1. Les principes du
Les principes du
management de
management de …et l’outil
…et l’outil
projets…
projets… Ms Project
Ms Project
Michel Estève
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2. Le projet, le chef de projet et MS Project
Régler le timing (quoi, quand)
Prévoir Réserver les ressources
Prévoir les coûts
Contrôler la progression
MS
MS
Project Piloter Détecter les écarts (QCD)
Chef de Project
(1)
(1) Corriger les dérives
projet
Le(s) manager(s)
Informer
Les contributeurs
(1) Le contenu de ce diaporama concerne essentiellement les produits
MS Project office standard et MS Project office professional, à l’exclusion de MS Project server
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3. Cas pratique
Un groupe d’amis décide de transformer une
ferme cévenole en gite rural
Avec comme « livrables » du projet :
• Le bâtiment d’habitation
• Les voies de circulation
• Les espaces verts
• La piscine
• La clôture
• Le site internet
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4. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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5. Les bases théoriques en 3 points
Le réseau logique (PERT (1), MPM (2), PDM (3) )
Le chemin critique
Les marges
L’affichage réseau logique de Project
Chemin
Chemin
critique
critique
Pronostic
Pronostic
de date de
de date de
fin
fin
Marge de
Marge de
««Finit. piscine »»
Finit. piscine
= 4,5 mois
= 4,5 mois
(1) Program evaluation and review technique (USA 1956)
(2) Méthode des potentiels métra (Bernard Roy, (Fr) 1958)
(3) Precedence diagram method (années 1960)
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6. Quelques règles de base :
Le planning se construit en deux temps :
. temps 1 : planification par les durées (à ressources illimitées)
. temps 2 : planification des ressources
Les liaisons logiques (les flèches) représentent l’enchaînement
technique des tâches, (contraintes d’antériorité et plus
généralement de dépendance), et rien d’autre.
On planifie dans un univers certain (1)
. Jamais d’alternatives (si… Alors…) (2)
. Jamais d’itérations (boucles) (3)
(1) Ce qui n’empêche pas que rien ne se passera comme prévu !
(2) La phase « exploration/faisabilité» sert, entre autres, à lever les incertitudes
(3) Ou alors, leur nombre est connu à l’avance (projets innovants)
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7. Les deux représentations du planning
L’affichage réseau logique
Le réseau logique
Le diagramme de Gantt (1)
100 % des utilisateurs de
Project travaillent dans
l’affichage diagramme de
Gantt
Mais ils doivent avoir
compris que le L’affichage Diagramme de Gantt
fonctionnement dynamique
de leur planning est régi par
le réseau logique
(1) Créé en 1917 par Henry Gantt,
assistant de Frédéric Taylor, chez
Ford, USA
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8. Méthode PDM : à la recherche du réalisme
Liens de dépendance
La méthode PDM a introduit :
• Les liens de dépendance
• Les décalages
• En temps ouvré
• En temps calendaire
• En % de temps du
prédécesseur.
Exemple : aménagement de la cave à vin
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9. Méthode PDM : les contraintes temporelles
La méthode PDM a introduit les contraintes temporelles:
• Au plus tôt
• Au plus tard
• Début à la date du….
• Etc… (8 type de contraintes)
Exemple : contrainte sur la tâche « engazonnement »
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10. Travailler en rétroplanning
Mettre le projet sous tension pour…
. Générer de la trésorerie
. Améliorer la qualité (1)
. Maîtriser la charge (2)
Diagramme de Gantt ordonnancé au plus tard
En ordonnancement
au plus tard
(rétroplanning),
toutes les tâches
sont critiques
(1) Principe analogue au juste à temps
(2) En référence à la loi de Parkinson
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11. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
Pilotage
Pilotage
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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12. Créer la liste des ressources
Nominatif Vincent, François
Personnes Multiple : Les copains (10)
Ressources
de type « Générique Simple : Maçon, peintre
travail »
Matériels La pelleteuse
Planification prévisionnelle => ressources génériques
Planification opérationnelle => ressources nominatives
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13. Gérer les calendriers
MS Project autorise la création de calendriers et leur affectation :
• à un projet
• à une tâche
• à une ressource
Le calendrier de ressource est associé au calendrier parent
Seule limite : la complexité…
Surprenant… mais cohérent (1)
(1) Arrosage gazon est une tâche en temps calendaire
La semaine a été paramétrée (erreur volontaire) à 7 heures
François travaille 2 heures par jour alors que la journée standard est de 7 heures
14. Affecter les ressources aux tâches
Affectation des ressources à l’aide de la boite de dialogue « affecter les ressources » (1)
(1) MS Project propose deux autres méthodes d’affectation des ressources aux tâches
. Directement dans la colonne Nom ressources
. Dans la boite de dialogue information sur la tâche
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15. Résoudre les sur-utilisations
Le nivellement :
Les affectations sont conservées inchangées
Les tâches sont déplacées ou fractionnées (1)
La date de fin peut être retardée
Le lissage :
La date de fin est conservée inchangée
L’affectation des ressources est ajustée (2)
(1) MS Project dispose d’un algorithme de nivellement
(2) Le lissage est manuel, mais le logiciel recalcule tâche par tâche les valeurs de durée, de travail
et/ou d’intensité pour la tâche sur laquelle on a modifié l’affectation
16. Le nivellement avec MS Project
Planning avant nivellement
Planning nivellé
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17. Le planning final
Visualisation des modifications dues à l’audit dans l’affichage « audit du gantt »
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18. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
Pilotage
Pilotage
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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19. La structure des coûts des projets
Coûts de ressources
Coûts de ressources
..Hommes
Hommes
..Matériels
Matériels CBS
..Consommables CBS
Consommables (1)
