Manager un projet

1. Manager
de A à Z
un
Projet
Animateur: M. AKHANCHOUF – Casablanca Aout 2016

2. Objectifs du séminaire
Acquérir une méthodologie de
conduite de projet (définir - planifier
- mettre en œuvre - conclure)
Connaître les principaux outils
nécessaires à chaque phase du
projet
Développer une communication
mobilisatrice autour du projet
Identifier et anticiper les résistances
au changement

3. Introduction
Générale

4. « Les 6 phases de l’état psychologique de
réalisation d ’un projet »
 L ’enthousiasme
 Les désillusions
 le vent de panique
 La recherche des coupables
 La punition des innocents
 Les honneurs et récompenses
décernés aux non-participants

5. Les facteurs clés d’échec d’un projet
• Le manque de clarification des besoins et
objectifs
• Le choix d ’un manager de projet
inadéquat
• Association & implication trop tardive de
l’ensemble des acteurs concernés
• Le manque de support et d ’implication
du top management
• L ’imprécision des tâches déterminées
• L ’absence de recours à une méthode de
management de projet
• Le manque de volonté et d ’envie de
finaliser le projet

6. Les facteurs clés de succès d’un projet
• L ’implication des membres de l ’équipe projet
• La précision de l ’estimation initiale des coûts
• Les compétences et connaissances de l ’équipe projet
• La disponibilité des ressources
• L efficacité de la planification et du suivi et du
contrôle du projet
• L ’absence ou le peu de difficulté dans la la phase de
lancement
• Une focalisation de l ’équipe projet sur l ’objectif
plutôt que sur les problèmes relationnels et humains
• L ’absence de contraintes bureaucratiques au niveau
de l ’organisation et du contrôle
• La proximité et disponibilité du manager de projet
• Une liste établie et claire des critères de succès

7. Les enjeux du changement
 Selon Coopers & Lybrand (1994) seulement 20 à 25% des projets de
changement atteignent l’ensemble des objectifs visés
 En matière de BPR, les initiateurs même du reengeniring – Hammer
& Champy – conviennent que le taux d’échec avoisine les 70%.
 Selon Kepner Tregoe, 2/3 des entreprises ayant mis en place des
programmes de changement enregistrent à court terme des gains
de profitabilité, mais une même proportion revient à l’identique ou
pire à moyen terme.
 60 % des managers évaluent les réactions de leurs collaborateurs
comme allant de l’indifférence à l’hostilité.

8. Les obstacles à la transformation des
organisations
Les 10 obstacles majeurs
Source: D&T CIO Survey
36%
41%
43%
44%
44%
46%
54%
65%
72%
82%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
Evolution des NTI non intégrée
Pas de vision horizontale des process
Pas de plan de maîtrise du changement
Incertitude / l’environnement
Manque compétence / équipe projet
Pas de sentiment d’urgence / chgtt
Management de projet déficient
Objectifs irréalistes
Sponsoring inadéquat
Résistance au changement
% of Firms

9. Qu’est-ce qu’un projet ?
• Un projet est un effort temporaire entrepris
pour élaborer un produit / service unique
(Project Management Body of Knowledge)
• Projet: Processus unique qui consiste en un
ensemble d’activités coordonnées et
maîtrisées comportant des dates de débutet
de fin, entrepris dans le but d’atteindre un
objectif conforme à des exigences spécifiques
telles que des contraintes de délais, de coûts
et de ressources. ISO 10006

10. Cycle de vie d’un projet
• La logique Projet conduit à décomposer
– un objectif ambitieux en un ensemble d ’objectifs
intermédiaires plus simples à atteindre
– un produit ou une solution finale complexe en un ensemble de
produits plus simples à réaliser…
• Un projet se décompose donc en PHASES dont l ’ensemble
constitue le cycle de vie du projet.
• Chaque phase se concrétise par l ’élaboration d’un ou de plusieurs
produits ou livrables.
• Elles se terminent par une revue portant à la fois sur ces livrables
et sur la performance du projet.
• Le suivi du projet est effectué lors de comités de pilotage et de
projet

11. Les 4 phases techniques d ’un projet (Cycle de vie
générique)
PHASE I : DEFINIR
PHASE II : PLANIFIER
PHASE III : METTRE EN OEUVRE
PHASE IV : CONCLURE

12. Moments clés / 4 phases génériques
PHASE IV :
CONCLURE
PHASE III :
M/E/O
PHASE II :
PLANIFIER
PHASE I :
DEFINIR
Go / No Go CODIR
Création comité
de pilotage
Points
d’avancement
réguliers
Réception du projet
Constitution groupe
de travail
Constitution
équipe projet
Autonomie des cibles
/ utilisateurs

13. Définir
Phase I
le
Projet

14. Phase I : DEFINIR LE PROJET
Quelle est la situation actuelle ?
ANALYSE PRÉLIMINAIRE
DE LA SITUATION
1
Où voulons-nous aller ?
Que voulons faire ?
DEFINITION DES
OBJECTIFS DU PROJET
2
Comment allons-nous y aller ?
Quelle est la meilleure façon ..?
CHOIX DE LA DEMARCHE
DE TRAVAIL
3
Comment « vendre » le projet et
obtenir le « GO » ?
COMMUNICATION
6
Comment allons-nous nous
organiser?
ORGANISATION DU
PROJET
4
Combien cela peut-il rapporter ?
…et coûter ?
EVALUATION
PREVISIONNELLE DES
ENJEUX
5

