Optimiser votre intranet
pour favoriser la culture
collaborative d'entreprise
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Changement d’image…
… changement de culture
Mission possible!
 Opérationnel en quelques mois seulement
 Relation harmonieuse avec les TI
 3000 utilisateurs (employ...
En coulisse
 5 conditions gagnantes
 3 volets d’un intranet collaboratif
 Surmonter les difficultés
 Valeur pour l’ent...
L’intranet en un coup d’oeil
Publier
Cibler
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Consulter
Filtrer
Chercher
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Filtrer
Chercher
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Une seule chose à retenir
Plus qu’un changement de plateforme

Changement de la façon dont on travaille

Nouvelle cultur...
5 conditions gagnantes
1. Faire équipe avec la direction
2. Questionner la confidentialité
Confidentialité
Il y a des cas où il
doit y en avoir
Complexité des
permissions
Transp...
3. Être prêt au changement
4. Rassurer les secteurs
5. Établir vos besoins
Conclusion : choix d’un progiciel (Jive)
3 volets d’un intranet collaboratif
La publication de contenu :
centraliser ou décentraliser?
Les présidents le font aussi!
Communication rapide
de la part des
ressources humaines
Avis d’ébullition de l’eau et
distribution de bouteilles
 Rétroa...
Organiser la documentation
Faisons un calcul…
Des gains considérables!
 Perte de 5 minutes par visite, anciennement
6 mois6 mois
 11 600 visites avaient pour but de t...
Collaborer sur un document
Diminuer les courriels
Participer à des emplacements
Échanger entre collègues
Humaniser les rôles et les relations
Surmonter les difficultés
Résistance au changement
J’ai pas le
temps d’aller
dans Agora.
Il y a trop
d’information, je ne
m’y retrouve pas et je
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Relativisez… et continuez!
100% des employés
ont réussi à
s’inscrire au party
de Noël. Le menu de la
cafétéria est le
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Tenir compte du niveau d’habileté
 Peu de connaissance sur comment chercher sur
Internet
 Méconnaissance des fonctionnal...
Idées pour faciliter le changement
 Plan de communication de chaque étape d’implantation
 Facilitateurs dans chacun des ...
Le déclic!
Quelle valeur le nouvel intranet
procurera-t-il à votre entreprise?
 Gains en efficacité des communications
 Savoir ce q...
La plus grande valeur de votre
Travailler mieux ensemble
/jacinthecroisetiere
@jacintaka
/riomarti
@riomarti
Jacinthe Croisetière | Directrice des stratégies numériques
Martine Ri...
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Optimiser votre intranet pour favoriser la culture collaborative d'entreprise

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Au cours de son déploiement, à la fin de l’année 2013, le nouvel intranet de La Capitale a été optimisé pour devenir un environnement technologique et communicationnel performant. En plus d’être le point d’accès central à l’information d’entreprise, le réseau ouvre la voie à une nouvelle culture en matière de communication et de collaboration dans les différentes entités de l’organisation. Depuis, des gains opérationnels sont régulièrement observés.

- Quelles conditions gagnantes vous permettront de réussir l’optimisation de votre intranet au moment de son implantation ?
- Comment organiser le contenu, encadrer les émetteurs et faciliter la publication ?
- Comment gérer les utilisateurs ?
- Quelles sont les principales difficultés rencontrées et comment les surmonter ?
- Comment gérer le changement ?
- Quelle valeur le nouvel intranet procurera-t-il à votre entreprise ?

