se restaurer sur site et hors site
o Y’a-t-il des transports à proximité, de la place pour se garer, un parking ?
o Le site est-il accessible aux personnes en situation de handicap ou à mobilité
réduite ?
o Y’a-t-il des vestiaires ?
o Y’a-t-il un accueil ? etc.
Conseil : Communiquer avec la personne de l’événementiel sur le site choisi.
Elle pourra vous guider sur la capacité d'accueil des salles, le matériel à disposition, les
possibilités pour se restaurer sur site, les règles de sécurité (badge, agent de sécurité,
hôtesses si besoin, règles spécifiques à la présence de mineur sur le site, etc.). Renseignez-
vous pour savoir comment faire une demande de matériel supplémentaire ou de disposition de
la salle.
Le conseil RSE : Privilégiez les sites internes qui ne nécessitent pas de dépenses.
 Réservation
1
La position des salles aura des conséquences sur votre recrutement d’animateurs. Si les salles sont séparées les unes des
autres, prévoyez un animateur par salle.

7. 7
- Réserver votre lieu pour le jour j
- Réservez votre lieu la veille, pour la préparation de la salle
Conseil : si vous ne faites pas la réservation vous-même, veillez à bien avoir toutes les
informations (qui fait la réservation, copie de la réservation et toutes les informations relatives
à la salle : capacité d’accueil, horaires d’accueil, possibilité d’y manger, etc.)
ETAPE 3 : Organisation
Durée : semaine 3 à 14
3.1 Recruter des sponsors
Après avoir trouvé la date et le lieu, l’étape de recrutement des sponsors est essentielle. C’est une
étape qui peut être longue, elle doit être engagée au plus tôt.
 Le but des sponsors :
- Potentiellement pouvoir demander la prise en charge d'une partie du repas si vous
prévoyez un traiteur / et la prise en charge de la location du lieu si vous réserver un espace
payant.
- Obtenir des lots (prix) gratuitement pour les lauréat.e.s du Hackathon
Conseil RSE : Faire marcher les localités, trouvez des sponsors dans votre ville ou votre
région.
Remarque : Les sponsors ou partenariats ne sont pas rémunérés et ne font pas forcément
l’objet d’un contrat. Convainquez-les de vous suivre dans cette aventure en proposant de leur
offrir de la visibilité.
 Les lots :
Pour information : les lots ne doivent pas être de l'argent, des goodies, ou des cadeaux. Il
doit s'agir de lots expérientiels qui permettent aux lauréates de développer leur projet.
Ex : accès à un espace de corpoworking/coworking, des ateliers, des sessions de coaching,
des sessions de prototypage dans un FabLab, programme de pré incubation ou d’incubation,
du mentorat, de la mise en relation avec une communauté, du networking...
Important : Quand le sponsor accepte de fournir un lot, demander son logo pour l’afficher sur
les plateformes d’inscription, les invitations, les kits de com, et sur vos communications internes

8. 8
et externes. Demander également un descriptif du lot offert, par mail, pour l’ajouter dans la
grille de description des lots : ici Vous pouvez aussi leur demander de relayer l'invitation.
3.2. Recruter des participants
Après avoir engagée la recherche de sponsors, le 2nd point important est de lancer rapidement sa
communication pour recruter des participants. Pour maximiser vos chances d’avoir assez de
participant, prenez-vous-y tôt.
 Plateforme d’inscription :
Conseil : ne pas multiplier les canaux d'inscription. Plus les informations sont centralisées,
plus la gestion des inscriptions est simple.
Ouvrez une plateforme d’inscription : par exemple sur Eventbrite
- Vous pouvez utiliser Eventbrite : Eventbrite - Sign Up and Create Account
- Vous pouvez créer différents types de billets si vous le souhaitez (porteur de projet,
contributeur d'équipe, développeur, facilitateur, sponsor, jury).
- Décider du niveau d'information que vous souhaitez obtenir sur les participants (Cf. annexe
– Tuto : comment créer ses invitations Eventbrite).
Si vous souhaitez, vous pouvez aussi ouvrir un espace d’inscription en interne. Cela
permettra de tracer la participation des salariés en temps de formation.
Remarque : Si vous pouvez, créer autant de type de billet que de rôle, il est intéressant de
demander à chacune des parties prenantes du projet de s’inscrire sur la plateforme.
Notamment parce que l’inscription fait office d’engagement, autant pour les partenaires que
pour les sponsors, et vous permet une meilleure gestion de l’organisation.
 Créer les invitations :
Rédiger une communication à faire mettre en forme ou à faire valider par une personne de la
com.
Dans l'invitation, doit figurer :
o La date, l'adresse du lieu
o Pitch d’invitation ciblée sur les participants. Ex : « Vous êtes étudiant.es en … "
o Objectifs du hackathon
o Les sponsors et leurs logos

