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Comprendre l erp pour mieux agir
Ce document présente un jeu d'entreprise qui aide à comprendre le fonctionnement d'un ERP (Enterprise Resource Planning) et les contributions des différentes directions à sa performance. Le jeu s'adresse à un public varié et se déroule sur environ 5h30, réparties en plusieurs sessions, avec des objectifs d'apprentissage concernant l'ERP, son architecture et la circulation de l'information. Il inclut des exercices pratiques impliquant la cartographie des modules de l'ERP et l'intégration des contributions de chaque direction pour optimiser les processus d'affaires.
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- 1. diaporama de présentation dujeu d'entreprise : Un jeu d'entreprise pour comprendre le fonctionnement d'un ERP et situer la contribution de chacun à la performance de l'ERP Tout droit réservé - CIPE 2015 www.CIPE.fr
- 2. 2 Public et Durée •Public concerné : Encadrement, Maîtrise, Opérateurs, Etudiants • Taille du groupe : entre 6 et 24 personnes (possibilité d'aller au-delà avec un kit complémentaire : nous consulter) • Environ 5h30 • fractionnable en 2 ou 3 séances Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 3. Objectifs de L'AvantERP • Découvrir ce qu'est un ERP • utilité, constitution • Comprendre les interfaces entre les divers Directions de l'entreprise et l'ERP • contributions des Directions et Services vers l'ERP • Prendre conscience de la circulation des informations dans un ERP • importance de la justesse et de la ponctualité de l'information • Illustrer l'importance de l'ERP dans un processus majeur de l'entreprise • processus de développement de nouveaux produits 3 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 4. Déroulement : vued'ensemble • Le déroulement a une durée globale variable • Certains chapitres peuvent être mis en œuvre indépendamment des autres 1. Notions sur les ERP 2. Cartographie de l'ERP 0h25 1h30 3. Contribution des Directions 4. Circulation des informations 0h35 0h50 annexe : Quiz de Validation des connaissances variable 30 à 60' 5. Développement de nouveaux produits 1h00 5. Conditions de réussite 0h20 4h40 4 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 5. Déroulement 1) Notions surles E.R.P 2) Cartographie de l'E.R.P 3) Contribution des Directions 4) Circulation des informations 5) Développement de nouveaux produits 6) Conditions de mise en œuvre 7) Annexe : Quiz de validation de connaissances 5 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 6. Déroulement 1) Notions surles E.R.P 2) Cartographie de l'E.R.P 3) Contribution des Directions 4) Circulation des informations 5) Développement de nouveaux produits 6) Conditions de mise en œuvre 7) Annexe : Quiz de validation de connaissances 6 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 7. • A l'aidedu lexique, et de cartes, les équipes doivent reconstituer le logigramme relatif à la méthode M.R.P : • Problématique : • QUOI approvisionner, produire, transférer ? • et QUAND approvisionner, produire, transférer ? L'Avant-ERP ®, Licence 101 • Mouvements • Disponible en stock Ordres d'Approvisionnement Ordres de Transfert • Nomenclatures • Gammes • Objectifs de stock Planning de Charge • Règles de Jalonnement • Règles de Groupage • Règles de Lancement Stock prévisionnel Plan Industriel et Commercial -PIC- (ou Besoins Bruts) PREVISIONS de VENTE Programme Directeur de Production -PDP- (ou Besoins Nets) Traitement & Modification du PDP Ordres de Fabrication MOTS-CLÉS de la LOGIQUE M.R.P Explicatifs des termes employés dans le logigramme MRP •Déplacements de produits entre 2 points (entre fournisseurs, ateliers, magasins) •Niveau de stock non affecté à un besoin Document donnant instruction d'approvisionner pour une date t, une quantité donnée d'un article, depuis un fournisseur vers un lieu donné Document donnant instruction de transférer à une date t, une quantité donnée d'un article, d'un lieu vers un autre •Arborescence d'un produit (sa composition) •Ensemble des opérations pour produire •Niveau de stock à ne pas dépasser Calcul et positionnement dans le temps de la charge de travail pour un programme de fabrication, tenant compte de la capacité disponible Ensemble de règles décrivant les contraintes de la production Niveau de stock qui devrait être atteint suite à la mise en œuvre du Plan Directeur de Production Programme de production à long terme qui fixe les quantités qui devraient être produites, en fonction des prévisions de vente Évaluation de la demande future à long ou moyen terme, en vue notamment d'établir un PIC Engagement de production à moyen terme qui établit les quantités à produire, en tirant le meilleur parti possible des moyens de production Ajustements du Plan Directeur de Production