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  • JC
    Modernisation image de marque
    Image à l’interne fidèle à l’image externe
    Climat négatif envers l’agora
    Désuet : design, classement information
    Communication unidirectionnelle
    Administrer l’Agora, formation de 2 jours
    Évolution difficile de la plateforme
  • JC
  • JC
  • Martine
  • Martine
    5 éléments au cœur de la transformation
    Tout au long de la présentation
    À chaque étape, il faut avoir à l’esprit ces 5 éléments
  • Martine
  • JC
    Sera aidant de s’assurer que la table est mise avant de débuter
  • JC
    S’assurer que ça vient d’en haut
    Qu’ils sont au courant de vos travaux
    Font redescendre cette orientation dans leurs secteurs
    Communication claire et concertée que l’Agora est l’outil officiel de communication interne
    Donne de la légitimité aux actions
  • Évitez-vous de la complexité:
    Ancien: tendance à bloquer de l’information au nom de la pertinence pour un groupe d’individu
    Amène énormément de complexité de permissions
    * L’entreprise qui tentait de faire des groupes, mais il y a trop de spécificités
    En réalité,m ce n’est pas confidentiel, pas d’enjeu
    Il y a des cas de confidentialité, mais exception
    Décloisonnement, valeur de l’entreprise
    Un gros changement à l’approche
  • JC
    Être convaincus du changement à faire, y croire
    Car il y aura des embuches à surmonter
    Équipe solide et présente de gestion de changement
    Avoir des ressources attitrées à ce projet (à adapter selon la situation de l’entreprise)
    Trop gros comme changement pour rouler tout seul
    Mentalité prête au changement
    Périodes où ce n’est pas bonsmoment
  • JC
    Par rapport à ce qui va se passer
    Le travail attendu de leur part
    Informer les gestionnaires de ces personnes
    Ce n’est pas un Facebook ou un site de partage de recettes ou un kijiji : gamification
    Bien communiquer les étapes du projet
    Segmenter par étapes
  • JC
    D’abord élaborer les critères et objectifs
    et les priorités
    Selon les enjeux de votre entreprise
    Partir des besoins pour touver une solution
    Plusieurs secteurs peuvent avoir des critères (ex. sécurité)
    Dans notre cas, nous avons opté pour l’implantation d’un progiciel
  • Martine
    Façon dont l’intranet «vit» au quotidien, en 3 volets
    Interreliés entre eux
    Force de l’outil
    Volet #1: la communication
  • Page d’accueil d’un employé : nouvelles «nationales»
    Tour de la page: nouvelles «régionales»
    *Change la façon dont les gens s’informent* +
    Ancien: 1 endroit: traité également, sans hiérarchie. L’entreprise
    Maintenant: buffet de nouvelles, une partie est poussée, l’utilisateur a l’opportunité de lui-même d’aller chercher et organiser ce qui est pertinent pour lui.
    Se responsabiliser à aller s’informer
  • Martine
    Demande changement auprès de ceux qui vont publier du contenu (émetteurs)
    Accompagner les gens vers une publication plus directe, plus rapide
    Encourager les gens, se faire confiance! En cas d'erreur, possible de modifier
    Toujours penser à l’utilisateur
    apprendre à accepter les commentaires et à y donner suite
  • Martine
    Adhésion haute direction
    Impact au niveau de la communication et du taux de lecture pour les nouvelles
    Exemple de constance
    Relation de proximité de répondre aux commentaires
  • Martine
  • Martine
  • MArtine
  • Martine
    Recherche est efficace pour trouver
    mais les gens sont aussi habitués d’avoir des pages de carrefour où l’information est exposée
    Test utilisateurs
  • JC
  • JC
    Refaire le calcul, au cas!!
  • Martine
  • Martine
    Plusieurs niveaux
    Différentes actions possibles quand on parle de collaboration
    Gestion des versions
    Ex. Au lieu de s’envoyer tous des versions par courriel, on se retrouve que plusieurs versions dans les ordinateurs personnels, une personne doit rassembler tout ensemble = perte de temps
  • Martine
    Outil de messagerie inclus et permet les communications
    Dans certains cas de collaboration, juste par la notification, cela libère la personne d’écrire à tous que la version a été modifiée.
  • Groupe de collaboration :
    Projets
    Comités
    Directions
    Regrouper et organiser des contenus autour d’un même sujet au même endroit
    Partagé à l’intérieur d’un même document ou entre plusieurs secteurs de l’entreprise
    Plus facile à gérer un groupe de document de cette façon que sur un serveur
  • Martine
    Pas toujours une personne avec un «titre» qui peut répondre, d’autres utilisateurs qui expérimentent peuvent aussi connaître la réponse
    Entraide entre les employés
    Ex. Soutien Agora
    1 réponse publique répond à plusieurs personnes en même temps
  • Martine
    Avec les photos de profil, on comprend mieux avec qui on travaille
    Communications par courriel et on ne sait pas quand on le croise à la cafétéria
    Organigramme nous permet de savoir les collaborateurs, le supérieur, etc. si on a à joindre la personne.
  • JC
    Pas sans heurts
  • JC et Martine
    Lecture de chacune des bulles
    On a constaté que ce n’est pas pour les jeunes ou les vieux
    Nouvelle responsabilité quant aux nouvelles ça ne plait pas à tous, ça brise les vieilles habitudes
  • JC
    Défi d’être pertinent
    Et réaliste quant à sa publication:
    Il ne pourra pas avoir un taux de lecture fracassant sur certaines nouvelles et c’est normal!
  • JC
    Ne rien prendre pour acquis
    Les gens ne savent pas copier-coller
    Même si le profil de vos employés est jeune
    Nouvelles fonctionnalités = nouveau vocabulaire propre à l’outil, complexifie les apprentissages
  • Martine
    Série de mesures et activités et stratégies pour faciliter l’adhésion
    Idées pour vous
  • Martine
    Selon expérience: un déclic se produit quand les gens réalisent l’apport dans leur travail pour leur faire sauver du temps
    Peut paraître plus compliqué que ce que c’est en réalité
  • Jacinthe
    1 –gestion de crise, recherche du mot de passe
    2- sttatisiques
    collaboration humaine, facilite au lieu de dupliquer des vesiosn de travail
    Sentiment d’appartenance
  • JC
  • Optimiser votre intranet pour favoriser la culture collaborative d'entreprise