15. E1 : Analyse de la situation
Factuel
Quantitatif
Objectif
Perception
Motivation
Subjectif
FEUILLES DE RELEVE
FLOW CHART
ORDINOGRAMME
ENTRETIENS INDIVIDUELS
REPORTINGS, BDD...
SONDAGE / ENQUETE
OBSERVATION DIRECTE
RECUEILLIR
L ’INFORMATION
SWOT
ANALYSER
SYNTHETISER

16. E1: SWOT
STRENGHTS WEAKNESSES
OPPORTUNITIES THREATS

17. • Quelles sont nos faiblesses ?
• Que devons-nous améliorer au sein de notre
chaîne de valeur ?
• Quels sont les dysfonctionnements identifiés
?
WEAKNESSES
• A quel menaces, obstacles ou dangers de
notre environnement devons-nous faire
face ?
• Quelle concurrence devons-nous affronter ?
Nouveaux entrants potentiels ?
• Les changements de technologie, de
législation vont ils nous affecter ?
THREATS
STRENGHTS
• Quelles sont nos forces ?
• Que maîtrisons-nous bien dans notre
chaîne de valeur ?
• De quels avantages compétitifs disposons-
nous?
• Quels sont les opportunités et tendances
positives dans notre environnement ?
• Quels sont les chances qui s’offrent à nous
au niveau de notre environnement
concurrentiel, légal, socio-culturel, des
nouvelles technologies…?
OPPORTUNITIES
E1: SWOT

18. 2.2. Objectif(s)
 Pourquoi voulons réaliser ce projet ?
 En quoi le projet correspond-il à une nécessité ou
à une véritable volonté de notre organisation
2.1. But(s)
 Quel est le résultat escompté
concret du projet ?
 Quelle situation cible visons-nous
à la l’issue du projet ?
 Comment allons-nous mesurer les
succès du projet ?
E2 :Définition des objectifs

19. E2 :Définition des objectifs
S Spécifiques
M Mesurables
A Ambitieux
R Réalistes
T Temporisés
Objectifs et
résultats
escomptés
Finalités
et enjeux
Technique de
clarification des enjeux
(3 pourquoi ?)

20. 3.1. STRATEGIE
 Quel chemin allons-nous emprunter pour atteindre l(es) objectif()s
?
 Quelles sont les stratégies possibles et laquelle choisir?
3.2. STRUCTURE
 Comment le produit/service final se
décompose-t-il en sous-produits
(livrables) ?
 Comment structurer le projet autour des
livrables et responsabilités ?
3.3. PLAN DE TRAVAIL
 Quelles sont les charges globales
nécessaires à la réalisation de chaque
livrable ?
 Quelles sont les principaux jalons et
échéances clés du projet ?
Comment allons-nous
passer de la situation
actuelle (E1) à la situation
visée (E2) ?
E3 : Choix de la démarche de travail

21. Organigramme Technique
Construction d'une
maison
Plans Préparation
Fondations &
Gros oeuvre
Toîture
Electricité /
plomberie
Peintures &
finitions
Plan général
Plans détaillés
Planning et
budget
Permis de construire
Cah. des charges
Appels d'offre
Sélection &
planning détaillé
Terassement
Fondations
parking
RDC & étages
Charpente
Toîture
Isolation &
traitements
Réseau électrique
plomberie générale
Chauffage
Sanitaires & cuisine
Platres
Ferroneries
Carrelage
Peintures
Boiseries...
Salle de bains
WC
Cuisine

22. E4 : L ’organisation du projet
Equipe projet
NIVEAU OPERATIONNEL
Groupe de W
NIVEAU DE PILOTAGE
Comité de pilotage
NIVEAU DECISIONNEL
Comité de Direction
Chef
de projet

23. 5.1. Estimation du Retour sur
Investissement
– Combien et que va coûter le projet ? Que devons-nous
investir ?
– Combien et que va-t-il nous rapporter ?
– A quelle échéance aurons nous le retour sur
investissement ?
5.2. Analyse Préliminaire des Risques
– Quels sont les risques potentiels sur ce projet ?
– Le projet va-t-il susciter des résistances au
changement ?
– Pourrons nous les anticiper et les traiter ?
5.3. Analyse des Impacts du Projet
– Le projet a-t-il des impacts en dehors de son périmètre
? (chaîne de valeur, partenaires, clients, sous-
traitants…)
– Comment devons-nous gérer ces impacts ?
E5 : Évaluation Prévisionnelle des Enjeux

24. E5 : Évaluation Prévisionnelle des Enjeux
• Investissements
– Coûts Directs
– Coûts Indirects
• Coûts de
Fonctionnement
• Retour/
Investissement
– Gains Directs
– Gains Indirects

25. La « vente » se remporte avant la
présentation
• Donner un feedback régulier à l’initiateur du projet
et à sa hiérarchie tout le temps de la définition
• Rencontrer tous les acteurs concernés afin
d’intégrer leur vision du projet
• Faire des validations régulières (informelles ou
formelles) de l’avancement de ses travaux
• Préparer avec soin sa présentation en anticipant les
besoins des interlocuteurs et leurs objections