à très court terme Document donnant instruction à la fabrication de produire pour une date t, une quantité donnée d'un article La logique M.R.P Validation LA LOGIQUE M.R.P L'Avant-ERP®, Licence 101 Placez les cartes dans les bonnes case, afin de reconstituer la logique MRP Ordres d'Approvisionnement • Règles de Jalonnement • Règles de Groupage • Règles de Lancement Plan Industriel et Commercial -PIC- (ou Besoins Bruts) Plan Directeur de Production -PDP- (ou Besoins Nets) Traitement & Modification du PDP Ordres de Fabrication Planning de Charge 7 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 8. Déroulement 1) Notions surles E.R.P 2) Cartographie de l'E.R.P 3) Contribution des Directions 4) Circulation des informations 5) Développement de nouveaux produits 6) Conditions de mise en œuvre 7) Annexe : Quiz de validation de connaissances 8 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 9. Cartographie d'un progicielERP • Chaque équipe dispose d'un tapis représentant les principaux modules d'un ERP : 9 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr module CRM CARTOGRAPHIE D'UN E.R.P module CONTRÔLE DE GESTION module CLIENTS module PRODUCTION module FOURNISSEURS module PLANIFICATION module SAV module STOCKS module COMPTABILITÉ / BANQUE module QUALITÉ base de données unique L'Avant-ERP®, Tous Droits Réservés, CIPE Paris
- 10. module CRM CARTOGRAPHIE D'UNE.R.P module CONTRÔLE DE GESTION module CLIENTS module PRODUCTION module FOURNISSEURS module PLANIFICATION module SAV module STOCKS module COMPTABILITÉ / BANQUE module QUALITÉ base de données unique L'Avant-ERP®, Tous Droits Réservés, CIPE Paris Cartographie d'un progiciel ERP • Les équipes doivent affecter les activités aux bons modules • les termes spécifiques sont expliqués sur le lexique • Ce travail permet d'avoir une vision globale des fonctionnalités d'un ERP Ordonnancement et visualisation des charges par atelier Lancement des ordres de fabrication (édition des documents) Suivi des ordres de fabrication : déclaration temps, quantités, … Lancement et suivi des ordres de fabrication de sous-traitance Etablissement et saisie des informations de gestion : taux horaires des postes de charges, coûts standards des articles, … Elaboration des notations des fournisseurs, à partir de leurs performances (taux de service, qualité, intégration dans le développement de produits, …) Validation du plan directeur 10 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 11. Cartographie d'un progicielERP 11 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 12. Conclusion • Le découpagesuit une logique de fonctionnalités • L'ERP est souvent interfacé avec d'autres applicatifs : • logiciel de Paie • logiciels de DAO, CAO, CFAO • logiciel de SFAO (suivi de fabrication assistée par ordinateur) : capture des temps passés, quantités consommées et produites • logiciel d'édition de Documents douaniers • logiciel de suivi des Temps passés par salarié (pointage) • … • Tout le monde utilise une base de données commune • l'information est au centre, disponible en temps réel • l'information doit être mise à jour avec justesse et ponctualité 12 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 13. Déroulement 1) Notions surles E.R.P 2) Cartographie de l'E.R.P 3) Contribution des Directions 4) Circulation des informations 5) Développement de nouveaux produits 6) Conditions de mise en œuvre 7) Annexe : Quiz de validation de connaissances 13 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 14. Contribution des directions •Un rappel est fait sur les missions de chaque Direction d'une entreprise LES MISSIONS DES DIRECTIONS Liez chaque Direction à sa mission : Achats Administration des Ventes Administration & Finances Commerce Logistique Production Ressources Humaines Technique & Etudes • garantir et maitriser le processus de suivi des commandes : du devis à la facturation • assurer le respect des engagements envers les clients (délais, qualité) • définir et développer la politique commerciale, ainsi que les médias de vente • promouvoir les produits et services de l'entreprise • développer les ventes, et la relation client • garantir la performance quotidienne des prestations • logistiques sur toute la supply chain • optimiser la performance de la chaine logistique (stock, taux de service, transport) • réaliser le sourcing (recherche et qualification de fournisseurs) • qualifier et développer les performances de fournisseurs • maintenir la relation fournisseur • piloter la performance économique de l'entreprise • assurer la justesse des écritures comptables, conformément à la loi • assurer la gestion administrative de l'entreprise • mettre à disposition et développer les ressources • humaines nécessaires au développement de l'entreprise • développer les produits, les