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o Ajouter 3 boutons :
 Pour s’inscrire : un lien d'inscription (interne/ externe)
 Pour plus d’informations : Kit de com
 Ajouter l’événement à l'agenda : un lien icalendar par exemple
L’invitation peut être mise en forme sur votre application de publipostage/sondage interne
(ex : Msurvey). Vous pouvez utilisez des outils tels que Word, PowerPoint ou Canvas par
exemple si vous ne disposez pas d’application interne. L’invitation sera ensuite diffusée par
mail.
4.1. Stratégie de communication (semaine 6 à 14)
Elaborez votre stratégie de communication interne et externe en amont. Planifiez les jours d’envoi,
les relances. Pensez à l’avance vos canaux de diffusion, etc.
 Diffuer ses invitations en interne
Identifiez les canaux de communication internes :
- Email
- Sms
- Intranet de l’entreprise
- Réseaux sociaux de l’entreprise
- Affiches papiers ou dynamiques, etc.
Identifiez les personnes qui peuvent envoyer les invitations :
- Les personnes de la COM
- Les managers
- Les RH
- La direction
- Les CSE
- Les collaborateurs, etc.
Planifiez-les envois et relances :
- Postez le plus rapidement possible la première communication, puis programmer vos
relances (1 mois avant, 2 semaines avant, 3 jours avant, la veille …)

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 Diffuer ses invitations en externe
Trouver les canaux de diffusion
Transmettez l’invitation à des personnes stratégiques en interne, qui vont la diffuser plus
largement.
Par exemple : les campus managers, les personnes en charge des relations avec les
collectivités locales, les personnes de la com, les personnes de l’événementiel, etc.
Contactez vous-même des écoles, des salons, des structures qui pourront relayer l’invitation à
la cible.
Planifiez les envois et relances également
- Donnez vos consignes à vos interlocuteurs et assurez un suivi.
Remarque : Vous pouvez créer une nouvelle feuille dans la matrice d’organisation pour établir
votre stratégie de communication et suivre son impact.
 Diffuser l’invitation sur les réseaux
Pour recruter en interne et en externe, diffusez l’invitation sur les réseaux
o LinkedIn
o Instagram
o Twitter
o Etc.
Conseil : Faites attention à bien être raccord avec les communications de votre groupe et
démarquez-vous. Utilisez aussi les bons hashtags. Pour rendre votre publication plus
attractive, vous pouvez insérez des photos ou des vidéos de vos précédents hackathons.
 Les informations à donner suite aux inscriptions
En fonction des jours d’extraction de la liste de participants, envoyer un mail groupé avec les
informations pratiques sur l’événement. Ne faites pas de doublon avec le mail de confirmation
émis par la plateforme d’inscription.