26. 1. Accroche
2. Règles du jeu
3. Périmètre du projet
4. Analyse de la Situation
5. Nom du projet
6. Objectifs du projet
7. Démarche et organisation
8. Coûts et bénéfices du projet
9. Traitement des questions et objections
2. PRESENTER
1. Interlocuteurs
2. Objectifs de la présentation
3. Besoins des interlocuteurs
4. Moyens et supports
5. Répétition
1. PREPARER
« Vendre » le Projet

27. « Livrables » / Phase I
ANALYSE
PRÉLIMINAIRE
DE LA SITUATION
1
•Rapports d’études, enquêtes, interviews,
benchmark, veille technologique et concurrentielle,
ordinogramme…
•SWOT
DEFINITION DES
OBJECTIFS DU PROJET
2 • Buts du projet
• Objectif(s) SMART
CHOIX DE LA
DEMARCHE DE
TRAVAIL
3
•Organigramme technique premiers niveaux
•Gantt Chart prévisionnel
•Plan de charge prévisionnel
ORGANISATION DU
PROJET
4
•Profil compétences / équipe projet et groupe de
travail
•Composition comité de pilotage
•Système et règles d’information et de
communication
EVALUATION PREV.
DES ENJEUX
5
•Première évaluation budgétaire : I / ROI
•Analyse d’Impact
•Première analyse de risque
COMMUNICATION
6
•Dossier projet regroupant les éléments ci-dessus
•Kit de Présentation
•Plan de communication

28. Ce que ne comprend pas le
projet
•Besoins & fonctionnalités
non couverts
•Hors champ d’intervention
•Prestations non dues
PERIMETRE DU PROJET
Ce que comprend le projet
•Besoins & fonctionnalités couverts
•Champ d’intervention
•Livrables
•Prestations dues
Objectifs clairs
Livrables
identifiés
Responsabilité
s définies
Définition de
projet formelle
Le Périmètre du projet

29. Moments clés / 4 phases génériques
PHASE IV :
CONCLURE
PHASE III :
M/E/O
PHASE II :
PLANIFIER
PHASE I :
DEFINIR
Go / No Go CODIR
Création comité
de pilotage
Points
d’avancement
réguliers
Réception du projet
Constitution groupe
de travail
Constitution
équipe projet
Autonomie des cibles
/ utilisateurs

30. Planifier
Phase II
le
Projet

31. Phase II : PLANIFIER LE PROJET
Qui doit être responsable de quoi ?
Quelles compétences réunir ?
IDENTIFICATION DES
ACTEURS
2
Quand doivent être menées les
différentes actions et tâches ?
ELABORATION DU
CALENDRIER
3
Qu’est-ce qui doit être fait ?
Comment découper le projet ?
DECLINAISON DE LA
DEMARCHE DE TRAVAIL
1
Quelles sont les ressources à
allouer / action ?
ETABLISSEMENT DU
BUDGET PREVISIONNEL
4
Quelles sont les risques et
opportunités ?
ANALYSE DES RISQUES
ET OPPORTUNITÉS
5
Comment informer les différents
acteurs concernés ?
COMMUNICATION
6

32. E1: Déclinaison de la démarche de
travail
Titre du diagramme
1.1. Mise à dispo de terminaux SAP
à l'ADV grâce à LS Usine / Siège
1.2. MEP SAP
/ Gestion commerciale
1.3. Transfert de données
par commerciaux et clients
1. Refonte
du système d'information
2. Formation, Mouvements
et actions de motivation
3. Rationalisation
organisation
4.1.1. Elaboration
profil de poste
4.1.2. Elaboration
contrat de travail
4.1.3. Annonce externe
4.1.4. Sélection
4.1.5.1
stage intégration
entreprise
4.1.5.2
Formation
application et produits
4.1.5.3
Visites client
avec commerciaux
4.1.5. Intégration
et Formation
4.1. Recrutement et
formation de 2 personnes
4.2.1.Création SDA / GMS 1 &
2
4.2.2. Mise en place des
Postes de travail
4.2. Mise en place
des moyens dédiés
4. Mise en place d'une
cellule de crise GMS
SERVICE CLIENT 2000
• Décliner et décomposer
chaque axe de travail en
actions et « livrables »
nécessaires à leur
réalisation en faisant appel
aux membres de l ’équipe
projet et aux experts
mobilisés

33. E1: L ’organigramme Technique
1.1.1. Présentation de la démarche
1.1.2. Collecte des paramètres
1.1.3. Collecte de l'existant
1.1.4.Collecte de l'env. techn
1.1.5.1. Définition du profil utilisateurs et de leurs tâches
1.1.5.2. Définition du profil administrateur et de leurs tâches
1.1.5. Collecte / plan de formation
1.1. Collecte de données 1.2. Spécifications techniques 1.3. Prototypage
1. Spécifications
détaillées
n. Installation
Projet
Niveau du WBS
1
2
3
4
5

