La transformation digitale et l'évolution
des collectivités nécessitent de repenser
l’organisation et de faire évoluer le fonctionnement
interne. Mobilité des agents,
collaboration changent les organisations.
Quels bénéfices apportent les nouveaux
outils : réseaux sociaux d’entreprise, les
intranets collaboratifs et les extranets
participatifs ? Quelle gouvernance mettre
en place pour réussir ces projets ?
Le site Internet. Créer et animer le site de ma commune (2004)Ardesi Midi-Pyrénées
Guide d’accompagnement à destination des communes et intercommunalités de la région Midi-Pyrénées. Il s'organise autour de 3 axes principaux : la préparation, la conception et l'exploitation du site.
le Réseau Rural de Picardie présente une nouvelle version de sa plateforme collaborative dédiée à réunir les acteurs et les projets du développement rural.
CapCom13: atelier particpatif sur les réseaux sociauxCap'Com
À partir d’une cartographie des réseaux de communicants locaux ou régionaux, une enquête qualitative réalisée avec NXA - les Nouveaux Armateurs en octobre dernier, confronte les attentes des professionnels aux formes et aux actions des réseaux existants. À vous de compléter et de partager vos attentes pour ces réseaux de demain !
Présentation des résultats de l’enquête sur les réseaux locaux de communicants publics par Cécile Grosset, directrice d'études à NXA, cabinet d’études qualitatives et quantitatives, diplômée de psychologie sociale de la Sorbonne.
Atelier animé par Marie-Catherine Bernard, cofondatrice de Res publica, agence spécialisée dans la mise en œuvre de processus de concertation. Ancienne directrice d’un Comité de bassin d’emploi et maire adjointe.
Pierre Clause, Directeur associé de Nextcreativity - Réalisation de cartes heuristiques
CapCom13: AT2: Favoriser la créativité collective grâce au hackathonCap'Com
Pour accompagner l'ouverture des données publiques et favoriser la créativité, plusieurs collectivités ont organisé des hackathons. Sorte de marathon numérique, l'événement permet à des équipes pluridisciplinaires de proposer des prototypes d'applications ou de contenus interactifs à partir des données brutes. Les meilleures applications ont ensuite vocation à être développées. Comment organiser ce type de rendez-vous ? Qu'en attendre en termes d'innovation ? Comment attirer des équipes de qualité ? Et comment se saisir du hackathon comme une manière originale de rendre plus accessible des données complexes ?
Jean Breillat, chef de cabinet de la ville et de l'agglomération de Tours, Jean-Baptiste Roger, directeur de la Fonderie, agence numérique d'Ile-de-France, Frédéric Theulé, dircom de l'Institut d'aménagement et d'urbanisme de l'île de France.
Le site Internet. Créer et animer le site de ma commune (2004)Ardesi Midi-Pyrénées
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Présentation des résultats de l’enquête sur les réseaux locaux de communicants publics par Cécile Grosset, directrice d'études à NXA, cabinet d’études qualitatives et quantitatives, diplômée de psychologie sociale de la Sorbonne.
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Guide méthodologique réalisé par le Cluster Green & Connected Cities pour monter un écocentre, tiers-lieu nouvelle génération, hub de services de proximité
MyTinkuy City, solution 2.0 pour dynamiser votre territoire Tinkuy
Comment cadrer les échanges avec les citoyens ?
Comment communiquer sur les réseaux sociaux ?
Comment encourager la participation des citoyens ?
Comment maîtriser la charge de travail ?
Comment exploiter les contributions des citoyens ?
En savoir plus :
http://www.Tinkuy.net
http://www.tinkuy.net/pages/mytinkuy-city
MyTinkuy People, solution 2.0 pour animer votre réseau de correspondantsTinkuy
- Comment cadrer les échanges de vos collaborateurs ?
- Comment communiquer efficacement ?
- Comment encourager la participation ?
- Comment maîtriser la charge de travail ?
- Comment exploiter les contributions ?
Trouvez les solutions pour dynamiser votre relation avec vos collaborateurs, en mode public et/ou privé !
En savoir plus :
http://www.Tinkuy.net
http://www.tinkuy.net/pages/mytinkuy-people
contact@tinkuy.fr
Retour d'expérience du Conseil Général de l'Isère sur la refonte de leur intr...Madmagz
Le Conseil Général de l'Isère adapte son Intranet aux évolutions de l'environnement et de l'organisation. Interview de son chargé de communication interne, Guillaume Reymond.
