Le livre blanc souligne l'inefficacité d'Excel pour le reporting, en raison de la dépendance aux experts, des erreurs fréquentes et du temps perdu dans la mise à jour des tableaux. Il propose d'automatiser la création de tableaux de bord pour garantir la fiabilité et l'efficacité des processus de reporting. Au lieu de rejeter Excel, il suggère de l'intégrer dans une approche gouvernée pour améliorer la prise de décisions.

1. POURQUOI L’ENTREPRISE DOIT-ELLE AUTOMATISER
LIVRE BLANC
SES TABLEAUX DE BORD SOUS EXCEL® ?

2. Excel® est un outil formidablement utilisé par des millions d’utilisateurs pour l’élaboration de tableaux de bord et
de reporting et pourtant, Excel® n’est pas un outil de reporting !
Il s’agit d’un tableur qui ne permet malheureusement pas de formaliser les processus d’obtention et de construction
de l’information, ni ceux liés à leur diffusion.
Alors : pourquoi faut-il donc automatiser ses tableaux ?
La réponse de notre expert Jean-Baptiste Merel est ici apportée en 6 points, pour lesquels chaque entreprise se
reconnaitra …
1 - Des heures passées à élaborer et mettre à jour un tableau
L’élaboration d’un tableau de bord ou de gestion implique souvent la collecte de données hétérogènes, provenant
des applications opérationnelles de l’entreprise qui ne sont pas toutes des ERP. Et quand bien même, combien
d’utilisateurs d’ERP contournent les outils de Business Intelligence (BI) en place pour faire leurs tableaux sous Excel®
à partir d’exports aux formats txt, csv ou xls... ?
On parle souvent de “nuages” de tableaux liés les uns aux autres. On ne sait plus quel tableau est la source d’un
autre. Les mises à jour sont délicates car la moindre erreur dans une cellule et c’est le “#REF” à tous les étages !
2 - Chacun fait ce qui lui plaît !
Le gros défaut des reportings manuels sous Excel® réside dans le fait que chacun est libre de concevoir ses propres
indicateurs. Du coup, le partage peut devenir source de quiproquos : quand le département commercial et le
département production parlent de CA, l’un parlera de CA commandé et l’autre de CA livré. Le financier viendra
ajouter son grain de sel (ou de sable !) en y ajoutant le CA comptable... et l’on passera plus de temps à réconcilier
les chiffres qu’à les analyser réellement.
3 - L’information au bon moment … ?
Plus le tableau rassemble de données en provenance de sources diverses, plus cela prendra de temps. Extraire les
bonnes données métiers (dans des formats pas toujours simples), les croiser, vérifier la cohérence des données
saisies... autant de tâches répétitives mais également chronophages pour une organisation qui doit réagir
rapidement. Le temps que les informations soient constituées et elles sont déjà obsolètes ! Une réalité qui peut
amener à prendre de mauvaises décisions (ou pas de décision du tout !) et à coûter cher à l’entreprise.
4 - La dépendance à l’expert
Quelle entreprise n’a pas son “expert Excel®” ? Celui qui a réalisé l’application de reporting de l’entreprise sous
Excel® ? C’est surtout lui qui a écrit les macros et sait “comment ça marche”.
Dans bien des cas, l’entreprise est cruellement dépendante de ces experts indispensables et leur absence constitue
souvent le risque de la voir sans indicateurs de gestion et de pilotage.
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3. 5 - Des informaticiens mal sollicités et des efforts dupliqués
Plus les reportings sont réalisés manuellement dans l’entreprise, plus le service informatique est sollicité : souvent
pour les mêmes questions, les mêmes problèmes… sans parler du temps perdu à faire la même chose, il faut
mentionner le risque de distorsion de l’information dû au manque de standardisation. Les exports de données
standards des logiciels métiers étant souvent jugés incomplets, les utilisateurs sollicitent leurs services informatiques
pourcomplétercesexportsouréaliserdenouvellesrequêtesponctuellesdeplusenpluscomplexes.C’estsouventde
là que naissent les “inimitiés” traditionnellement rencontrées entre services informatiques et services opérationnels
qui se plaignent souvent de leur mauvaise réactivité.
6 - Trop de temps perdu à finaliser des tableaux souvent erronés
Au final, on voit alors beaucoup d’utilisateurs passer du temps à ressaisir des données existantes, à vérifier leurs
liaisons, à reprendre à la main et souvent à la hâte la “toute dernière version de la mise à jour de l’export Excel®”, sans
parler du temps perdu à retravailler la présentation. Tout cela pour, au final, arriver en réunion avec un tableau, peut
être juste, mais qui n’aura pas suffisamment été analysé... et chacun sait que de telles erreurs peuvent provoquer
des décisions qui s’avèreront désastreuses pour l’entreprise.
Alors : doit-on éliminer Excel® ?
Il est ancré dans les usages des utilisateurs. C’est un standard de fait ! Il est présent partout. Outil de présentation
des données extrêmement souple : polices, couleurs, calculs intégrés au tableau, etc... Autant de facilités d’emploi
qui en font son succès : tout le monde a Excel® installé sur son poste.
Plutôt que de voir Excel® comme un “trublion” du système d’informations, le prendre en compte dans une véritable
démarche de gouvernance des données de gestion de l’entreprise (de la collecte à la diffusion et au partage) apparaît
alors comme une démarche maligne et propice à l’adhésion de l’utilisateur ancré dans ses usages.
Nombre d’éditeurs, dont Microsoft évidemment, ont bien compris les enjeux et les risques de laisser à la dérive de
mauvais usages du “premier outil décisionnel” au monde. L’enjeu, pour ces éditeurs, réside maintenant dans leur
capacité à permettre aux utilisateurs d’Excel® une démarche raisonnée, progressive, agile et accessible allant de
l’automatisation de leurs tableaux existants sous Excel® vers un véritable projet décisionnel d’entreprise. “Si tu ne
peux le combattre, embrasse ton ennemi”... et fais-t’en un véritable allié !
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