34. Responsable
Recrutement
Responsable ADV Responsable
commercial
4.1. Recrutement
4.1.1.
Elaboration
Profil de poste
Rédige le profil Délivre les éléments
nécessaire
Valide le profil de
poste
4.1.2.
Elaboration
contrat de travail
Rédige le contrat de
travail
Valide le contrat de
travail
4.1.3.
Annonce externe
Rédige avec
prestataire
Participe à la
rédaction
Valide l’annonce
4.1.4. Sélection Trie les CV et
effectue les
entretiens de
préselection et tests
Réalise les entretiens
de sélection
Réalise les entretiens
définitifs de
recrutement
Acteurs
Organigramme
Technique E2: Matrice des Responsabilités

35. Les différents rôles d’un acteur
Production
Responsabilité
Approbation
Support


Un acteur est en production sur un
élément dès lors qu’il lui est affecté une
charge de travail.
Le responsable d’un élément est celui
qui gère sa réalisation et qui déclare, le
moment venu, le travail terminé.
Un acteur approuve un élément
lorsqu’il en fige le résultat et que toute
modification ultérieure est sujette à son
autorisation.
Un acteur est en support d’un
élément lorsqu’elle doit rester
disponible pendant la durée de
l’élément de travail.

36. E3: Élaboration du calendrier
• Lister les actions et tâches à
partir de déclinaison de la
démarche de travail (E1)
• Déterminer une durée
estimée en temps/homme
• Identifier les
interdépendances entre les
actions et tâches
• Fixer des dates en fonction
de l ’échéance finale (ou
date de lancement)

37. E3: La méthode du chemin critique
1. Planning avant :
Calcul des dates au
plus tôt
2. Planning arrière :
 Calcul des dates au
plus tard
3. Résultante :
Tâches et chemin(s)
critique(s)
Marges

38. E3: Planification par les durées
4. Lissage et/ou nivellement
2. Élaboration du réseau logique
Liens
Contraintes
Chemin critique
Marges
3. Affectation des ressources
et élaboration du plan de charge
 Mode de calcul
Calendriers des ressource
Affectation (capacité)
Plan de charge prévisionn
Identification des surcharg
Plans de charge
de référence
Planning
de référence
1. Définition date de début ou de fin de projet

39. 1. Valoriser chaque tâche compte tenu du(des) profil(s) requis
2. Répartir les coûts fixes selon le planning du projet
3. Définir si nécessaire des provisions selon la complexité ou le
niveau de risque sur le projet.
E4: Le budget prévisionnel

40. Temps
Coût de
résolution des
problèmes
 Les problèmes découverts tôt coûtent moins cher
 Ils doivent être anticipés le plus tôt possible
E5 : Analyse des risques et des
opportunités
Définition
Planification
Mise en Oeuvre
Conclusion

41. E5 : Analyse des Risques
1. IDENTIFIER
2. EVALUER
3. TRAITER
4. SUIVRE
Menaces
Impacts
Probabilité Menace
Poids Impacts
Prévenir : Réduire ou éliminer la menace
Se Protéger : Réduire la portée de l’impact
Transférer
Actions de traitement engagées
Apparition de nouveau(x) risque(s)

42. E5: La notion de risque
IMPACT(S)
(Conséquences sur les coûts,
délais, qualité)
MENACE
(Cause – Origine)
Caractéristiques clés :
Probabilité, Accessibilité
Caractéristiques clés : Poids,
Détectabilité

43. E5: Évaluer le risque
Gravité = Probabilité de la menace X Poids de l’impact
Probabilité faible
Probabilité Élevée
Impact
majeur
Impact
Mineur
Traiter
systématiquement
& suivre avec attention
Alerter
Faire décider (Accepter
ou traiter ?)
Estimer
Coût engendré / coût de
traitement
Archiver

44. Prévenir
Réduire voire éliminer
l’apparition de la menace.
Protéger
Minimiser voire
supprimer le poids de
l’impact
Transférer
Déporter pour tout
partie du risque sur un
1/3
Accepter
Assumer le risque en
toute connaissance de
cause
E5: Traiter le risques : 4 solutions

45. « Livrables » / Phase II
DECLINAISON DE LA
DEMARCHE DE
TRAVAIL
1 • Organigramme Technique détaillé
IDENTIFICATION DES
ACTEURS
2 • Matrice des responsabilités
ELABORATION DU
CALENDRIER
3
• Gantt Chart détaillé ( planning de référence)
• Plans de Charge détaillés (plans de charges de
référence)
ETABLISSEMENT DU
BUDGET
PREVISIONNEL
4 • Budget
• Devis
ANALYSE DES RISQUES
5 • Liste des risques identifiés, de leur évaluation et
des actions de traitement envisagées
• Plan de maîtrise du changement si nécessaire
COMMUNICATION
6
• Compléments au dossier projet (éléments ci-
dessus)
• Plan de communication