Optimiser votre intranet pour favoriser la culture collaborative d'entrepriseJacinthe Croisetiere
Au cours de son déploiement, à la fin de l’année 2013, le nouvel intranet de La Capitale a été optimisé pour devenir un environnement technologique et communicationnel performant. En plus d’être le point d’accès central à l’information d’entreprise, le réseau ouvre la voie à une nouvelle culture en matière de communication et de collaboration dans les différentes entités de l’organisation. Depuis, des gains opérationnels sont régulièrement observés.
- Quelles conditions gagnantes vous permettront de réussir l’optimisation de votre intranet au moment de son implantation ?
- Comment organiser le contenu, encadrer les émetteurs et faciliter la publication ?
- Comment gérer les utilisateurs ?
- Quelles sont les principales difficultés rencontrées et comment les surmonter ?
- Comment gérer le changement ?
- Quelle valeur le nouvel intranet procurera-t-il à votre entreprise ?
Mettre en place un Réseau Social d'Entreprise : lancement, animation et ROI d...Jamespot
La Banque Populaire Atlantique a engagé un plan de transformation digitale qui concerne la relation clientèle et le fonctionnement interne, et induit une ouverture sur l’extérieur.
Les collaborateurs et la conduite du changement sont au cœur de cette transformation, qui nécessite de nouvelles manières de travailler et de manager.
C’est dans ce contexte, et à la demande des managers, qu’est né notre projet de Réseau Collaboratif d’Entreprise (RCE).
Une introduction aux Intranets. Nous y abordons le concept, les exemples de fonctionnalités, l'organisation d'un projet d'intranet ainsi que quelques outils utilisés pour ces projets.
Baromètre engagementS² 2014 Nuova Vista et BeBetterandCoBeBetterandCo
C’est le 1er baromètre de référence permettant d’analyser la perception des salariés au regard de leur entreprise et de qualifier le lien entre :
L’engagement sociétal de l’entreprise : sa contribution au développement économique et humain de l’écosystème, au-delà des impacts directs liés à son activité,
L’engagement de ses salariés : leur niveau de motivation et de proactivité, leur faculté à s’investir émotionnellement et à créer de la valeur pour leur entreprise.
Un lien fragile : 1 salarié sur 2 déclare ne pas être vraiment engagé dans son entreprise
La RSE, un moyen de le renforcer : une entreprise multiplie par 2 le niveau d’engagement de ses salariés, s’ils la perçoivent comme responsable
Une attente forte des salariés : seulement 1 salarié sur 4 est satisfait par la contribution de son entreprise au bien être ou au développement de la société
Des salariés qui attendent des actions intégrées aux activités, plutôt que déléguées (les dons aux associations n’ont par exemple que peu d’impact sur leur engagement).
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Présentation de PRO-SPARE, la place de marché pour les industriels qui vous permet de diffuser tous vos stocks dormants de matières premières, composants et fournitures.
PRO-SPARE, la place de marché pour industrielsPierre Rupin
Avec PRO-SPARE, diffusez et vendez vos stocks dormants de matières premières, composants et fournitures entre industriels.
Approvisionnez-vous à moindre coût !
Optimisez vos stocks !
Start up florissante, Payname a souhaité établir ses nouveaux bureaux à la campagne et ouvrir ses locaux aux villageois de Saint-Elix-le-Chateau. L'objectif était d'en faire un espace de convivialité et de services, ouvert vers l'extérieur et ancré dans le tissu communal. Construits en partenariat avec la Communauté de Communes CCLT, les services et usages ont été discutés conjointement et mis à disposition de tous les publics.
BeWe - Place de la Communication - 180214 : "L'entreprise Collaborative et So...Xavier Gendron BeWe
L’Entreprise Collaborative et Sociale : la transformation est en marche !
De plus en plus d‘entreprises de toutes tailles réfléchissent à la mise en œuvre de projets de « Réseau Social d’Entreprise » mais toutes se posent les questions suivantes sans facilement trouver de réponses ou de bonnes pratiques :
• Réseaux Sociaux d’Entreprise, socialisation des systèmes d’information et des processus : de quoi parle-t-on ?
• Quelle valeur et quel ROI pour les entreprises ? Comment les mesurer ? Quels risques ou difficultés particulières représentent-ils ? Comment peut-on modéliser ces différentes informations pour prendre une décision de Go / No Go ? Peut-on statuer sur des usages et pas uniquement sur un projet global ?
• Comment construire une stratégie collaborative et sociale pour mon entreprise et surtout la mettre en œuvre ?
