Jabes 2012 - Sessions plénière : Intervention de Claude Ronceray, directeur de l'Agence de Mutualisation des Universités et Établissements (AMUE) dans le cadre des Journées Abes 2012

1. ©cnam
©universitédeNantes
AMUE 2012-2016 : Nouveaux enjeux
et nouvelles méthodes
Claude RONCERAY, Directeur
Journées ABES, juin 2012

2. SOMMAIRE
1. Présentation
2. Mutualisation ?
3. La nouvelle offre
4. Quelques enjeux, à discuter, à partager
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3. 1. PRÉSENTATION DE L’ AMUE :
COOPÉRATION, PERFORMANCE ET INNOVATION
L’Agence est un groupement d’intérêt public créé en 1992 qui :
 Organise la coopération entre ses membres
 Sert de support à leurs actions communes au vue d’améliorer la qualité de leur gestion
Structure de mutualisation des universités et établissements d'enseignement supérieur, elle :
 Contribue à l’élaboration du système d’information des établissements
 Accompagne les changements et la modernisation des établissements en matière de pilotage et de gestion
Chiffres clés :
170
adhérents
 Universités
 Grands établissements
 Organismes de recherche
140
agents
Diversité
Sur 2 sites
 A Paris – A la Maison des Universités
 A Montpellier
100% des
universités
Taux de
pénétration SI
 Toutes les universités utilisent au moins un logiciel dans les domaines
de la scolarité, de la finance et des ressources humaines
 Etablissements sous tutelle de l’agriculture,
la défense, l’écologie, la santé
 PRES
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4. 2. MUTUALISATION : QU’ATTENDENT LES ADHÉRENTS?
(ÉTUDE DELOITTE, JUILLET 2011)
Le principe de mutualisation bénéficie d’un fort soutien au sein de la communauté universitaire,
où elle apparaît principalement comme un enrichissement collectif avant d’être un levier
d’économies.
 Des attentes variables, notamment en fonction de
la taille de l’établissement, le choix des fonctions
à mutualiser doit donc être laissé aux établissements.
Recherche
scientifique et
technologique,
diffusion et
valorisation des
résultats
Formation initiale et
continue
Pilotage stratégique,
pilotage opérationnel
et contrôle de
gestion
Gestion des
ressources
humaines
Pilotage des
ressources
informa-
tiques
Gestion du
patrimoine
Les établissements soulignent majoritairement six grands
enjeux opérationnels dans les cinq prochaines années :
• Bénéficier d’échanges d’expériences de bonnes
pratiques
• Mettre en commun des moyens avec d’autres
établissements
• Renforcer la cohérence des pratiques des
établissements
• Améliorer la qualité des processus, des produits et
des services
• Permettre des économies d’échelle et
amortissement d’investissements.
Principales finalités de la mutualisation
(par ordre décroissant)

5. 3.1 OFFRE AMUE : L’OFFRE LOGICIELLE
L’ Amue propose une offre logicielle structurée autour de 8 domaines fonctionnels du métier de
l’enseignement et de la recherche.
Cette offre est construite dans une démarche collective et mutualisée depuis le choix du logiciel jusqu’ à sa mise
au point en partenariat étroit avec les experts des établissements.
 3 nouveaux systèmes déployés en 2012
 5 systèmes éprouvés dans les domaines
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Enjeux des établissements Fonctions support Axes de développement
Scolarité Recherche Pilotage Finance RH
 SIHAM : Gestion des ressources humaines avec pilotage
de la masse salariale et la paye
 ROF: Outil de référencement des formations
 EVRP : Gestion de l’hygiène et de la sécurité
Hygiène
&
sécurité
Formation
Scolarité
Gestion des
ressources
numériques
Gestion du
patrimoine
Gestion des
ressources
humaines
Gestion
financière et
comptable
Pilotage
Recherche
 une offre logicielle globale, intégrée,
modulaire disponible en mode service
 DECISIONNEL : Mobilisation de l’ensemble du SI à fins de
pilotage
 PRISME : Référentiels communs et échanges de données

6. 3.2 OFFRE AMUE :
LA FORMATION DES PERSONNELS
Pour assurer la professionnalisation des agents des établissements et le développement de leurs
compétences, plus de 100 formations sont dispensées en 2012 dans 11 domaines :
Des centres à proximité de chez vous
Des formations métiers
Des formations SI
Et une capacité à mettre en place rapidement des
formations spécifiques aux besoins des
établissements
Les formations sont conçues avec des spécialistes
du domaine concerné et issus des établissements
et/ou organismes partenaires (CPU, ESEN, CSSFCU,
OST…)
Sites actuels
Futurs sites 6

7. 3.3 OFFRE AMUE :
L’ACCOMPAGNEMENT DES ÉTABLISSEMENTS
Veille &
Information
Espace d’échanges
• Organisation de séminaires et conférences
• Mise en place de clubs utilisateurs
• Animation de réseaux (participation et/ou animation de listes professionnelles)
• Echanges de bonnes pratiques avec les acteurs de mutualisation universitaires étrangers
Conseils &
expertise
• Audit d’organisation et des processus
• Accompagnement méthodologique sur des dossiers fonctionnels (juridique, achat…)
• Conduite du changement et accompagnement de la transformation (fusion,…)
Centrale d’achat
 Audit organisationnel
 Certification des comptes
 Progiciel de rédaction administrative des marchés
et accords cadres LOREM
 Solution SAP Business Object - décisionnel
 Dématérialisation des procédures de marché
 Infogérance
 Marché Oracle relatif aux licences
• Prestations de conseils • Achat de matériels informatiques
L’ Amue met la recherche de performance et d’innovation au cœur du dispositif de mutualisation.
Les outils de cet accompagnement s’articule autour de 4 activités :
• Veille réglementaire, juridique et technologique
• Publication d’études, de guides pratiques et diffusion d’outils
• Instruction de dossiers techniques mandatés par la CPU, le ministère,…
Accords cadres passés par l’Amue pour le compte de ses adhérents qui permet sous
l’effet de la mutualisation de faire bénéficier les établissements de prestations à tarifs
préférentiels
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8. RÉSUMÉ DE L’OFFRE AMUE
 Les cibles de la mutualisation :
 coopération, mais aussi recherche de performance, accès à l’innovation
 Une action dans l’ensemble des domaines non couverts par un autre acteur (Abes,
Renater…) :
 soutien à la formation et à la recherche,
 finances, ressources humaines, immobilier, SI, achats…
 Des modalités d’action qui se déclinent en 3 axes complémentaires
 SI – pas seulement logiciel
 Formation – pas seulement celle des dirigeants
 Accompagnement – avec des modalités variables,
 Une offre différenciée, qui accompagne les stratégies de site, et plus proche des
personnels
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9. 4. QUELQUES ENJEUX, À DISCUTER, À
PARTAGER
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5 questions en forte et rapide évolution
1. La gouvernance et le pilotage des projets : partager les enjeux,
globalement et dans chaque établissement
2. Rechercher les convergences métiers, les meilleures pratiques et
« simplifier » « rationaliser » « industrialiser »
3. Prendre en charge l’intégration technique, la conduite du changement, …
les usages et les usagers dans leur diversité et leur mobilité!
4. Une offre SI intégrée, mais modulaire et paramétrable, alliant outils
industriels et développements collaboratifs organisés
5. Du logiciel au service? Le cloud, outil permettant un meilleur accès sur
l’ensemble du territoire?

10. mire @ amue.fr
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