46. Projet
Manager
une
Equipe

47. Les phases de maturité d’une équipe
DISSOLUTION
CREATIVITE
EFFICACITE
RENCONTRE
ADAPTATION
EXPLORATION
PRISE DE CONTACT
•Conscience que le groupe n ’a plus de
raison d ’être
•Mise en commun des expériences
acquises
•Sentiment de vide, de perte
« 1+1=3+++ »
•Réel intérêt porté à autrui
•Travail collectif apprécié
•Différences individuelles utilisées de
façon créative
•Expression de sentiments positifs à
l ’égard des autres
•Sentiment d ’appartenance
« 1+1=3 »
•Flexibilité des rôles et des procédures
•Concentration sur la tâche
•Plans d ’action lon terme
« 1+1=2,5 »
•Prise en compte des considérations
personnelles
•Expression spontanées des sentiments
•Analyse des méthodes individuelles de
travail
•Abandon des masques fonctionnels
« 1+1=2 »
•Objectifs clarifiés
•Rôles acceptés
•Mise en place de procédures de travail
•Préoccupation / gestion du temps
collectif
« 1+1=1,5 »
•Formation de sous-groupes
•Lutte pour le leadership
•Demandes de clarification / objectifs
•Confrontations d ’idées
« 1+1=1 »
•Masques fonctionnels
•Évaluation d ’autrui
•Prudence
•Sentiment d ’inconfort
•Approches et questions superficielles

48. La production du groupe
Phases Niveau d’efficacité
1. PRISE DE CONTACT Planification de tâches simples et à court terme
2. EXPLORATION
Planification, clarification des objectifs, réalisation de
tâches plus complexes sur le court terme
3. ADAPTATION Planification de tâches plus complexes sur le long terme
4. RENCONTRE
Réévaluation des besoins et objectifs.
Décisions approfondies
5. EFFICACITE
Planification très approfondie, processus efficaces et
décisions de qualité
6. CREATIVITE
Évaluations justes, découvertes, solutions innovatrices,
mise en question de la compétence de l ’organisation.
7. DISSOLUTION
Approche relationnelle, respect profond des membres,
capacité à travailler en groupe

49. Le temps de maturation
1. PRISE DE CONTACT
2 JOURS
Les 3 premières premières étapes
peuvent être franchies rapidement.
2. EXPLORATION
3. ADAPTATION
Les membres
se rencontrent
et travaillent
uniquement
au niveau
rationnel
4. RENCONTRE VARIABLE, PARFOIS X ANNEES
Tout dépend des obstacles
rencontrés et des ressources mises
en place pour les traiter
5. EFFICACITE
6. CREATIVITE
On travaille en
combinant
efficacement
les registres
rationnel et
affectif
7. DISSOLUTION CONTINUITE
Le niveau
affectif est
positif

50. Actions & comportements favorisant le
développement du groupe
1. PRISE DE
CONTACT Travail en sous-groupes -Présentation projet –
attentes individuelles – contributions attendues
2. EXPLORATION Apport méthodologique important, régulation des
échanges -Tour de table - Matrice des
responsabilités, définition procédures & règles de
fonctionnement
3. ADAPTATION
4. RENCONTRE
Mise au vert, dîner, pots…
Team building
5. EFFICACITE
6.CREATIVITE
« Re-challenger » équipe, « surprendre » et
« provoquer »
Managemen
t informel
Managemen
t et
animation
formels :
respect
règles &
principes de
managemen
t

51. Cohérence & Cohésion d’équipe
Cohésion faible
Cohérence
faible
Cohérence
élevée
Cohésion forte
Valeurs partagées, confiance
mutuelle, sentiment
d’appartenance…
Objectif commun,
Règles communes,
Systèmes d’informatio
partagés…
« FAMILLE »
EQUIPE
SOUDEE
 INDIVIDUS TASK FORCE
«COMMANDO»

52. Manager
le
Changement

53. Crise = Risque et Opportunité

54. Stabilité
Dénégation
État de Choc
Colère
Marchandage
Dépression
Essai
Acceptation
Temps
Modèle de réaction à un changement
négatif

55. Le cycle de maintenance
Changement = Problème
BUT
Comportements
défensifs
Attitude
négative
L'individu se
ferme à la
communication
Copyright Persona, Inc. 1983

56. La spirale d’évolution
BUT
Nouvel
Objectif
Changement = Opportunité
Comportements
constructifs
Attitude
positive
Copyright Persona, Inc. 1983

57. Situation actuelle Situation visée
« Unfreeze » « Refreeze »
Transition
La gestion du changement

58. La formule de Beckhard
Le succès du changement = IXDXF
R
I : Degré d’insatisfaction par rapport à la situation actuelle
D : Désir d’une situation nouvelle
F : Faisabilité du changement
R : Résistance (coût du changement)

59. Les Leviers du Changement
• S’assurer de la compréhension de la nécessité du changement et
de son urgence
• Qualité du leadership
• Engagement des sponsors
• Vision claire du futur, de la situation visée et de la stratégie pour
l’atteindre
• Structure du changement (plan de maîtrise structuré)
• Formation et accompagnement
• Communication réellement bi-directionnelle efficace
• Système de mesure
• Cohérence des infrastructures et alignement de tous les
paramètres organisationnels sur le changement
• Compétences des agents du changement

60. Les Acteurs du Changement
AGENTS
Individu ou groupe
d ’individus qui est
responsable de la mise en
œuvre du changement
CIBLES
Individu ou groupe
d ’individus qui doit changer
AVOCATS
Individu ou groupe
d ’individus qui voudrait
réaliser un changement, mais
à qui il manque la capacité
d ’être sponsor (légitimité)
SPONSORS
Individu ou groupe
d ’individus qui légitime le
changement

