La GED pour les nuls

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La Gestion Electronique de Documents de A à Z expliqué par le spécialiste de l'ECM (Enterprise Content Management) Sollan. Tout ce que vous devez savoir sur la GED.

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La GED pour les nuls

  1. 1. La GED pour les nuls Thomas Dechilly CTO SOLLAN
  2. 2. Sommaire  A propos de Sollan  La GED: une offre riche et diversifiée !  Panorama fonctionnel • Besoins des utilisateurs • Fonctions proposées par la GED • En pratique / retours d’expériences  Questions/réponses
  3. 3. Présentation A propos de Sollan  Société franco-anglaise fondée en 2001 • Une expertise fonctionnelle et technique éprouvée  Présent en France, Bénélux, Royaume-Uni, Espagne et Pologne • Plus de 150 références clients en Europe  Des services étudiés pour vous accompagner dans tous vos projets ECM • 14/01/2014 Dématérialisation, Production documentaire, Collaboratif, RSE, GED, DAM, CMS, Intranet, Moteurs de recherche, BPM, Case Management © SOLLAN - Structure the unstructured 3
  4. 4. Présentation  Trois activités Conseils, audits, expertise fonctionnelle et technique Expertise, Neutralité, Expérience 14/01/2014 Intégration de solutions, développements spécifiques Expertise fonctionnelle et technique © SOLLAN - Structure the unstructured Edition de solutions logicielles ECM VCM - SME 4
  5. 5. Références
  6. 6. La GED: Une offre riche et diversifiée ! Archiving & Imaging Full lifecycle management Unified repository andLa GEDmodel metadata Une offre riche et diversifiée ! Web Content Management Records Management Advanced Workflow Collaboration and Social Computing Digital Asset Management
  7. 7. Panorama fonctionnel Collaboratif Espaces personnalisés / portails Archivage Record Management Formulaires eforms Processus Workflow / notification Indexation Recherche Métadonnées Fiche d’indexation Protocoles accès Droits d’accès Fichiers WCM KM Versions
  8. 8. Référentiel de fichiers  Besoins • • • Référentiel unique pour le stockage et le partage de fichiers Outils permettant le classement et le contrôle des accès Recherche/indexation des contenus  Fonctions GED • • • Stockage centralisé des fichiers Mise en place de plan(s) de classement Outils de recherche  En pratique • • • Utilisation de disques réseaux partagés Gestion des droits sur les répertoires et fichiers Recherche: outils individuels (outils windows ou autres).
  9. 9. Référentiel de fichiers illustrations
  10. 10. Référentiel de fichiers illustrations
  11. 11. Référentiel de fichiers illustrations
  12. 12. Référentiel de fichiers illustrations
  13. 13. Référentiel de fichiers illustrations
  14. 14. Référentiel de fichiers illustrations
  15. 15. GED/Plan de classement/liens
  16. 16. GED/Plan de classement/liens
  17. 17. GED/Plan de classement/liens
  18. 18. Gestion des droits d’accès  Besoins • Gérer les droits d’accès aux documents (lecture/modification) au niveau de la DSI et par délégation au niveau des responsables métier • Couplage avec l’annuaire d’entreprise (personnes et groupes)  Fonctions GED • Contrôler l’accès aux ressources documentaires (espaces / fichiers) en fonction des droits de l’utilisateur, • Gérer les droits au niveau de l’utilisateur et des groupes d’utilisateurs  En pratique • Délégation de la gestion des utilisateurs • Les utilisateurs ne connaissent pas les droits déclarés sur leurs espaces. Le partage de ressources peut conduire à certaines incohérences.
  19. 19. Gestion des droits/groupes/utilisateurs
  20. 20. Protocoles d’accès  Besoins • Accès simple et efficace du type « disque dur » • Accès depuis les applications bureautiques  Fonctions GED • Offrir différents moyens (protocoles) pour accéder aux documents • Web: logique de portail, moteur de recherche • Explorateur de fichiers: simuler un accès disque • FTP: faciliter les échanges avec les autres systèmes d’information  En pratique • L’interface « client lourd » ou « web » remplace généralement l’accès de type « disque dur » • Il est difficile d’interagir facilement entre son espace personnel (poste de travail) et le référentiel documentaire
  21. 21. Exemple CIFS/WebDAV/FTP
  22. 22. Exemple CIFS/WebDAV/FTP
