Esiee Initiation projet cours 2 organiser planifier 2
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- 2. Les missions et les rôles d’un chef de projet Le cas de Mme Rachel Esiee Paris - Gestion de projet Unité MSH 1002 2
- 3. Les rôles au sein de l’équipe projet Esiee Paris - Gestion de projet Unité MSH 1002 3 Chef de projet - Coordonne et anime d’équipe - Garantit le respect des objectifs dans les temps impartis Resp. capitalisation PROJET Fait un suivi global de la dynamique d’équipe et fait le bilan du projet Rôle tournants: -animateur des réunions : prépare (définit les objectifs selon le planning), anime (gère le temps, s’assure de la prise de parole équitable), fait un compte rendu (ce qui est fait, décisions prises, ce qui reste à faire) -Observateur – observe la dynamique de l’équipe par semaine et remplit la fiche REX. Shaper - Assure la convergence des documents - Gère la plateforme de travail Promoteur Mobilise les acteurs externes à l’équipe
- 4. La planification :le diagramme de GANTTLa planification :le diagramme de GANTT • planifier le projet et rendre plus simple le suivi de son avancement • forme de représentation graphique chronologique • hiérarchiser et estimer la répartition de la charge • visualiser le parallélisme des tâches • chercher à réduire les délais en optimisant l'utilisation des ressources 1/9/02 8/9/02 15/9/02 22/9/02 29/9/02 6/10/02 13/10/02 20/10/02 27/10/02 3/11/02 10/11/02 Tâche 1 Tâche 2 Tâche 3 Tâche 4 Tâche 5
- 5. Démarche 1: lister les tâches de votre projet de façon exhaustive Esiee Paris - Gestion de projet Unité MSH 1002 5
- 6. Démarche 2 : estimer le temps de chaque tâche Esiee Paris - Gestion de projet Unité MSH 1002 6 Se fier à votre expérience Faire appel à des experts Consulter des référentiels
- 7. Luciana CASTRO - ISTM 7 Une mauvaise planification peut remettre en cause votre projet!
- 8. Démarche 3 : se répartir les tâches Esiee Paris - Gestion de projet Unité MSH 1002 8 Communication Recherche documentaire Suivi et pilotage Récupérer le matériel présentations tests Contacts Contacts
- 9. Démarche 4 : définir une organisation de travail en équipe Esiee Paris - Gestion de projet Unité MSH 1002 9 Réunions de suivi de projet Quand? Réunions de validation du projet Quand? Quelle plateforme de travail? Quelles règles d’utilisation? L’utilisation d’outils de gestion de projet et la gestion documentaire
- 10. Préparer le Gantt et les règles d’organisation de votre projet Vous devez le comparer avec celui des membres de votre équipe (s’ils sont au sein d’autres groupes de TD) en assurer la convergence en un seul outil à valider par le suiveur technique mardi prochain Esiee Paris - Gestion de projet Unité MSH 1002 10
Notes de l'éditeur
- 10mn Faire un rappel des notions vues lors de la dernière séance Tester la portée des réflexions menées par les étudiants concernant la fiche descriptive et la carte heuristique des projets (le contenu des outils correspondent aux échanges ayant eu lieu lors des de la séance de projet ou pas? En quoi était-il différent, en décalage en opposition?).
- 15mn de lecture 15mn de discussion : Relever l’importance de l’organisation (gestion du temps, modes d’échange, documents référentiels, diffusion d’information, convergence des points de vue, suivi de l’avancement, etc.) et de la définition des rôles au sein de l’équipe
- 15mn – il s’agit là plutôt de travail à faire lors de la séance de coaching. Si nécessaire (par manque de temps notamment, reprendre en cours) Présentation détaillée des rôles. Compléments d’infos: Le cdp – alerte les membres en cas de non respects des objectifs ou de retard, fait attention à l’émergence des conflits éventuels. Rend compte avec l’équipe de l’avancement de travaux auprès des suiveurs techniques. Le resp capitalisation – relis les REX remis par les observateurs toutes les semaines, il doit être capable de parler de la performance au sein de l’équipe. Il se chargera de rédiger cette partie dans le rapport. Le promoteur - Veille à ce que les ressources matérielles et informationnelles remises par les suiveurs techniques (ou sur le fonctionnement de l’unité) soient disponibles pour la réalisation du projet. Il sollicite le suiveur technique et/ou le coach en cas de besoin (où le res. De l’unité). Shapeur – crée une plateforme de travail (google doc, drop box ou autre) pour l’équipe et s’assure de sa cohérence (y compris le fait que les différents membres de l’équipe aiet intégré leur travaux progressivement). Il se charge d’intégrer les différentes parties d’informations dans un même document qui sera le rapport final. TOUS LES MEMBRES DE L’EQUIQUE RELISENT INTEGRALEMENT LE RAPPORT FINAL. Les autres rôles tournent toutes les semaines. Les observateurs présentent l’avancement du projet auprès des coaches lors des séances de coaching. Il trouve des solutions à des conflits auprès du resp capitalisation.
- 5 à 7 mn Gantt était un ingénieur de l’époque de Taylor. L’idée fixe des industries à l ’époque était de gagner du temps par l’optimisation de la production. Le Gantt est aujourd’hui un outil de planification utilisé dans la gestion de projet. Il se présente sous formes de barres parallèles traduisant l’estimation du temps alloué à la réalisation de chaque tâche du projet. Le parallélisme entre les barres montre l’optimisation du temps selon la faisabilité technique de la réalisation des tâches et selon la disponibilité des ressources. Le gantt offre une représentation graphique du déroulement du projet. Il est ainsi possible du premier coup d'œil d'estimer la répartition de la charge, et par conséquent, de chercher à réduire les délais en optimisant l'utilisation des ressources. Il est utilisé comme un outil de suivi également. ATTENTION : il ne montre pas l’interdépendance entre les tâches.
- 5mn Les cartes heuristiques peuvent aider à cette démarche. Leur demander celles faites lors de la dernière séance. En fin de séance vous devez les redistribuer selon le sujet de projet choisi pour qu’ils puissent commencer à identifier les tâches de leur projet à partir de ce premier support. Attention : les tâches doivent être formalisées à l’aide d’un VERBE à l’infinitif
- 5mn Soit l’élève a déjà fait la tâche est connaît le temps nécessaire pour la réaliser Soit il consulte des experts (professeurs, élèves plus expérimentés) Soit il consulte des référentiels (rapports d’autres projets, bases de données, revues spécialisés)
- 2 mn
- 5mn Les inciter à travailler par binômes sur les mêmes tâches, insister pour une production des rendus par écrit Rappeler l’importance de la convergence des travaux (réunions pour la confrontation des points de vu et le partage d’informations, plateforme pour le stockage des documents, centraliser les informations clés au fur et à mesure pour constituer progressivement le rapport du projet). Le chef de projet est au centre de cette démarche
- 30mn En fin de séance, les élèves doivent avoir un gantt à valider auprès des suiveurs techniques (ils peuvent utiliser gantt project – à télécharcher gratuitement- lors de la séance ou sur papier). Assurez vous que les tâches de management (validation de livrables intermédiaires, réunions de suivi, réunions de validation avec le suiveur technique, création de la plateforme de travail, etc.) et de finalisation (rédaction et relecture du rapport, démonstration) soient affichées dans le Gantt. Souligner que l’ensemble des documents produits doivent être présents dans le rapport et qu’ils seront noté à 50% là dessus