• Communiquer pour accompagner le changement : quelles sont les bonnes pratiques ? »
Rejoignez-nous le mardi 18 février à l’espace VIP d’EuraTechnologies à 18H30 pour avoir des réponses !
Dans le cadre d'une réflexion sur l'interactivité dans la com interne je fais ici un point sur l'interactivité de l'entreprise via l'intranet 2.0. Je partage le résultat ici avec vous. tous les commentaires sont les bienvenus !
Conférence sur la Digital Workplace au Salon Intranet & CollaboratifeXo Platform
Digital Workplace : comment nous avons réalisé notre analyse de besoins et rédigé le Cahier des Charges » ?
Christine Truffault de Rennes Metropole, accompagnée de Charles Magral, partage l’approche originale que son organisation a adopté afin de faire émerger les besoins de leurs utilisateurs et de choisir leur outil.
La conférence a eu lieu Mercredi 22 Mars au Salon Intranet & Collaboratif à Paris Porte de Versailles.
De l'Intranet institutionnel à la Digital Workplace : la démarche du groupe d...eXo Platform
Atelier témoignage animé par notre responsable accompagnement au changement et adoption Morgan ARGONDICCO lors du Salon Intranet Collaboratif Digital Workplace & RSE.
On revient sur les constats, les enjeux et la méthodologie de transformation d’un intranet traditionnel en digital workplace.
Florian débute sa carrière professionnelle au sein du groupe Tyco Fire & Integrated Solutions leader sur le marché de la sureté. Il contribue alors au développement commercial destiné à répondre aux problématiques de pérennité des installations sûreté auprès de Grands comptes. En 2008, il intègre Tyco Traffic & Transportation Solutions au sein de l’équipe Projets, Il évolue alors sur le marché de la sécurité urbaine et tertiaire. Activités diverses, au sein desquelles il travaille en amont des affaires et réalise les prescriptions auprès de bureaux d’études spécialisés.
Cette fiche récapitule les 4 grandes étapes nécessaires à la création d'un site : analyser et concevoir / réaliser / faire vivre / évaluer et faire évoluer.
Présentation human connect infobésité et curationCharlotte Mahé
Présentation au doc Forum du 30 mai 2013 de Frédéric Crutel consultant Rhones Alpes Human Connect sur le thème infobésité et curation. l'occasion de présenter
L’innovation pour la ville de demain, guidée par les usages Microsoft Ideas
Découvrez les nouveaux services des collectivités qui facilitent le quotidien des usagers et des agents : kiosque citoyen et nouvelles solutions de collaboration pour favoriser les projets multi-sites. 2 retours d'expérience à suivre : CCI Languedoc-Roussillon et le Conseil Général des Hautes-Alpes.
Speakers : Christophe Lombard (Conseil Général des Hautes-Alpes), Maxim Lesur (Microsoft France ), Denis Victoria (CCL Languedoc-Roussillon)
Projet de la Commune de l'Université Bretagne Sud candidat au concours Label des territoires Innovants. IntercoTOUR Bretagne à Vannes, le 4 juillet 2017.
Projet de la Communauté de Communes Rahin et Chérimont candidat au concours Label des territoires Innovants. IntercoTOUR Grand Est à Nancy, le 22 juin 2017.
Présentation des installations smartcity de la ville de Saint Amand Montrond.
LABELLISE lors de l'étape orléanaise.
18/05 au Lab'O pour l'IntercoTOUR 2017.
http://www.interconnectes.com/centre2017/
Présentation du projet de refonte du site de la Communauté des Communes Gionnoises.
18/05 au Lab'O pour l'IntercoTOUR 2017.
http://www.interconnectes.com/centre2017/
Présentation de la plateforme de mise en relation des acteurs locaux par Hubtech.
LABELLISE lors de l'étape orléanaise.
18/05 au Lab'O pour l'IntercoTOUR 2017.
http://www.interconnectes.com/centre2017/
5. Vous pourrez trouver sur votre siège
un extrait d’un questionnaire
d’auto-évaluation visant à déterminer
le niveau de maturité
de votre collectivité au regard
des dimensions collaboratives
et sociales.