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Dans le mail d’information : (cf. modèle de mail d'information)
o Mini déroulé de la journée
o Où se rendre et à quelle heure
o Quoi apporter (ordinateur surtout, 1 stylo, et son repas si nécessaire)
o Autres précisions : parking, transport, etc. Donner un plan d’accès
o Indiquez : « merci de répondre à ce mail si vous ne pouvez plus venir »
 Email spécifique au porteur/euse de projet pour obtenir des petites interviews vidéo (et
prévoir des besoins spécifiques, des coachs, des développeurs, des designers etc.). Vous
pouvez ajouter les informations suivantes :
o Présentez-vous ?
o Pourquoi participez-vous à ce Hackathon ?
o Qu'attendez-vous à l'occasion de ce Hackathon ?
o Quel est votre projet ?
Les envois et relances :
o Les mails de confirmation d’inscription : à chaque inscription, envoyer un email de
confirmation d’inscription avec le billet électronique. Si la plateforme d’inscription
ne le fait pas automatiquement, c’est à vous de le faire.
o Email d’information : à envoyer à chaque extraction de la liste de participants. Faire
des mails groupés.
Prévoir vos relances à l’avance :
o Vous pouvez faire 3 relances à deux semaines d’intervalle
o Et des emails de rappel (mail d’information) 4 jours avant / 2 jours avant et la veille
de l’événement
Remarque : De manière générale, essayez de ne pas inonder de mail les participants. D’où
l’importance d’avoir, à l’avance, une visibilité sur vos différentes communications à destination
des participants.

12. 12
 Risques relatifs au recrutement :
Le plus difficile de votre mission va être de recruter des participants. Le plus souvent,
une partie des inscrits ne se présentent pas le jour J. Ce phénomène est appelée le no-
show.
Dans le domaine événementiel, le no show est une réalité estimée à 50% post covid.
Le no-show se calcul ainsi : Taux de no-show = (Nombre d’inscrits absents / Nombre total
d’inscrits)*10
Tout dépend de votre région, de votre stratégie de communication, de votre manière d’attirer
les gens, du branding autour de l’évènement et aussi un peu de la chance ! Les emails de
relances avec demande de conformation servent à éviter un maximum de no-show.
Conseils : multipliez les invitations, les canaux de diffusion, planifier les extractions
d’inscription et les relances à l’avance pour pouvoir réagir rapidement. Surtout, démarquez-
vous.
Le plus important – continuer à organiser des hackathons, même avec 15 personnes.
Votre but : réussir le Hackathon et que les gens soient contents et sortent en ayant appris
quelque chose. S’ils se rappellent l’événement c’est gagné !
3.3. Recruter ses partenaires
Durée : Il est mieux d’avoir recruter tous ses partenaires au plus tard deux semaines avant
l’évènement.
 Prévoir des stands pendant la pause déjeuner
- Stand de démonstration :
o Si le thème le permet prévoyez un stand de démonstration.

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Par exemple, sur un hackathon organisé par Orange, sur le thème Women in tech,
il est possible de faire un stand de démonstration d’un métier technique (ex :
soudure de la fibre) ou un stand de présentation de nouvelles technologies au
service de la cause.
- Stand d'information :
o Si le thème le permet, prévoyez un stand d’information :
Par exemple, sur un hackathon organisé par Orange, sur le thème Women in tech,
et qui répond à des objectifs de recrutement vous pouvez proposer un stand de
recrutement/ d’orientation dans les métiers de la tech.
Remarque : Il est possible d'avoir les plusieurs stands et de faire passer les groupes en
alternés.
 Prévoir un invité qui pitchera pendant la délibération du jury :
- Recruter des personnes inspirantes qui ont un lien avec le thème du hackathon.
- La durée du pitch est variable en fonction du temps de délibération.
Remarque : l’idéal est faire pitcher une personne qui a un parcours inspirant et qui pourra fédérer
autour de la cause défendue. Si la personne est elle-même concernée par la cause, cela renforce
l’impact du pitch.
 Prévoyez les besoins de vos partenaires :
N’oubliez pas de demander à vos partenaires, leurs besoins éventuels.
Pour les stands, par exemple :
- Ont-ils besoins d’équipement particuliers : tables hautes, chaises hautes, de quoi
accrocher (scotch),
- Ont-ils un kakémono, des affiches, ou autres supports visuels à disposer devant le stand ?
Pour l’invité qui pitchera, par exemple :