procédés, les packagings en créant des avantages compétitifs • traiter les problèmes techniques liés aux produits • réaliser, en quantité et en qualité, les produits finis demandés par le client, dans le respect des coûts budgétés, des délais et de la réglementation 14 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 15. Contribution des directions •Une fois les missions claires, les équipes précisent quelle(s) Direction(s) contribue(nt) à quel(s) module(s) CRM CLIENTS STOCKS PLANIFICATION FOURNISSEURS PRODUCTION SERVICE APRES VENTE CONTRÔLE DE GESTION COMPTABILITÉ / BANQUE QUALITÉ Administration & Finances Commerce Administration des Ventes Technique & Etudes Logistique Production Achats Ressources Humaines Modules de l'ERP Directions LES CONTRIBUTIONS AUX MODULES DE L'E.R.P Placez une croix à l'intersection, quand vous pensez que la Direction est "contributrice" du module (c'est-à-dire quand la Direction fournit une information au module, ou quand elle utilise une information provenant du module) 15 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 16. CRM 1 23 CLIENTS 1 2 3 STOCKS 1 2 3 PLANIFICATION 1 2 3 4 5 6 FOURNISSEURS 1 2 3 4 PRODUCTION 1 2 3 4 SERVICE APRES VENTE 1 2 3 CONTRÔLE DE GESTION 1 COMPTABILITÉ / BANQUE 1 QUALITÉ 1 2 3 4 5 Administration & Finances Commerce Administration des Ventes Technique & Etudes Logistique Production Achats Ressources Humaines Modules de l'ERP Directions Contribution des directions chaque contribution est justifiée en rappelant le contenu des fonctionnalités module COMPTABILITÉ / BANQUE Etablissement des comptes en accord avec la législation Edition des résultats de l'entreprise Enregistrement du budget, et d'un document de synthèse budget – réel Gestion des comptes bancaires, des transactions bancaires, des placements financiers Gestion des immobilisations : équipements de production, mobilier, informatique, investissements, brevets, … 1 1 1 1 16 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 17. Déroulement 1) Notions surles E.R.P 2) Cartographie de l'E.R.P 3) Contribution des Directions 4) Circulation des informations 5) Développement de nouveaux produits 6) Conditions de mise en œuvre 7) Annexe : Quiz de validation de connaissances 17 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 18. Circulation de l'information •L'objectif de ce chapitre est de démontrer la complexe circulation de l'information • Par module, les équipes identifient : • les Données d'entrée • et les Données de sortie Modules : ■ CRM ■ Clients ■ Stocks ■ Planification ■ Fournisseurs ■ Production ■ Service Après Vente ■ Contrôle de Gestion ■ Comptabilité / Banque ■ Qualité Le FONCTIONNEMENT des MODULES ACTIVITES du module : ressources / données d'entrée résultats / données de sortie ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ appel d'offre articles (numéro et désignation) besoins nets bordereau de livraison calendrier (jours ouvrables, …) capacité des postes de charge catalogues des défauts types charge par poste de charge chiffre d'affaires commandes client commandes fournisseur compte client compte fournisseur compte rendu de visite coût standard des articles coût réel de fabrication délai d'approvisionnement délai de livraison client devis documents comptables documents de reporting entrées de stock entrepôts (capacité, localisation) facture client facture fournisseur fiches prospects clients fiches prospects fournisseurs flux de trésorerie (dépenses / recettes) gammes de fabrication gammes de réparation identification des articles immobilisations inventaire (physique ou informatique) liste des fournisseurs lots (d'achat, de fabrication, de transfert) niveau de stock nomenclatures notation fournisseurs objectifs commerciaux opérations de fabrication ordres d'achat ordres de fabrication ordres de transfert performances fournisseurs plan de production planning de fabrication poste de charge (machine) prévisions de ventes quantité par unité de manutention réclamations client relances sorties de stock statistique de la non-qualité stock de sécurité stock disponible pour vente ou fabrication tarifs d'achat négociés tarifs catalogue (produits finis) tarifs client (produits finis) taux horaires des postes de charge temps de préparation temps passés tournées de livraison L'Avant-ERP®, Licence 101 ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ appel d'offre articles (numéro et désignation) besoins nets bordereau de livraison calendrier (jours ouvrables, …) capacité des postes de charge catalogues des défauts types charge par poste de charge chiffre d'affaires commandes client commandes fournisseur compte client compte fournisseur compte rendu de visite coût standard des articles coût réel de fabrication délai d'approvisionnement délai de livraison client devis documents