Conférence administrative donnée devant les directeurs et chefs de services de l'UA, le 14 janvier 2013

1. Conférence administrative
Bilan
Perspectives
▐ Olivier TACHEAU │ Directeur général des services │ 14 janvier 2013

2. Bilan

3. Organisation et structures

4. Organisation et structures
Nouvel organigramme
3 pôles fonctionnels identifiés
3 nouvelles directions (DICOM, DFC, DPE)
3 directions réorganisées (DDN, DI, DCI)
Opérationnel début 2013

5. Organisation et structures : directions créées
Direction de la communication - DICOM
Séparation du cabinet
Moyens élargis (création d'une cellule vidéo - réalisation)
Assistant de direction
Direction du pilotage et de l'évaluation - DPE
Intégration du Service de pilotage RH
Création d'un pôle indicateur
Création d'un pôle contrôle de gestion
Missions transversales en lien avec les directions et les composantes
Direction de la formation continue - DFC
Réorganisation du CUFCO et du modèle de développement
Transfert de 5 chargés de développement dans les composantes
Transfert de formations dans les composantes
Transfert du CelFE à la Direction de l'international
Création d'un pôle commercial

6. Organisation et structures : directions réorganisées
Direction du développement numérique - DDN
Intégration du STIC → création d'une cellule e-pédagogie
Approche projet pour développer la valorisation numérique
Création de deux pôles de gestion (Santé et Saint-Serge)
Nouvel organigramme
Direction de l'international - DPE
Intégration du BACE
Intégration des « hors échanges » (DEVE)
Intégration du CeLFE
Création d'un pôle de mobilité entrante
Direction de la culture et des initiatives - DCI
Réorientation sur l'animation et les pratiques culturelles
Intégration des initiatives étudiantes (FSDIE)
Intégration des initiatives personnels (ex. APERSU)
Nouvel organigramme

7. Organisation et structures : réaménagements
Présidence
Réorganisation des bureaux (y compris DAF)
Installation des nouvelles directions (DICOM, DPE)
Ouverture du nouvel accueil Rue de Rennes
Création d'un pôle logistique-courrier-repro élargi
Cloisonnement DCI
Rue Rouchy
Cloisonnement accueil, salle de réunion et bureaux
Intégration CUFCO-DFC
Réorganisation des bureaux
La Passerelle
Emménagement du CeLFE
Transfert BACE
Transfert cellule mobilité entrante DRI (FLLSH)

8. Moyens financiers

9. Moyens financiers
Séparation DAF / Agence comptable
Nouvel agent comptable
Nouveaux DAF et DAF adjoint
Nouvel organigramme
Audit et inspection
Rapport Dellacasagrande
Inspection IGAENR
Réduction des dépenses
600 000 € Budgets composantes
300 000 € Personnels contractuels
100 000 € Frais généraux (gel de postes, services centraux,...)
800 000 € Subvention exceptionnelle collectivités locales + Etat pour IRIS
Déficit 2012 autour de 2 M€ ?
1 M€ dû à IRIS (+1,3 M€ sur 2013)
1 M€ manque de recettes

10. Moyens financiers : investissement
Fonds de roulement
Mobilisable à 4,7 M€ = 16 jours de fonctionnement
Risque de diminution autour de 2 M€ en 2013
Impossibilité d'honorer nos projets pluriannuels d'investissement (PPI)
Nécessité de sanctuariser les crédits CPER déjà versés
Nécessité de sanctuariser nos obligations de co-financeur
Politique d'investissement
Manque de programmation pluri-annuelle
Absence de politique globale dans certains secteurs
Autofinancement trop important (PPI)
Plan pluriannuel d'investissement de l'UA
Axe 1 Infrastructure numérique
Axe 2 Equipement numérique
Axe 3 Patrimoine immobilier
Axe 4 Petit équipement recherche
Axe 5 Gros équipement recherche
Axe 6 Investissement sectoriel