    1. 1. Optimiser votre intranet pour favoriser la culture collaborative d'entreprise Jacinthe Croisetière | Directrice des stratégies numériques Martine Rioux | Conseillère en communications interactives
    2. 2. Changement d’image…
    3. 3. … changement de culture
    4. 4. Mission possible!  Opérationnel en quelques mois seulement  Relation harmonieuse avec les TI  3000 utilisateurs (employés et partenaires d’une dizaine de secteurs d’affaires)  Gains rapides en efficience  Collaboration entre les employés
    5. 5. En coulisse  5 conditions gagnantes  3 volets d’un intranet collaboratif  Surmonter les difficultés  Valeur pour l’entreprise
    6. 6. L’intranet en un coup d’oeil Publier Cibler Publier Cibler Consulter Filtrer Chercher Consulter Filtrer Chercher CommenterPartagerApprécier CommenterPartagerApprécier
    7. 7. Une seule chose à retenir Plus qu’un changement de plateforme  Changement de la façon dont on travaille  Nouvelle culture de communication et de collaboration Travailler mieux ensemble!
    8. 8. 5 conditions gagnantes
    9. 9. 1. Faire équipe avec la direction
    10. 10. 2. Questionner la confidentialité Confidentialité Il y a des cas où il doit y en avoir Complexité des permissions Transparence Meilleure connaissance des secteurs Diffusion plus simple
    11. 11. 3. Être prêt au changement
    12. 12. 4. Rassurer les secteurs
    13. 13. 5. Établir vos besoins Conclusion : choix d’un progiciel (Jive)
    14. 14. 3 volets d’un intranet collaboratif
    15. 15. La publication de contenu : centraliser ou décentraliser?
    16. 16. Les présidents le font aussi!
    17. 17. Communication rapide de la part des ressources humaines Avis d’ébullition de l’eau et distribution de bouteilles  Rétroaction d’employés Situation de crise – «Eau» secours!
    18. 18. Organiser la documentation
    19. 19. Faisons un calcul…
    20. 20. Des gains considérables!  Perte de 5 minutes par visite, anciennement 6 mois6 mois  11 600 visites avaient pour but de trouver le mot de passe
    21. 21. Collaborer sur un document
    22. 22. Diminuer les courriels
    23. 23. Participer à des emplacements
    24. 24. Échanger entre collègues
    25. 25. Humaniser les rôles et les relations
    26. 26. Surmonter les difficultés
    27. 27. Résistance au changement J’ai pas le temps d’aller dans Agora. Il y a trop d’information, je ne m’y retrouve pas et je manque des nouvelles. Je n’aime pas les réseaux sociaux Je ne sais pas comment rechercher sans menu. C’est fait pour les jeunes. Où est mon répertoire?
    28. 28. Relativisez… et continuez! 100% des employés ont réussi à s’inscrire au party de Noël. Le menu de la cafétéria est le document le plus consulté chaque semaine.Le bingo du président pour amasser des fonds pour Centraide s’est comblé en 2 heures… Les billets à rabais pour le Festival d’été de Québec se sont envolés en quelques minutes. Le serveur a planté lorsque les employés sont allés massivement voir les photos d’un événement.
    29. 29. Tenir compte du niveau d’habileté  Peu de connaissance sur comment chercher sur Internet  Méconnaissance des fonctionnalités des navigateurs +  Nouvelles fonctionnalités (abonnement, partage, etc.)  Guides pratiques sur chacune des fonctionnalités (placer sa photo, etc.) Le secret : accompagner!
    30. 30. Idées pour faciliter le changement  Plan de communication de chaque étape d’implantation  Facilitateurs dans chacun des secteurs  Formation en ligne  Espace de soutien « live » aux utilisateurs  Feuillet des premiers pas avec Agora  Concours : ex. retrouvez dans l’Agora... tel document  Kiosques  Accompagnement sur mesure lors de projets sectoriels  Soutien un à un
    31. 31. Le déclic!
    32. 32. Quelle valeur le nouvel intranet procurera-t-il à votre entreprise?  Gains en efficacité des communications  Savoir ce qui préoccupe les employés  Meilleure connaissance entre les secteurs  Gains opérationnels  Minimiser les coûts de développement TI  Culture de collaboration  Mobilisation
    33. 33. La plus grande valeur de votre Travailler mieux ensemble
    34. 34. /jacinthecroisetiere @jacintaka /riomarti @riomarti Jacinthe Croisetière | Directrice des stratégies numériques Martine Rioux | Conseillère en communications interactives

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