comptables documents de reporting entrées de stock entrepôts (capacité, localisation) facture client facture fournisseur fiches prospects clients fiches prospects fournisseurs flux de trésorerie (dépenses / recettes) gammes de fabrication gammes de réparation identification des articles immobilisations inventaire (physique ou informatique) liste des fournisseurs lots (d'achat, de fabrication, de transfert) niveau de stock nomenclatures notation fournisseurs objectifs commerciaux opérations de fabrication ordres d'achat ordres de fabrication ordres de transfert performances fournisseurs plan de production planning de fabrication poste de charge (machine) prévisions de ventes quantité par unité de manutention réclamations client relances sorties de stock statistique de la non-qualité stock de sécurité stock disponible pour vente ou fabrication tarifs d'achat négociés tarifs catalogue (produits finis) tarifs client (produits finis) taux horaires des postes de charge temps de préparation temps passés tournées de livraison C.R.M Indicateurs de performance du commerce : analyse des activités, objectifs, CA, … Automatisation des processus de vente : propositions de devis / prix, rappels d'échéance, … Création des fiches contacts des prospects "clients" Création des fiches contacts des prospects "fournisseurs" Automatisation des processus d'achat : appel d'offre, rappels d'échéance, … Elaboration des notations des fournisseurs, à partir de leurs performances (taux de service, qualité, intégration dans le développement de nouveaux produits, …) Gestion des actions commerciales sur les clients et prospects : relances, comptes rendus de visites, … 18 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 19. Le FONCTIONNEMENT desMODULES ACTIVITES du module : ressources / données d'entrée résultats / données de sortie ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ appel d'offre articles (numéro et désignation) besoins nets bordereau de livraison calendrier (jours ouvrables, …) capacité des postes de charge catalogues des défauts types charge par poste de charge chiffre d'affaires commandes client commandes fournisseur compte client ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ appel d'offre articles (numéro et désignation) besoins nets bordereau de livraison calendrier (jours ouvrables, …) capacité des postes de charge catalogues des défauts types charge par poste de charge chiffre d'affaires commandes client commandes fournisseur compte client C.R.M Indicateurs de performance du commerce : analyse des activités, objectifs, CA, … x x x x x Circulation de l'information • Les affiches s'appuient sur une représentation "R-A-R" : Ressources - Activités - Résultats • En plaçant les affiches les unes à la suite des autres, on se rend compte qu'une même information est : • tantôt donnée de sortie • tantôt donnée d'entrée, et ce plusieurs fois 19 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 20. Déroulement 1) Notions surles E.R.P 2) Cartographie de l'E.R.P 3) Contribution des Directions 4) Circulation des informations 5) Développement de nouveaux produits 6) Conditions de mise en œuvre 7) Annexe : Quiz de validation de connaissances 20 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 21. E.R.P et Développementde produits • Après un rappel sur le processus de développement , les équipes placent les activités sur le processus de développement : taux horaires des postes de charge fiches contact client rapports de visite relations fournisseurs prévisions de vente coût - matières postes de charge coefficient de productivité analyser les retours d'information des clients assurer les ajustements nécessaires à l'optimisation de la production SÉRIE valider les moyens de production mesurer les temps de fabrication valider les coûts de production (réels versus objectifs) s'assurer de la capacité à produire en série PRÉ-SÉRIE élaborer les notices et documentations commerciales définir les tarifs de vente COMMUNICATION ET TARIFICATION élaborer les documents nécessaires à la production (gammes, instructions, …) réaliser les moyens de production (outillages, …) sélectionner et évaluer les fournisseurs INDUSTRIALISATION ET ACHATS réaliser les travaux de conception (produit, industriel, packaging, …) définir les nomenclatures des produits lancer les investissements et les échantillons initiaux réaliser les essais et valider les prototypes ÉTUDE estimer les investissements et les ressources nécessaires faire l'analyse économique du projet réaliser la pré-étude technique réaliser l'étude de faisabilité PRÉ-ÉTUDE identifier les besoins du marché, ou les besoins provenant des clients, en termes de nouveaux produits ou d'adaptation de produits existants ÉCOUTE DU MARCHE 21 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 