Ce questionnaire a été
préparé par le Lab des Usages
de VOIRIN et sert à se
positionner sur une échelle de
maturité :
traditionnelle
Verticale
Connectée
Sociale
Démocratie
d’affaires
6. Sur cet extrait de questionnaire, six thématiques:
Autonomie et transversalitéManagement
Outils disponibles Ex: Wiki, blogs, réseaux sociaux
Gestion documentaire
Valorisation
Organisation
Ex: Politique définie, règles de nommage,
métadonnées
Reconnaissance de la collaboration par les pairs
et la hiérarchie
Ex: relations avec les partenaires et fournisseurs
via des outils collaboratifs
Ex: règles claires de création de communautésGouvernance
13. Bénéfices attendus
Convergence
vers un Intranet collaboratif 2.0
DG/DGS
DSI
DRH
DirCom
Manager /
Chef de service
Employé / Agent
Externe
Rationnaliser
Animer
Valoriser
Participer
Fédérer
Impliquer
Innover
14. Animer les organisations
•Structures hiérarchiques
•Structures géographiques
•Organisations en réseau
•…
Outiller les projets
•Réponse à appels d’offres
•Conception / Réalisation de produit
•Task force
•…
Développer les réseaux transverses
•Veille, Innovation
•Equipes transverses
•Animations extra-professionnelles
•…
Organisations et Usages
16. LE NUMÉRIQUE OMNIPRESENT
DANS LA RELATION AVEC LE CITOYEN
Smartphone et tablette
Services en ligne
Open data Sites thématiques (transport, culture,
patrimoine, …)
Gestion de la relation
citoyen
Réseaux sociaux
Live tweet
Alertes SMS
v
La e-Collectivité augmente l’efficacité et la
qualité des services qu’elle rend
Portail citoyen
17. LES AGENTS SONT PRETS POUR UNE
ORGANISATION HYPER CONNECTEE
Le poste de l’agent s’élargit
Multi-localisé, en télétravail,
en horaires décalés
Hyper-connexion, BYOD
Projets transverses
L’agent évolue à titre personnel
Usage intensif du numérique
La génération Y entre en
management
Avènement des réseaux sociaux
professionnels
L’Intranet est le reflet de la maturité
organisationnelle, il permet
L’organisation sans couture
18. L’INTRANET EST LE MIROIR DE LA
MATURITE ORGANISATIONNELLE
18
2 démarches alternatives :
1. Mettre en place l’outil et laisser faire
2. Accompagner la transformation de la collectivité en
utilisant l’intranet comme un levier de transformation
« Montrez moi votre Intranet, je vous dirai
comment fonctionne votre organisation ! »
19. L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
Outil de communication interne
Partager la stratégie d’entreprise et les projets
Connaitre qui fait quoi et qui rend quels services
Diffuser sélectivement l’actualité et l’agenda
20. L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
Outil de communication interne
Centre de gravité du système d’information
Supprimer de nombreux emails
Contextualiser les documents de l’entreprise
Fournir un accès unifié aux applications
Donner un meilleur accès à l’ensemble
des outils du travail quotidien
21. Outil de communication interne
Centre de gravité du système d’information
Outil unique de pilotage de projet
Coordination à grande échelle,
Capitalisation sur le long terme,
Accès facilité, productivité
L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
22. Outil de communication interne
Centre de gravité du système d’information
Outil unique de pilotage de projet
Evolution des habitudes de travail
Fluidification de l’information
Soutenir et encourager les initiatives personnelles
Capitalisation et traçabilité
L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
L’Intranet collaboratif amène des responsabilités
nouvelles pour l’agent et l’organisation
23. INTEGRER UNE SOLUTION INTUITIVE
POUR FACILITER LE CHANGEMENT
23
L’outil doit être intuitif :
Ne doit pas nécessiter de formation
Propose des fonctionnalités prêtes à l’emploi
Pas ou peu de développements spécifiques
Personnalisation
Conduite de changement
Avant mise en ligne
En continu après mise en ligne
Sensibiliser le management intermédiaire
Le succès et l’appropriation
doivent être immédiats
24. ENCADRER L’UTILISATION
PAR UNE CHARTE
24
La charte d’utilisation de l’Intranet
collaboratif est spécifique à l’organisation :
I. Pourquoi un réseau social d'entreprise, des espaces
collaboratifs ?
II. En quoi consiste l’Intranet collaboratif ?
III. Comment y accède t on ? Comment l’utilise t on ?
IV. Quelles sont les règles d'usage à respecter ?
V. Quelles sont les règles de sécurité à respecter ?
VI. Quelques rappels de principe légal
Afin de rendre ce document plus didactique et plus attrayant, illustrer par des
schémas et visuels ludiques.
26. Les espaces de travail collaboratif
• Projet transversal mutualisé
• Objectifs des espaces de travail collaboratif
• Description des espaces : Quelques chiffres …
• Les usages
• Structuration des espaces
• L’accompagnement au changement
• Les enseignements
• Les perspectives d’évolution
27. Un projet transversal mutualisé
• Un projet porté par un groupe projet mutualisé ville de
Chambéry et Chambéry métropole avec :
– Des chefs de projet métier de chacune des entités
– Un chef de projet informatique au sein de la DSI
– Des responsables de la communication
– Des responsables des services ressources humaines
– Des chefs de projet techniques des deux collectivités
– Des documentalistes et archivistes pour structurer et homogénéiser
le classement de l’information
28. Objectifs des espaces collaboratifs
• Les objectifs étaient de répondre aux besoins de :
– partage d’informations et notamment de documents
accessibles par tous les membres d’un espace (information privée
et publique)
– travail collectif de co-contribution autour d’actions et de projets
intra ou inter collectivités voire avec des partenaires extérieurs
– structuration de l’information en disposant d’espaces
génériques (modèle d’espaces) avec une organisation de
l’information la plus uniforme possible (plan de classement)
– disposer d’un outil accessible, convivial et pérenne : web et
ouvert en extranet
29. Description des espaces – Quelques
chiffres
• JCMS V8 installé fin 2013
• 25 espaces crées (partage de documents, agenda,
planification de réunion, suivi des activités, FAQ)
• 212 membres dont 104 comptes externes(partenaires,
prestataires …)
• Plus de 1200 fichiers indexés représentant environ 4,5
Go
• Des administrateurs fonctionnels pour la ville et
l’agglomération, des animateurs d’espaces (au moins 1
voire 2 par espaces) et des utilisateurs rédacteurs
30. Les deux types d’usages
• Usage collaboratif autour d’une
action : co-contribution transversale
autour de documents
essentiellement avec un plan de
classement assez simple
• Usage projet sur un temps donné :
co-contribution autour d’informations
type documents, planning,
événements … avec des plans de
classement plus complets liés à la
problématique de gestion de projet.
33. L’accompagnement au changement
• Sites pilotes : valider les outils mis à disposition, les
modèles d’espace et les plans de classement
• Présentation dans les deux Comités de direction ville
et agglo avec validation des critères d’ouverture
d’espaces
• Information en interne via nos intranets
• Animation des espaces : les animateurs deviennent
progressivement des référents pour l’utilisation et la
promotion des espaces collaboratifs (appropriation de
l’outil vis-à-vis des membres de leurs espaces).
• Les membres en fonction de leurs besoins deviennent
assez rapidement demandeurs de nouveaux espaces.
34. Les outils (1 sur 4)
• Fiches de demande d’ouverture d’un espace :
critères d’ouverture d’un espace collaboratif
– Objectifs en termes de collaboration
– Transversalité des échanges
– Nombre de contributeurs concernés
– Durée estimée
– Animateur(s) identifié(s) pour la gestion de l’espace et
l’accompagnement des membres
– Description de l’espace
– Liste des contributeurs (internes (nom, prénom,
service) et externes (nom, prénom et email)
35. Les outils (2 sur 4)
• Charte d’utilisation des espaces :
– Règle de nommage des espaces et des catégories,
– Description d’un espace de travail,
– Gestion des versions des documents
(mineure/majeure),
– Gestion des membres de l’espace
– Gestion des profils
36. Les outils (3 sur 4)
• Espace ressources avec des kits d’utilisation pour les
animateurs, les simples membres et les membres
externes.
37. Les outils (4 sur 4)
• Espace ressources avec les listes des animateurs, des
espaces de conversation et le suivi des derniers
documents déposés.