  23. 23. Métadonnées Fiche d’indexation  Besoins • Identifier les documents avec des métadonnées définies au sein d’un plan de gestion documentaire • Homogénéiser la description des documents  Fonctions GED • Décrire les documents stockés en utilisant des champs descripteurs libres ou contrôlés (liste de valeurs) • Assurer la recherche à partir de ces descripteurs  En pratique • Les utilisateurs ne complètent pas exhaustivement les fiches d’indexation: trop long à remplir • Les valeurs prédéfinies ne sont pas régulièrement mises à jour ou ne correspondent pas aux besoins locaux • Les métadonnées déclarées au niveau du document ne sont pas reprises automatiquement
  24. 24. Métadonnées Fiche d’indexation
  25. 25. Indexation Recherche  Besoins • Retrouver un document • Trouver un document sans savoir s’il existe • Trier en fonction de critères de comparaison  Fonctions GED • Rechercher les documents à partir d’un descripteur • Recherche plein texte • Tri des résultats et pondération  En pratique • Descripteurs définis au sein des fiches d’indexation ne sont pas systématiquement remplis • La combinaison recherche/résolution des droits peut être problématique (performance) • Unifier les descripteurs communs à l’entreprise
  26. 26. Indexation Recherche
  27. 27. Processus documentaire « Workflow »  Besoins • • • • • Automatiser le traitement de processus documentaires ou processus métiers (validation, approbation) Processus séquentiels et/ou parallèles Enrichissement documentaire (résumés, métadonnées, notes de révisions) – fusion d’information au sein des documents mobilisés au sein du workflow Modification des statuts documentaires (brouillon, en relecture, validé, archivé…) Notification des utilisateurs mobilisés  Fonctions GED • Workflow / processus standards de validation • Atelier de modélisation de workflow (technique ou orienté utilisateur final)  En pratique • • Se restreindre aux principaux processus, chercher la simplicité Peut nécessiter une intégration avec le reste du Système d’Information
  28. 28. Mise en œuvre d’un workflow
  29. 29. Gestion des versions  Besoins • • Conserver les différentes versions d’un même document Protéger les contenus validés  Fonctions GED • • Gestion des versions (majeures / mineures ou spécifiques) Automatisation des montées de version sur action prédéfinie (ex: workflow)  En pratique • • • • Suivre le plan de gestion documentaire de l’entreprise si défini Conserver une méthode simple (ex: version majeure/mineure) Différencier « version de travail » / « version publiée » Pointer systématiquement sur la « dernière version » ou au contraire sur une version « identifiée » du document
  30. 30. Différentes versions d’un document
  31. 31. Formulaires « eforms »  Besoins • • Saisir des données (contenus) semi-structurées Organiser, partager ces données  Fonctions GED • • • Fiche d’indexation permettant aux utilisateurs de déclarer leur propres données Atelier de modélisation de « formulaires » permettant la saisie et l’organisation de données semi-structurées Sous-partie du module « workflow »  En pratique • • Modéliser et unifier des formulaires « métier » est une tâche qui nécessite une expertise GED Vers l’usage « KM », pérenniser l’actif documentaire porteur de mémoire
  32. 32. Espaces personnalisées Portails  Besoins • • « Publier » les informations de son service à une communauté Créer et maintenir une identité (principe de l’intranet)  Fonctions GED • • Personnalisation d’espaces Fonctions « portail », « blog »  En pratique • • • • Souvent sous-estimé lors des démarrages de projets GED Réel facteur d’appropriation de l’outil Convergence: « espace collaboratif » avec les outils de GED Remplacer les « écrans techniques » par des écrans simples et fonctionnels
  33. 33. Exemple de personnalisation
  34. 34. Portail Web utilisant le référentiel Alfresco
  35. 35. Collaboratif  Besoins • Partager sur l’élaboration et la diffusion de documents/contenus  Fonctions GED • • • • • Personnalisation d’espaces Fonctions « portail », « blog » Workflows Notification, forums, discussions Travail simultané sur des documents Office  En pratique • • Nécessite une maturité des équipes ou une contrainte organisationnelle forte (ex: équipes distribuées…) En complément de la fonction GED centrale (référentiel de fichiers)
  36. 36. Autres usages de la GED      Web Content Management Knowledge Management Gestion de documentation structurée (XML) Record Management Intégration au Système d’Information • Standardisation du référentiel • Standardisation des interfaces logicielles
  37. 37. SOLLAN France 54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com Tél : +33 (0)1 48 51 15 40 Fax : +33 (0)1 48 51 15 48 @ : contact@sollan.com Sollan France

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