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- A-t-il besoin de projeter une présentation à l’écran ?
- Souhaite-il faire une entrée particulière, en musique par exemple ?
- Etc.
ETAPE 4 : La logistique
Durée : Semaine 6 à 14
4.1. La restauration
Remarque : Si besoin d'un traiteur veillez à demander aux participants s'ils ont des intolérances
ou préférences alimentaires (par mail).
 Prestataire interne (le Restaurant Interentreprises - RIE) :
- Les vouchers :
o Ne nécessitent pas de devis.
o Communiquer le nombre de personnes attendues et le mode de paiement
o Faire une note de frais une fois que tous les participants ont pris leur repas
(meilleure option pour tenir compte du no-show)
- Le buffet / plateau repas : Faire un devis auprès du RIE
 Prestataire externe :
- Demander un devis auprès du prestataire externe
Conseil RSE : Privilégiez les prestaires de l’Economie sociale et solidaire.
 Devis :
Si l’option choisie nécessite de réaliser un devis :
Prévoir : au moins 1 à 2 mois à l'avance
- Déterminer si le devis est modifiable si jamais il y a des désistements

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- Il faut que la facture soit du même montant que le devis
- Vérifier auprès de votre entité les modalités particulières.
=> Transmettre et faire signer le devis seulement lorsque l'on est sûr du nombre de
participants et faire valider par son N+1
- Donner le numéro de commande au prestataire
Passez commande : au moins deux semaines avant l’évènement.
 Sans prestataire :
- Achat du repas le JOUR J
- Vous pouvez demander aux participants d'emporter leur repas et couverts : si c'est le cas,
veillez à ce que de l'eau et des verres soient disponibles sur place.
 CONSEILS :
- Privilégiez les repas froids, tout doit être prêt à consommer.
- Evitez les prestations qui nécessitent des installations particulières (prises, etc.). Ex :
prévoir des thermos pour le café et le thé, pas de machine traditionnelle.
- Sur certains sites, il faut une autorisation pour que les buffets de prestataires externes
puissent s'installer dans les espaces communs (ex : couloir).
- Si vous pouvez, prévoyez un café d'accueil le matin, et un gouter le soir après la remise de
prix (ce sont les moments de cohésion importants pour les équipes qui ne pourront pas se
rencontrer).
Remarque : Si ce n’est pas déjà fait, vérifiez que les participants puissent manger sur le site
(dans la salle, à la cantine, dans les espaces extérieurs ...). Sinon vérifier qu'il y ait des
commerces de proximité, et/ou des établissements de restauration aux alentours du site.
4.2. Préparer les arrivées
 Les moyens de transports
Prérequis : savoir si les gens viennent en voiture

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En fonction du lieu vous devez :
- Soit réserver une place de parking pour chacun des participants
o Dans ce cas vous avez besoin des informations suivantes : Nom, prénom,
téléphone portable, plaque d'immatriculation, entreprise et email
- Soit transmettre la liste de participants au PC sécurité, qui leur indiquera le parking visiteur.
Remarque : Bien se renseigner sur l’accessibilité du site (pour les PSH et PMR) et toujours
vérifier les conditions avec la personne en charge de l’événementiel sur le site choisi.
Conseil RSE : Conseillez toujours aux participants de privilégier l'usage des transports en
commun (à indiquer sur les invitations)
 Badge et sécurité
Se renseigner sur les modalités d'accès :
S’il s’agit d’un site interne :
- Les externes doivent-ils se présenter à l'accueil ?
- Avez-vous la possibilité de demander des badges événementiels, pour toutes les
personnes (participant.e.s, équipe d'organisation, etc. internes et externes.)
- Les internes non-résidents du site doivent faire une demande d'accès particulière ?
Prévenir : l'accueil, la personne qui gère le site, la personne en charge des badges, et le PC
sécurité. Leur donner une liste de participants au moins 1 semaine avant l'événement.
Pour un site externe, comme pour un site interne : toujours vérifier les conditions auprès
du service concerné.
 Signalétique
Prévoir une signalétique jusqu'à la salle :
- Un kakémono
- Une affiche cet événement est filmé