38. Les enseignements
• Un outil convivial, facile à prendre en main
• Assez peu de recours aux kit d’utilisation (sauf au début)
mais plutôt des présentations réalisées par les animateurs à
destination des membres + accompagnement en fonction
des besoins de chacun
• Utilisation sans souci particulier par des utilisateurs externes
(directeurs d’école, partenaires et prestataires externes)
• Le rôle particulier de l’animateur d’espace :
• Formation nécessaire (édition des documents, gestion des
évènements, planning, profils …)
• Il devient progressivement référent pour l’utilisation et la
promotion des espaces collaboratifs (appropriation de l’outil
vis-à-vis des membres de leurs espaces)
• Un outil partiellement exploité :
• Une utilisation encore centrée sur du partage de documents
• Peu de planification d’évènements et de macro planning
• Espaces de conversation (boîte à idée) et aspect réseau
social encore assez peu développés
39. Perspectives d’évolution
• Etude envisagée sur l’opportunité d’intégrer les
intranets ville de Chambéry , Chambéry
métropole et CCAS dans ce même outil sur 2016
• Développer les outils disponibles dans Jcms :
réseau social, espaces de conversation …
41. Interconnectés
2014
Retour d’expérience de Concarneau Cornouaille Agglomération
Interconnectés, le 11 décembre 2014
Convocation électronique des élus
Direction des Systèmes d’Information et du développement Numérique
démarche, résultats, impacts et points de vigilance
42. Le contexte
► 9 communes - 51 000 habitants - 130 agents
► Situation géographique
La collectivité
► Dématérialiser les convocations et les envois de documents aux élus
respecter le cadre légal
Optimiser-neutraliser les coûts / process papier
tester avant de valider le dispositif (16 élus + comité de direction)
La commande (fin 2012)
► Suivi des coûts d’organisation des instances depuis 2009
► Organisation « tournante » des conseils communautaires dans les
communes
► Pas de wifi dans les salles communales
► Ne pas déporter la reprographie sur les élus = fourniture de tablettes
► Pas de logiciel de gestion des délibérations
► Des élus peu formés aux usages SI
Les données de base du projet
43. La démarche
► Le cadre légal
Article L2121-13-1 du CGCT
Réponse ministérielle Assemblée nationale | Question écrite N° 32944 de
M. Francis Saint-Léger publiée le 30 décembre 2008
Le cadre légal
S’outiller
Solution logicielle : cahier des charges et mise en concurrence
Terminaux mobiles : compatibilité OS/solution logicielle, coûts, performances
Focus sur les choix techniques
► Solution logicielle
Solutions très performantes identifiées lors de la phase marché
Solutions couteuses et dépassant le domaine fonctionnel souhaité
44. ► Système d’exploitation
OS android (rapport coût / performance avantageux début 2013)
Terminaux mobiles : 10 pouces, compatibles 3G / 4G
► Connectivité
Pas de fourniture d’abonnements 3G (coûts), au choix et au frais des élus
Sinon, téléchargement en mairie ou à domicile
Choix de système d’exploitation mobile parfois restreint
→ Choix de SESF (multi OS) proposé par Mégalis : plate-forme de dépôt
(web) et application mobile.
La démarche
Accompagner
► Formation individuelle de chaque élu
► Support en début de séances (bureau et conseil communautaire)
► Procédures écrites diverses (logiciel, partages de connexion mobiles)
► Paramétrage de wifi domestiques
► Formation des assistantes
47. ► Préparation des documents :
Un document unique pour inviter les élus, livrer la note de synthèse et ses
annexes contre X documents dans le process papier
► Livraison des documents :
Un dépôt unique par le service gestionnaire des assemblées (ou
l’assistante s’il s’agit d’une commission)
Une alerte automatique à chaque élu lors du dépôt
Un téléchargement à réaliser par l’élu
► Consultation des documents en séance
PDF avec système de sommaire automatique et signets
Usages
Le résultat
49. Impacts & points de vigilance
► Usages
Changement de pratique total pour les élus ;
Pour les services : chaîne de production documentaire à adapter (à outiller
le cas échéant).
► Organisation & procédures
Pour les assistantes : se former, accepter le changement, voire promouvoir
la démarche ;
Pour la DSI : gérer la relation directe aux élus, s’organiser pour gérer le
déport de charge de travail du service « assemblées » vers la DSI ;
Outiller la chaîne de traitement pour adapter les documents à
l’environnement mobile.
► Technique
Gestion de flotte : maîtrise les cycles de mises à jour OS et application
mobile ;
Doter les sites en wifi ;
Dimensionner les bornes wifi pour gérer les flux.
Impacts
50. Points de vigilance
La démarche de CCA est simple mais les points de vigilance suivants peuvent être
dégagés :
► Points techniques :
Connectivité
Ergonomie de la partie mobile
Gestion des équipements mobiles : si inexistantes se doter d’une plate-
forme de MDM au-delà d’une certaine quantité d’équipements
Évolutivité / intégration au système d’information : possibilité d’évoluer vers
un environnement mobile dédié aux élus (parapheur électronique etc.)
Attention aux systèmes fermés (mono OS mobile par exemple)
► Capacité à changer :
Volonté des élus
Niveau d’implication d’une service gestionnaire des assemblées, et des
assistantes
Qualité et temps accordé au changement (concertation, formations, suivi,
documentation).
Report de charge des assemblées vers le SI