22. E.R.P et Développementde produits 22 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 23. Correction (exemple) • Exempled'activités réalisées à cette étape d'Écoute du Marché identifier les besoins du marché, ou les besoins provenant des clients, en termes de nouveaux produits ou d'adaptation de produits existants ÉCOUTE DU MARCHÉ fiches contact client rapports de visite prévisions de vente relations fournisseurs 23 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 24. Conclusion • Tous lesprocessus sont en relation directe avec l'ERP • L'EPR est impacté dès le début du processus de DNP, jusqu'à sa vie en série • Cela permet de mieux maîtriser les démarrages de production : • présence de l'ensemble des données • connaissance des disponibilités des composants • planification des ressources (machines) • … développer les produits vendre les produits gérer les compétences communiquer développer le SI assurer la qualité … acheter les matières mettre à disposition les produits 24 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 25. Déroulement 1) Notions surles E.R.P 2) Cartographie de l'E.R.P 3) Contribution des Directions 4) Circulation des informations 5) Développement de nouveaux produits 6) Conditions de mise en œuvre 7) Annexe : Quiz de validation de connaissances 25 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 26. Les conditions demise en œuvre • Les équipes travaillent sur la question suivante : A votre avis, quelles sont les conditions pour que l'E.R.P ait un fonctionnement optimum ? • Tour de table • Correction : ➢ ERP performant ➢ Donner la bonne information, au bon moment, au bon endroit ➢ Organiser l'information, et "suivre" cette organisation ➢ Partager l'information 26 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 27. Déroulement 1) Notions surles E.R.P 2) Cartographie de l'E.R.P 3) Contribution des Directions 4) Circulation des informations 5) Développement de nouveaux produits 6) Conditions de mise en œuvre 7) Annexe : Quiz de validation de connaissances 27 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 28. • Nous proposons: • 42 questions • 10 exercices • dans lesquels l'animateur pourra piocher pour évaluer l'acquisition de connaissances • Exemples : L'expression ATP (Available To Promise) représente ce qui est disponible pour de nouvelles commandes. Sur le schéma ci- dessous, quel est le disponible ? a. 0 b. 200 c. 800 d. 1800 1000 200 800 Winter 500 Sallin 300 Leduc 200 TOTAL 1000 Commandes à expédier E 10 réponse Quiz de validation des connaissances Taux de service En gestion de production, que représente, en général, le "taux de service" ? 1. Le pourcentage d'articles livrés sans retard aux clients par rapport au total d'articles prévus de Livrer (dans une période) 2. Le pourcentage de pièces sans défaut par rapport à un nombre total de pièces fabriquées 3. Le pourcentage de demandes-clients non satisfaites sur stock par rapport au total des demandes Q 5 SOMMAIRE Lien de nomenclature Parmi les informations suivantes, laquelle ne figure pas dans les liens de nomenclature ? 1. Le code du composé et du composant 2. Le nombre d'unités du composant nécessaire pour une unité du composé 3. La date de mise en service et la date de péremption du composant dans ce lien 4. Le temps de montage du composant Q 24 SOMMAIRE Le fournisseur reçoit de l'usine d'assemblage des commandes très irrégulières, alors que la demande des consommateurs est régulière. Comment expliquer cet effet ? Grossiste Fournisseur Usine d’assemblage Magasin E 8 28 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 29. notions sur les ERP logiqueMRP fonctionnalités d'un ERP contributions des Directions aux modules l'ERP et le développement de nouveaux produits conditions de réussite cartographie d'un ERP (modules) liens entre les modules circulation des informations inter modules Les principaux concepts abordés 29 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
- 30. Modalités d'utilisation deL'Avant ERP® 30 Contact : Nadia GHARBI Tél. : 01 40 64 59 18 Mail : info@cipe.fr • Le jeu peut être customisé, à divers niveaux : – Vocable utilisé – Choix de chapitres spécifiques du jeu existant – Ajout de concepts / chapitres – Adaptation du jeu à un nombre de stagiaires important – Etc. Diverses formules de mise en œuvre du jeu sont possibles : n'hésitez pas à nous contacter • Acquisition du jeu : – Matériel – Licence d'utilisation – Option de formation de mise en main (formation des futurs formateurs à l'utilisation du jeu) – Option de customisation du jeu à votre problématique • Achat d'une animation du jeu : – Réalisée par un animateur du CIPE – Incluant le matériel mis en œuvre – Option de customisation de l'animation à votre problématique Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr