Maîtriser la communication d'un projet

1. Communication
Stéphane Schwartz

2. Un goût de déjà vu ?
L’art de la communication

3. Anatomie d’une communication
90% du travail d’un chef de projet est de communiquer.
Emetteur Récepteur
EncodageMessage Vecteur
Bruit
Décodage
EncodageDécodage Validation

4. Evolution de la communication ?

5. Pourquoi un plan de communication ?
S’assurer que tout le
monde reçoit le bon
message au bon
moment !
Durant
l’exécution
Distribuer les
bonnes
informations, aux
bonnes
personnes, au
bon moment
Durant le
contrôle
Rapports de
performance
partagés avec les
parties-prenantes

6. Construire un plan de communication ?
Identifier
l’audience
Identifier le
vecteur
Définir un
plan, et le
contenu
Exécuter le
plan
Amélioration
continue

7. Type de communication ?
Exemples ?
Formelle, écrite
Formelle, verbale
Informelle, écrite
Informelle, verbale

8. Lignes de communication
Combien de personnes doivent parler entre elles ? ?
= 3

9. Lignes de communication
Combien de personnes doivent parler entre elles ? ?
= 15
6 x (6-1)
6 personnes = ---------- = (6 x5) / 2
2

10. Les réunions
Points communs des réunions ?
Un but
Pourquoi se réunir ?
- Informer
- Consulter
- Résolution de
problèmes
- Prise de décision
Préparation
- Qui ?
- Où, Quand ?
- Quoi / ordre du
jour
- Logistique ?
Exécuter
- Arriver 5 min
avant
- La force du silence
- Parquer les
questions
- Maîtriser le temps

11. Les type de réunions
Points communs des réunions ?
DécisionConsultationInformation
…

12. La planification
Une bonne préparation est nécessaire !
Ordre du jour
Communiquer aux participants pour permettre une préparation adéquate.
Les bonnes personnes
Peuvent-elle apporter une contribution significative ?
Prévoir l’aménagement
Réserver le local, matériel et équipement adéquat (audio/visuel …)

13. Déroulement de la réunion
Une bonne préparation est nécessaire !
Ordre du jour
Points abordés, horaire => accord des participants
L’accueil
Importance de la rencontre, sujets qui y seront traités
Pendant la réunion : favoriser l’échange, gérer les droit de parole
Fin de la réunion : synthèse, vérifier l’atteinte des objectifs, actions / délais

14. Les situations difficiles
Les interventions de l’animateur. Comment gérer ces comportements ?
Le bavard
Le
silencieux
L'agressif
Le
théoricien
L'indifférent

15. Le voyage à la lune
Exercice
Vous êtes membre d’une équipe spatiale initialement cédulée pour rencontrer la capsule-
mère sur la surface éclairée de la lune. À cause de difficultés mécaniques, votre capsule a
été obligée d’alunir à 200 milles de l’endroit du rendez-vous. Durant l’alunissage, une
grande partie de l’équipement a été endommagée et depuis, la survie dépend de la
possibilité de rejoindre la capsule-mère. Les articles vitaux disponibles doivent être choisis
pour le voyage de 200 milles. Sur la page suivante sont énumérés les quinze articles
demeurés intacts et en bonne condition après l’alunissage.
Faire l’exercice sans en discuter avec les autres membres de l’équipe. Après l’avoir
complété, ne pas en discuter avec les autres membres.

16. Le voyage à la lune
Exercice : 10 minutes
Veuillez établir l’ordre d’importance dans lequel vous apporterez ces articles:
boîte d’allumettes
aliments déshydratés
50 pieds de corde de nylon
soie de parachute
chaufferette amovible
2 pistolets calibre 45
1 caisse de lait déshydraté
2 réservoirs d’oxygène de 100 lbr.
carte stellaire (constellation de la lune)
radeau de sauvetage gonflable
compas magnétique
5 gallons d’eau
fusées signalisatrices
trousse de premiers soins avec
seringues pour injection
transmetteur-récepteur FM, activé par
l’énergie solaire

17. Le voyage à la lune
Prise de décision en groupe
Votre groupe doit utiliser la méthode du “consensus de groupe”: ceci signifie que chaque
membre du groupe doit être d’accord avec la position de chacun des 15 articles de la liste
finale du groupe.
Essayez, en tant que groupe, d’appliquer les principes suivants:
- Evitez d’argumenter en fonction de votre jugement personnel. Tentez de résoudre le problème sur la
seule base de la logique.
- Evitez de changer d’avis uniquement pour atteindre le consensus ou pour éviter les conflits. N’appuyez
que les solutions avec lesquelles vous êtes au moins partiellement d’accord.
- Evitez les techniques habituelles de résolution de conflit telles que: le vote à majorité, le recours aux
calculs de la moyenne ou le compromis, pour parvenir à une décision.
- Considérez les différences d’opinions comme profitables plutôt que comme des obstacles à la prise de
décision.

18. Le voyage à la lune
Prise de décision en groupe
Votre groupe doit utiliser la méthode du “consensus de groupe”: ceci signifie que chaque
membre du groupe doit être d’accord avec la position de chacun des 15 articles de la liste
finale du groupe.
Les attentes:
• Un avis de réunion (convocation à l’équipe)
• Exécution de la réunion
• Un rapport de réunion