11. Moyens financiers : mesures en cours
Marchés publics
Ménage : déclaré infructueux → nouveau cahier des charges
Gardiennage : déclaré infructueux → organigramme fonctionnel
Reprographie : économie sur prestation
Transport : en cours, mise en oeuvre plate-forme dématérialisée
Mutualisation des moyens
Réorganisation du service logistique (DAG)
Audit sur le circuit courrier (interne/externe)
Travail sur la dématérialisation de certains documents
Conventions dénoncées ou à renégocier
IUFM
UCO
CROUS
Anjou Interlangues
Réflexion sur les adhésions et les subventions à l'échelle de l'UA

12. Ressources humaines

13. Ressources humaines : nouveau cadre de gestion
Economies budgétaires
25 personnes concernées → suivi individuel
Réembauche de 21 personnes avant le 31/12
Gel de postes en centrale > IGR Rech., IGE CUFCO, 2 DGA, Fiscaliste, PRAG DCI...
Masse salariale 2012 maîtrisée = 106 M€
Nouveau cadre de gestion globale
Ouverture de tous les postes au concours
Non recours aux listes complémentaires
Meilleure traçabilité des demandes au fil de l'eau
Contrats sur 12 mois calés sur l'année civile
Nouveau cadre contractuels Biatss
Mise en conformité avec la loi
Besoin permanent : - cat. A 100% possibilité CDI dès le premier contrat
- contrat unique à 70% B/C INM 339
- limitation à 2 contrats successifs maxi 24 mois,
48 pour les contrats subventionnés (recherche)

14. Ressources humaines : RPS
Conflits et risques psycho-sociaux
Changement de DRH et d'équipe politique → hausse des signalements
Renforcement des liens DRH / Médecine du travail
Réunion de suivi hebdo DGS/DRH
Prise en charge et individuelle en lien avec composantes et services
Approche « curative », intervention tardive
Une 20aine de situations suivies par la DRH
Toutes catégories
Toutes composantes
Une dizaine de situations critiques
3 ou 4 « foyers » sensibles et pathogènes à l'UA
→ 2013 : Mise en place d'une démarche préventive
en association avec le CHS-CT
Formation et sensibilisation des directeurs et DU
Charte de prévention UA

15. Ressources humaines : Formation des personnels
Commission formation des personnels
Renouvellement en 2012
Nouvelle fréquence des réunions
Nouveau calendrier de gestion pour 2013
Réflexion sur les nouveaux dispositifs
Plan de formation
Catalogue autour de 5 axes
Offre commune (Enseignants, enseignants-chercheurs, biatss)
Ouverture des UEL aux personnels
Réintroduction du tutorat individuel
Mise en place des parcours thématiques (rentrée 2013)
Mise en place des stages d'immersion (printemps 2013)
Communication et information
Refonte des pages intranet
Notices d'information sur les dispositifs
Document d'info avec bulletin de paye (rentrée 2013)
Adresse générique du service

16. Vivre et travailler ensemble

17. Dialogue social : Installation des instances
Nouveau comité technique
Nouveau règlement intérieur
Mise en place d'un bureau du CT
4 réunions
Nouveau CHS-CT
Nouveau règlement intérieur
2 réunions
Installation de la CCP
Rédaction du règlement intérieur
2 réunions
Création des groupes de travail du CT
Contractuels
Primes
GPEEC
Handicap (à venir)

18. Action sociale et culturelle
Choix de ne pas créer
un Service commun de l'action sociale et culturelle (SCASC)
Création d'une cellule action sociale
Pilotage : commission de l'action sociale
Correspondant action sociale (DRH)
Renforcement du lien UA / assistantes sociales
Réalisation d'une plaquette (bulletin de salaire janvier 2013)
Création d'une cellule initiatives des personnels
Arrêt de l'APERSU
Intégration du budget à la DCI
Utilisation des moyens matériels et des ressources de l'UA
Pilotage ?
Commission du personnel ?
Proposer et valider les initiatives à destination du personnel
Faciliter le vivre ensemble (communication, partage d'expériences,...)
Faire des enquêtes et des propositions à l'administration

19. Travailler en mode projet... un bon début

20. Perspectives 2013

21. Pôle « moyens »

22. Pôle « moyens »
Dialogue de gestion – DAF, DPE
Nouveau calendrier de gestion
Mise en place des contrats d'objectif et de moyens
Programmation budgétaire 2014
Programmation de l'investissement (2014-2016)
Prévention des risques psycho-sociaux – DRH
Travail avec le CHSCT
Mise en place du réseau de prévention
Création d'une charte éthique à l'UA
Projets de construction (CPER) – DPI
Iris 2,
Institut du végétal
Optimisation des bâtiments – DPI, DPE
Rattachement de la DPI au pôle moyens
Intégration de toutes le surfaces dans Celcat
Evaluation des taux d'usage
Optimisation énergétique