61. La carte des pertes et bénéfices
Materiel
 Rémunération
 Confort et qualité de vie
 Efficacité personnelle et niveau
de performance
Psychologique
 Sécurité
 Vie de groupe
 Reconnaissance, statut
 Pouvoir, autonomie
BENEFICES PERTES
BENEFICES
MATERIELS
BENEFICES
PSYCHOLOGIQUES
PERTES
MATERIELLES
PERTES
PSYCHOLOGIQUES

62. Mettre en
Oeuvre
Phase
III
le
Projet

63. Le Suivi du projet
Fiche Action
Suivi de projet
Suivi du chemin cri tique
Mise à jour et révision du planning
Avec équipe projet
Point d ’avancement
avec comité de pilotage

64. Le processus de suivi & contrôle : Délais
1. Mesurer l’avancement
des tâches
2. Faire le point
3. Projeter
à achèvement
4. Envisager
des scénarios
5. Valider
un scénario

65. COMPRIMER LE PLANNING
 Qualité  Risques
RENEGOCIER LES DELAIS
 Conflits  Délais autres projets
AFFECTER PLUS DE RESSOURCES
 Coûts  Délais autres projets
REPORTER LIVRABLES NON
PRIORITAIRES
 Délais  Satisfaction
Faire face à un Retard

66. Le suivi des actions/ Planning initial
Tâche A
Tâche B
Tâche C
Tâche D
Tâche E
Tâche F
t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t10 t11 t12
Point d ’avancement

67. Le suivi des actions :Mesure des écarts
Tâche A
Tâche B
Tâche C
Tâche D
Tâche E
Tâche F
t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t10 t11 t12
Point d ’avancement
Temps passé /
consommé
% de réalisation
de la tâche

68. La courbe d’avancement / ligne brisée
Tâche A
Tâche B
Tâche C
Tâche D
Tâche E
Tâche F
t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t10 t11 t12
Point d ’avancement

69. Suivi & contrôle des coûts & délais : Les courbes en S
Coût Budgété
du Travail
Prévu
(Planning de
référence)
Coûts Réel des
Travaux Effectués
(Ressources
consommées)
Coût Budgété des
Travaux Effectués
(Avancement du
projet)
Point
d’avancement
Fin prévue
du projet
Coûts

70. Les courbes en S
CBTP
CRTE
Point
d’avancement
Fin prévue
du projet
Écart en production
Écart en production
Écart en Coût
Écart en Coût
CBTE
Écart en Délai
Écart en Délai

71. Le processus de management de la qualité
2. Définition de la qualité
des produits et services à fournir
3. Définition des méthodes et
procédures utilisées pour assurer la
qualité des produits et services à
fournir
4. Contrôle de la qualité des
produits et services fournis
5. Contrôle du respect des méthodes et
procédures définies
6. Mesure de la satisfaction des besoins
du client face à la solution apportée
1. Expression claire des besoins du client
et de la solution les satisfaisant

72. Le processus de management de la
qualité
2. Définition de la qualité
des produits et services à fournir
3. Définition des méthodes et
procédures utilisées pour assurer la
qualité des produits et services à
fournir
4. Contrôle de la qualité des
produits et services fournis
5. Contrôle du respect des méthodes et
procédures définies
6. Mesure de la satisfaction des besoins
du client face à la solution apportée
1. Expression claire des besoins du client
et de la solution les satisfaisant
Plan Qualité
Recettes et revues Audit Qualité
Enquête satisfaction
Procédures
Assurance Qualité
Décomposition
du projet en livrables
Bilan de projet

73. Conclure
Phase IV
le
Projet

74. Les enjeux de la conclusion du
projet
• Facturer les livrables finaux !
• S’assurer de la satisfaction finale du client
• Délivrer des recommandations
• Passer le relais
– au client (autonomie des utilisateurs)
– à la maintenance
• Ne plus être « pollué » par des queues de projet
• Évaluer la performance du projet
– Coûts
– Délais
– Qualité
• Capitaliser l’expérience
• Reconnaître les efforts des intervenants
• … Faire la fête

75. Savoir conclure au bon moment
• Les objectifs et résultats escomptés du projet sont atteints
?
• Les bénéficiaires (utilisateurs, cibles) sont autonomes : les
TSF ont été faits (documentation, maîtrise des processus…)
• Le projet occupe désormais moins de 5% de mon temps
• Le top management considère le projet comme achevé
• Les problèmes et questions qui se posent désormais
n ’étaient pas dans la définition initiale du projet

76. Phase IV : CONCLURE LE PROJET
Les résultats et le produit du projet
sont-ils stables et pérennes ?
PERIODE
D’OBSERVATION
2
Pouvons-nous réceptionner
définitivement le projet ?
RECEPTION DEFINITIVE
3
Que devons-nous transférer, à qui,
quand et comment ?
TRANSFERT
1
Quel bilan pouvons-nous tirer ? BILAN DU PROJET
4

77. L’analyse de la performance et le
bilan
• Bilan de projet
– Coûts
– Qualité
• Objectifs & Performance produit
• Satisfaction client
– Délai
• Analyse des processus clés
– Définition du projet
– Planification
– Analyse et maîtrise des risques
– Gestion & développement des ressources humaines
– Gestion de la technique / innovation
– Suivi & contrôle du projet
– Management du changement
• Capitalisation des nouveaux acquis
 Qu’avons-nous appris ?
 Que devons-nous faire autrement désormais ?

78. Annexes
&
Ressources

79. Management hiérarchique / projet
Management hiérarchique Management de projet
Gère des process répétitifs et
fournit des produits /services
standards
Elabore et fournit de nvx produits,
met en place de nvx process
Possède plusieurs objectifs Surfocalise sur un objectif
Continu Durée de vie limitée
Management de personnes plutôt
homogènes
Management de personnes plutôt
hétérogènes
Faible incertitude quant aux
résultats escomptés, les coûts, le
temps...
Forte incertitude quant aux résultats
escomptés, les coûts, le temps...
S ’intègre dans les structures de
l ’organisation
En dehors des structures
habituelles de l ’organisation
Renforce et pérennise les pratiques
établies
Remet en cause les pratiques
traditionnelles

80. Structures d’entreprise et Management de
projet
Matricielle
Type de structure &
caractéristiques des
projets Hiérarchique
Faible Equilibrée Forte
Par projet
Autorité du
manager de projet
Faible ou
inexistante
Limitée
Faible à
modérée
Modérée à
élevée
Elevée ou
totale
Disponibilité du
manager de projet /
projet
Mi-temps Mi-temps
Plein
temps
multi-
projets
Plein
temps
Plein temps
% de collaborateur
affecté à temps
plein aux projets
Quasi nul 0-25% 15-60% 50-95% 85 à 100%

81. Les finalités du cycle de vie projet
• Piloter l’avancement d ’un projet
• Disposer de points de contrôles
• Avoir une vue d’ensemble
• Avoir un langage commun
• Maîtriser la qualité du projet
• Garantir la méthodologie auprès du client
• Faciliter la maîtrise du projet et l ’anticipation des
événements et risques
• Pouvoir capitaliser l’expérience à partir de référents
communs

82. Phases et étapes du cycle de vie d’un projet
ACTEURS CYCLE DE VIE CYCLE de DECISION LIVRABLES
Phase initiale
Formalisation de la demande
1. Étude préliminaire
• Étude d ’opportunité ou
d’appréciation
• Lancement du projet
Décision de lancement
de l’étude préliminaire
Demandeur
Maître d’ouvrage
Directeur de projet
Fiche de demande
de service
Décision de lancement
de l’étude préalable
Dossier d’étude
préliminaire
Fiche projet
Note de lancement
Demandeur
Maître d’ouvrage
Directeur de projet
Expert
2. Étude préalable
• Définition et organisation de projet
• Conception d’ensemble
• Élaboration cahier des charges
Comité de pilotage
Directeur de projet
Maître d ’œuvre
Responsable projet
Groupe(s) utilisateurs
3. Conception
• Préparation
• Conception générale & cConception détaillée
• Plan de réalisation
Choix d’un scénario
Fiche projet
complétée
Dossier d’étude
Préalable / Cahier des charges
Comité de pilotage
Directeur de projet
Responsable projet
Equipe projet
Groupe(s) utilisateurs
Expert
Validation du dossier
de conception et du
plan de réalisation
4. Réalisation
• Étude technique
• Fabrication
• Vérification maîtrise d’œuvre& d ’ouvrage
Cadre de conception
Spécifications fonctionnelles
Plan de comm°
Maquette / prototype
Plan de formation /Cadre de
réalisation
Comité de pilotage
Directeur de projet
Responsable projet
Equipe projet
Groupe(s) utilisateurs
Expert/Fournisseur(s)
Décision de mise en
œuvre ( pilote )
Dossier de réalisation
Programme de formation
Produit
PV de qualification
PV de réception provisoire
5. Mise en œuvre pilote
• Vérification en service régulier
6. Généralisation
• Organisation de la généralisation
• Généralisation
Décision de
généralisation
Réception définitive
du projet
7. Fin de projet
• Bilan
• Arrêt du projet Décision de clôture
Comité de pilotage
Directeur de projet
Responsable projet
Equipe projet
Responsable(s) du
(des)site(s)
concerné(s)
Utilisateurs
Comité de pilotage
Directeur de projet
Responsable projet
Equipe projet
PV de réception
définitive
Bilan de mise en
œuvre pilote
Communication sur
généralisation
Formation
Bilan de fin de projet
Communication sur
fin de projet

83. SPÉCIFICATIONS tech.
CONCEPTION
DÉVELOPPEMENT
INSTALLATION
FIN DE PROJET
MAINTENANCE
ET EXPLOITATION
Besoins du Client
Offre
Plan Qualité Projet
Spécifications
techniques
(collecte, prototype) -
Plans
Formation
Recette provisoire
Recette définitive
Bilan de projet
Bilan de
maintenance
ELABORATION DE
SOLUTION
LIVRABLES
Le Cycle de vie Projet Installateur Télécom

84. DEMARCHE EN 6 PHASES
PHASE 3 : SPECIFICATIONS TECHNIQUES - CONCEPTION
Spécifications techniques
Conception
P3
Prototypes d’évaluation
Collecte de données
Spécifications techniques
et cahiers de recette
Plan de formation
E1
E2
E4
J1
Revue de spécifications
techniques
E3
Plan de formation
Revue de conception
Conception
E5
J2

85. DEMARCHE EN 6 PHASES
PHASE 4 : DEVELOPPEMENT - INSTALLATION
Développement - Insta llation
P4
Développement de logiciel
spécifique
E1
E2
J1
Intégration usine
Installation site pilote
E3
E4
Formation du Client
Déploiement - Installation
J2
E5
J3
Recette usine
Recette site pilote
Recette provisoire

86. Cycle de vie d’un projet de développement nouveau produit
Phase
OPPORTUNITE
Phase
ANALYSE
MARKETING
Phase
SPECIF.
Phase
DEV.
MAQUETTE
Phase
DEV
PROTOTYPE
Phase
PRODUCTION
PILOTE
Phase
PRODUCTION
SERIE
Phase
FIN
DE VIE
Phase
PREPARATION
COMMERCIALE
LANCEMENT
CIAL
PRODUCTION
COMMERCIALISATION

87. E1 : Analyse de la situation
• Définir le périmètre de réflexion : QQOQQCCP
– Quoi
– Qui
– Où
– Quand
– Comment
– Combien
– Pourquoi ?

88. E1: WBS et cycle de vie
DEFINITION PLANIFICATION MISE EN OEUVRE CONCLUSION
1
2
3
4
7
5
6

89. Méthodologie de conduite du changement
Implémenter
État
Actuel
État
Cible
État
Transitoire
Histoire
Culture
Cibles
Impact
Résistances
Préparer
Sponsors
Agents
du
changement
Avocats
et
experst
Plan(s) de maîtrise du changement
Com.
Formation
Récompense
&
alignement
Rel.
Sociales
Créer
un
sentiment
d’urgence
Renforcer
Montrer
l’engagement
de
la
direction
Impliquer
les
cibles
Déployer
le
plan
de
com.
Gérer
les
partenaires
sociaux.
Développer
les
compétences
Aligner
les
systèmes
et
procédures
Montrer
l’engagement
de
la
direction
Favoriser
l’émergence
D’une
nouvelle
culture
Montrer
les
résultats
et
bénéfices
Valoriser
les
efforts
Exclure
les
comportements
hors
jeu
Identifier
Flexibilité Org
Problématique du changement
Stratégie Acteurs
Accompagner
Focaliser

90. Intensité des résistances: Impact culture /
pouvoir
Conséquences
du changement
Politiquement
déstabilisant
Politiquement
neutre
Politiquement
bienvenu
Changement
culturellement
fort
Changement
culturellement
acceptable
Résistance
élevée
Dépend de la
flexibilité
de l ’entreprise
Peu de
résistances si
volonté et
leadership forts
du top
management
Dépend de
l ’ampleur du
changement
politique et des
personnalités
impactées
Peu de
résistances
Renforcement
positif

91. Constructif Destructif
Communication
Ouverte
Fermée
CRITIQUE TERRORISTE
SABOTEUR
SCEPTIQUE
INDECIS
Attitude
Les Comportements des Cibles

92. Team Management Skills
1. Communiquer une vision claire et challegeante du projet à aux
membres de son équipe en démontrant son engagement total
(VISION).
2. Motiver les membres de l'équipe en valorisant leurs contributions et
les associant à la réussite du projet (MOTIVATION).
3. Leur délivrer le niveau d'autonomie, de liberté et d'initiative ad hoc
(AUTONOMIE).
4. Clarifier les responsabilités de chacun, apporter et garantir la
méthodologie dans l'organisation et la gestion du projet
(ORGANISATION).
5. Assurer l'efficacité de la communication et l'ouverture des échanges
au sein de l'équipe (OUVERTURE).
6. Apporter le soutien nécessaire à l'équipe projet tant au niveau
individuel et technique qu'au niveau collectif et politique (SOUTIEN).
Vision
Vision
Motivation
Motivation
Autonomie
Autonomie
Organisation
Organisation
Ouverture
Ouverture
Soutien
Soutien

93. Change Leadership
Mobilisation
Mobilisation Adhésion
Adhésion
Compréhension
Compréhension
Négociation
Négociation
Communication
Communication
Stratégie
Stratégie
1. L'analyse des besoins des utilisateurs et leur prise en compte
spécifique dans la démarche projet (COMPRÉHENSION).
2. Un effort spécifique de pédagogie et de communication auprès des
utilisateurs sur les enjeux, objectifs bénéfices et démarche du
projet (ADHÉSION).
3. La valorisation des contributions des utilisateurs au projet de
changement et la mise en avant rapide de premiers résultats
(MOBILISATION).
4. L’intégration des besoins des utilisateurs dans le cadre des
contraintes et impératifs du projet ainsi que la gestion et
négociation de leurs demandes (NÉGOCIATION).
5. L’information régulière des utilisateurs au travers d’une
communication adaptée (COMMUNICATION).
6. La mise en place de stratégies d’alliance et l’utilisation des
soutiens ad hoc pour assurer la légitimité du projet et lever les
résistances éventuelles(STRATÉGIE).