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- Un fléchage vers la salle (si nécessaire, un fléchage à partir de l'entrée ou du parking vers
l'accueil) et vers les toilettes (si besoin)
- Une affiche sur les salles pour indiquer que le hackathon se déroule ici
- NB : le nombre d'affiches a été déterminé pendant la visite
ETAPE 5 : Préparation jour J
Durée : semaine 14 à 17
 La salle
Demande d'aménagement : en fonction des conditions du site choisi, faite votre demande
d’aménagement au plus tôt, si cela est possible.
Préparer la salle la veille de l’évènement, si la réservation a été possible.
Remarque : En fonction du nombre de participants inscrits (et en tenant compte du no show),
déterminez l'aménagement de la salle.
- La disposition des tables :
o Chaque table doit pouvoir accueillir 5 chaises.
o Les tables doivent être câblées pour plus de facilité
- Des prises doivent être à proximité des tables
- Prévoir des multiprises au cas où
- Prévoir plusieurs micros mobiles
- Un pupitre avec des micros immobiles
- De quoi projeter (projecteur, écran, adaptateur, ordinateur/chargeur)
- Tables pliantes pour le jury et les stands
- Un amplificateur de son et adaptateur
- Accès Wifi

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 Matériel et impressions
Pour le jour J, imprimez :
- Des livrets participants 24h (nombre de participants/ Sinon 2 par tables) : ici
- Des templates : ici
o Team Canvas imprimé A3 (1 par équipe)
o Empathy Map imprimé A3 (1 par équipe)
o Value proposition imprime A4 (1 par équipe)
o Business model Canvas
- Les lots sous forme de bons cadeaux (nom du lots, description, nom et coordonnées
de la personne à contacter) : ici
- La fiche de description des lots pour le jury ici
- La liste de présence
- Fiche équipe (1 par table) : ici
- Grille jury : ici
Prévoir :
- Des feuilles A4 simples = du brouillon
- Ciseaux, stylos, feutre, post it, colle, scotch, carton, etc.
- Matériels de créativité, Little Bits (objet connecté), lego, laine, etc.
- Paper bords
- Une clé USB (pour projeter les prétotype digitaux)
Si vous ne vous faites par fournir les badges, penser à acheter des étiquettes
ETAPE 6 : Clôturer le hackathon
Durée : indéterminée

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 Rétrospective
Organisez plusieurs réunions rétrospectives. Invitez tous les participants à une réunion d’une
heure. Prévoyez plusieurs réunions à des horaires différents pour être sûr d’interroger tout le
monde
Remarque : Beaucoup de no show sur ce type de réunions.
En revanche elles sont primordiales pour évaluer le taux de satisfaction de votre hackathon.
 Faire un sondage :
Envoyez un sondage aux participants qui ne sont pas venu à la rétrospective. Vérifiez, que les
questions sont identiques à celles de la rétrospective pour avoir un bilan cohérent.
 Faites les bilans
Faites un bilan qui pourra être communiqué en interne. Cela permet de mettre en évidence
les forces et faiblesses de l’événement pour améliorer l’action d’une édition à l’autre.
Il comprend :
- Un récapitulatif des personnes présentes :
o Les animateurs, les jurys, les sponsors, l’équipe d’organisation et l’équipe de
couverture médiatique.
o Les participants sont triés par équipe et les porteurs de projet sont identifiés.
- Le budget réel
- Les résultats du sondage
- Un comparatif avec les objectifs de départ
- Une évaluation de l’impact environnemental du projet
o Évaluer l'impact environnemental d'un événement | Le site de la Communication
Responsable (ademe.fr)
- Pour évaluation de l’impact social, tout dépend de vos objectifs de départs :
 Etablissez vos KPI avant d’organiser le hackathon, en fonction du thème et
de votre message.
 Réalisez des suivi des projets à 6 mois, 1ans et 3 ans.

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DOCUMENTS ET LIENS UTILES
- Journée type : ici
- Charte classique : ici
- Charte junior : ici
- Kit de com : : ici
- Grille de description des lots : ici
- Grille jury : ici
- Livret participant 24H : ici
- Les canvas : ici
- Bon cadeaux : ici
- Fiches équipe : ici
- Matrice organisation : ici

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Annexes – Modèle de mail d’information MSurvey
Plan d’accès

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Annexe – Tuto : comment créer ses invitations Eventbrite

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