23. Calendrier de gestion 2013

24. Pôle « support & recherche »

25. Pôle « support & recherche »
Développement numérique – DDN, composantes
Première année de fonctionnement de la Commission permanente
Analyse, quantification et sélection des projets
Politique d'investissement mutualisé : 2013-2015
Accompagnement des équipes DDN
Mise en route des « gros » marchés UA – DAF, DAG, composantes
Repographie, ménage, gardiennage, transport, traiteur
Travail en amont pour modélisation et contrôle a posteriori
Gestion des moyens – DAG, composantes
Courrier interne et externe, impressions papier
Parc automobile et patrimoine mobilier (achat, revente) (+DPE)
Mutualisation de la fonction maintenance et logistique (+DPE)

26. Pôle « support & recherche »
Fonctions « support » des labos – DR, composantes
Cartographie des moyens humains → optimisation, mutualisation (+DRH)
Cartographie des immobilisations → maintenance et amortissement
Cartographie des locaux → optimisation (+DPI)
Création de la Direction du développement
Individuel et collectif (DDIC) – DRH, SHSE
Action sociale
Handicap
Hygiène et sécurité
Risques psycho-sociaux
Formation professionnelle individuelle
Formations collectives
GPEEC ? (en lien avec la DRH → DP : Direction des personnels)

27. Pôle « missions »

28. Pôle « missions »
Accueil international – DI, composantes
Travail avec les composantes
Travail avec la préfecture
Développement d'une offre de services unifiée
Développement de la formation continue – DFC, composantes
Nouvelles formations
Elargissement des ressources
Développement commercial
Culture et initiatives – DCI, composantes
Carte culture en lien avec la ville
Développement des ateliers de pratique et des initiatives
Développement des activités par et pour les personnels
Création événementiel dans la cité autour de la création étudiante

29. Pôle « missions »
Services à l'étudiant – S.Communs, composantes
Charte de l'usager
Réflexions sur de nouveaux services
Notion de guichet unique
Politique de l'emploi étudiant – DFC, composantes
Cartographie des besoins
Mutualisation des offres (bivalence des fonctions)
Guichet unique I-Poline
Développement des « pépinières » étudiantes - DCI, composantes
Création de 2 plate-formes d'initiatives
Mise à disposition de moyens matériels et bureaux en open space
Implication de la Junior Conseil

30. Cycle et contenu des conférences administratives
Juin 2013 Thématique commune (invité extérieur)
Bilan de l'année universitaire – RA Composantes
Octobre 2013 Thématique commune (invité extérieur)
Perspectives année universitaire – DGS/Dir.
Février 2014 Bilan des actions transversales – DGA1/DGA2
Résultat et politique budgétaire – DGS/DAF
Juin 2014 Thématique commune (invité extérieur)
Bilan de l'année universitaire – RA Composantes
Octobre 2014 Thématique commune (invité extérieur)
Perspectives année universitaire – DGS/Dir.
Février 2015 Bilan des actions transversales – DGA1/DGA2
Résultat et politique budgétaire – DGS/DAF

31. Questions / réponses
What else ?

32. Crédits images
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Dia 2 – Détail de l'affiche française du film 2012 │Centropolis entertainment ©
Dia 3 – Post-it ! │Papilly © (Source : Flick-r)
Dia 8 – Billets de banque │ D.R. (Source : Le Monde.fr)
Dia 12 – Plage de Coney Island, 1940 │ Arthur (Weegee) Fellig ©
Dia 16 – Mêlée de rugby │ D.R. (Source : Wikipedia)
Dia 20 – Alice au pays des horreurs, 1956 │ Getty Images ©
Dia 21 – Chambre forte │D.R. (Source : Internet)
Dia 24 – Frankenstein the man who made a monster, 1931 │D.R. (Source : image tirée du film)
Dia 27 – Apollo 11 : l'homme sur la lune, 1969 │ NASA ©