(1)
Budget
Budget
Coûts de tâche
Coûts de tâche
..Dépenses forfaitaires
Dépenses forfaitaires
Provisions
Provisions
..Aléas
Aléas
..Imprévus
Imprévus
(1) Cost Breakdown Structure
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20. Les coûts de ressources dans MS Project
Nominatif Vincent, François
Personnes Multiple : Les copains
Ressources
de type Générique Simple : Maçon 1, Maçon 2
travail
Matériels Pelleteuse
Ressources de type Consommables Ciment, Câble électrique
matériel
Ressources de type coût Frais de déplacement…
Ressources budgétaires Budgets disponibles
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22. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
Pilotage
Pilotage
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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23. Mesurer l’avancement des tâches
Avancement % = (fait / fait + reste à faire) x 100
Avancement en charge
Avancement physique
Avancement en temps
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24. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
Pilotage
Pilotage
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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26. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
Pilotage
Pilotage
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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27. Niveaux de pilotage du projet
Niveau Comité de
Stratégique pilotage Manager(s)
CDP
CDP Chef de projet
Niveau
Opérationnel Equipe projet
Leader A
Leader A Leader B
Leader B Contributeurs
Niveau
Exécution Ressources internes et externes
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28. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
Pilotage
Pilotage
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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29. Cycle de vie et cycle de réalisation du projet
Explorer Préparer Réaliser
Gestion du
Gestion du
portefeuille
portefeuille
de projets
de projets
Pilotage
Pilotage
stratégique
stratégique
du projet
du projet
Phase 1 Phase 2 Phase N Phase N+1
Logique temporelle : Phasage et jalonnement du projet
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30. Le regroupement des activités du projet
Regroupement temporel
Ph 1 Ph 2 Ph 3 Ph 3
Regroupement par Lt 1
Lt 1 Lt 7
Lt 7
périmètre de Lt 2 Lt 4 Lt 8
Lt 2 Lt 4 Lt 8
responsabilités
Géographique Lt 5 Lt 3
Lt 5 Lt 3
Sous-projets
Fonctions Lt 6
Lt 6 Lt 9
Lt 9
Notion de lots de travaux (LT) ou work package (wp)
Principe de base : la responsabilité d’un lot s’étend aux objectifs QCD (qualité, coûts et délais) de ce
lot , indépendamment des compétences du responsable de lot
Règle d’expérience : les problèmes naissent aux interfaces des lots
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31. Le regroupement des activités du projet
Travaux lourds Finitions Aménagements
Maison Réfect. toiture
Réfect. toiture Peintures
Peintures Mobilier
Mobilier
Percem. Ouvert.
Percem. Ouvert. Electroménager
Electroménager
Creusement
Creusement Carrelage
Carrelage Mise en eau
Mise en eau
Piscine Maçonnerie
Maçonnerie Traitt. eaux
Traitt. eaux
VRD
VRD Clôture
Clôture Plantations
Plantations
Extérieurs Voirie Engazonnement
Voirie Engazonnement
Site web Structure du site
Structure du site Textes, images
Textes, images
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32. De la liste des tâches à la WBS (1)
(1) Work Breakdown Structure
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33. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
Pilotage
Pilotage
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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34. Niveaux de planning
Vision
synthétique Planning
Planning Manager(s)
Directeur
Directeur
Objectifs Reporting
Vision Chef de projet
complète Planning maître
Planning maître
Vision Contributeurs
Planning
Planning Planning
Planning
partielle ss-projet A
ss-projet A lot W
lot W
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35. Le planning directeur
Affichage diagramme de Gantt personnalisé pour visualiser le planning directeur
Jalon reporté
Date d’état
Jalon réel
Jalon planifié
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37. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
Pilotage
Pilotage
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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38. Editer des extraits du planning
Utilisation du filtre
automatique pour
l’extraction des
sous-plannings
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39. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
Pilotage
Pilotage
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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40. Planifier en multi-projets
Fichier
Fichier
ressources
ressources
Projet
Projet
Projet
Projet maître
maître
A
A
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41. Planifier par les durées
Planifier par les durées
Planification
Planification Planifier les ressources
Planifier les ressources
prévisionnelle
prévisionnelle
Planification
Planification Planifier les coûts
Planifier les coûts
de projet
de projet
Mesurer l’avancement
Mesurer l’avancement
Pilotage
Pilotage
MS
MS L’affichage Gantt-suivi
L’affichage Gantt-suivi
Project
Project
Professional
Professional Acteurs et responsabilités
Acteurs et responsabilités
Structurer la liste des activités
Structurer la liste des activités
Management de projet
Management de projet Reporter à l’instance de pilotage
Reporter à l’instance de pilotage
Distribuer le travail
Distribuer le travail
Planifier en multi-projets
Planifier en multi-projets
L’offre Microsoft EPM
L’offre Microsoft EPM
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42. La solution Microsoft EPM (*)
SQL Server 2005
SQL Server 2005
MS Project server 2007
MS Project server 2007
MS Project Web Access
MS Project Web Access
MS Project
MS Project
MS Project
MS Project
MS Project
Professional
MS Project
Professional
Navigateur web
Navigateur web Professional
Professional
Professional
Professional
Manager Contributeurs Chefs de projet
(*) Enterprise Project Management
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43. Merci de votre
Merci de votre
attention
attention
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